Agdenes kommune Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: 19.05.2010 Tid: kl. 13.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 72 49 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/10 10/228 REFERATSAKER MØTEINNKALLING SAKSLISTE 12/10 07/581 KONTROLLUTVALG - NYVALG 13/10 08/153 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2009 14/10 09/114 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR 2010-2011 15/10 08/181 KYSTPROGRAMMET - "KYSTEN ER KLAR" 16/10 10/142 STIFTELSEN MOT - AVTALER OM SAMARBEID 17/10 10/204 INNKJØP AV PROGRAMVARE - EIENDOMSAVGIFTER 18/10 10/186 ÅRSMELDING 2009 FOR AGDENES KOMMUNE 19/10 09/723 KOMMUNEREGNSKAPET 2009 20/10 10/224 REGNSKAPSMESSIG OVERSKUDD FOR 2009 - DISPONERING 21/10 10/232 LOKALISERING AV FORSVARETS NYE KAMPFLYBASE - HØRING EVENTUELT
Lensvik, 12.05.10 Oddvar Indergård ordfører
Sak 11/10 REFERATSAKER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 10/228 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 11/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Side 3 av 26
Sak 12/10 KONTROLLUTVALG - NYVALG Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 033 &15 Arkivsaksnr.: 07/581 Saksnr.: Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Vedlegg: Brev datert 17.12.2009 fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Lovlighetskontroll sammensetning av kontrollutvalget i Agdenes kommune Fylkesmannen opphever kommunens vedtak. Ikke trykket: 1. Brev datert 28.02.2008 fra Fylkesmannen Sammensetningen av kontrollutvalget. 2. Brev datert 12.08.2008 fra Fylkesmannen Sammensetningen av kontrollutvalget 3. Brev datert 12.08.2008 fra Fylkesmannen Opplysninger om sammensetningen av kontrollutvalg 4. Brev datert 30.06.2009 fra Fylkesmannen Sammensetning av kontrollutvalg varsel om lovlighetskontroll. Saksopplysninger: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført lovlighetskontroll vedr. sammensetningen av kontrollutvalget, - med slik konklusjon: Kontrollutvalget i Agdenes kommune er ikke lovlig sammensatt, da det ikke er representert med et medlem fra kommunestyret, slik kommunelovens 77 nr. 1, fjerde punkt krever. Kommunestyrets vedtak i sak 52/07, valg av kontrollutvalg, gjort i møte 24. oktober 2007, må derfor oppheves, da det er utgyldig. Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av kontrollutvalg (kommunelovens 77 nr.3), - det må foretas nyvalg av samtlige medlemmer, selv om noen av de nåværende medlemmene velges på nytt. Etter Kommunelovens 77.1 skal kommunestyret selv velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen (jfr. KL 77.2). Formannskapet er valgt for hele valgperioden, mens det er adgang til å foreta nyvalg av faste utvalg. Side 4 av 26
Sak 12/10 Valget holdes som forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det, ellers som flertallsvalg, jfr. KL 35.4. Leder og nestleder skal velges ved flertallsvalg, jfr. KL 35.3. Kommunelovens krav til representasjon med minst 40 % av begge kjønn må være oppfylt. Vurdering: Kommunestyret må foreta nyvalg av kontrollutvalg, - med funksjonstid ut valgperioden. Side 5 av 26
Sak 13/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2009 Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &14 Arkivsaksnr.: 08/153 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/10 Kontrollutvalget 03.05.2010 13/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Behandling/vedtak i Kontrollutvalget den 03.05.2010 sak 10/10 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Vedlegg: 1. Årsmelding for kontrollutvalget for 2009. Saksopplysninger: Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Agdenes kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2009. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 08.03.2010. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Side 6 av 26
Sak 13/10 Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Vurdering: Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. Side 7 av 26
