Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Om privatarkiv i samdokprosjektet DELPROSJEKT Privatarkiv Prioriteringer og metodikk Ellen Røsjø 1

Samla samfunnsdokumentasjon (SAMDOK) St. meld. 7 (2012 2013) Arkiv Det overordna målet for arkivpolitikken er å sikre arkiv som har stor kulturell verdi eller forskingsverdi, eller som inneheld rettsleg dokumentasjon eller viktig forvaltningsdokumentasjon, slik at arkiva blir tekne vare på og gjorde tilgjengeleg for ettertida. Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte. Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga. 2

Økt tilfang, men St.meld. 7 (2012 2013) Arkiv: påpeker at privat sektor er klart underrepresentert i forhold til de to andre: Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår at arkiva både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte og tilgjengeleggjorde. Dagens situasjon er at privat sektor er klart underrepresentert i høve til dei to andre. Rett nok har arbeidet med privatarkiv vorte mykje betre dei siste åra, og den totale mengda privatarkiv som er sikra og gjord tilgjengeleg, har auka sterkt. Likevel er det bevart langt færre privatarkiv enn offentlege arkiv, og det som er bevart, er samla sett mindre tilgjengeleg på grunn av manglande ordning og katalogisering. 3

mye gjenstår Tross klare svakheter har arbeidet med privatarkiv blitt styrket de seinere åra. Tilfanget av bevarte privatarkiv har økt, men fremdeles står svært mye igjen før vi er på et nivå der samfunnet er sikra et allsidig og relevant utvalg privatarkiv som gir oss en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Type institusjon Hm. tot. (off.&priv.) Herav hm. pr.ark Andel pr.ark. Sum Arkivverket 261791 29050 12 % Andre arkivinst. (m/nasj.bibl) 179487 42195 23,5 % Sum arkivinstitusjoner 441278 71245 16 % Muser o.a. inst.er 37570 27445 73 % Totalt bev. arkivmateriale 478848 98690 20,6 % (Arkivstatistikken 2012, korrigert) 1987: ca. 5 % 2010: ca. 17 % 4

Privatarkiv (St. meld. 7 (2012 2013) Arkiv) Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar. På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privatarkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. Staten skal ha ei sentral rolle som pådrivar og koordinator i arbeidet med privatarkiva. 5

Samdok-satsing prosess Etablering av strategigrupper egen for privatarkiv Forslag til strategiske arbeidsområder Basert på innspill til Arkivverkets strategi Diskusjon i strategigruppene Prioriterte områder Diskusjon i strategigruppene Prioriterte oppgaver i 2014 Satt av midler (alle 3 delprosjekt 2 mill) Skal oppnå konkrete resultater i 2014 selv om perspektivet er langsiktig 6

Privatarkiv - 2014 Etablere felles metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse som grunnlag for bevaringsplaner for privatarkiv (arbeidsgruppe). Forslag til ulike tiltak som kan føre til at det blir bevart flere viktige bedriftsarkiv i Norge lokalt, regionalt og nasjonalt, samt at kvaliteten på de arkivene som bevares, blir bedre (arbeidsgruppe). Utredning kalt En helhetlig samfunnshukommelse om satsing på privatarkivfeltet, for å oppnå helhetlig samfunnsdokumentasjon Grunnlag for ny strategi for privatarkivarbeidet i Norge 7

Utgangspunktet: Retningslinjer arbeid m/privatarkiv og koordinering Retningslinjer fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv 14, med virkning fra 10. april 2002. I tråd med retningslinjene har flere bevaringsinstitusjoner formulert en bevaringspolitikk, utarbeidet bevaringsplaner og inngått samarbeidsavtaler med andre aktører. For å få bedre samordning og løfte fagnivået etablerte Riksarkivaren og ABM-utvikling i 2003 et landsdekkende nettverk av koordineringsinstanser for privatarkivarbeidet. Riksarkivet er nasjonal koordinator. Ingen midler. Regional nettverksorganisering har medført økt fokus og bedre samhandling. Varierende hvor langt de forskjellige fylkene er kommet i planmessig arbeid. Planmessig er det først og fremst avklart bevaringspolitikken i enkeltinstitusjoner og ansvarsdelingen mellom disse. Kulturrådet har bidratt med midler til en del fylker samhandlingsplaner særlig. 8

