ARKIVVERKET. Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet

Transkript

1 ARKIVVERKET Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet Rapport fra arbeidsgruppe oppnevnt av Riksarkivaren

2 Innhold Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet... 3 Bakgrunn... 3 Et nasjonalt system og opprettelsen... 3 Omtale i arkivmeldinga... 4 Omtale i privatarkivutredningen... 5 Omtale i privatarkivstrategien... 5 Spørreundersøkelse til fylkeskoordinerende institusjoner ) Koordinering nasjonalt: ) Koordinering i fylket: ) Mer om samhandling og bevaringsplaner i fylket: ) Finansiering: ) Oppdraget: ) Hva burde gjøres i tilfelle de mente ordningen burde videreføres: Dialogmøte om spørreundersøkelsen Landslaget for lokal- og privatarkivs og Norges Museumsforbunds synspunkter Fylkeskommunenes rolle og planarbeid Vår analyse og anbefalinger Kort oppsummering av spørreundersøkelsen Hva kan gjøres for å styrke ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid i fylkene? Det som fungerer Hva har ellers fungert? Tiltak for å styrke ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid i fylkene: Hva er også viktig for å sikre arbeidet med privatarkiv framover? Konklusjoner Vedlegg

3 2

4 Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet Bakgrunn Riksarkivaren har vedtatt en ny strategi for privatarkivfeltet i Norge. Strategien legger vekt på arbeidsdeling og rolleavklaring. Den påpeker viktigheten av bevaringsplanarbeid for å sikre en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon og proaktivitet for å kunne bevare digitalt skapte privatarkiv. Riksarkivaren som koordinator og pådriver, og de fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet, er sentrale aktører i dette arbeidet. Strategien kan leses her: Som ledd i strategien ønsket Riksarkivaren å evaluere ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner i privatarkivarbeidet. Ei arbeidsgruppe bestående av Anne Aune (Hordaland fylkesarkiv). Eli Solberg (Kulturrådet), Bjørn Bering og Ellen Røsjø (Riksarkivet) ble nedsatt våren Arbeidsgruppa fant det hensiktsmessig å sende ut en spørreundersøkelse til alle de fylkeskoordinerende institusjonene, så analysere svarene og avholde et dialogmøte der også andre aktuelle institusjoner kunne delta før den ferdigstilte sin analyse. Et nasjonalt system og opprettelsen Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver ble fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv 14, med virkning fra 10. april Riksarkivet skal arbeide for at Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver blir fulgt opp, holde oversikt over særskilt verneverdige privatarkiver og vurdere arkiver i forhold til arkivlovens 13 om særskilt verneverdige privatarkiver. Et ledd i dette er nettverket med fylkeskoordinerende institusjoner, med én ansvarsinstitusjon i hvert fylke som ble satt i verk i Riksarkivaren er nasjonal koordinator Det bør utarbeides overordnede bevaringsplaner på nasjonalt og regionalt nivå. Arbeidet med nasjonal bevaringsplan samordnes av Riksarkivaren, mens arbeidet med regionale bevaringsplaner samordnes av koordinerende organer på fylkesnivå utpekt av Riksarkivaren. Hver enkelt depotinstitusjon bør i størst mulig utstrekning harmonisere egen bevaringsplan med overordnede bevaringsplaner. (Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver) Fylkeskoordinerende institusjoner ble oppnevnt i 2004, i samråd mellom ABM-utvikling og Riksarkivaren. Det ble lagt opp til et samarbeid med de enkelte fylkeskommuner om oppnevning av ansvarsinstitusjoner. Det gikk ut brev med endelig oppnevning fra Riksarkivaren Det framgikk at prosessen hadde tatt lang tid og at man i noen fylker fortsatt la opp til løsninger inntil videre og: Vi viser til korrespondanse og samtaler om saken. I samråd med ABM-utvikling la Riksarkivaren opp til et samarbeid med de enkelte fylkeskommuner med sikte på oppnevning av ansvarsinstitusjoner. 3

5 Statsarkivet i det enkelte distrikt ble bedt om å ta kontakt med andre aktører og institusjoner med sikte på å d[r]øfte samarbeidsformer og oppgaver. Videre la Riksarkivaren vekt på at det skulle finnes hensiktsmessige løsninger etter felles forslag fra statsarkivene og fylkeskommunene. Inntil man hadde en omforent løs[n]ing, skulle statsarkivet ivareta koordineringsfunksjonen. Saken har tatt lang tid, blant annet fordi man i flere fylkeskommuner og statsarkiver har ønsket å avklare organisatoriske forhold, gjennomføre evalueringer og få avsatt ressurser før oppnevning ble foretatt. Dette er også grunnen til at man i noen fylker fortsatt legger opp til løsninger inntil videre. I dette ligger enten at det ikke foreligger felles forslag til en mer langsiktig løsning og/eller at statsarkivet og fylkeskommunen ønsker å samarbeide videre for å kunne avklare nærmere organisatoriske og ressursmessige forutsetninger. Et viktig utgangspunkt for Riksarkivaren i dette arbeidet har vært at nettverket av ansvarsinstitusjoner skal medvirke til å forankre arbeidet med privatarkiver klarere i regionalt plan- og utviklingsarbeid og i kulturpolitikken. Målet har vært å finne fram til løsninger i alle fylker som både har tilslutning fra viktige aktører og er faglig og organisatorisk hensiktsmessige. Nettverket av ansvarsinstitusjoner vil kunne være utgangspunkt for økt innsats i arbeidet med vern og formidling av privatarkiver regionalt og lokalt. Riksarkivaren ser fram mot et godt samarbeid med nettverket av koordinerende institusjoner. (Riksarkivarens oppnevningsbrev, ) I noen fylker har oppgaven av ulike årsaker blitt lagt til andre institusjoner enn de som opprinnelig ble oppnevnt. Omtale i arkivmeldinga Omtalen av fylkeskoordinerende institusjoner i Meld. St. 7 ( ) Arkiv var slik: Riksarkivaren og Kulturrådet har bygd opp eit landsdekkjande nettverk av koordinerande institusjonar i privatarkivarbeidet. Dei skal fungere som regionale kompetansesenter og hjelpe til med å koordinere arkivarbeidet i fylka. Dermed er det etablert ein infrastruktur for nasjonal og regional samhandling i privatarkivarbeidet som bør gi gode rammevilkår for arbeidet. Den regionale samhandlinga i privatarkivarbeidet byggjer på at institusjonane i eit fylke samordnar innsamlinga av arkiv geografisk, tematisk o.l. Det medfører mellom anna at alle bevaringsinstitusjonane i sine planar for samlingsforvaltning tek stilling til om dei skal samle inn privatarkiv, og etter kva kriterium dette eventuelt skal skje. I planane skal institusjonane formulere retningslinjer for oppbevaring, ordning, katalogisering og tilgjengeleggjering av arkiv som samsvarar med arkivfagleg metode og praksis. Dette er ein føresetnad for at privatarkiva skal kunne bli tilgjengeleg i Arkivportalen. Brukarane kan dermed få samla tilgang til kjeldematerialet, både gjennom katalogar på Internett og ved direkte tilgang til digitaliserte kjelder. 4

6 Omtale i privatarkivutredningen I Samdok-prosjektets utredning En helhetlig samfunnshukommelse 1 ble fylkeskoordinerende institusjoner omtalt slik: Tanken bak de fylkeskoordinerende institusjonene var at det skulle komme på plass en betydelig støtteordning. Hva de fylkeskoordinerende leddene skulle ha for oppgaver og funksjoner er bl.a. nedfelt i Retningslinjene for privatarkivarbeidet. Modellen med fylkeskoordinerende institusjoner har ikke fungert slik tanken var. Midlene uteble, det er ikke stilt klare krav til oppgaver og rapportering (og det kan vanskelig stilles krav uten dedikerte midler til arbeidet), og oppfølgingen fra ABM-utvikling og Riksarkivaren kunne vært bedre. Regional nettverksorganisering har medført økt fokus og bedre samhandling. Men det varierer hvor langt de forskjellige fylkene er kommet i planmessig arbeid for samhandling og bevaring. Hordaland, Østfold, Nordland, Sør-Trøndelag, Finnmark, Telemark, Møre og Romsdal, Troms, Buskerud og Hedmark er gitt støtte fra Kulturrådet til fylkesvise samhandlingsplaner; og i 2013 ble det planlagt oppstart i ytterligere to fylker. Dette har resultert bl.a. i rapporten Privatarkiv i musea. Sluttrapport frå prosjektet. Norsk kulturråd (som også dreide seg om museenes plass i regional samhandling i privatarkivarbeidet). Arbeidet er særlig styrket i fylker der det er etablert kompetente institusjoner med privatarkiv som en sentral oppgave og som har virket over lengre tid. Planmessig er det først og fremst skjedd en avklaring av bevaringspolitikken i enkeltinstitusjoner og ansvarsdelingen mellom disse, mens det stort sett ikke har vært ressurser til å utvikle konkrete bevaringsplaner. De fylkeskoordinerende leddene ble også omtalt under forslag til tiltak i en ny privatarkivstrategi i tråd med det som senere ble del av privatarkivstrategien. Omtale i privatarkivstrategien I Riksarkivarens privatarkivstrategi står det bl.a. om fylkeskoordinerende institusjoner på privatarkivfeltet: 2) Hensiktsmessig ansvars- og oppgavefordeling på privatarkivfeltet. Fylkeskoordinerende ledd gis mer avklarte oppgaver for planarbeid på privatarkivfeltet i tråd med fylkeskommunenes generelle rolle som planmyndighet. Evaluering av fylkeskoordinerende ledd fra Riksarkivet og Kulturrådet inngår i dette. 4) Koordinerings- og utviklingsoppgavene for privatarkivfeltet styrkes i Arkivverket. Her inngår bl.a.: - koordinering av nasjonale og fylkeskoordinerende institusjoner og styrking av fylkeskoordinerende institusjoner på privatarkivfeltet med sikte på tydelig arbeidsdeling og utvikling av både regionale og nasjonale bevaringsplaner, jf. Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet, 2.3 Bevaringsplaner og pkt. 8 i privatarkivstrategien om felles metodikk. 1 «En helhetlig samfunnshukommelse», utredning levert Riksarkivaren : 2 Privatarkiv i musea. Sluttrapport frå prosjektet. Norsk kulturråd 2011, lest 14.september 2016 på 5

7 - utvikling av en nasjonal bevaringsplan for privatarkiv i Arkivverket i samspill med andre nasjonale og regionale aktører på feltet. 8) Felles metodikk for privatarkivfeltet. Riksarkivaren stimulerer til at bevaringsplaner utarbeides fylkesvis og for enkelte sektorer basert på bestandsanalyse og samfunnsanalyse. Spørreundersøkelse til fylkeskoordinerende institusjoner Spørreundersøkelsen ble sendt ut til alle fylkeskoordinerende institusjoner. Alle har svart med følgende kontaktpersoner: Østfold Statsarkivet i Oslo Jon Sandven Akershus Museene i Akershus Cecilie Øien Oslo Oslo byarkiv- Kirsti Gulowsen Hedmark Statsarkivet i Hamar Cæcilie Stang Oppland Statsarkivet i Hamar Cæcilie Stang Buskerud Vestfoldarkivet Ann Tove Manshaus Vestfold Vestfoldarkivet Karianne Schmidt Vindenes Telemark Statsarkivet i Kongsberg Øystein Ødegården Aust-Agder Aust-Agder museum og arkiv Lise Råna Vest-Agder Statsarkivet i Kristiansand - Oddleif Lian Rogaland Statsarkivet i Stavanger Jan Alsvik Hordaland Hordaland fylkesarkiv Anne Aune Sogn og Fjordane Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Per Olav Bøyum Møre og Romsdal IKA Møre og Romsdal Gunnar O. Morsund Nord-Trøndelag IKA Trøndelag Jens Rønning Sør-Trøndelag IKA Trøndelag Tone Stakvik Nordland Arkiv i Nordland Ketil Jensen Troms Statsarkivet i Tromsø Solbjørg E Fossheim Finnmark Finnmark fylkesbibliotek Helena Maliniemi 1) Koordinering nasjonalt: Riksarkivet har det nasjonale ansvaret for koordinering av privatarkivarbeidet. Har dere forslag til hva Riksarkivet kan gjøre for å fylle rollen bedre? Nasjonal koordinering - forslag til å fylle rollen bedre Ressurser Støtte Incentiver Planmessige regionale møter tydelig kontaktperson RA RA holder jevnlige tettere kontakt, bedre avklaring av oppgaver dialog med RA og blant dem som jobber innen idé-, informasjons-, samhandling, avklaring av 6