Sak 14/10 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR 2010-2011 Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 09/114 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/10 Kontrollutvalget 08.03.2010 12/10 Kontrollutvalget 03.05.2010 14/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Behandling/vedtak i Kontrollutvalget den 08.03.2010 sak 4/10 Behandling: Kontrollutvalget hadde en kort diskusjon. Det kom innspill om å sette opp en gjennomgang av saksbehandling i Agdenes kommune, som et mulig nytt prosjekt ved rullering av plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på forslag fra sekretariatet og vurderinger og innspill som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte utarbeide plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for 2010-2011. Planen legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Behandling/vedtak i Kontrollutvalget den 03.05.2010 sak 12/10 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Side 8 av 26
Sak 14/10 Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Vedlegg: 1. Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Utrykte saksdokumenter : 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2009. 2. Overordnet analyse per januar 2009. (Unntatt off. 14, 16, 2.ledd) 3. Sak KU-04/2009: Overordnet analyse for 2009, behandlet av kontrollutvalget på møte den 23.02.2009. 4. Overordnet analyse med risiko og vesentlighetsvurdering av virksomheten i Agdenes kommune for 2009. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. I 2009 har kontrollutvalget på bakgrunn av fjorårets plan for forvaltningsrevisjon bestilt følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Barnevernstjenesten i Agdenes kommune Resultatene fra undersøkelsen vil bli behandlet i kontrollutvalgets møte 7. juni 2010. Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i 2010-2011 Kontrollutvalget fremmer i denne saken en revidert plan for forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2010-2011. Kontrollutvalget startet arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon på møte den 8. mars der utvalget foretok en gjennomgang av aktuelle prosjekter fra plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Og hvor det også kom nye innspill på fokusområder for perioden 2010-2011. Kontrollutvalget inviterte hovedutvalgene i kommunen til å komme med relevante innspill som de mente kunne være aktuelle fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Det har ikke kommet innspill fra hovedutvalgene. Saken ble lagt frem for ny behandling i kontrollutvalget den 3. mai der utvalget fremmer en plan med fokusområder for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 til kommunestyret. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Agdenes kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Med bakgrunn i gjennomgangen av den forrige plan for forvaltningsrevisjon i kontrollutvalgets møte den 8. mars, dialogen med oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor i Revisjon Midt-Norge IKS, samt kontakt med ordfører og rådmann har kontrollutvalgets Side 9 av 26
Sak 14/10 sekretariat formulert forslag til fokusområder for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i denne perioden. Fokusområder for forvaltningsrevisjon 2010-2011: Saksbehandling i Agdenes kommune Vannforsyningen i Agdenes kommune Finansforvaltningen Andre fokusområder som også er av interesse: Interkommunalt samarbeid Omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune Fremtidens skole - Kunnskapsløftet Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt utkast til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Det er så opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget vil se nærmere på 2010-2011. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere et annet prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Vurdering: Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for 2010-2011. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2010-2011. Side 10 av 26