Bevaringsplaner Arbeidsgruppe bevaringsplan skal utarbeide utkast til en felles metodikk for 1) bestandsanalyse og for 2) samfunnsanalyse som bør inngå i videre arbeid med 3) bevaringsplaner på ulike nivåer og områder. Erfaringer fra Vestfold, Aust- Agder, Riksarkivet. Formålet er å sikre bevaring av et best mulig utvalg også av privatarkiv som kan gjenspeile samfunnet og samfunnsutviklingen på en god måte. Det bør lages geografiske (kommune, fylke, Norge) og enkelte sektormessige bevaringsplaner for privatarkivfeltet hvilke trengs? (nå fins egne institusjoner med bevaringspolitikk for arbeiderbevegelse, kristen misjon(?), det samiske, olje- og gass). Til sammen vil disse planene danne et rammeverk for Norge som helhet. Felles metodikk i arbeidet - et viktig verktøy for å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon, motvirke at bevaringsarbeidet skjer tilfeldig, og forhindre at arkiv etter viktig virksomhet overses. 9

Bevaringsplaner Bevaringsplaner skal bygge på etablerte hovedlinjer og prinsipper for den enkelte institusjons bevaringsarbeid, slik de er/bør være nedfelt i institusjonens bevaringspolitikk. De skal også bygge på samarbeidsavtaler og samhandlingsplaner mellom institusjoner lokalt, regionalt og nasjonalt. Bevaringsplanene må ta utgangspunkt i bestandsanalysen av de arkivene som allerede er bevart i institusjonene for området. En samfunnsanalyse har som mål å få kunnskap om utviklingen av det aktuelle samfunnet. Denne skal ses / bestandsanalysen for så å legge grunnlag for bevaringsplanen. 10

Framdrift arbeidsgruppe bevaringsplan 7.1 Metodikk for bestandsanalyse legges fram i løpet av første halvår 2014. 7.3 Bestandsanalyseverktøy lages som uttrekk fra Asta og arkivportalen. April-juni 2014. Grunnlag for å forbedre metadata, analyse. 7.2 Det avholdes en workshop-samling 16. juni 2014. Oppfordre til dugnad. 7.4 Det velges ut to-tre fylker for utprøving av denne metoden i et pilotprosjekt (Fylkene velges ut av Riksarkivaren i samråd med Norsk Kulturråd). 7.5 Metodikk for samfunnsanalyse og bevaringsplan legges fram i løpet av annet halvår 2014. Det avholdes en workshop-samling 20. nov. 2014. 11

Arbeidsgruppe bedriftsarkiv - kort Statusrapport for arbeidet med bedriftsarkiv. I samarbeid med gruppa som utvikler metodikk for bestands- og samfunnsanalyse. Kartlegge tilnærmingsmodeller brukt i Norge i arbeidet med bedriftsarkiv: regionale - sentrale løsninger, sektortilnærming, eksisterende depoter eller ny institusjon; og erfaringer fra et utvalg andre land. Se på ulike løsninger for økonomiske ressurser til arbeidet med bedriftsarkiv, komme med forslag og strategier og behov framover. Fremme forslag til ulike løsningsmodeller for bevaringsløsninger og oppbevaringsinstitusjoner. Forsøke å få etablert samarbeid med NHO og evt. andre aktører innen næringslivet som bransjeorganisasjoner, og til forskningsmiljøer. 12

En helhetlig samfunnshukommelse Første punkt i oppdraget fra arkivmeldinga om å konkretisere nivået tar form av en grundig utredning i nært samarbeid med andre aktører. Struktur for utredningen er bestemt. Metodikken inngår. Første utkast skal legges fram 31.12. På bakgrunn av utredningen vil Riksarkivaren utvikle en ny strategi for privatarkivfeltet. 13