8 samlinger/etablerer nettverk feltet, nye trekkes inn erfaringsutveksling oppgaver oppfølging og tettere kontakt tydelig hva RA skal bidra med samarbeid RA deltar på enkelte regionale møter temasamlinger, workshops jevnlig evaluering av ordningen evaluering av om enhetene oppfyller sin rolle tydeliggjøre fylkeskommunalt ansvar som planmyndighet ledd i helhetlig samfunnsdokumentasjon bør utarbeide nasjonal bevaringsstrategi basert på regionale og lokale strategier lokal privatarkivbevaring knyttet til nasjonal strategi, ikke bare på fylkesnivå gjerne finansiere ordningen helt eller delvis anerkjenne regional forankring 2) Koordinering i fylket: Det er klar tilslutning til at Riksarkivaren bør arrangere møter for de fylkeskoordinerende institusjonene. Én institusjon har ikke svart på denne delen av spørsmålet. At det i nær halvparten av fylkene jevnlig blir holdt regionale møter, må sies å reflektere god faglig aktivitet. 7

9 Hvis ja (møtes jevnlig regionalt), hvor mange ganger per år? Over 60 % møtes 1 5 ganger per år. Noen fylker har stor aktivitet, andre møtes ved behov. De fleste institusjonene er samordnet med ansvarsinstitusjonen for fotobevaring i fylket. I enkelte fylker har institusjonen begge funksjoner (Hordaland, Rogaland, Sogn og Fjordane, Finnmark). 3) Mer om samhandling og bevaringsplaner i fylket: Hvilke av de arkivbevarende institusjonene i fylket har en bevaringspolitikk for privatarkiv? Institusjoner med bevaringspolitikk i fylket: Østfold Akershus Oslo Hedmark Oppland Østfoldmuseene Museene i Akershus Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark), Riksarkivet, Statsarkivet i Oslo, Nasjonalbiblioteket, Oslo byarkiv, HL-senteret, Jødisk museum i Oslo, Forsvarets museer - Norges Hjemmefrontmuseum, Norsk Teknisk Museum Statsarkivet i Hamar, Anno museum Opplandsarkivets avdelinger, Statsarkivet i Hamar 8

10 Buskerud Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Hordaland Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Nordland Troms Finnmark Statsarkivet i Kongsberg, Drammen byarkiv, Eiker Arkiv, Drammens Museum, IKA Kongsberg, Arbark, Hol bygdearkiv Vestfoldarkivet Norsk industriarbeidermuseum, Telemark museum, Vest-Telemark museum, Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark Aust-Agder museum og arkiv Statsarkivet i Kristiansand Statsarkivet i Stavanger, Misjonsarkivet, Stavanger byarkiv, IKA Rogaland Bergen byarkiv, Lokalhistorisk arkiv i Bergen (LAB), Hordaland fylkesarkiv, Norsk Vasskraft- og Industristadmuseum, Skeivt arkiv Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Romsdalsmuseet, IKA Møre og Romsdal Museet Midt, Levanger Fotomuseum (del av Stiklestad Nasjonale Kultursenter) Statsarkivet i Trondheim, NTNU Universitetsbiblioteket, Trondheim byarkiv, IKA Trøndelag, Museene i Sør-Trøndelag (MIST) Arkiv i Nordland, Norsk luftfartsmuseum Statsarkivet i Tromsø Samisk arkiv, Finnmark fylkesbibliotek, IKA Finnmark, museene i Finnmark blått = nasjonal bevaringspolitikk Hvilke av de arkivbevarende institusjonene i fylket har ikke en bevaringspolitikk for privatarkiv? Dette gjelder noen museer og historielag. 9

11 Har de arkivbevarende institusjonene i ditt fylke avklart arbeids- og ansvarsdeling på privatarkivfeltet? To fylker, Akershus og Nord-Trøndelag, mangler helt en avklaring på arbeids- og ansvarsdeling. Er dette gjort i form av formelle samarbeidsavtaler om bevaringspolitikk og arbeidsdeling? De fleste fylker har også en form for formalisering av samarbeidet, men for 10 fylker er den «delvis». Har dere utviklet en samhandlingsplan for institusjonene i fylket? Omtrent halvparten har likevel ikke en formell samhandlingsplan som viser strukturen på samarbeidet i fylket. Dette gjelder Akershus, Buskerud, Vestfold, Vest-Agder, Sogn og Fjordane, Møre og Romsdal, Nord-Trøndelag, Nordland og Troms. 10

12 Ligger denne tilgjengelig på nett? Få samhandlingsplaner viser seg å være tilgjengelige på nettet. Hvis ja, hvor ligger den? Oslo: rkivet/bevarings%20og%20utviklingsplan%20for%20privatarkiv%20i%20oslo.pdf. Hedmark: Hedmark. Oppland: Oppland. Vestfold: Vestfoldarkivet.pdf. Telemark: Aust-Agder: Hordaland: Finnmark: Er dere i gang med et fylkesdekkende bevaringsplanarbeid? 11 fylker oppgir å være i gang, mens 8 sier de ikke er det. Her forstås imidlertid spørsmålet ulikt av respondentene. Vestfoldarkivet reviderer sin eksisterende plan. Aust-Agder museum og arkiv har nylig ferdigstilt en plan, Finnmark fylkesbibliotek likeså. For øyeblikket er Nordland i avslutningen av et prosjekt. Nord-Trøndelag og Troms er i gang. IKA Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane fylkesarkiv samarbeider om en plan. Telemarksarkivet har nylig fått tilsagn om midler til å utvikle en plan. 11

13 4) Finansiering: Hvordan er arbeidet med koordineringsoppgaven av privatarkivarbeidet i fylket ditt finansiert i din institusjon? Dette tolkes forskjellig: For noen var dette ikke opprinnelig en oppgave for institusjonen; og oppgaven ble derfor heller ikke tilført budsjettmidler, eksempelvis Oslo byarkiv; i andre institusjoner har dette alltid vært en del av oppdraget, som for Hordaland fylkesarkiv. Fem fylkeskommuner har satt av dedikerte midler til koordineringsoppgaven i sine budsjetter. I de fleste andre fylkeskommunene blir oppgaven dekket fra eget driftsbudsjett. Østfold: Funksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Oslo. Akershus: Det er finansiert over vanlige driftstilskudd fra stat, fylke og kommune på lik linje med andre arbeidsoppgaver i Museene i Akershus (MiA). Det er ikke ekstraordinære tilskudd for denne virksomheten. MiA har selv valgt å satse på dette arbeidet fremover og derfor gjort en del grep for å få dette til. Oslo: Over driftsbudsjettet. Ansvaret inngår i stillingen til fagansvarlig for privatarkiv. Oslo kommune kulturetaten/oslo byarkiv mottar ingen ekstern støtte til arbeidet. Hedmark: Funksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Hamar. Oppland: Funksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Hamar. Buskerud: Finansiert av fylkeskommunen, dekker ressurser til en 50 % stilling og noe driftsmidler. Vestfold: Det er ikke øremerkede midler, men er en del av privatarkivarbeidet. Siden Vestfoldarkivet også er koordinerende institusjon for Buskerud, er det et samarbeid om arrangementer. Telemark: Funksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Kongsberg. Aust-Agder: Institusjonen mottar støtte fra fylkeskommunen. Vest-Agder: 50 % stilling som privatarkivmedarbeider lønnet av midler fra Vest-Agder fylkeskommune med Statsarkivet i Kristiansand som arbeidsgiver. Resten av arbeidet skjøttes av arkivar ved statsarkivet. Rogaland: Funksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Stavanger. Hordaland: Det er ein del av dei ordinære driftsoppgåvene og blir finansiert gjennom det årlege budsjettarbeidet i fylkeskommunen. Sogn og Fjordane: Fylkeskommunen finansierer ei stilling til privatarkiv, men det fylgde ikkje med ekstra ressursar til koordineringsoppgåva, så den har ikkje blitt handsame på ein god måte. I tillegg bør det bli lagt til at det er lite å koordinere her i fylket, ettersom det vert teke vare på såpass smått med privatarkiv utanom den fylkeskommunale ordninga. Møre og Romsdal: Dei vesle kostnadane som vi har kunna brukt på dette, har vore dekt av IKAMR sitt eige budsjett. Prosjekta Arkiv i bibliotek, Arkiv i Museum (der vi m.a. fekk avklara regionmusea si haldning til arkiv) og noverande utarbeiding av bevaringsplan er delvis finansiert av tidlegare ABM-utvikling og no Riksarkivet. Sør-Trøndelag: Fylkeskommunen betaler kr per år. Nord-Trøndelag: Fylkeskommunen betaler kr per år. Nordland: Går av ordinære driftsmidler. Troms: Koordineringsfunksjonen dekkes gjennom del av en stilling ved Statsarkivet i Tromsø. Trondenes Historiske Senter ønsker å ha en rolle i forhold til privatarkiv i Sør-Troms. Troms fylke finansierer i all hovedsak dette museet. Andre aktører: Midt-Troms Museum og Nord- Troms Museum har deponert mye av sitt privatarkivmateriale i Statsarkivet i Tromsø. Også disse er betalt av Troms fylkeskommune. Finnmark: Det er finansiert via Finnmark fylkesbiblioteks budsjett (50 % stilling). 12

14 5) Oppdraget: Er arbeidet med koordinering av privatarkivfeltet i fylket forankret i fylkeskommunens planer (kulturplan eller annet)? I 13 fylker er arbeidet ikke forankret i fylkeskommunens planer antakelig er tallet høyere pga. ulik forståelse av dette. Er rollen som fylkeskoordinerende institusjon forankret i fylkeskommunen (gitt som en tydelig oppgave fra overordnet myndighet)? I 11 fylker er oppgaven ikke gitt som en tydelig oppgave. Hvordan opplever dere at rollen har fungert i forhold til intensjonen med fylkeskoordinerende institusjoner? Hvordan har rollen som fylkeskoordinerende institusjon fungert? Positivt Negativt Annet Østfold Fungerte positivt i starten fram til konsolidering av museene Statsarkivet i Oslo (SAO) skal nå koordinere ett museum SAO ønsker at Østfoldmuseene overtar Akershus Nå er 19 museer konsolidert og en ansatt på arkiv på plass, vil ta tak i koordinering også med bibliotek og Folloarkivet Fungerte ikke før juli 2014 Oslo Har holdt jevnlige nettverksmøter siden Arbeidet med plan har ført til tettere nettverk 13

15 Hedmark Oppland Buskerud Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Hordaland Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Rollen gir større pondus i pådriverarbeidet. Vi blir hørt på fordi vi har en definert rolle, men stadige henstillinger hjelper i det lange løp. Dette kunne vi ikke ha gjort bare som SAH. Som for Hedmark. Ellers er Oppland i en særstilling med nettverksorganiseringen Opplandsarkivet - tett samarbeid Fungerer veldig bra Fungerer greit Fungerer greit tatt i betraktning begrensningene som ligger i at det ikke følger med egne midler til oppgaven Holder på å revitalisere rollen I hovedsak tilfredsstillende Arkiv er kommet inn i fylkeskulturplanen, Bergens sjøfartsmuseum har inngått samarbeid med Bergen byarkiv Bibliotek og kommuner bruker IKAMR som ressurs, museene har ulike innfallsvinkler Museene har en anstrengt ressurssituasjon - og det er krevende å komme med forslag som fordrer ressurser. Museene som er arkivinstitusjoner i Innlandet er private og gjør som de vil. Her må det regional samhandling til Etter 2011 har det skjedd lite på feltet Har kort og godt ikke fungert Det er ei rolle uten noe særlig innhold, det er verken tid, rom eller ressurser til å utøve ei aktiv rolle - blant eierne er det få som har interesse av å bruke av ordinært budsjett til dette 14

