S T Y R E S A K # 20/01 Vedrørende: STYREMØTET DEN 13.12.16 BYGGESAKEN STATUS I DESEMBER 2016 Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Vedlegg: Saksfremlegg Tidligere dokumenter: Saksfremlegg og orienteringer i styret Bergen, den 06.12.16 1
BYGGESAKEN Status pr 30. november 2016 Økonomi Tabellen under viser en overordnet status for økonomien i brukerutstyrsprosjektet. Prosjektstruktur Kolonnene Forpliktet/kontrakt viser eksterne økonomiske forpliktelse eller inngåtte kontraktbeløp, mens Regnskap hittil viser akkumulert regnskap f.o.m. 2015 t.o.m. november 2016. Regnskap hittil viser at det i hovedsak er påløpt kostnader til konsulenttjenester for anskaffelser, interiør og flytting, samt kostnader til prosjektadministrasjon og interne ressurser. Det ligger ikke konkrete forslag til budsjettrevisjoner mellom hovedpostene p.t., men det kan komme i løpet av våren 2017. Bl.a. må det vurderes justering mellom postene avsatt til flytting, m.m. (197xx) og flyttekonsulent (191xx). Det kan også se ut til at rammen til Inventar (194xx) kan bli lavere enn budsjettert, mens Eksterne konsulenter (191xx) kan bli noe høyere. Det er også knyttet usikkerhet til kostnader Endringer Statsbygg (195xx), bl.a. i forhold til adgangskontrollsystem. Når KHiBs virksomhet overdras til UiB fra 1.1.2017 vil brukerutstyrsprosjektet for nybygget overdras til UiBs Eiendomsavdeling. Det vil da være Eiendomsavdelingen som overtar det økonomiske ansvaret for brukerutstyrsprosjektet. Sammen med UiB ser vi nå på hvordan regnskapshistorikk, budsjett og økonomistyring av prosjektet kan videreføres under UiB. Se vedlegg 1 for mer detaljert økonomistatus. Budsjettramme revidert juni 2016 Forpliktet / Regnskap fra Post kontrakt 2015 til d.d. 19000 Reserve/Uforutsett 26 000 000 - - 1901x Prosjektadministrasjon og interne prosjektressurser 10 000 000-5 058 015 1902x Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring 5 000 000-1 001 332 191xx Eksterne konsulenter 20 000 000 16 790 950 13 403 161 192xx Verksted og spesialutstyr 45 000 000 11 133 577-193xx IKT/AV 25 000 000 17 372 672 1 000 000 194xx Inventar 37 000 000 25 132 169 190 839 195xx Endringer Statsbygg 10 000 000 5 609 194 1 737 500 196xx Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting 5 000 000 - - 197xx Flytting, avhending, rydding 6 000 000-264 387 198xx Tilbakeføring av eksisterende lokaler (iht leieavtaler) 3 000 000 - - 199xx Nye driftsavtaler 5 000 000 - - 1999x Reinvesteringsfond 10 600 000 - - Sum ramme brukerutstyr 207 600 000 76 038 562 22 655 234 2
Status for øvrig: Generelt Byggingen er i rute, og i skrivende stund er det fortsatt avtalt overlevering av bygget 22.05.2017. Prosjektet virksomhetsoverdragelse til UiB er nå i fase 3 og det arbeides for tiden med organiseringen av det nye fakultetet. Innplasseringen av ansatte har naturlig nok innvirkning på byggeprosjektet i forhold til antall ansatte i åpne landskap, på kontorer og i studioer. UiB blir fra nyttår eier av byggeprosjektet, noe som også får konsekvenser for vår organisering internt. Vår nye organisasjon vil bli presentert i neste prosjektråd. Delprosjekt Status Kafèdrift Som tidligere nevnt, bistår innkjøpsavdelingen ved UiB oss med konkurransen på drift av kafeen i nybygget. Torsdag 1.12.16 arrangerer vi en leverandørkonferanse for inviterte, potensielle leverandører. Det blir befaring på bygget, presentasjon av kafeprosjektet og av selve konkurransen. Vi regner med at konkurransen kunngjøres en ukes tid etter dette. HMS Status quo. Skiltprogram Listen over hvilke navn vi skal ha på alle rommene er ferdig. Uniform, som er ansvarlig for vår visuelle profil, er gitt oppgaven med å komme med forslag til utforming av