Rutiner for lønnskontroll

Porsgrunn kommune Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 705 019 2009

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iv 1. Innledning...1 1.1 Bakgrunn...1 1.2 Problemstillinger...1 1.3 Avgrensing...2 2. Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Metodevalg...2 2.2 Kvalitetssikring...2 2.3 Høring...2 3. Er gitte tilganger, attestasjons- og anvisningsretter i samsvar med delegert ansvar? 3 3.1 Revisjonskriterier...3 3.1.1 Delegeringsreglementet i Porsgrunn kommune 3 3.2 Fakta og funn...3 3.2.1 Tilganger 3 3.2.2 Attestasjon og anvisning 3 3.3 Revisors kommentar/vurderinger...4 3.4 Konklusjon og anbefalinger...4 4. Har Porsgrunn kommune lønnsrutiner som sikrer riktig lønn til de ansatte?...5 4.1 Revisjonskriterier...5 4.2 Fakta og funn...5 4.2.1 Opplæring og støtte 5 4.2.2 Rutiner i lønnsavdeling 6 4.2.3 Elektroniske fagapplikasjoner for lønnsområdet 6 4.2.4 Kontroll og rapportering av lønn i virksomhetene 7 4.2.5 Avvik og endringer 7 4.2.6 Rutiner for fraværsrapportering og permisjoner 8 4.2.7 Generelt om bruk av vikarer 9 4.2.8 Reiseregninger 9 4.2.9 Rutiner ved nyansettelse 9 4.2.10 Andre goder 9 4.3 Revisors kommentar/vurderinger...10 4.4 Konklusjon og anbefalinger...10 Telemark kommunerevisjon IKS ii

5. Har kommunen rutiner som sikrer at kommunen mottar de lønnsrefusjoner de har krav på?...11 5.1 Revisjonskriterier...11 5.2 Fakta og funn...12 5.2.1 Lønnsrefusjon 12 5.2.2 Avvik refusjon 12 5.2.3 Analyse av fraværsstatistikk og lønnsrefusjon spesielt 13 5.2.4 Andre funn 13 5.3 Revisors kommentar/vurderinger...13 5.4 Konklusjon og anbefalinger...14 Litteratur og kildereferanser...15 Vedlegg...15 Telemark kommunerevisjon IKS iii

Sammendrag Telemark kommunerevisjon IKS gjennomførte vinteren 2008/2009 forvaltningsrevisjonen Rutiner for lønnskontroll etter bestilling fra kontrollutvalget i Porsgrunn. Formålet med prosjektet er å gjennomgå rutiner ved virksomheter og lønnsavdelingen, spesielt med fokus på kvalitetskontroll av lønnsdata. Vi også sett på kommunens rutiner for håndtering av refusjoner. Resultater Generelt viser våre undersøkelser at det er gode lønnsrutiner og lønnskontroll i Porsgrunn kommune. Desentralisert lønnsarbeid kan øke risikoen for feil pga mange involverte personer og lavere kompetansenivå. Vi har inntrykk av at Porsgrunn kommune har redusert denne risikoen vesentlig ved jevnlig opplæring og god støtte fra lønnsavdelingen. Det vil fortsatt være viktig å følge opp med nye lønnssamlinger og sørge for at alle virksomhetsledere og sekretærer som jobber med lønn, får den opplæringen de trenger. Våre undersøkelser viser også at det er gode rutiner som sikrer at Porsgrunn kommune får de refusjonene kommunen har krav på. Virksomhetslederne er stort sett klar over hvilke refusjoner de kan kreve, og de følger opp at de får de refusjonene de har sendt krav på. Fordi virksomhetene er resultatsansvarlige, og manglende refusjoner vil påvirke virksomhetenes økonomi direkte, er det heller ingen insentiver i organiseringen som skulle tilsi at virksomhetene skulle unnlate å kreve lønnsrefusjon. De ansatte får tilganger, attestasjons- og anvisningsretter i samsvar med delegert ansvar. Men det har vært tilfeller hvor virksomheter gir beskjed sent om at tilganger i fagapplikasjoner skal fjernes, slik at ansatte/tidligere ansatte kan ha hatt tilgang til en eller flere fagapplikasjoner når de ikke skulle hatt denne tilgangen. Det er ingen sentral oversikt over hvem som kan attestere og anvise for lønnsområdet i virksomhetene. Vi har inntrykk av at de virksomhetene som bruker fagapplikasjonene Capitech og Extens for lønn får en ekstra god oversikt over lønnsområdet, herunder variabel lønn, fravær, vikarbruk og refusjoner. Kommunen avstemmer ikke balansekonto for aktiverte sykepenger per 31.12., og den samme kontoen er ikke fullstendig periodisert per 31.12 pga sykemeldinger som ikke er registrert hos personalavdelingen innen regnskapsavleggelsen. Dette kan medføre feil i årsregnskapet. Telemark kommunerevisjon IKS iv

Våre anbefalinger til kommunen er følgende: Kommunen bør umiddelbart slette gitte tilganger i fagapplikasjonene når en ansatt slutter eller av andre årsaker ikke lenger skal ha tilgang til fagapplikasjonen. Kommunen bør vurdere å opprette en sentral oversikt over hvem som kan attestere og anvise i virksomhetene. Denne listen bør være à jour til enhver tid. Kommunen bør vurdere om det vil være hensiktsmessig å bruke Capitech, Extens eller andre forsystem til NLP i flere virksomheter. Kommunen bør fortsatt holde et høyt fokus på hvilke refusjonskrav som er mulig for kommunen å kreve, og sørge for at alle som attesterer/anviser lønn er klar over disse mulighetene. Kommunen bør avstemme balansekonto for aktiverte sykepenger jevnlig og avstemming må foretas minst per 31.12. For å sikre at anordningsprinsippet følges, bør rutinene for oversending av sykemeldinger til personalavdelingen innskjepes, spesielt rundt årsskiftet. Skien, 20.04.2009 Telemark kommunerevisjon IKS Alf Olav Uldal forvaltningsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto revisor Telemark kommunerevisjon IKS v

1. Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jf forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapittel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 1.1 Bakgrunn Revisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til bestilling fra kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. Prosjektet står som prosjekt nummer 2 i plan for forvaltningsrevisjon i Porsgrunn kommune 2008 2011. I utgangspunktet skulle prosjektet omfatte både faktura- og lønnskontroll, men kontrollutvalget i Porsgrunn kommune vedtok i møtet den 25.11.2008 å ikke ta med fakturakontroll. 1.2 Problemstillinger Formålet med prosjektet er å gjennomgå rutiner ved virksomheter og lønnsavdelingen, spesielt med fokus på kvalitetskontroll av lønnsdata. Prosjektet vil kunne avdekke eventuelle svakheter i rutiner og eventuelle brudd på delegert ansvar. I en rapport fra høsten 2008 1 ble det foreslått et tiltak om en gjennomgang av sykepengerefusjonsprosessen til kommunen. Rapporten skisserte en mulighet for å spare inn flere millioner som følge av en gjennomgang av dette området. I denne revisjonen har vi derfor sett på kommunens rutiner for håndtering av forskjellige refusjoner. Med utgangspunkt i formålet har vi utarbeidet følgende problemstillinger: 1. Er gitte tilganger, attestasjons- og anvisningsretter i samsvar med delegert ansvar? 2. Har Porsgrunn kommune lønnsrutiner som sikrer riktig lønn til de ansatte? 3. Har kommunen rutiner som sikrer at kommunen mottar de lønnsrefusjoner de har krav på? 1 Tiltak 19 (utvidet tiltaksliste) i rapport Omstilling og effektivisering i Porsgrunn kommune av PriceWaterhouseCoopers Telemark kommunerevisjon IKS 1

1.3 Avgrensing I dette prosjektet har vi sett på lønnsrutinene og hvordan de praktiseres på undersøkelsestidspunktet (november 2008 mars 2009). I tallanalysen har vi fokusert på de refusjonene/ordningene som fører til en inntekt til kommunen. Gjennom NAV og IA-avtalen 2 har kommunen tilgang til mange virkemidler og tiltak som kommunen kan benytte seg av. Effekten av disse tiltakene er vanskelig å måle, så i hvilken grad kommunen benytter seg av disse og hva effekten av det er, er ikke med i prosjektet. 2. Metode og kvalitetssikring 2.1 Metodevalg Metodene som ble brukt i prosjektet var dokumentanalyse og intervju. Vi startet prosjektet med en forundersøkelse som var av en utforskende karakter for å få økt innsikt, kunnskap og forståelse innenfor området. Vi hadde deretter et oppstartmøte med administrasjonen, hvor rådmannen, kommunalsjef for Støttefunksjoner og utvikling, virksomhetsleder for økonomiavdelingen og tre representanter fra lønnsavdelingen 3 var til stede. Som en del av kartleggingen av rutiner for lønn, gjennomførte vi seks intervjuer med ansatte i lønnsavdelingen. Vi ønsket også å se hvordan rutinene praktiseres ute i virksomhetene. Porsgrunn kommune er organisert i fem kommunalsjefsområder som igjen er delt inn i 66 virksomheter. Vi hadde intervjuer med tolv virksomhetsledere. Ofte var også en eller flere medarbeidere som arbeider med lønn i virksomheten til daglig med i møtet. Virksomhetene som var med i prosjektet ble valgt tilfeldig, men alle kommunalsjefsområdene er representert. Utvalget vil derfor kunne si noe om kommunens lønnsrutiner som helhet. 2.2 Kvalitetssikring For å sike at dataene som er samlet inn er troverdige og gyldige, er dataene kvalitetssikret. Alle intervjuene ble gjennomført med to revisorer til stede, og alle referat fra intervjuene ble sendt til verifisering i virksomhetene. 2.3 Høring Utkast av rapporten er sendt til rådmannen i Porsgrunn kommune til uttalelse. Uttalelsen ligger som vedlegg 1 til rapporten. Høringen har ført til noen endringer under punkt 5.2.3, i henhold til høringsuttalelsen og forutgående samtaler med økonomiavdelingen. 2 Avtale mellom NAV og kommunen om inkluderende arbeidsliv. Omtales under 5.1. 3 Formelt sett var det representanter fra personalavdelingen som arbeider med lønn, men vi vil videre omtale dette som lønnsavdelingen for enkelhets skyld. Telemark kommunerevisjon IKS 2

3. Er gitte tilganger, attestasjons- og anvisningsretter i samsvar med delegert ansvar? 3.1 Revisjonskriterier 4 3.1.1 Delegeringsreglementet i Porsgrunn kommune I følge delegeringsreglementets kapittel 3.2 er rådmannen gitt myndighet innenfor bystyrets myndighetsområde til å avgjøre alle enkeltsaker som anses som kurante og som ikke er av prinsipiell betydning, så fremt ikke annet framgår av lov, forskrift, regler eller reglement vedtatt av bystyret eller faste utvalg. All delegasjon fra folkevalgte organ til administrasjon skal gå til rådmann. I kapittel 5.1 er denne myndigheten delegert til virksomhetslederne i kommunen. I henhold til kapittel 7.3 kan også virksomhetslederne foreta videre delegasjon innenfor den enkeltes ansvars- og myndighetsområde. Administrasjonen er dermed gitt vide fullmakter til å delegere oppgaver i organisasjonen. Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Tilganger, attestasjonsretter og anvisningsretter skal gis i overensstemmelse med delegasjonsreglementet i Porsgrunn kommune 3.2 Fakta og funn 3.2.1 Tilganger Det er virksomhetslederen som avgjør hvem som trenger og skal ha tilgang i de forskjellige lønnssystemene virksomheten bruker. I Porsgrunn kommune bruker de tre forskjellige 5 fagapplikasjoner og disse har tre forskjellige systemansvarlige. Virksomhetsleder gir beskjed til systemansvarlig om hvem som skal ha tilgang til de forskjellige applikasjonene. I systemene er det mulighet for å differensiere tilgangen, slik at noen for eksempel bare har lese-tilgang, mens andre har både lese- og registreringstilgang. Hvilken type tilgang de ansatte skal ha avgjøres også av virksomhetsleder. Våre undersøkelser viser at det er virksomhetsleder, stedfortreder, sekretær og avdelingsledere som har tilgang til fagapplikasjonene på sine ansvarsområder. Det er systemansvarlige som oppretter og sletter tilgang til fagapplikasjonene. En systemansvarlig opplyser at det noen ganger tar litt lang tid før hun får melding om at noen har sluttet. Det medfører at noen kanskje har tilgang til systemet etter at de ikke lenger er ansatt i Porsgrunn kommune. 3.2.2 Attestasjon og anvisning I virksomhetene vi undersøkte er praksisen at sekretæren (den som jobber med lønn til vanlig i virksomheten) attesterer alle lønnsjournaler, rapporter og liknende, mens virksomhetsleder 4 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 5 Disse er beskrevet under 4.2.3. Telemark kommunerevisjon IKS 3

