Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget Medlemmer (varamedlemmer også invitert til møtet: Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe, Universitetet i Oslo (leder) Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund (nestleder) Økonomidirektør Kjell Bernstrøm, Universitetet i Bergen Direktør Ingeborg Harsten, Norges Musikkhøgskole (direktør frem til april 2011) Høgskoledirektør Jacob Kjøde jr., Høgskolen i Volda vara Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen vara Administrerende direktør Baard Wist vara Fra UHRs sekretariat: Sekretær for administrasjonsutvalget Sigrid Tollefsen Kommunikasjonsrådgiver Ann Elin Brattebø Andersen Generalsekretær Ola Stave under sak 16/11 Seniorrådgiver Mona Majgaard under sak 18/11 Andre: Ekspedisjonssjef Per A. Engeseth, Riksrevisjonen under sak 16/11 Avdelingsdirektør Rolf Larsen, avdelingsdirektør Arne Lunde og seniorrådgiver Rolf Petter Søvik, Kunnskapsdepartementet under sak 16/11 Prorektor Trine B. Haugen, Høgskolen i Oslo under sak 20/11. Forfall: Universitetsdirektør Lasse Lønnum, Universitetet i Tromsø, vara Universitetsdirektør Stig Fossum, Universitetet i Nordland Høgskoledirektør Leon Aurdal, Høgskolen i Ålesund vara Referat Møtedato: 10.05.2011 Møtetid: Kl. 10.05.2011 Møtested: UHRs lokaler Saksnr.: 11/6 Saksliste Sak 13/11 Sak 14/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Referat fra forrige møte 1

Sak 15/11 Årsmelding administrasjonsutvalget 2010 status medlemmer i administrasjonsutvalget Sak 16/11 Kl 10.30-11.30 Møte med Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet Sak 17/11 UH-institusjonene og Kunnskapsdepartementet Sak 18/11 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid Sak 19/11 Nasjonale prinsipper for håndtering av rettigheter til immaterielle verdier innspill på forslag fra prosjektgruppe Sak 20/11 Rapport fra arbeidsgruppe: Implementering av helseforskningsloven utfordringer og konsekvenser for universitets- og høyskolesektoren Sak 21/11 Forprosjekt vedrørende felles identifikasjon av studier Sak 22/11 Planer for høstens møter 2011 Sak 23/11 Sak 24/10 Orienteringssaker Eventuelt KD orienterte om Riksrevisjonens kommentarer til KDs forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2010, se sak 16/11 Saksnr. 13/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 14/11 Referat fra forrige møte Referat fra møte 1. februar 2011 er godkjent på sirkulasjon og lagt ut på web på: http://www.uhr.no/rad_og_utvalg/utvalg/administrasjonsutvalget/motereferat Vedtak: Referat fra møte 1. februar 2011 godkjennes formelt Saksnr. 15/11 Årsmelding administrasjonsutvalget 2010 status medlemmer i administrasjonsutvalget Årsmelding UHRs administrasjonsutvalg 2010. 2

Oppsummering av aktivitet i administrasjonsutvalget og underutvalg for 2010 ble lagt fram for utvalget. Vedtak: Årsmelding UHRs administrasjonsutvalg godkjennes og legges ut på UHRs web. Sammensetning 2011: Høgskolen i Bodø er blitt Universitetet i Nordland, tidl. direktør ved NMH sluttet i nåværende stilling i løpet av april og direktør ved HSH slutter i løpet av sommeren 2011. UHRs administrasjonsutvalg ønsker en pragmatisk løsning der nåværende medlemmer av utvalget bes om å delta i utvalget frem til ny sammensetning er på plass og utvalget vil henstille til UHRs sekretariat om å be nåværende representanter møte i utvalget ut året for kontinuite. Utvalget ønsker også at medlemmene som har ansvar i forhold til SAKprosjektet som Administrasjonsutvalget har involvert seg i, fortsetter med dette ansvaret så langt det lar seg gjøre selv om de forlater sin stilling i løpet av 2011. Saksnr. 16/11 Møte med Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet Eksepdisjonssjef Per A. Engeseth fra Riksrevisjonen var invitert til å møte UHRs administrasjonsutvalg. Utvalget har inviterte også Kunnskapsdepartementet til dette møtet for felles dialog. Fra KD møtte avdelingsdirektør Rolf Larsen, avdelingsdirektør Arne Lunde og seniorrådgiver Rolf Petter Søvik. Bakgrunn: 21. mai 2010 inviterte Administrasjonsutvalget Engeseth til å møte utvalget til diskusjon om Riksrevisjonens rolle og utfordringer UH-institusjonene står overfor. Av utfordringer til UHsektoren pekte Riksrevisjonen den gang på muligheten av å tenke samarbeid på økonomi/innkjøp el i spørsmål om å ha noen felles funksjoner for institusjoner som føler at de er i en sårbar situasjon. I tillegg er videreutvikling av personalet på dette området viktig. Målstyring ble også drøftet, samt betydningen av å finne gode og relevante målformuleringer og å ha gode prosesser internt i virksomheten på mål og risiko. I tillegg er det viktigere å rapportere på resultater fremfor aktiviteter. Regnskapsrapporteringen ble også diskutert, samt sektorens oppfatning av Riksrevisjonen og dens rolle i sektoren og at det er ulik oppfatning av dette. Administrasjonsutvalget opplevde møtet som konstruktivt og ønsket å legge opp til årlig dialog med Riksrevisjonen. Tema som ble diskutert på møtet 10. mai 2011 Det er skjedd en god del det siste året. KD har igangsatt en rekke tiltak for å forbedre forvaltning og rapportering fra institusjonene, samt imøtekomme utfordringene mht økt byråkratisering som Handlingsromutvalget pekte på, jfr sak 17/11, der det for flere av tiltakene KD iverksetter refereres til Riksrevisjonen. Per Engeseth møtte UHRs styre 29. april, og hadde da fått følgende stikkord som tema for møtet: 3

