Nærværsledelse - forebygging av sykefravær

Nærværsledelse - forebygging av sykefravær Malvik kommune Mai 2008

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden februar - mai 2008. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, 26.5.2008 Anna Ølnes/s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Torbjørn Berglann /s/ Prosjektmedarbeider - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 3

0 Sammendrag Kontrollutvalget i Malvik kommune vedtok i sak 20/07, i henhold til Plan for forvaltningsrevisjon 2007, å igangsette forvaltningsrevisjon av kommunens oppfølging av tiltak for å redusere sykefraværet i kommunen. Kommunen har fokus på området, gjennom at den har vært IA-bedrift (bedrift som har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv) og har satt i gang tiltak. Kontrollutvalget ønsket gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater. Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestilling. Kommunens utfordringer med tanke på fravær er beskrevet i kapittel 1. Det samme er inkluderende arbeidsliv og utviklingen i arbeidslivet. Problemstillinger for forvaltningsrevisjonen har vært: 1. Har Malvik kommune satt i gang et arbeid med å redusere sykefraværet for å: - nå målet om at totalfraværet ikke skal overstige 8 % for perioden 2007-2009? - se til at tiltakene på kort og lang sikt virker som forutsatt? 2. Er arbeidet med å redusere sykefraværet forankret i hele organisasjonen? 3. Oppleves tiltakene som nyttige for arbeidstakere i Malvik kommune? Revisjonskriteriene er utredet med utgangspunkt i politiske vedtak i kommunen, avtalen om inkluderende arbeidsliv, arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen. Dataene som ligger til grunn for vurderinger og konklusjoner er innhentet ved intervju med utvalgte ledere og spørreskjemaundersøkelse blant ansatte. Videre er kommunens fraværsstatistikk lagt til grunn. Rapporten har vært på høring hos rådmannen i Malvik, og det ble arrangert et høringsmøte den 22.5. Et verifisert referat gjelder som høringsuttalelse, og er lagt ved rapporten. Problemstillinger, revisjonskriterier, metode og høring er beskrevet i kapittel 2. Resultatene og revisors vurderinger gjøres rede for i henholdsvis kapittel 3 og kapittel 4. Revisor konkluderer med at det er satt i gang et arbeid i kommunen, blant annet ved at det er fastsatt konkrete måltall for utviklingen av sykefraværet. Målet gir imidlertid rom for flere tolkninger, og revisor mener det er uklart om fraværet ikke skal overstige 8 % på noe tidspunkt i perioden og om 8 % er maksimumsgrensen for alle virksomheter i kommunen. I følge ledelsen betyr det at fraværet skal være maks 8 % ved utgangen av 2009. Det er dessuten det totale gjennomsnittsfraværet som ikke skal overstige 8 %. Det er vanskelig å konkludere på nåværende tidspunkt om kommunen vil nå målsettingen om maks 8 % ved utgangen av 2009. Utviklingen av fraværet varierer ennå fra kvartal til kvartal. Det har vært en liten økning i det egenmeldte fraværet og liten nedgang i det legemeldte fraværet, men også her er det for tidlig å si noe om dette er en tendens som vil utvikle seg mot målet. Selv om kommunen har satt i gang arbeid med reduksjon av sykefraværet, og lederne gir uttrykk for at de vektlegger tilrettelegging, oppfølgingsplan og dialogmøter, er det viktig å påpeke at flere ledere er ukjente med det konkrete innholdet i målsettingene om inkluderende arbeidsliv. Det er delte oppfatninger blant ledere om det er 4 eller 6 uker som gjelder i kommunen. Kommunen gjennomfører medarbeidersamtaler og arbeidsmiljøkartlegginger. Slike kilder for dialog er viktige for å identifisere hva som er bra og hva som er mindre bra i organisasjonens arbeidsmiljø. I en periode der kommunen har konkrete måltall for fraværsutviklingen er det viktig å ta "temperaturen" og lytte til erfaringer blant de ansatte, og annet hvert år med arbeidskartlegginger er ikke ofte nok. 4 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

Det arbeides med tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsførhet, og revisor registrerer at det ved enkelte avdelinger er økende utfordringer med dette, ved blant annet at "ugunstig" arbeid og arbeidstid utføres av stadig færre. Spørreundersøkelsen gir ingen indikatorer på at tiltakene som kommunen har satt i gang oppleves formålstjenlige med tanke på redusert sykefravær og økt nærvær. Revisor mener det er for mange som ikke har fått tilbud om oppfølgingsplan og dialogmøte, og at det ikke er tilfredsstillende at dialogmøter sløyfes for de som er sykemeldte på grunn svangerskap. Arbeidstakeren kan da bli utelatt fra viktig dialog som vedrører utviklingsmuligheter i arbeidet. Det er positivt at de som har fått tilbud om tilrettelegging av arbeidet i forbindelse med egen eller familiemedlemmers sykdom har opplevd dette som positivt. Alt i alt er konklusjonen at undersøkelsen ikke gir tydelige indikasjoner på at igangsatte tiltak har gitt resultater for kommunen som helhet, men at det er positiv utvikling i noen virksomheter. På bakgrunn av vurderinger og konklusjoner har revisor kommet med følgende anbefalinger: - Tydeliggjøre for hele organisasjonen hva målsettingen om maksimum 8 % fravær innebærer for kommunen som helhet og for den enkelte virksomhet - Øke trykket på virksomhetene for å følge opp arbeidet med HMS-utvalg, oppfølgingsplan og dialogmøter - Øke oppmerksomheten på mulige konsekvenser av omstillinger for økt sykefravær - Motivere til at oppfølgingsplaner og dialogmøter blir konkrete, og at det blir lagt til rette for at viktige aktører som lege, NAV-representant, verneombud deltar for å få god og helhetlige dialogmøter - Foreta en gjennomgang av deltidsstillinger, og se på muligheter for turnusendringer - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 5