Asta til bestandsanalyse Gjør det mulig å registrere arkiver og arkivskapere/aktører med koder for aktør-/arkivskapertyper (kategorier), næringsgrupper, organisasjonskategorier, samt aktør/arkivskaper- og arkivopplysninger. Næringskategoriene (bransjekategoriene) er basert på Statistisk sentralbyrås (SNB) standard for næringsgruppering (SN94). Organisasjonskategoriene er i dag basert på inndelingen i publikasjonen Norske organisasjoner. Bruken av nærings- og organisasjonskoder har først og fremst relevans for bedrifts- og organisasjonsarkivene. Mange av personarkivene er forholdsvis små, og selv om det skulle være mulig å kategorisere dem i forhold til bransje- og organisasjonskoder, regner vi det ikke som hensiktsmessig. Aktøren kan når evt. knyttes til organisasjonsarkiv, næringsarkiv og vice versa. 14

Bestandsanalyse - verktøy Samdok-prosjektet har utviklet et verktøy i Asta som produserer uttrekk til hjelp i analyse av egen institusjons bestand. Uttrekk kan sorteres etter kriterier vi velger. og et på Arkivportalen.no, der du kan trekke ut bevarte arkiv med relevans til et fylke eller en kommune eller arkiv bevart etter en organisasjonstype eller en sektor eller en/egen institusjon. Man kan snart også få illustrert typen arkiver ved hjelp av diagrammer og lignende. FORUTSATT AT METADATA ER REGISTRERT Her står dårlig til i dag Men nivået kan heves relativt raskt 15

Ved registrering i Asta er det viktig at flg. opplysninger registreres for hvert arkiv og for hver aktør/arkivskaper: Alle arkiver skal være knyttet til en aktør/arkivskaper Alle aktører/arkivskapere skal være knyttet til samfunnssektor og en aktørtype Alle aktører/arkivskapere skal være knyttet til et forvaltningsnivå Alle private aktører/arkivskapere skal være knyttet til en næringskode og/eller organisasjonskode (såfremt aktøren/arkivskaperen ikke er en person, samling eller utvalg) Alle aktører/arkivskapere og arkiver skal være knyttet til et geografisk område Alle arkiver og aktører/arkivskapere skal ha ytterår Alle arkiver skal registreres med antall hm Alle arkiver skal være registrert i forhold til ordningsgrad (uordnet, grovordnet, ferdig ordnet) 16

Hva ønsker man å få svar på gjennom en bestandsanalyse? Kategorier (aktørtyper), hvordan bestanden fordeler seg på de ulike kategoriene av privatarkiver. De viktigste er: Bedriftsarkiver, organisasjonsarkiver, institusjonsarkiver og personarkiver. Nærings- og organisasjonskoder, hvordan arkivene fordeler seg på de forskjellige nærings- og organisasjonskodene. I Riksarkivet fant man det i analysen for næringslivsarkivene tilstrekkelig å benytte det øverste nivået for SSBs næringskoder (bransjekoder), men med unntak for industriarkivene der man gikk ett nivå ned. Geografisk tilhørighet Lokal, regional eller nasjonal (internasjonal) tilhørighet (forvaltningsnivå) 17

Få svar på frts. Datering (Hvor ligger hovedtyngden av bestanden i tid?) I Riksarkivet benyttet man 5 hovedgrupper for datering: 1600-tallet, 1700-tallet, 1800-1880, 1880-1990 og 1990-d.d. Volum (mengde), dvs. det enkelte arkiv målt i antall hyllemeter Ordningsgrad, dvs. om arkivet er ordnet og katalogisert (fortrinnsvis i Asta). Kompletthet, dvs. en vurdering av hvor komplett det enkelte arkiv er. I Riksarkivets analyse benyttet vi 3 graderinger: K for komplett (tilnærmet komplett), U for ufullstendig og F for fragmentarisk. Dette er evt. en ny kategori man kan ønske i Asta. En vurdering av hvorvidt et arkiv er bevart komplett (tilnærmet komplett), ufullstendig eller fragmentarisk vil måtte gjøres ut fra en kvalifisert skjønnsvurdering. Svarene kan her ikke hentes ut fra systemet Asta - ennå. 18

