VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 1 av 8 VEDLEGG B PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER ENDRINGSLOGG: Nr. Dato Endring 1 18.03.2016 Det er gjort presiseringer/tydeliggjort ordlyd mht. fraktkostnader, jfr. punkt 1.2.2 og 1.2.3: Punkt 1.2.2: «1.2.2 Påslag på Leverandørens innkjøpspris (%): For beregning av pris til Oppdragsgiver skal det benyttes et fast påslag i prosent (%) på Leverandørens innkjøpspris iht. produktkategori som aktuelt materiell faller inn under, jfr. Vedlegg B-1 Prismatrise punkt 1. I prispåslaget (%) skal Leverandørens fortjeneste og alle resterende kostnader (ekskl. fraktkostnader innenfor Norge) forbundet med kjøp inngå i beregningsgrunnlaget. Herunder bl.a. import/toll (inkl. frakt til Norge), evt. skatter/ (sær-) avgifter/ gebyrer, lagring, nødvendige befaringer og møter hos bruker, utarbeidelse av løsningsforslag, montasjearbeid, kunderådgivning og opplæring i bruk av produktløsninger, retur av emballasje knyttet til leveranser og administrasjonskostnader. Leverandørens påslagsprosent pr. produktkategori er fast
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 2 av 8 i hele avtaleperioden. Produkter som i utgangspunktet ikke ligger i avtalens sortiment skal tilbys til en innkjøpspris som gjenspeiler den beste gjeldende pris som Leverandøren kan skaffe det aktuelle produktet for. Et slikt produkt skal da prises og følge det samme prisreguleringsregimet/-syklus som gjelder tilsvarende andre avtaleprodukter. Merk: Eventuelle kostnader tilknyttet frakt innenfor Norge inngår ikke i dette beregningsgrunnlaget (se eget punkt nedenfor). Punkt 1.2.3: «1.2.3: Pris for frakt innenfor Norge»
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 3 av 8 1 Pris 1.1 Generelt Dette er en rammeavtale som først forplikter Oppdragsgiver i forbindelse med det enkelte avrop på Kontrakten. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt for Oppdragsgiver. 1.2 Pris til Oppdragsgiver Pris for leveranser av produktløsninger består av følgende hovedelementer: - Leverandørens innkjøpspris - Påslag på Leverandørens innkjøpspris (%) - Pris for frakt Det skal ikke tilkomme andre tillegg/priser/kostnader for Oppdragsgiver, med mindre dette på forhånd er skriftlig avtalt med Oppdragsgiver, jfr. vedlegg D Administrative bestemmelser. Utover standard produktleveranser, vil det kunne bli aktuelt med leveranser av tilleggstjenester, jfr. Vedlegg A Leveringsomfang. For demonteringstjenester utenfor standard produktleveranse vil dette kunne belastes Oppdragsgiver med timepris for medgått tid, jfr. eget punkt i vedlegg B-1 Prismatrise. Prisbetingelser for andre relevante tilleggstjenester vil avtales særskilt mellom Partene. For spesialproduksjon (spesialproduserte produkter/løsninger som fremstilles eksklusivt for Oppdragsgiveren) vil Oppdragsgiver etter nærmere avtale kunne belastes for den tid som særskilt er medgått til tegning og utarbeidelse av eksklusivt design / løsning, jfr. Vedlegg A Leveringsomfang. Leverandør skal i slike unntakstilfeller dokumentere sitt tidsforbruk. 1.2.1 Leverandørens innkjøpspris Leverandørens innkjøpspris (NOK ekskl. mva.) defineres som innkjøpsprisen på selve produktløsningen/materiellet (eksklusiv øvrige kostnader). Det skal være reell og konkurransedyktig innkjøpspris som legges til grunn. 1.2.2 Påslag på Leverandørens innkjøpspris (%) For beregning av pris til Oppdragsgiver skal det benyttes et fast påslag i prosent (%) på Leverandørens innkjøpspris iht. produktkategori som aktuelt materiell faller inn under, jfr. Vedlegg B-1 Prismatrise punkt 1. I prispåslaget (%) skal Leverandørens fortjeneste og alle resterende kostnader (ekskl. fraktkostnader innenfor Norge) forbundet med kjøp inngå i beregningsgrunnlaget. Herunder bl.a. import/toll (inkl. frakt til Norge), evt. skatter/ (sær-) avgifter/ gebyrer, lagring, nødvendige befaringer og møter hos bruker, utarbeidelse av løsningsforslag, montasjearbeid, kunderådgivning og opplæring i bruk av produktløsninger, retur av emballasje knyttet til leveranser og administrasjonskostnader.
