SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Karianne Fjeldstad Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 06/2147-21 Dato: 08.01.07 INFORMASJONSSTRATEGI KOMMUNESTYRE OG FYLKESTINGSVALGET 2007 INNSTILLING TIL: Valgstyret Administrasjonens innstilling: Drammen kommunes informasjonsstrategi ved gjennomføring av Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007 tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann Kirsti Aas Olsen personaldirektør
Saksutredning: Bakgrunn Evalueringen av Stortings- og sametingsvalget 2005 er en av føringene som ligger til grunn for vurderingene av behovet for de ulike informasjonstiltakene ved gjennomføring av årets valg. Hensikt I denne saken vil det redegjøres for Drammen kommunes informasjonsstrategi ved gjennomføringen av Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007. Mål for informasjonsarbeidet Målsettingene for informasjonsarbeidet er: 1. Informere alle stemmeberettigede i Drammen om hvor, når og hvordan de skal gjennomføre sin stemmegiving, samt hvor de kan henvende seg ved eventuelle spørsmål. 2. Opplæring av forhåndsstemmemottakere, stemmestyrene, medarbeidere til valgnattsarbeid, samt Servicetorget. På bakgrunn av Drammen kommunes ønske om å bli en moderne e-kommune, er det en målsetting å nå flest mulig gjennom Internett. Det planlegges egne valgsider med utfyllende informasjon på kommunens hjemmesider. En moderne e-kommune skal prioritere den digitale kanalen, men skal også ivareta informasjonbehovet for innbyggere som ikke har tilgang til Internett. For å sikre like grundig og tilstrekkelig informasjon til alle, vil det også i år utarbeides en valgbrosjyre, som sendes ut til husstandene i Drammen. Utfordringer i informasjonsarbeidet Forhåndsstemmegivningen Det er viktig å få informert om tidspunkt for forhåndsstemmegivning, hvor dette kan gjøres, samt hvordan. Det vil legges ut informasjon på internett, i valgbrosjyren, samt suppleres med annonser i Drammens Tidende. Valglokalenes åpningstider Informasjon om valglokalenes åpningstid skal trykkes på valgkortene. Valgkortene sendes ut til alle stemmeberettigede. I tillegg vil informasjon om valglokalenes åpningstid ligge på internett, samt kunngjøres i Drammens Tidende. Stemmegivningen Den største informasjonsutfordringen tilknyttet selve stemmegivningen ved forrige valg, var den nye bestemmelsen i valgloven vedrørende hjelp til å avgi stemme. Bestemmelsen skal sikre alle hemmelig valg, og krever derfor at det kun er valgfunksjonærer, som kan bistå velgere inne i avlukket. Utfordringen i praksis er språkproblemer mellom valgfunksjonær og velger. På Fjell løste de dette ved forrige valg, ved å sette opp et bord med alle stemmesedlene, og la et familiemedlem som kan språket, gjennomføre opplæring der. Deretter gikk velger, alene og usett, inn i avlukket og kunne avgi sin stemme, helt i tråd med bestemmelsene om hemmelig valg. Dette fungerte veldig bra. Valgsekretariatet vil ta dette med i opplæringen og foreslå at alle stemmestyrene legger tilrette for en slik løsning, ved årets valggjennomføring.
Nye elektroniske muligheter Det er viktig å informere innbyggere om nye elektroniske muligheter. Et eks. er manntallsspørring på kommunens nettsider, som ble tilgjengelig for første gang ved forrige valg. Løsningen gir innbyggere mulighet til elektronisk oppslag i manntallet, for å sjekke hvilken kommune de er manntallsført i. Hvorvidt Drammen kommune kan tilby denne løsningen ved årets valg, vil avklares i løpet av kort tid. Dersom vi kan tilby elektronisk manntallsspørring, vil det prioriteres å informere særskilt om denne muligheten, som gir innbyggerne tilgang til kommunens tjenester ut over kommunens åpningstid. Det vil videre legges tilrette for elektroniske nettmøter, eventuelt annen form for edialog mellom politikere og innbyggere. Nettmøter innebærer at innbyggerne tilbys on-line kontakt med representanter fra partiene, på bestemte dager, til bestemte tider. Dialogen vil da være synlig for alle på politikkportalen. edialog kan imidlertid også være å gi innbyggerne mulighet for elektronisk kommunikasjon med de til enhver tid påloggede politikerne. Ved slik edialog vil dialogen ikke være synlig for andre enn vedkommende velger og politiker. Valgsekretariatet utreder ulike løsninger for nettmøter og edialog, og vil presentere disse for valgstyret i løpet av våren 2007. Opplæring Valgsekretariatet ønsket ved gjennomføring av Stortings- og sametingsvalget 2005 å styrke opplæringen, både til forhåndsstemmemottakerne og av stemmestyrene. Det innebar høy fokus på opplæringens kvalitet, i tillegg til at den ble gjort obligatorisk og gjennomført for alle medlemmene i stemmestyrene. Evaluering av opplæringen viste at valgmedarbeiderne var fornøyd med opplæringen, og det ble gjort svært få feil ved valggjennomføringen. Valgsekretatet skal bygge videre på dette opplæringskonseptet ved gjennonmføring av Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007. Servicetorget mottar de fleste publikumshenvendelsene, og må derfor få tilpasset opplæring. Det arbeides for å ha minimum en PC med nettilgang ved hvert valglokale ved årets valg. Det vil gi mulighet for å utarbeide egne nettsider for valgmedarbeiderne. Hensikten er å få en raskere informasjonsflyt mellom valglokalene og valgsekretariatet på valgdagen. I tillegg vil alt opplæringsmateriell, samt nødvendige skjema, ligge elektronisk tilgjengelig ved hvert valglokale. Valg av informasjonskanaler Informasjonsstrategien inneholder viktige valg i forhold til informasjonskanal. I det følgende presenteres administrasjonens vurderinger. Internett Administrasjonen vil arbeide for å gjøre internett til hovedinformasjonskilden vedrørende valg. Valgsidene skal gi uttømmende faktainformasjon om valget, samt være en møteplass for innbyggere og politikere. Valgsidene kobles til kommunens politikkportal, hvor også nyheter om valg vil publiseres. Det skal henvises til valgsidene i alle våre andre informasjonsprodukter, for å trekke publikum til våre sider, samt for å tilrettelegge for beredskap. Ved uventede hendelser er det arbeidsbesparende å legge ut informasjon løpende på valgsiden, og bare sende korte pressemeldinger, som ikke krever at det må informeres mange steder på samme tid. Utviklingen av best mulige valgsider vil ha svært stort fokus ved gjennomføring av Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2007. Innbyggerne og mediene i Drammen skal vite at kommunens nettsider er oppdatert til enhver tid.
