MØTEPROTOKOLL. Valgstyret. Dagfinn Søtorp Vidar Storeheier Varamedlem Andreas Graff Villy Tjerbo Varamedlem Anette Kaatorp Larsen Karoline Fjeldstad

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Valgstyret Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: Tid: 11:05 11:10 Til stede på møtet Funksjon Navn Forfall Møtt for Ordfører Ellen Solbrække Varaordfører Villy Tjerbo FO Sølvi Brekklund Sæves John Thune Undis Holt Karoline Fjeldstad FO Peder Harlem Dagfinn Søtorp Vidar Storeheier Varamedlem Andreas Graff Villy Tjerbo Varamedlem Anette Kaatorp Larsen Karoline Fjeldstad Administrasjonen Alf Thode Skog, Kommunalsjef Anne Sofie Andersen, møtesekretær May-Britt Lunde Nordli Behandlede saker F.o.m sak 13/15 15/15 t.o.m. sak Protokoll Er publisert på Rakkestad kommunes nettside og godkjennes i neste møte i valgstyret. Merknader

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 15/984 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN /15 14/1169 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGVALGET /15 15/979 SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Side 2 av 7

3 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I VALGSTYRET DEN Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak Protokollen fra møte i Valgstyret den godkjennes. 13/15 FORHÅNDSSTEMMEGIVNING - KOMMUNESTYREVALGET OG FYLKESTINGVALGET 2015 Rådmannens forslag til vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 1. juli 9. august 2015 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl hverdager i perioden 10. august 11. september Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 5. september 2015 kl Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 8., onsdag 9. og torsdag 10. september Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 8. september Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivningen fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 8. september Stemmegivningen foretas torsdag 10. september Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. 8. Som forhåndsstemmemottakere oppnevner valgstyret: Side 3 av 7

4 For Servicekontoret: Kåre Kristiansen Hanne Uttisrud Harlem Birgit Tjernes Mette Ervik Marit Gjerberg For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Anne Mari Holøs For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Ranveig Hansen Jorun Cesilie Dybvik Unni Østby Sveen 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt Valgstyrets vedtak 1. Velgere som må avgi tidligstemme i perioden 1. juli 9. august 2015 henvender seg til Servicekontoret i Rådhuset for å avtale tid for stemmegivningen. Stemmegivningen foregår i Servicekontoret. 2. Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår i Servicekontoret i Rådhuset, fra kl hverdager i perioden 10. august 11. september Det avholdes i tillegg forhåndsstemmegivning ved Servicekontoret i Rådhuset, lørdag 5. september 2015 kl Det avholdes forhåndsstemmegivning på ettermiddager fra kl ved Biblioteket i Kulturhuset tirsdag 8., onsdag 9. og torsdag 10. september Det avholdes forhåndsstemmegivning på Skautun sykehjem tirsdag 8. september Samme dag gis det også tilbud om ambulerende stemmegivning ved omsorgsboliger i umiddelbar nærhet av Skautun. Klokkeslett for stemmegivningen fastsettes av valgstyrets leder. 6. Søknad om hjemmestemming (ambulerende stemmegivning) må være innkommet til valgstyret v/valgstyrets leder innen tirsdag 8. september Stemmegivningen foretas torsdag 10. september Nødvendige kunngjøringer foretas av valgstyrets leder. Side 4 av 7

5 8. Som forhåndsstemmemottakere oppnevner valgstyret: For Servicekontoret: Kåre Kristiansen Hanne Uttisrud Harlem Birgit Tjernes Mette Ervik Marit Gjerberg For Biblioteket: Ruth Østby Oddlaug Heen Anne Mari Holøs For administrasjonen for øvrig: May-Britt Lunde Nordli Ranveig Hansen Jorun Cesilie Dybvik Unni Østby Sveen 9. Det må være minst 2 stemmemottakere tilstede ved forhåndsstemmegivning, bortsett fra ved tidligstemmegivning. Melding om vedtak sendt: Valgansvarlig, de valgte, servicekontor, bibliotek, seksjonsleder Skautun. 14/15 SIKRING OG OPPBEVARING AV VALGMATERIELL Rådmannens forslag til vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1 Forsegling av valgurnen skal brytes av minst to av stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2 Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienumre. 1.3 Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldene forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1 Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Rådhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares i Rådhusets hvelv inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Side 5 av 7

6 Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren er manntallsført i en annen krets enn der han/hun avgir stemme Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) To av stemmestyrets medlemmer bringer materiellet til valgstyret. 2.2 Avkryssningsmanntallet bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler søndag kveld og oppbevares i Rådhusets hvelv. Etter bruk forsegles avkryssningsmanntallet av valgstyrets leder i påsyn av to av valgstyrets medlemmer. 2.3 Det øvrige valgmateriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omlagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand. 2.4 Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to dagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyret. 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt en angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overleveringen kontrollere at det overleverte materieller er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitterinen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. Behandling Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Valgstyrets vedtak 1. Tømming av urner i løpet av valgdagene: 1.1 Forsegling av valgurnen skal brytes av minst to av stemmestyrets medlemmer i fellesskap. 1.2 Innholdet tømmes umiddelbart over i egnet emballasje som forsegles og merkes med serienumre. 1.3 Rådmannen utarbeider nærmere rutiner for tømming av urner i tråd med gjeldene forskrift. 2. Sikring og oppbevaring av valgmateriell mellom de to valgdagene: 2.1 Stemmeurnene med ordinære stemmer fra stemmestedene Rakkestad Rådhus og Degerneshallen bringes til valgstyrets lokaler etter at stemmegivningen er Side 6 av 7

7 avsluttet søndag kveld. Stemmeurnene oppbevares i Rådhusets hvelv inntil opptellingen skal begynne mandag kveld. Det samme gjelder for stemmer som er lagt i særskilt omslag (omslagskonvolutt) fordi: Velgeren er manntallsført i en annen krets enn der han/hun avgir stemme Velgeren ikke er funnet i manntallet i Rakkestad kommune Velgeren har forhåndsstemt (er allerede krysset av i manntallet) To av stemmestyrets medlemmer bringer materiellet til valgstyret. 2.2 Avkryssningsmanntallet bringes i forseglet stand til valgstyrets lokaler søndag kveld og oppbevares i Rådhusets hvelv. Etter bruk forsegles avkryssningsmanntallet av valgstyrets leder i påsyn av to av valgstyrets medlemmer. 2.3 Det øvrige valgmateriellet, herunder stemmeseddelkonvolutter, omlagskonvolutter og de offisielle stemplene oppbevares på stemmestedet i forseglet stand. 2.4 Valgstyret anser det ikke som nødvendig med særskilt vakthold over materiell som oppbevares på stemmestedene mellom de to dagene, men stemmestyret må forvisse seg om at døren(e) til stemmelokalet forblir låst. 3. All transport av valgmateriell skal foregå på hurtigst betryggende måte og av andre enn dem som oppbevarer forseglingsutstyret. 4. Ved overlevering av valgmateriell fra stemmestyret til valgstyret utferdiges en kvittering for hva som er overlevert, hvem som overleverte og hvem som mottok materiellet, samt en angivelse av tid og sted for når overleveringen fant sted. Mottakeren skal ved overleveringen kontrollere at det overleverte materieller er i samsvar med det som følger av kvitteringen. Kvitterinen skal signeres av den som leverer og av den som mottar materiellet. Side 7 av 7