anviser. Det er også vanlig å ha en stedfortreder, slik at en er sikker på at de ansatte får lønnen de skal ha også når den som attesterer/anviser er syk eller avvikler ferie. Lønnsavdelingen har ingen liste over attestanter/anvisere i virksomhetene. Lønnsmedarbeiderne opplyser at de kontrollerer om det virker rimelig at vedkommende som har attestert/anvist har slik myndighet, da det ofte er virksomhetsleder eller avdelingsleder som anviser. Lønnsmedarbeiderne har delt virksomhetene mellom seg, slik at de har god oversikt over hvem som arbeider i virksomhetene. 3.3 Revisors kommentar/vurderinger Undersøkelsen viser at det er gode rutiner for å opprette tilganger i fagapplikasjonene og at gitte attestasjons- og anvisningsretter er i henhold til behov og delegert myndighet. Det er imidlertid alarmerende om ansattes tilganger i fagapplikasjonene ikke blir fjernet umiddelbart når det ikke lenger er behov for denne tilgangen. Vi har inntrykk av at dette ikke er problem som forekommer ofte, men det er likevel viktig å hindre at dette skjer. For å kontrollere at dokumentasjonen fra virksomhetene er riktig attestert og anvist, er det nødvendig for lønnsavdeling å vite hvem som har blitt gitt disse rettighetene. En ajourført liste/oversikt med alle som har attestasjons- og anvisningsrett kan være et viktig redskap for en slik kontroll. At lønnsmedarbeiderne kjenner virksomhetene og hvordan ansvaret er delegert, og bruker det som grunnlag for å vurdere attestasjon/anvisning, kan bli sårbart dersom nye medarbeidere som ikke kjenner kommunen like godt skal overta oppgavene. En liste/oversikt ville også fjerne eventuell usikkerhet om ansatte faktisk har attestasjons- eller anvisningsrett i virksomhetene. 3.4 Konklusjon og anbefalinger I våre undersøkelser har vi sett at ansatte har fått tilganger, attestasjons- og anvisningsretter i samsvar med delegert ansvar. Men det har vært tilfeller hvor virksomheter gir beskjed sent om at tilganger i fagapplikasjoner skal fjernes, slik at ansatte/tidligere ansatte kan ha hatt tilgang til en eller flere fagapplikasjoner når de ikke skulle hatt denne tilgangen. Det er ingen sentral oversikt over hvem som kan attestere og anvise for lønnsområdet i virksomhetene. På bakgrunn av følgende funn vil revisor anbefale følgende: Kommunen bør umiddelbart slette gitte tilganger i fagapplikasjonene når en ansatt slutter eller av andre årsaker ikke lenger skal ha tilgang til fagapplikasjonen. Kommunen bør vurdere å opprette en sentral oversikt over hvem som kan attestere og anvise i virksomhetene. Denne listen bør være à jour til enhver tid. Telemark kommunerevisjon IKS 4

4. Har Porsgrunn kommune lønnsrutiner som sikrer riktig lønn til de ansatte? 4.1 Revisjonskriterier I Porsgrunn kommune er det skriftlige rutiner for behandling av lønn. Det er eksempelvis egne rutinebeskrivelser for: ADSL-Bredbånd Fast lønn på topp av stillingskode Arbeidstøy Arkivering av lønns- og trekkoppgaver, skattekort, lønnsjournal med mer Avgangskontroll Beredskapsvakt Brukermanualer for elektronisk behandling av lønn (Capitech turnus, IST Extens og EDB NLP) Diett Rutine ved for meget utbetalt lønn Koder for funksjonstillegg Fødselspermisjoner Hjemmelsknytning Ferie I tillegg har kommunen personalreglement hvor lønn er omtalt. Rutinene er basert på gjeldene lovverk og avtaler som gjelder området, herunder arbeidsmiljøloven, kommuneloven og sentral tariffavtale. Porsgrunn kommune er også en IA-virksomhet 6. Det vil si at de har underskrevet en intensjonsavtale med NAV som innebærer at kommunen har ekstra plikter og retter. Som IA-virksomhet har Porsgrunn kommune rett til tilretteleggingstilskudd, aktiv sykmelding uten forhåndsgodkjenning fra NAV lokalt, honorar til bedriftshelsetjeneste og utvidet egenmelding. 7 Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: De ansatte i Porsgrunn kommune skal følge kommunens lønnsrutiner Lønnsrutinene bør sikre at de ansatte får riktig lønn i henhold til arbeidsavtaler, tariffavtaler og gjeldene lovverk 4.2 Fakta og funn 4.2.1 Opplæring og støtte Alle skriftlige rutiner som gjelder lønn og lønnsbehandling i kommunen er tilgjengelig gjennom kommunens intranett. Alle disse dokumentene er samlet i en mappe som heter rett lønn til rett tid. Dette er også navnet på opplæringsprogrammet kommunen har for lønnsarbeid. Det er utviklingsavdelingen som har ansvaret for opplæring internt i kommunen, og det gis ofte skulder til skulder opplæring av nye medarbeidere. 6 IA er forkortelsen for et inkluderende arbeidsliv. Flere detaljer om hva avtalen innebærer for kommunen kan finnes på www.nav.no 7 Fullstendig oversikt er gjengitt under 5.1. Telemark kommunerevisjon IKS 5