0 SAMMENDRAG... 4 1 BAKGRUNN... 7 1.1 Bestilling... 7 1.2 Inkluderende arbeidsliv... 7 1.3 Utvikling av sykefraværet på landsbasis... 9 1.4 Arbeidslivsforskning... 9 2 PROBLEMSTILLINGER, KRITERIER OG METODE... 9 2.1 Problemstilling... 9 2.2 Revisjonskriterier... 10 2.3 Metode for innsamling og analyse av data... 11 2.4 Høring... 12 3 ARBEID FOR Å REDUSERE SYKEFRAVÆR... 13 3.1 Utvikling av og kjennetegn ved sykefraværet... 13 3.2 Ikke over 8 % i perioden... 15 3.3 Implementering av målsetting i organisasjonen... 17 3.4 Fra fravær til nærvær... 19 3.5 Uønsket deltid... 24 4 REVISORS VURDERINGER... 26 4.1 Har Malvik kommune satt i gang et arbeid med å redusere sykefraværet?... 26 4.2 Er arbeidet med reduksjon av sykefraværet forankret i hele organisasjonen?... 27 4.3 Oppleves tiltakene som nyttige for arbeidstakere i Malvik kommune?... 28 5 KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 30 5.1 Konklusjon... 30 5.2 Anbefalinger... 31 KILDER... 32 VEDLEGG 1... 33 VEDLEGG 2... 35 VEDLEGG 3... 40 6 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Malvik kommune vedtok i sak 20/07, i henhold til Plan for forvaltningsrevisjon 2007, å igangsette forvaltningsrevisjon av kommunens oppfølging av tiltak for å redusere sykefraværet i kommunen. Nedenfor gjøres det rede for bestilling, og hvilke utfordringer en står overfor i arbeidslivet med tanke på å redusere sykefravær. 1.1 Bestilling I plan for forvaltningsrevisjon er situasjonen med tanke på sykefravær i Malvik kommune beskrevet slik: Malvik kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i deler av kommunen er likevel høyt og siste kvartalsrapportering viser også en samlet økning i sykefraværet i forhold til foregående år. Kommunen har selv fokus på området og har satt i gang tiltak. Kontrollutvalget vil gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater. I planen blir det lagt vekt på at Malvik kommune har et stort sykefravær på tross av at kommunen er IA-bedrift. Som det fremgår av sitatet ovenfor har kommunen satt i gang tiltak for redusere sykefraværet, og kontrollutvalget ønsker en selvstendig forvaltningsrevisjon av tiltakene, og om de har gitt resultater. I vedtaket om i gangsetting av forvaltningsrevisjon har ikke kontrollutvalget konkretisert ytterligere hva forvaltningsrevisjonen skal belyse, men vist til at den skal gjennomføres i tråd med planen: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av arbeidet med å redusere sykefraværet i Malvik kommune. 1.2 Inkluderende arbeidsliv Nedenfor redegjøres det for IA-avtalens nasjonale ambisjoner og hvordan Malvik kommune har konkretisert målene for sin del. 1.2.1 På landsbasis Utviklingen av sykefravær har mye oppmerksomhet i det politiske miljøet og i arbeidslivet. Med intensjon om å skape et arbeidsliv med plass til alle som kan og vil arbeide ble den første IA-avtalen inngått i 2001, mellom myndighetene og partene i arbeidslivet. Bakgrunnen var at stadig flere gikk ut av arbeidslivet og over på langvarige trygdeordninger. Avtalen har vært evaluert og besluttet videreført flere ganger, ved at partene og myndighetene har undertegnet avtalen på nytt, med nye eller endrede målsettinger. Gjeldende avtale ble undertegnet i desember 2005 og gjelder ut for perioden 2006-2009. Intensjonene i IA-avtalen er: at en får et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet reduksjon i sykefravær og uføretrygd den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid De nasjonale målene har fra den første avtalen vært: sykefraværet skal reduseres med minst 20 prosent flere med redusert arbeidsevne skal komme i arbeid den reelle pensjoneringsalderen skal økes - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 7

Da avtalen ble revidert i 2006 ble målene i intensjonsavtalen utvidet eller konkretisert på følgende måte 1 : Redusere andel personer som går fra arbeid til passive ytelser. Øke andel langtidssykemeldte som starter opp yrkesrettet (ekstern) attføring i sykmeldingsperioden. Øke andelen med redusert funksjonsevne som går fra trygdeytelse til arbeid. Øke forventet pensjoneringsalder for personer over 50 år med minimum 6 måneder for perioden 2001-2009 I IA-avtalen går det fram at IA-virksomheter skal utarbeide egne mål på grunnlag av alle de tre delmålene i Intensjonsavtalen. Delmålene er konkretisert på følgende måte: Delmål 1: Sykefravær a) Gjennom dialog komme fram til mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål c) Se til at målene er en integrert del av et godt og målrettet arbeidsmiljøarbeid/hms-arbeid d) Utarbeide gode oppfølgingsplaner senest innen 6 uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis sykmeldt Delmål 2: Rekruttere personer med redusert funksjonsevne IA-avtalens mål er at langt flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne skal være i arbeid. Dette omfatter både personer i virksomheten som har eller kommer i en situasjon der de får redusert funksjonsevne, og personer utenfor virksomheten. Virksomheten har et hovedansvar for å ivareta egne ansatte, med støtte fra myndighetenes virkemidler. Personer utenfor virksomheten er det i hovedsak myndighetenes ansvar å ivareta, med bistand fra virksomhetene. Det er et hovedfokus å forebygge at mottakere av korttidsytelser går over på varige, passive trygdeytelser. Delmål 3: Øke den gjennomsnittlige avgangsalder a) Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå i det daglige helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, og i personalpolitikken. b) Arbeide for å forhindre for tidlig avgang i omstillingsprosesser. c) Vurdere mulige insentiver for å utsette avgang til frivillige pensjonsordninger, og stimulere til og legge til rette for å forlenge yrkeskarrieren. Det skal settes aktivitetsmål for dette arbeidet. I 2006 vedtok Administrasjonsutvalget i Malvik kommune overordna styringsmål for inkluderende arbeidsliv. Styringsmål for sykefravær er: Malvik kommunes totalfravær skal ikke overstige 8 % for perioden 2007-2009. Av dette ønskes at egenmeldt fravær skal øke på bekostning av legemeldt fravær. Det ble også vedtatt styringsmål for inkludering av personer med redusert arbeidsevne og for den eldste gruppen av arbeidstakere. Når det gjelder førstnevnte gruppe heter det i vedtaket at det er et mål at kommunen skal gi tilbud om opplærings-/arbeidstreningsplass til minst to personer pr år som står utenfor det ordinære arbeidslivet med formål om å oppnå fast ansettelse. Kommunen skal videre, 1 Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Revidert versjon. Intenjonsavtale 2006-2009 8 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

