Museene som arkivinstitusjoner - sidegesjeft eller sentral del av samlingsforvaltningen?

Transkript

1 Arkiv i museum ut av mørket og fram til brukerne? Bevaring og formidling av privatarkiv i musea, november 2014 Liv Ramskjær Museene som arkivinstitusjoner - sidegesjeft eller sentral del av samlingsforvaltningen? I «Til kildene! Kartlegging av regionale og lokalearkiv» (ABM# ) kommer det frem at «Museumssektoren er en viktig aktør i privatarkivarbeidet, og at museene forvalter nær en tredjedel av den samlede privatarkivbestand i landets bevaringsinstitusjoner. Det er først og fremst de kulturhistoriske museene som sitter på de store samlingene.» (s. 22) Statistikk for museum 2013 stadfester at det arkivmaterialet som er sikra i norske museer er på i underkant av hyllemeter. Det har de siste årene vært en jevn tilvekst på rundt 860 hyllemeter. Av den totale mengden arkivmateriale i museum er hyllemeter privatarkivmateriale, mens det resterende er kommunalt og statlig arkivmateriale som oppbevares i museene. I tillegg har noen museer store samlinger med kart og tegninger. Mengden arkivmateriale som er bevart betyr at museene har en viktig plass i arbeidet med arkiv i Norge, og at de bør spille en sentral rolle i dette arbeidet både nasjonalt, regionalt og lokalt. Hva slags rolle og hvor stor rolle kan sikkert diskuteres, men museene kan representere et potensial for å styrke arbeidet med privatarkiv på nasjonalt og regionalt plan. Sammen kan museum og arkiv få til mer enn det man klarer alene, og mer målrettet bevare et bredere utvalg av arkiver. Dette krever imidlertid vilje og åpenhet både fra arkivverket og musene for å få til godt samarbeid om arbeidsdeling og fokusområder i tillegg til at det etableres systemer for erfaringsutveksling og kompetanseoverføring. Økt satsing på arbeid med innsamling, bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv i museene krever også vilje og evne til å prioritere dette innenfor kompetanse, arbeidsplaner og økonomi til å ordne og sikre arkivene. På Samdok-konferansen ble det nylig tydelig understreket (særlig av Bjørn Bering) at museene har like mye privatarkiv i sine samlinger som arkivverket. Det er interessant og betyr at museene spiller en viktig rolle i bevaringen av arkiv etter private bedrifter og virksomheter, organisasjoner og personer. Disse arkivene har ofte et lokalt eller regionalt preg, men mange forvalter også arkivmateriale etter bedrifter som har nasjonal karakter og betydning for norsk historie på et nasjonalt plan. Eksempler på dette er Industriarbeidermuseet som har arkivmateriale fra bedrifter som Elkem og Norsk Hydro, Norsk Teknisk Museum som blant annet har arkivene etter Hjula veveri, Ringnes bryggeri og Akers Mek. Verksted, rederiarkivene samlet i Aust-Agder museum og arkiv (AAKS), Bergens Sjøfartsmuseum og Norsk Maritimt Museum. Flere av museene i Finnmark har også arkivmateriale og planer om å sikre arkiver fra næringsvirksomhet mv som har vært viktig både i landsdelen og nasjonalt. I tillegg har mange museer arkivmateriale som dokumenterer faste kulturminner, kulturlandskap og immateriell kultur. Flere av museene har blant annet tett kobling til folkemusikkarkivene. Dette er typer arkiver som er viktige for dokumentasjon av sider ved