Lønnsavdelingen er ansvarlig for rett lønn til rett tid. Det avholdes cirka fire samlinger i året, hvor virksomhetsledere og sekretærer inviteres. Samlingene gjennomføres gjerne etter at resultat av lønnsforhandlinger er kjent, etter lokale forhandlinger og lignende. Det er også egne opplæringsrunder når nye applikasjoner skal tas i bruk i kommunen. Virksomhetene vi har intervjuet mener samarbeidet med lønns- og personalavdelingen er godt. Alle virksomhetene har faste kontaktpersoner, slik at de vet hvem de skal kontakte ved behov for støtte. De får god støtte når de trenger det, men flere opplever at det noen ganger kan ta litt tid å få den hjelpen de trenger, fordi lønnsavdelingen har mye å gjøre. Virksomhetene opplever også god brukerstøtte fra leverandørene av fagapplikasjonene. 4.2.2 Rutiner i lønnsavdeling Kvaliteten på arbeidet til lønnsmedarbeiderne er avhengig av kvaliteten på det de får inn fra virksomhetene. Personalansvaret ligger hos virksomhetslederne, og lønnsavdelingen dobbeltsjekker derfor ikke alt som rapporteres fra virksomhetene. Et eksempel på dette er timelister. Timelistene kontrolleres i virksomhetene og ikke på lønnsavdelingen. Lønnsmedarbeiderne er delt i faggrupper. Et eksempel er sykelønn. Formålet med denne organiseringen er at medarbeiderne skal tilføre hverandre kompetanse og holde seg oppdatert på gjeldende lover og regler på sitt område. Alle virksomheter har faste kontaktpersoner, og det er dublering på alle virksomhetene, slik at en annen kan overta på kort varsel ved fravær. Lønnsavdelingen har fokus på å tilby gode tjenester til virksomheten og de arbeider kontinuerlig med tjenestebeskrivelser. Disse plasseres inn i som kommunens felles rutiner på intranett i kommunen. Tjenestebeskrivelsene skal henvise til rutinebeskrivelsene. I følge personalsjefen har lønnsavdelingen klare mål som de jobber mot. Første prioritet for avdelingen er at de ansatte i Porsgrunn kommune skal få lønnen sin til rett tid. Andre prioritet er å få inn all sykelønnsrefusjon kommunen har krav på. 4.2.3 Elektroniske fagapplikasjoner for lønnsområdet Kommunen bruker hovedsakelig tre fagapplikasjoner til lønnsarbeid i kommunen: NLP, Extens og Capitech turnus. I tillegg brukes økonomi og regnskapssystemet Agresso blant annet til å kontrollere utbetaling av lønn og innbetaling av lønnsrefusjon i systemet. NLP NLP er kommunens lønns- og personalsystem. Alle virksomheter i Porsgrunn kommune bruker denne applikasjonen. NLP leveres og vedlikeholdes av EDB Business Partner, og selskapet gir også brukestøtte. NLP er et integrert lønns- og personalsystem spesialutviklet for kommuner og fylkeskommuner. Integreringen mellom lønn og personal gjør at brukeren bare trenger å registrere data en gang. Applikasjonen gjør at en blant annet kan følge opp lønn, fravær, refusjon, lokale lønnsforhandlinger og søknader elektronisk. Systemet gir også et elektronisk rapportarkiv og muligheten til å generere rapporter. Extens Extens er administrasjonsprogram for barnehager og skoler som leveres av IST. I følge leverandørens hjemmeside (www.ist.com) kan programmet blant annet brukes til å registrere: barnas oppholdstid i barnehage grunnlag for betaling Telemark kommunerevisjon IKS 6

SFO-tilbud fag karakterer personalopplysninger ressursberegning Extens brukes som et forsystem til lønnssystemet (NLP) til å behandle variabel lønn. Fast lønn går direkte via NLP, men applikasjonene kan kommunisere med hverandre. I Porsgrunn kommune bruker skolene og oppvekstsentrene Extens. Capitech Capitech turnus er en fagapplikasjon og styringsverktøy for å sikre riktig bemanning og faglig sammensetning av personalet i årsturnus og høytidsturnuser. Vikarene settes direkte inn i årsturnusen og den elektroniske timelisten sørger for at vikartimer og -tillegg automatisk overføres til lønnssystemet (NLP). I Porsgrunn kommune er det først og fremst virksomheter med mye turnus som hjemmetjenesten og sykehjemmene som bruker Capitech. 4.2.4 Kontroll og rapportering av lønn i virksomhetene Rutinene for kontroll av lønnsjournal i virksomhetene varierer noe. Virksomheter som har turnus og mye variabel lønn synes å kontrollere i større grad enn virksomheter som i hovedsak har fast lønn. Virksomhetene opplyser at de tar stikkprøver for å se om det er samsvar mellom lønnsjournal og konteringsliste, og de kontrollerer om rapporterte endringer blir iverksatt, for eksempel endringer av stillingsbrøker. En virksomhetsleder sier at en lønnsmelding blir aldri lagt inn i mappa før en har kontrollert at endringen har skjedd. På samme vis følger de opp at sluttmeldinger og melding om stans i lønn blir registrert av lønnsavdelingen, slik at det ikke blir betalt ut urettmessig lønn. Økonomirapporteringen i Agresso sikrer månedlig gjennomgang av regnskapet mot budsjettet. Eventuelle avvik må kontrolleres og kommenteres, og disse rapportene danner grunnlag for en sammenstilt månedlig rapport til ledergruppa. 4.2.5 Avvik og endringer Timelister sjekkes for eventuelle feil med en gang de er overført til lønnssystemet og virksomhetslederne kan korrigere før lønn utbetales. Dersom det har blitt utbetalt for mye eller for lite lønn til en medarbeider, melder virksomhetene dette til lønnsavdelingen. Virksomhetsledere som bruker Extens kan etterregne og rette opp direkte i systemet. Differansen blir så rettet ved neste lønnskjøring. I følge lønnsavdelingen kjøres det tretten lønnskjøringer i året. I virksomhetene som vi har snakket med hadde de ikke mange eksempler på feil utbetaling av lønn. Et eksempel på en feilutbetaling som ble oppdaget, var en ansatt som hadde fått dobbelt utbetalt, både lønn og ytelse fra folketrygden. Andre eksempler er dobbel utbetaling av godtgjøring for 17. mai og manglende justering av lønn som følge av utdanning. I disse tilfellene ble det rettet opp måneden etter. Telemark kommunerevisjon IKS 7