gjennom et godt forebyggende arbeid i den enkelte virksomhet forhindre at arbeidstakere unødig faller ut av arbeidslivet. Det sistnevnte målet går ut på at pensjoneringsalderen for ansatte i Malvik kommune skal økes med 0,5 år, og at gjennomsnittlig avgangsalder for AFP ønskes økt med 1 år. Disse målene skal gjelde ut 2009, og skal evalueres etter prøveperiodens utløp. 1.3 Utvikling av sykefraværet på landsbasis Det totale sykefraværet på landsbasis (både privat og offentlig sektor) lå i 4 kvartal 2007 på 6,9 % 2, det egenmeldte fraværet lå på 1,0 % og det legemeldte lå på 5,9 %. Dette var en økning fra 6,8 % samme kvartal året før. Fraværet økte i alle sektorene, men mest i statlig sektor. Fraværet var 4. kvartal 2007 høyest i kommunal sektor, 8,6 %, mens det var lavest i privat sektor, 6,5 %. Tendensen på landsbasis er at det egenmeldte fraværet øker, og det legemeldte fraværet går litt ned. 1.4 Arbeidslivsforskning I Norge foregår det utstrakt forskningsaktivitet for å fremskaffe kunnskap om arbeidsliv og helse. Gjennom Norges forskningsråd (NFR) er det i verksatt et program for arbeidslivsforskning (2002-2011), som skal bidra til en helhetlig norsk arbeidslivsforskning, som også skal bidra til at tema knyttet til inkluderende arbeidsliv blir belyst. Flere kompetansemiljøer er involverte i programmet, blant annet SINTEF, NTNU, Norsk institutt for arbeidslivsforskning. I en artikkelsamling utgitt gjennom programmet 3 reises noen spørsmålsstillinger, eller paradokser, som programmet er tenkt å framskaffe ny kunnskap om. I introduksjonen til programmet heter det at norsk arbeidsliv tradisjonelt har vært kjennetegnet å "gi plass til livet". I det ligger det en tradisjon for å tilrettelegge arbeidslivet og velferdsordninger for at arbeidstakere kan kombinere arbeid med privatliv, enten det gjelder familie, venner eller deltakelse i samfunnsliv. Det er også en målsetting å tilrettelegge arbeidslivet på en måte som ivaretar arbeidstakernes helse. Samtidig er det en uttalt politikk, og etter hvert praksis, at arbeidslivet må moderniseres og effektiviseres, både i privat og ikke minst i offentlig sektor. Denne utviklingen er gjerne beskrevet på en positiv måte, med begrep som fleksibilitet, myndiggjøring og ansvarliggjøring. I forskning om arbeidslivet ønsker en å få kunnskap om hvorfor en tilsynelatende forbedring av arbeidslivet kan ha skjedd parallelt med at sykefraværet øker og at stadig flere blir stående utenfor arbeidslivet. Det ligger utenfor denne forvaltningsrevisjonen å redegjøre for resultater av arbeidslivsforskningen. Det er likevel viktig å få fram at det som finnes av forskning på området ikke gir entydige svar. For eksempel finnes det undersøkelser som viser sammenhenger mellom omstillinger og nedbemanninger og sykefravær, og det finnes forskning der det ikke framgår slike sammenhenger. Hensikten med redegjørelsen for dette er å synliggjøre at arbeidsliv, ledelse og sykefravær er et komplekst og sammensatt felt. 2 Problemstillinger, kriterier og metode I dette kapitlet redegjøres det for problemstillinger, kriterier og metoder for innsamling og analyse av data. 2.1 Problemstilling Dette prosjektet er avgrenset til forebygging og oppfølging av sykefravær. Intensjonsavtalen om inkluderende arbeidsliv omfatter mer enn arbeid for reduksjon av sykefravær, som tilrettelegging for arbeidstakere som står utenfor arbeidslivet og utsatt pensjonsalder. Disse momentene er ikke direkte berørt i denne undersøkelsen. Som vi har sett ovenfor har kommunen satt mål for å redusere sykefraværet, og utfordringen er å gjennomføre tiltak og samtidig følge opp at de virker som forutsatt. Kontrollutvalget ønsker å få vurdert eventuelle effekter av tiltakene, om oppfølging er forankret i hele organisasjonen, og ikke minst hvordan ledelsens oppfølging er lagt opp. I bestillingen går det fram at målsettingen med prosjektet er om Malvik kommune har lyktes i sitt arbeid med å redusere sykefraværet blant kommunens ansatte. Problemstillinger er de undersøkelsesspørsmålene som 2 http://www.ssb.no/arbeid/ 3 Rasmussen, Bente (red): Et bærekraftig nytt arbeidsliv? Kunnskapsstatus og problemstillinger. NFR, 2005. - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 9

revisor har valgt å bygge undersøkelsen på. Med utgangspunkt i kontrollutvalgets bestilling og innhentet informasjon i planleggingsfasen har følgende problemstillinger blitt valgt for undersøkelsen: 1. Har Malvik kommune satt i gang et arbeid med å redusere sykefraværet for å - nå målet om at totalfraværet ikke skal overstige 8 % for perioden 2007-2009? - se til at tiltakene på kort og lang sikt virker som forutsatt? 2. Er arbeidet med å redusere av sykefraværet forankret i hele organisasjonen? 3. Oppleves tiltakene som nyttige for arbeidstakere i Malvik kommune? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er den målestokken revisor gjør sine vurderinger opp mot. Revisjonskriterier kan være lover og forskrifter, og vedtak fattet av kommunestyret. Videre kan avtaleverk, internt regelverk osv være kriterier. Her har vi hentet kriterier fra: Vedtak i kommunens politiske organer: 1. Administrasjonsutvalget fattet i sak /06 at Malvik kommunes totalfravær ikke skal overstige 8 % for perioden 2007-2009. Av dette ønskes at egenmeldt fravær skal øke på bekostning av legemeldt fravær. Avtale mellom regjeringen og partene i arbeidslivet: 2. Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. Intensjonsavtale 2006-2009. Delmål 1: Sykefravær a) Gjennom dialog komme fram til mål for sykefraværsarbeidet og sette måltall for sykefraværsutviklingen b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål c) Se til at målene er en integrert del av et godt og målrettet arbeidsmiljøarbeid/hms-arbeid d) Utarbeide gode oppfølgingsplaner senest innen 6 uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis sykmeldt Arbeidsmiljøloven: 3. Arbeidsmiljøloven (lovdata.no) 4 Flere kapittel i arbeidsmiljøloven er aktuelle når det gjelder arbeid for reduksjon av sykefraværet: 3-1, Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid f) sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, 7-1. Plikt til å opprette arbeidsmiljøutvalg (1) I virksomhet hvor det jevnlig sysselsettes minst 50 arbeidstakere, skal det være arbeidsmiljøutvalg, der arbeidsgiveren, arbeidstakerne og bedriftshelsetjenesten er representert. Arbeidsmiljøutvalg skal opprettes også i virksomhet med mellom 20 og 50 arbeidstakere, når en av partene ved virksomheten krever det. Der arbeidsforholdene tilsier det, kan Arbeidstilsynet bestemme at det skal opprettes arbeidsmiljøutvalg i virksomhet med færre enn 50 arbeidstakere. (2) Arbeidsmiljøutvalget kan opprette underutvalg. 14-3. Fortrinnsrett for deltidsansatte (1) Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. (2) Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. 4 http://www.lovdata.no/all/nl-20050617-062.html 10 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

