VADSØ FLERBRUKSHUS BYGGELEDELSE MED KU-ANSVAR KONKURRANSEGRUNNLAG, DEL III A (NS8403) YTELSESBESKRIVELSE 1 For tilbud RA Revisjon Revisjonen gjelder Utarb. av Kontr. Av Godkj. av Utarbeidet av: Tittel: Konkurransegrunnlag, del III A Ytelsesbeskrivelse Dokumentnummer: Revisjon: Antall sider: Del III A 11
Side: 2 av 11 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1 HOVEDPREMISSER... 3 1.1 BAKGRUNN... 3 1.2 ENTREPRISEFORM... 4 2 ORGANISASJONSMESSIG TILKNYTNING... 4 2.1 BYGGHERRENS ORGANISASJON... 4 2.2 ORGANISASJONSMESSIG TILKNYTNING... 4 2.3 PROFILERING AV EGEN BEDRIFT... 5 3 OPPDRAGETS INNHOLD OG UTFØRELSE... 5 3.1 TILBUD GENERELT... 5 3.2 OPPDRAGETS INNHOLD... 5 3.3 YTELSER GENERELT... 6 3.4 YTELSER I FORKANT AV PRODUKSJONSFASEN... 6 3.5 YTELSER I PRODUKSJONSFASEN (HOVEDBYGGELEDER)... 6 3.6 YTELSER I PRODUKSJONSFASEN (TEKNISKE BYGGELEDERE)... 7 3.7 YTELSER I OVERLEVERINGSFASEN / SLUTTFASEN... 7 3.8 YTELSESINSTRUKS FOR KU-FUNKSJONEN (HOVEDBYGGELEDER)... 8 3.9 RAPPORTERING... 8 3.10 HABILITET... 8 3.11 FREMDRIFT... 9 4 FORUTSETNINGER FOR GJENNOMFØRINGEN AV OPPDRAGET... 10 4.1 ARBEIDSSTED/ PROSJEKTLOKASJON... 10 4.2 ARBEIDSTID... 10 4.3 REISER... 10 5 HONORAR... 10 5.1 GENERELT... 10 5.2 ANDRE UTGIFTER... 10 5.3 STEDFORTREDER/ØVRIGE RESSURSER... 11 5.4 REGULERING AV TIMEHONORAR... 11
Side: 3 av 11 1 HOVEDPREMISSER 1.1 Bakgrunn Vadsø kommune ønsker å utvikle eksisterende skolebygg, pr. i dag omtalt som Sentrum skole, for nye virksomheter og formål. Skolen er bygd på slutten av 50-tallet, med senere tilbygg mot øst. Store deler av bygget er ikke disponert etter av barneskolen flyttet ut ved skolestart 2015. Store deler av bygget berøres i den forbindelse av større eller mindre ombyggings- og renoveringsarbeider. Det skal blant annet etableres ny kultursal og kino i bygget, med tilhørende vrimlearealer og toaletter/garderober. I fløy A skal etableres nye lokaler for studiesenteret med tilhørende fasiliteter. Studiesenteret er lokalisert i fløy C i dag og skal flyttes i underetasje i fløy A etter den er ferdigstilt. I 1. og 2.etasje i fløy A skal KVI (kvalifisering, velferd og inkludering) gjenbruke eksisterende klasserom, i stor grad slik som de fremstår i dag. Det legges til rette for et nytt skolekjøkken i et av klasserommene samt nye kontorer i tilknytting til KVI sine arealer. Den eksisterende aulaen skal bygges om til kultursal med tilhørende fasiliteter som scenegarderober samt øvingsrom til forskjellige brukergrupper. Salen skal innredes med teleskopamfi som trekkes inn/ut etter behov og arrangement. Når studiesenteret er flyttet fra fløy C til fløy A skal det legges til rette for nye lokaler for KVI i fløy C. Eksisterende toaletter i underetasjen i fløy C bygges om til personalrom for KVI. I 1. etasje fløy C etableres det et mottakssenter for KVI samt kontorer og møterom. Gymsalen som er også lokalisert i 1. etasje fløy C, skal bygges om til kino med en liten kiosk i tilknytting til denne. 2. etasje fløy C rommer kontorer og arbeidsrom for KVI samt tekniske anlegg/rom for kinosalen. I underetasjen i fløy D er fritidsklubben lokalisert. Arealene skal ikke ombygges bortsett fra reetablering av wc er. 2. og 3. etasje fløy D rommer lokaler for rus og psykiatri/familievernkontoret. Arealene er nylig oppusset og er lite berørt fra ombyggingen. I fløy E skal eksisterende lokaler for kulturskolen bygges om. Det skal blant annet etableres ny heis for å sikre tilgjengelighet for alle samt at planløsninger tilpasses aktuelle behov. Det etableres i tillegg nye øvingsrom for Scene Finnmark i 2.etasje fløy E. Utomhusarealene skal også bearbeides ihht. foreliggende utomhusplan.. Det er utarbeidet et tilbudsgrunnlag for totalentreprise i prosjektet, som lyses ut medio august. På nåværende tidspunkt er derfor ikke de eksakte entreprisekostnadene kjent. Således er prosjektet avhengig av kommunestyrets endelige godkjenning, for å kunne igangsettes og gjennomføres. Dette konkurransegrunnlaget gjelder anskaffelse av følgende ytelser til prosjektet: Byggeledelse med KU ansvar.