Utgangspunktet er Handlingsromgruppens rapport hvor ønsket om avbyråkratisering og forbedring av rapporteringssystem fra institusjonene var en hovedsak. Hvilken rolle spiller Riksrevisjonen her? Riksrevisjonens rolle som bidragsyter til kvalitetsutvikling og forbedring i forvaltning og rapportering fra institusjonene i tillegg til kontrollfunksjon. Hvilken plass skal forvaltningsrevisjonen ha? Utfordringer i balansen mellom helhetsvurdering og detaljeringsnivå og hvilke områder som velges ut for kontroll. Kompetanse på fagområdene i Riksrevisjonen i forhold til UH-sektorens egenart. Eksempel tidsregistrering, forskning. Hva er muligheter og begrensninger i utformingen av Riksrevisjonens veilederrolle, og hvilken utvikling må UH-institusjonene kunne forvente i kommende år? UHRs administrasjonsutvalg ønsket i tillegg til punktene som ble spilt inn i forbindelse med styremøtet også å ta opp følgende punkter: 1. Vedr. Riksrevisjonens brev til KD som sendes i april hvert år. I hvilken grad kan denne informasjonen deles med institusjonene? 2. Riksrevisjonen foretar en brukerevaluering hvert år. Lederne ved UH-instititusjonene rapporterer at de ikke er kjent med denne brukerevalueringen og foreslår at Riksrevisjonen gjennomgår rutinene i forhold til denne evalueringen slik at institusjonslederne også blir inkludert i prosessen. I forkant av møtet hadde Administrasjonsutvalget hatt en dialog med KD. Utvalget var enig i følgende punkter som KD vurderte som aktuelt å ta opp med Riksrevisjonen: 3. Forståelse av vesentlighet Nødvendigheten i at RR, KD og institusjonene har en felles forståelse av vesentlighet slik at tiltak kan settes inn der de har størst effekt. 4. Felles revisjonsgrunnlag for hele sektoren Det oppleves at revisjonsgrunnlaget endres ettersom hvilken revisor som blir satt på den enkelte institusjon. Rollen som revisoren utøver kan også oppfattes å være forskjellig. 5. Tolkning av regelverk der dette ikke er utfyllende KD og sektoren opplever at RR der regelverket ikke er utfyllende i forhold til praksis(for eksempel tidsregistrering), har et ønske om å snevre inn den handlingsfrihet regelverket åpner opp for. 6. Bruk av KDs eller institusjonens egne kartlegginger og analyser mht. kvalitet i forvaltningen. Vi har forståelse for at RR ønsker å ha innsyn i dette materialet, men mener at det bør utvises stor varsomhet med å bruke dette som revisjonsgrunnlag eller at det henvises til denne typen undersøkelser som dokumentasjon på RR egen vurdering. RR må arbeide ut fra egne analyser og funn. Kartlegginger og analyser fra KD og institusjonene må bare brukes i den generelle risikovurderingen. 7. Behov for rådgivning i tillegg til den funksjonen RR utøver 4

Siden RR etter føringer fra kontroll- konstitusjonskomiteen bare i begrenset grad kan yte rådgivningstjenester overfor institusjonene, er det behov for å løse dette på annen måte. I forhold til sin overordnede rolle er det begrenset hvor langt KD bør dekke dette behovet. Etablering av internrevisjonsfunksjoner er et alternativ. 8. Behov for å prioritere innsatsene mht forbedringen av forvaltningen i et flerårig perspektiv Det samlede forvaltningsområdet er stort i den type virksomhet som drives i uhsektoren. Det er en utfordring å prioritere forbedringstiltak slik at man få god effekt. For å få arbeidsro er det viktig at RR og sektoren samarbeider om et mer langsiktig løp i forbedringsarbeidet, som gjør at man kan prioritere område for område. Møtet diskuterte punktene over og var enig i at det vil være konstruktivt om UH-sektoren gjennom Administrasjonsutvalget får informasjon om Riksrevisjonens kommentarer i forhold til sektoren på et så tidlig tidspunkt som mulig, slik at institusjonen får den tiden de kan til å gå inn i områdene og forberede seg. I forhold til budsjettet for 2010 var det ikke avtalt et slikt forberedt møte, så KD hadde en rask gjennomgang av brevet i møtet med Administrasjonsutvalget. Det ble derfor avtalt at KD og UHRs administrasjonsutvalg skal planlegge årlige møter i april/mai for å få denne informasjonen. Vedtak: UHRs administrasjonsutvalg takker Per Engeseth, Riksrevisjonen og Rolf Larsen, Arne Lunde og Rolf Petter Søvik fra Kunnskapsdepartementet for møtet. Administrasjonsutvalget takker også KD for orienteringen om Riksrevisjonens kommentarer til KDs forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2010. UHRs sekretariat legger til rette for at vi får avtalt årlige informasjonsmøter i april /mai slik at sektoren får orientering om Riksrevisjonens kommentarer til UH-sektoren. UHRs administrasjonsutvalg vil deretter kommunisere dette ut til resten av UH-sektoren. I år vil Rune Jørgensen blir løsningen at orientere UHRs medlemsinstitusjoner på UHRs representantskapsmøte 18-19. mai. Saksnr. 17/11 UH-institusjonene og Kunnskapsdepartementet Presentasjon fra Knut Børve, KD om prosjekt God forvaltning som ble holdt på direktørsamling i Bergen 4. april 2011. Orientering fra møte i KDs referansegruppe for mål- og resultatstyring 14. april 2011. Brev fra UHR til KD om mål- og resultatstyring av 15. april 2011. 5

