15.06.2016 Veiviser for tilleggsmodulen Utvidet fravær Har du synspunkter? Vi tar gjerne i mot både ros og ris. Kom gjerne med skriftlige forslag til forbedringer. Har du spørsmål av noen art, ta kontakt med kundeservice på telefon 23 17 29 00 eller e-post: support.lonn@hogia.no. Vi setter stor pris på at du oppgir ditt kundenummer ved henvendelser til oss. Kundenummeret finnes nederst i bildet på HogiaLønn.
side 2 Hva er tilleggsmodulen utvidet fravær? 3 Innstillinger 3 Generelt 3 Lag lønn 4 Kalender 5 Ansattregisteret 8 Lønnsartene 9 Hvordan registrere fravær i HogiaLønn? 11 Registrere fravær i Lag lønn 11 Uttak og beregning av feriedager 12 Rapporter 15 samt under Fravær i menylinjens valg Vise. 16 Feriedager 16 Fraværsliste pr. ansatt 18 Fraværsliste totalt pr. kvartal 20 Fraværsliste totalt pr. måned 22 Fraværshistorikk i Menyen Vise 23 Registervedlikehold 25
Hva er tilleggsmodulen utvidet fravær? side 3 Dette er en tilleggsmodul som kan kjøpes i tillegg til HogiaLønn. I den vanlige versjonen av HogiaLønn kan du i dag registrere både uttak av feriedager og sykefravær. Men du må selv regne ut antall dager. I denne utvidede modulen er det HogiaLønn som regner ut antall fraværsdager, du selv registrerer kun fra og til dato. I tillegg får du varsel når en ansatt har over 4 egenmeldinger siste 12 måneder. HogiaLønn kontrollerer også dato som tastes inn slik at det ikke er mulig å få overlappende fravær. Tre egne rapporter finnes også med i denne modulen. En rapport der du får ut fravær pr ansatt, og en summert for hele firmaet fordelt på menn, kvinner, samt type fravær og pr kvartal. Dessuten en nyttig rapport over antall feriedager. For å kunne utnytte funksjonaliteten i utvidet fravær, må du innom en del felt i registrene. Vi begynner med Innstillinger Generelt
side 4 Ferie: Hak av på 5 dagers ferieuke om bedriften regner 5 dager i uken. Dette kan variere litt da ferieloven opererer med virkedagsprinsippet som gir 6 dagers uke selv om man normalt arbeider 5. Dette feltet benyttes for å beregne mulige dagsverk, så det er viktig at det hakes av om man bruker 5 dagers uke i beregninger. Sammenligning deltidsfravær: Oppgi hvor mange timer pr. dag man regner ved full tid. Dvs. heltidsansatte. Dette timeantallet benyttes i utregninger ved deltidsfravær så det er viktig at rett tall finnes her. Lag lønn En forutsetning for å få registrert dato på fravær i lag lønn, er at du på skillekortet Lag lønn har haket av for Registrere dato/fravær.
Kalender side 5 Om du har modulen Utvidet fravær, vil du under Register ha et valg som heter Kalender. Om du nå velger Kalender, får du opp et nytt bilde som viser månedene i året og antall dager pr. måned, antall fridager pr. måned, antall arbeidsdager pr. måned og mulige dagsverk pr. kvartal. Når du starter med kalender funksjonen, hentes kalenderen fra grunnregistret. Du har også mulighet til å kopiere fra grunnregister i ettertid. Om du ønsker å se hvilke dager i en måned, f.eks. mai, som er markert som fridager og helligdager, dobbeltklikker du på navnet på måneden. Du får da opp et nytt bilde som viser mai måned.
side 6 De dagene som er markert som blå er fridager, de røde er helligdager. For å endre en dag fra fridag til arbeidsdag eller omvendt, klikker du på datoen med venstre museknapp og tallet skifter farge fra blått til svart. Dersom du vil endre en arbeidsdag til fridag klikker du med venstre museknapp på aktuell arbeidsdag og tallet blir blått. For å endre en arbeidsdag eller fridag til helligdag, klikker du på datoen med høyre museknapp og tallet skifter farge til rødt. Om du vil gjøre en helligdag om til fridag, klikker du med venstre museknapp på tallet. Det blir da først arbeidsdag (svart). Klikk en gang til med venstre museknapp og tallet blir blått (fridag). Et eksempel: Om vi i dette tilfelle bestemmer oss for at fredag 10. mai skal være fridag i år i bedriften, klikker du på 10 tallet med venstre museknapp. Det endrer farge til blått. Når du nå klikker Ok og kommer tilbake til Kalender har Mai fått en fridag mer, en arbeidsdag mindre og kvartalet har fått ett mulig dagsverk mindre. Dersom du har gjort en del endringer og det viser seg at det er helt feil, kan du starte på ny frisk ved å klikke på kopiere. Da hentes kalender fra grunnregistret og du kan gjøre dine endringer på nytt.