Del 2 samfunnsanalyse Bestandsanalysen (lokalt, regionalt, nasjonalt) må ses / : Samfunnsanalysen skal gi kunnskap om samfunnsutviklingen (lokalt, regionalt, nasjonalt) (f eks fra ca. 1700 til i dag) den må både gi et historisk blikk på samfunnet, for å fange opp viktige arkiver som ennå ikke er avlevert, og den må holdes opp mot arkivdanning i dagens samfunn og dokumentasjonsbehov. Vi ser på historisk og dagens utvikling av organisasjoner og næringsliv Vi vil ant. anbefale fylkes-/sektorkoordinator bruk av referansegrupper, sekundærlitteratur Egen analyse må danne grunnlaget for å kunne identifisere arkivskapere med potensielt bevaringsverdige arkiv. 19

Del 3 bevaringsplaner Samfunnsanalysen ses så i lys av bestandsanalysen og gir et grunnlag for konkrete bevaringsplaner lokalt, regionalt, nasjonalt, jf. Vestfold. Bevaringssvurderingen av enkeltarkiv bør skje ut fra arkivskapers samfunnsfunksjon (innhold i neste instans) En bevaringsplan må forankres og holdes levende, så den justeres i takt med terrenget, ny forskning og undersøkelser. En bevaringsplan er ikke et hinder for å bevare arkiv som tilflyter oss mer ad hoc, men skal styre innsatsen vår, hvor vi setter inn støtet. 20

Uttrekk via Asta og via Arkivportalen Avdekker mangler, letter det å jobbe med forbedring av metadata gjøres enten direkte i Asta eller i excel og deretter foreta en ny import til Asta (mer krevende teknisk, får se eksempler). Økt kvalitet på metadata: Bedrer søkemulighetene for oss, men også for alle andre brukere og interesserte, f eks politikere Gir mulighet for analyse av bestand og å avdekke hva som mangler, så bevaringsplaner kan utformes Gir bedre statistikkgrunnlag Kan gi bedre grunnlag for politikkutforming Og kanskje midler til sektoren? 21

Oppsummering metodikk Bevaringsplaner basert på bestands- og samfunnsanalyse vil være den mest hensiktsmessige metoden for utvikling av bevaringsplaner. Asta som verktøy vil kunne gi oss de svar og være det analyseverktøyet vi trenger forutsatt at arkivene er registrert i Asta (min. til arkivnivå) og alle relevante metadata er lagt inn. Det skal velges ut to fylker for utprøving av denne metoden for utarbeidelse av bevaringsplaner i et pilotprosjekt. (Fylkene velges ut av Riksarkivaren i samråd med Norsk Kulturråd.) Men alle kan raskt komme mye lenger med litt systematisk innsats! Vi trenger en dugnad i alle institusjoner og publisering på arkivportalen! 22

Milepæler Alle depotinstitusjoner bruker Asta og publiserer på Arkivportalen (letter analyser og avdekker svakheter), de facto Samkatalog Bevaringsplaner fylkesvis (og ant. for enkelte sektorer i samspill med regionale institusjoner) Arbeid for økte ressurser (spleiselag statlig, kommunal, privat sektor?). F eks. støtte til en regional organisering av arbeidet (fylkeskoordinerende ledd), avklare oppgaver. Depottilbud for bedriftsarkiv av en viss størrelse. Privat (med)finansiering Elektroniske privatarkiv proaktiv innretting må til, veiledninger til arkivskapere, metode for elektronisk avlevering, sikker lagring for små organisasjoner og lignende. Men mye som offentlige arkiv. Samarbeidsløsninger digitale depot, digitalisering, dig. tilgj.gj. og formidling Revisjon av arkivlov og forskrift, andre lover som konkursloven. 23