(3) Fortrinnsrett etter 14-2, med unntak av 14-2 andre ledd første punktum, går foran fortrinnsrett for deltidsansatte. (4) Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte etter 14-3 avgjøres av tvisteløsningsnemnda, jf. 17-2. Hovedtariffavtalen 5 legger føringer på arbeid for reduksjon av uønsket deltid. I kapittel 2.3 heter det at det som regel skal tilsettes i full stilling. Videre heter det: Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysing i kommunen/virksomheten tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver skal informere og drøfte bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte. Det samme gjelder for bruk av innleid arbeidskraft og midlertidige tilsettinger, jf arbeidsmiljølovens bestemmelser om midlertidige stillinger. Unntatt herfra er vikariater. 2.3 Metode for innsamling og analyse av data Forvaltningsrevisjon bygger på informasjon som er innsamlet ved bruk av faglig anerkjente metoder og standard utarbeidet og vedtatt av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) 6. Revisor må utføre forvaltningsrevisjonen systematisk, og vurderinger og konklusjoner må bygge på pålitelige og gyldige data, som gir et reelt bilde av situasjonen. Resultatene i denne undersøkelsen er basert på intervjuer med kommunalsjefer og et utvalg virksomhetsledere, inklusive et oppstartsmøte. Til sammen er 9 av kommunens omlag 55 ledere intervjuet, i tillegg til at HMS-koordinator deltok på oppstartsmøtet. Det ble skrevet referat fra alle intervjuene, og alle referatene er verifiserte. Det ble også gjennomført en webbasert og papirbasert spørreundersøkelse blant de ansatte. Ettersom en stor del av de ansatte i en kommune ikke har tilgang på pc, eller leser e-post regelmessig, gikk en del av spørreskjemaene ut i papirversjon. De ble levert til virksomhetsleder, som skulle distribuere de videre til sine ansatte. De ble samlet inn i en kasse på enheten, som ble hentet etter omlag to uker. Det kan være mulige feilkilder i undersøkelsen, blant annet som følge av forskjellig oppfatning av begreper. I spørreundersøkelsen er det brukt så presise begrepet som mulig, men likevel kan det være at enkelte begrep var ukjente for de som har svart, eller at de av andre årsaker er mulig å misforstå. I utgangspunktet skulle undersøkelsen gå ut til ansatte i de virksomhetene der vi hadde intervjuet lederne. Ettersom e-postadresser til alle ansatte ikke var tilgjengelig for revisor måtte den elektroniske undersøkelsen distribueres via en ansatt i administrasjonen. Ved en feiltakelse ble den distribuert til samtlige ansatte med e-postadresse i kommunen, ca 900 e-postadresser. Av disse inngikk også de som hadde den i papirversjon. Trolig har den også gått til ansatte i Malvik Eiendom KF, som er utskilt fra kommunen. I den grad revisor omtaler grupper av ansatte ved denne virksomheten er det rundt forhold før utskillelsen fra kommunen, ikke etter. Ettersom en høy andel av de 900 e-postadressene sannsynligvis ikke er aktive er det vanskelig for revisor å anslå reell svarprosent. Vi har fått 261 svar, som tilsvarer 29 % av 900, men den reelle svarprosenten er som tidligere nevnt usikker, og sannsynligvis mye høyere. Et utvalg på 261 kommuneansatte er i seg selv et tilfredsstillende utvalg. Likevel er det viktig å være oppmerksom på at motivasjonen for å svare på en slik undersøkelse kan medføre skjevheter i utvalget. Resultatene er analyserte i et program for statistiske analyser, SPSS. Resultatene presenteres i tabeller og grafer, i tillegg til kommentarer. I tillegg til disse hovedmetodene for datainnsamling er det benyttet fraværsstatistikk og saksdokumenter som omhandler sykefravær i kommunen. Fraværsstatistikken inkluderer også Malvik Eiendom KF, som er med oversiktene for at tallene skal være historisk sammenlignbare. 5 Hovedtariffavtalen i KS-området 1.5. 2006-30.4.2008 6 Standard i forvaltningsrevisjon, RSK 001, Norges kommunerevisorforbund. - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 11

2.4 Høring Rapporten har vært på høring hos rådmannen i Malvik, og det ble arrangert et høringsmøte den 22.5. Et verifisert referat gjelder som høringsuttalelse, og er lagt ved rapporten. Kommunalsjef for organisasjon og HMS-koordinator var til stede. Deres kommentarer er beskrevet i referatet som er vedlagt rapporten. Når det gjelder de konkrete sidehenvisningene er de i denne endelige rapporten forskjøvet, slik at sidetallet for endringene er (høringsuttalelse i parantes, s 10) s 12, (s 11) s 13, (s 12) s 14, (s 16) s 18, (s 22) s 24, (s 25) s 27, (s 26) s 28,og (s 28) s 30. Revisor har imøtekommet alle kommentarene. 12 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

3 Arbeid for å redusere sykefravær Malvik kommune har gjennom IA-avtalen forpliktet seg til drive forbyggende arbeid for å få ned sykefraværet, og at totalfraværet ikke skal overstige 8 % i perioden 2007-2009. I dette kapitlet presenteres data fra sykefraværsrapporter og intervjuer for å vurdere status for Malvik kommune i forhold til målsettinger om redusert sykefravær. 3.1 Utvikling av og kjennetegn ved sykefraværet Siste rapporterte fraværsstatistikk (1. kvartal 2008) revisor har fått fra kommunen viser at det totale sykefraværet lå på 9,6 %, og 10 % når foretaket er inkludert. Til sammenligning lå det på 11,1 samme kvartal i 2007 og 8,9 % 4. kvartal 2007. Totalfraværet for 2007 som helhet var 9,1 %. Informasjon framkommet i intervjuene bekrefter at sykefraværet har ligget forholdsvis høyt og at det har variert over tid. I oppstartsmøtet ble det opplyst om at sykefraværet har vært forholdsvis høyt over tid, men hadde en nedgang i 2004 og 2005. Fraværet varierer mellom enhetene, og virksomheter som i utgangspunktet har hatt et høyt fravær har hatt økning i første kvartal 2008. Det er blant ansatte innen oppvekst og omsorg fraværet er størst, og det er den samme tendensen som i kommunesektoren ellers. Innen oppvekstsektoren er det barnehager som drar opp fraværet. Det er likevel viktig å merke seg at det varier enheter i mellom innenfor samme sektor. En kommunalsjef sier følgende om fraværet inne sin sektor: Det er store forskjeller mellom avdelingene. Noe fravær er ganske enkelt å forklare, mens andre forhold må man gå i dybden på. Jeg diskuterer dette med lederne i utviklingssamtalen, og de mener at det er få forhold som kan tilskrives arbeidet. Mange gravide blir syke i svangerskapet for eksempel. Et fåtall personer med langtidssykemelding trekker opp fraværsprosenten. En virksomhetsleder ved en enhet som har hatt nedgang sier dette om utviklingen: For 2007 har fraværet gått ned fra 9,1 % i 1. kvartal, til 5 % i 4. kvartal. Vi har jobbet en del med dette, og i virksomhetsplanen for neste år er en av fanesakene nærvær. Av de som svarte på spørreundersøkelsen svarte 46 % at de hadde vært helt eller delvis sykemeldt i løpet av siste året. Det er grunn til å anta at det tallet er høyere enn i virkeligheten, blant annet fordi de som har vært sykemeldt kan ha hatt større motivasjon for å svare på undersøkelsen enn de som ikke har vært det. Tabell 1: Har du i løpet av siste året vært helt eller delvis sykemeldt? Antall % Ja 120 46.0 Nei 135 51.7 Husker ikke 5 1.9 Sum svart 260 99.6 Ikke svart 1 0.4 Total 261 100.0 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 13