4.2.6 Rutiner for fraværsrapportering og permisjoner I virksomhetene er det ofte slik at den som mottar beskjed om sykdom skriver egenmeldingen og legger denne klar til kvittering når den ansatte kommer tilbake på jobb. Egenmeldingen oppbevares lokalt i virksomheten, også der de bruker elektroniske systemer. Virksomhetsleder registrerer dette i NLP. Sykemeldinger skal ikke registreres i NLP lokalt, men sendes lønnsavdelingen etter at virksomhets-/avdelingsleder har anvist. Noen virksomheter beholder en kopi av sykemeldingen lokalt til senere kontroll. Virksomhetslederne vi snakket med er bevisst på at en eventuell egenmeldingsperiode skal inn i arbeidsgiverperioden slik at kommunen/virksomheten får all sykelønnsrefusjon den har krav på. Permisjoner vurderes og behandles lokalt i virksomhetene av virksomhetsleder. Permisjonene registreres enten i en av fagapplikasjonene og sendes elektronisk til lønnsavdelingen, eller virksomhetsleder sender anvist permisjonssøknad til lønnsavdelingen i papirutgave. Et unntak er fødselspermisjon. Slike permisjoner behandles av en medarbeider i lønnsavdelingen etter at søknaden har blitt behandlet i virksomheten. Lønnsmedarbeideren søker om refusjon fra NAV, registrerer permisjonen i NLP og sender svarbrev til den ansatte om at meldingen er mottatt. Når tilsagnet kommer, sendes nytt brev til den ansatte om eksakt permisjonsperiode. Lønnsavdelingen foretar også avregning mellom søknadssum og utbetalt refusjon, og følger opp ved avvik. Spesielt for virksomhetene som bruker Extens Bortsett fra fødselspermisjoner, registreres permisjoner lokalt i Extens. Egenmeldinger registreres i Extens og da registrerer en også vikar som brukes. Grunnlaget for dette er stort sett papirlister og vikartimer som registreres først når de er gjennomført. I systemet er det koblinger mellom utlønning av vikar og fravær - en må først registrere inn et fravær for å kunne registrere en vikar. I tillegg kan en føre ekstra vikartimer ved å registrere dem som banktimer og da er det ikke nødvendig å koble vikartimen til et fravær. Banktimer er tid som satt av for hver lærer, slik at de kan vikariere for hverandre, og disse banktimene skal i utgangspunktet ikke føre til noen ekstra kostnader 8. En virksomhetsleder uttrykte ønske om automatisk påminning om oppfølging av sykmeldte fra Extens, siden fraværet legges inn der. Spesielt for virksomhetene som bruker Capitech (turnus) Capitech kan brukes for å sikre at en får inn egenmelding og Capitech lar en ikke legge inn flere egenmeldingsdager enn den ansatte har rett på. I Capitech sendes det ut varsel til den enkelte når en har brukt 16 dager av egenmeldingsperioden. I Capitech må en registrere inn fravær for å få lagt inn vikar på fraværet, og vikarbruk vises enkelt i Capitech. Det er likevel noen smutthull for denne regelen, ved at noen virksomheter har vikarhjemler de kan føre vaktene på. Det må altså ikke være et faktisk fravær for å registrere vikar ved korttidsfravær. Ved fravær over lengre tid har en imidlertid denne koblingen. 8 Avhengig av om det er ledig lærerkapasitet når lærer er borte hos lege, tannlege og lignende. Om det ikke er ledig lærer, har vi inntrykk av det i noen tilfeller ikke brukes vikar i det hele tatt. Telemark kommunerevisjon IKS 8

4.2.7 Generelt om bruk av vikarer Ved skolene brukes stort sett lærerne som vikarer for hverandre eller de skaffer vikarer gjennom vikarlister fra vikarkontoret. Virksomhetene er restriktive med bruk av overtid. Flere av virksomhetene vi snakket med bruker vikar i liten grad. Innen pleie og omsorg må det som regel skaffes vikarer. For å spare penger prøver virksomhetene å korte ned på vikarvakten i forhold til hva den normale vakten ville vært. Virksomhetene har begrenset hvem som har myndighet til å kalle inn vikarer, slik at de har kontroll på bruken av vikarer. 4.2.8 Reiseregninger Reiseregninger føres foreløpig på papir i virksomhetene. Reiseregningene attesteres av sekretær og anvises av virksomhetsleder. Virksomhetslederes egne reiseregninger blir videresendt til kommunalsjefen for anvisning. Reiseregningene sendes til lønnsavdelingen for registrering. På sikt ønsker lønnsavdelingen å innføre AD-travel, som er et system for behandling av elektroniske reiseregninger. Da denne rapporten ble skrevet var systemet foreløpig ikke tatt i bruk i noen virksomheter. 4.2.9 Rutiner ved nyansettelse Når en ny medarbeider har akseptert et tilbud fra kommunen, lages det arbeidsavtale og en lønnsmelding. Data om den nytilsatte registreres inn i NLP og systemet gjør ansiennitetsberegningen og det fastsettes lønn etter tariffavtale. Virksomhetsleder kan likevel gjøre spesielle avtaler. Det er virksomheten som lager lønnsmeldingen. De som bruker Capitech tar ut lønnsmeldingen på papir, attesterer og anviser og arkiverer denne på virksomheten. Lønnsmelding sendes til lønnsavdelingen hvor de kontrollerer alt som er registrert før iverksetting av lønn. Ved lønnsendringer går en inn på arbeidskontrakten og foretar endringer. Lønnsendringer som følge av sentralt og lokalt lønnsoppgjør gjøres sentralt og ansiennitet går automatisk. Lønnsendring som følge av utdanning legges også inn lønnsavdelingen. 4.2.10 Andre goder I virksomhetene som er med i dette prosjektet er det ingen utbredt praksis å gi andre goder utover lønn. I noen virksomheter gis det likevel noen goder etter hvilke behov det er i stillingen. Behovet for andre goder vurderes på virksomhetsnivå og virksomhetslederne gir beskjed til lønnsavdeling om hvem som eventuelt skal få de forskjellige godene. Noen ansatte har godtgjøring for bruk av egen bil i sitt arbeid i Porsgrunn kommune. I noen virksomheter gis kompensasjonen ut fra stillingsstørrelse og hvor mye bilen faktisk brukes i jobb. I andre virksomheter gis det en fast sum uavhengig av hvor mye en bruker bilen, men det må være et reelt behov for bruk av bil i tjenesten for å kunne få godtgjørelsen. I begge tilfeller utbetales godtgjørelsen en gang i året. I tillegg kommer km-godtgjørelsen. Andre goder som gis er mobiltelefon og i noen få tilfeller bredbåndsinternett. Noen ansatte velger å legge igjen mobilen på arbeidsplassen, mens for de som ikke gjør det, blir fordelen innberettet til skattemyndighetene. Hvilke beløpsgrenser som er satt for godkjent forbruk varierer mellom virksomhetene og etter behovet til den enkelte ansatte. Virksomhetslederne Telemark kommunerevisjon IKS 9