Det arbeides for å etablere egne nettsider for valgmedarbeiderne. Valgkort Informasjonen på selve valgkortet er antagelig den informasjonskilden som når flest. Valgkortet sendes alle stemmeberettigede pr.post og inneholder følgende informasjon: valglokalenes åpningstid, hvilket valglokale vedkommende skal stemme ved, telefonnummeret til valgsekretariatet, samt henvinsing til kommunens internettsider. Annonser/kunngjøringer Valgloven omfatter lovbestemte tidspunkter for offentliggjøring/kunngjøring av listeforslagene, utleggelse og klagefrist vedrørende manntallet, tidspunkt for utsendelse av valgkort (samt hva som gjøres ved tap av valgkort), tidspunkt og lokaler for forhåndsstemmegivningen, valglokaler og stemmekretser, fremgangsmåte ved stemmegiviningen, samt åpningstider. Denne type kunngjøringer gjøres i Drammens Tidende og de samme annonsene legges for øvrig ut på valgsidene på Internett. Husstandsbrosjyre Det vil utarbeides en husstandsbrosjyre med informasjon om manntallet, forhåndsstemmesteder, valglokaler, selve valggjennomføringen, samt kontaktinformasjon. Servicetorget Servicetorget vil være innbyggernes naturlige kontaktpunkt med kommunen, også når det gjelder valgspørsmål. Her kan de i tillegg til å få svar på sine spørsmål, oppdatere eventuelle endringer i manntallet, forhåndsstemme, samt få tilgang til annen valginformasjon. Servicetorget har to PCer med nettilgang til disposisjon for brukerne. Drammensbiblioteket Det er inngått samarbeid med Drammensbiblioteket vedr. valginformasjon. Biblioteket er en vikig arena som når mange innbyggere i alle aldersgrupper. Biblioteket skal lage utstillinger med plakater, partibrosjyrer etc. både på Papirbredden og på filialen på Fjell. Mediene Mediene blir i passende tidsrom før valget orientert om våre valgsider og vårt valgarbeid. Administrasjonen jobber direkte mot mediene med informasjon slik at vi får redaksjonelle oppslag på nyhetssendinger på den viktigste valginformasjonen. Opplæring Administrasjonen legger stor vekt på den informasjonen som gis personellet og politikere som skal bemanne valglokalene. Det utarbeides et eget opplæringsprogram og instrukser i denne sammenheng. Det arbeides for å supplere valghåndboken med en elektronisk håndbok til hvert valglokale, samt egne nettsider for valgmedarbeiderne. Språk En del av innbyggerne i Drammen vil ha problemer med å forstå informasjon på norsk. Ved forrige valggjennomføring ble det utarbeidet informasjonsplakater vedr. valggjennomføringen på fire språk, som
ble hengt opp i alle valglokalene valgdagen. Valgsekretariatet vil gjennomføre tilsvarende tiltak for valget i 2007, men vil søke samarbeid med andre kommuner, for å dele kosnadene forbundet med oversetting. Resultatservice Kommunens resultatservice innebærer etablering av pressesenter i Servicetorget i Rådhuset. Det planlegges storskjerm med offisielle valgsendinger på TV, samt lett servering. Valgprosjektet vil samarbeide aktivt med Informasjon og samfunnskontakt i forhold til formidling av valgresultater utover kvelden på valgdagen. Kostnader Utstrakt bruk av Internett som informasjonskanal innebærer at store deler av informasjonen til innbyggerne er kostnadsfritt. Annonseutgifter, samt annet informasjonsmateriell innbære kostnader. Totalt sett vil utgiftene dekkes inn under valgbudsjettet. Prosjektdeltagelse Drammen kommune har deltatt i et prosjekt i regi av sosial- og helsedirektoratet:"tilgjengelighet til valg og utøvelse av borgerrettigheter". Prosjektets målsetting var å skape forutsetninger for at alle mennesker med stemmerett kan delta i Stortings-, fylkeskommune og kommunevalg, samt oppnå større valgdeltakelse blant mennesker med funksjonsnedsettelser. Prosjektet har utarbeidet veiledningsmateriell til kommunene. Veiledningsmateriellet ligger til grunn for vårt informasjonsarbeid forbundet med valget 2007.