Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: 24.06.2009 Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 34/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 35/09 Interpellasjoner og spørsmål PS 36/09 Regnskap og årsmelding 2008 (Ta med tidligere utsendte vedlegg) PS 37/09 Tertialrapport 30.04.2009 (Ta med tidligere utsendte vedlegg) PS 38/09 Utbygging og drift av ny kapasitet i sykehjem PS 39/09 Kommunal oppreisningsordning for personer under barnevernets omsorg PS 40/09 Sluttbehandling nr 2 av reguleringsplan for Østerhaug, Kirkeøy. PS 41/09 Behandling av søknad om konsesjon for erverv av eiendommen gnr 42 bnr 99, Dypedal på Spjærøy til fritidsformål PS 42/09 Invitasjon til å delta i forsøk med stemmerett for undom som fyller 16 eller 17 år i valgåret 2011 PS 43/09 Østfold interkommunale arkivselskap - endring av selskapsavtale PS 44/09 Meldinger og informasjon RS 2/09 Orientering om Utgårdskilen regionale fiskerihavn Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Enkel servering fra kl 16.30. Kommuneplanen kommer til behandling i ekstraordinært kommunestyremøte onsdag 1 juli 2009 kl. 17.00. Møteinnkalling side 1 av 37
PS 34/09 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 37
PS 35/09 Interpellasjoner og spørsmål 1. Interpellasjon fra Hvaler Venstre v/pål E. Bugge Møteinnkalling side 3 av 37
Saksnr 2009/749 - Regnskap og årsmelding 2008 Arkivkode 216 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 02.06.2009 11/09 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009 11/09 Utvalget for miljø og teknikk 18.06.2009 61/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009 23/09 Arbeidsmiljøutvalget 10.06.2009 9/09 Administrasjonsutvalget 10.06.2009 13/09 Formannskapet 10.06.2009 28/09 Kommunestyret 24.06.2009 36/09 Regnskap og årsmelding 2008 Sammendrag Driftsregnskapet for Hvaler kommune ble gjort opp med et resultat på 0,- kroner etter pliktige strykninger og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på 717.950,19 kroner. Brutto driftsresultat ble negativt med 5,2 mill kroner, mens netto driftsresultat ble negativt med 2,6 mill kroner. Saksopplysninger Vedlagt følger regnskap og rådmannens årsmelding og revisjonsberetning for 2008. Regnskapet med noter gir detaljert oversikt over de regnskapstekniske forholdene, mens årsrapporten gir tilbakemelding på hovedresultater for økonomi og tjenesteproduksjon. Østfold komunerevisjon IKS har i skriv av 27.04.2009 lagt fram revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2008 og de mener følgende: Årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. Desember 2008 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapskikk i Norge. De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Uten at det har betydning for overstående vil vi presisere at kommunen har gjennomført lavere gjeldsnedbetaling enn pliktig minimumsavdrag. I driftsregnskapet er det foretatt en rettelse for dette slik at driftsresultatet blir riktig. Motposten er foretatt på en slik måte at balansen viser kr 2.430.200,- for mye i gjeld og kapitalkonto får tilsvarende feil. Kontrollutvalget har i møte 5. Mai 2009 behandlet regnskapet for 2008 og avgitt følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2008 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding og revisjonsberetningen for 2008. Årsregnskapet er ikke avlagt etter gjeldende tidsfrist og revisjonsberetningen er på grunn av dette avlagt etter gjeldende tidsfrist. Årsmelding er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter. Møteinnkalling side 4 av 37
Revisor har avlagt revisjonsberetning med en presisering om at det er gjennomført lavere gjeldsnedbetaling enn pliktig minimumsavdrag. Revisor presiserer at riktig kostnad er rettet i det fremlagte driftsregnskapet. Motposten for rettelsen medfører at balansen viser kr. 2.430.200,- i for mye gjeld og kapitalkontoen får tilsvarende feil. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2008/09. Kommunens driftsregnskap 2008 viser et netto negativt driftsresultat på 2.645.088,- (merforbruk) og er avsluttet med et regnskapsmessig resultat på kr. 0,-. Kontrollutvalget vil uttrykke stor bekymring for at kommunens netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntekter er negativt (- 1,2%). Fylkesmannen har anbefalt et nivå på minimum (+ 3%) for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2008 og slutter seg til revisors beretning av 27. april 2009. Skattedirektoratet stiller ikke lenger krav til formell behandling av skatteregnskapet i kommunestyre/kontrollutvalg, men anser det som naturlig at dette oversendes til de respektive parter. Årsrapport for 2008 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad og Hvaler kommune ligger vedlagt og viser bl.a. at kommunens andel av skatteinntektene viser en mindreinntekt på nesten 1,4 mill kroner i forhold til budsjett for 2007. Vedlegg Regnskap 2008 Årsmelding 2008 Vedlegg 1 til årsmelding 2008 Årsrapport 2008 for skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune Uttalelse fra kontrollutvalget i møte den 05.05.2009 Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 48 om Årsregnskap og årsberetningen. Forskrift om årsregnskap og årsberetning med tilhørende noter. Kommunal regnskapsskikk og foreløpige regnskapsstandarder. Vurdering Året 2008 har vært preget av de samme hovedutfordringene som 2007. Det vil primært si utfordringen med å unngå regnskapsmessig underskudd. Vi lyktes heldigvis med det. For kommunekassen samlet sett har vi ikke kommet nærmere å innfri de målsettingene som ble fastsatt i forbindelse med AGENDArapportene høsten 2007 (10 mill kroner forbedret driftsresultat på årsbasis, sammenlignet med regnskap 2006). Vi har heller ikke kommet nærmere å kunne finansiere det behovet som finnes for økte driftsutgifter og nye investeringer til plasser i sykehjem og tiltak for funksjonshemmede (om lag 20 mill kroner som årsvirkning). Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et resultat på kr. 0,- og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på kr. 717.950,19 etter pliktige strykninger. Av en planlagt avsetning til disposisjonsfondet på 2,4 mill kroner er avsetningen blitt strøket med litt over 2,1 mill kroner for at driftsregnskapet skal balansere med et null resultat. Selv om driftsregnskapet viser et resultat i null så viser to sentrale nøkkeltall fortsatt negative driftsresultat. Brutto driftsresultat er i regnskapet for 2008 negativt med 5,2 mill kroner, mens netto driftsresultat viser et negativt tall på 2,6 mill kroner. Det er bekymringsfullt at vi fortsatt reduserer handlefriheten vår. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Mens selve driftsresultatet er netto driftsresultat korrigert for interne finanstransaksjoner, som bruk og avsetninger til fond, bruk eller dekning av tidligere års mer/mindreforbruk og ev overføring til investeringsregnskapet. Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Møteinnkalling side 5 av 37