16 Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag Nordland Troms Finnmark Har fungert bra i forhold til at IKA Trøndelag har bidratt med kompetanse. Kurs, opplæring, hospitering Engasjementet har vært stort. Flere museer har deponert sine arkiver hos Statsarkivet i Tromsø Har fungert bra. Finnmarksarkivene har et aktivt nettverk med fagseminar, nettressurs og bevaringsplan. Det er arrangert kurs i arkivfaglige emner. Nettverket har gjennomført flere felles prosjekter. Vanskelig, spesielt fordi institusjonene som ønsker å bevare ikke har midler til dette arbeidet, og de private arkivskaperne er lite villige til å betale for ordning og oppbevaring Har fungert ganske dårlig, museene har mye ugjort på samlingsforvaltningsområdet. God dialog med enkeltpersoner og - institusjoner, men lite respons fra fylkeskommunen Ikke fungert særlig godt, ikke vært en fast plan Mangelen på øremerkede stillinger til privatarkivarbeid er problematisk. Har ikke lyktes med å få fylkeskommunen aktivt med i finansiering Ser dere behov for å videreføre ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet? 15

17 Alle mener ordningen bør videreføres. 6) Hva burde gjøres i tilfelle de mente ordningen burde videreføres: Behov for videreføring - i tilfelle hva må gjøres? Hva må gjøres? Andre kommentarer Østfold Akershus Oslo Hedmark En del endringer må gjøres. En totalvurdering av hvilke institusjoner som skal ha slike oppgaver, så omrokeres. Nivået på arbeidsinnsatsen må vurderes sammen med ressursbruken på området. Ordningen må sees i sammenheng med endringer i Arkivverket og endringer i kommuner og fylkeskommuner gjennom kommunereformen. Det må sikres midler til møter, ordning av arkiv etc. internt i fylket. Det må lages nettverksgruppe mellom de fylkesbevarende institusjoner slik at man kan ha faglig utveksling og sikre gode ideer for hvordan man kan løfte mandatet og virksomheten fram i lyset. Samspillet mellom RA og de fylkeskoordinerende institusjoner bør styrkes. Intensjonen med fylkeskoordinerende institusjoner kan med hell utvikles, da Retningslinjer (2002) gir få føringer. Dette bør skje i samspill med regionene. Det ses som en fordel at rollen også utvikles regionalt etter ulike behov og forhold. Privatarkivarbeidet må forbli regionalt forankret. RA burde legge mer trykk på å få styrket prosjekttilskuddene til privatarkivarbeidet. Oslo byarkiv anser at ordningen gir en betydelig merverdi. Det skapes en uformell dialog, mulighet for felles prosjekter, utvikling, problemløsning og bevaringsdialog. I Innlandet har den gitt gode resultater, bevaringsplaner og store prosjekter - fordi vi har hatt en formell rolle. 16

18 Oppland Som Hedmark Som Hedmark Buskerud Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Tettere samarbeid med Riksarkivet, delta i pilotprosjekter i samarbeid med Riksarkivet (krever også åpen invitasjon). Videreføring av støtteordningen for privatarkiver, som har gitt gode resultater lokalt. Økte ressurser for å kunne arbeide mer aktivt med f.eks. veiledning. Bør følge egne midler med fylkeskoordineringsansvaret samt en nærmere instruks for hva som ligger i oppgaven. Antar de fleste koordinerende institusjonene i dag selv definerer hva oppgaven innebærer. Bedre kommunikasjon og felles møter. Økte ressurser. Tilføring av midler til stillinger. Tilstrekkelige personalressurser. Minimum ett årsverk. Rollen i Buskerud har blitt mer kompleks og det er viktig med gode samarbeidspartnere nasjonalt, både Riksarkivet og Kulturrådet. Nettverket fungerer godt, antall henvendelser øker, og nye oppgaver kommer til. Både politikere, privat næringsliv og kulturledere i kommunen engasjerer seg i økende grad. Arkivbevaring sees i sammenheng med større kulturprosjekter i kommunene. Det er få aktører i Vestfold, og Vestfoldarkivet arbeider hovedsakelig med å få arkivene til oss. Vi ser positivt på samarbeid med lokale aktører for å bistå med innsamling av arkiver til oss. Fylkesansvaret til Statsarkivet i Stavanger når det gjelder privatarkiv og foto, er nevnt i fylkeskommunale planer, men det er lite konkretisert, og fylkeskommunen bidrar ikke med ressurser. Når det gjelder fotonettverket, møter det alltid representanter for 17

19 Hordaland Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag Nordland Det fylkeskoordinerende leddet er viktig for å koordinere arbeidet. Ressursar må settast av i fylket til arbeidet med å utarbeide og følgje opp planer samfunnsanalyse og bevaringsplaner. Viktig at dei institusjonane i fylket (arkiv, museum og bibliotek) som arbeider med privatarkiv møtest 1-2 gonger i året. Mer ressurser. 1. Det må vere ein funksjon som er basert på lovreglar og tildelt av Arkivverket for å gi ein viss autoritet. 2. Det bør finnast økonomiske ressursar (ikkje så mykje) øyremerka til koordineringsfunksjonen som kan brukast til å setje av tid til arbeidet, halde kontakt med og mellom aktørane og ikkje minst kunne vere ei hjelpande hand til aktørar som har privatarkiv. En gjennomføring av den nye strategien for privatarkivarbeid vil styrke funksjonen, i forhold til utfordringene nevnt i punktet over. Fylkeskommunens ansvar må bli tydeliggjort, både som aktør innenfor kultur og regional utvikling og som planleggingsmyndighet. Styrke faglig og økonomisk. Vi ønsker å ha jevnlige møter og drive opplæring av de lokale institusjonene som har arkiv og fortsatt ønsker å ha det, jf. arbeidet med bevaringsplan og samhandlingsplan. Trenger forankring sentralt og erfaringsutveksling med tilsvarende fylkeskommunen på de årlige fagmøtene. Riksarkivet støtter opp under dei fylkeskoordinerande institusjonane kan komme med klare forventingar til det arbeidet og legge til rette for at dei fylkeskoordinerande institusjonane samlast og diskuterer aktuelle problemstillingar 1-2 gonger i året. Ordninga har mykje føre seg. Vi satsar ein del på å halde god kontakt med viktige aktørar. Heile IKAMR med Fylkesfoto, SEDAK og Kulturnett skal t.d. på vitjing til Romsdalsmuseet i Molde for å drøfte meir fellesskap. 18

20 Troms Finnmark institusjoner. Muligheten til å ha en person som bare arbeider med privatarkiv, ville vært til stor hjelp. Vi har på ny i år hatt møte med Troms fylkeskommune og vil arbeide for å få privatarkivarbeidet på sakskartet igjen. Det burde tilføres nasjonalt øremerkede midler til ordningen. Det er viktig å opprettholde ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner slik at det i hvert fylke kan være pådrivere i arbeidet. Uten fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet vil det bli langt større sjanse for at viktige privatarkiv går tapt. Alle institusjoner har besvart undersøkelsen. Dialogmøte om spørreundersøkelsen I et dialogmøte i Riksarkivet 22. september 2016 om evaluering av de fylkeskoordinerende institusjonene i privatarkivarbeidet var 38 personer til stede. De fleste representerte de fylkeskoordinerende institusjonene, men det deltok også representanter fra Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP), Norges Museumsforbund (NMF), noen arkivinstitusjoner (som ikke er fylkeskoordinerende) og museer, en fylkeskommune, Riksarkivet, flere statsarkiv og Samisk arkiv, samt arbeidsgruppa. På møtet presenterte arbeidsgruppa en introduksjon om de fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet, om fylkeskommunens rolle og forholdet stat/fylkeskommune, svarene fra spørreundersøkelsen til de fylkeskoordinerende leddene, fylkeskommunenes rolle og planarbeid, samt arbeidsgruppas forslag. På møtet hevdet flere at det er nyttig med fylkeskoordinerende ledd, men et behov for å styrke nettverket mellom de fylkeskoordinerende institusjonene nasjonalt. Det framkom en del spørsmål om det regionale Arkivverkets videre rolle i regionene. Fra Arkivverkets ledelse ble det, ved fungerende avdelingsdirektør Vilde Ronge, presisert at Arkivverket skal satse mer på privatarkivfeltet, jf. det nye strategikartet. Når det gjelder finansiering, ble det uttrykt ønske om å få fylkeskommunen sterkere engasjert og gjerne etterlyse øremerking. Tendensen går imidlertid vekk fra øremerking og mot rammetilskudd. Det blir svært viktig framover å synliggjøre arkiv som del av det samlede kulturfeltet som de nye regionene vil ha ansvaret for. Her må både Arkivverket og regionale arkivinstitusjoner på banen og spille dette inn i forbindelse med regionreformen. Slike initiativ er allerede tatt i Trøndelag og i 19

21 Hordaland/Sogn og Fjordane i forbindelse med sammenslåingsforhandlinger. Det ble også etterlyst initiativ fra Riksarkivaren i forbindelse med regionreformen for å sikre forankring for privatarkivfeltet. Flere mente at arbeidsgruppas definisjon av bevaringsplan var for snever. Gruppa sa seg enig i dette. Uansett kan det oppsummeres at det er gjort mye bra planarbeid med få ressurser og virkemidler. Tom Oddby fra LLP viste til organisasjonens uttalelse om digitale arkiv og nødvendigheten av planer og fellesløsninger. Arbeidsgruppa sluttet seg til dette og pekte på privatarkivstrategiens vekt på bevaringsplaner for å sikre proaktivitet og at Arkivverket prøver å bruke utviklingsmidler på dette. To arbeidsgrupper i Samdok privatarkiv har fokus på høsting av digitale privatarkiv og veiledning i danning. Samisk arkiv har tatt initiativ til å få oversikt over samisk materiale, og dette arbeidet går rett inn i metodikken med bevaringsplaner utviklet i Samdok, som nå fremmes i privatarkivstrategien. For å få til en slik kartlegging er samarbeid helt nødvendig. Arkiv i Nordland og Aust-Agder museum og arkiv delte noen av sine erfaringer fra arbeidet med bevaringsplaner etter den anbefalte metodikken. Flere deltakere påpekte at slike møter som dialogmøtet 22. september bør fortsette på jevnlig basis, at det er viktig med kunnskapsdeling og workshops. Flere beste praksis-aktiviteter ble nevnt som ønskelig å få fram i møtene, og aktuelle temaer er blant annet arbeidet med tradisjonsarkiv, lyd, foto og digitale arkiv. Lydfeltet ble trukket fram som spesielt utfordrende. Det er nødvendig å avklare arbeidsdeling og samarbeid mellom Nasjonalbiblioteket, Arkivverket og Rådet for folkemusikk og folkedans. Det ble pekt på at spørreundersøkelsen ikke nødvendigvis sier noe om hvordan det fungerer rundt de fylkeskoordinerende institusjonene. Liv Ramskjær fra Museumsforbundet kommenterte at privatarkivstrategien ikke synliggjør museene som tydelige og viktige privatarkivaktører. Museenes rolle på feltet må derfor beskrives bedre. Silje Fylkesnes fra Opplandsarkivet foreslo at neste skritt i en evaluering bør være å kontakte samarbeidspartnerne til de fylkeskoordinerende institusjonene i de enkelte fylker, for å høre deres erfaringer. Det ble svart at dette ikke var mulig å gjennomføre i denne undersøkelsen, men det kan skje som en oppfølging senere og gjøres via de fylkeskoordinerende institusjonene. Ann Tove Manshaus fra Vestfoldarkivet orienterte om arbeidet med koordinering i Buskerud med reising og veiledning, registrering i Asta og nettverksmøter. Runar Jordåen fra Skeivt arkiv fortalte om erfaringer fra Skeivt arkiv med å få tilslutning og om samarbeid med andre. Tor Are Johansen fra Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek nevnte at Arbarks lokale arkiver er gått inn i forskjellige regionale institusjoner. Arbeidsgruppa oppsummerte at det er behov for en tydelig rolle- og ansvarsfordeling. Nasjonale institusjoner må respektere og støtte opp under rollen som de fylkeskoordinerende institusjonene har, og Arkivverket må bidra til at de store nasjonale institusjonene opptrer samordnet og i tråd med vedtatt politikk og strategier. Etter møtet ble presentasjonene sendt deltakerne, og det ble meldt at disse skulle få rapporten til uttalelse før ferdigstilling. 20