følger opp forbruket, og iverksetter tiltak ved høyt forbruk. Virksomhetene vi intervjuet mener at dette normalt ikke er noe problem, men det har forekommet tilfeller hvor høyt forbruk har ført til trekk i lønn eller krav om tilbakebetaling. I noen virksomheter er det ekstra slitasje på klær, og i noen tilfeller gis det derfor ekstra godtgjørelse for klær. Dette skjer i tråd med hovedtariffavtalen. 9 4.3 Revisors kommentar/vurderinger Vi har ikke funnet noen vesentlige svakheter i rutinene, verken i lønnsavdelingen eller i virksomhetene. Dette tyder på at det er gode lønnsrutiner og lønnskontroll i Porsgrunn kommune. Når mye av ansvaret for lønnsarbeidet og kontrollen av lønnsjournalene foregår på virksomhetsnivå, er det viktig at virksomhetslederne får den opplæringen og den støtten de trenger. Selv om opplæringen alltid kan være bedre, er medarbeiderne i virksomhetene vi har undersøkt godt fornøyd med opplæringen de har fått. Det gjennomføres jevnlige lønnssamlinger, slik at det er mulig å oppdatere seg på området. Det er også god tilfredshet med den støtten lønnsavdelingen gir dersom det er behov. Bruk av elektroniske fagapplikasjoner for lønnsarbeidet ser ut til å fungere godt i kommunen. Extens og Capitech sikrer at virksomheten har god kontroll på lønnskostnadene sine, og koblingen mellom fravær og eventuell vikar i systemet, gjør at vikarbruken begrenses. Koblingen mellom Extens/Capitech og det sentrale lønns- og personalsystemet forhindrer også noe dobbeltarbeid. 4.4 Konklusjon og anbefalinger Generelt viser våre undersøkelser at det er gode lønnsrutiner og lønnskontroll i Porsgrunn kommune. Desentralisert lønnsarbeid kan øke risikoen for feil pga mange involverte personer og lavere kompetansenivå. Vi har inntrykk av at Porsgrunn kommune har redusert denne risikoen vesentlig ved jevnlig opplæring og god støtte fra lønnsavdelingen. Det vil fortsatt være viktig å følge opp med nye lønnssamlinger og sørge for at alle virksomhetsledere og sekretærer som jobber med lønn, får den opplæringen de trenger. Vi har inntrykk av at de virksomhetene som bruker fagapplikasjonene Capitech og Extens for lønn får en ekstra god oversikt over lønnsområdet, herunder variabel lønn, fravær, vikarbruk og refusjoner. På bakgrunn av følgende funn vil revisor anbefale følgende: Kommunen bør vurdere om det vil være hensiktsmessig å bruke Capitech, Extens eller andre forsystem til NLP i flere virksomheter. 9 Særavtale om arbeidstøy SGS 1002 (B-11/01). Telemark kommunerevisjon IKS 10

5. Har kommunen rutiner som sikrer at kommunen mottar de lønnsrefusjoner de har krav på? 5.1 Revisjonskriterier Sykepengerefusjon er en viktig inntekt for kommunen. Arbeidstaker har rett til sykepenger fra første sykefraværsdag og arbeidsgiver betaler sykepenger for de første 16 kalenderdagene av sykefraværet. Fra og med 17. sykedag er det folketrygden som betaler sykepengene og arbeidstaker har rett på sykepenger i inntil ett år. Sykepengegrunnlaget kan ikke overstige 6 ganger folketrygdens grunnbeløp (6G). For å motta refusjon for sykefravær over 16 dager, må kommunen kreve refusjon fra NAV. Gjennom NAV og som IA-virksomhet har Porsgrunn kommune tilgang på mange virkemidler og tiltak. NAV kan tilby en rekke virkemidler og tiltak for personer som er sykmeldt, eller som står i fare for å bli det. Her er en kort beskrivelse av de ulike virkemidlene 10 : Svangerskapspenger kan gis til gravide arbeidstakere som har en arbeidssituasjon som kan medføre risiko for fosterskader. Individuell oppfølging, avklaring og arbeidsrettet rehabilitering er et utvidet tilbud om individtilpassede tjenester som kan føre til raskere tilbakevending til arbeid. Behandlingstilbud for lettere psykiske og sammensatte lidelser. Sykmeldte med sammensatte og lettere psykiske lidelser kan få behandling hos psykolog- eller psykiater i opptil 18 uker. Gradert sykmelding skal brukes dersom den sykmeldte kan utføre deler av sine vanlige arbeidsoppgaver, enten ved å arbeide redusert tid eller ved å bruke lengre tid på å utføre arbeidsoppgavene. Gradert sykemelding skal også brukes når den sykmeldte delvis kan utføre nye arbeidsoppgaver. Dette gjelder også etter tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak. Aktiv sykmelding. Det innebærer at den sykmeldte er i aktivisering/ arbeidstrening på arbeidsplassen. IA-virksomheter har mulighet til å starte aktiv sykmelding uten forhåndsgodkjenning fra NAV. Tilretteleggingstilskudd kan gis til arbeidsgiver som kompensasjon for merutgifter eller merinnsats i forbindelse med nødvendig tilrettelegging, utprøving og opplæring i nye arbeidsoppgaver, eller praktisk hjelp som arbeidstakeren har behov for (forbeholdt IA-virksomheter). Honorar til bedriftshelsetjeneste. IA-virksomheter kan helt eller delvis få refundert utgiftene til bruk av bedriftshelsetjeneste (BHT) fra NAV. Det forutsetter at BHTs arbeid bidrar til at arbeidstakere kan unngå sykmelding, eller hvis sykmeldte eller personer med redusert arbeidsevne tilbakeføres til arbeid (forbeholdt IAvirksomheter). Reisetilskudd kan gis til yrkesaktive (arbeidstakere, selvstendig næringsdrivende, frilansere) som har behov for transport til og/eller fra arbeidsstedet på grunn av helseplager. Reisetilskudd gis i stedet for sykepenger eller rehabiliteringspenger. Arbeidsplassvurdering kan foretas av fysioterapeut eller ergoterapeut som ved besøk på den enkelte arbeidsplass vurderer mulige tilretteleggingstiltak som kan føre til at sykmelding kan unngås eller at arbeidstaker kan gjenopptas helt eller delvis. Hjelpemidler på arbeidsplassen. Hvis arbeidstakeren trenger spesielle hjelpemidler for å klare jobben sin, kan han/hun søke NAV om økonomisk støtte til dette. 10 Følgende er i hovedsak hentet fra NAV sin hjemmeside www.nav.no. Telemark kommunerevisjon IKS 11

