Rengjøringsprodukter og forbruksmateriell catering VEDLEGG C PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER

Transkript

1 Rengjøringsprodukter og forbruksmateriell catering VEDLEGG C PRIS- OG BETALINGSBETINGELSER 1

2 Innholdsfortegnelse 1 PRIS Generelt Prislister og rabatter Forsvarets Forsyningsportal (FFP) A- og B-sortiment i FFP Utskifting av produkter Tilbehør til produktene Andre forhold vedrørende pris Innsyn og oppgjør ENDRINGER BETALINGSBETINGELSER FAKTURERING Innledning Fakturaadresse - betalingsadresse Format og innhold Implementeringskostnader Fakturaens vedlegg Merverdiavgift Merverdiavgiftsfrie fakturaer Overføring av krav til tredjepart

3 1 Pris 1.1 Generelt Dette er en rammeavtale som først forplikter Oppdragsgiver i forbindelse med det enkelte avrop. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke foreligger noen kjøpeplikt for Oppdragsgiver. Varer skal kjøpes i Forsvarets Forsynings Portal (FFP). Leverandør skal godta at Forsvaret betaler pris i katalog automatisk. 1.2 Prislister og rabatter Prislistene for kontraktsperioden skal bestå av nettoprisene Leverandøren har oppgitt i Vedlegg C1 Prismatrise, og alt øvrig materiell som faller inn under leveringsomfanget, jf. Vedlegg A Leveringsomfang. Prisene på øvrig materiell vil bli bestemt av Leverandørens komplette og offisielle veiledende prisliste som leveres inn sammen med tilbudet, minus en fast rabatt per produktkategori. Rabatt per produktkategori bestemmes på følgende måte: ved innlevering av Vedlegg C1, har Leverandøren oppgitt rabatt per produkt innenfor en gitt produktkategori. Alle rabattene oppgitt per produkt innenfor hver produktkategori vil så bli lagt sammen og delt på antall produkter i den produktkategorien i Vedlegg C1. Denne gjennomsnittsrabatten vil være en fast rabatt for produktkategorien hva gjelder øvrig sortiment som faller inn under denne produktkategorien. For eksempel: Leverandøren har for kategorien «Innpakning mat», som har et tenkt omfang på 5 produkter, oppgitt følgende rabatter for produktene: 10, 45, 30, 20 og 40. Gjennomsnittrabatten blir da: ( )/5= 29 %. Alt øvrig sortiment som faller inn under denne produktkategorien skal dermed ha en rabatt på 29 %. Pris på øvrig sortiment i kontraktsperioden bestemmes dermed på følgende måte: pris på produkt fra Leverandørens veiledende og offisielle prisliste rabatt for produktkategori = nettopris. 3