22 Landslaget for lokal- og privatarkivs og Norges Museumsforbunds synspunkter Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) har i sin digitalarkivstrategi uttalt: LLP mener at de fylkeskoordinerende institusjonenes metodiske grunnlag for identifisering av bevaringsverdige privatarkiv må videreutvikles. Arbeidet er allerede godt i gang gjennom utarbeidelsen av fylkesvise bevaringsplaner, men videre utvikling, spesielt når det gjelder digitale arkiv, må til. Aktører som i praksis skal velge ut bestemte digitalt skapte privatarkiv til bevaring må ha godt begrunnede valg å vise til overfor bevilgningsmyndigheter, brukere og samfunnet for øvrig. 3 I en e-post 22. september 2016 skriver LLPs leder Tom Oddby i tillegg at LLP selvsagt er opptatt av at koordineringsrollen videreutvikles. Arbeidsgruppa forstår dette slik at LLP gir sin støtte til at det er behov for fylkeskoordinerende institusjoner og til at det er nødvendig at rollen videreutvikles. LLP uttaler seg ikke spesielt om hvordan de aktuelle institusjonene har fylt rollen. Men gir tilslutning til politikken med utvikling av fylkesvise bevaringsplaner for privatarkiv i regi av fylkeskoordinerende institusjoner. Norges Museumsforbund (NMF) ved generalsekretær Liv Ramskjær uttalte i samtale i Riksarkivet 20. september at: Det er viktig med tydeliggjøring av hvem som skal ha rollen og hvordan den skal finansieres. Det er ikke så viktig hvem det er - kan være både statsarkiv, IKA, fylkesarkiv med mer. NMF har ikke gjort noen undersøkelse av hvordan koordineringen virker med sin medlemsmasse. Museer som arbeider med arkiv hadde et møte i Halden i år og pekte på viktigheten av bedre dialog enn hva man har hatt tidligere. På det nasjonale museumsmøtet i Molde der Riksarkivaren holdt foredrag var det god tilbakemelding på arkivsesjonen. NMF tror nettverk og denne dialogen kan være klargjørende for museene med privatarkiver. Flere museer er mer interessert i å gjøre en jobb på arkivfeltet. Arbeidsdeling, -avklaring og større profesjonalisering er viktig. At det fylkeskoordinerende leddet får til dette er det avgjørende hvis ikke får man ikke til noe det er også helt avgjørende for helhetlig samfunnsdokumentasjon. Om ikke museene bevarer arkivmateriale sjøl, vil de være viktige kompetansepartnere i arbeidet. Hvem snakker man med når man gjør sine utvalg? Mange sitter alene på hver sin tue viktig at man møtes i regionen, at man får en uttelling for å jobbe bra med dette. Arkivstatistikken synliggjør arbeidet. 3 Digitalt skapte privatarkiver, lest 20. september 2016 på LLPs nettside: 21

23 Arbeidsgruppa oppfatter dette slik at museene i varierende grad er blitt trukket inn i de regionale nettverkene for privatarkivarbeid. Det enkelte museum må klargjøre om det skal arbeide aktivt framover med arkivbevaring som del av museets samlingsforvaltning. Mange museer har avklart dette for sin institusjon. Også de som ikke tar sikte på å bevare arkiv vil kunne spille en aktiv rolle i bevaringsarbeidet ved å vise private arkivskapere til aktuelle bevaringsinstitusjoner. Avlevering av arkiv handler ikke bare om kunnskap om samfunnet, men også om gode nettverk og evne til å skape tillit mellom giver og mottaker. Uansett bør museene inngå i nettverk regionalt for å sikre at blant annet fotobevaringsarbeidet og planer for privatarkiv blir samordnet og utviklet i gode dialoger mellom alle aktive aktører i regionen. Fylkeskommunenes rolle og planarbeid Den fylkeskommunale kulturpolitikken bygger blant annet på de sentrale kulturpolitiske dokumentene: Om organisering og finansiering av kulturarbeid (Meld. St. 8 ( ) og Ny kulturpolitikk (Meld. St. 52 ( ). Disse meldingene kom på samme tid som fylkeskommunen ble opprettet (1976), og fylkeskommunene sto sentralt i realiseringene av «Den nye kulturpolitikken». Et utvidet, allment kulturbegrep sto sentralt, med kulturelt demokrati, egenaktivitet og kulturpolitisk desentralisering. Den nye kulturpolitikken omfattet, i tillegg til kunstfeltet, også idrett, frivillig sektor og amatørvirksomhet. Utviklingen i Norge var en del av ei større kulturpolitisk utvikling i flere europeiske land. I 1980-åra ble en rekke oppgaver overført fra statlig nivå til fylkeskommunene. I 1988 ble beslutningsretten når det gjaldt spillemidler til idrettsanlegg og lokale kulturhus lagt til fylkeskommunen. Fra 1990 ble tidligere statlige oppgaver innen kulturminnevernet lagt til fylkeskommunen, og fra 1991 fikk Rikskonsertene sin regionale forankring på samme vis. Fra 1993 er oppgaver under Utlendingsdirektoratet, nå Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI) lagt til fylkeskommunen. Ansvaret for Den kulturelle skolesekken ble lagt til fylkeskommunene fra oppstarten i Grunnlaget for fylkeskommunenes rolle i den nasjonale kulturpolitikken ble videreført i senere kulturmeldinger fra regjeringa; Kulturpolitikk for 1980-åra (Meld. St. 23 ( ), Nye oppgåver i kulturpolitikken (Meld. St. 27 ( ), Kultur i tiden (Meld. St. 61 ( ) og Kulturpolitikk fram mot 2014 (Meld. St. 48 ( ). Parallelt med de statlige oppgavene, har fylkeskommunene utvikla en selvstendig regional kulturpolitikk, og fylkeskommunen har en rekke oppgaver på kulturfeltet, alene eller i samarbeid med stat og/eller kommune. Fylkeskommunen skal sørge for at det finnes organisatoriske og økonomiske virkemidler som fremmer kvalitet, profesjonalitet, spesialisering, utjevning og samhandling på tvers av kommunegrenser og mellom forvaltningsnivå. Til grunn for fylkeskommunens oppgaver ligger planarbeid og spesielt det ansvaret fylkeskommunene har for å utarbeide regionale planer. En regional plan skal ut fra plan- og bygningsloven «legges til grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig 22

24 planlegging og virksomhet i regionen». 4 Planen skal være et samordnende styringsdokument for alle tre forvaltingsnivåer og peke ut retningen for politikken til en fylkeskommune. Plan- og bygningsloven slår fast at: «Regional planlegging har til formål å stimulere den fysiske, miljømessige, helsemessige, økonomiske, sosiale og kulturelle utviklingen i en region». 5 Regionale planer er blitt utarbeidet på en rekke områder: kulturminnevern, museum, bibliotek og det allmenne kunst- og kulturfeltet foruten de andre samfunnssektorene som fylkeskommunene har ansvar for. På arkivområdet har man imidlertid i liten grad fått utarbeidet egne fylkesdelplaner, selv om fagfeltet delvis har blitt ivaretatt gjennom fylkesdelplaner for museum, på bibliotekfeltet og allmenn kultur. For å løfte fagfeltet arkiv og gjøre det til et av de viktige politikkområdene som også fylkeskommunene i framtida skal ha ansvaret for, bør man arbeide for å forankre arbeidet i planarbeid og juridisk bindende vedtak. Planarbeid er et av de viktigste verktøyene som fylkeskommunene har til rådighet. Plan- og bygningsloven legger juridiske føringer for samfunnsutviklingen, og er et av flere verktøy som er viktige og blir brukt for å utvikle andre samfunnsområder som samferdsel, skole, by- og tettstedsutvikling. Skal arkivfeltet etablere seg som et fagfelt på lik linje med andre fagområder som er viktig for utvikling av samfunnet, må vi ta i bruk disse virkemidlene for å sikre fagfeltets integritet og interesser. Vi må politisere fagfeltet og sørge for å få på plass politisk forpliktende vedtak som utvikler arkivfeltet og sikrer arkivfaget. Til grunn for arbeidet med regionreform i 2016 ligger Meld. St. 22 ( ) Nye folkevalgte regioner rolle, struktur og oppgaver. Regionreformen skal også bidra til å styrke lokaldemokratiet på regionalt nivå, og helhetlig samfunnsutvikling er viktig for å kunne nå de mange og ofte motstridende målene for samfunnet vårt. Her bør målet om å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon gjennom bevaring og formidling av arkiver fra både offentlige og private virksomheter, spilles inn når oppgavene til de nye regionene skal meisles ut. Hovedprinsippene som ligger til grunn for oppgavefordelingen mellom statlig, regional og kommunal sektor, er at oppgaver bør legges på lavest mulig effektive nivå, at staten bør ta seg av oppgaver som skal gjennomføres likeartet over hele landet, og at oppgaver som forutsetter lokalt kjennskap og initiativ bør delegeres til region- eller kommunenivå. Forventningsbrevet som Riksantikvaren hvert år sender ut til fylkeskommunene viser en systematisk samhandling mellom forvaltningsnivåene. For å sikre at viktige kulturminner i Norge ikke går tapt, har Riksantikvaren utarbeidet nasjonale mål og konkrete prioriteringer hvert år. For å nå målene er det systematisk bygget opp tilskuddsordninger som forvaltningsmessig delvis er delegerte til fylkeskommunene. 6 En slik systematisk samhandling er ikke etablert på privatarkivfeltet i Norge. Dette bør være et hovedtema i utviklingen av arkiv som politikkområde, jf. Vedlegg 6. Ser vi nærmere på disse prinsippene og relaterer dem til arkivfeltet, kan oppgavene fordeles slik: 1. Oppgaver bør legges på lavest mulig effektive nivå. 4 Plan og bygningsloven 8-2, Plan og bygningsloven Se Hordaland fylkeskommune, Kulturminnevern og museum lest 20. september 2016 på: 23

25 De tjenesteproduserende deler av den nye regionens virksomhet stiller krav om geografisk nærhet, effektivitet og lokal kjennskap og kan være tjent med en desentralisert organisering, for eksempel med regionale eller lokale nav plassert på strategiske steder. En desentralisert oppgave som de nye regionene kan og bør ha er bevaring og formidling av arkiv, både fylkeskommunale, kommunale arkiv og koordineringsansvar for bevaring av bevaringsverdige arkiv etter private virksomheter. Det forutsetter at man har kompetente arkivinstitusjoner som kan ivareta oppgavene. 2. Staten bør ha oppgaver som skal gjennomføres på likearta vis. Statens oppgaver bør kunne avgrenses til lovgivning, nasjonal utjamning, samordning og å stille økonomiske midler til rådighet både som del av rammetilskuddet og øremerkede midler til nyskapende utviklingsarbeid. 3. Oppgaver som forutsetter lokalt kjennskap og initiativ bør delegeres til region- eller kommunenivå. Alle myndighets- og ansvarsområder innenfor arkivfeltet som innebærer a) å gi strategisk retning til samfunnsutviklingen og b) å samordne offentlig innsats og virkemiddelbruk, er godt egnet for folkevalgt regional styring. Vår analyse og anbefalinger Kort oppsummering av spørreundersøkelsen De fylkeskoordinerende institusjonene for privatarkivarbeid gir en entydig tilslutning til det strategisk viktige ved å ha et landsdekkende nettverk av institusjoner som koordinerer arbeidet med privatarkiv, dvs. til alle relevante aktører på privatarkivfeltet i fylket og regionen. Alle mener ordningen bør videreføres. Undersøkelsen viser at de fylkeskoordinerende institusjonene har en ulik og vekslende funksjon og innsats i fylkene. De har også en vekslende forankring i lokal og regional forvaltning. Samtidig kan det vises til gode resultater i flere fylker: Regional arbeidsdeling, samarbeid i konkrete bevaringsprosjekter Planarbeid, planmetodikk og regionale bevaringsplaner Faglig kvalitetssikring av privatarkivarbeid i mindre institusjoner Kompetanseutvikling og nettverksbygging regionalt Fungerer som viktige lytteposter for Arkivverket For bedre å fylle Riksarkivarens rolle i nasjonal koordinering, foreslås det at det tas initiativ til å avklare ansvar og oppgaver for bevaring av privatarkiv lokalt og regionalt og tydeliggjøre fylkeskommunalt ansvar som planmyndighet også på arkivområdet. Det påpekes i evalueringen at det kreves ressurser til koordineringen og mer ressurser til privatarkivarbeid generelt. Det bør følge egne midler med fylkeskoordineringsansvaret samt en 24