side 7 Når du klikker på kopiere får du spørsmål på skjermen om du vil hente kun ett år. Om du klikker Nei, får du mulighet til å hente alle år det finnes data for. Klikk Nei om du ikke vil kopiere allikevel. Om du klikker på Ja for å hente ett år, må du angi hvilket år du vil hente. Trykk Enter eller klikk i feltet År, så hentes 2013.
Ansattregisteret side 8 På skillekortet dager og datoer er det angitt feriedager på de ansatte. Vi tar utgangspunkt i begynnelsen av året ved 5 ukers ferie og 5 dagers ferieuke (Innstillinger, Generelt):
side 9 Dersom den ansatte fyller 60 år i løpet av ferieåret, vil det se slik ut: Lønnsartene Du må oppgi på lønnsartene hvilken fraværskode lønnsarten gjelder. De fraværskoder som er benyttet i systemet gir grunnlag for Fraværslistene. Med grunnregistret i HogiaLønn følger det et sett med lønnsarter for registrering av fravær. De aller fleste kan benytte disse, men sjekk at fraværskodene er de du ønsker. Gjør nødvendige endringer! Dersom du vil lage egne lønnsarter eller flere, følger her en oppskrift på de forskjellige typene. Vi ser på lønnsart for egenmelding.
side 10 Velg Enhet D for dager. Du velger så fraværskode. I dette tilfellet velger vi den første, E -Egenmelding(1-3 dgr). Du skal også hake av for dato og antall Ved Lag lønn registres. I Lag lønn angir du datoene (fra-til) for fraværet og systemet regner ut antall arbeidsdager fraværet gjelder for. En forutsetning for å få registrert dato i Lag lønn er i tillegg til å krysse av for dato her, at du under Arkiv, Innstillinger skillekortet Lag lønn har haket av for Registrere dato/fravær.
side 11 Hvordan registrere fravær i HogiaLønn? Registrere fravær i Lag lønn Vilde har levert sykemelding for perioden 17. april 2013 til 22. april 2013. Da 20. april 2012 er en lørdag og 21. april er en søndag, som i bedriften er fridager, utgjør Vilde s fravær i dette tilfellet kun 4 dager. Dette regner systemet selv ut. Omfatning forteller om man har vært 100% arbeidsufør. Dvs. gjelder fraværet 50% sykemelding, oppgi da 50 i omfatningsfeltet. Ved registrering av lønnsarter med fraværskode E -Egenmelding 1-3 dager på et fravær som rekker over mer enn 3 dager, får du advarsel på skjermen. Ved registrering av lønnsarter med fraværskode E - Egenmelding 1-3 dager, sjekkes det hvor mange egenmeldinger den ansatte har levert siste 12 måneder. Er dette 3 eller mer, får du advarsel på skjermen.
side 12 Dersom du forsøker å registrere fravær på en periode som overlapper tidligere registrert fravær, får du beskjed om dette og får registrere dato på nytt. Fraværet lagres i et eget register. Dette registret oppdateres ved Bekreft. Uttak og beregning av feriedager Ved registrering av ferie i Lag lønn, vil du automatisk få regnet ut hvor mange feriedager som benyttes. La oss anta at Vilde tar ferie fra 3. mai til 30. mai. På kalenderen for mai ser vi hva som er fridager i bedriften og hva som er søndager og lovbestemte helge- og høytidsdager. Dersom bedriften regner 6 dagers ferieuke (som Ferieloven), vil Vilde s uttak av feriedager bli 21 dager.
side 13 Hun bruker altså 21 feriedager. Man ferierer nemlig på fridager. Lørdagene er fridager. Fra 3. mai til 30. mai er det 28 dager hvorav 7 helligdager. Derfor blir uttaket av feriedager 21. OBS! For å få beregningen rett er det viktig at lønnsarten har rett fraværskode. Det skal være F for ferie.
side 14 Om firmaet operer med 5 dagers ferieuke, blir antallet uttatte feriedager mindre. Det blir altså 17 dager istedet. Dette fordi 4 lørdager faller bort som feriedager.