Sak 15/10 KYSTPROGRAMMET - "KYSTEN ER KLAR" Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 08/181 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Kystutviklingsprogrammet Kysten er klar ble etablert i 2007 uten deltakelse fra Agdenes kommune. Kommunestyret behandlet saken den 23.05.2007 (sak 22/07) og gjorde slikt vedtak: Agdenes kommune deltar ikke i kystutviklingsprogrammet i Sør-Trøndelag. Programmets deltakere pr i dag er kommunene Frøya, Hitra, Hemne, Snillfjord, Ørland, Rissa, Bjugn, Åfjord, Roan og Osen, samt Sør-Trøndelag fylkeskommune. Programmet har som visjon/målsetting å bidra til å utvikle denne delen av Midt-Norge til den meste spennende kystregion i Europa, gjennom å sette fokus på 3 hovedsatsingsområder: - Omdømme og gode bolysttiltak - Utvikling av kompetanse og teknologi som regionen etterspør - Utvikling av en regional helhetlig arealforvaltning. Programmet er organisert med en strategigruppe ledet av ordfører Hallgeir Grøndtvedt (Ørland kommune) og et programstyre ledet av Geir Tevasvold (Hemne Næringshage). Daglig leder er Leif Harald Hanssen. I arbeidet med Kysten er klar samarbeides det med prosjektmedarbeidere fra deltakerkommunene, fylkeskommunen, næringslivet og FoU-institusjoner, etter behov. Kysten er klar finansieres 50/50 mellom deltakerkommunene og fylkeskommunen. Det årlige bidraget fra hver kommune er på kr 200.000,-. Med 10 deltakerkommuner og fylkeskommunen som bidrar tilsvarende, er totalt 4 mill. kr til disposisjon for programmet pr år. Andre kilder kan også bidra i finansieringen av enkeltprosjekt. Programstyret i Kysten er klar har lagt følgende forutsetninger for å igangsette og gjennomføre enkeltprosjekt: - Prosjekt skal være innenfor de tre hovedsatsingsområdene - Forprosjekt kan gjennomføres innenfor en ramme på kr 100.000. - Et prosjekt må involvere aktører fra minst 4 kommuner. - Hovedprosjekt skal behandles av styret. Side 11 av 26
Sak 15/10 Inngangsbilletten for Agdenes kommune i 2010 er på kr 100.000,- (videre kr 200.000,- pr år som for de andre kommunene). Vurdering: Kystutviklingsprogrammet har som politisk ambisjon å bidra til å utvikle denne delen av Midt- Norge til den mest spennende kystregion i Europa. Ambisjonsnivået er m.a.o. rimelig høyt, spesielt med bakgrunn i at den årlige økonomiske innsatsfaktoren i utgangspunktet bare er på ca. 4 millioner kr. Grunntanken bak programmet - samarbeid om en bærekraftig utvikling av kystregionen - må uansett betraktes som god. Det er videre ofte slik at prosessene i seg selv i slike utviklingsprogram har positiv egenverdi, bl.a. ved relasjonsbygging og læring gjennom erfaringsutveksling. At Agdenes kommune så lang har valgt å stå utenfor det gode selskap har så vidt jeg kan bedømme ikke medført at kommunen har gått glipp av noe vesentlig. Det har muligens medført et omdømmetap, - spesielt i forhold til Fylkeskommunen som legger stor prestisje i programmet. Med Kysten er klar har nærmest en ny region blitt etablert. Deltakerkommunene er fra før organisert i to regioner, - henholdsvis i Fosen regionråd og Samarbeidskomitéen i Orkdalsregionen. Det er fra enkelte hold blitt stilt spørsmål om organiseringen er hensiktsmessig, bl.a. med bakgrunn i tilhørighetsproblematikken og hva som er naturlige samarbeidskonstellasjoner. Deltakelse i kystprogrammet vil kreve ressurser, - både personellmessig og ved økonomiske egenandeler. For å nå opp og delta i prosjekt som har betydning for vår kommune, må vi være innstilt på å sette inn/stille til disposisjon de ressurser som er nødvendige. Hva angår de administrative personellressursene, - så har vi i utgangspunktet mer enn nok med å følge opp og gjennomføre lovpålagte og allerede prioriterte oppgaver. Ved deltakelse i kystprogrammet må kommunestyret være innstilt på kjøp av prosjektoppgavetjenester (konsulenttjenester). Ved kommunestyrets behandling i mai 2007, innstilte jeg på deltakelse i kystprogrammet, - begrunnet med at dersom vi stilte oss utenfor ville vi kunne gå glipp av noe, eller miste en mulighet. Jeg har den samme innfallsvinkel og holdning også i dag. Videre er det slik at i et prestisjetungt program som Kysten er klar forventes deltakelse fra alle aktuelle kommuner, - ved å stå utenfor blir man fort oppfattet som litt vrang og lite samarbeidsvillig. Saken fremmes etter ønske fra ordfører/formannskap, og legges fram uten innstilling. Side 12 av 26