26 instruks for hva som ligger i oppgaven. Det må videre være forankring sentralt, med bl.a. tettere kontakt og dialog, og erfaringsutveksling mellom institusjonene. Det foreslås også jevnlig evaluering av ordningen med fylkeskoordinerende ledd. En samlet vurdering av hvilke institusjoner som skal ha slike oppgaver må foretas i sammenheng med kommune- og regionreformen og med organisatoriske endringer i Arkivverket. Intensjonen med fylkeskoordinerende institusjoner bør utvikles videre i samspill med nye regioner, dvs. med ny regionalforvalting som forutsettes både å videreføre fylkeskommunenes nåværende oppgaver og å bli tilført nye oppgaver. Hva kan gjøres for å styrke ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid i fylkene? Som ledd i strategien for privatarkivfeltet i Norge er det viktig å se hva som fungerer. Hvordan kan og skal vi i framtida sikre dette arbeidet og utvikle det? Har vi noe å lære av tilgrensende fagområder? Det som fungerer De fylkeskoordinerende institusjonene for privatarkivarbeid gir en entydig tilslutning til det strategisk viktige ved å ha en ordning med fylkeskoordinerende institusjoner som koordinerer alle relevante aktører på privatarkivfeltet i sin region. Det er gjort mye bra koordineringsarbeid på tross av manglende ressurser til dette arbeidet. Slikt arbeid er det viktig å bygge videre på. Og vi legger derfor fram forslag til hvordan arbeidet kan styrkes. Hva har ellers fungert? Enkelte institusjoner har oppnådd politisk tilslutning til sin rolle og får støtte gjennom bevilgninger over statsbudsjettet, som: Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Misjonsarkivet og Skeivt arkiv. Hva kjennetegner disse institusjonene? - De har et klart definert ansvarsområde (med nasjonalt utgangspunkt). - De er faglig godt forankret. Arkivverkets Norsk olje- og gassarkiv ved Statsarkivet i Stavanger, er eksempel på et initiativ som er rettet mot en næringssektor. Det viktige med slike tiltak mot en sektor- eller bransje, er at de legger grunnlag for å bygge opp spesialkompetanse og gir et helhetsperspektiv på bevaringsarbeidet. Oppbevaring av arkivene kan likevel skje i flere aktuelle institusjoner med utgangspunkt i arkivskapernes (bedriftenes/organisasjonenes) regionale tilhørighet og virkeområde. Det vil derfor være viktig å etablere denne typen sektoransvar i et godt samspill mellom sentrale og regionale institusjoner. Tiltak for å styrke ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid i fylkene: 1. Forankre rollen til fylkeskoordinerende institusjoner i fylkeskommuner og nye regioner; dvs. i fylkeskommunenes planansvar og regionale utviklingsoppgaver. 25

27 2. Tydeligere nasjonal koordinering av arbeidet (Riksarkivarens oppgave), bedre avklaring av oppgaver og konsekvent samordning mellom nasjonale institusjoner - som Riksarkivet, Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Nasjonalbiblioteket, Misjonsarkivet og Skeivt arkiv - samt de fylkeskoordinerende institusjonene for privatarkivarbeid. 3. Styrke nettverket av fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid på landsplan. 4. Ivareta og overføre erfaringer og resultater mellom fylkene med tettere kontakt og dialog. 5. Fremme forslag om økte utviklingsmidler og styrke driftsmidlene til fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeid. Synliggjøre behov for utviklingsmidler som står i forhold til oppdrag og utfordringer og arbeide for å styrke driftsmidlene til institusjoner (arkiv, museum, bibliotek) som arbeider med privatarkiv. Det krever en rolleavklaring og mer systematisk samhandling mellom forvatningsnivåene. 6. Arbeidet med samhandlings- og bevaringsplaner må videreføres med sikte på å dekke hele landet (alle fylker, alle regioner). Planarbeidet bør utvikles på basis av erfaringer med spesialisering og regional samordning og må også omfatte museer som bevarer arkiv. Ledd i dette er også at museumssektoren involveres sterkere i planarbeidet. 7. Arkivoppgavene må defineres og beskrives tydelig som tema i oppgavefordelingen i nye kommuner og fylkeskommuner/regioner. Fylkeskommunene skal legge til rette for at det finnes organisatoriske og økonomiske virkemidler som fremmer kvalitet, profesjonalitet, spesialisering, utjevning og samhandling på tvers av kommunegrenser og mellom forvatningsnivåene. Fylkeskommunene er tillagt regionalt planansvar, og politisk vedtatte regionale planer skal: «legges til grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig planlegging og virksomhet i regionen». 7 Skal vi styrke arbeidet med privatarkiv, er det derfor viktig å forankre arbeidsfeltet i det fylkeskommunale planarbeidet og i de nye regionene. 8. Arkivlov og -forskrift revideres slik at arkivlovens bestemmelser om privatarkiv styrkes. 8 Et mål i lovarbeidet er at det tilrettelegges for en god ansvarsdeling og samordning mellom forvaltningsnivåene (stat, fylke, kommune). Riksarkivarens rolle som koordinator på privatarkivfeltet bør inn i loven og den nasjonale strukturen med ansvarsdeling og samordning mellom forvaltningsnivåene kort beskrives i forskriften, jf. overordnet beskrivelse i Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver som også bør revideres. Andre lover som kan nevnes er kulturloven - selv om den er en generell rammelov. 9 7 Plan- og bygningsloven 8-2, Arkivlovens formålsparagraf skiller ikke mellom offentlige arkiv og privatarkiv: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Arkivlovens bestemmelser om privatarkiv må likevel sies å ha liten betydning som virkemiddel for å oppfylle lovens formål. 9 Formålet med loven er å fastlegge offentlige myndigheters ansvar for å fremme og legge til rette for et bredt spekter av kulturvirksomhet, med kulturvirksomhet mener en bl.a. b. verna om, fremja innsikt i og vidareføra kulturarv 26

28 Kulturloven slår fast at virkemidler og støtteordninger er viktige politikkområder innenfor alle de tre forvatningsnivåene. 10 Skal vi styrke arbeidet med bevaring av privatarkiv, må vi derfor også arbeide for å styrke støtteordningene nasjonalt, regionalt og lokalt. Dette er vanskelig, men viktig. Hva er også viktig for å sikre arbeidet med privatarkiv framover? 1. Faglig forankring (koordinering og bevaring) i arkivinstitusjoner nasjonalt, regionalt og lokalt og i museer og bibliotek som er aktive på privatarkivfeltet. 2. Lokal forankring i arkivinstitusjoner, i museer, gjerne også i frivillig sektor (historielag og liknende) mht. samarbeid om bevaringsplanarbeid og formidling. 3. Utvikling av arbeidsdeling og samarbeid med museums- og biblioteksektoren f.eks. om innsamlingsstrategier, bevaringsplanarbeid og formidling. 4. Være åpen for nye initiativ fra bl.a. aktivist- og interessegrupper som har interesse og engasjement for et spesielt område eller fagfelt (som Oslo byarkiv med Oslos multikulturelle arkiver, utvidelsen av Arbeiderbevegelsens arkiv og biblioteks virkeområde, Skeivt arkiv, Misjonsarkivet m.fl.). 5. Politisk forankring: Privatarkiver har falt utenfor en naturlig ansvarsdeling mht. forvaltningsnivåene. Ved å opprette en struktur liknende kulturminneforvaltningen for selve privatarkivarbeidet vil dette arbeidet kunne synliggjøres og få mer overordnet planmessighet og tyngde. Arkivloven gir Riksarkivaren begrenset mulighet for å bygge en forvaltningsstruktur slik kulturminneloven gir for kulturminneforvaltningen. Den regionale rollen må derfor tydeliggjøres/utvikles i Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet og forankres klarere i arkivloven, jf, pkt. 8 foran. 6. Nettverksutvikling på privatarkivfeltet: Er det noe vi kan lære av fotobevaringsarbeidet/ fotonettverket? Erfaringer fra fotobevaringsnettverket viser at et viktig premiss for å etablere et godt fungerende faglig nettverk er viljen til å satse på og bygge opp kompetanse på fagfeltet uavhengig av om dette er i en arkiv-, museums- eller biblioteksinstitusjon. Man bør se på muligheten for et nærmere samarbeid mellom privatarkiv- og fotoansvarsinstitusjoner for å sikre god håndtering av foto som en del av privatarkivarbeidet. Gode erfaringer fra fotobevaringsnettverket er å: a) inkludere de institusjonene som er interessert i og har kompetanse på privatarkiver, og b) bygge og tilby kompetanse. 7. Flere av de eksisterende ressursinstitusjonene tar på seg et bransje-/sektoransvar og et ansvar for å bevare digitale privatarkiver. Et slikt ansvar kan også tas av regionalt baserte institusjoner som går i samarbeid med bransjeorganisasjoner ol. Bokstav b omfatter arkiv, bibliotek, museer, materiell og immateriell kultur. 10 Kulturloven 4: Fylkeskommunen og kommunen skal syta for økonomiske, organisatoriske, informerande og andre relevante verkemiddel og tiltak som fremjar og legg til rette for eit breitt spekter av kulturverksemd regionalt og lokalt. 27

29 Konklusjoner Grunnstrukturene for privatarkivarbeidet er definert nasjonalt. Undersøkelsen viser at nesten alle fylkene har på plass en koordinerende institusjon og et fylkesdekkende nettverk. Disse fungerer ulikt, men med tanke på usikker - til dels manglende - finansiering av arbeidet, må resultatene sies å være gode. Ansvarsinstitusjonene bør få tydeligere og mer likeartet ansvar og oppgaver; slik at det oppnås god arbeidsdeling, med effektiv bruk av kompetanse og ressurser i alle deler av landet. Oppgaven som fylkeskoordinerende institusjon skal være forankret i fylkeskommunen, og beskrevet i fylkeskommunale kulturplaner (der slike planer finnes). Uten slik forankring blir arbeidet med privatarkiver liggende utenfor ansvarsområdet til lokal- og regionalforvaltningen, som helt eller delvis er bevaringsinstitusjonenes oppdragsgivere og ansvarlige for finansiering av arbeidet. Her gjenstår mye. Der slik forankring mangler, bør det tas opp med fylkeskommunen (eller de nye «regionene» som er under etablering) om det finnes bedre løsninger. Arbeid med bevaringsplaner er nødvendig, særlig i vår digitale tid hvor arkiv lett går tapt. Mange fylker har slike bevaringsplaner for privatarkiv, på ulike nivåer og etter ulike planprosesser. Etter at planarbeidet er gjennomført, er det avgjørende å følge opp med konkrete tiltaksplaner for å nå målene. Den store svakheten i privatarkivarbeidet er at det mangler tilskuddsordninger som kan brukes for å styrke samhandling og dialog mellom statlige fagmyndigheter og lokale/regionale institusjoner. Målrettet innsats av prosjekt- og utviklingsmidler kan bli et godt virkemiddel til å støtte opp under nyskaping i teori, metodikk og analyse; og til å utfordre og stimulere det praktiske bevaringsarbeidet. Finansiering og prosjektarbeid i samhandling mellom stat, fylkeskommune og kommune på kulturminnefeltet og bibliotekområdet kan være modeller å strekke seg etter. Arkivsektoren har en utfordring med å bidra til å bevisstgjøre politikere regionalt og lokalt, bl.a. gjennom planarbeid (spille inn til regionale kulturplaner). Men det er tungt å få ut økonomiske ressurser til dette arbeidet regionalt, uten at det stimuleres fra sentralt hold (jf. kulturminnevernets arbeid med fartøyvern og kulturminneplaner). Erfaring viser at sentrale midler utløser ressurser også lokalt/regionalt. Stimulans fra sentralt hold vil øke muligheten for å få likeverdige funksjoner på arkivområdet og gode fagmiljøer for arkiv i alle landets fylker/regioner. Vedlegg 1. Status privatarkiv i arkivstatistikken Oversikt over fylkeskoordinerende institusjoner og arkivbevarende institusjoner i de enkelte fylkene 3. Presentasjoner fra dialogmøte 22. september 2016: 3.a Bjørn Bering: Fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkiv 3.b Ellen Røsjø: Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet 3.c Anne Aune: Fylkeskommunens rolle og planarbeid 4. Om organiseringen av kulturminneforvaltningen og forholdet mellom fylkeskommunene og Riksantikvaren 5. Om fotobevaringsarbeidet /fotonettverket 28