2 samfunnslivet som de offentlige arkivene ikke gjenspeiler. De er dermed viktige supplementer til de offentlige arkivene og viktig for dokumentasjon og forskning. Spennvidden på mengden arkivmateriale som er registrert i de enkelte institusjonene er stort (fra 6 til hyllemeter -hm), men det finnes et antall aktører i museene som har mye arkiv i sine samlinger. Dersom en teller opp de 13 institusjonene som er registrert med over 700 hyllemeter arkiv i Statistikk for museum 2013 viser det seg at disse samlet har hyllemeter arkiv og samlet har tatt inn 454 hyllemeter i I tillegg er det en håndfull andre aktører som har betydelig mengde arkivmateriale som ikke er registrert i denne statistikken. Aust-Agder kulturhistoriske senters betydelige mengde arkivmateriale er ikke regnet inn i statistikken og beriker da trolig privatarkivbestanden i arkivverket i stedet for museene. Det samme gjelder blant annet Vestfoldmuseene som anslår total bestand til hm hvorav Vestfoldarkivet med 2100 og Hvalfangstmuseet med 1250 hm utgjør hovedtyngden. (Kilde. Samlingsplan for Vestfoldmuseene IKS) Underrapporteringen (eller feilkategoriseringen) viser at museenes betydning som arkivinstitusjoner er enda større enn statistikken viser. Museer med arkivbestand over 700 hm (Vis PP slide med tabell) Total bestand Tilv Østfoldmuseene Forsvarets museer Norsk Folkemuseum Norsk Teknisk Museum Anno museum Mjøsmuseet Norsk Industriarbeidermuseum Telemark Museum Norsk vasskraft og industristadsmuseum Bergens Sjøfartsmuseum Museene i Sør-Trøndelag Museum Nord Tromsø Museum Sum Dette betyr at det er en begrenset mengde med aktører innenfor museene som har, eller har hatt, betydelig satsing på innsamling, bevaring og (kanskje også) tilgjengeliggjøring av privatarkiv. I tillegg er det en hel del institusjoner som har små, mindre og middels mengder med privatarkivmateriale i samlingene. Bevisstheten om og viljen til satsing på bevaring av arkivmateriale er ikke nødvendigvis dårlig selv om man ikke er blant de aller største. Romsdalsmuseet med sine 305 hyllemeter arkiv satser på profesjonalitet i arbeidet, lager magasin til arkiv i nybygget som er under oppføring og har kompetent ansatt som er aktiv i LLP. (Det får dere høre mer om senere i dag.) Valdresmusea har ordnet alle sine 254 hm og Randsfjordmusea mangler 9 hm før arkivbestanden på 499 er ordnet. Mjøsmuseet har ordnet 799 av 950 hm. Opplandsarkivet desentraliserte arbeidsmodell og sekretariat med kompetansefunksjon kan være en modell som kan fungere for flere andre steder i landet.

3 Mange museer har store etterslep på ordning av arkivmaterialet de har i samlingene. Det har ofte vært viktigere å «redde materialet» fra kasting eller å gå til grunne uten at det følger med ressurser til ordning og tilgjengeliggjøring. (Mange museer har tidligere også tatt inn gjenstander og foto på samme måte noe som har resultert i store etterslep på registrering og digital tilgjengeliggjøring.) Museumsstatistikken understreker at 42 prosent av materialet oppgis å være uordnet. Da er det i praksis utilgjengelig for publikum og museets egne ansatte - som kunne ønske å bruke materialet til forskning. I tillegg oppgir museene at mye av det ordnede materialet ikke er ordnet etter arkivfaglige standarder. Dette skal imidlertid ha bedret seg de senere årene, noe som tyder på at den profesjonalisering som har foregått i museene knyttet til blant annet samlingsforvaltning og særlig arbeid med fotografier og gjenstandssamlingene også har nådd arbeidet med arkivmaterialet museene har i samlingene. Det er sannsynlig at et viktig element i denne bedringen av standarden på ordningspraksis har rot i arkivstøtteordningen, som med øremerkede midler til ordning av privatarkiver har gjort det mulig for museene å øke fokuset på ordning og katalogisering av arkiv. Dette har gjort det mulig for flere av museene å øke stillingsprosenten på museenes arkivmedarbeidere eller leie inn kompetent ekstrahjelp. Mange av disse ordningsprosjektene har også blitt gjennomført som gode samarbeidsprosjekter mellom museum og lokale arkivinstitusjoner. I flere slike samarbeidsprosjekter i Hedmark har Statsarkivet på Hamar samarbeidet tett med ulike museer om ordning av større bedriftsarkiver. Dette er trolig den norske arkivinstitusjonen som har hatt flest slike museums-arkivprosjekter. Denne typen samarbeid mellom profesjonell arkivinstitusjon og museum bidrar til kompetanseoppbygging og økt forståelse for hvordan man arbeider riktig med arkiv fordi man arbeider sammen om ordning i teori og praksis og har jevnlig dialog. Det kan bidra til å bryte ned fordommer og oppfatninger om hverandre. Som et tiltak av bevaringsplanarbeidet i Hedmark har museumsansatte hospitert i Statsarkivet på Hamar og fått grunnopplæring i ordning og katalogisering av arkiv og opplæring i bruk av Asta. Det kan også bidra til dialog over grensene mellom disse institusjonstypene og kanskje kan begge parter nyte godt av det på flere måter, blant annet knyttet til formidling og utstillingsprosjekter. Innleie av kvalifiserte ordningsarbeidere kan også bidra til styrking av kunnskapen internt i institusjonene dersom disse arbeider sammen med museets ansatte. Slik kompetanseheving er viktig! Forvaltning av små og store mengder materiale gir ulik erfaring og kompetanse Spennvidden i mengden av bevart materiale betyr at mange av museene som har svært begrensede mengder arkivmateriale vil tenke annerledes rundt det å forvalte og ivareta arkivene enn de som har betydelige mengder arkiv i sine samlinger. Det betyr som regel at de ikke vil ha mulighet til å ha egne ansatte med spesialkompetanse på arkiv, men at dette materialet må håndteres som en del av den generelle samlingsforvaltningen av ansatte som har erfaring med registrering og håndtering av gjenstander, foto mm. Fordelen er at disse er vant til å forholde seg til datasystemer for registrering og tenkning rundt håndtering, bevaring, konservering, gjenfinning etc. Ulempen er at de ikke alltid har trening i å arbeide med arkiv og kjenner prinsippene for ordning og hva som er arkivfaglig standard. I Museumsmeldinga (St.mld. nr. 49 ( ))understrekes det at museenes arkiv bør registreres i Asta og gjøres tilgjengelige i arkivportalen. Dette er et fint ideal, og stadig flere museer har tatt i bruk

