Møteprotokoll Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 15.12.2015, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Arild Olsen Leder AP Elise Strømseng Medlem AP Øyvind Snibsøer Medlem AP Bente Næverdal Medlem AP Odd Gunnar Brøto Braathen Medlem AP Torgeir Prytz Medlem H Kjetil Figenschou Medlem H Stein-Ove Johannessen Medlem H Khanittha Sinpru Medlem H Geir Hekne Medlem H Kristin Furu Grøtting Medlem V Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Espen Klungseth Rotevatn Medlem MDG Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Terje Aunevik Medlem V Eirik Berger Nestleder V Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Robert Nilsen Terje Aunevik V Oddmund Rønning Eirik Berger V Andre frammøtte: Sondre Stormoen Lars Ole Saugnes Svein Olav Ween Marianne S. Aasen Unn Martinsen Elin Dolmseth Ungdomsrepresentant Administrasjonssjef Rådgiver Sektorsjef teknisk Sektorsjef oppvekst og kultur Økonomisjef I nestlederens fravær ble Kristin Furu Grøtting (V) valgt som settenestleder. Merknader: Ingen merknader. Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Arild Olsen leder. Svein Olav Ween sekretær
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 56/15 Referatsaker PS 57/15 Godkjenning av protokoll fra møte 3.11.2015 PS 58/15 Endring av godtgjørelsesreglementet PS 59/15 Handlingsplan og økonomiplan 2016-2019, budsjett 2016 PS 60/15 Gebyr- og fakturasatser 2016 PS 61/15 Reduksjon i foreldrebetalingen i Longyearbyen lokalstyres barnehager PS 62/15 Budsjettkorrigeringer (4/2015) PS 63/15 Valg av styremedlemmer i Svalbardposten AS PS 64/15 Søknad om utvidelse av skjenketid ved Gruvelageret PS 65/15 Møteplan for 2016 - Lokalstyret og administrasjonsutvalget PS 66/15 Renovasjon for hytter i Longyearbyen planområde - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef Eventuelt: - Opprettelse av næringsutvalg Stein-Ove Johannessen (H) foreslo følgende: Lokalstyret ber administrasjonen om å legge frem en politisk sak vedrørende opprettelse av et næringsutvalg. Utvalget innarbeides i gjeldende godtgjørelsesreglement. Forslaget falt med 10 mot 5 stemmer.
PS 56/15 Referatsaker RS 29/15 Protokoll fra møte i Oppvekst- og kulturutvalget 10.11.2015 RS 30/15 Protokoll fra møte i Teknisk utvalg 10.11.2015 RS 31/15 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 3.11.2015 RS 32/15 Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 24.11.2015 Ingen merknader. RS 29/15 32/15 tas til orientering. PS 57/15 Godkjenning av protokoll fra møte 3.11.2015 Protokollen ble enstemmig godkjent. Protokollen fra lokalstyrets møte den 3.11.2015 godkjennes. PS 58/15 Endring av godtgjørelsesreglementet Geir Hekne (H) satte fram flg. forslag: Dagens ordning vedr. godtgjørelsesreglementet videreføres. Ved alternativ avstemming mellom Heknes forslag og administrasjonsutvalgets innstilling ble innstillingen vedtatt med 10 mot 5 stemmer. Forslag til revidert «Reglement for godtgjørelse til Longyearbyen lokalstyres folkevalgte», dat. 13.11.2015, vedtas. Økningen av utgiftene til godtgjørelser som følger av endringen i reglementet dekkes innenfor rammen i budsjett og økonomiplan på Ansvar 10 Politisk virksomhet.