Tilstandsrapport for høyere utdanning 2011 - Kunnskapsdepartementet har lagt frem ny rapport, se http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/aktuelt/nyheter/2011/nytilstandsrapport-om-hoyere-utdanning.html?id=641659 UHRs innspill til arbeidet med tilstandsrapporten ble sendt KD i november 2010. Det vises til tidligere møter og aktivitet der UHRs administrasjonsutvalg (inkludert underutvalgene) har hatt mye kontakt med Kunnskapsdepartementet i 2010 og 2011. Det har vært spesiell fokus på oppfølging av Handlingsromutvalgets rapport som ble lagt frem i februar. Administrasjonsutvalget har vært opptatt av forenkling og avbyråkratisering. Det foregår nå følgende aktiviteter, se for øvrig også KDs presentasjon fra direktørsamlingen i april 2011: Forvaltningsrettede prosjekter 1. God forvaltning. Her ble administrasjonsutvalgets leder og nestleder orientert om dette i møte 9. mars. PwC engasjert til oppdraget. Innretningen på prosjektet ble endret etter møtet 9. mars. Administrasjonsutvalget spilte inn følgende medlemmer til referansegruppe i etterkant: 2. Økonomidirektør Marianne Mancini, UiO 3. Ass. universitetsdirektør Britt-Elin Steinveg, UiT 4. Økonomidirektør Lise Sofie Woie NiH 5. Høgskoledirektør Rune Jørgensen, HSH 6. Ass. universitetsdirektør Seunn Smith-Tønnessen, UiA 7. Adm.sjef Kai Mjøsund, HiBu 8. Økonomisjef Klas Rønning, NHH ble satt inn i referansegruppen etter første møte ettersom NHH er en av institusjonene som blir kartlagt. Intern kontroll. KD har engasjert PwC til oppdraget. Kartlegging sendt til sektoren i februar 2011. Anskaffelser. KD har engasjert PwC til å foreta en innkjøpsscanner/undersøkelse (spørsmål gjennomgått med innkjøpsutvalget) Budsjettering og økonomistyring. Kartlegging av budsjettmodeller og økonomistyring. (Spørsmål gjennomgått av økonomiutvalget i forkant) Mål- og resultatstyringsprosjekter 6

Målprosjektet. Kunnskapsdepartementet startet i august 2010 et arbeid for å tydeliggjøre og forenkle strukturen i seg selv, i tillegg til økt transparens i hva departementet og sektoren ønsker å oppnå med mål- og resultatstyringen. Leder av UHRs administrasjonsutvalg er medlem av referansegruppen sammen med sekretær. Forslag til struktur lagt frem på møte 14. april 2011. Evaluering av rapportering. Difi har fått i oppdrag å evaluere rapportering fra KDs underliggende virksomheter. Brev om dette gikk til berørte institusjoner i februar 2011. Av UH-institusjoner er Høgskolen i Finmark, Høgskolen i Oslo, Norges Handelshøyskole, Universitetet i Staveanger og NTNU valgt ut. Hensikten er å kartlegge omfanget av virksomhetenes totale rapportering og hvordan denne brukes internt i virksomhetene og i KD. Alle disse aktivitetene har ført til at UHR og institusjonene har stilt spørsmål om i hvor stor grad disse aktivitetene var koordinert og også om det var overlappende tiltak. Kommunikasjonen mellom sektoren og KD har vært god i enkelttiltakene, men sett i sammenheng er det stort trykk på rapportering og kartlegging uten at sammenhengen mellom prosjektene har kommet tydelig fram. På direktørsamlingen i Bergen 4. april presenterte ekspedisjonssjef Knut Børve presenterte de ulike prosjektene, og spesielt prosjektet God forvaltning. UHR sendte 15. april et brev til KD der vi ber om et møte med øverste ledelse i departementet med tanke på drøfting av hovedprinsipper for styring og rapportering sett i forhold til institusjonenes autonomi. Orienteringer Gunn-Elin Bjørneboe/Sigrid Tollefsen orienterte fra møtet i referansegruppen for målog resultatstyring. Seunn Smith-Tønnessen/Sigrid Tollefsen orienterte fra møtet i prosjektet God forvaltning. Sigrid Tollefsen orienterte om prosjektene knyttet til innkjøps- og økonomiutvalgene. Tilstandsrapporten 2011. Ann Elin Brattebø Andersen orienterte om rapporten, og hva KD har tatt hensyn til i forhold til UHRs innspill i november 2010. Vedtak: Administrasjonsutvalget takker for oversikten og orienteringene. Utvalget ønsker en tidsplan fra KD med avklaringer i forhold til oppfølging av målstyringsprosjektet og ber om at dette tas med i UHRs møte med KD. Utvalget foretar seg ikke ikke noe mer nå før UHRs ledelse har hatt det varslede møte med KD. Eventuell oppfølging vil bli spilt inn til utvalget fra UHRs sekretariat. 7