4 Ved kontraktsinngåelse, og ved behov så snart som mulig etter kontraktsinngåelse, skal Leverandør og Oppdragsgiver, basert på Leverandørenes innleverte offisielle veiledende prislister, avtale hvilke produkter som skal være en del av rammeavtalens sortiment i tillegg til produktene i Vedlegg C1, samt hvilke produktkategorier de ulike produktene faller inn under. Når det fullstendige produktsortimentet for kontraktsperioden er utarbeidet av Partene, skal Leverandøren sende fullstendige prislister inn til Oppdragsgiver. I prislistene må Leverandøren selv fylle inn nettoprisene på alle produkter, da det ikke er mulig å ha en rabatt-kolonne i filformatet (IBX) prislistene skal leveres inn i. Gjennom avtaleperioden skal Leverandøren minst en gang i året, eller på forlangende, levere en tilsvarende prisliste til Oppdragsgiver. Prislisten skal leveres i IBX- format eller andre standardformater dersom Oppdragsgiver krever det. Oppsettet må godkjennes av Oppdragsgiver. Leverandøren skal begrense antall sider så mye som mulig, men likevel sikre at prislisten er lesbar og forståelig. Prislisten skal videre utarbeides i henhold til Kjøpers behov for informasjon. Det er Leverandørens ansvar å fremskaffe all informasjon til prislistene. Dette ansvaret kan ikke overføres til produsentene. Oppdragsgiver forholder seg kun til kontraktsmotpart. 1.3 Forsvarets Forsyningsportal (FFP) Dette er en egen bestillingsportal som er integrert i Forsvarets regnskap og datasystem. Portalen er integrert i SAP og kan ikke kommunisere direkte med systemer som ligger på utsiden av Forsvarets datasystem, som heter FIS-Basis. Leverandørens bestillingsportal skal ikke benyttes av Forsvarets brukere. Dersom Leverandør blir oppmerksom på brukere som benytter seg av Leverandørens bestillingsportal, skal dette meldes inn til Oppdragsgivers kontaktperson uten ugrunnet opphold. 1.4 A- og B-sortiment i FFP Når Leverandørens varer skal gjøres tilgjengelig for Oppdragsgivers brukere i Forsvarets Forsyningsportal (FFP), vil Oppdragsgiver sortere varene i et A-sortiment og et B-sortiment. A- sortimentet vil bestå av produktene som Leverandøren priset i Vedlegg C1 Prismatrise. B- sortimentet vil bestå av resten av leverandørens produkter som faller inn under leveringsomfanget. Denne oppdelingen vil være synlig i FFP, og Oppdragsgiver vil også i implementeringsprosessen gjøre sine brukere klar over oppdelingen, og at A-sortimentet presumptivt vil ha de beste prisene. 4

5 1.5 Utskifting av produkter Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kjøpe andre/nye produkter som naturlig hører under leveringsomfanget. Dersom Leverandør ønsker å skifte ut et produkt som Oppdragsgiver med et annet tilsvarende produkt (f.eks. på grunn av skifte av produsent e.l.) skal dette først godkjennes av Oppdragsgiver. Ved utskifting av produkt skal erstatningsproduktet være av minst lik eller bedre kvalitet som produktet det erstatter. Nettoprisen på erstatningsproduktet skal være minst lik eller lavere enn prisen på produktet det erstatter. Ved utskifting av produkter som inngår i Vedlegg C1, skal også rabatten på erstatningsproduktet være minst lik, eller bedre enn produktet det erstatter. Videre skal Leverandør introdusere nye produkter for godkjenning av Forsvarets fagmyndighet før produktene eventuelt presenteres lokalt. 1.6 Tilbehør til produktene For alle produkter, maskiner og utstyr som krever dispenser/dosering/holder (eksempelvis for såpe, toalettpapir, servietter, tørkerull, tørkepapir osv) skal Leverandøren tilby og installere dette vederlagsfritt. Leverandøren skal også fjerne og/eller bytte ut eksisterende dispenser/dosering/holder vederlagsfritt. Dette innebærer utbytting av eksisterende HMS-løsninger i tilknytning til renholdsmidler for kjøkken. Oppdragsgiver har på flere av sine lokasjoner HMS-løsning for sterke vaskemidler/såper hvor leverandør pumper inn såpe fra utsiden til en beholder som fordeler midlene, slik at Oppdragsgivers brukere unngår risiko for kontakt med sterke midler. Utbytting av slike løsninger, samt tjenesten med å pumpe inn midlene skal også tilbys vederlagsfritt fra leverandør. 1.7 Andre forhold vedrørende pris Nettopriser skal være inkludert alle avgifter, som for eksempel emballasje, toll, skatter, avgifter og gebyrer innen levering, ekspedisjon, administrasjon og faktura. Eksemplene som her er angitt er ikke uttømmende, og ingen tillegg i nettopris skal forekomme. Nettoprisene oppgitt i Vedlegg C1 skal dermed være den endelige prisen som Oppdragsgivers brukere skal betale for varene. Det samme gjelder prisene på øvrig sortiment, etter at Leverandørens veiledende pris er fratrukket rabatt for den aktuelle produktkategorien. Varer leveres fritt DDP (Incoterms 2010) til leveringsadresse. Leverandør skal sikre at samtlige sluttbrukere som omfattes av denne rammeavtalen, uansett geografisk nasjonal beliggenhet, skal ha like priser, vilkår og betingelser. 5

