Postboks 61 8539 Bogen i Ofoten +47 76 98 43 00 post@ofotraadet.no 3. november 14 INNKALLING TIL MØTE I ARBEIDSUTVALGET I OFOTEN REGIONRÅD Fredag 7. november 2014 kl 10:00-11:00 Formannskapssalen Narvik Rådhus Til: Leder Tore Nysæter, nestleder Tor Asgeir Johansen, Bjørnar Pettersen, Bjørn Hanssen, Anne-Rita Nicklasson, Svein Erik Kristiansen. Administrasjonssjefene i medlemskommunene. Drøftingssaker: - AU 24/14 Mediestrategi for arbeidet med kommunereformen - AU 25/14 Midtre Hålogaland Regionrådsforum, en drøfting - AU 26/14 Felles kystsoneplan sett i sammenheng med strategisk næringsplan. - AU 27/14 Hovedstyremøtet 11.-12. desember Tore Nysæter Leder Ofoten regionråd
Sak AU 24/14 Saksbehandler: Elisabeth Storjord 7. nov 2014 Mediestrategi kommunereformen Bakgrunn: I denne saken drøftes et arbeid med felles mediestrategi for kommunereformen i Ofoten. - Saksopplysninger: I RU 3. oktober 2014 ble følgende anbefalt: RU 19/14 Oppfølging arbeid med kommunestruktur En drøfting av organiseringen av det felles kommunestyremøtet den 17. oktober, samt prosessen videre. Enstemmig anbefaling: Sekretariatet utarbeider forslag til informasjonsstrategi for det videre arbeidet. I Telemarksforskning utredning om kommunestruktur i Ofoten kommer følgende fram: Dersom kommunene i Ofoten ønsker å gå videre med å jobbe frem mot en eller flere kommunesammenslåinger er det et betydelig arbeid som venter. Å slå sammen kommuner er en krevende prosess, der både politisk og administrativ styring, drift og utvikling skal samkjøres. Dagens kommuner har, etter det vi fornemmer, ulik inngang til en slik prosess. Kommunene bør starte med å skaffe en felles virkelighetsoppfatning om hva man ønsker å oppnå og hvordan en skal komme dit. I dette avsnittet vil vi presentere en mulig modell for vegen videre, og hvordan vi ser for oss fremdriften i en slik prosess. For at vegen videre skal bli vellykket, mener vi at dette avhenger av to kritiske suksessfaktorer; forankring og kommunikasjon. Gode løsninger på disse faktorene er helt avgjørende. Forankring i hver enkelt kommune og kommunestyre er viktig for å komme videre, spesielt de ansatte må involveres. I tillegg er kommunikasjon, både mot kommunene, næringsliv, lokalsamfunn og innbyggere viktig for å oppnå en reell forankring av prosessen i lokalsamfunnet. Kommunikasjons- og informasjonsbehovet er så stort at det bør utarbeides en kommunikasjonsplan tidlig i prosessen. På denne bakgrunnen legges her fram et forslag til arbeid med kommunikasjonsplan for arbeidet med kommunestruktur i Ofoten.
Kommunikasjonsstrategi: Hvordan og hvorfor En kommunikasjonsstrategi må bygge på organisasjonens overordnede strategi Den vil hjelpe oss å realisere visjonen vår Må utvikles i overenkommelse med de menneskene som skal jobbe innenfor dette rammeverket Involvering vil sikre realisering Det må være tett kobling mellom organisasjonens planer og dens strategier Planene er realiseringen av strategien Øker bevisstheten og setter ting i system
Kommunikasjonsplanen bør inneholde: Målgruppe Kommunikasjonsmål hva skal vi oppnå? Budskap hva skal vi si og hvordan? Tiltak Avsender/ansvarlig Kanal Når Tid og ressurser Prioritet Budsjett!
Eksempel på strategi Handlingsplan Ballangen Visjon Handlingsplan Evenes Budskap Felles kommunikasjonsplan Handlingsplan Narvik Målgruppe Handlingsplan Tjeldsund Handlingsplan Tysfjord
SWOT-analyse Fortrinn Muligheter Svakheter Trusler
Samarbeidspartnere/ interessenter Formelle rammesettere, interne/eksterne Formelt involverte Kommunene/ Ofoten Regionråd Videreformidlere/kanaler Sluttbruker/målgruppe
Samarbeidspartnere/ interessenter Styrer, råd og utvalg som Eldrerådet Ungdomsrådet Osv Nordland fylkeskommune Narvikregionen Næringsforening Futurum og øvrige Kommunale næringsutviklere Distriktssenteret Telemarksforskning.. Formelle rammesettere, interne/eksterne KMD De 5 kommunestyrene Kommunene/ Ofoten Regionråd Videreformidlere/kanaler Egen hjemmeside Facebook Folkemøter Næringskafeer, møter NRNF Lukkede møter med politikere, selskap og organisasjoner Fremover Harstad Tidende NRK Nordland.. Formelt involverte De 5 ordførerne De 5 kommunestyrene. Sluttbruker/målgruppe Innbyggerne i kommunene Næringsaktører Lokalpolitikere..