Saksnr. 18/11 SAK-midler. Ledelsesutvikling og økonomisamarbeid. Oppfølging Rapportering på SAK-midler for 2010 fra UHR til KD av 4.03.11. 1,5 millioner til SAK ledelse for 2011, se: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/aktuelt/nyheter/2011/22-millioner-til-samarbeidmellom-hoysko.html?id=633810 For dokumenter under de enkelte tiltakene, vises det til redegjørelsen for hvert tiltak Bakgrunn Det vises til behandling på møtet 1. februar der status for tiltakene ble presentert. UHR sendte også i mars rapportering til KD på status. Til dette møtet ble nyeste status lagt frem. KD har bevilget ytterligere 1,5 millioner til SAK-ledelsesutvikling for 2011. Administrasjonsutvalget tok stilling til hvordan disse skal fordeles på tiltakene som utvalget har valgt å sette i gang. Administrasjonsutvalget imøteser også en diskusjon og innspill fra UHR i forhold til hvordan tiltakene for hhv forskning og utdanning forankres i UHRs tilsvarende utvalg og administrasjonsutvalgets rolle i lederutviklingstiltakene UHR er involvert i. Nedenfor følger en oversikt over tiltakene som er besluttet igangsatt, deretter følger en kort status for tiltakene med kommentarer der det er fremdrift fra rapporteringen 4. mars. Oversikt over tiltakene: Ledelsesutvikling 1. Forskningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden) a. Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker b. Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene c. Engelskspråklig forskningslederprogram 2. Utdanningsledelse. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Ingeborg Harsten. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Seunn Smith- Tønnessen 4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe 5. Eksterntfinansierte forskningsprosjekter. Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Lasse Lønnum 8

Økonomisamarbeid Økonomiutvalget fikk ansvar for prosjektet innen økonomisamarbeid. Kjell Bernstrøm, leder arbeidet og rapporterer til Administrasjonsutvalget. Status og orienteringer generelt Status økonomi Midlene for 2010 Av midlene på til lederutvikling 2,5 millioner som ble bevilget for 2010 gjenstår ca 550 000. Midler for 2011 Det er bevilget ytterligere 1,5 millioner til SAK-ledelse. Det er også avklart at det går en egen søknad til KD i forhold til midler på SAK-innkjøp slik at det tiltaket ikke skal få tildelt midler av disse nye 1,5 millioner. Det vises for øvrig til videre informasjon under SAK økonomisamarbeid. Det forelå pt forslag til videre fremdrift på 3 av tiltakene på kr 1 117 000 av de bevilgede midlene (Utdanningsledelse, Klima/arbeidsmiljø og eksternfinansierte forskningsprosjekter). Administrasjonsutvalget tar stilling til videre bruk av midlene etter hvert som tiltakene på utdanningsledelse og forskningsledelse for høgskolesektoren utvikler seg. UHR må også sannsynligvis bruke noen av midlene til å frikjøpe prosjektsektær-arbeid, men vil komme tilbake til administrasjonsutvalget med overslag til budsjett for dette. Det vises til oppsummerende budsjett på slutten av saksfremlegget. Likestilling: KIF-komiteen fremmet likestillingsperspektivet til forrige møte i administrasjonsutvalget. UHR har svart at det vil bli tatt hensyn til inn i de enkelte tiltak og ber om at de ansvarlige fra administrasjonsutvalget følger opp dette inn mot områdene der de har spesielt ansvar. KIFkomiteens leder Gerd Bjørhovde og Administrasjonsutvalgets leder Gunn-Elin Bjørneboe møttes den 21. februar for å diskutere inkorporering og ivaretakelse av likestilling i tiltakene. På møtet var det enighet om at integrering av likestilingsperspektivet i tiltakene er viktig, og at det må behandles spesielt under hvert tiltak. Det var også enighet om å legge opp til et møte mellom Kif, NFR og UHR med tanke på mulig konkretisering av samarbeid også med NFR, samt konkretisering av hvordan integrering av likestilingsperspektivet kan ivaretas i lederutviklingstiltakene i UHR. Et slikt møte planlegges i slutten av august. Nettsider om SAK-tiltakene Kommunikasjonsrådgiver Ann-Elin Brattebø Andersen, UHR, orienterer og legger frem en første skisse til hvordan nettsider fra UHR på SAK er tenkt. Status og orienteringer i forhold til vedtatte tiltak, samt forslag til videre fremdrift utover tildelte midler fra 2010-bevilgningen: Økonomisamarbeid: Det er vedtatt å be Økonomiutvalget og innkjøpsutvalget håndtere et pilotprosjekt for innkjøp, der Universitetet i Bergen og NTNU utvikler en nettverksmodell som støtte for øvrige institusjoner i regionen. Kjell Bernstrøm orienterer. 9