Sak 16/10 STIFTELSEN MOT - AVTALER OM SAMARBEID Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: C01 Arkivsaksnr.: 10/142 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Framlagte ny(e) avtale(er) med MOT inngås ikke. Vedlegg: 1. Avtale (gjeldende avtale) mellom Agdenes kommune og MOT (datert 1. desember 2003). 2. Forslag til Lokalsamfunn med MOT-avtale mellom Agdenes kommune og MOT. 3. Forslag til Samarbeidsavtale mellom Agdenes kommune og MOT. Saksopplysninger: MOT er en holdningsskapende organisasjon som jobber for og med ungdom, og har som mål å bidra til robuste ungdommer og trygge ungdomsmiljø. MOT s 25 årsverk organiserer 2700 medarbeidere som driver MOT-arbeid i lokalsamfunnene. MOTs filosofi består av: - Grunntanke: Bevisstgjøre ungdom til å ta valg som gjør at de mestrer livet Styrke ungdoms mot til å ta vare på seg selv og hverandre Drive holdningsarbeid med fokus på verdier, valg og tro på egne krefter - Grunnantakelser Mot er den viktigste egenskapen mennesket har Mennesket er skjørt og sårbart et produkt av sin oppvekst og sine omgivelser Mennesket er robust og motstandsdyktig - Grunnverdier Mot til å leve, Mot til å bry seg, Mot til å si nei Agdenes kommune har hatt samarbeidsavtale med stiftelsen MOT siden desember 2003 (jfr. vedlegg 1). MOT ønsker nå å inngå nye avtaler med kommunen, det vises her til vedleggene 2 og 3. I den forbindelse orienterte norgesleder i MOT, Helene Myhre, om Lokalsamfunnet med MOT i kommunestyrets møte 10. februar i år. Vurdering: MOTs filosofi og overordnet målsetting er svært god. Det står all mulig respekt av det arbeidet MOT gjør i lokalsamfunnene rundt om i landet, og de resultat som oppnås. Lokalt er det grunn til å framheve MOT-informatørenes gode arbeid som er utført siden avtaleinngåelsen mellom kommunen og MOT for ca 6,5 år siden. De nye framlagte avtalene er knapt sammenlignbare med gjeldende avtale, - forventninger, rettigheter, ansvar og forpliktelser i det nye avtaleverket er omfattende. Oppfølgingskravene Side 13 av 26
Sak 16/10 innebærer betydelig økt fokus og ressursinnsats, - som nødvendigvis igjen må vurderes opp må våre lovpålagte og allerede prioriterte oppgaver (jeg hadde nær sagt som vanlig). Lensvik skole påpeker i sin vurdering delvis manglende oppfølging fra kommunen sin side i forhold til gjeldende avtale. Videre at MOT-informatørene har dukket opp av og til, men ikke ut fra en plan som er laget for/av Agdenes kommune. Det har hanglet og gått. Skolen har en klar oppfatning av at med en evt. ny avtale (med økning i omfang) kan vi få utgifter langt ut over det som ligger i kontingenten. Rektor gir uttrykk for at det er unaturlig at rammetimetallet belastes for evt. økt MOT engasjement. Kommunen har den senere tid iverksatt tiltak og er inne i flere prosjekt/program relatert til forbyggende helsearbeid. Her skal nevnes STYRK prosjektet (styrking av oppfølgingstjenester for rusmisbrukere) og FYSAK prosjektet (fysisk aktivitet for bedre trivsel og helse). Videre trim- og turprogrammene Kjentmannsmerket og Kommunekampen. Spørsmålet blir om vi er i stand til å gape over flere prosjekt innenfor den bemanning og økonomisk ramme vi har å forholde oss til. Jeg har i utgangspunktet den prinsipielle holdning at varig økning av driftsnivået ut over lovpålagte oppgaver nærmest er uaktuelt. Videre er det slik at økt engasjement gjennom nye MOT avtaler krever stor entusiasme og motivasjon, - som kan være vanskelig å skape når organisasjonen nærmest er overbelastet i daglige gjøremål og prioriterte oppgaver. Avslutningsvis skal nevnes at det rusforebyggende samhandlingsprogrammet Premis (i regi av Kompetansesenter rus Midt-Norge) også er under vurdering i administrasjonen. Kort sagt har dette programmet som overordnet mål å redusere de negative konsekvensene som rusmiddelbruk har for enkeltpersoner og samfunnet. Videre som delmål å redusere totalforbruket av alkohol, heve debutalderen for alkohol og redusere bruk av narkotika. Side 14 av 26