Unntak fra arbeidsgiverperioden. En arbeidsgiver kan søke om unntak fra ansvaret for å utbetale sykepenger i arbeidsgiverperioden. Dette gjelder ved svangerskapsrelatert sykefravær eller langvarig/ kronisk sykdom hos arbeidstaker. Yrkesrettet attføring gis i forbindelse med skolegang, kurs, hospitering, arbeidstrening med mer for at arbeidstakeren skal kunne komme i arbeid. Virkemidlet kan benyttes allerede i sykepengeperioden. Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Porsgrunn kommune bør søke om de refusjoner kommunen har krav på. 5.2 Fakta og funn 5.2.1 Lønnsrefusjon Virksomhetene vi snakket med var stort sett godt kjent med mulige refusjonsordninger. Blant annet sykelønnsrefusjon, refusjon for sykdom som skyldes svangerskap og kronisk sykdom, samt mulighetene for å søke tilretteleggingstilskudd. I følge lønnsavdelingen og virksomhetene vi har snakket med, har det blitt informert om hvilke muligheter for refusjon kommunen kan kreve. En virksomhet påpekte også godt samarbeid med HMS, som medførte at de har kjennskap til de ordninger som kan være aktuelle for avdelingen. Det er medarbeiderne i faggruppe sykelønn i personalavdelingen som beregner refusjonskravets størrelse. Når sykmeldingen til den ansatte blir registrert i NLP, beregner systemet sykelønnsrefusjonen på grunnlag av de opplysningene som er registrert på vedkommende. Dette blir ikke etterkontrollert i virksomhetene, men de vi intervjuet, mener de har en god formening om hva størrelsen bør være. De fleste virksomheten følger derimot med på at krevd refusjon kommer tilbake til virksomheten. NLP viser oversikt over forventet og mottatt refusjon, og noen bruker NLP aktivt til å følge med på refusjon. Agresso brukes til kontroll av forholdet mellom lønn ut og refusjon inn. Refusjoner kan kontrolleres i Agresso, og virksomhetslederne mener at månedsrapporteringen i Agresso gir god oversikt over om virksomheten får inn de pengene de skal ha. De som opplyser at de ikke har en regelmessig kontroll på dette, er små virksomheter, hvor det er lett å ha oversikt over om det kommer inn refusjoner. Spesielt innenfor stab/støtte virker det som om virksomhetene bruker personalavdelingens tjenester i større grad enn andre virksomheter og ikke kontrollerer like mye selv. Virksomhetene vi har snakket med har ikke opplevd at krav blir så forsinket at de ikke får refusjon. Men noen virksomheter har måttet purre på sykmeldinger fra ansatte enkelte ganger. 5.2.2 Avvik refusjon I ett tilfelle hvor en ansatt hadde flere arbeidssteder i kommunen, ble hele refusjonen gitt til ett arbeidssted, slik at virksomheten ikke fikk refusjon for sin del. Dette ble rettet opp i etterkant. Telemark kommunerevisjon IKS 12