4 Asta. At KulturIT distribuerer både Primus og Asta til sine kunder museene er viktig for spredningen og for forenkling av brukerstøtte etc. Tilgjengelighet av programvare er ikke nok til at bruken øker. I mange tilfelle vil mengden arkivmateriale styre hvordan man registrerer og håndterer materialet. Innkjøp av Asta for en liten beholdning på 6 hyllemeter vil museene neppe ha økonomi til å prioritere, mens de største institusjonene har større egeninteresse i å ha et skreddersydd system for registrering av arkivmaterialet i tillegg til et system som håndterer gjenstander og foto. Noen av de større museene vil også lettere kunne prioritere å ha egne ansatte med arkivkompetanse eller arkivutdanning til å utføre arbeidet med ordning, registrering, bevaring og bruk av arkivmaterialet. For museer med lite arkivmateriale vil det kunne være en god løsning å overlate dette til en nærliggende arkivinstitusjon eller å ha en avtale om registrering i ekstern base til en nærliggende institusjon (arkiv eller museum) som har Asta. Opplegg for Web-registrering er ønsket og det jobbes blant annet med å få til slike løsninger i Anno museum. Utfordringer for bevaring arkiv som ledd i samlingsforvaltningen Utfordring som trekkes frem i «Til kildene!», arkivstatistikken og enkelte samlingsplaner (fex. for Vestfoldmuseene) er mangel på egnede lokaler til arkivene, lav ordningsgrad og lite tilgjengelighet analogt og digitalt, mangel på lesesal for brukere. Flere institusjoner har fått, eller er i ferd med å få bedre egnede bygg til samlingene inkludert arkiv. AAKS nybygg i Arendal og Romsdalsmuseets nybygg, samt Østfoldmuseenes Trollull-bygg, er eksempler på dette. I tillegg er det flere prosjekter under planlegging, men disse er avhengig av byggemidler fra KUD og kommune samt fylkeskommune. Slike nybygg er imidlertid en del av en profesjonalisering av museenes arbeid med samlingsforvaltning bredt, og en heving av standarden samlingene bevares under. I dette inngår arbeid med arkivene. Selv om noen museer har arkivarer med bred erfaring og kompetanse er arkivene sjelden regnet en helt separat del av museenes arbeid, men er ofte tett knyttet opp mot de øvrige delene av samlingene og sentrale i museets arbeid med forskning, dokumentasjon og formidling. (Hvalfangstmuseet er ett eksempel på dette, men også Hydros arkiver på Industriarbeidermuseet på Vemork er viktige for helhetlig formidling av Rjukansamfunnet.) Det betyr at det i mange tilfelle kan være tette koblinger mellom det arkivmateriale og gjenstandsmateriale et museum er i besittelse av. Arkivet blir da en mer integrert del av den totale samlingsforvaltningen. Det kan bidra til mer helhetlig forståelse av deler av det samfunnet museet skal dokumentere, noe som vil gi en positiv gevinst for museet. Denne tenkningen kan imidlertid muligens komme i konflikt med arkivverkets syn på det ryddige «arkivet» som enhet og medium for forskning. Avslutning Mangfoldet i museenes arbeid med arkiv er stort og innsatsen og kompetansen er ulik i museene. Spennvidden i mengde og profesjonalitet er betydelig, men flere er mer profesjonelle, bruker Asta, bidrar til Arkivportalen og har arkivarer med erfaring. Derfor er det kanskje riktig å si at arkiv både kan være en mer tilfeldig sidegesjeft og en sentral del av samlingsforvaltningen. I første omgang er det de som har det som en naturlig del av samlingsforvaltningen som er, eller har potensial, til å ta en plass i arbeidet med arkiv nasjonalt og regionalt samen med nærliggende arkiv

5 (og evt. bibliotek). Målet må uansett være å få materialet ut til brukerne slik at det blir brukt og formidlet. Synliggjøring av betydningen av arkivmaterialet som er bevart i museene kan bidra til hevingen av statusen arkivmaterialet i museene har innad i museene, i samfunnet og hos bevilgende myndigheter.