Side: 4 av 11 1.2 Entrepriseform Byggeprosessen tenkes gjennomført som totalentreprise med samspill. Totalentreprenør er under anskaffelse. 2 ORGANISASJONSMESSIG TILKNYTNING 2.1 Byggherrens organisasjon Byggherrens organisasjon inkludert prosjekteringsytelser er organisert slik: Funksjon Firma Kontaktperson Styringsgruppe Vadsø kommune Formannskapet Tiltakshaver/Prosjektleder Vadsø Kommunale Eiendomsselskap Rune Aslaksen Prosjektleder-støtte Alpha Projects Odd-Arne Nilsen Byggeleder/KU Ikke fastsatt Ikke fastsatt Brukerrepr. teater Vadsø kommune Hill Carstens Brukerrepr. Kino Vadsø kommune Randi Morso Brukerrepr. Studiesenteret Vadsø kommune Anne Sofie Nielsen Brukerrepr. KVE Vadsø kommune Tone Persen Brukerrepr. musikk Vadsø musikkråd Hans Staphnes Brukerrepr. Musikk i Finnmark Brukerrepr. Barne-og ungeenheten Brukerrepr. Rus og psykiatri Finnmark Fylkeskommune Vadsø kommune Vadsø kommune Ketil Steigen Sølvi Arvola Marie Varsi Pedersen Brukerrepr. Konserter Varangerfestivalen Robert Lundgren SHA-Koordinator prosjekteringsfase (KP) Totalentreprenør, ikke fastsatt Ikke fastsatt Totalentreprenør Ikke fastsatt Ikke fastsatt 2.2 Organisasjonsmessig tilknytning Byggeleder/KU er organisasjonsmessig tilknyttet Vadsø kommunes organisasjon som innleid personale. Dette betyr at byggeleder/ku lojalt skal følge rutiner og regler som gjelder for innleide konsulenter
Side: 5 av 11 2.3 Profilering av egen bedrift Engasjert byggeleder/ku for Vadsø kommune gis ikke anledning til å profilere egen bedrift i sitt arbeide. Dette betyr at man overfor utenforstående presenterer seg som innleid byggeleder i Vadsø kommune, med de fullmakter og begrensinger man har fått. 3 OPPDRAGETS INNHOLD OG UTFØRELSE 3.1 Tilbud Generelt Tilbudsinnhentingen gjelder byggeledelse med KU-ansvar for prosjektet Vadsø flerbrukshus. Vadsø kommune etterspør én navngitt hovedbyggeleder med erfaring og kompetanse til å forestå oppfølging av byggfag og overordnet koordinering av tekniske byggeledere. I tillegg skal det oppgis/spesifiseres minst èn navngitt stedfortreder ved fravær av hovedbyggeleder. Videre etterspørres èn teknisk byggeleder, hhv. innenfor fagområdene EL og VVS. I tillegg skal det oppgis/spesifiseres minst èn navngitt stedfortreder pr. teknisk byggeleder, ved fravær av en eller begge disse. 3.2 Oppdragets innhold Gjennom åpen anbudskonkurranse søkes det å dekke behovet for: Byggeledelse (samtlige fag) i forbindelse med gjennomføring av totalentreprise for Vadsø flerbrukshus. Det skal tilbys 1 stk hovedbyggeleder, samt stedfortreder for denne. Videre skal det tilbys 2 stk tekniske byggeledere, hhv. for fagområdene EL og VVS, samt stedfortredere for disse. KU-funksjonen (Koordinator for SHA i gjennomføringsfasen, iht Byggherreforskriften ). Hovedbyggeleder skal inneha denne funkjsonen.