PS 59/15 Handlingsplan og økonomiplan 2016-2019, budsjett 2016 Elise Strømseng (Ap) satte fram flg. forslag: Kulturkort for ungdom utredes i 1. halvår 2016 i den hensikt å innføre kulturkort for ungdom fra skoleåret 2016/2017. Helårskostnadene anslås å være kr. 50.000 100.000 og finansieres innenfor kultur og idrett sine rammer. Saken forelegges lokalstyret til endelig avgjørelse. Kjetil Figenschou (H) satte fram flg. forslag: På grunnlag av tiltak i handlingsplanenes kapittel 1 økes rammene for IKT med kr. 100 000 til anskaffelse av system for direkteoverføring av møter via internett. Tiltaket gjennomføres i 2016 og finansieres ved bruk av investeringsfond. Lokalstyret ber administrasjonen om å gå til anskaffelse av et nytt system som via internett muliggjør direkteoverføring og visning i ettertid, av politiske møter. Det er ønskelig med et system som muliggjør samtidig visning fra flere vinkler, slik at både talerstolen, lederens bord og alle representantene vises. Det ble stemt enkeltvis over de framsatte forslagene, og begge forslagene ble enstemmig vedtatt. Til slutt ble administrasjonsutvalgets innstilling med de endringer som framkom i møtet enstemmig vedtatt. Handlingsprogram og økonomiplan 2016 2019 og Budsjett 2016 med kommentarer og premisser vedtas. Bevilgningene til drift (jfr. budsjettskjema 1 b) er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere. Administrasjonssjefen skal senest 2 måneder etter utløpet av hvert tertial utarbeide økonomisk rapport for Longyearbyen lokalstyre. Rapporten fremmes for AU og lokalstyret. Rapporteres større avvik, skal rapporten foreslå nødvendige tiltak for å bringe regnskapet i balanse.
Låneopptak til følgende investeringstiltak: Lånebeløp i 2016 Avdragstid 6005 HP avfall - restavfallscontainere 550 000 10 Nytt avfallsanlegg - bygg 24 000 000 40 6041 HP avfall - sigevannsrensing 1 266 000 20 Dieseltank havna 500 000 10 Forlengelse av turistkaia 2 000 000 10 Ny strømforsyning turistkaia 250 000 20 Renovasjonsutstyr / andel komprimator 200 000 10 6202 - TA Energiverk - Ny kondensatveksler 4 550 000 20 6206 - TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget 2 500 000 20 6208 - TA Energiverk - Fjernvarmevekslere 500 000 20 6209 - TA Energiverk - Sperredamp/elektrokjøler turbin 2 2 125 000 20 6211 - TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin 2 3 140 000 20 6214 - TA Energiverk - Smøroljekjøler 1 072 000 20 Forprosjekt dieselstasjon energiverket 1 000 000 20 Slagg- og askedeponi 500 000 20 6017 SD-anlegg fjernvarme 300 000 10 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurdering 4 600 000 20 6070 Nytt fyrhus H320 - bygget 5 200 000 40 Tiltak i hht HP vei - fjernvarme sin andel 1 800 000 20 Flytte biblioteket til næringsbygget 16 000 000 40 Overløp Isdammen 8 400 000 40 Totalt låneopptak 2016 80 453 000 HP = Hovedplan, TA = Tilstandsanalyse Administrasjonssjefen får fullmakt til å godkjenne avdragsvilkår og rentebetingelser og evt. rentebindingsperiode, i hele lånets løpetid. Lokalstyret er klar over at gjennomføring av tiltak i hht vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket krever effektuering av bestilling til leverandører i lang tid før tiltaket skal iverksettes grunnet lang leveringstid og planlegging. Lokalstyret godkjenner at administrasjonssjefen inngår bindende avtaler innenfor økonomiplanperioden 2016-2019 og innenfor beskrevne økonomiske rammer for gjennomføring av tiltak i vedlikeholdsplanen og tilstandsanalysen for energiverket. Tjenestene vann og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for 2016. Det samme gjelder for strøm, hensyntatt de politiske føringer som gjelder for kostnader knyttet til vedlikeholdsplan, tilstandsanalysen og renseanlegget på energiverket (se omtale under energiverkets budsjett). Renter på korkpengefondet godskrives korkpengefondet. Kulturkort for ungdom utredes i 1. halvår 2016 i den hensikt å innføre kulturkort for ungdom fra skoleåret 2016/2017. Helårskostnadene anslås å være kr. 50.000 100.000 og finansieres innenfor kultur og idrett sine rammer. Saken forelegges lokalstyret til endelig avgjørelse. På grunnlag av tiltak i handlingsplanenes kapittel 1 økes rammene for IKT med kr. 100 000 til anskaffelse av system for direkteoverføring av møter via internett. Tiltaket gjennomføres i 2016 og finansieres ved bruk av investeringsfond. Lokalstyret ber administrasjonen om å gå til anskaffelse av et nytt system som via internett muliggjør direkteoverføring og visning i ettertid, av politiske møter. Det er ønskelig med et system som muliggjør samtidig visning fra flere vinkler, slik at både talerstolen, lederens bord og alle representantene vises.