Prosjektskisse og budsjett i form av presentasjon, vedlagt. 1. Forskningsledelse Ansvarlig fra administrasjonsutvalget: Gunn-Elin Bjørneboe (universitet) og Rune Jørgensen (høgskolesiden). Dette tiltaket er tredelt: a) Utvidet forskningslederprogram. Dekning av kostnader for høgskoledeltaker som er prorektor FoU ved Høgskolen i Oslo. I tillegg deltar 5 eksterne deltakere, 1 fra HiO og 4 fra UiB. Programmet er i gang og slutter i mai 2011. Dette tiltaket avsluttes nå i mai. b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene. Det planlegges et møte mellom høgskoledeltakeren på UiOs program, Rune Jørgensen, en ekstern representant og UHRs team i slutten av mai/begynnelsen av juni. Etter dette vil det bli utarbeidet en skisse for fremdrift for dette tiltaket. Rune Jørgensen/Sigrid Tollefsen redegjør/informerer ytterligere. c) Engelskspråklig forskningslederprogram Det vises til tidligere sakspapirer og rapportering til KD i forhold til planer for tiltaket. UHRs team møtte UiOs ansvarlige for forskningslederprogrammet 2. mai for diskusjon om fremdrift i prosjektet. Prosjektplan vil bli justert i henhold til nye datoer for fremdrift, samt noen endringer mht innhold. UiOs team for forskningslederprogrammene er faglig ansvarlig for dette tiltaket. Invitasjon til pilotprogrammet vil gå ut før sommerferien og inkludere en behovskartlegging. Det planlegges først en workshop med representanter fra deltakergruppene tidlig høst 2011, deretter et opplegg på to samlingen à 3 dager, en høst 2011 og en vår 2012. Ytterligere informasjon legges frem på neste møte/ettersendes. 2. Utdanningsledelse. Redegjørelse fra prosjektet vedlagt, inkludert plan for workshop og konferanse. Mona Majgaard/Ingeborg Harsten redegjorde i møtet.det skal som trinn 1 gjennomføres en workshop i henhold til søknaden for tiltaket. Dette for å diskutere relevant begrepsapparat, men også gå noe mer i dybden. Kompetansegruppen som er etablert har også planlagt en oppfølging i form av en konferanse der erfaringene fra workshopen tas videre (trinn 2). Det var meldt inn forslag om at det skulle settes av kr 370 000 av SAK-midlene for 2011 til gjennomføring av trinn 2. 3. Utvikle UHRs lederutvikling-dekanskolen. Mona Majgaard/Seunn Smith-Tønnessen redegjorde i møtet. Det vises til behandling på forrige møte, der det ble vedtatt å bruke midler på samling av referansegruppen for dekanskolen våren 2011, samt arbeide for utvikling av rektornettverket. Det arbeides med saken i henhold til vedtaket fra februar. Det foreligger pt ikke planer om å søke midler av 2011-tildelingen. 10

4. Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Det vises til behandling på forrige møte. Program og deltakerliste for seminar 11. mars på Gardermoen. Oppsummering av seminaret vil bli lagt på UHRs SAK-nettsider sammen med utredningen av hvilke undersøkelser som er i bruk i sektoren Skisse for videreføring av prosjekt, inkludert formalisering av kompetansegruppe og etablering av referansegruppe. Det planlagte seminaret 11. mars er avholdt. Det foreligger planer om videreføring av dette tiltaket for innhenting av mer kunnskap. Det ble også foreslått at den kompetansegruppen som har fungert som koordinator til nå, formaliseres og rapporterer til Administrasjonsutvalget når det gjelder bruk av SAK-midler, og at gruppen får i oppdrag å arbeide videre med problemstillingene. Det ble lagt frem en plan for organisering og fremdrift. Det forelå forslag om at det settes av kr 440 000 kr fra 2011-tildelingen til videre satsing på dette prosjektet. 5. Eksternfinansierte forskningsprosjekter. Referat fra første ide/planleggingsmøte 17. februar. Malen for kartlegging av kompetansebehov, inkludert oppsummering av besvarelser som grunnlag for budsjett Budsjett for bruk av midler 2010, samt forslag til tiltak for bruk av midler 2011. Det ble gjennomført et første ide/planleggingsmøte med en til to representanter fra alle 17. februar. Plan og budsjett for bruk av midler for 2010 ble lagt frem sammen med forslag for om videre tiltak for kr. 307 000 av 2011-midlene. Oppsummering budsjett 2010. Foreslåtte tiltak for 2011 Tiltak 1 Forskningsledelse. - Utvidet forskningslederprogram - Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene 2010 2011 Anslag kr av totalt 2.500 000 200.000 400.000 Anslag kr av totalt 1.500.000* - Engelskspråklig forskningslederprogram 500.000 11