Av tabell 2 ser vi at i overkant av halvparten av sykemeldingene var fravær under seks uker. Når det gjelder fraværet i seks uker eller mer, er det fravær mellom 6-12 måneder som utgjør høyest andel. Tabell 2: For hvor lang tid sammenhengende var du helt eller delvis sykemeldt? Antall % Inntil 4 uker 52 43.3 Fra 4 - inntil 6 uker 11 9.2 Fra 6 - inntil 12 uker 19 15.8 Fra 12 uker og inntil 3 måneder 7 5.8 Fra 3 - inntil 6 måneder 8 6.7 Fra 6 inntil til 12 måneder 21 17.5 Sum svart 118 98.3 Ikke svart 2 1.7 Totalt 120 100.0 Årsaker til fravær er sammensatt. De som ble intervjuet forklarte fravær med at det like gjerne henger sammen med hjemmesituasjon og personlige forhold som arbeidsmessige. Sitatene nedenfor beskriver noen forklaringer på fravær i de ulike sektorene. En virksomhetsleder sier dette: Vi får ikke kjennskap til diagnosene, men vet at det er en del alvorlige diagnoser og diffuse plager, også er det en del korttidsfravær som influensa osv. Egenmeldt fravær, altså. Når vi spør om det er arbeidsrelatert sier de at det ikke er det, men forhold hjemme, som sykdom, skilsmisse osv. I tillegg kan det være egne helseplager. En annen virksomhetsleder sier følgende: Det legemeldte fraværet dreier seg stort sett om svangerskap eller vond rygg... Sitatet nedenfor viser at fravær ofte ikke skyldes jobbrelaterte forhold: På grunn av sommerferien var kortidsfraværet veldig lavt i 3. kvartal. Det skyldes delvis sommerferien. Det var et høyt langtidsfravær. Fraværet skyldes kroniske tilstander, og ikke jobbrelaterte forhold. En virksomhetsleder viser til kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet ved enheten, som viste at fraværet ikke var knyttet til arbeidet: Vi hadde en undersøkelse som gikk på det psykososiale arbeidsmiljøet, der alle svarte at fravær ikke handler om arbeidet, men om livssituasjonen til den enkelte som årsak til at folk får fravær. Det er sykdom/helsetilstand. Typisk fraværsårsak er kroniske lidelser. I og med at vi er en liten enhet kjenner jeg de ansatte godt, og vet at familie med kronisk sykdom hjemme også er en årsak. Kommunen gjennomfører arbeidsmiljøkartlegginger ca annet hvert år, og skal gjennomføre en kartlegging i 2009. Sykefraværet kan øke i forbindelse med omstillinger eller andre større hendelser som påvirker en organisasjon. I intervjuene ble det spurt om kommunen har vært gjennom omstillinger eller andre hendelser som kan ha påvirket sykefraværet. Kommunen hadde en større organisatorisk omstilling i 2005-2006, og det er delte tilbakemeldinger om hvor vidt omstillingene har påvirket sykefraværet. Tilbakemeldinger i oppstartmøtet gikk ut på at dette har vært diskutert i ledergruppen, men at en ikke kan se indikatorer som tyder på at sykefraværet har gått opp som følge av omorganiseringer: Politikerne spør ofte om omorganiseringen som startet i 2004 kan ha en effekt, men vi har diskutert det i lederteam og kommet til at den ikke har hatt noen slik innvirkning. Andre tilbakemeldinger tyder på at omorganiseringer har påvirket sykefraværet: 14 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

Det var en omlegging innenfor renhold som en følge av omstillingsprogrammet vårt. Det førte nok til en belastning på renholderne våre, i hvert fall psykisk; det ble usikkerhet rundt renholdsmetodene og inndelingen i soner. Det var et renholdsprosjekt som var en del av omstillingen for 3 år siden. Det ble en del støy, fordi de ansatte følte at de manglet informasjon; mange følte usikkerhet. Det ble holdt en del møter. Siden Malvik eiendom ble utskilt 1. juli i fjor har det ikke vært noe spesielle endringer i fraværet. Endringen var mest et navneskifte. De store endringene kom for tre år siden for renholderne, mens endringene ellers var på det administrative planet. En annen frykter at det kan bli økt sykefravær ved en nært forestående omorganisering: Innenfor mine enheter har det vært ubetydelig med omstillinger. Omorganiseringene som sådan har først og fremst berørt rådhuset og ledernivået, men nå berøres den utøvende delen. Vi skal kutte stillinger, for å spare 3,8 mill. inneværende år. Det blir reduksjoner i stillinger på natt i hjemmetjenesten, også blir vi med i en interkommunal voksenopplæring. De omstillingene holder vi på med nå, og har ikke hatt noe å si for sykefraværsstatistikken fram til nå. Etter hva revisor forstår har omorganiseringene først og fremst berørt administrasjonen og ledernivået, og har i liten grad påvirket sykefraværet. Det har også vært en omorganisering som har vedrørt renhold, og der økte sykefraværet samtidig. Mangel på informasjon og involvering kan ha vært medvirkende årsak til usikkerhet og økt sykefravær. Nedskjæringer i stillinger trekkes også fram som mulige hendelser som kan føre til usikkerhet, og øke sykefraværet. 3.2 Ikke over 8 % i perioden I administrasjonsutvalgets vedtak heter det at sykefraværet ikke skal overstige 8 % i perioden 2007-2009. Revisor spurte i oppstartsmøte hvordan det vedtaket skal tolkes. Betyr det at fraværet gjennom hele perioden ikke skal overstige 8 %, eller betyr det at fraværet ved utgangen av 2009 ikke skal overstige 8 % I det ligger det at det totale sykefraværet i kommunen innen utgangen av 2009 (når IAavtalen går ut) ikke skal overstige 8 %. I ledergruppa har man diskutert målsettingen, og ser at den er åpen for tolkning. Man jobber imidlertid for at sykefraværet skal være lavest mulig, hele tiden. Målsettingen tolkes med andre ord som at fraværet skal ligge på 8 % eller under det ved utgangen av 2009. Revisor spurte også om de andre kommunalsjefene og virksomhetsledernes tolkning av vedtaket, men først skal vi se om de kjente til målsettingen i det hele tatt. Her svarte de fleste at de kjente til målsettingene, men 2-3 av lederne var noe usikre på målsettingene. En av kommunalsjefene sa dette: Ja, jeg er kjent med alle tre målsettingene. På tidspunktet for målsettingen lå fraværet et par prosentpoeng over målet. Det er et ambisiøst mål, fordi årsakene til fravær er sammensatte. Jeg synes den 3. målsettingen (om utsatt pensjonsalder) er veldig interessant. Der har vi noe å gå på. I fjor var det 20 som gikk av med AFP og bare 4 som gikk av med ordinær pensjon. Vi mister mange bra personer litt for tidlig. Det handler mye om seniorpolitikk. Her må vi sette inn ressurser. Dette er en tendens i Malvik kommune, ikke bare mine virksomheter. Det er nærmest en norm å gå av med AFP. Da blir det fort en kultur for det. Fra arbeidsgiversida må vi sette inn tiltak for å få folk til å stå lengre i jobben sin. - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 15