Ekstra avdragsbelastning for å oppfylle minimumskrav med 2,4 mill kroner Mindreinntekt på skatt med 1,3 mill kroner. Merinntekt på rammetilskudd på 2,3 mill kroner. Positive premieavvik på pensjonsordningen. Merinntekt på renteinntekter med ca 1,5 mill kroner. Mindreinntekt på momskompensasjonsordningen på 2,7 mill kroner. Merforbruk hos seksjonene med ca 2,3 mill kroner. Merutgift på renteutgiftene med ca 1,5 mill kroner. I 2008 har vi øket fokus på økonomistyringen i den enkelte virksomhet, og på fungeringen til den enkelte virksomhetsleder og seksjonssjef i den forbindelse. Dette vil bli forsterket i tiden som kommer, herunder også som del av prosjekt endringsledelse. Ett viktig virkemiddel i denne sammenheng er rutinene og reglene knyttet til videreføring av over- og underskudd på virksomhets- og seksjonsnivå. Disse går som kjent ut på at virksomheter/seksjoner må dekke egne underskudd innen egne rammer, samtidig som de kan videreføre overskudd til bruk senere år. Alle erfaringer tyder på at et slikt system gir bedre økonomistyring og ressursutnyttelse på alle nivåer. Ledere blir stillet til ansvar på en mer direkte måte, samtidig som lederne også får større frihet til å planlegge i et lenger perspektiv enn ett budsjettår. Konsekvensen av kommunens økonomiske situasjon, og det fokuset som vi har hatt i 2007 og 2008, er redusert tjenesteyting, både i mengde og kvalitet på mange tjenesteområder. Vi har økende usikkerhet om tjenesteytingen holder de krav som overordnede myndigheter har satt til lovpålagte tjenester. Dette gjelder direkte tjenesteyting til brukere, men kanskje særlig oppgaver i forbindelse med beredskap, HMS (helse, miljø og sikkerhet), internkontroll og forebyggende arbeid. Rådmannen har i rapporter, budsjett og økonomiplan vært tydelig på at kommunens økonomiske situasjon innebærer at alle må være inneforstått med at vi vil få flere avvik fra interne standarder og som følge av eksterne tilsyn. I tillegg må vi regne med at det i større grad enn tidligere vil bli fremsatt klager fra søkere/mottagere av tjenester, som også blir gitt medhold. Dette siste gjelder spesielt i forhold til opplæringsloven, lov om sosiale tjenester og kommunehelseloven. På den annen side har vi i 2008 også kunnet levere flere og bedre enkelttjenester på mange områder. Dette gjelder blant annet innen kultur, barnehage og skole, men også innen pleie- og omsorg. Flere av disse forbedringene har utgangspunkt i ny bygningsmasse, særlig i barnehagene, bedre bruk av datateknologi (ungdomsskolen), og samarbeid med Fredrikstad kommune. Eksemplene på positiv tjenesteutvikling henger ofte sammen med godt utviklings- og forbedringsarbeid som drives kvalifisert og entusiastisk i den enkelte virksomhet og i samarbeid med andre virksomheter i og utenfor kommunen. Det finnes flere eksempler omtalt i årsmeldingen, innen barnehage, skole, og pleie- og omsorg. Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak 1. Årsmelding for 2008 tas til etterretning. 2. Regnskap for godkjennes. 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet dekkes inn ved et låneopptak på 717.950,17 kroner. 4. Økte kapitalutgifter som en følge av pkt 3, 60.000 kroner dekkes innen nåværende budsjettrammer. 5. Årsrapport 2008 for skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. Hvaler kommune, 14.05.2009 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 6 av 37
Behandling i Eldrerådet 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Eldrerådet 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Behandling i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Rådet fremmet følgende enstemmig bemerkning til saken: Rådet finner det svært bekymringsfullt at kommunen ikke har kommet nærmere å kunne finansiere virksomhetene slik at virksomhetene kan gi faglig forsvarlige tjenester. Votering: Enstemmig Vedtak i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Rådet fremmet følgende bemerkning til saken: Rådet finner det svært bekymringsfullt at kommunen ikke har kommet nærmere å kunne finansiere virksomhetene slik at virksomhetene kan gi faglig forsvarlige tjenester. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Votering: Enstemmig. Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget 10.06.2009: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens forslag til vedtak til orientering. Fagforbundet og Utdanningsforbundet fremmet følgende protokolltilførsel: Fagforbundet og Utdanningsforbundet finner det svært bekymringsfullt at kommunen ikke har kommet nærmere å kunne finanisere virksomhetene slik at virksomhetene kan gi faglig forsvarlig tjenester. Behandling i Administrasjonsutvalget 10.06.2009: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget 10.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak ble tatt til orientering. Behandling i Formannskapet 10.06.2009: Enstemmig innstilling i samsvar med forslaget. Votering: Enstemmig Møteinnkalling side 7 av 37
Innstilling fra Formannskapet 10.06.2009: 1. Årsmelding for 2008 tas til etterretning. 2. Regnskap for godkjennes. 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet dekkes inn ved et låneopptak på 717.950,17 kroner. 4. Økte kapitalutgifter som en følge av pkt 3, 60.000 kroner dekkes innen nåværende budsjettrammer. 5. Årsrapport 2008 for skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. Møteinnkalling side 8 av 37