5.2.3 Analyse av fraværsstatistikk og lønnsrefusjon spesielt For å kontrollere om Porsgrunn kommune krever og får den lønnsrefusjonen kommunen har krav på gjennomførte vi en analyse. I analysen beregnet vi hvor mye fraværet etter arbeidsgiverperioden (i hovedsak de første 16 dagene) utgjør i kroner og sammenlignet dette med hvor mye kommunen har fått i sykelønnsrefusjon 11. I Porsgrunn kommune utgjør fravær over 16 dager 6,8 % av fastlønnede i perioden. Det er lønnsartene 010 og 070 som utgjør fastlønn i kommunen. Disse må korrigeres for feriepenger for å kunne brukes som grunnlag for sykelønnsrefusjon, fordi det refunderes bare feriepenger av fravær inntil 12 uker. Lønnsartene 010 og 070 inneholder ferielønn for hele året. Sum lønnsutgifter på lønnsartene 010 og 070 korrigert for feriepenger er ca. kr 690 millioner. Dette tallet er ikke mulig å fastsette nøyaktig, da det er høyere prosentsats for feriepenger til ansatte over 60 år. Sykelønnsrefusjon i 2008 korrigert for feriepenger var på kr 42 880 428. Refusjon sykelønn utgjør derfor 6,2 % av fastlønn, og vi får en differanse på 0,6 %-poeng. I tillegg må lønnsutgiftene korrigeres for de som har en årslønn på over 6 G (ca. kr 420 000), fordi det bare gis sykelønnsrefusjon opp til 6 G. Alle virksomhetslederne og en del høyskoleutdannede med lang ansiennitet har lønn over denne grensen. 5.2.4 Andre funn I forbindelse med våre undersøkelser har vi sett at balansekonto for aktiverte sykepenger ikke blir avstemt per 31.12. Vi fant også at det ikke ble lagt økt vekt på å få sykemeldinger raskere inn rundt årsskiftet. Regnskapet avsluttes senest 15. februar, og alle krav som er registrert når regnskapet avsluttes blir ført på riktig år. Det vil derfor bare være de sykemeldinger som ikke er registrert på personalavdelingen før regnskapet avsluttes som ikke blir anordnet til rett år. Bestemmelsene om anordningsprinsippet i Regnskapsforskriften 7 eller God Kommunal Regnskapsskikk sier at alle kjente inntekter regnskapsføres selv om de ikke er innbetalt når årsregnskapet avsluttes. 5.3 Revisors kommentar/vurderinger Siden virksomhetslederne kjenner til mulige refusjonsordninger som kommunen har og følger opp de kravene de har sendt, er det lite som skulle tilsi at kommunen ikke får de refusjonene de har krav på. Analysen av sykefravær i kommunen viser likevel at det er en uavklart differanse mellom mottatt sykelønnsrefusjon og registrert fravær over 16 dager. Våre undersøkelser har ikke avdekket svikt i rutiner som kan forklare dette avviket. Modellen vi har brukt krever at fraværet er likt gjennom hele året, fordi det ikke er beregnet noen effekt av lønnsvekst i perioden. Den forutsetter også likt fravær i alle lønnsnivå, mens det er rimelig å anta at det er høyere fravær blant de med lavest lønn, siden det er de som utfører det tyngste arbeidet. I tillegg refunderes ikke alle tillegg ved langtidssykemeldinger og lønn over 6 G. Sammen med manglende avstemming og uregistrerte sykemeldinger ved regnskapsavslutningen, er dette faktorer som bidrar til at disse to forholdstallene ikke lar seg direkte sammenligne. Virksomhetslederne er resultatansvarlige, noe som gjør at de har stor fokus på økonomi. Om de ikke får inn refusjonen, betyr dette strammere rammer for virksomheten. Det vil derfor 11 Tall fra regnskapet for Porsgrunn kommune 2008. Telemark kommunerevisjon IKS 13

være lite sannsynlig at en virksomhetsleder skal glemme/la være å rapportere refusjonsberettiget fravær. 5.4 Konklusjon og anbefalinger Våre undersøkelser viser at Porsgrunn kommune har gode rutiner som sikrer at de får de refusjonsinntektene de har krav på. Virksomhetslederne er stort sett klar over hvilke refusjoner de kan kreve, og de følger opp at refusjonene de har sendt krav på faktisk kommer inn. Våre tallanalyser viser likevel en differanse mellom fravær i prosent av fastlønnede og sykelønnsrefusjon i prosent av fastlønn i perioden i størrelsesorden 0,6 %-poeng. Fordi disse beregningene er forholdsvis grove, og det foreligger flere forhold som gjør sammenligningen mellom disse to forholdstallene usikker, kan det anses som en akseptabel differanse, jfr drøftingen i punkt 5.3. Fordi virksomhetene er resultatansvarlige, og manglende refusjoner vil påvirke virksomhetenes økonomi direkte, er det ingen insentiver i organiseringen som skulle tilsi at virksomhetene skulle unnlate å kreve lønnsrefusjon. Kommunen avstemmer ikke balansekonto for aktiverte sykepenger per 31.12., og den samme kontoen er ikke fullstendig periodisert per 31.12 pga sykemeldinger som ikke er registrert hos personalavdelingen innen regnskapsavleggelsen. Dette kan medføre feil i årsregnskapet, se avsnitt 5.2.4. På bakgrunn av følgende funn vil revisor anbefale følgende: Kommunen bør fortsatt holde et høyt fokus på hvilke refusjonskrav som er mulig for kommunen å kreve, og sørge for at alle som attesterer/anviser lønn er klar over disse mulighetene. Kommunen bør avstemme balansekonto for aktiverte sykepenger jevnlig og avstemming må foretas minst per 31.12. For å sikre at anordningsprinsippet følges, bør rutinene for oversending av sykemeldinger til personalavdelingen innskjepes, spesielt rundt årsskiftet. Telemark kommunerevisjon IKS 14

Litteratur og kildereferanser Lovverk Lov 25.09.1992 nr 19 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Interne dokumenter i Porsgrunn kommune Personalreglement Delegasjonsreglementet Lønnsrutiner RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon NAV (www.nav.no) Vedlegg Vedlegg 1: Høringssvar fra kommunen Telemark kommunerevisjon IKS 15

- vedlegg Vedlegg 1: Rådmannen høringsuttalelse Telemark kommunerevisjon IKS v/ Forvaltningsrevisor Alf Olav Uldal Fylkeshuset 3706 Skien Forvaltningsprosjekt rutiner for lønnskontroll Rådmannens høringsuttalelse Vi viser til vedlagte utkast til rapport om forvaltningsprosjektet Rutiner for lønnskontroll. Rådmannen har gjennomgått rapporten og sier seg i hovedsak enig i den faktabeskrivelsen og de konklusjoner som er gjort i rapporten. Dog vil rådmannen peke på punkt 5.2.3 og særlig den beregnete differansen på 0,6 %. Som revisor selv sier er dette basert på gjennomsnittsberegninger og et relativt grovt anslag. En forklaring til denne differansen kan bl.a. være at det ikke gis refusjon til lønnsutgifter over 6 G. Det vises for øvrig til samtale mellom revisor Ingebjørg Nordby Vibeto og repr. for økonomiavd. hvor dette er diskutert. Mvh Egil Johansen Roy Martinsen - rådmann - - kommunalsjef - Telemark kommunerevisjon IKS 1