MØTEINNKALLING Valgstyret Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: 03.06.2015 Tid: 10:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 15/984 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 27.05.2015. 13/15 14/1169 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGVALGET 2015 14/15 15/979 SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, den 28.05.2015 Ellen Solbrække (s) Ordfører
GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN 27.05.2015. Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/984 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/15 Valgstyret 03.06.2015 Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den 27.05.2015 godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Valgstyret den 27.05.2015. Side 2 av 8
FORHÅNDSSTEMMEGIVNING - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGVALGET 2015 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 14/1169 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/15 Valgstyret 03.06.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 1. juli 9. august 2015 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl. 08.30 15.00 hverdager i perioden 10. august 11. september 2015. 3. Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 5. september 2015 kl. 10.00 15.00. 4. Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl. 15.00 18.00 ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 8., onsdag 9. og torsdag 10. september 2015. 5. Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 8. september 2015. Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivningen fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 8. september 2015. Stemmegivningen foretas torsdag 10. september 2015. 7. Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. 8. Som forhåndsstemmemottakere oppnevner valgstyret: For Servicekontoret: Kåre Kristiansen Hanne Uttisrud Harlem Birgit Tjernes Mette Ervik Marit Gjerberg For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Anne Mari Holøs Side 3 av 8
Sak 13/15 For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Ranveig Hansen Jorun Cesilie Dybvik Unni Østby Sveen 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valgstyret bestemmer hvilke lokale(r) som skal benyttes for å ta i mot forhåndsstemmer samt vedtar åpningstider og oppnevner stemmemottakere. Valgstyret er pålagt å legge både forhåndsstemmegivning og valgtinget til lokaler som er lett tilgjengelig og hvor alle velgere kan delta i stemmegivningen uten å be om hjelp. Hjemmel Valgloven, kap. 8 Valgforskriften, kap. 6 Andre faktaopplysninger Tidligstemmegivning Det er fastsatt tid for tidligstemmegivning fra 1. juli 9. august 2015. Dette er et tilbud for de som ikke har anledning til å stemme på valgdagen(e) og heller ikke i løpet av den ordinære forhåndsstemmegivningen. Det er ikke krav til to stemmemottakere tilstede under tidligstemmegivningen. Det er heller ikke krav om spesiell tiltrettelegging, men velgere kan henvende seg til en hvilken som helst kommune å be om å komme og stemme. Dersom stemmesedler med kandidatnavn ikke er klar til tidligstemmegivningen, benyttes departementets avkryssingsstemmeseddel. Ordinær forhåndsstemmegivning Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår fra og med 10. august i valgåret og kan ikke foregå senere en siste fredag før valgdagen, jf. valglovens 8-1, annet ledd. Velgerne må selv sørge for å stemme så tidlig av stemmegivningen kommer frem til valgstyret innen valgdagen kl. 21.00. Stemmemottakeren har plikt til å gjøre velgeren kjent med de regler som gjelder for forhåndsstemmegivningen, og å sørge for at handlingen foregår uforstyrret. Hovedregelen er at velgere som avgir stemme i den kommunen de er manntallsført skal legge stemmeseddelen direkte i urnen. Er velger manntallsført i en annen kommune skal det i stedet benyttes stemmeseddelkonvolutt som legges sammen med valgkortet i en omslagskonvolutt. Side 4 av 8