Sak 17/10 INNKJØP AV PROGRAMVARE - EIENDOMSAVGIFTER Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 064 Arkivsaksnr.: 10/204 Saksnr.: Utvalg Møtedato 33/10 Formannskapet 05.05.2010 17/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Det inngås avtale med Norkart Geoservice AS om levering av programvare, tjenester og opplæring for å ivareta kommunens oppgaver rundt eiendomsavgifter og tilsyn. Samlet sum kr. 315.000 eks. mva. dekkes ved bruk av VA-fond og driftsmidler. Rådmannen får fullmakt til å innarbeide tiltaket i budsjettet. Behandling/vedtak i Formannskapet den 05.05.2010 sak 33/10 Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Det inngås avtale med Norkart Geoservice AS om levering av programvare, tjenester og opplæring for å ivareta kommunens oppgaver rundt eiendomsavgifter og tilsyn. Samlet sum kr. 315.000 eks. mva. dekkes ved bruk av VA-fond og driftsmidler. Rådmannen får fullmakt til å innarbeide tiltaket i budsjettet. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Kommunen har i dag en dataprogramvare for innkreving og ajourhold av eiendomsavgifter (feiing/tilsyn, avløp og vann) som er basert på mye manuelt arbeid og manuell kontroll. Programvaren er av gammel dato og ivaretar kun oppgaven med innkreving av eiendomsavgift og innbetaling av denne. Side 15 av 26
Sak 17/10 Det er over tid utviklet programvare som har mer funksjonalitet. Løsningene har direkte kobling av avgiftsregisteret mot det som til enhver tid er registrert av eiendommer, samlet bygningsmasse og hjemmelshavere. Dette vil i stor grad sikre at det utskrives korrekt avgift på hver enkelt eiendom. Koblingen mot kartbaser og eiendomsregister vil dessuten bidra til å luke ut eventuelle gratispassasjerer. I tillegg inneholder programvaren rutiner for tilsyn og oppfølging av eventuelle pålegg som er gitt i forbindelse med disse. Rutinene sikrer god oppfølging fram til pålegg er utbedret. Dette gjelder spesielt områdene brannsyn og avløp. Det er absolutt et behov for å styrke rutinene rundt håndtering av eiendomsavgiftene og tilsyn, og det er derfor ønskelig å gå til anskaffelse av programvare som gjør dette mulig. I den forbindelse er det innhentet tilbud fra Norkart Geoservice AS, også leverandør av kommunens kartprogram, på levering av slik programvare. Samlet sum for levering er 315.000 eks. mva., hvorav halvparten er kostnader til opplæring. Årlig service og vedlikehold er kr. 31.000 eks. mva. Vurdering: Rådmannen ser klart behovet for en effektivisering og kvalitetsforbedring av disse oppgavene. Innkjøpet kan finansieres innenfor avsetninger og årets drift. Side 16 av 26
Sak 18/10 ÅRSMELDING 2009 FOR AGDENES KOMMUNE Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 210 &14 Arkivsaksnr.: 10/186 Saksnr.: Utvalg Møtedato 36/10 Formannskapet 05.05.2010 18/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Årsmelding 2009 for Agdenes kommune tas til orientering. Behandling/vedtak i Formannskapet den 05.05.2010 sak 36/10 Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Årsmelding 2009 for Agdenes kommune tas til orientering. Vedlegg: Årsmelding for 2009 for Agdenes kommune. Saksopplysninger: Administrasjonens årlige tilbakemelding - årsmeldingen - inneholder informasjon om tjenesteproduksjon, ressursbruk, resultater og måloppnåelse for året som vi har lagt bak oss. I tillegg til å gi tilbakemelding og informasjon er årsmeldinga et godt grunnlagsdokument for en gjennomgang og vurdering av kommunens virksomhet med sikte på eventuelle endringer, forbedringer, nødvendige omstillinger. Årsmeldinga for 2009 skal distribueres til kommunale virksomheter, politiske styrer, råd og utvalg, og vil også bli utlagt på biblioteket samt butikkene som brukes som kommunale oppslagsplasser. Årsmeldinga er et offentlig dokument og inneholder ingen opplysninger av taushetsbelagt karakter. Administrasjonen ønsker å gi alle interesserte innsyn i ressursbruken Side 17 av 26
Sak 18/10 og resultatene til Agdenes kommune, jfr. kommunelovens 4 som understreker at kommunene skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Målgruppen for årsmeldinga er m.a.o. noe videre enn regnskapsdokumentet, hvor hovedmålgruppen er sektorene, revisjonen, kontrollutvalget og kommunestyret. Årsmeldinga gir gjennom 7 kapitler en nærmere vurdering av kommunens økonomiske situasjon og stilling pr 31.12., samt en vurdering av siste års virksomhet. Kapittel 1 og 2 gir endel generell informasjon, kapittel 3 viser endel hovedtall, kapittel 4 viser finansiell stilling og utvikling,, kapittel 5 tar for seg befolkningsutvikling/sammensetning, kapittel 6 gir opplysninger om lønn og personale. De enkelte sektorene resultatområdene - er omhandlet i kapittel 7 med spesiell fokus på måloppnåelse. For hvert resultatområde - KOSTRA-tall for sammenligning med andre kommuner. Vurdering: Ingen. Side 18 av 26