6 Endringer i antall leveringssteder, volum, antall produkter e.l. gir ikke grunnlag for Leverandør til å kunne kreve prisendringer eller annen kompensasjon. I de tilfeller hvor Leverandør oppnår relevante kvantumsrabatter hos sin underleverandør eller produsent, skal denne kvantumsrabatten komme Oppdragsgiver til gode. Leverandør plikter å opplyse Oppdragsgiver om slike avtaler. Om Leverandøren i avtaleperioden ellers har rabatter, kampanjepriser eller lignende, skal dette tilstås Oppdragsgiver. Prisavvik skal ikke forekomme. Ved avvik i pris er det avtalt pris i FFP som er førende. Katalog på FFP skal ikke forandres med tanke på pris og sortiment uten skriftlig avklaring med Forsvarets kontaktperson. Der prisavvik likevel skulle finne sted, vil primært pris angitt i tilbudet legges til grunn, sekundært vil pris i henhold til siste endringsavtale legges til grunn. Uavhengig av disse bestemmelser er Leverandøren ansvarlig for at Oppdragsgiver til en hver tid har konkurransedyktige priser. Leverandøren plikter å gi Oppdragsgiver tilsvarende eller bedre priser som Leverandøren eventuelt har gitt andre strategisk viktige kunder. Leverandøren plikter således uoppfordret å tilby Oppdragsgiver tilsvarende eller bedre pris. Oppdragsgiver skal i tillegg, på lik linje med andre storkunder, ha tilbud/tilgang på kampanjetilbud/priser. Dette gjelder alle varer Leverandøren kan levere innenfor de ulike produktkategorienes omfang. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike kampanjer/tilbud kjent for Oppdragsgiver så fort slike kampanjer/tilbud blir gjeldende. 1 måned etter avtalens oppstart, skal Leverandør og Oppdragsgiver møtes for å optimalisere varekatalogen overfor Oppdragsgiver, basert på tilbakemeldinger fra Oppdragsgivers brukere. 1.8 Innsyn og oppgjør Oppdragsgiver forbeholder seg retten til når som helst å kunne kontrollere Leverandørens priser og underliggende grunnlag. Oppdragsgiver skal til en hver tid kunne kontrollere at Leverandørens priser er reelle. Leverandøren er forpliktet til å bistå Oppdragsgiver med dette arbeidet. Leverandøren er på forespørsel fra Oppdragsgiver forpliktet til å gi Oppdragsgiverens kontrollorgan, eller den kontrollinstans som Oppdragsgiver bemyndiger, fullt innsyn i nødvendig dokumentasjon for effektiv kontraktsrevisjon og kostnadskontroll, herunder innkjøpspriser, fraktpriser og øvrig relevant dokumentasjon. Oppdragsgiver har rett til å kreve at Leverandørens revisor utarbeider en bekreftelse på at riktige vilkår er gitt Oppdragsgiver. Revisorkostnader i slike tilfeller bæres av Leverandøren. 6