30 Privatarkiv status 2015 Status privatarkiv

31 2015: hyllemeter totalt Andel total tilvekst 2015: Status privatarkiv

32 Privatarkiv: hyllemeter Status privatarkiv

33 Status bevaring av digitale arkiv Institusjonstype Arkivverket (Riksarkivet, Samisk arkiv og statsarkiva) (Fylkes)kommunale arkivinstitusjoner Andre arkivinstitusjoner Uttrekk offentlig sektor Uttrekk privat sektor Museer 0 Bibliotek 0 SUM Status privatarkiv

34 Mange aktører få store Privatarkiv bevares i til sammen 131 bevaringsinstitusjoner - 46 arkivinstitusjoner, 58 museer, 5 fagbibliotek og 22 folkebibliotek. Mengden i institusjonene varierer fra 1 hyllemeter til Riksarkivets hyllemeter. Det er relativt få institusjoner av en viss størrelse som bevarer PA: De 20 største bevarer 74,5 % av materialet hm. av totalen på pr Status privatarkiv

35 20 største institusjoner på privatarkiv i hm Total bestand hm. Privatarkivbestand hm. 1 Riksarkivet Bergen Byarkiv Lokalhistorisk arkiv i Bergen (LAB) Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) Statsarkivet i Stavanger Nasjonalbiblioteket Arkiv i Nordland Østfoldmuseene Vestfoldarkivet Aust-Agder museum og arkiv Statsarkivet i Trondheim Statsarkivet i Kristiansand Stiftelsen Lillehammer museum, Opplandsarkivet, avd. Maihaugen Statsarkivet i Bergen Oslo byarkiv Statsarkivet i Tromsø Misjonsarkivet Norsk Folkemuseum NTNU, Universitetsbiblioteket i Trondheim Anno museum Telemark Museum Sum Status privatarkiv

36 Tilgjengelighet stor andel uordnet Institusjonstype Arkivverket (Riksarkivet, Samisk arkiv og statsarkiva) Andre statlige arkivinstitusjoner (Nasjonalbiblioteket) Hyllemeter privatarkiv Tilvekst siste år Hyllemeter privatarkiv som er ordnet og katalogisert Andel av privatarkiv som er ordnet og katalogisert % % (Fylkes)kommunale arkivinstitusjoner % Andre arkivinstitusjoner % Museer % Folke- og fagbibliotek % SUM % Status privatarkiv

37 Hvor tilgjengelig informasjon på nett? Institusjonstype Antall enkeltarkiv Herav antall privatarkiv, enkeltarkiv Kommunale arkivinstitusjoner Antall publiserte arkiv på arkivportalen Andel publiserte arkiv % Arkivverket % Andre statlige arkivinstitusjoner (Nasjonalbiblioteket Stortingsarkivet) % Andre arkivinstitusjoner % Museer % Bibliotek (fag- og folkebibliotek FB 0) % Status privatarkiv

38 Digitalisert analogt materiale og ulike medietyper 2015 Digitalisering av papirdokumenter (bilder) og ulike medier Institusjonstype Foto Registrerte foto Digitaliserte foto Digitalisert papirbasert materiale Arkivverket Andre statlige arkivinstitusjoner (Fylkes)kommunale arkivinstitusjoner Andre arkivinstitusjoner Museer * Tallene for museer gjelder foto i privatarkiv. Museer leverer statistiske opplysninger om foto i egen samling til Museumsstatistikken * * Folke- og fagbibliotek SUM ca Status privatarkiv

39 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Østfold Statsarkivet i Oslo Arkivverket Privatarkivarbeid ved museene i Østfold tarkiv-i-musea?e= / Akershus MiA - Museene i Akershus (tidl. Akershus fylkesmuseum) Stiftelse (Akershus FK og Akershus Kulturvernråd) 4 Stiftelsens samlinger lokalavdelingens samlinger arkivalia samlingen arkivalia som er bygget opp av stiftelsen. Eldre utredninger: Forslag til organisering og drift av lokalhistoriske arkiv i Akershus Arkivbevaring i Akershus 1994 Innsamlingsplan for MiA ferdigstilt Omhandler privatarkiv generelt og spesielt. Østfoldmuseene IKA Østfold Rakkestad lokalsamling Fylkeskonservatoren i Østfold Ås kommunes lokalhistoriske arkiv Ski lokalhistoriske arkiv, Ski bibliotek Folloarkivet (Frogn og Oppegård kommuners arkiver) Museene i Akershus (i alt 19 avdelinger, tidligere autonome museer, der flere har arkiv. 4 avdelinger arbeider aktivt med arkiv og bruker ASTA. Museumstjenesten mottar privatarkiv for hele Akershus.) Vitenparken Campus Ås (tidl. Norsk landbruksmuseum) Bærum bibliotek Asker bibliotek Dokumentasjonssenteret for musikk (Driftes av Akershus musikkråd på Kjeller i samarbeid med Fylkesbiblioteket i Akershus. Samler inn lyd, noter m.m. innenfor musikk, dans osv.) Flere historielag

40 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Oslo Oslo byarkiv Oslo kommune Bevarings- og utviklingsplan for privatarkiv i Oslo, 2015: oner/privatarkivplan.pdf Samarbeidsavtaler: Arbark og Riksarkivet Nasjonalbiblioteket og Riksarkivet Oslo byarkiv og Statsarkivet i Oslo Oslo byarkiv og Oslo Museum Nasjonalbiblioteket Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Stortingsarkivet Riksarkivet Oslo byarkiv Norsk Teknisk Museum Norsk Telemuseum Norsk Maritimt Museum Jødisk museum i Oslo Norges Hjemmefrontmuseum HL-senteret (Senter for studier av Holocaust og livssynsminoriteter) Norsk Luthersk Misjonssamband Hedmark Statsarkivet i Hamar Arkivverket 2013 Bevarings- og aktivitetsplan for privatarkiv i Hedmark vverket/hamar/privatarkiv/bevaringsplan- Hedmark Ikke aktive: Statsarkivet i Oslo Oslo Museum (kun fotosamlinger) Norsk Folkemuseum Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design Kulturhistorisk museum Munch-museet Vigeland-museet Skimuseet i Holmenkollen Deichmanske bibliotek Statsarkivet i Hamar Arbeiderbevegelsens arkiv i Hedmark Anno museum (Anno museum er tidligere Hedmark fylkesmuseum og består av Norsk Skogmuseum, Glomdalsmuseet, Trysil Engerdal museum, Kongsvinger museum, Domkirkeodden,

41 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Musea i Nord-Østerdal og Migrasjonsmuseet.) Oppland Statsarkivet i Hamar Arkivverket 2010 Bevarings- og aktivitetsplan for privatarkiv i Oppland. Planen er utformet i samarbeid med Sekretariatet for Opplandsarkivet. vverket/hamar/privatarkiv/bevaringsplan- Oppland Norsk Skogfinsk museum Statsarkivet i Hamar Sekretariatet for Opplandsarkivet Stiftelsen Lillehammer museum inkl. Opplandsarkivet, avd. Maihaugen Opplandsarkivet, avd. Gudbrandsdals-musea Opplandsarkivet, avd. Randsfjord-museene Opplandsarkivet, avd. Mjøsmuseet Opplandsarkivet, avd. Valdresmusea Valdres folkemusikkarkiv Tradisjonsmusikkarkivet Mjøsmuseet Folkemusikkarkivet for Nord-Gudbrandsdalen Folkemusikkarkivet for Sør-Gudbrandsdal Buskerud Vestfoldarkivet Buskerud fylkeskommune kjøper tjenester fra Vestfoldarkivet til koordinering av arbeidet med privatarkiv 2016: Etablering av et prosjekt for Bevaringsplanarbeid i regi av Buskerudmuseet oppstart januar : Rapport - PRIVATARKIV I MUSEENE - en arkivutredning i Buskerud, v-buskerud.pdf Bevaringspolitikk utarbeidet i : IKA Kongsberg Fylkesarkivet i Oppland Norsk vegmuseum Statsarkivet i Kongsberg IKA Kongsberg Drammen Byarkiv Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Gol bygdearkiv Hol bygdearkiv Hole bygdearkiv Ål bygdearkiv Eiker Arkiv avdeling Vestfossen Eiker Arkiv avdeling Solbergelva Hemsedal bygdearkiv Hurum lokalhistoriske arkiv

42 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Vestfold Vestfoldarkivet Vestfoldmuseene IKS eid av 9 kommuner og fylkeskommunen Telemark Statsarkivet i Kongsberg Arkivverket Eiker Arkiv Drammens museum Arbark Nore og Uvdal bygdearkiv 2015: Bevaringsplan under revisjon Overordnet bevaringsplan for privatarkiver i Vestfold content/uploads/2012/02/bevaringsplan- Vestfoldarkivet.pdf Samarbeidsavtaler: Vestfoldarkivet og Statsarkivet i Kongsberg Vestfoldarkivet og IKA Kongsberg 2015: nettverket Telemarksarkivet Samhandlingsplan for privatarkiv i Telemark Nore og Uvdal bygdearkiv Ringerikes museum, Buskerudmuseet Buskerud fylkesfotoarkiv, Buskerudmuseet Hallingdal museum, Buskerudmuseet Lågdalsmuseet, Buskerudmuseet Kunstnerdalen kulturhistoriske museum avd. Sigdal museum, Folkemusikksenteret, Buskerudmuseet Veien Kulturminnepark, Buskerudmuseet Bergverksmuseet Blaafarveværket Cementmuseet Drammens museum Motorsportsmuseet i Lier Lier historielag Flesberg historielag Vestfoldmuseene, avdeling Vestfold-arkivet Preus Museum Lokalhistorisk senter Horten Hedrum historielag Berger Museumsforening Jarlsberg Hovedgård (privat) Eidsfoss Jernverk (privat) Parter i samhandlingsplan: Statsarkivet i Kongsberg Telemark museum Vest-Telemark museum Norsk Industriarbeidermuseum med

43 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Aust-Agder Aust-Agder museum og arkiv Aust-Agder museum og arkiv IKS avd. KUBEN Eid av 15 kommuner og fylkeskommunen 07/PRAKT-Prosjektrapport_ pdf Samarbeidsavtale SAKO og museene i Telemark Feb. 2016: Bevarings- og innsamlingsplan for privatarkiv fra Aust-Agder. /Bevarings-og-innsamlingsplan-forprivatarkiv-fra-Aust-Agder-Rapport.pdf (BIPA) Delprosjekt 1 Privatarkiv i depot Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark Aust-Agder museum og arkiv med Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet Vest-Agder Statsarkivet i Kristiansand Arkivverket Overordnet avtale fra 2006 med Vest- Agder fylkeskommune som prioriterer privatarkivarbeid i de 11 vestlige kommunene i fylket. Samhandlingsplan for denne delen av fylket innbefatter samarbeidsavtaler med alle de 11 vestlige kommunene, samt med V-A-museet Lista, V-A-museet Flekkefjord og Lindesnes bibliotek Statsarkivet i Kristiansand Vest-Agder-museet Bredalsholmen dokk og fartøyvernsenter Vest-Agder-museet Lista museum Vest-Agder museet Flekkefjord museum Flekkefjord kommune - Liengården Søgne bibliotek Vennesla bibliotek Stiftelsen Arkivet