Saksnr 2009/796 - Tertialrapport 30.04.2009 Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009 12/09 Eldrerådet 02.06.2009 12/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009 24/09 Utvalget for miljø og teknikk 18.06.2009 62/09 Arbeidsmiljøutvalget 10.06.2009 10/09 Administrasjonsutvalget 10.06.2009 14/09 Formannskapet 10.06.2009 29/09 Kommunestyret 24.06.2009 37/09 Tertialrapport 30.04.2009 Sammendrag Rådmannen anser økonomien i Hvaler kommune som svært anstrengt i budsjettåret 2009. 2009 er det andre av tre innsparingsår hvor vi skal få økonomien ned på et mer bærekraftig nivå. Flere forhold presser kommuneøkonomien i en negativ retning i forhold til vedtatt budsjett inneværende år. Økte pensjonskostnader, økte avdragsutgifter i forhold til krav om minimumsavdrag og pressede driftsrammer til flere seksjoner er de viktigste årsakene til det. På den annen siden har lavt rentenivå, regjeringens tiltakspakke og revidert nasjonalbudsjett lettet presset på økonomien noe. Foreløpig anslag tyder imidlertid på at man kan forvente seg et underskudd i størrelsesorden 1-1,5 mill kroner ved årets slutt. Rådmannen foreslår å øke rammetilskuddet med 870 000 kroner i tråd med revidert nasjonalbudsjett. 400 000 kroner foreslås fordelt til virksomhet NAV for å dekke økte sosialhjelpsutgifter, og 470 000 kroner for å dekke økte avdragsutgifter som en følge av kommunelovens minimumskrav. Kapitalkostnadene foreslås omfordelt med at renteutgifter nedjusteres med 1,5 mill kroner, mens avdragsutgifter oppjusteres med tilsvarende beløp. Saksopplysninger Tertialrapport pr 30.04.2009 inneholder tilbakemeldinger på hvordan situasjonen er for seksjonene og virksomhetene i forhold til de styringssignaler som ble vedtatt i budsjett og økonomiplan 2009-2012. Det som kommenteres er i hovedsak forhold hvor det er oppstått avvik i forhold til vedtatte styringssignaler. Vedlegg Tertialrapport pr 30.04.2009. Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Delegasjonsreglementet. Finansreglementet. Møteinnkalling side 9 av 37
Vurdering Følgende forhold medvirker til avvik i forhold til vedtatt årsbudsjett. Under regnskapsavleggelsen for regnskapsåret 2008, ble man kjent med at kommunelovens krav til minimumsavdrag ikke hadde blitt overholdt. Som en følge av dette ble man nødt til å utgiftsføre 2,4 mill kroner mer enn planlagt for regnskapsåret 2008. Arbeidet med å beregne nøyaktig minimumsavdrag for 2009 er enda ikke ferdig, men foreløpige anslag viser et behov for å regnskapsføre ca det tilsvarende beløp som i fjorårets regnskap (2,4 mill kroner). Norges Banks styringsrente har til nå i år blitt redusert med totalt 1,5%. Utviklingen i pengemarkedsrentene, som våre låneinstitusjoner priser seg etter, har imidlertid ikke vært like gunstig eller stabil. Dette skaper litt usikkerhet om hvor store renteutgiftene og renteinntektene vil bli inneværende år. Forutsettes dagens rentenivå fremover til årets slutt, kan man forvente en besparelse på ca 1,5 mill kroner på våre renteutgifter. Hvaler kommune ble også tilført ekstra midler for inneværende budsjettår fra revidert statsbudsjett. Beløpet er på 870 000 kroner og gis som økt rammetilskudd via innbyggertilskuddet. Regjeringen har også økt anslaget på skatteinntektene for kommunesektoren med 0,3 mrd kroner og for Hvaler sin del utgjør dette ca 200 000 kroner. Man har imidlertid vurdert denne oppjusteringen av skatteanslaget som såpass usikker at man avventer utviklingen i skatteinntektene til neste tertialrapport. Fra KLP er det varslet en økning i pensjonskostnadene for inneværende år. Dette vil berøre sykepleieordningen og våre ansatte tilknyttet denne. Varslet ble mottatt nylig og man vil komme tilbake til konsekvensene av denne økningen og hvilke grep som er igangsatt i neste tertialrapport. Regnskapsresultatene fra 2008 vil som tidligere nevnt få konsekvenser for virksomhetenes og seksjonenes disponering av ressursene inneværende år. 8 av 18 virksomheter fikk overskudd, mens 10 virksomheter fikk underskudd i forhold til sine netto budsjettrammer, se tabell under. Virksomhet: Videreført underskudd fra 2008: Hvaler ungdomsskole -294 Floren skole -1 366 Åttekanten skole -456 Kultur -222 Barn, unge og voksne -88 Dypedalsåsen sykehjem -1 462 Hjemmetjenesten -1 468 Plan og miljø -165 Vann, avløp og eiendom -276 Teknisk drift -228 Alle tall i hele tusen, 3 virksomheter skiller seg ut med store negative resultat på over 1 mill kroner, og som med stor sannsynlighet må benytte inntil 3 år for å dekke inn dette merforbruket. Dette gjelder virksomhet Floren skole, Dypedalsåsen sykehjem og Hjemmetjenesten. Av de øvrige 10 som hadde underskudd er det nok bare virksomhet Åttekanten skole, Kultur og Plan og miljø som mest sannsynlig ikke greier å dekke videreført underskudd i 2009. Som en del av trafikksikkerhetstiltaket i Hvaler kommune, arbeides det med å få flere lys langs veiene i kommunen. Utgårdskilen Vel for område Hauge Utgårdskilen og Sydengen Vel for område Bekkene Sydengen har mottatt tilskudd for oppsetting av vei-/gatelys. Ettersom ingen Velforeninger eller andre private aktører får tillatelse til å sette opp vei-/gatelys, har Hvaler kommune fått henvendelsen og gitt positive tilbakemeldinger etter at dette har vært drøftet i utvalget for Miljø og teknikk. Velforeningene finansierer investeringene fullt ut, mens kommunen overtar ferdige anlegg vederlagsfritt med ansvaret for fremtidig drift og vedlikehold, slik kommunen også gjør i boligfeltene som bygges ut etter kommunal standard. Møteinnkalling side 10 av 37