side 15 Rapporter Du har mulighet for å ta ut flere rapporter over fravær. Både under Rapporter, skillekortet Ferie og skillekortet Fravær
side 16 samt under Fravær i menylinjens valg Vise. Feriedager Rapporten viser antall feriedager. Hvor mange dager ansatte har totalt, gjenværede, forskudd og sparte. Du velger om du vil ha ut liste for samtlige ansatte, enkelte ansatte eller pr. kategori. Du kan også velge å skrive ut Alle, Ikke aktive, Aktive eller ansatte med sluttet dato.
side 17
side 18 Fraværsliste pr. ansatt Du velger om du vil ha ut liste for samtlige ansatte, eller enkelte ansatte. Du kan også velge å skrive ut for en utvalgskategori. I tillegg kan du velge at kun vil ha de ansatte som har fravær, de som har sluttet og det er også mulig med sideskift mellom hver ansatt. Du oppgir også for hvilket datointervall du vil ha ut listen. Du kan velge å skrive ut for enkelte eller alle fraværskoder og enkelte eller alle lønnsarter.
side 19 Sykefraværet går på arbeidsdager og kalenderdager (arbeidsdager=alle dager unntatt fridager og helligdager). På linjen der Vilde har tatt ferie, ser vi at det blir 17 arbeidsdager, mens antallet feriedager ble 18 (i det siste eksemplet). Dette fordi fridagen 10. mai er fridag, men allikevel feriedag. Dette fordi ferieloven regner virkedager og en virkedag er definert som: Alle dager som ikke er lovbestemte helge- eller høytidsdager. Når vi bestemmer at vi skal ha 5 dagers ferieuke, regner vi bare bort lørdagen. *) Kun oppgitt om ikke 100 % eller 0 Ved registrering av fravær på dato, er det mulig å angi en prosentsats for omfatning. F.eks. at fraværet gjelder en 50 % sykemelding. Dette vil da være markert med at det står 50 til venstre under ansattidentitet.
side 20 Fraværsliste totalt pr. kvartal Listen kan skrives ut for et kvartal av gangen eller flere kvartal om ønskelig. Listen kommer ut fordelt på kvartal, fordelt på menn og kvinner og de forskjellige kodene. Om en ansatt faller inn under mann eller kvinne, bestemmes av fødselsnummeret.
side 21 Feriedager reduserer også mulige dagsverk. Dette fordi ferie er lovbestemt fravær og noe vi vet om på forhånd og kan planlegge etter. Det er altså ikke et mulig dagsverk som ikke har blitt utført p.g.a. uforutsett fravær. Feriedager er derfor ikke spesifisert i statistikken.
side 22 Fraværsliste totalt pr. måned Listen skrives ut for 8 måneder av gangen: Statistikken kommer ut fordelt på måned, fordelt på menn og kvinner og de forskjellige kodene. Om en ansatt faller inn under mann eller kvinne, bestemmes av fødselsnummeret.
Fraværshistorikk i Menyen Vise side 23 Velg fravær under Vise i menylinjen. Du får da muligheten til å se fraværet på en ansatt. Du kan skrive ut fraværet på skriver. Du kan også bla mellom foregående og neste ansatte. Du ser hvilken type fravær det dreier seg om, hvor mange timer fraværet har vart og hvor mange arbeidsdager og kalenderdager. Du ser også hvilken omfatning fraværet har hatt. I dette tilfellet 100%.
side 24 Du kan også se fravær registrert på foregående år. I dette tilfellet 2012.
Registervedlikehold side 25 Ved angre godkjenning, slettes også transaksjoner fra fraværsregistret. I tillegg er det mulig å nullstille fraværstransaksjoner separat. Dette gjøres under registervedlikehold. Når du klikker på knappen Nullstill, får du opp et nytt bilde. Du kan her slette fravær for samtlige ansatte, enkelte ansatte eller for en utvalgskategori. Du bestemmer også for hvilket tidsrom du vil slette og hvilke fraværskoder du vil slette. Du angir fraværskoder med komma mellom om du ønsker å slette flere om gangen.
side 26 Hvis vi bestemmer at for Vilde skal registrert ferie og egenmeldingsfravær slettes, ser vi at det kommer opp beskjed om hva som slettes, og at vi klikker OK etter hvert som det dukker opp. Denne rutinen sletter kun fra fraværsregistret. Lønnsartene vil bli liggende som transaksjoner i historikken. Dersom du sletter feriefravær må du rette opp feriedager til gode i ansattregisteret manuelt.