7 Leverandøren er forpliktet til å føre et regnskap som klart skiller ut de kostnader som tilhører denne rammeavtalen. Oppdragsgiver har rett til innsyn i kalkulasjonsgrunnlag i forbindelse med prisjusteringer. Ved kontroll av at det er tilstått priser i henhold til avtalen, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandørens revisor utarbeider bekreftelse på dette. Forsvaret har eierskap til teknisk dokumentasjon (tegninger, beskrivelser og lignende) hvor dette blir utarbeidet for Forsvaret. 2 Endringer Anmodning om regulering av priser kan tidligst sendes Oppdragsgiver 12 måneder etter signering av rammeavtalen. Det er kun åpning for å endre priser én gang pr. 12 måneder, og det kan kun anmodes om prisendring med bakgrunn i relevante offisielle prisindekser. Rabattprosenter skal være fast i hele kontraktsperioden, samt ved eventuell utløsning av opsjon for forlengelse, og vil dermed ikke være gjenstand for endring. Dette gjelder både oppgitte rabatter for varene i prismatrisen, Vedlegg C1, samt rabatter for øvrig sortiment som regnes ut etter fremgangsmåten forklart i punkt 1.2. Leverandøren er ansvarlig for å søke om og dokumentere krav om prisregulering ved bruk av relevante offisielle indekser. Anmodning om prisregulering etter dette punkt skal være Oppdragsgiver i hende i tilstrekkelig tid før iverksettelse. Prisjustering skal på forhånd godkjennes og formelt aksepteres kontraktuelt gjennom denne avtalens endringsregime før iverksettelse, jf. Kontraktsbestemmelser, punkt Dette innebærer blant annet at Oppdragsgiver kan avvise søknaden dersom Leverandørens foreslåtte prisindeks ikke er den mest relevante eller den mest gunstige for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan på lik linje med Leverandør anmode om prisjustering. 3 Betalingsbetingelser Betaling skjer senest 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er godkjent ved Forsvarssektorens ulike etaters regnskapsadministrasjon. Ved forsinket betaling skal Forsvarssektoren betale rente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling mm. av 17. desember Rentefaktura aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura eller mangel ved leveransen. Gebyrer, avgifter, forskuddsbetaling og andre former for tillegg i prisen aksepteres ikke. 7

8 Kan Oppdragsgiveren dokumentere krav som følge av Leverandørens kontraktsbrudd, kan han holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til å få oppfylt et spesifisert krav. 4 Fakturering 4.1 Innledning Leverandøren fakturerer først når samtlige produkter på bestillingen er levert. Leverandøren skal utstede månedlig faktura til hver av Brukerne av den aktuelle rammeavtalen. Én bestilling skal generere én fakturalinje på månedlig faktura. Leverandøren forplikter seg til å kunne tilby elektronisk fakturering når Forsvarssektoren krever dette. Leverandøren skal kunne levere elektronisk faktura i henhold til Forsvarssektorens krav. Krav til faktura er gitt her i dette vedlegget og i Vedlegg C3 - Elektronisk Samhandlingsavtale. Se også Vedlegg C2 - Informasjon om elektronisk faktura. For å realisere elektronisk samhandling har Forsvarssektoren inngått avtale med en meldingssentral. Meldingssentralen kan tilby konvertering mellom alternative tekniske systemer. Forsvarssektoren og Leverandør er ikke avhengig av å benytte samme tekniske plattform. All kommunikasjon mot Forsvarssektoren vil kanaliseres gjennom meldingssentralen. For den praktiske gjennomføringen vises til Vedlegg C3 - Elektronisk samhandlingsavtale. Leverandøren må selv inngå en samarbeidsavtale med meldingssentralen til Forsvarssektoren. Delfakturering kan kun skje etter nærmere avtale med Oppdragsgiver. 4.2 Fakturaadresse - betalingsadresse Dersom ikke annet er angitt skal alle fakturaer med all nødvendig dokumentasjon sendes elektronisk til administrativt mottak med kontaktpunkter som oppgitt nedenfor. Fakturaformatet skal være i henhold til dokumentene Vedlegg C3 - Elektronisk Samhandlingsavtale og dette vedlegget. Samtlige fakturaer (original, kun et stykk), skal sendes til (avhengig av hvilken avdeling som gjør avrop): Forsvaret Forsvarets regnskapsadministrasjon, K-11, Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Merk: Ansattnummer 8