de ulike skilttypene. Avhending Dette arbeidet er nå i siste fase, og lister over hva som skal avhendes og kasseres sendes fortløpende til vår kassasjonskomite i henhold til KHiBs interne rutiner for dette. Flytting Vi har fått innvilget vår søknad til Statsbygg om tidlig innflytting av diverse maskiner og utstyr i verksteder. Dette vil være med på å avhjelpe logistikk i forhold til levering, inntransport og montering. Det avholdes møter mellom flyttekonsulent og verkstedene i løpet av desember. Ferdig plan for flytting vil være ferdig før nyttår. Drift Møtene om drift i det nye bygget mellom Statsbygg, KHiB og UiB har startet opp, og det er laget møteplan for videre møter. Kommunikasjon Status quo Økonomi/husleie Gruppen jobber i disse dager med å få til en best mulig overgang til UiBs rutiner. 3
Anskaffelser - Status Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Kontraktsmøbler Kontrakt signert med Rom for Flere. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Verkstedsinnredning Kontrakt signert med Alf I. Larsen. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Spesialmøbler Kontrakt signert med Henriksen snekkeri. Kontraktspakke B, Møbler og inventar; Teleskopisk amfi Kontrakt signert med IlMonte. Kontraktspakke C, IKT/AV; AV-utstyr, Nettverksutstyr, Server og PC ATEA har utarbeidet en full plan for vårt AV-utstyr. Det gjennomføres jevnlige møter med UiB når det gjelder nettverksutstyr og PC/Mac. Kontraktspakke C, IKT/AV; Scene, lysrigger og lys Kontrakt signert med Atendi. Kontraktspakke D, Verksted; 3d-printer og eksperimentverksted Oppstart januar 2017. Kontraktspakke D, Verksted; Kraner Kontrakt signert med Industrikran AS. Kontraktspakke D, Verksted; Labutstyr og hvitevarer Mest sannsynlig kan vi ta ut deler av denne anskaffelsen på UiBs rammeavtale. Resten vil innkjøpsavdelingen v/uib bistå oss med. Kontraktspakke D, Verksted; Biblioteksutstyr Kontrakt signert med Axiell. Kontraktspakke D, Verksted; Tre og Metall Trebearbeidingsmaskiner; Kontrakt ble signert C. Dahm. Metallbearbeidingsmaskiner; Kontrakt ble signert med P. Meidell AS. Kontraktspakke D, Verksted; Ovner og utstyr Kontrakt signert med Waldemar Ellefsen AS. Kontraktspakke D, Verksted; Rekvisita maskiner UiB rammeavtale Kontraktspakke D, Verksted; Trykk og tekstil I prosess. Kontraktspakke D, Verksted; Foto/video I prosess Kontraktspakke D, Verksted; Utstyr vevverksted Dette gjennomfører vi som et direktekjøp. Kontraktspakke D, Verksted; Symaskiner Denne gjennomfører vi som et direktekjøp. Kontraktspakke E, Drift; Vakthold/dørmiljø UiB rammeavtale Kontraktspakke E, Drift; Renhold UiB rammeavtale Kontraktspakke E, Drift; Kafe I prosess. Konkurranse desember -16/januar -17 Kontraktspakke E, Drift; Skilt og foliering Design I prosess. Uniform, som vi har rammeavtale med utarbeider planer. 4
Kontraktspakke E, Drift; Skilt og foliering Produksjon UiB rammeavtale Forslag til vedtak: Styret tar statusgjennomgang for nytt bygg til orientering. Bergen, 06.12.16 Ellen Lien-Hicks prosjektleder Øivind Skaar økonomisjef 5
VEDLEGG 1: BUDSJETTOVERSIKT Prosjektstruktur Post Underpost Budsjettramme revidert juni 2016 Forpliktet / kontrakt Regnskap fra 2015 til d.d. 19000 Reserve/Uforutsett 26 000 000 - - 1901x Prosjektadministrasjon og interne prosjektressurser 10 000 000-5 058 015 1902x Arrangement/Informasjon/kurs og opplæring 5 000 000-1 001 332 Kurs og konferanse 750 000 903 506 Interne konkurranser 950 000 Teknisk opplæring (dør/adgangskort, AV/IKT, maskiner, elektrisk, 500 000 Tilpasning for ansatte/studenter i nytt bygg 300 000 Åpningsarrangement, grunnstein 2 500 000 67 826 Åpningsarrangement, fanfare - 30 000 Profilering internt og eksternt - HMS - 