Finansierte investeringskostnader for vei-/gatelyset er kostnadsberegnet til 220.000 kroner for Utgårdskilen, og 90.000 kroner for Sydengen inkl. mva. Økte driftsutgifter for disse lyspunktene er estimert til 6.000 kroner pr. år som dekkes innen egen driftsramme for virksomhet Teknisk drift. Midlene for skoleskyssen i grunnskolen foreslås flyttet fra skolene til administrasjonen. Dette er et ønsket grep for alle parter av praktiske årsaker. Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at utvalget for miljø og teknikk gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. Rådmannen foreslår at utvalget for kultur og personrettede tjenester gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. 2. Budsjettmidlene for skoleskyss flyttes fra grunnskolen til administrasjonen. Totalt utgjør dette 2 449 000 kroner, fordelt med 1 100 000 kroner for Hvaler ungdomsskole, 730 000 kroner for Floren skole og 619 000 kroner for Åttekanten skole. Budsjettrammene endres tilsvarende for skolene slik at ny ramme blir henholdsvis 12 200 000 for Hvaler ungdomsskole, 10 002 000 kroner for Floren skolen, 9 331 000 kroner for Åttekanten skole og 6 650 000 kroner for administrasjonen. Rådmannen foreslår at eldrerådet gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. Rådmannen foreslår at administrasjonsutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. Rådmannen foreslår at arbeidsmiljøutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. Rådmannen foreslår at formannskapet gir slik innstilling til kommunestyret: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. 2. Rammetilskuddet økes med 870 000 kroner fra 55 757 000 kroner til 56 627 000 kroner. Av dette fordeles 400 000 kroner til virksomhet NAV for å dekke økte sosialhjelpsutgifter, og 470 000 kroner for å dekke økte avdragsutgifter. Virksomhetens budsjettramme endres da fra 5 602 000 kroner til 6 002 000 kroner. 3. Kapitalkostnadene omfordeles med at renteutgifter nedjusteres med 1 500 000 kroner fra 13 900 000 kroner til 12 400 000 kroner, mens avdragsutgifter oppjusteres tilsvarende, pluss 470 000 kroner, fra 9 960 000 kroner til 11 930 000 kroner. 4. Nytt investeringstiltak med gatelys for områdene Hauge-Utgårdskilen og Bekken-Sydengen godkjennes med en total investeringsramme på 310 000 kroner på utgiftssiden. Hele investeringsutgiften dekkes med overføring fra private aktører. Økte driftsutgifter dekkes innen driftsrammen for virksomhet Teknisk drift. Hvaler kommune, 21.05.2009 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 37
Behandling i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Rådet fremmer følgende enstemmig bemerkning til saken: Rådet finner det svært bekymringsfullt at det rapporteres i 1. Tertialrapport under virksomhet Tiltak for funksjonshemmede som går ut på at virksomheten p.g.a. bemanningsfaktor ikke har mulighet per dags dato til å gi faglig og forsvarlige tjenester eller imøtekomme lovpålagte tjenester. Votering: Enstemmig Vedtak i Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak tatt til orientering. Rådet fremmer følgende enstemmig bemerkning til saken: Rådet finner det svært bekymringsfullt at det rapporteres i 1. Tertialrapport under virksomhet Tiltak for funksjonshemmede som går ut på at virksomheten p.g.a. bemanningsfaktor ikke har mulighet per dags dato til å gi faglig og forsvarlige tjenester eller imøtekomme lovpålagte tjenester. Behandling i Eldrerådet 02.06.2009: Tertialrapport 30.04.09 tas til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Eldrerådet 02.06.2009: Tertialrapport 30.04.09 tas til orientering. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Votering: Enstemmig Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. 2. Budsjettmidlene for skoleskyss flyttes fra grunnskolen til administrasjonen. Totalt utgjør dette 2 449 000 kroner, fordelt med 1 100 000 kroner for Hvaler ungdomsskole, 730 000 kroner for Floren skole og 619 000 kroner for Åttekanten skole. Budsjettrammene endres tilsvarende for skolene slik at ny ramme blir henholdsvis 12 200 000 for Hvaler ungdomsskole, 10 002 000 kroner for Floren skolen, 9 331 000 kroner for Åttekanten skole og 6 650 000 kroner for administrasjonen. Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget 10.06.2009: Arbeidsmiljøutvalget tar rådmannens forslag til vedtak til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protkolltilførsel: Fagforbundet er alvorlig bekymret for fremtiden til arbeidstakerne i Hvaler kommune Når vi leser Tertialrapporten 30.04.2009 ser vi enkelte virksomhetsledere som overhodet ikke har respekt for vedtatte budsjettrammer som politikerne har bestemt. Enkelte av virksomhetslederne meldte heller ikke fra om avvik i forhold til vedtatt budsjetti i forrige tertialrapport. Politikerne har lagt standaren for tjenestetilbudet i Hvaler kommune og disse må virksomhetene forholde seg til. Konsekvensene vi ser ved at virksomhetslederene ikke holder budsjettrammene er at tjenester kan bli konkurranseutsatt noe vi ikke ser på som positivt for ansatte i kommunen. Vi krever en bedre økonomistyring og en ledelse som tar politiske vedtak på alvor. Behandling i Administrasjonsutvalget 10.06.2009: Møteinnkalling side 12 av 37
Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget 10.06.2009: Tertialrappportt 30.04.2009 ta til orientering. Fagforbundet Hvaler fremmet følgende protokolltilførsel: Fagforbundet er alvorlig bekymret for fremtiden til arbeidstakerne i Hvaler kommune. Når vi leser tertialrapporten 30.04.2009 ser vi enkelte virksomhetsledere som overhode ikke har respekt for vedtatte budsjettrammer som politikerne har bestemt. Enkelte av virksomhetslederne meldte heller ikke fra om avvik i forhold til vedtatt budsjett i forrige tertialrapport. Politikerne har lagt standaren for tjenestetilbud i Hvaler kommune og disse må virksomhetene forholde seg til. Konsekvensene vi ser ved at virksomhetslederne ikke holder budsjettrammene er at tjenester kan bli konkurranseutsatt noe vi ikke ser på som positivt for ansatte i kommunen. Vi krever en bedre økonomistyring og en ledelse som tar politiske vedtak på alvor. Behandling i Formannskapet 10.06.2009: Enstemmig innstilling i samsvar med forslaget. Votering: Enstemmig Innstilling fra Formannskapet 10.06.2009: 1. Tertialrapport 30.04.2009 tas til orientering. 2. Rammetilskuddet økes med 870 000 kroner fra 55 757 000 kroner til 56 627 000 kroner. Av dette fordeles 400 000 kroner til virksomhet NAV for å dekke økte sosialhjelpsutgifter, og 470 000 kroner for å dekke økte avdragsutgifter. Virksomhetens budsjettramme endres da fra 5 602 000 kroner til 6 002 000 kroner. 3. Kapitalkostnadene omfordeles med at renteutgifter nedjusteres med 1 500 000 kroner fra 13 900 000 kroner til 12 400 000 kroner, mens avdragsutgifter oppjusteres tilsvarende, pluss 470 000 kroner, fra 9 960 000 kroner til 11 930 000 kroner. 4. Nytt investeringstiltak med gatelys for områdene Hauge-Utgårdskilen og Bekken-Sydengen godkjennes med en total investeringsramme på 310 000 kroner på utgiftssiden. Hele investeringsutgiften dekkes med overføring fra private aktører. Økte driftsutgifter dekkes innen driftsrammen for virksomhet Teknisk drift. Møteinnkalling side 13 av 37
Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2006/767 - Nye sykehjemsplasser på sykehjemmet Dypedalåsen. H12 Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 02.06.2009 13/09 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 02.06.2009 13/09 Arbeidsmiljøutvalget 10.06.2009 11/09 Administrasjonsutvalget 10.06.2009 15/09 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 04.06.2009 25/09 Kommunestyret 24.06.2009 38/09 Utbygging og drift av ny kapasitet i sykehjem Sammendrag Kommunestyret har i tre ulike vedtak (sak 45/08 i møte 18.06.08, sak 86/08 i møte 10.12.09 og sak 2/09 i møte 11.03.09) gitt rådmannen oppdrag om utredning av spørsmål knyttet til utvidelse av kapasiteten i sykehjem, og samarbeid med Stiftelsen Dypedalåsen. I tillegg er rådmannen bedt om å vurdere om kommunen kan konkurranseutsette driften av sykehjemmet innenfor rammen av den leieavtalen som kommunen har med stiftelsen om eiendommen gnr 42, bnr 208 på Dypedalåsen. I denne saken rapporterer rådmannen om arbeidet med alle disse fire oppdragene, samtidig som det fremmes forslag om videre fremdrift. Rådmannen mener det må arbeides videre med flere alternative løsninger. Dette fordi det fortsatt er mange uløste spørsmål ved flere av løsningene, slik at det etter rådmannens mening er for tidlig å konkludere endelig. I tillegg peker rådmannen på den avgjørende utfordringen som følger av at vi på kort sikt ikke ser muligheter for å finansiere et høyere driftsnivå i eldreomsorgen. I denne saken er det Utvalget for kultur og personrettede som avgir innstilling til kommunestyret som gjør endelig vedtak. Alle de andre utvalgene som saken legges frem for har myndighet og rett, men ikke plikt til å treffe vedtak om uttalelser til saken. Saksopplysninger Modeller for samarbeid med Stiftelsen I møte 18.06.08, sak 45/08, behandlet kommunestyret en sak som redegjorde for samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen, helt fra starten i 1981. Samtidig ble det skissert noen mulige prinsipper for fremtidig samarbeid. I tillegg informerte saken om kommunens behov for flere plasser i sykehjem, og om utfordringene knyttet til å finansiere disse plassene. Kommunestyret gjorde følgende enstemmige vedtak: Kommunestyret gir sin tilslutning til de vurderingene som rådmannen har formulert over, i avsnittet vurderinger. Med bakgrunn i dette gis rådmannen i oppdrag å drøfte følgende alternativer i prioritert rekkefølge med Stiftelsen: 1. Någjeldende leieavtale, datert 10.10.02, mellom Stiftelsen og kommunen avløses av en avtale om kjøp av samme eiendom. 2. Det inngås en revidert leieavtale mellom Stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men som også gir kommunen rett til å bygge flere plasser i sykehjem i tilknytning til eksisterende bygningsmasse. Kommunen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Møteinnkalling side 14 av 37
3. Det inngås en revidert leieavtale mellom Stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men hvor kommunen leier en utvidet bygningsmasse med flere plasser i sykehjem i samsvar med det behovet som kommunen definerer. Stiftelsen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Dersom dette alternativet skal foretrekkes må det for kommunen være åpenbart økonomisk fordelaktig, sammenlignet med andre alternativer. Kommunestyret tar til orientering at videre fremdrift med planlegging og prosjektering av nye plasser i sykehjem tilpasses arbeidet med å skaffe finansiering for utbygging og senere drift. I nevnte møte i kommunestyret ble det delt ut et brev fra Stiftelsen. Med bakgrunn i dette brevet, samt senere drøftinger og brev fra kommunen til Stiftelsen, legger rådmannen til grunn at Stiftelsen bestemt ønsker alternativ 3 i kommunestyrets vedtak. Alternativ 1 synes ikke aktuelt sett fra Stiftelsen sin side. I så fall må kommunen utarbeide kravspesifikasjon over hva vi ønsker tilbud på fra Stiftelsen. Kommunen må med andre ord bestemme hvilke krav vi vil stille til de lokalene hvor det skal drives sykehjem og annen virksomhet som det offentlige har ansvaret for. Seksjonssjefen for helse og sosial har startet arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon til Stiftelsen som grunnlag for videre arbeid med planlegging og prosjektering. Når Stiftelsen i henhold til nevnte alternativ 3 skal bygge for utleie til kommunen må Stiftelsen følge regelverket for offentlige anskaffelser, som om kommunen skulle bygget selv. Dersom Stiftelsen bryter disse reglene vil kommunen kunne bli utsatt for sanksjoner. Gruppelederne i kommunestyret ble ved kopi av brev fra kommunen til Stiftelsen, datert 09.10.08, orientert om de forholdene som er nevnt over, hva gjelder oppfølgingen av kommunestyrets oppdrag fra møte 18.06.08. I relasjon til alternativ 3 har Husbanken ment at Stiftelsen har et formål som innbærer at statlige tilskudd til bygging av nye plasser i sykehjem ikke kan videretildeles til Stiftelsen. Stiftelsen er nå i diskusjon med Husbanken om dette, og det endelige utfallet er kommunen foreløpig ikke kjent med. Dersom Husbanken fastholder sitt standpunkt antar rådmannen at alternativ 3 ikke lenger vil være aktuelt. Uavhengig av modell for videre samarbeid mellom Stiftelsen og kommunen ser rådmannen det som nødvendig at det inngås skriftlig avtale mellom Stiftelsen og kommunen om slikt samarbeid, før dette arbeidet drives videre. Før en slik ny avtale inngås bør partene også ha felles forståelse av den avtalen som i dag gjelder, samt felles forståelse av hvilke rettigheter og plikter som er avtalt om Helsesenteret. Det vil si den delen av bygningsmassen som ble ferdig i 1999. Rådmannen antar det kan bli en krevende prosess å komme frem til slik felles forståelse mellom partene. Disse forholdene er nærmere kommentert senere i denne saksfremstillingen Kommunens administrasjon har ikke gitt høyeste prioritet til arbeidet med kravspesifikasjonen, planlegging og prosjektering