PS 60/15 Gebyr- og fakturasatser 2016 Lokalstyret vedtar vedlagte forslag til gebyrregulativ og fakturasatser for 2016. PS 61/15 Reduksjon i foreldrebetalingen i Longyearbyen lokalstyres barnehager Oddmund Rønning (V) satte fram følgende forslag: Lokalstyret vedtar å utsette saken. Administrasjonen bes avklare om tilsvarende bevilgning kan påregnes mottatt også senere år. Administrasjonen bes videre utrede hvilke økonomiske konsekvenser innføringen vil kunne få, herunder estimat av antall husholdninger som pr. i dag vil kunne ha rett til å benytte ordningen. Rønnings utsettelsesforslag falt med falt med 12 mot 3 stemmer. Administrasjonsutvalgets innstilling ble deretter vedtatt med 11 mot 4 stemmer. Lokalstyret vedtar å ikke innføre ny nasjonal ordning for reduksjon i foreldrebetalingen og ordning med gratis kjernetid for fire- og femåringer for lokalstyrets barnehager. Lokalstyret anmoder Justisdepartementet om å tilbakeføre tildelte midler over Svalbardbudsjettet 2015 og 2016 bevilget til dette formålet. Budsjettert rammetilskudd 2015 korrigeres som følge av dette med kr. 260 000. PS 62/15 Budsjettkorrigeringer (4/2015) Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kr 400.000,- i lån til prosjekt 6012 Flytekai skisseprosjekt. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2015 korrigeres tilsvarende.
PS 63/15 Valg av styremedlemmer i Svalbardposten AS Som styremedlemmer i Svalbardposten AS velges: Elise Strømseng Turid Telebond Personlig vara: Svein Jonny Albrigtsen Personlig vara: Stine Eidissen Bya PS 64/15 Søknad om utvidelse av skjenketid ved Gruvelageret Søknad fra Gruvelageret AS, dat. 19.10.2015, om utvidet skjenketid til kl. 03.00 på fredager og lørdager ved Gruvelageret i Sverdrupbyen imøtekommes. Utvidet skjenketid gjelder fram til 30/6-2016. PS 65/15 Møteplan for 2016 - Lokalstyret og administrasjonsutvalget For 2016 fastsettes følgende møtedatoer: Administrasjonsutvalget 1. halvår Lokalstyret 20. januar - folkevalgtprogram 26. januar 9. februar 23. februar (Innhold strat.konf., info regnskap) 8. mars 15. mars 12. april 19. april (Søknad om statstilskudd) 10. mai (Regnskap og årsberetning) 31. mai (Regnskap og årsberetning) 14. juni (Økonomirapportering) 21. juni Strategikonferanse + møte (Økonomirapportering) 2. halvår 23. august (Strat.konf.oppsummering, føringer budsjett) 13. september 27. september 11. oktober (Økonomirapportering) 25. oktober (Økonomirapportering) 1. november (Arbeidsmøte budsjett) 15. november 8. november (Arbeidsmøte budsjett) 22. november (Budsjett) 13. desember (Budsjett) Administrasjonsutvalgets møter tart kl. 13.00. Lokalstyrets møter starter kl. 19.00.
PS 66/15 Renovasjon for hytter i Longyearbyen planområde Lokalstyrelederen opplyste om at det var to feil i saksframstillingen: - I tredje avsnitt på side 3 skal det stå Miljøvernfondet og ikke Sysselmannen. - I siste setning i andre avsnitt på side 4 skal det stå campingplassen og ikke Vestpynten. Administrasjonsutvalgets innstilling falt med 8 mot 7 stemmer. Administrasjonsutvalgets innstilling vedtas ikke.