Side: 6 av 11 3.3 Ytelser generelt Som kontraktbestemmelser legges NS 8403 til grunn for tilbudet med etterfølgende presiseringer. 3.4 Ytelser i forkant av produksjonsfasen Gjennomgå prosjektdokumenter med sikte på å opparbeide detaljert kunnskap om prosjektet. (alle byggeledere) Bistå byggherren og prosjektleder/prosjektstøtte i forbindelse med evaluering av tilbud og avholde eventuelle avklarende møter.(alle byggeledere) Delta ved behov i gjennomføring av samspillsfasen mellom byggherre og entreprenør. (hovedbyggeleder) Ved behov delta i prosjekteringsmøter og brukermøter på vegne av byggherren. (alle byggeledere) 3.5 Ytelser i produksjonsfasen (hovedbyggeleder) Delta ved behov i gjennomføring av samspillsfasen mellom byggherre og entreprenør. Følge opp og kontrollere totalentreprenørens detaljprosjektering og levering av arbeidsunderlag. Kontrollere teknisk og håndtverksmessig utførelse, materialer og komponenter ihht krav og forutsetninger i prosjektdokumentene. Følge opp produksjonshastighet ift. totalentreprenørens fremdriftsplan og kontraktsfestede frister. Daglig oppfølging av prosjektet på anleggsstedet, bildetaking og skriving av dagbok. Koordinere og informere på grunnlag av oppdragsgivers interesser med sikte på å avverge unødige konflikter. Avklare problemstillinger i prosjektets gang, enten ved bruk av prosjekterende og/eller ved brukere og forvalter etter avtale med PL. Kontrollere og attestere fakturaer fra entreprenører og leverandører. Motta og behandle endringsmeldinger og krav fra totalentreprenøren, ihht. gjeldende kontraktbestemmelser for totalentreprisen. Gjennomgå tilbud og innstille vedr tilbud på endringer og tillegg til kontrakt. Gjennomgå og vurdere leverandørens framdriftsplaner i samråd med prosjektleder og kontrollere framdrift ift disse. Innkalle til, lede og referere byggemøter.
Side: 7 av 11 Delta i entreprenørmøter, prosjekteringsmøter, byggherremøter og andre aktuelle møter. Ivareta SHA ansvar i utførelsesfasen (KU). Kontrollere og sørge for at samtlige leverandører utfører rapportering for sine kontrakter i henhold til kontraktdokumentene. Dette gjelder både økonomiske, tekniske og SHA-forhold. 3.6 Ytelser i produksjonsfasen (tekniske byggeledere) Delta ved behov ifbm. gjennomføring av samspillsfasen mellom byggherre og entreprenør. Følge opp og kontrollere totalentreprenørens detaljprosjektering og levering av arbeidsunderlag for de tekniske fag. Kontrollere teknisk og håndtverksmessig utførelse, materialer og komponenter ihht krav og forutsetninger i prosjektdokumentene. Bistå hovedbyggeleder i å følge opp produksjonshastighet ift. totalentreprenørens fremdriftsplan og kontraktsfestede frister. Bistå hovedbyggeleder i kontroll av fakturaer fra entreprenører og leverandører. Bistå hovedbyggeleder i kontroll av endringsmeldinger og krav fra totalentreprenøren, der tekniske UE er involvert, ihht. gjeldende kontraktbestemmelser for totalentreprisen. Bistå ved gjennomgang tilbud og innstille vedr tilbud på endringer og tillegg til kontrakt. Ved behov, delta i entreprenørmøter, prosjekteringsmøter, byggherremøter og andre aktuelle møter. 3.7 Ytelser i overleveringsfasen / sluttfasen I samråd med oppdragsgiver innkalle, lede og referere ferdigbefaringer. (Hovedbyggeleder) Bistå ved gjennomføring av overtakelsesforretninger iht. byggherrens rutiner. (Alle byggeledere) Gjennomgå og kontrollere sluttoppgjør med entreprenørene. (Alle byggeledere etter behov) Kontrollere etterarbeid i samråd med byggherre. (Alle byggeledere) Gjennomføre sluttkontroll av FDV-dokumentasjon. (Alle byggeledere)