av en større utbygging ved Dypedalåsen. Bakgrunnen for dette er for det første at vi ikke ser det som ønskelig å legge mye ressurser i disse investeringene, før vi ser realistiske muligheter for å finansiere driften, og før vi er sikre på at det er dette alternativet som kommunestyret ønsker. I tillegg ser vi det som nødvendig at Stiftelsen og kommunen kommer frem til en felles forståelse av gjeldende avtale, og rettigheter og plikter knyttet til Helsesenteret, før samarbeidet eventuelt utvides ytterligere. Straksløsninger med 6 nye plasser i sykehjem I møte 10.12.08, sak 86/08, behandlet kommunestyret økonomiplan 2009-2012 og årsbudsjett 2009. Av vedtaket fremgår blant annet: Kommunestyret ber rådmannen ta initiativ overfor Stiftelsen Dypedalåsen for å se på disponeringen av boarealene på sykehjemmet. Ved en bedre utnyttelse av arealene vil det kunne gi 6 nye sykehjemsplasser. Umiddelbart etter kommunestyrets møte 10.12.08 tok seksjonssjefen kontakt med Stiftelsen for å få utredet de mulighetene som kommunestyret pekte på. Første møte ble gjennomført 08.01.09, hvor videre fremdrift ble avtalt. Blant annet skulle Stiftelsen engasjere arkitekt som kunne drive prosjektet videre. Stiftelsen har etter dette samarbeidet med sin arkitekt og leverandører frem til nytt møte med kommunen 22.04.09. Møteinnkalling side 15 av 37
I møte 22.04.09 fremmet Stiftelsen forslag om å etablere 40 nye sykehjemsplasser innenfor eksisterende bygningsmasse. Dette ble sterkt frarådet av seksjonssjefen fordi det ville gi en arealutnyttelse som ga reduserte muligheter for funksjonell og effektiv drift, og som i tillegg neppe ville blitt akseptert av Arbeidstilsynet og brann- og bygningsmyndighetene. Sykehjemmet ville ha mistet mange av de kvalitetene som er viktige for beboere, besøkende og ansatte. Stiftelsen og kommunen ble etter dette enige om at beste straksløsning var omgjøring av 4 omsorgsboliger i eksisterende hovedbygning til 8 sykehjemsplasser, og at Stiftelsen skulle utarbeide skissetegninger og kostnadskalkyler for en slik løsning. Stiftelsens advokat skrev følgende i brev til ordføreren datert 14.05.09: Vi viser til tidligere samtaler som er ført med Deres Lars Larsen vedrørende ombygging av 4 omsorgsboliger til 8 korttidsplasser. I Stiftelsens styremøte 14.05.09 er det fattet vedtak om at Stiftelsen vil forestå alle kostnader ved ombygging av 4 omsorgsboliger til 8 korttidsplasser. Ombyggingen skal skje overensstemmende med de ønsker og retningslinjer som er fremkommet fra Hvaler kommune v/lars Larsen. Det forutsettes at før ombyggingsarbeidet iverksettes, inngås separat avtale med Hvaler kommune hvor Hvaler kommune forplikter seg til å forestå driften av de 8 korttidsplassene, og at Hvaler kommune hjemmesykepleie fraflytter arealene. Videre må ombyggingen skje innenfor en kostnadsramme av kr 1.000.000. Med bakgrunn i ovenstående vedtak, tør vi be om Hvaler kommunes tilbakemelding slik at det kan utarbeides nødvendige tilleggsavtaler til den foreliggende leieavtale med hensyn til Hvaler kommunes forpliktelser og avtale om fremdrift ved ombyggingen m.m. Etter dette svaret har kommunen etterlyst skissetegninger og kostnadskalkyler, samt bedt om en presisering av Stiftelsens økonomiske bidrag. Skissetegningene er nødvendige for å sikre at de pleiefaglige hensynene er ivaretatt, og som grunnlag for behandlingen av saken hos Arbeidstilsynet, bygnings- og brannmyndighetene. Kostnadskalkylene er nødvendige for å bli klar over hva som eventuelt kan bli kommunens netto kostnad ved investeringen. Kommunen har fått beskjed fra Husbanken at det ikke kan gis tilskudd til etablering av nye plasser ved omgjøring innenfor eksisterende bygningsmasse, men Husbanken vil heller ikke fremme krav om refusjon av tidligere gitte tilskudd. Seksjonssjefen har beregnet at netto merutgift til drift som følge av omgjøring fra 4 omsorgsboliger til 8 korttidsplasser vil bli om lag kr 1.500.000. I tillegg kommer kostnader ved at hjemmesykepleien må flyttes over i de arealene hvor barnevernet i dag er, samtidig som barnevernet må flyttes ut av Dypedalåsen. Disse kostnadene er anslått til kr 225.000 første år, og deretter kr 150.000 årlig. Rådmannen vil minne om at Stiftelsen også for denne straksløsningen må følge regelverket for offentlige anskaffelser som nevnt over. Straksløsningen innebærer samtidig en utvidelse av samarbeidet mellom kommunen og Stiftelsen som etter rådmannens mening nødvendiggjør bedre felles forståelse av gjeldende avtaleforhold, før utvidet avtale inngås. Bygging av nytt eget kommunalt sykehjem I kommunestyrets møte 11.03.09, sak 2/09, interpellasjoner og spørsmål, ble følgende vedtatt i tilknytning til en interpellasjon: Kommunestyret ber Rådmannen legge frem for kommunestyret en vurdering av konsekvenser ved å si opp avtale med Stiftelsen Dypedalåsen og bygge et eget sykehjem med plass til 40 pasienter og eventuelt dagsenter. Følgende konsekvenser bes vurdert: Konsekvenser av å si opp avtalen, økonomiske og praktiske Investeringsbehov, mulige former for finansiering, og fremtidige kapitalkostnader. Kvalitetsmuligheter og ressursbehov ved drift av et moderne sykehjem sammenliknet med mulighetene ved Dypedalåsen. Møteinnkalling side 16 av 37
Kommunestyret forutsetter at Rådmannen kan utarbeide vurderingen innenfor eksisterende ressursrammer. Vurderingen legges om mulig fram som del av saksframlegget vedr. kommunens samarbeid med Stiftelsen Dypedalsåsen jf. Kommunestyrevedtak 18.6.08 (45/08). Rådmannen har tidligere påpekt, blant annet i kommunestyrets sak 45/08, at gjeldende avtale mellom Stiftelsen og kommunen er uklar på enkelte punkter. Avtalen er inngått 10.10.02. Med bakgrunn i dette har rådmannen bedt om synspunkter fra Stiftelsen på visse forhold i avtalen. Dette skjedde i brev til Stiftelsen datert 23.04.09, hvoretter Stiftelsens advokat svarte i brev datert 18.05.09. Avtalen er blant annet uklar med hensyn til om den er oppsigelig, og om hva som skal skje av økonomisk oppgjør ved opphør av avtalen. Med andre ord to helt sentrale spørsmål som følger av kommunestyrets oppdrag fra møte 11.03.09. For ordens skyld vedlegges kopi av avtalen. I 2 i avtalen, om leietidens lengde, er det avtalt at leietiden