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 4 av 8 Leverandørens påslagsprosent pr. produktkategori er fast i hele avtaleperioden. Produkter som i utgangspunktet ikke ligger i avtalens sortiment skal tilbys til en innkjøpspris som gjenspeiler den beste gjeldende pris som Leverandøren kan skaffe det aktuelle produktet for. Et slikt produkt skal da prises og følge det samme prisreguleringsregimet/-syklus som gjelder tilsvarende andre avtaleprodukter. Merk: Eventuelle kostnader tilknyttet frakt innenfor Norge inngår ikke i dette beregningsgrunnlaget (se eget punkt nedenfor). 1.2.3 Pris for frakt innenfor Norge Fraktpris kan tillegges for leveranser til Oppdragsgivers lokasjoner. Denne fraktprisen vil være et tillegg, og skal ikke være inkludert verken i Leverandørens innkjøpspris eller i prispåslaget (%) som er beskrevet i eget punkt ovenfor. Fraktpris skal legges til grunn etter reelle fraktkostnader uten noen form for fortjeneste for rammeavtaleleverandør. Det skal etter nærmere avtale med Oppdragsgiver benyttes kostnadseffektive fraktalternativer med priser som regnes som rimelige i markedet. Unntaksvis ved hasteleveranser kan andre fraktalternativer avtales med ansvarlig innkjøper hos Oppdragsgiver. Leverandør og ansvarlig innkjøper skal i forkant av et formelt avrop (bestilling) avklare den gjeldende fraktpris (tilbud) til Oppdragsgivers lokasjon. Dette slik at frakt kan beregnes inn for avrop og fakturering med korrekt pris (DDP Incoterms 2010). Dersom Oppdragsgiver finner det mer hensiktsmessig, vil Oppdragsgiver kunne benytte egne transportavtaler for frakt av varene. 1.3 Utskifting av produkter Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kjøpe andre/nye produkter som naturlig hører under leveringsomfanget. Dersom Leverandør ønsker å skifte ut et produkt som Oppdragsgiver har behov for med et annet tilsvarende produkt (f.eks. på grunn av skifte av produsent e.l.) skal dette først godkjennes av Oppdragsgiver. Ved evt. utskifting av produkt skal prisen gjenspeile eksisterende priser i avtalen og på bakgrunn av tilsvarende priskalkyler (Leverandørs fortjeneste, dekningsgrad e.l.) som er benyttet for resten av leveringsomfanget. 1.4 Andre forhold vedr. pris Endringer ift. antall leveringssteder, volum, frakt, antall produkter e.l. gir ikke grunnlag for Leverandør til å kunne kreve prisendringer eller annen kompensasjon.
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 5 av 8 Alle betingelser og kostnader knyttet til forhold som fremkommer i rammeavtalen med vedlegg skal tas høyde for i Leverandørens priser og påslag i vedlegg B-1 Prismatrise. I de tilfeller at Leverandør oppnår relevante kvantumsrabatter hos sin underleverandør eller produsent, så skal denne kvantumsrabatten komme Oppdragsgiver til gode. Leverandør plikter å opplyse Oppdragsgiver om eventuelle slike avtaler. 1.5 Innsyn og oppgjør Oppdragsgiver forbeholder seg retten til når som helst å kunne kontrollere Leverandørens priser og grunnlaget for dette. Leverandøren er på forespørsel fra Oppdragsgiver forpliktet til å gi Oppdragsgiverens kontrollorgan, eller den kontrollinstans som Oppdragsgiver bemyndiger, fullt innsyn i nødvendig dokumentasjon for effektiv kontraktsrevisjon og kostnadskontroll, herunder innkjøpspriser, fraktpriser og øvrig relevant dokumentasjon. Leverandøren er forpliktet til å føre et regnskap som klart skiller ut de kostnader som tilhører Rammeavtalen. Oppdragsgiver har rett på innsyn i kalkulasjonsgrunnlag i forbindelse med prisjusteringer. Ved kontroll på at det er tilstått priser i henhold til avtalen, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandørens revisor utarbeider bekreftelse på dette. 2 Prisjustering Anmodning om regulering av priser kan tidligst sendes Oppdragsgiver etter 12 måneder etter signering av avtalen. Leverandøren er ansvarlig for å søke om og dokumentere krav om prisregulering ved bruk av relevante offisielle indekser. Anmodning om prisregulering etter dette punkt skal være Oppdragsgiver i hende i tilstrekkelig tid før iverksettelse. Prisjustering skal på forhånd godkjennes og formelt aksepteres kontraktuelt gjennom denne avtalens endringsregime før iverksettelse. Oppdragsgiver kan på lik linje med Leverandør anmode om prisjustering. Det er kun åpning for å endre priser én gang pr. 12 måneder. 3 Betalingsbetingelser Betaling skjer senest 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er godkjent ved Forsvarssektorens ulike etaters regnskapsadministrasjon. Ved forsinket betaling skal Forsvarssektoren betale rente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling mm av 17. desember 1976. Rentefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller kvalitetsavvik i leveransen. Forskuddsbetaling, eller gebyrer, avgifter og andre former for tillegg i prisen utover det som inngår i rammeavtalen aksepteres ikke.