2 Ùtdanningsledelse 200.000 370.000 3 Prosjekt for forankring av UHRs 100.000 lederutviklingsprogram dekanskolen for å sørge for permanent rullering 4 Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UHsektoren 200.000 440.000 5 Eksterntfinansierte forskningsprosjekter 300.000 307.000 Administrasjon UHR 50.000 xxxxxxx Foreløpig disponert 1.950.000 1.117.000 Gjenstående beløp Totalt 550.000 383.000 *forutsatt at administrasjonsutvalget setter av midler i henhold til søknader fra tiltakene Vedtak: Forankring: De enkelte deltiltakene er enkeltkomponenter. Administrasjonsutvalget mener at oppfølging og forankring er viktig og ønsker å diskutere hvordan UHR og sektoren kan få dette til på en god måte. Utvalget ønsker at dette følges opp på neste utvalgsmøte. Sekretariatet inviterer til møte i slutten av august mellom Kif, NFR og UHR med tanke på mulig konkretisering av samarbeid også med NFR, samt konkretisering av hvordan integrering av likestilingsperspektivet kan ivaretas i lederutviklingstiltakene i UHR. Økonomisamarbeid: UHR sender inn forslag til pilotprosjekt for innkjøp, der Universitetet i Bergen og NTNU utvikler en nettverksmodell som støtte for øvrige institusjoner i regionen. Prosjektet sorterer under UHRs Økonomiutvalg/Innkjøpsutvalg. Administrasjonsutvalget ønsker at det også beskrives hvordan pilotprosjektet vil kunne ha overføringsverdi til resten av UHsektoren. Forskningsledelse a) Utvidet forskningslederprogram: Dekning av kostnader for høgskoledeltaker som er prorektor FoU ved Høgskolen i Oslo. I tillegg deltar 5 eksterne deltakere, 1 fra HiO og 4 fra UiB. Programmet er i gang og slutter i mai 2011. Administrasjonsutvalget ber om at UiO fakturerer UHR for utgiftene knyttet til dette programmet. Tiltaket er da avsluttet. b) Utvikling av forskningslederprogram for høgskolene og c) Engelskspråklig forskningslederprogram: Administrasjonsutvalget ser frem til rapportering om status og fremdrift på neste utvalgsmøte. Utdanningsledelse. Administrasjonsutvalget er tilfreds med utviklingen i tiltaket. Utvalget setter av kr 370 000 av SAK-midlene for 2011 til gjennomføring av trinn 2 i tråd med fremlagte planer. 12

Klima/arbeidsmiljøundersøkelse i UH-sektoren. Administrasjonsutvalget er tilfreds med utviklingen i tiltaket. Utvalget støtter at kompetansegruppen formaliseres og rapporterer til Administrasjonsutvalget. Utvalget setter av kr 440 000 av SAK-midlene for 2011 til til videre satsing på dette prosjektet i tråd med de fremlagte planene. Eksternfinansierte forskningsprosjekter. Administrasjonsutvalget er tilfreds med utviklingen. Utvalget setter av kr. 307 000 til videre satsing på disse tiltakene av 2011-midlene. Saksnr. 19/11 Nasjonale prinsipper for håndtering av rettigheter til immaterielle verdier innspill på forslag fra prosjektgruppe Brev fra Kunnskapsdepartementet av 15. april 2011. Rapport Navigering mellom barken og veden. En interdepartemental prosjektgruppe har vurdert om det er behov for nasjonale prinsipper for håndtering av rettigheter til immaterielle verdier. Prosjektgruppen har bestått av representanter fra Kunnskapsdepartementet (KD), Nærings- og handelsdepartementet (NHD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Den 2. november 2010 inviterte Kunnskapsdepartementet noen av UH-institusjonene til et møte for å diskutere problemstillingene prosjektgruppen arbeidet med. Sigrid Tollefsen deltok fra UHR på dette møtet sammen med representanter fra UiB, NTNU, UMB og UiO. På møtet i november kom det frem at det ikke er enighet internt i UH-sektoren om felles prinsipper. Prosjektsgruppens dialog med eksterne aktører har vist at det er interessemotsetninger mellom aktører fra ulike sektorer og ulikt syn på problemstillinger knyttet til immaterielle rettigheter også innenfor samme sektor. Prosjektgruppen har likevel vurdert at de positive virkningene av å ha nasjonale prinsipper for håndtering av immaterielle verdier er større enn de negative. Som ledd i departementets videre vurdering, er rapporten sendt ut for innspill til berørte instanser, deriblant UHR. Frist for å gi innspill er 19.06.2011. Vedtak: Når det ikke er en samlet posisjon som er lett å identifisere og trekke frem fra UHsektoren, kan det bli vanskelig å få utarbeidet et samlet innspill fra UHR. UHR har heller 13

ikke vært driver i denne saken, og administrasjonsutvalget vurderer det som fornuftlig at UHR ikke sender innspill til denne rapporten, men viser til institusjonenes egne innspill. Saksnr. 20/11 Rapport fra arbeidsgruppe: Implementering av helseforskningsloven-utfordringer og konsekvenser for UHsektoren Oversendelsesbrev fra arbeidsgruppen til UHR av 4. mai 2011. Rapport fra arbeidsgruppen, endelig godkjent av arbeidsgruppen i møte 3. mai Prorektor Trine B. Haugen, Høgskolen i Oslo orienterte Bakgrunn UHRs forskningsutvalg og administrasjonsutvalg opprettet i mai 2009 en arbeidsgruppe som skulle gjennomgå mønsteravtalen mellom UHR og NSD med hensyn til hvilke tjenester institusjonene har behov for å få dekket i lys av den nye helseforskningsloven og hvordan tjenesten effektivt kan organiseres (Haugen 1- gruppen). Konklusjonen fra Haugen 1-gruppen var at det var behov for videre utredning for gjennomgang av prosedyrer og for å etablere gode rutiner for internkontroll fordi den nye helseforskningsloven stiller krav til etablering av organisatorisk rammeverk hos institusjonen som forskningsansvarlig. UHRs forskningsutvalg og administrasjonsutvalg opprettet derfor i mars 2010 en arbeidsgruppe for gjennomgang av prosedyrer og for å etablere gode rutiner for internkontroll fordi den nye helseforskningsloven stiller krav til etablering av organisatorisk rammeverk hos institusjonen som forskningsansvarlig. Arbeidet ble arbeidet sluttført 3.mai 2011. Arbeidsgruppens anbefaler i sitt oversendelsesbrev at Administrasjonsutvalget får utarbeidet utkast til en ny mønsteravtale med NSD som kan dekke institusjonenes nye behov der medisinske og helsefaglige forskningsprosjekter ikke er inkludert, men der NSD brukes som personvernombud. Kostnadene må også gjennomgåes på nytt. Arbeidsgruppen anbefaler også Forskningsutvalget å følge opp saken gjennom å arrangere et seminar for deling av erfaringer i løpet av 2012. Utkast til rapport fra arbeidsgruppen har vært behandlet i Forskningsutvalget (FU) 15. februar, og deres kommentarer er nå innarbeidet i rapporten. Rapporten har også vært til uttalelse fra hhv REK, NSD, NEM og noen institusjoner. Siste instans for behandling var UHRs administrasjonsutvalg. 14

Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget takker arbeidsgruppen for godt arbeid og mener at rapporten dekker oppdraget i mandatet og har foretatt de nødvendige avklaringene i forhold til hva som er institusjonens ansvar etter helseforskningsloven. Revisjon av eksisterende mønsteravtale med NSD for bruk av NSD som personvern er ikke utredet av arbeidsgruppen. Administrasjonsutvalget mener at dette er en egen gjennomgang som trinn 2 med tanke på hva som eventuelt må revideres nå når arbeidsgruppen har klargjort ansvar og roller. I tillegg må kostnadene for bruk av NSD som personvernombud for forskning som ikke omfattes av helseforskningsloven gjennomgås på nytt. Utvalget vil setter ned en liten ad hoc-gruppe med juridisk og økonomisk kompetanse som foretar denne gjennomgangen og som legger frem forslag til eventuelle revisjoner av mønsteravtalen mellom institusjonene og NSD og foreslår prismodell. Forslag til løsninger bør være klart innen 15. oktober. Administrasjonsutvalget vil også henstille UHRs forskningsutvalg om å følge opp arbeidsgruppens anbefaling om å arrangere et seminar for deling av erfaringer i løpet av 2012. Saksnr. 21/11 Forprosjekt vedrørende felles identifikasjon av studier Rapport av 22. desember 2011 Forstudium studiedata UHRs høringssvar av 18. januar 2011 Oppsummering av høringssvarene 30. mars 2011 Brev fra Senter for IKT i utdanningen av 14. april 2011 Forslag til mandat prosjekt og referansegruppe UHR ble kontaktet av Senter for IKT i utdanningen 2010 i mai/juni forbindelse med utredning av muligheten for et slikt prosjekt for felles identifikasjon av studier. UHR ga da uttrykk for at vi ikke hadde samlet kompetanse i sekretariatet til å kunne svare på spørsmålene som ble stilt, og viste til FS, SO, DBH og andre sektorovergripende systemer. I slutten av desember 2010 forelå en rapport som resultat av forstudien, og UHR ble invitert til å avgi høringssvar med svært kort svarfrist. UHR svarte da at dette er en komplisert sak som potensielt vil berøre flere av sektorens store informasjonssystemer. UHRs viktigste innvending var at vi savnet en grundig analyse som grunnlag for igangsetting av saken, i tillegg til at det ble etterlyst en vurdering i forhold til hvorfor ikke dagens systemer kan brukes som gnmnlag for videre utvikling. UHR anbefalte også at det ble brukt mer tid til å belyse dette før man gikk videre. I brev fra Senter for IKT i utdanningen 14. april ble det opplyst at Kunnskapsdepartementet har gitt klarsignal for iverksetting av forprosjektet og UHR ble bedt om å oppnevne medlemmer i en referansegruppe innen 5. mai. DBH, FS og SO var også kontaktet. Administrasjonsutvalget mener at denne saken må ses i sammenheng med arbeidet om strategi og styring av felles administrative systemer og arkitektur-diskusjonen, og også at det må klargjøres fra KDs side hvordan prosjektet er klarert inn mot dette. 15