Sak 19/10 KOMMUNEREGNSKAPET 2009 Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 09/723 Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/10 Formannskapet 05.05.2010 19/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Årsregnskapet og årsberetningen for 2009 for Agdenes kommune fastsettes/vedtas som framlagt. Behandling/vedtak i Formannskapet den 05.05.2010 sak 35/10 Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Årsregnskapet og årsberetningen for 2009 for Agdenes kommune fastsettes/vedtas som framlagt. Vedlegg: 1. Agdenes kommunes regnskap for 2009. 2. Årsberetning 2009 datert 26.03.10. 3. Kontrollutvalgets uttalelse om Agdenes kommunes årsregnskap for 2009, datert 03.05.10. 4. Revisjonsberetning for 2009 datert 15.04.10. Saksopplysninger: Kommuneregnskapet for 2009 er avsluttet og avlagt av regnskapslederen den 11.03.10. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 5.558.290,97. Behandlingen av regnskapet følger av forskriftens 10. Side 19 av 26
Sak 19/10 Kontrollutvalget har i møte den 03.05.10, sak nr. 9/10, behandlet regnskapet for 2009 sammen med års- og revisjonsberetning, og avgitt sin uttalelse, jfr. vedlegg 3. Vurdering: Ingen. Side 20 av 26
Sak 20/10 REGNSKAPSMESSIG OVERSKUDD FOR 2009 - DISPONERING Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 10/224 Saksnr.: Utvalg Møtedato 20/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Overskuddet i driftsregnskapet for 2009, kr 5.558.290,-, disponeres slik: (budsjettpost 1.93000.8800.4000; Bruk av overskudd opprettes med kr 5.558.290,-) 1. Kr 600.000,- til lønn ekstrahjelp pleie (inkl sos.utgifter) på sykehjemmet; budsjettpost 1.04000.2530.2410; Vikarinnleie opprettes med kr 310.000,- budsjettpost 1.03000.2530.2410; Ekstrahjelp opprettes med kr 150.000,- budsjettpost 1.09000.2530.2410; Pensjonspremie økes med kr 65.000,-. budsjettpost 1.09900.2530.2410; Arbeidsgiveravgift økes med kr 75.000,-. 2. Kr 1.760.000,- til omsorgsboliger Hamnahaugen; budsjettpost 0.23000.2657.4000; Utbygging økes med kr 1.860.000,- budsjettpost 0.42910.2657.4000; Ref. ber. mva. økes med kr 1.140.000,- budsjettpost 0.81000.2657.4000; Andre statlige overføringer økes med kr 100.000,- budsjettpost 0.97000.2657.4000; Overf. fra drift opprettes med kr 2.900.000,- budsjettpost 1.72810.2657.4000; Ref. mva økes med kr 1.140.000,-. budsjettpost 1.57000.8800.4000; Overf. til invest. budsj økes med kr 2.900.000,-. 3. Kr 500.000,- til Volladalen boligfelt; budsjettpost 0.23010.3150.4000; Utbygging økes med kr 500.000,- budsjettpost 0.42910.3150.4000; Ref. ber. mva. økes med kr 62.500,- budsjettpost 0.97000.3150.4000; Overf. fra drift opprettes med kr 562.500,- budsjettpost 1.72810.3150.4000; Ref. mva økes med kr 62.500,- budsjettpost 1.57000.8800.4000; Overf. til invest. budsj økes med kr 562.500,-. 4. Kr 750.000,- til inventar/utstyr flerbrukshuset; budsjettpost 0.20000.2223.4000; Inventar/utstyr opprettes med kr 750.000,- budsjettpost 0.42910.2223.4000; Ref. ber. mva. økes med kr 187.500,- budsjettpost 0.97000.2223.4000; Overf. fra drift opprettes med kr 187.500,- budsjettpost 1.72810.2223.4000; Ref. mva økes med kr 187.500,- budsjettpost 1.57000.8800.4000; Overf. til invest. budsj økes med kr 187.500,-. 5. Kr 200.000,- til etableringstilskudd nye boliger; budsjettpost 1.47000.2831.1200; Etableringstilskudd nye boliger økes med kr 200.000,-. 6. Kr 175.000,- som andel i utbygging av bredbånd; budsjettpost 1.47000.2850.3100; Anleggsbidrag bredbåndsutb. opprettes med kr175.000. 7. Kr 1.573.290,- avsettes til fond vedl./utbygging; budsjettpost 1.54003.8800.4000; Avsetn. fond opprettes med kr 1.573.290,- Vedlegg: Side 21 av 26