Noen av lederne hadde manglende kjennskap til målsettingene, slik sitatene fra henholdsvis en kommunalsjef og en virksomhetsleder viser nedenfor: Nei. Jeg er kjent med at vi har målsettinger, men kan ikke referere disse uten å sjekke i dokumentene.( Kommunalsjef) Kommer ikke på det, men noe med å få sykefraværet under en viss prosent. (Virksomhetsleder) I vedtaket om redusert sykefravær uttrykkes et ønske om "at egenmeldt fravær skal øke på bekostning av legemeldt fravær". Vi ba i intervjuene om en utdyping av denne delen av målsettingen. Hovedregelen er at retten til egenmelding kan brukes i opptil tre kalenderdager fire ganger i løpet av en 12 måneders periode. I IA-virksomheter kan arbeidstakere i til sammen 24 kalenderdager i løpet av denne 12 månedersperioden, og maks 8 dager for hvert fraværstilfelle. Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager som det ikke foreligger sykmeldingsattest for. Når de åtte egenmeldingsdagene er brukt opp i løpet av en 16 dagers periode, må arbeidstakeren arbeide sammenhengende i 16 kalenderdager før egenmelding kan brukes på nytt. En av kommunalsjefene som har vært med å utrede målsettingene sier dette: Målsettingen om at det egenmeldte fraværet ønskes økt er også et signal til de ansatte; vi tror dem på at de er syke når de bruker egenmelding, de behøver ikke gå til lege. En annen kommunalsjef sier følgende: Jeg synes den (målsettingen, revisor anm.) er konkret. Særlig fordi det i tillegg er uttrykt at egenmeldt fravær skal erstatte det legemeldte. Det er en strategi for hvordan vi tenker IA. Alle mine ledere og de ansatte på virksomhetene er kjent med målsettingene. Samtidig er årsakene til fravær sammensatte, så det kan være vanskelig å finne konkrete tiltak som bidrar til måloppnåelse, fordi det er forhold som ikke knytter seg til arbeidet som spiller inn. En virksomhetsleder sier det slik: Jeg har hatt mange ulike jobber, og tenker at det er stor forskjell på det å sitte her på rådhuset og det å jobbe i pleien. Der bør terskelen for å ta ut egenmelding være lav. Du bør ikke stelle syke når du kan smitte dem. Det er vel ønsket at de ansatte skal ta ut egenmelding framfor sykemelding. Intensjonen med utvidelse av mulighetene for egenmelding er å få ned langtidsfraværet, som utgjør det største omfanget av fravær. Intervjuene med lederne viser litt forskjellig forståelse av dette, og noen ser på alt fravær som problematisk. I spørreundersøkelsen ble det også spurt om utstrekning av egenmelding. De tre følgende tabellene viser bruk av egenmeldinger og om det har vært aktuelt med sykemelding. Tabell 3: Har du i løpet av de 12 siste månedene hatt fravær der du har benyttet deg av retten til egenmelding? Antall % Ja 188 72.0 Nei 64 24.5 Vet ikke/husker ikke 9 3.4 Totalt 261 100.0 Vi ser at et betydelig flertall har hatt egenmeldingsfravær i løpet av siste året. Omlag en firedel har ikke hatt egenmeldingsfravær, mens ca 3 % ikke vet/husker om de har hatt fravær. Vi ser lengden på fraværet i tabell 4: 16 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

Tabell 4: Sist gang du brukte retten til egenmelding: hvor mange dager sammenhengende hadde du fravær? Antall % 1-3 dager 192 73.6 4-7 dager 21 8.0 8 dager 3 1.1 Vet ikke/husker ikke 18 6.9 Ikke aktuelt 21 8.0 Sum svart 255 97.7 Ikke svart 6 2.3 Totalt 261 100.0 Et betydelig flertall (73 %) har svart at siste fravær med egenmelding var mellom 1 og 3 dager. Et fåtall har brukt den maksimale muligheten til egenmelding på åtte dager. Tabell 5: Hvor mange egenmeldingsdager har du brukt til sammen i løpet av de siste 12 månedene? Antall % 1-3 dager 110 58.5 4-8 dager 46 24.5 9-12 dager 10 5.3 13-16 dager 4 2.1 17-20 dager 3 1.6 Vet ikke/husker ikke 15 8.0 Totalt 188 100.0 Nesten 60 % har svart at de har brukt mellom 1 og 3 egenmeldingsdager i løpet av de siste 12 månedene. En firedel har brukt mellom 4 og 8 dager. Det er relativt få som har brukt flere egenmeldingsdager enn det. Tabell 6: Var det ved noen av tilfellene aktuelt å sykemelde seg? Antall % 1 Ja 27 14.4 2 Nei 152 80.9 3 Vet ikke/husker ikke 4 2.1 Sum svart 183 97.3 Ikke svart 5 2.7 Totalt 188 100.0 For 14 % var det aktuelt å sykemelde seg, men for et betydelig flertall (81 %) var det uaktuelt å sykemelde seg. 3.3 Implementering av målsetting i organisasjonen I dette avsnittet skal vi se på hvordan arbeidet med å følge opp sykefraværet er organisert, og vil da se spesielt på om det er implementert i organisasjonen. I Malvik kommune er det tilsatt en HMSkoordinator, som har som oppgave å følge opp og koordinere arbeidet med oppfølging av intensjonene i IA-avtalen. Følgende blir sagt om organiseringen av IA-arbeidet: Administrativt har kommunen en IA-kontakt, men arbeidet skjer "i linja". IA-kontakten er med på møter lokalt dersom det er ønskelig. Rutiner for oppfølging koordineres av organisasjonssjefen. IA-kontakten koordinerer løpende regelendringer. I intervjuene med ledere ute i organisasjonen kom det fram at IA-koordinatoren har vært tydelig i informasjonen om hvilke forpliktelser og muligheter som ligger i IA-avtalen. En av virksomhetslederne sa at: - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 17