Vedtak: Administrasjonsutvalget ser ikke hensikten med prosjektet slik det er skissert, og ønsker ikke at UHR oppnevner medlemmer i en referansegruppe. Utvalget mener at dette er en sak som UH-sektoren eier og bør styre selv. Administrasjonsutvalget vil oppfordre Kunnskapsdepartementet og Senter for IKT i utdanningen til å diskutere innretning på prosjektet og eventuelt komme tilbake med ny henvendelse på et senere tidspunkt. Saksnr. 22/11 Planer for høstens møter 2011 Det er lagt følgende møtedatoer for høstens møter: 11.oktober kl. 10.00-15.00 07.oktober kl 10.00-15.00 Vedtak: Utvalget ønsker å se på problemstillinger knyttet til bierverv på første høstmøte, jfr Dok 1 for 2010-2011 der Riksrevisjonen mener det er en risiko for at rolle- og habilitetskonflikt ikke blir avdekket på grunn av manglende rutiner for å sikre åpenhet rundt bierverv. Administrasjonsutvalget inviterer også lederne av underutvalgene til første møte til høsten for en drøfting av hva som fungerer og hva som kan forbedres. Saksnr. 23/11 Orienteringssaker UHRs strategi. http://www.uhr.no/ressurser/uhrs_vedtekter_og_strategi/uhrs_strategi_2011-2014 Mobilitet for faglig og ikke-akademisk ansatte. UHR er blitt kontaktet av SIU vedrørende et oppdrag SIU har fått fra KD om oppfølging av tiltak i St.meld nr. 14 (2008-2009) Internasjonalisering av utdanning. Dette dreier seg om to prosjekter det ene om mobilitet for faglige og ikke-akademisk ansatte, og det andre om nettverkssamarbeid hvor det blant annet tenkes å arrangere et seminar for å sette nettverkssamarbeid på dagsorden. UHR vil være i dialog med SIU om disse prosjektene og bistå blant annet med å foreslå representanter til referansegruppen. Modell for beregning av indirekte kostnader Det vises til forrige møte der administrasjonsutvalget besluttet å etablere en arbeidsgruppe for en nasjonal modell. Gruppen vil bli ledet av seniorrådgiver Per Heitmann fra UiO, som også ledet også den første arbeidsgruppen. Mandatet for den nye arbeidsgruppen følger vedlagt. Gruppen har følgende sammensetning; Seniorrådgiver Per Heitmann, UiO Økonomidirektør Kai-Robert Jakobsen, HiG 16

Økonomidirektør Lise Sofie Woie, NiH Seniorkonsulent Andreas Slettebak Wangen, NTNU Rådgiver Harry Aas, UiA Leder av arbeidsgruppen vil sammen med UHR sørge for at Kunnskapsdepartementet og Forskningsrådet holder informert om arbeidet. Det er forutsatt at arbeidene som er forankret i hhv Forskningsrådet og UHR blir koordinert der det er relevant. Arbeidsgruppen vil arbeide mot en nasjonal enighet i UH-sektoren om beregningen av indirekte kostnader i forskningsprosjekter uavhengig av hvem som finansierer prosjektene. Arbeidet skal bygge på resultatene fra tidligere arbeider. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 5. april. Arbeidet tar sikte på å bli enige om prinsipper innen utløpet av august samt en regnearkmodell innen 2011. Det gir UHRs administrasjonsutvalg mulighet til å fatte beslutning tidlig høst om å sende prinsippene i modellen ut på høring i UH-sektoren med sikte på endelig vedtak i UHRs styre ved årsskiftet 2011/2012. Institusjoner som ønsker det, kan da ta modellen i bruk allerede fra 1/1/2012, mens alle institusjoner gjør det fra 1/1/2013 (senest). Kopinor Kopinor har vedtatt å utvikle et transaksjonsbasert system for klarering og leveranse av digitale kompendier (definert kursmateriale som pensum, anbefalt lærestoff mv.) Systemet planlegges å forestå klarering av rettigheter, sammenstilling av elektroniske kompendier, samt leveranse og distribusjon av disse til UH-sektoren. UHR har ingen rolle i utviklingen av systemet, men har på vegne av sektoren forpliktet seg til å bidra med medlemmer til en referansegruppe for løsningen og å bidra til å finne pilotinstitusjoner til test av systemet. UHR arrangerte et seminar 16. februar for å sette fokus på saken og orientere institusjonene. Kopinor sitt forslag: http://www.kopinor.no/brukere/utdanning/universiteterhogskoler/digitale-kompendier Studentene har kommet med flere utspill etter møtet i februar: http://universitas.no/kultur/55839/tvinges-til-a-kjope-e-pensum http://universitas.no/nyhet/56137/-et-sugeror-i-studentenes-lommeboker http://www.lo.no/s/utdanning/hoyere-utdanning/lo-stotter-protest-mot-tvunget-kjopav-e-pensum/ UHR planlegger å gå ut med skriftlig informasjon til medlemsinstitusjonene før sommeren. Strategi og styring av felles administrative systemer Det vises til forrige møte i utvalget. UHR hadde ventet at KD skulle ha fått vurdert innspillet fra UNINETT og kommet tilbake til UHR slik at vi i ad hoc-gruppen hadde kunnet forberede en sak til dette møtet. Vi har ikke noe å vurdere pt., men håper på avklaring før sommeren. 17

Arbeidsgruppe for håndtering av aktivitets- og redegjørelsesplikten om likestillinghenvendelse fra KD. Det vises til behandling på forrige møte. Sammensetning av arbeidsgruppen er trolig klar i løpet av mai. Sigrid Tollefsen orienterer. Arbeidsgruppe vedr. spørsmål omkring ansvar, forsikring og erstatningsordninger innen universitets og høgskolesektoren Det vises til behandling på forrige møte. Sammensetning av arbeidsgruppen er trolig klar i løpet av mai. Sigrid Tollefsen orienterer. Vedtak: Til saken om strategi og styring av felles administrative systemer: Administrasjonsutvalget arrangerer et møte før sommeren, det er nødvendig å få en avklaring. Seunn Smith-Tønnessen oppnevnes som leder av utvalgets ad hocarbeidsgruppe som bes fortsette inntil avklaring fra KD foreligger. Øvrige saker tas til orientering. Saksnr. 24/11 Eventuelt KD orienterte om Riksrevisjonens kommentarer til KDs forvaltning og gjennomføring av budsjettet for 2010, se sak 16/11 18