Sak 20/10 Ingen. Saksopplysninger: Driftsregnskapet for 2009 viser et regnskapsmessig mindre forbruk (overskudd) på kr 5.558.290,97. Overskuddet kan disponeres/tas til inntekt når regnskapet er fastsatt. Innstillingens pkt 1: Kr 600.000, - (inkl sos.utg.) foreslås i inndekkingen av kostnadene relatert til overbelegget ved sykehjemmet. Innstillingens pkt 2: I budsjettet for 2010 er forutsatt en investeringsramme på 19 mill. kr (inkl mva) for utbygging av omsorgsboliger på Hamnahaugen (jfr. kolonnen Opprinnelig budsjett i tabellen nedenfor). Etter gjennomført anbudskonkurranse viser det seg at investeringsrammen må økes med 3 mill. kr (inkl mva), - totalkostnadene vil dermed beløpe seg til 22 mill. kr. Nytt forslag til budsjett er angitt i kolonnen Nytt budsjett i tabellen nedenfor. For å komme i mål med finansieringen av merutgiftene, foreslås å bruke kr 1.760.000,- av regnskaps-overskuddet. Mva-kompensasjonen forutsettes å inngå i ny fullfinansiering, samt en økning med 0,1 mill. kr i statstilskudd. Opprinnelig budsjett (tall i kr 1.000) Nytt budsjett (tall i kr 1.000) Utbygging 15 740 17 600 Mva kompensasjon full sats 3 260 4 400 Sum utgifter 19 000 22 000 Andre statlige overføringer 3 900 4 000 Bruk av lån 10 240 10 240 Bruk av vedlikehold/utbyggingsfond 1 100 1 100 Bruk av kapitalfond 500 500 Overføring fra driftsregnskapet 3 260 6 160 Sum inntekter 19 000 22 000 Innstillingens pkt 3: Kr 500.000,- foreslås for dekning av økte utgifter til utbygging av Volladalen boligfelt. I budsjettet for 2010 er utbygging av boligfeltet oppført med 3,8 mill. kr (ekskl mva). Gjennomført anbudskonkurranse viser at billigste anbud ligger i størrelsesorden 4,1 mill. kr. I tillegg er det påløpt innleie av konsulenttjenester på kr 200.000,- (ekskl mva). Ny kostnadsramme vil dermed beløpe seg til kr 4,3 mill. kr (ekskl. mva). Evt. tillegg/uforutsett (byggherrekostander) er foreløpig ikke vurdert. Mva-kompensasjonen forutsettes å inngå i tilleggsfinansiering. Innstillingens pkt 4: Kr 750.000,- (ekskl. mva) forelås til inventar/utstyr flerbrukshuset. Bl.a. stoler, bord, scene, traller, høytaleranlegg. Mva-kompensasjon forutsettes å inngå i totalfinansieringen. Side 22 av 26
Sak 20/10 Innstillingens pkt 5: Formannskapet har i to dispensasjonssøknader innvilget etableringstilskudd til ny bolig (sakene 30 og 31/10 den 05.05.10). Kr 200.000,- foreslås for å finansiere gitte tilskudd. Innstillingens pkt 6: Kr 175.000,- foreslås som anleggsbidrag for utbygging av bredbåndstilbud for området Bjørnstad/Øyangen. Når husstandene i nevnte område får mulighet for bredbånd, vil dekningen i Agdenes kommune være på 100 %. Innstillingens pkt 7: Det foreslås at kr 1.573.290,- avsettes til fond. Det vises til orientering gitt av leder for byggekomitéen for flerbrukshuset i kommunestyremøte den 10.02.2010, - hvor uforutsette merkostnader for utbyggingen ble anslått til 4 mill. kr (ekskl mva). Det forutsettes å avvente med fullfinansiering av flerbrukshuset til det er full klarhet hva utbyggingen vil beløpe seg til. Fondsavsetning foreslås med sikte på at disse midlene skal inngå i fullfinansieringen av utbyggingen. Vurdering: Disponeringen av overskuddet bør i utgangspunktet være basert på prioriteringer i økonomiplan- og årsbudsjettprosesser. Ideelt sett burde hele beløpet vært avsatt på fond og vurdert disponert gjennom nevnte planprosesser. Nå er det imidlertid slik at kommunestyret fritt kan disponere forrige års overskudd etter at regnskapet er fastsatt. Vi har for så vidt lang erfaring da slik sak (basert på regnskapsmessig overskudd) er fremmet hvert år de siste 16 årene. Spesielt denne gang er at vi har tre investeringsprosjekt som mangler fullfinansiering. Som det går fram av innstillingen og saksopplysningene foreslås at størstedelen av overskuddet for 2009 brukes/avsettes i finansieringen av omsorgsboligene, boligfeltutbyggingen og flerbrukshuset. Avslutningsvis skal det nevnes at behovet for midler til nye tiltak er nærmest ubegrenset. Presset (fra alle hold ) er rimelig stort, men selv med over 5,5 mill. kr til disposisjon er det slik at det ikke er mulig å innfri alle gode ønsker og tiltak. Ut fra et overordnet økonomisk synspunkt er det viktig at slike midler ikke brukes til varig økning av driftsnivået. Side 23 av 26