er 20 år med virkning fra 01.01.2001. Dette taler for at avtalen er tidsbestemt og at den således etter bestemmelsen i 9-2 i husleieloven bare kan sies opp av en part i leietiden når det foreligger avtale om det. I 8, første setning, er det avtalt at tilskudd skal refunderes ved opphør av leieforholdet av hvilken som helst grunn. Dette kan tale for at avtalen også kan sies opp av en part innenfor den avtalte leietiden, eller med andre ord at den kan betraktes som tidsubestemt i henhold til reglene i husleieloven. Av nevnte korrespondanse mellom kommunen og Stiftelsen fremgår det at Stiftelsen mener at avtalen bare kan sies opp i leietiden frem til 31.12.2020, hvis begge parter er enige om det. Kommunen er ikke uten videre enig i det. I 8, om refusjon av offentlige tilskudd, er det blant annet bestemt at: kommunale/offentlige tilskudd skal refunderes ved opphør av leieforholdet av hvilken som helst grunn. Refusjonen skal være minimum kr 5.000.000 og forutsettes økt forholdsmessig ut fra kommunens tilskudd sett i forhold til bygningens verdi. Dette kan etter kommunens mening forstås dit hen at refusjonen skal økes prosentvis i samme forhold som det markedsprisen overstiger kostprisen med. Det vil si at kommunens andel av kapitaloppbyggingen skal tilbakeføres kommunen ved eventuelt opphør av leiekontrakten. Av nevnte korrespondanse kan det se ut til at Stiftelsen forstår dette på samme måte. Offentlige tilskudd må etter administrasjonens mening i denne avtalen bety de tilskuddene som er gitt fra Husbanken, samt de beløp som fremkommer ved at kommunen i hele perioden har betalt Stiftelsens renter og avdrag i Husbanken fullt ut. Dersom denne bestemmelsen i 8 skal anvendes i praksis, må Stiftelsen og kommunen etter rådmannens mening først bli enige om hva de offentlige tilskuddene beløper seg til, hva markedsprisen er, og hva kostprisen er. I tillegg er det nødvendig å bli enige med Stiftelsen om hvilke rettigheter og plikter som gjelder mellom kommunen og Stiftelsen for det tilbygget som ble ferdigstilt i 1999, kalt Helsesenteret. Så vidt rådmannen kan se av kommunens dokumenter er dette betalt i sin helhet av kommunen, blant annet ved opptak av lån som fortsatt løper. I 4, om vederlag for leien, er det bestemt at kommunens betaling av leie skal dekke avdrag og renter på eksisterende lån i Husbanken. Kommunen legger til grunn at det således ikke skal betales leie for den tiden av leieperioden hvor de aktuelle lånene i Husbanken er nedbetalt. Det siste av disse lånene er innfridd i 2014. Stiftelsen er foreløpig ikke bedt om synspunkter på denne bestemmelsen i avtalen. Seksjonssjef for helse og sosial har gjennomgått kostnadene ved nylig gjennomført bygging av Gressvik sykehjem i Fredrikstad, og Solheim senter i Halden. I tillegg har han drøftet erfaringstall med Husbanken. På denne bakgrunn har han kommet til at brutto kostnad for bygging av nytt sykehjem i Hvaler med 40 plasser og dagsenter vil bli anslagsvis kr 76.000.000. Av dette kan det påregnes tilskudd fra Husbanken tilsvarende kr 24.000.000, eller kr 600.000 pr plass. Dersom netto investeringskostnad, kr 52.000.000, lånes i Husbanken på 40 år og med gjennomsnittlig rente 5 %, vil årlige kapitalutgifter bli om lag kr 3.030.000. Avhengig av hva Dypedalåsen blir brukt til ved eventuell kommunal fraflytting, og tidspunktet for eventuelt fraflytting, kan vi i tillegg risikere å få krav om tilbakebetaling av utbetalt tilskudd fra Husbanken. I verste fall kan dette bli i størrelsesorden kr 3.200.000. I eksisterende budsjetter har vi til sammenligning dekning for leie til Stiftelsen (renter og avdrag i Husbanken) i størrelsesorden årlig kr 1.400.000, som faller mot null i 2014. I tillegg har vi budsjettmessig dekning for driftsutgifter knyttet til eiendommen, uavhengig av det som brukes til pleie og omsorg. Møteinnkalling side 17 av 37
Alternativet til å bygge nytt kommunalt sykehjem med 40 plasser, er å bygge 16 nye plasser i tilbygg til eksisterende sykehjem på Dypedalåsen. Forutsatt at dette gjennomføres på en måte som utløses statlig tilskudd synes det åpenbart at dette gir en betydelig rimeligere investering. De økonomiske konsekvensene av å utvide driften fra eksisterende 29 til ønskede 40 plasser, med tilsvarende større bygningsmasse, antas i bli i samme størrelsesorden enten utvidelsen gjennomføres på eksisterende sykehjem eller i et nytt eget sykehjem. Konkurranseutsetting av drift I kommunestyrets møte 22.04.09, sak 16/09, interpellasjoner og spørsmål, ble følgende interpellasjon tatt opp: Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide et kostnadsoverslag for utlysning av en anbudsprosess i forbindelse med drifting av Helse- og omsorgstjenestene i Hvaler kommune. Kommunestyret ber Rådmannen påvise alternativ inndekning for disse kostnadene. Rådmannen kommenterte interpellasjonen muntlig, og i et notat som ble delt ut til kommunestyret. Det ble deretter gjort følgende vedtak: Kommunestyret tar rådmannens notat til orientering, men ber om avklaring av muligheten for en anbudsprosess i forhold til kontrakten/avtalen med Stiftelsen Dypedalsåsen. I brev fra Stiftelsens advokat datert 18.05.09 svarer Stiftelsen at kommunen står fritt til å konkurranseutsette driften av kommunens virksomhet ved Dypedalåsen eldresenter. Vedlegg Avtale om leie av Dypedalåsen eldresenter, mellom Stiftelsen Dypedalåsen Alderpensjonat og Hvaler kommune, datert 17.10.02. Vurdering Rådmannen mener at gjeldende avtale mellom Stiftelsen og kommunen, datert 17.10.02, samt omstendlighetene i tilknytning til finansieringen av Helsesenteret i 1999, inneholder vesentlige uklarheter. Stiftelsen og kommunen bør sammen søke å komme til enighet om hva som er avtalt. Dette bør gjøres så raskt som mulig, og uavhengig av om samarbeidet fortsetter, utvides eller opphører. Rådmannen mener at kommunen fortsatt bør drøfte med Stiftelsen hvilke modeller for fremtidig samarbeid som bør foretrekkes, særlig når det gjelder utvidelsen av antallet plasser i sykehjem med 16. Drøftingene bør blant annet dreie seg om de tre alternative modellene som er nevnt i kommunestyrets vedtak i sak 45/08. Etter rådmannens mening taler all erfaring for at alternativ 3 ikke er ønskelig