Sak 13/15 Sted for stemmegivningen Det er Valgstyret som bestemmer hvor det skal mottas forhåndsstemmer. Det er imidlertid et lovfestet krav at det skal avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. For Rakkestad kommune gjelder dette Skautun sykehjem. I tillegg skal det gis mulighet for mottak av forhåndsstemmer hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger i umiddelbar tilknytning til institusjonen. Denne forhåndsstemmingen bør legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til og forhåndsstemme på institusjonen (beboere, personale, pårørende m.v.) Ambulerende stemmegivning Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Frist for å søke om å få stemme hjemme skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Valgstyret må kunngjøre ordningen i god tid før fristen. Stemmemottakerne Det følger av valgloven 8-2 første ledd bokstav a at det er valgstyret som oppnevner stemmemottakere innenriks. Valgstyret må oppnevne det antall stemmemottakere som er nødvendig for å gjennomføre forhåndsstemmegivningen på en tilfredsstillende måte. Det er valgstyrets ansvar å sørge for at stemmemottakerne får den nødvendige opplæring. Stemmemottakerne må sette seg grundig inn i bestemmelsene om forhåndsstemmegivningen. Valgloven 8-1 femte ledd bestemmer at det skal være to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. Dette gjelder kun i den ordinære forhåndsstemmegivningsperioden innenriks. Krav til to stemmemottakere gjelder ikke ved tidligstemmegivningen. Krav til to stemmemottakere ble innført samtidig med at man fjernet bruk av stemmeseddelkonvolutt for velgere som avgir stemme i egen kommune. Når stemmen godkjennes og legges i urnen i det den avgis, kan den ikke tilbakespores. Eventuelle feil vil derfor få større konsekvenser da disse ikke kan rettes. At to personer er til stede vil på denne måten øke kvaliteten på gjennomføringen. Det er også nødvendig for å sikre tilliten til valgordningen, og beskytte valgfunksjonærer mot mistenkeliggjøring. Mottak av stemmer avgitt i andre kommuner Stemmegivning fra personer i andre kommune og utenriks sendes Rakkestad kommune og registreres her. Dette gjøres sentralt og ved politisk sekretariat. Kunngjøring av forhåndsstemmegivning Valgstyret skal kunngjøre tid og sted for all forhåndsstemmegivning innen kommunen, jf. valgforskriften 24. Det forutsettes ved kunngjøring av forhåndsstemmegivningen at det benyttes et medium som når ut til de fleste av velgerne. Dette kan være en lokalavis, informasjonsavis for kommunen og lignende. Departementet vil særlig oppfordre Side 5 av 8
Sak 13/15 kommunene om å tilrettelegge for at det blir lagt ut tydelig og god informasjon om valget på kommunenes nettsider. Forhåndsstemmegivning på institusjoner skal - som all annen forhåndsstemmegivning - kunngjøres. Det vil kunne være hensiktsmessig at dette skjer både ved oppslag på institusjonen og i avisene. Videre bør de ansatte ved institusjonen si fra til sengeliggende og andre som ikke kan lese oppslagene. Side 6 av 8
SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 15/979 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/15 Valgstyret 03.06.2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1 Forsegling av valgurnen skal brytes av minst to av stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2 Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienumre. 1.3 Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldene forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1 Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Rådhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares i Rådhusets hvelv inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren er manntallsført i en annen krets enn der han/hun avgir stemme Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) To av stemmestyrets medlemmer bringer materiellet til valgstyret. 2.2 Avkryssningsmanntallet bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler søndag kveld og oppbevares i Rådhusets hvelv. Etter bruk forsegles avkryssningsmanntallet av valgstyrets leder i påsyn av to av valgstyrets medlemmer. 2.3 Det øvrige valgmateriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omlagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand. 2.4 Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to dagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyret. Side 7 av 8
Sak 14/15 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt en angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overleveringen kontrollere at det overleverte materieller er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitteringen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. Vedlegg Ingen. Bakgrunn Valgforskriftens 33 og 34 om tømming av urner i løpet av valgdagen, oppbevaring, transport av valgmateriell samt forsegling. Hjemmel Valgloven 9-5 (6), 9-8 Valgforskriften 33, 34, 34a. Andre faktaopplysninger Det er viktig at valgurnene på alle stadier i valgavviklingen skal være forseglet under selve stemmegivningen. Kravet til forsegling gjelder også under oppbevaring og transport. Det er viktig at det etableres trygge rutiner for oppbevaring av materiell, tømming av urner og transportering av materiell slik at det ikke skjer noe urettmessig med innholdet. Side 8 av 8