For eksempel: Kommunikasjonsmål Hva skal vi oppnå? Engasjere innbyggerne i arbeidet med ny kommunestruktur Øke kunnskapen og forståelsen av regjeringens føringer for ny kommunestruktur Fremskaffe fakta og bakgrunnsopplysninger Bedre samhandling mellom de 5 kommunene
Budskap hva skal vi si og hvordan Visjon
Tiltak for hver kommune For eksempel: X antall folkemøter i året Minimum x antall redaksjonelle omtaler i lokalavis/etermedia i året Minimum x antall leserinnlegg/ordet fritt i året Ukentlig oppdatert hjemmeside Oppdatert Facebook-side, minimum x ganger i uka En spørreundersøkelse blant innbyggerne innen xx.20xx Utarbeide fakta- og statistikkbank
Handlingsplan et eksempel for Narvik Aktivitet Tidspunkt Kanal Ansvarlig Folkemøte i Narvik 1.Februar 2015 Hjemmesiden og sosiale medier Fremover, NRK Nordland Samfunnskontakt og service Ordføreren i Narvik Redaksjonelt oppslag om folkemøtet 2.Februar 2015 Fremover NRK Nordland Ordføreren i Narvik Samfunnskontakt og service
Materiell som trenges: For eksempel: Felles hjemmeside Tilstedeværelse på sosiale medier Profesjonelle bilder Brosjyrer Felles, standard PP-presentasjoner Faktaark
Eksempel på intern strategi Kommunikasjon med media er et lederansvar, og skal utøves av ordføreren i hver kommune eller andre som har fått delegert ansvar. Budskapene man kommer med skal være klarerte. Saker som kan være konfliktfylte/prinsipielle, løftes til ordfører, som avgjør hvem som uttaler seg. Mediedekning av enkeltsaker skal så langt det er mulig planlegges, og sakene skal legges inn i kommunens handlingsplan. Alle ansatte har ansvar for å undersøke mulighetene/behovet for mediedekning rundt saker de arbeider med. Samfunn og service er ansvarlig for at sakene blir formidlet inn i handlingsplanen. All mediekontakt skal rapporteres til Ofoten Regionråd
Husk budsjett og ressurser!
Sak AU 25/14 Saksbehandler: Elisabeth Storjord 7. nov 2014 Midtre Hålogaland Regionrådsforum Bakgrunn: I denne saken drøftes den videre kommunikasjonen om Midtre Hålogaland Regionrådsforum Saksopplysninger: Midtre Hålogaland Regionrådsforum er et samarbeidsorgan for regionrådene i Lofoten, Vesterålen, Sør-Troms og Ofoten. I forumet har leder, nestleder og sekretariatsleder i hvert regionråd møtt. Agenda har vært å ta opp saker som angår hele regionen, bli sterkere gjennom felles saker samt å styrke forståelsen regionene imellom. Det har vært planlagt ett møte i halvåret hvor det har ambulert med lokalisering. Siste møte var i juni 2014 i Svolvær. Neste møte skulle finne sted den 12. november i Narvik. Det ble klart den 29. oktober at ingen stiller fra Vesterålen på møtet den 12. november. Da var også tilbakemeldingen fra flere at tidspunktet passet dårlig. På denne bakgrunn har vi avlyst møtet den 12.november, Sekretariatet har brukt mye tid og ressurser på å koordinere og finne en dato som passer for alle fire regionråd. Spørsmål i denne saken blir da hvordan vi arbeider videre med å koordinere disse møtene. Har forumet høy nok priorietet i de fire regionrådene?
Sak AU 26/14 Saksbehandler: Elisabeth Storjord 7. nov 2014 Felles kystsoneplan sett i sammenheng med strategisk næringsplan Bakgrunn: I denne saken drøftes det videre arbeidet med strategisk næringsplan i Ofoten samt drøftes om en felles kystsoneplan skal inkluderes i arbeidet. Saksopplysninger: I møte i arbeidsutvalget den 29.09. ble følgende vedtatt: - AU 22/14 Ny strategisk næringsplan, igangsetting av arbeidet Enstemmig vedtak: Arbeidsutvalget i Ofoten regionråd anbefaler at arbeidet med en ny strategisk næringsplan i Ofoten settes i gang i plannettverksmøte den 31. oktober 2014 i samarbeid med Nordland fylkeskommune. Ofoten regionråd sonderer mot tilstøtende regioner for å få på plass en mer helhetlig strategisk næringsplan. I møte med plannettverk Ofoten organisert av Nordland fylkeskommune den 31. okt kom det fram at administrasjonene i kommunene i Ofoten var svært velvillige til at arbeidet med en ny strategisk næringsplan igangsettes for å avløse nåværende plan som har virketid ut 2015. Sekretariatet i Ofoten regionråd hadde ansvar for utarbeidelsen av forrige Strategisk Næringsplan for Ofoten. Ved utarbeidelsen av en ny plan foreligger allerede mye av kunnskapsgrunnlaget gjennom kartlegginger og utredninger. Utfordringen blir å sammenfatte disse samt å forankre arbeidet i kommuner og næringsliv. Dette er noe sekretariatet i Ofoten er i stand til å gjøre, under forutsetning av at de nødvendige økonomiske ressursene er tilgjengelig. I denne saken stilles også spørsmål om arbeidet med en felleskystsoneplan skal implementeres og startes opp i den samme prosessen.
Sak AU 27/14 Saksbehandler: Elisabeth Storjord 7. nov 2014 Møte i hovedstyret Ofoten regionråd 11.-12. desember Bakgrunn: I denne saken drøftes det hvorvidt møtet i hovedstyret skal endre sted og evt tid. Saksopplysninger: Siste møte i hovedstyret i Ofoten regionråd er planlagt ettermiddag torsdag 11. desember med julebord og møte med bedriftsbesøk fredag 12. desember. Møtet er planlagt på Storjord i Tysfjord og det er bestilt overnatting og bespisning på Tysfjord Turistsenter. Narvik kommune har budsjettmøte den 11.desember og representantene derfra vil dermed ikke ha mulighet til å være til stede den 11. Det drøftes her hvorvidt det vil være klokt å flytte møtet geografisk og korte det inn tidsmessig.