sett fra kommunens side. Uklarhetene etter samarbeidet om byggingen i 1997-1999, og et generelt vanskelig samarbeidsklima er blant disse erfaringene. Stiftelsen er i praksis en frivillig organisasjon uten administrasjon og ansatte. Alternativ 3 innebærer at Stiftelsen skal være byggherre, tiltakshaver og leverandør til kommunen. Dette bør etter rådmannens mening forutsette at Stiftelsen selv har en mer robust organisasjon enn hva som i dag er tilfelle. Rådmannen foreslår at det nedsettes et politisk utvalg til å gjennomføre drøftingene med Stiftelsen som nevnt i avsnittet over. Dette er for så vidt et brudd med vanlig praksis hva gjelder arbeidsdelingen mellom politikk og administrasjon. Behovet for politisk tydelighet, og fare for eventuell dobbelt kommunikasjon mellom Stiftelsen og kommunen, er grunnene til at rådmannen i dette tilfellet foreslår opprettet et politisk utvalg. Rådmannen mener at Stiftelsen har fremkommet med et økonomisk svært gunstig tilbud om omgjøring av 4 omsorgsboliger til 8 korttidsplasser. Fremdriften i arbeidet med disse straksløsningene har imidlertid, etter rådmannens mening, vært preget av at Stiftelsen ikke har en tilstrekkelig organisasjon. I skrivende stund mangler vi fortsatt skissetegninger og økonomiske kalkyler. Derfor er det svært betenkelig å inngå avtale om at Stiftelsen skal være byggherre og tiltakshaver for denne ombyggingen, som i tillegg skal gjennomføres midt oppe i kommunens daglige drift av Dypedalåsen. Rådmannen mener at gjennomføringen av denne straksløsningen er nødvendig dersom det tar lang tid før kommunen kan gjennomføre en større utvidelse av antallet plasser i sykehjem. Straksløsningen Møteinnkalling side 18 av 37
kan på den annen side virke forstyrrende og vanskeliggjøre en god senere større utvidelse av antallet plasser. Dette kan tale for at det ikke bør gjennomføres straksløsninger, dersom det er sannsynlig at antallet plasser kort tid etter skal økes betydelig. Stiftelsen har i sitt tilbud om straksløsninger tatt forbehold om at ombygging ikke iverksettes før kommunen har forpliktet seg til å drive plassene. Dette fremgår av saksfremstillingen foran at dette innebærer at kommunen må finne økonomisk dekning for en ny årlig driftskostnad i størrelsesorden kr 1.650.000. I nåværende situasjon, hensett blant annet til tertialrapport 30.04, kan det synes vanskelig å finansiere dette. Vi må derfor forsøke å finne slike midler ved omprioriteringer innenfor budsjettet, så hurtig som mulig. Det vil neppe kunne skje før i forbindelse med arbeidet med tertialrapport 31.08. Rådmannen mener at kommunen ikke bør gå videre med planlegging og prosjektering av nytt eget sykehjem. I alle fall ikke før det er klart at vi kan komme ut av gjeldende avtale med Stiftelsen på en økonomisk akseptabel måte. Nytt eget sykehjem vil mest sannsynlig bli en mer kostbar investering enn å bygge på eksisterende sykehjem på Dypedalåsen. I tillegg har eksisterende sykehjem en svært gunstig plassering midt i kommunen, og lett tilgjengelig fra riksveg 108 med relativt godt busstilbud. På Dypedalåsen er det også svært fordelaktig med samlokaliseringen med Helsesenteret. Alt dette er fordeler som vanskelig kan oppnås ved å bygge nytt kommunalt sykehjem med annen lokalisering. Rådmannen mener at den avgjørende utfordringen i vårt arbeid med å utvide kapasiteten i omsorgen for eldre og funksjonshemmede, er å finne realistiske muligheter for å finansiere de nye driftsutgiftene som dette krever. Behovet for nye driftsutgifter en som kjent anslått og dokumentert i kommunedelsplan for pleie og omsorgstjenester. Anslagene for hjemmetjenesten er kr 1.300.000 i 2009, og deretter jevnt stigende frem til 2020 til et nivå tilsvarende kr 5.100.000. Behovet for nye plasser i sykehjem (16 plasser) medfører et øket utgiftsbehov i størrelsesorden kr 10.209.000 på årsbasis. Økningen i antallet psykisk utviklingshemmede medfører behov for styrkning i størrelsesorden kr 1.600.000, senest fra 2011, og jevnt stigende til kr 8.500.000 mot 2020. Kommunens utfordringer med å finansiere disse vesentlig høyere driftsutgiftene er så krevende at politikere og administrasjon bør ha fullt fokus på dette, før vi bruker store ressurser på utredninger, planlegging og prosjektering. I denne saken er det Utvalget for kultur og personrettede som avgir innstilling til kommunestyret som gjør endelig vedtak. Alle de andre utvalgene som saken legges frem for har myndighet og rett til å treffe vedtak om uttalelser til saken. Rådmannens forslag til vedtak Utvalget for kultur og personrettede tjenester anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: 1. Kommunestyret legger til grunn at det må fokuseres på å finne realistiske muligheter for å finansiere utvidet kapasitet i kommunens omsorg for eldre og funksjonshemmede, før det brukes store ressurser på ytterligere utredninger og planlegging av nye investeringer og øket nivå driftsutgiftene. 2. Kommunestyret ber rådmannen i samarbeid med Stiftelsen å komme frem til størst mulig grad av felles forståelse av bestemmelsene i gjeldende avtale mellom Stiftelsen og kommunen, samt om hva som er avtalt i forbindelse med byggingen av Helsesenteret som ble tatt i bruk i 1999. Rådmannen bes legge frem en sak til kommunestyret som viser hva man er enige om, og eventuelt uenige om. Kommunestyret ser dette som et nødvendig grunnlag for beslutning om eventuell fortsettelse, utvidelse, endring eller avvikling av samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen. 3. Kommunestyret oppnevner et utvalg bestående av leder og partienes gruppeførere i UKPT som gis i oppdrag å drøfte med Stiftelsen ulike modeller for eventuelt fremtidig samarbeid mellom Stiftelsen og kommunen. Drøftingene bør ta utgangspunkt i de tre alternative modellene som er nevnt i kommunestyrets sak 45/08. 4. Kommunestyret er svært tilfreds med tilbudet fra Stiftelsen om økonomisk bidrag til etablering av straksløsninger. Kommunestyret vil ta endelig stilling til forslaget om straksløsninger når kommunestyret har funnet økonomisk dekning for de årlige merutgiftene som disse løsningene vil utløse, og når det i tillegg foreligger skissetegninger og kostnadsoverslag. Møteinnkalling side 19 av 37