9 Forsvarsbygg (FB) Forsvarsbygg regnskap Postboks Hamar Merk: Ansattnummer Alle elektroniske fakturaer til Forsvarsbygg i formatet EHF sendes til organisasjonsnummer For nærmere informasjon om elektronisk faktura overfor Forsvarsbygg, se Forsvarsdepartementet (FD) Forsvarsdepartementet Postboks 8126 Dep, 0032 Oslo Merk: Ansattnummer Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) Nasjonal sikkerhetsmyndighet Postboks Bærum postterminal Merk: Ansattnummer Forsvarsmateriell Forsvarets regnskapsadministrasjon, K-11 Postboks 1, Haakonsvern 5886 Bergen Merk: Ansattnummer 4.3 Format og innhold Fakturaen skal være i henhold til bokføringsforskriften, jf. Forskrift om bokføring av 2004, nr I tillegg gjelder følgende: Fakturaen skal hvis ikke annet er oppgitt leveres elektronisk Faktura skal være påført avrops/bestillingsnummer Aktuelle faktura skal alltid være påført teksten ansattnummer, etterfulgt av selve sifrene. Eksempelvis: D12512/1432 hvor D12512 er bestillingsnummer og 1432 er ansattnummer - etter bestilling fra våre ansatte. 9

10 Leverandøren må påse at fakturaene har god trykkvalitet. Fakturaen skal i tillegg være påført: Kontonummer, post og/eller bank Bankens navn Bankens adresse Avtalt kundenummer i henhold til fakturahierarki Spesifisering av innkjøpet Enhetspris og totalsum i henhold til avrop Kontraktsnummer, eventuelt endringsavtalenummer Avrops-bestillingsnummer NB!: Faktura som mangler ansattnummer eller som sendes til feil adresse vil bli returnert Fakturafiler hvor fakturadato i filene er eldre enn en dag fra mottaksdatoen på fakturafilen vil bli returnert Fakturafiler som inneholder kreditnotaer med mer vil bli returnert Eventuelle krediteringer av tidligere fakturerte tjenester skal spesifiseres på samme detaljnivå som den opprinnelige tjenesten ble spesifisert Ved evt. purringer og inkassovarsler på utsendte fakturaer skal kopi av opprinnelig faktura medfølge 4.4 Implementeringskostnader Alle leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Forsvarets systemløsning bæres av leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. Leverandøren bærer også kostnadene for produksjon av en grafisk fremstilling av den elektroniske fakturafilen. Dette vedlegget skal følge fakturafilen. Hvis dette ikke utføres hos vår meldingssentral, må format og navnsetting være iht. krav som stilles fra meldingssentralen eller/og Forsvarsektoren. 4.5 Fakturaens vedlegg Følgende opplysninger skal vedlegges fakturaen: Kopi av indekser og valutakurser. 10

11 4.6 Merverdiavgift Fakturaer skal inneholde merverdiavgift for innenlandske leveranser. Dersom bare deler av leveransen er avgiftspliktig skal det sendes separate fakturaer for de avgiftspliktig og de ikkeavgiftspliktig deler av leveransen Merverdiavgiftsfrie fakturaer Forsvarssektoren har en del varer og tjenester som skal faktureres uten merverdiavgift. Bakgrunnen for dette er blant annet: Lov av 19. juni 1969 nr om merverdiavgift (Merverdiavgiftloven) med endringer, sist ved lov av 18. desember 1998 nr. 76 (i kraft 1. januar 1999), 16. Stortingsproposisjon nr. 53 (1952) - om inngåelse av avtaler med Amerikas Forente Stater om fritak for toll- og andre avgifter i samband med gjennomføringen av felles forsvarsplaner. 4.7 Overføring av krav til tredjepart Leverandøren kan ikke overføre utestående krav i forbindelse med denne Kontrakten til tredjepart uten skriftlig tillatelse fra Forsvarssektoren. Leverandøren er fortsatt ansvarlig for alle sine forpliktelser i forhold til Forsvarssektoren selv om Forsvarssektoren har gitt Leverandøren skriftlig tillatelse til å overføre sine krav til tredjepart. 11