44 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Rogaland Statsarkivet i Stavanger Arkivverket Samhandlingsplan for privatarkivarbeidet i Rogaland Det viktigste element i en samhandlingsplan vil være en oversikt over hvilke arkiver den enkelte institusjon skal prioritere å samle inn og bevare. Parter i samhandlingsplan: Statsarkivet i Stavanger IKA Rogaland Stavanger byarkiv Misjonsarkivet Dalane folkemuseum Jærmuseet Haugalandmuseene Ryfylkemuseet Museum Stavanger Hordaland Hordaland fylkesarkiv Hordaland Fylkeskommune REGIONAL KULTURPLAN FOR HORDALAND inkl. arkiv er vedtatt Samhandlingsplan for privatarkiv Andre institusjoner: Norsk Lydinstitutt Sauda lokalarkiv Norsk Oljemuseum Arkeologisk museum Stavanger bibliotek Sola bibliotek Parter i samhandlingsplan: Bergen Byarkiv/Lokalhistorisk arkiv i Bergen (LAB) Hordaland fylkesarkiv Interkommunalt arkiv i Hordaland Statsarkivet i Bergen Skeivt arkiv Bergens Sjøfartsmuseum Hardanger og Voss museum Museum Vest Museumssenteret i Hordaland (tidl. Salhus) Norsk vasskraft- og industristadmuseum Sunnhordland museum

45 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane IKA Møre og Romsdal Sogn og Fjordane Fylkeskommune IKA Møre og Romsdal 2015: IKAMR og SFF regional bevaringsplan privatarkiv 2015: IKAMR og SFF regional bevaringsplan privatarkiv Osterøy Museum Universitetsbiblioteket i Bergen, Spesialsamlingane Arne Bjørndalens samlinger (folkemusikk) Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane med Arbeidararkivet i Sogn og Fjordane Sogndal lokalhistoriske arkiv Vik lokalhistoriske arkiv Jølster lokalhistorisk arkiv Fjaler kommune Luster kommune Gloppen kommune Musea i Sogn og Fjordane IKA Møre og Romsdal med FylkesFOTO-arkivet for Møre og Romsdal og Arbark i Møre og Romsdal Folkemusikkarkivet for Møre og Romsdal Stiftinga Nynorsk kultursentrum Høgskulen i Volda Romsdalsmuseet Nordmøre Museum Sunnmøre Museum med Norsk Møbel-faglig Senter Ishavsmuseet Aarvak Stiftelsen Kulturkvartalet Aukra folkebibliotek Eide folkebibliotek Haram folkebibliotek Hareid folkebibliotek Herøy folkebibliotek

46 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Sør-Trøndelag IKA Trøndelag IKA Trøndelag Privatarkiv i musea, tarkiv-i-musea?e= / Samhandlingsplaner DORA og DORA MIST Kristiansund folkebibliotek Rauma folkebibliotek Smøla folkebibliotek Sula folkebibliotek Surnadal folkebibliotek Ålesund folkebibliotek Fylkesbiblioteket i Møre og Romsdal Statsarkivet i Trondheim IKA Trøndelag Trondheim byarkiv (DORA) Stiftelsen for folkemusikk og folkedans (NTNU) MIST, Museene i Sør-Trøndelag NTNU, Universitetsbiblioteket i Trondheim Nord- Trøndelag IKA Trøndelag IKA Trøndelag Privatarkiv i musea, tarkiv-i-musea?e= / IKA Trøndelag (DORA) Levanger fotomuseum, del av Stiklestad Nasjonale Kultursenter Museet Midt Verdal bibliotek Levanger bibliotek Nordland Arkiv i Nordland Nordland fylkeskommune 2015: Prøvefylke for bevaringsplanmetodikk Sluttrapport fra prosjektet Arkiv i musea 2009 Lokal prosjektgruppe. Privatarkiv i musea, Nord-Trøndelag fylkesbibliotek Nord-Trøndelag fylkeskommune Parter i prosjektet: Arkiv i Nordland Helgeland museum Museum nord Nordlandsmuseet (tidl. Salten museum) Norsk luftfartsmuseum

47 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Troms Finnmark Statsarkivet i Tromsø Finnmark fylkesbibliotek Arkivverket Finnmark fylkeskommune tarkiv-i-musea?e= / Om en bevaringsplan for privatarkiv i Troms, notat 2010 Arkivsituasjonen hos lag og foreninger i Troms Privatarkiv i musea: atarkiv-i-musea?e= / Samhandlingsplan og Bevaringsplan: ster/privatarkiv/planer/ Bestands- og samfunnsanalyse 2015: Finnmarksarkivene.pdf Det finnes også link til sammendrag av analysene: Andre institusjoner: Vefsn lokalhistoriske arkiv Arran lulesamiske senter Hurtigrutemuseet Ballangen bibliotek Statsarkivet i Tromsø Sør-Troms Museum (Trondenes Historiske Senter) Det fins også arkiv ved: IKA Troms Universitetsbiblioteket Tromsø bibliotek og byarkiv Midt-Troms museum Perspektivet museum Parter i samhandlingsplan og prosjekter: Samisk arkiv IKA Finnmark Statsarkivet i Tromsø Verdensarvsenter for bergkunst - Alta Museum RiddoDuottarMuseat (tre avdelinger) Deanu ja Varjjat Museasiida (fire avdelinger) Museene for kystkultur og gjenreisning (fem avdelinger) Varanger museum (tre avdelinger) Finnmark fylkesbibliotek

48 Fylke navn Fylkeskoordineren de Institusjon: Etat/Eierstruktur: Planer og Avtaler: Institusjoner med privatarkiv / eventuelt avtalepartnere Resultatene av bestands- og samfunnsanalysen vil danne grunnlag for en revidert bevaringsplan. Arbeidet starter tidligst høsten Handlingsplan for Finnmarksarkivene: ER,

49 Bjørn Bering

50 «koordinerende organ» Fylke Koordinerende organ Oslo Oslo byarkiv Akershus Akershus fylkesmuseum Østfold Statsarkivet i Oslo Hedmark Statsarkivet i Hamar Oppland Statsarkivet i Hamar Buskerud Vestfoldarkivet Vestfold Vestfoldarkivet Telemark Statsarkivet i Kongsberg Aust-Agder Aust-Agder Museum og Arkiv Vest-Agder Statsarkivet i Kristiansand Rogaland Statsarkivet i Stavanger Hordaland Fylkesarkivet i Hordaland Sogn og Fjordane Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal (*) Sør-Trøndelag Interkommunalt Arkiv Trøndelag Nord-Trøndelag Interkommunalt arkiv Trøndelag Nordland Arkiv i Nordland Troms Statsarkivet i Tromsø Finnmark Finnmark Fylkesbibliotek

51 Hvor er forankringen? Arkivloven? «Riksarkivarens nasjonale system for privatarkiv»? Riksarkivarens retningslinjer for privatarkiv? Politiske utredninger og styringsdokumenter? Hva står om de fylkeskoordinerende i melding om Arkiv, 2013?

52 Arkivutvikling lokalt og regionalt? - «å gi de interkommunale arkivene magasinkapasitet til bevaring av de historiske arkivene og kapasitet til å gjøre disse tilgjengelige. En annen løsning er å bygge ut de fylkeskommunale arkivene til også å omfatte historiske arkiv fra kommunene» ( ) «i enkelte kommuner kan finnes løsninger ved samordning og utbygging av lokale kulturinstitusjoner, så som bibliotek og museum». «Spørsmålet bør kunne tas opp i tilknytning til de enkelte fylkesplanene som blant annet skal samordne statens, fylkeskommunens og hovedtrekkene i kommunenes kulturvirksomhet». I hvilket arkivpolitisk dokument står dette?

53 Riksarkivarens retningslinjer Det bør utarbeides overordnede bevaringsplaner på nasjonalt og regionalt nivå. Arbeidet med nasjonal bevaringsplan samordnes av Riksarkivaren, mens arbeidet med regionale bevaringsplaner samordnes av koordinerende organer på fylkesnivå utpekt av Riksarkivaren. Hver enkelt depotinstitusjon bør i størst mulig utstrekning harmonisere egen bevaringsplan med overordnede bevaringsplaner.

54 Prosess Vi viser til korrespondanse og samtaler om saken. I samråd med ABM-utvikling la Riksarkivaren opp til et samarbeid med de enkelte fylkeskommuner med sikte på oppnevning av ansvarsinstitusjoner. Statsarkivet i det enkelte distrikt ble bedt om å ta kontakt med andre aktører og institusjoner med sikte på å døfte samarbeidsformer og oppgaver. Videre la Riksarkivaren vekt på at det skulle finnes hensiktsmessige løsninger etter felles forslag fra statsarkivene og fylkeskommunene. Inntil man hadde en omforent løsing, skulle statsarkivet ivareta koordineringsfunksjonen. (Riksarkivarens oppnevningsbrev, )

55 «ikke felles forslag..» Saken har tatt lang tid, blant annet fordi man i flere fylkeskommuner og statsarkiver har ønsket å avklare organisatoriske forhold, gjennomføre evalueringer og få avsatt ressurser før oppnevning ble foretatt. Dette er også grunnen til at man i noen fylker fortsatt legger opp til løsninger inntil videre. I dette ligger enten at det ikke foreligger felles forslag til en mer langsiktig løsning og/eller at statsarkivet og fylkeskommunen ønsker å samarbeide videre for å kunne avklare nærmere organisatoriske og ressursmessige forutsetninger. (Riksarkivarens oppnevningsbrev)

56 «regionalt plan- og utviklingsarbeid» Et viktig utgangspunkt for Riksarkivaren i dette arbeidet har vært at nettverket av ansvarsinstitusjoner skal medvirke til å forankre arbeidet med privatarkiver klarere i regionalt plan- og utviklingsarbeid og i kulturpolitikken. Målet har vært å finne fram til løsninger i alle fylker som både har tilslutning fra viktige aktører og er faglig og organisatorisk hensiktsmessige. Nettverket av ansvarsinstitusjoner vil kunne være utgangspunkt for økt innsats i arbeidet med vern og formidling av privatarkiver regionalt og lokalt. Riksarkivaren ser fram mot et godt samarbeid med nettverket av koordinerende institusjoner. (Riksarkivarens oppnevningsbrev)

57 Melding om Arkiv (2013) For å betre samordninga og lyfte fagnivået etablerte Riksarkivaren og ABM-utvikling i 2003 eit landsdekkjande nettverk av koordineringsinstansar for privatarkivarbeidet. Riksarkivet er nasjonal koordinator, mens det i fylka er statsarkiv eller kommunale arkivinstitusjonar som har funksjonen som regionale koordinerande instansar. (melding til Stortinget om Arkiv)

58 Og etter tolv år? ulik og vekslende innsats og funksjoner i fylkene uklar og vekslende forankring i lokal- og regional forvaltning gode resultater i flere fylker: Planarbeid, planmetodikk og regionale bevaringsplaner Regional arbeidsdeling, samarbeid i konkrete bevaringsprosjekter Faglig kvalitetssikring av privatarkivarbeid i mindre institusjoner Kompetanseutvikling og nettverksbygging regionalt Lytteposter for Arkivverket

59 Hvis videreføring? Forankre rollen i fylkeskommuner (og nye regioner!) Konsekvent samordning mellom «nasjonale» institusjoner og fylkeskoordinerende Styrke nettverket på landsplan Videreføre planarbeidet (alle fylker, alle regioner) Arkiv som tema i oppgavefordelingen, «nye» kommuner og fylkeskommuner (regioner) Revidere Riksarkivarens retningslinjer Ivareta og overføre erfaringer og resultater mellom fylkene!