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 6 av 8 4 Fakturering 4.1 Innledning Leverandøren skal kunne levere elektronisk faktura i henhold til Oppdragsgiverens krav, se Vedlegg B-2 Elektronisk faktura. Delfakturering kan kun skje etter nærmere avtale med Oppdragsgiver. 4.2 Elektronisk samhandling For å realisere elektronisk samhandling har Forsvarssektoren inngått avtale med en meldingssentral. Meldingssentralen kan tilby konvertering mellom alternative tekniske systemer. Oppdragsgiver og Leverandør er ikke avhengig av å benytte samme tekniske plattform. All kommunikasjon mot Forsvarssektoren vil kanaliseres gjennom meldingssentralen. Leverandøren må selv foreta en samarbeidsavtale med meldingssentralen til Forsvarssektoren. For den praktiske gjennomføringen vises til vedlegg B-2 Elektronisk faktura. 4.2.1 Kostnader forbundet med implementering Leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Oppdragsgivers systemløsning bæres av Leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når Leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produksjon av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. Hvis dette ikke utføres hos vår meldingssentral, må format og navnsetting være iht. krav som stilles fra meldingssentralen eller/og Forsvarsektoren. 4.3 Faktura adresse - betalingsadresse Dersom ikke annet er angitt skal alle fakturaer med all nødvendig dokumentasjon sendes elektronisk til administrativt mottak med kontaktpunkter som oppgitt nedenfor. Fakturaformat skal være i henhold til dokumentene vedlegg B Pris- og betalingsbetingelser og vedlegg B-2 Elektronisk faktura. Faktura (original) skal sendes til (ut fra hvilken brukerorganisasjon som gjør avrop): Forsvaret Forsvarets regnskapsadministrasjon, K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Forsvarsdepartementet Forsvarsdepartementet Postboks 8126 Dep 0032 Oslo
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 7 av 8 Forvarsmateriell Forsvarets regnskapsadministrasjon, K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Nasjonal sikkerhetsmyndighet Nasjonal sikkerhetsmyndighet Postboks 814 1306 Sandvika Forsvarsbygg (FB) Forsvarsbygg Regnskapstjenester Inngående faktura Postboks 2308 Hamar fakturasenteret@forsvarsbygg.no 4.4 Krav til faktura Leverandøren forplikter seg til å kunne tilby elektronisk fakturering til Forsvarssektoren. Krav til faktura er gitt i: - Vedlegg B Pris- og betalingsbetingelser (dette dokumentet) - Vedlegg B-2 Elektronisk faktura Det benyttes en tredjepartsleverandør for den tekniske integrasjonen, se Vedlegg B-2 Elektronisk faktura. 4.4.1 Format og innhold Fakturaen skal være i henhold til bokføringsforskriften, jf. Forskrift om bokføring av 2004, nr. 1558. I tillegg skal fakturaen inneholde innkjøpsordre nummer (IO). Faktura som mangler IO nr. eller som sendes til feil adresse skal kunne avvises. Faktura skal spesifiseres med korrekte enhetspriser og totalsum i henhold til avrop. Ytterligere krav vedr. innhold i faktura (og evt. vedlegg) vil bli fastlagt i forbindelse med implementeringen av rammeavtalen.
VEDLEGG B: PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER Side 8 av 8 Eventuelle krediteringer av tidligere fakturerte varer/tjenester skal spesifiseres på samme detaljnivå som den opprinnelige faktura. Ved evt. purringer og inkassovarsler på utsendte fakturaer skal kopi av opprinnelig faktura medfølge. 4.5 Merverdiavgift Fakturaer skal inneholde merverdiavgift for innenlandske leveranser. Dersom bare deler av leveransen er avgiftspliktig skal det sendes separate fakturaer for de avgiftspliktig og de ikkeavgiftspliktig deler av leveransen. 4.5.1 Merverdiavgiftsfrie fakturaer Forsvarssektoren har en del varer og tjenester som skal faktureres uten merverdiavgift. Bakgrunnen for dette er blant annet: Lov av 19. juni 1969 nr 66 - om merverdiavgift (Merverdiavgiftloven) med endringer, sist ved lov av 18. desember 1998 nr 76 (i kraft 1. januar 1999), 16. Stortingsproposisjon nr 53 (1952) - om inngåelse av avtaler med Amerikas Forente Stater om fritak for toll- og andre avgifter i samband med gjennomføringen av felles forsvarsplaner. 4.6 Overføring av krav til tredjepart Leverandøren kan ikke overføre utestående krav i forbindelse med denne Kontrakten til tredjepart uten skriftlig tillatelse fra Forsvarssektoren. Leverandøren er fortsatt ansvarlig for alle sine forpliktelser i forhold til Forsvarssektoren selv om Forsvarssektoren har gitt Leverandøren skriftlig tillatelse til å overføre sine krav til tredjepart.