HMS-koordinatoren har vært flink til å orientere om tilretteleggingstilskudd, og det har gitt positive effekter. Vi bruker vedkommende overfor de enkelte virksomhetene. Etter det revisor har fått informasjon om skal det fastsettes konkrete målsettinger om sykefravær, også ute på enhetene. I oppstartsmøtet ble dette beskrevet som følger: Hver enhet skal angi hvor høyt sykefravær det maksimalt skal være. Føringene sentralt er alle kjent med; reduksjon av sykefravær, beholde seniorene lengre i arbeid. Dette har vært gjort kjent på lederopplæring og blant enkelte verneombud. Utfordringen er å tenke forebyggende når det gjelder sykefravær. Strukturen er slik: målene på hver enhet settes på virksomheten. Det nedsettes en HMS -gruppe der hovedtillitsvalgt, verneombud og leder sitter. Noen er flinke, andre trenger mer hjelp. Det er etablert grupper på alle virksomhetene. Målene og aktivitetene skal inn i handlingsplanen til den enkelte virksomhet. Kommuneledelsen kan gå inn og se på målene i virksomhetsplanene. Disse skal gjenspeile HMS-målene, og kommuneledelsen får oversikt over hva det skal jobbes etter. En kommunalsjef sier dette om HMS/IA-arbeid og hvilke krav som er stilt til enhetene: Men vi har stilt krav om at de skal etablere HMS-gruppe. Alle har etablert det, men de fungerer ikke like godt over alt. På IA-dagen har vi latt de som fungerer godt fortelle de andre om hva de har lyktes med. Vi kan lære på tvers av sektorer og nivå. Gjennom intervjuet fikk vi inntrykk av at arbeidet med HMS ute i virksomhetene er variabelt. Noen HMS-grupper jobber bra, andre må ha bistand for å komme i gang. I intervju med virksomhetsledere fikk vi følgende tilbakemelding: Vi har en HMS-gruppe der vi diskuterer tiltak, men vi har ikke kommet så langt. Vi har diskutert ønsketurnus osv. men det er på avdelingsnivå det jobbes med dette, og da er tillitsvalgte med. Vi ser at for å få helgene til å gå opp må vi gjøre noe med turnusen og innføre hyppigere helgearbeid. Om alle jobber hver tredje helg kan vi kvitte oss med en del småstillinger. Men det er ikke så stor interesse for det. Vi kunne ønsket oss sentrale bestemmelser om helgearbeid. Det blir sett på som et gode å jobbe hver fjerde helg. Ingen av de virksomhetslederne revisor intervjuet hadde satt maksimumsmål for fraværet. Status for arbeidet var, som det gikk fram av oppstartmøtet, forskjellig fra virksomhet til virksomhet. Oversikt over fravær skal rapporteres til administrasjonsutvalget hvert kvartal og til rådmannen månedlig. Fraværsstatistikken genereres fra lønnssystemet. Videre kom det i oppstartsmøtet fram at rådmannen og organisasjonssjefen er på et møte hver i virksomhetene i løpet av et år. Da er HMS et av temaene. IA-målene skal inn i virksomhetsplanene, og det er lagt opp til at det skal være samtale rundt den i lederdialogen. Utover det er det ikke fastsatt målsettinger. En av kommunalsjefene sier det slik: I virksomhetsplanene skal IA-målsettingene inn. Akkurat nå får vi inn planene, slik at vi kan gå i dialog med dem om hvordan de skal oppnå de sentrale føringene ut fra planen. Derfor har det liten hensikt at de lager egne målsettinger. En virksomhetsleder fortalte dette om HMS-arbeidet på enheten, og hvilke utfordringer det innebærer i enheter med turnus: Vi har ikke satt noen prosentsats, men i virksomhetsplanen sier vi at vi skal jobbe med mer trivselsfremmende tiltak. De siste to årene har vi hatt fokus på å involvere de ansatte mer i prosessene. Men det er en utfordring i forhold til turnusarbeid, men jeg ser at det har betydning for de ansatte at vi tar dem ut og samler dem. Målsettingen om 8 % gjelder det gjennomsnittlige totalfraværet i kommunen. Revisor spurte kommunalsjefene og virksomhetslederne hva denne målsettingen betyr for deres sektor/virksomhet. 18 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

En kommunalsjef sier det slik: De bidrar allerede ved at skole og kultur ligger lavere i dag. I enkelte barnehager er det få ansatte, så fraværet til én ansatt kan slå voldsomt ut dersom man bare ser på fraværet i prosent. For barnehagene som helhet har vi utfordringer. To virksomhetsledere har følgende kommentarer til hva som må gjøres: Fraværsprosenten må ikke overstige 8 prosent her heller. Det har jeg god tro på at vi skal klare. Vi har hatt veldig lite korttids sykefravær dette året. Samlet er vi på 9,3 prosent (Virksomhetsleder). Vi ligger under målsettingen i dag, og har sett tendenser til nedgang hele året. Vi har jobbet med nærværsfaktorer hele året; hva som motiverer til å gå på jobb osv (Virksomhetsleder). Hvis det totale gjennomsnittlige fraværet skal under 8 % må alle virksomheter få ned fraværet, også dersom de allerede ligger under 8 %. 3.4 Fra fravær til nærvær Oppmerksomheten rundt inkluderende arbeidsliv har også ført til et annet perspektiv på sykefravær ved å snu det til et nærværsperspektiv. I det ligger det at det er det friske som gis oppmerksomhet. Det innebærer større oppmerksomhet på det som skjer når folk er på jobb, i stedet for hva som skjer når folk har fravær. Revisor har i denne undersøkelsen vært opptatt av om nærværsperspektivet er til stede i Malvik kommunes arbeid med inkluderende arbeidsliv. En kommunalsjef sier det slik: Jeg spør mine ledere om hvordan de har det på jobb. Hvordan det gjøres for alle ansatte kan jeg ikke svare på. Vi har et system på å gjennomføre medarbeiderundersøkelse annethvert år. Vi skal gjennomføre en i disse dager. En annen kommunalsjef sier dette: Vi jobber mye med det, men det er det som er utfordringen; har man en stor enhet og skal gjøre IA-jobben ordentlig tar det tid. Det er omfattende oppfølging, og må gå på bekostning av noe annet. Det er forskjell mellom enhetene her og, men vi har en del tiltak på det med trivsel. Videre har vi fokusert på kompetanseutvikling. Det som er litt skummelt med IA er at man får et veldig fokus på den enkelte, men som leder må man se helheten. Vi må også se hvem vi er til stede for. Dette har vi tatt opp i arbeidet med virksomhetsplan og kommunens overordnete styringssystem. Vi har fått midler via Fylkesmannen til å starte refleksjonsgrupper knyttet til ulike fagområder, og har tro på at denne undervisningsformen endrer ansattes atferd i større grad enn tradisjonelle forelesninger. Om nærværsperspektivet er tilstedeværende ute i virksomhetene følger noen uttalelser om nedenfor: I den daglige omgangen, om vi har en god tone der, har jo det med nærvær å gjøre. En av mine kolleger opplevde det som veldig positivt og trygt å komme på jobb i en krise i familien. Men arbeidsplassen kan ikke bare være den sosiale arenaen, man må balansere med oppgavene som skal gjøres også. Vi snakker mye om dette med trivsel på jobb. En annen sier: - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 19