191xx Eksterne konsulenter 20 000 000 16 790 950 13 403 161 Brukerutstyr eksterne tjenester, diverse 260 Innkjøpskonsulent 8 750 000 8 750 000 8 329 284 IARK 6 250 000 4 755 482 4 755 482 Flyttekonsulent 3 285 000 3 285 468 258 760 AV/IKT- konsulent 100 000 Teknisk konsulent maskiner, annet utstyr 80 000 ROS-konsulent 200 000 Design, skilt og navn 300 000 59 375 Uspesifisert 1 035 000 192xx Verksted og spesialutstyr 45 000 000 11 133 577 - Eksperimentverksted 4 500 000 Kraner 432 500 432 500 Labutstyr og hvitevarer 500 000 Mobilt løfteutstyr 1 500 000 Symaskiner 125 000 Ovner og utstyr 3 332 053 3 332 053 UTGÅTT: Profileringsmaskiner Tekstil 3 000 000 Trebearbeidingsmaskiner C. Dahm 3 750 000 3 123 539 Metallbearbeidingsmaskiner 4 250 000 4 245 486 Grafikk 1 000 000 Foto/video 7 500 000 Vevemaskiner 300 000 Uspesifisert / ikke budsjettert 14 810 448 721 057 193xx IKT/AV 25 000 000 17 372 672 1 000 000 AV-utstyr 5 000 000 6 157 323 Server og PC 3 000 000 Nettverksutstyr 5 000 000 1 000 000 Scene, lys og lysrigger 7 590 000 7 590 349 Adgangskontroll 3 625 000 3 625 000 Uspesifisert / ikke budsjettert 785 000 194xx Inventar 37 000 000 25 132 169 190 839 Kontraktsmøbler 18 750 000 14 375 000 190 839 Verkstedsmøbler 12 500 000 4 115 194 Teleskopisk amfi 875 000 Innvendig solavskjerming 250 000 Mobile utstillingsvegger 500 000 Spesialmøbler (studentarb.pl., modulskillevegger, plassbygde ben 5 000 000 6 641 975 Spesialmøbler (båser i kafe?) Uspesifisert / ikke budsjettert/saldering -875 000 6
195xx Endringer Statsbygg 10 000 000 5 609 194 1 737 500 Før innflytting (endringsordrer mot Statsbygg) Traverskran Prosjekthall 1 643 750 1 643 750 1 643 750 Nye EL-uttak og IKT-uttak 137 500 137 500 EØ Flerbruksrom 56 250 56 250 56 250 Port i prosjekthall 31 250 31 250 Justering av vegger for tilpasning til studentarbeidsplasser 22 500 22 500 Planløsning for "lager" sakselift KHiB plan 1. 112 500 112 500 Flytting av håndvask 6 250 6 250 Supplerende trykkluftuttak. 68 750 68 750 Gruppe og prosjektrom fargelab 75 000 75 000 Opphengsmuligheter fra tak i prosjekthall 1 og 2 150 000 150 000 Spesialavtrekk 18 750 18 750 Endret gulvbelegg i publikumsareal Kafeteria 244 000 244 000 Omprosjektering mellomslip 500 000 500 000 Gipsverksted 1, Søylesvingkran 237 500 237 500 Belysning. Kafe 316 915 316 915 Lysrigg i prosjektrom 03.016 eller 03.017 ønskes flyttet 37 500 37 500 37 500 Blendingsløsninger 131 250 131 250 Ny planløsning adminstrasjonsomådet 794 408 794 408 Endringer AV-utstyrsliste 674 375 674 375 Adgangskontroll - Søylesvingkran konsulentbistand anskaffelse 22 500 22 500 Gipsverksted 1, spesialavtrekk - Pigmentering av Weber-gulv; Kafeteria, Åpen samling og Prosjek 75 000 75 000 Slipebenk lito, supplering av avløp 31 814 31 814 Kafeteria, serveringssone; Integrering av avtrekkshette, komfyr o 159 557 159 557 Supplerende trykkluftuttak i Råvarelager felles og Råvarelager tre 61 875 61 875 Sett inn underpost - Uspesifisert / ikke budsjettert 4 390 806 196xx Bygg-/utstyrstilpasning etter innflytting 5 000 000 - - Etter innflytting (håndverkertjenester ved installasjoner brukerut 3 820 000 Skillevegg spesialverksted 80 000 Gassdistribusjonsanlegg 100 000 Spesialinnredning materialbibliotek 200 000 Spesialinnredning grafikk (litostein, blysatsskuffer) 100 000 Spesialinnredning talerstoler 200 000 Håndverker løsninger tekstil, grafikk 500 000 Sett inn underpost 197xx Flytting, avhending, rydding 6 000 000-264 387 198xx Tilbakeføring av eksisterende lokaler (iht leieavtaler) 3 000 000 - - 199xx Nye driftsavtaler 5 000 000 - - 1999x Reinvesteringsfond 10 600 000 - - Sum ramme brukerutstyr 207 600 000 76 038 562 22 655 234 7
Vedlegg 2: Kontraheringsplan 8
9