60 Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet Dialogmøte i Riksarkivet 22. september 2016

61 Møteplan Velkommen og kort introduksjon v/ellen Røsjø Om de fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet. Om fylkeskommunens rolle og forholdet stat/fylke/kommune v / Bjørn Bering Spørsmål og kommentarer Spørreundersøkelse til de fylkeskoordinerende ledd gjennomgang av svarene v/ellen Røsjø Enkel lunsj Spørsmål og kommentarer Fylkeskommunenes rolle og planarbeid v/anne Aune Spørsmål og kommentarer Oppsummering og forslag v/arbeidsgruppa Kaffe Innspill og diskusjon Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

62 Hvorfor møtet? Riksarkivarens privatarkivstrategi Vår evaluering er ledd i den: Arbeidsgruppe: Anne Aune, Eli Solberg, Bjørn Bering, Ellen Røsjø Spørreundersøkelse til fylkeskoordinerende ledd Intervju med Norges Museumsforbund Dialogmøte 22. september Rapport: Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet (oktober) Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

63 Nasjonal privatarkivstrategi Bestilling til RA i statsbudsjettet i 2 år En suksesshistorie basert på samarbeid Strategien: Er en utviklings- og samhandlingsplan Fastlegger overordnede faglige strategier Viderefører lokale/regionale planer for privatarkiv basert på lokalkunnskap Metodikk for bevaringsplaner forankret i Samdok (basert på bestands- og samfunnsanalyse) Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

64 Strategi i 8 punkter: 1) Revisjon av arkivlov og forskrift 2) Hensiktsmessig ansvars- og oppgavefordeling 3) Initiativ overfor næringslivet 4) Koordinerings- og utviklingsoppgavene styrkes 5) Stimulere regionale samlokaliseringstiltak 6) Digitalt skapt privatarkivmateriale 7) Økte midler til utviklingsarbeid 8) Felles metodikk Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

65 Bakgrunn Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver ble fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv 14, med virkning fra 10. april Riksarkivet skal arbeide for at Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver blir fulgt opp, føre register over privatarkiv som er tatt vare på av offentlege og private oppbevaringsinstitusjoner (nå: arkivportalen.no) og holde oversikt over særskilt verneverdige privatarkiv og vurdere arkiv i forhold til arkivlovens 13 om særskilt verneverdige privatarkiv. Et ledd i retningslinjene er nettverket med fylkeskoordinerende institusjoner, med en ansvarsinstitusjon i hvert fylke som ble satt i verk i Riksarkivet er nasjonal koordinator. Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

66 Spørsmål vi stilte til fylkeskoordinerende institusjoner Koordinering nasjonalt - forbedringsforslag Koordinering i fylket Om samhandling og bevaringsplaner i fylket Finansiering Forankring av oppdraget Hvordan rollen har fungert Behov for videreføring Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

67 Koordinering i fylket Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

68 Hvor ofte møter i året? Samordning med fotoansvarlig? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

69 Arbeidsdeling Har de arkivbevarende institusjonene i ditt fylke avklart arbeids- og ansvarsdeling på privatarkivfeltet? Er dette gjort i form av formelle samarbeidsavtaler om bevaringspolitikk og arbeidsdeling? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

70 Samhandlingsplaner? Ligger denne tilgjengelig på nett? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

71 Tilgjengelige samhandlings- og bevaringsplaner Oslo: /Bevarings%20og%20utviklingsplan%20for%20privatarkiv%20i%20oslo.pdf. Hedmark: Hjemmesidene til SAH: Oppland: Hjemmesidene til SAH: Vestfold: Bevaringsplan: Telemark: Aust-Agder: Den er under utarbeidelse. Bevaringslan: Aust-Agder-Rapport.pdf. Hordaland: Sør-Trøndelag: Finnmark: Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

72 I gang med et fylkesdekkende bevaringsplanarbeid? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

73 Finansiering Hvordan er arbeidet med koordineringsoppgaven av privatarkivarbeidet i fylket ditt finansiert i din institusjon? Dette tolkes forskjellig. 5 fylker har øremerkede midler til koordineringsoppgaven. De fleste andre tar midler fra eget driftsbudsjett (for enkelte er det gitt som oppgave for et fylkesarkiv), noen har PA som oppgave, andre ikke og finner plass til dette. Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

74 Forankring Er arbeidet med koordinering av privatarkivfeltet i fylket forankret i fylkeskommunens planer (kulturplan eller annet)? Er rollen som fylkeskoordinerende institusjon forankret i fylkeskommunen (gitt som en tydelig oppgave fra overordnet myndighet)? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

75 Behov for å videreføre ordningen? Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

76 Nasjonal koordinering - forslag til å fylle rollen bedre ressurser støtte incentiver planmessige regionale møter tydelig kontaktperson RA RA holder jevnlige samlinger/etablerer nettverk oppfølging og tettere kontakt tydelig hva RA skal bidra med jevnlig evaluering av ordningen tydeliggjøre fylkeskommunalt ansvar som planmyndighet gjerne finansiere ordningen helt eller delvis tettere kontakt, bedre avklaring av oppgaver dialog med RA og blant de som jobber innen feltet, nye trekkes inn samarbeid ledd i helhetlig samfunnsdokumentasjon anerkjenne regional forankring Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd idé-, informasjons-, erfaringsutveksling RA deltar på enkelte regionale møter evaluering av om enhetene oppfyller sin rolle bør utarbeide nasjonal bevaringsstrategi basert på regionale og lokale strategier samhandling, avklaring av oppgaver temasamlinger, workshops lokal privatarkivbevaring knyttet til nasjonal strategi, ikke bare på fylkesnivå

77 Hvordan har rollen som FKI fungert? Forbedringsmuligheter? Nettverksorganisering og planarbeid virker. Enkelte steder har det ikke fungert og arbeidet har ligget nede. Fungerer ulikt og blir finansiert på ulikt vis. Dette er det viktig å bygge videre på. Det kreves ressurser til ordningen, til bevaringsplaner og mer ressurser til privatarkivarbeid generelt. Det bør følge egne midler med fylkeskoordineringsansvaret, samt en instruks for hva som ligger i oppgaven (klare forventninger). Forankring sentralt og erfaringsutveksling mellom institusjonene. Bl.a. nevnes at en totalvurdering av hvilke institusjoner som skal ha slike oppgaver må gjøres, og dette må ses i sammenheng med kommune- og regionreform og endringer i Arkivverket. Intensjonen med fylkeskoordinerende institusjoner kan utvikles i samspill med regionene. Det bør være tettere samarbeid med Riksarkivet og åpen invitasjon til deltakelse i pilotprosjekter. Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

78 Vår oppsummering foreløpig Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet

79 Hva vil styrke ordningen med fylkeskoordinerende institusjoner? Tydeligere nasjonal koordinering av arbeidet. tettere kontakt og dialog bedre avklaring av oppgaver Forankring politisk: Nasjonalt: Riksarkivets oppgave Regionalt: Fylkeskommunenes regionale utviklingsoppgaver (også på hele kulturfeltet) og ansvaret de har for planarbeid. Lovverk: arkivlov, og kulturlov? Samordning og bevaringsplanarbeid regionalt. Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

80 Hva har ellers fungert? Enkelte initiativ og 3 institusjoner har greid å få støtte gjennom bevilgninger på statsbudsjettet: Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek, Misjonsarkivet, Skeivt arkiv. Hva kjennetegner disse institusjonene? De har et klart definert ansvarsområde (med nasjonalt utgangspunkt). De er faglig godt forankret. Arkivverkets satsing på Norsk olje- og gassarkiv er også innrettet på en næringssektor. Fordeler: Sektor kan vurderes samlet ut fra spesialkompetanse Oppbevaringen kan likevel skje i flere aktuelle institusjoner siden disse arkivene fremdeles har en regional tilhørighet. Det kan derfor være aktuelt at flere institusjoner tar på seg et slikt ansvar. Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

81 Hva er viktig for å sikre arbeidet med privatarkiv framover? Faglig forankring (koordinering og bevaring) må være i kompetente institusjoner nasjonalt, regionalt og lokalt også enkelte museer og bibliotek. Lokal forankring i mindre arkivinstitusjoner, i enkelte museer, i frivillig sektor (historielag og liknende). Bindeledd for bevaring formidling Utvikle arbeidsdeling og samarbeid med museums- og biblioteksektoren f eks om innsamlingsstrategier, bevaringsplanarbeid, formidling. Viktig å være åpen for nye initiativ fra aktivist- og interessegrupper + fond og samarbeid med etablerte institusjoner Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

82 Frts. sikre arbeidet framover? Politisk forankring - og forvaltningspolitisk, jf. fylkeskommunens rolle Økte utviklingsmidler Nettverksutvikling Flere ressursinstitusjoner tar på seg et bransje-/sektoransvar Flere ressursinstitusjoner tar på seg et ansvar for å bevare digitale privatarkiv Dialogmøte fylkeskoordinerende ledd

83 Fylkeskommunenes rolle og planarbeid Evaluering av fylkeskoordinerende ledd i privatarkivarbeidet, Dialogmøte i Riksarkivet, 22. september 2016 Anne Aune, fylkesarkivar, Hordaland fylkesarkiv

84 Politikk Handlar om fordeling av goder og byrder i eit samfunn ved bruk av makt. Politikk er den verksemda innan eit sosialt system som inneber at mål blir sett, prioriteringer ordna, verdiar fordelt og verkemiddel valt og brukt Regional plan Regional plan er juridisk bindende og skal ut frå Plan- og bygningslova «legges til grunn for regionale organers virksomhet og for kommunal og statlig planlegging og virksomhet i regionen». Ein regional plan skal vere eit samordnande styringsdokument for alle tre forvaltingsnivåa og peike ut retninga den politikken som skal førast. Plan og bygningslova 8-2,

85 Likestilte fagområder: Kunst og kulturformidling, kulturminnevern og museum, idrett og friluftsliv, bibliotek og arkiv Dokumentasjon: Liten del av dei fylkeskommunale midlane blir brukt til arkiv - og endå mindre blir bruk på privatarkiv Fokus: Heilskapleg samfunnsdokumentasjon. Mål: Sikre at alle grupper og enkeltindivid i samfunnet har tilgang til dokumentasjon som sikrar rettstryggleik, identitet og kunnskap om fortida. Privatarkiv like viktig som offentlege arkiv

86 Innspel til forhandlingane om regionreforma I ei reform kan dei nye regionane få større eller mindre ansvar på kulturområdet. Mindre ansvar til regionane vil føre til sentralisering og til dels avpolitisering av kultur- og idrettsfeltet. Større ansvar til regionane stillar krav om tilstrekkeleg ansvarstaking både administrativt og politisk. Følgjande prinsipp for ny oppgåvefordeling ligg til grunn for den pågåande oppgåvereforma: offentlege oppgåver bør leggast til lågast mogeleg effektive nivå. staten bør ha oppgåver som skal gjennomførast på likearta vis. oppgåver som føreset lokal og regional kjennskap og initiativ bør delegerast til regionalt og lokal nivå

87 1. Offentlege oppgåver bør leggast til lågast mogeleg effektive nivå. Tenesteproduserande deler av den nye regionen si verksemd stiller krav om geografisk nærleik, effektivitet og lokal kjennskap og kan vere tent med ei desentralisert organisering, til dømes med regionale eller lokale nav plassert på strategiske stader. Desentralisert oppgåveproduksjon kan tenkjast innan kunst- og kulturformidling til skulane, på delar av bibliotekfeltet, og i delar av kulturminnevernet (arkeologisk registrering, formidling, enkelte museumstenester), idrett og friluftsliv (tilrettelegging og aktivitetsbasert verksemd) og på arkivfeltet fylkeskoordinerande institusjonar. 2. Staten bør ha oppgåver som skal gjennomførast på likearta vis. På kultur- og idrettsfeltet bør staten sine oppgåver kunne avgrensast til lovgjeving, nasjonal utjamning, samordning, og å stille økonomiske midlar til rådvelde, jf statsbudsjettet og Riksarkivet. 3. Oppgåver som føreset lokal og regional kjennskap og initiativ bør delegerast til regionalt og lokal nivå. Alle myndes- og ansvarsområde innanfor kultur- og idrett som inneber a) å gje strategisk retning til samfunnsutviklinga, og b) å samordne, koordinere offentleg innsats og verkemiddelbruk, er godt eigna for folkevald regional styring fylkeskoordinerande institusjonar og gode arkivfaglege miljø regionalt. X: Til dømes har Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane fylkeskommune gjennom mange år har vore leiande i utviklinga av den regionale arkivsektoren

88 Høringsuttalelse fra Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS om Trøndelagsutredningen Formålet med Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet fungerer som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørger for at materialet blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål.. Interkommunalt Arkiv Trøndelag er koordinator for privatarkiver i Sør- og Nord-Trøndelag fylker på vegne av fylkeskommunene og mottar, oppbevarer og tilgjengeliggjør privatarkiver fra eierkommunene. Det må avklares hvordan den nye fylkeskommunen skal organisere dette

89