Jeg vet ikke om det er retningslinjer for dette i kommunen, men det nevnes på HMS-møtene at vi må huske de som er igjen, slik at stresset ikke blir for stort. Om nødvendig setter vi inn folk fra andre avdelinger. Nærværsledelse innebærer ikke bare omtanke for de som er på jobb, men også de som har fravær. Også her er det den friske siden av arbeidstakeren som får oppmerksomhet, og bruk restarbeidsevnet er viktig. IA-bedrifter har mulighet til å søke om tilskudd for å tilrettelegge for at arbeidstakere kan være på jobb selv om evnen til å utføre hele den jobben de vanligvis utfører er redusert. Revisor spurte i intervjuene i hvilken grad det tilrettelegges, og hvilke erfaringer og utfordringer det er med dette. Som vi så tidligere i dette kapitlet mener noen av de som ble intervjuet at det har blitt informert godt om muligheter for tilretteleggingstilskudd osv. Tilretteleggingstilskudd kan brukes til alt fra hev og senk pulter til vikarer. Tilrettelegging for at en arbeidstaker med redusert funksjonsevne kan være på jobb kan også ha utfordringer: Det er begrenset hvor mye vi kan tilrettelegge uten at det går utover resten. Det er situasjoner der det er mange som ber seg fri fra tunge brukere, stell osv., men det går en grense, for det går utover resten. Om man tenker nærvær er det belastning på de som jobber som vanlig. Vi har flere eksempler på dette (Virksomhetsleder). Men jeg tror vi er på smertegrensen nå i forhold til tilrettelegging. Vi får jo tilbakemeldinger om at enkelte har det tøft; at de har stort ansvar, og det kan bli en rovdrift på de som er igjen. Der har vi en utfordring. Da er det gunstig med tilretteleggingstilskudd. Samtidig er det også en papirmølle (Virksomhetsleder). I tabellen fra spørreundersøkelsen nedenfor svarer 74 % at de ikke har fått tilbud om tilrettelegging i forbindelse med egen eller familiemedlemmers sykdom. Ettersom alle respondentene har svart på dette spørsmålet er det en stor del som ikke har vært sykmeldt, eller hatt familiemedlemmer som har vært syke. 40 av de som har svart, som er 15 %, svarer at de har fått tilbud om tilrettelegging. Tabell 7: Har du, i forbindelse med egen, eller nære familiemedlemmers sykdom, fått tilbud om tilrettelegging av arbeidet for å unngå fravær? Antall % Ja 40 15.3 Nei 194 74.3 Husker ikke /vet ikke 6 2.3 Sum svart 240 92.0 Ikke svart 21 8.0 Totalt 261 100.0 33 av de som fikk tilbud benyttet seg av det, og de svarte på noen påstander som vises i figuren nedenfor. 20 - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR -

Figur 1: Erfaringer med tilrettelegging på en skala fra 1, helt uenig til 6, helt enig. Gjennomsnittsverdi. N=33 Jeg opplevde at mine kollegaer satte pris på at jeg var på jobb For min egen del opplevde jeg det positivt å være på jobb 5,24 5,06 Det ble tilrettelagt på en måte som ikke belastet kollegaene mine mer enn vanlig Min nærmeste leder viste vilje til å tilrettelegge arbeidet for at jeg skulle klare å mestre det 4,59 5,11 Arbeidet ble tilrettelagt på en måte som gjorde at jeg følte at jeg mestret oppgavene mine 5,00 1 2 3 4 5 6 Som vi ser er det høy gjennomsnittsskår på alle påstandene, og opplevelse av at arbeidet ble tilrettelagt på en måte som ga en følelse av mestring hadde høyest skår. Den som gir lavest skår er påstanden om at arbeidet ble tilrettelagt på en måte som gjorde at kollegaene ikke ble belastet. Diagrammene viser at tilretteleggingen ble opplevd positivt. IA-avtalen innebærer at sykemeldte skal følges opp. Etter 6 uker skal det utarbeides oppfølgingsplan. Planen skal beskrive hva som skal til for at den sykmeldte kan være helt eller delvis i arbeid. Det er arbeidsgiver som skal ta initiativet til oppfølgingsplanen og denne skal lages i samarbeid med arbeidstakeren. Målet er å finne fram til løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær. Etter det revisor har fått tilbakemelding om er det utarbeidet en håndbok for oppfølging av sykemeldte i Malvik kommune, der det er konkretisert et krav om at det skal utarbeides oppfølgingsplan etter 4 uker. Planen skal utarbeides for både fulltidssykemeldte og delvis sykemeldte. Det kan også utarbeides plan for de som er i risiko for å bli sykemeldt. I intervjuene gis det litt forskjellig tilbakemelding fra lederne, men alle har forstått at det skal utarbeides oppfølgingsplan innen 6 uker, de fleste innen 4 uker. To av kommunalsjefene sier dette: Det gjøres etter 4 uker. Den er utgangspunkt for videre oppfølging. Det går an å utarbeide en slik plan for ansatte som ikke er sykemeldte også for å forebygge sykefravær. Det handler om å bruke sunn fornuft (Kommunalsjef). Det er en grense vi har satt, 4 uker, men det kan skrives slik plan tidligere, selvsagt. Vi har et godt samarbeid med legene. Det med funksjonsvurdering er noe helt nytt for dem. Det representerer noe helt annet enn de er vant til å gjøre; de skal ikke skrive at den ansatte ikke kan løfte tungt, men hva de faktisk kan gjøre (Kommunalsjef). Ved virksomhetene praktiseres oppfølgingsplan litt forskjellig: Det er avdelingsleder som bruker dette mest. Hun bruker et skjema i forhold til IA som brukes i kommunen, og tar en telefonsamtale til de sykemeldte. Hun hadde også med seg en sjekkliste fra tidligere arbeidsplass som hun bruker. - NÆRVÆRSLEDELSE - FOREBYGGING AV SYKEFRAVÆR - 21