Sak 21/10 LOKALISERING AV FORSVARETS NYE KAMPFLYBASE - HØRING Saksbehandler: John Ola Selbekk Arkiv: X15 Arkivsaksnr.: 10/232 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/10 Kommunestyret 19.05.2010 Innstilling: Agdenes kommune slutter seg til framlagte høringsuttalelse fra kommunene Ørland og Bjugn. Vedlegg: 1. Høringsuttalelse fra kommunene Ørland og Bjugn. 2. Høringsbrev datert 19.03.2010 fra Det kongelige forsvarsdepartement. 3. Vurdering av lokaliseringsalternativer for Forsvarets nye kampfly Utredningsrapport datert 17. mars 2010. 4. Støysonekart for vurderte alternativer for baselokalisering. 5. DKU Ørland Bodø (ikke trykket). 6. Personellmessige konsekvenser ved lokalisering av base for nye kampfly (ikke trykket). 7. Sosiokulturelle konsekvenser samiske samfunn (ikke trykket). Saksopplysninger: Regjeringen tar sikte på å legge fram en anbefaling om lokalisering av Forsvarets nye kampfly i løpet av 2010. En utredningsrapport (vedlegg 3) er sendt ut på høring. Utredningsarbeidet er gjennomført i Forsvarsdepartementet (FD) ved Avdeling for forsvarspolitikk og langtidsplanlegging. Dagens to kampflybaser, Bodø og Ørland, samt Evenes er vurdert, - både som enebaser og som kombinasjoner i tobaseløsninger (totalt seks alternativer). Før endelig anbefaling av lokalisering gis, planlegges gjennomføring av kompletterende vurderinger innen bl.a.: - Samfunnsøkonomisk kost/nytte knyttet til de enkelte alternativ. - Grundigere vurdering knyttet til konsekvenser for sivil luftfart. - Grundigere gjennomgang av støy- og miljømessige utfordringer. I utredningsarbeidet er det tatt utgangspunkt i gjeldende (Stortingsbestemt) ambisjonsnivå for kampflyvåpenet. Utredningsarbeidets formål: - Vurdere det enkelte alternativs egnethet som lokaliseringsløsning - Klarlegge vesentlige konsekvenser knyttet til det enkelte alternativ - Kostnadsberegne alternativene. I forhold til å klarlegge vesentlige konsekvenser knyttet til det enkelte alternativ er følgende temaer utredet: - Ivaretakelse av forholdet til allierte partnere - Personell og kompetanse - Støy og miljøhensyn - Eiendom, bygg og anlegg Side 24 av 26
Sak 21/10 - Distriktspolitiske hensyn Fem av de seks lokaliseringsløsningene innebærer flytting av virksomhet i forhold til dagens innretning, og vil innebære en vesentlig reduksjon eller total avvikling av aktivitet på Bodø og/eller Ørland hovedflystasjoner. For helheten i utredningen fra Forsvarsdepartementet - jfr. vedlegg 2. Kommunene Ørland og Bjugn har nedsatt en styringsgruppe - Styringsgruppen ØHF (ØHF = Ørland hovedflystasjon) - som har utarbeidet en høringsuttalelse (jfr. vedlegg 1), som skal opp til behandling i de respektive kommunestyrer 19. mai 2009 (samme dag som behandling i Agdenes kommunestyre). Styringsgruppen ØHF består av følgende medlemmer: - Hallgeir Grøntvedt, ordfører Ørland kommune - Arnfinn Astad, ordfører Bjugn kommune - Tom Guttormsen, brigader ved Ørland hovedflystasjon og sjef for luftving 138 - jagerfly - Pål Talmo, oberst ved Ørland hovedflystasjon - Emil Råen, Sør-Trøndelag fylkeskommune - Arent M. Henriksen, politisk rådgiver - Totalkonsult - Odd Ustad, konsulent - Otto Ulseth, konsulent - Henning Johansen, banksjef Ørland sparebank - Arnfinn Brasø, kommunalsjef Ørland kommune Agdenes kommune er en av høringsinstansene i saken. Deler av Agdenes kommune ligger i støysonen for innflyging til Ørland hovedflystasjon (jfr. vedlegg 4), - avmerket som gul sone, som er en vurderingssone hvor støyfølsom bebyggelse kan oppføres dersom avbøtende tiltak gir tilfredsstillende støyforhold. Høringsfristen er onsdag 19. mai 2010. Vurdering: Basevalget for kampfly må bidra til å sikre norsk trygghet og handlefrihet. Kampflybasevalget har betydning for i hvor stor grad Norges framtidige kampflykapasitet og forsvarets samvirkesystem har operativ og økonomisk handlingsrom. Forsvaret er avhengig av å levere nasjonal trygghet og handlefrihet, og må være i stand til å ivareta norske interesser. I tillegg til forsvarspolitiske hensyn, vil valget av kampflybase være av meget stor og særdeles viktig betydning distriktspolitisk, - lokalt og regionalt. Det vises til vedlagte høringsuttalelse for ytterligere vurderinger. Det innstilles på at kommunestyret i Agdenes slutter seg til framlagte høringsuttalelse fra Ørland og Bjugn kommuner. Konklusjonen er klar: Ørland hovedflystasjon som enbaseløsning er totalt sett den klart beste kampflybaseløsningen. Ørland og Bjugn kommuner oppfordrer høringskommunene Agdenes, Rissa og Åfjord å støtte/slutte seg til høringsuttalelsen utarbeidet av Styringsgruppen ØHF. Side 25 av 26
Endelig forslag til høringsuttalelse vil bli ettersendt. Sak 21/10 Kommunalsjef Arnfinn Brasø fra Ørland kommune vil orientere om saken i kommunestyremøtet. Side 26 av 26