Side: 8 av 11 3.8 Ytelsesinstruks for KU-funksjonen (Hovedbyggeleder) Utgangspunktet for KUs ytelser er Byggherreforskriftens kapittel 2. I tillegg til det som er spesifisert der, skal følgende ytelser inngå: KU skal sørge for at vernetjenesten blir etablert på byggeplassen og at utførende påtar seg hovedbedrift-ansvar og gjennomfører sine forpliktelser etter dennes kontrakt. KU skal delta i vernerunder administrert av utførende. KU skal sørge for at SHA (Sikkerhet. Helse, Arbeidsmiljø, ytre Miljø) blir et fast punkt på byggemøter. KU skal innkalle og føre referat fra oppstartsmøte på byggeplassen vedrørende SHA (Sikkerhet, Helse, Arbeidsmiljø, ytre Miljø). KU kan få fullmakt til å sette i verk nødvendige tiltak som må avgjøres øyeblikkelig på stedet. KU skal rapportere hendelser til PL etter egen rutine. KU skal rapportere status for SHA periodisk pr. mnd. KU skal bistå ved sluttevaluering av prosjektet. KU skal utarbeide kontrollplaner for sin funksjon. 3.9 Rapportering Hovedbyggeleder skal kontrollere og sørge for at samtlige leverandører utfører rapportering for sine kontrakter i henhold til kontraktdokumentene. Dette gjelder både økonomiske, tekniske og SHA forhold. Rapportering knyttet til økonomi skal skje til prosjektleder en gang i måneden. For at PL skal kunne rapportere videre til styringsgruppa, krever dette at byggeleder må ha sin økonomiske rapport klar til innen klokka 12.00 den 5. i påfølgende måned. Rapportering av SHA forhold skal også skje en gang pr. måned med samme frist som for rapportering av økonomiske forhold. 3.10 Habilitet Byggeledere kan ikke samtidig med det aktuelle oppdraget påta seg andre oppdrag i samme prosjekt, med mindre oppdragsgiveren har gitt skriftlig samtykke. Byggeledere skal heller ikke påta seg andre oppgaver for andre oppdragsgivere i direkte eller indirekte tilknytning til oppdraget, med mindre byggherren har gitt skriftlig samtykke.
Side: 9 av 11 3.11 Fremdrift Kontraktens varighet og ytelser skal følger prosjektets fremdrift. Vadsø kommune har satt opp følgende estimerte tidsplan for gjennomføring av prosjektet; Antatt kontraktsinngåelse byggeledelse innen Ultimo desember 2016 Antatt oppstart byggeledelse Primo januar 2016 Antatt varighet totalentreprise inkl. prøvedrift 18 måneder Antatt overtakelse totalentreprise Oktober 2018
Side: 10 av 11 4 FORUTSETNINGER FOR GJENNOMFØRINGEN AV OPPDRAGET 4.1 Arbeidssted/ prosjektlokasjon Arbeidsstedet for byggeledere vil vekselvis skje på byggeplassen og på eget kontor. 4.2 Arbeidstid Oppdrag forutsettes gjennomført innenfor normal arbeidstid. Noe arbeidstid utover dette må allikevel påregnes. 4.3 Reiser Alle utgifter til reiser, inkl. overnatting og diett, som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget skal inngå i oppgitt timehonorar, jfr. Del IIIB. 5 HONORAR 5.1 Generelt Leverandør honoreres med fast timehonorar for den komplette byggeledelse (også stedfortreder og tekniske byggeledere) Fast timehonorar byggledelse kr.... eks.mva Prisen overføres tilbudsblankett Dell IIIB Prisen forutsettes å dekke alle leverandørens kostnader, herunder intern administrasjon, intern kopiering, forsikringer, sosiale ytelser, fortjeneste og lignende. Eventuell ekstern kopiering avtales med byggherren, og betales etter regning uten påslag. 5.2 Andre utgifter Andre utgifter, som leverandøren påføres ifm gjennomføringen av oppdraget, kan bare refunderes når det på forhånd er avtalt med oppdragsgiveren og formalisert ved endringsavtale.
Side: 11 av 11 5.3 Stedfortreder/øvrige ressurser Ved eventuelt fravær av hovedbyggeleder og tekniske byggeledere, skal stedfortredere forestå byggeleders oppgaver. Nedenfor oppgis navn på stedfortredere. Firma/Navn Fagområde (Hoved/ VVS/EL) 5.4 Regulering av timehonorar Timehonoraret kan kreves indeksregulert når kontraktsperioden strekker seg ut over ett år fra tidspunktet for kontraktsinngåelse. Regulering kan tidligst kreves når ett år har passert, med utgangspunkt i indekstallet for tidspunktet for fremsettelse av kravet, og med virkning for påfølgende arbeider. Regulering skjer etter bestemmelsene i NS 3405 Bestemmelser om regulering av kontraktssum for bygg og anlegg på grunn av endringer i lønninger, priser, sosiale utgifter - totalindeksmetoden - med ett kvartal som avregningsperiode. Ved reguleringen benyttes Statistisk sentralbyrås indeks for Næringslivstjenester, 2010 = 100, Byggeteknisk konsulentvirksomhet. Startindeks 4. kvartal 2016. 90% av timehonorar er gjenstand for regulering.