Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad rådhus Dato: 27.02.2017 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982. Til dette møtet har Una Maeve Kolle meldt avbud og vara vil bli innkalla i staden for henne. Skatteoppkrevjar i Kvinnherad kommune, Vibeke Skåla, har stadfestas at ho kan møta i PS 03/17 og orientera til kontrollutvalet. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Synnøve Solbakken kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/17 PS 2/17 PS 3/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Kvinnherad kommune 2016/50 PS 4/17 Kurs i regi av Deloitte 2017 2014/425 PS 5/17 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune 2016/51 PS 6/17 Bestilling av forvaltningsrevisjon 2015/207 PS 7/17 Møteplan for kontrollutvalet for 2017 2016/26 PS 8/17 RS 1/17 RS 2/17 RS 3/17 Referatsaker Referatsak vedr. "Vurdering av middagsproduksjon til institusjonsplassane ved Halsnøytunet" Prosjektplan for vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader Orientering vedr. arbeid med rutine for bruk av pasientrekneskap 2014/69 2014/69 2016/32 RS 4/17 Rekneskap 2016 for kontrollutvalet sitt budsjett 2016/20 RS 5/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid 2017 2016/20 RS 6/17 Melding om vedtak vedr. avtale om sekretariatstenester for kontrollutvalet 2015/33 PS 9/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 10/17 PS 11/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune - arbeidsmøte 2014/56 2

PS 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 2/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte 3

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 232 Arkivnr: 2016/50-5 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 3/17 27.02.2017 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Kvinnherad kommune Bakgrunn Viser til utdrag frå brev av 21.02.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret / kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret / kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 02.05.07 svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 4

Side 2/3 Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett 01.06.07 kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting Med bakgrunn i desse utsegnene frå skattemyndigheitene vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2016 frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune, datert 20.01.2017. Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Kvinnherad kommune, frå Skatteetaten, datert 15.02.2017. Det vart gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontoret i Kvinnherad kommune i oktober 2016. Skattekontoret har gjennom sin kontrollhandlingar for 2016 verken gjeve pålegg eller tilrådingar, jf. rapport av 17.10.2016. Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjar utfører oppgåver på ein tilfredstillande måte når det gjeld områda intern kontroll, rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen, samt skatte- og avgiftsinnkrevjing. Når det gjeld oppgåve-områda arbeidsgjevarkontroll har Skatteetaten påpeika i sin kontrollrapport at: «Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontrollen vert likevel ikkje utført i eit tilstrekkeleg omfang då det er utført 3,9 % kontrollar mot eit krav på 5 %». Kontrollrapport frå Skatteetaten og årsrapport frå skatteoppkrevjar ligg som vedlegg til denne saka. Konklusjon Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Kvinnherad kommune totalt sett, og i det alt vesentlege, er i samsvar med gjeldande krav og regelverk, men at det er merknader til utføring av oppgåver med arbeidsgjevarkontrollar. På bakgrunn av dei framlagde årsrapportane vert kontrollutvalet invitert til å gje ein uttale om skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen. Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Kvinnherad kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet har merka seg at Kvinnherad kommune i 2016 ikkje har nådd kravet om 5 % arbeidsgjevarkontrollar, ved at det berre er gjennomført 3,9 % kontrollar. 3. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering 5

Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Årsrapport for 2016 frå skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Kvinnherad kommune 6

1 Årsrapport for 2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad kommune Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 7

2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet...3 1.1 Skatteoppkreverkontoret...3 1.1.1 Ressurser...3 1.1.2 Organisering...3 1.1.3 Ressurser og kompetanse...3 1.2 Internkontroll...3 1.3 Vurdering av skatteinngangen...4 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret...4 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret...4 1.4 Skatteutvalg...4 2. Skatteregnskapet...4 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet...4 2.2 Margin...4 2.2.1 Margin for inntektsåret 2015...4 2.2.2 Margin for inntektsåret 2016...5 2.2.3 Kommentarer til marginavsetningen...5 3. Innfordring av krav...6 3.1 Restanseutviklingen...6 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav...6 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser...6 3.1.3 Restanser eldre år...7 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år...7 3.2 Innfordringens effektivitet...7 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 31.12.2016...7 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat...7 3.2.3 Omtale av spesielle forhold...8 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen...8 3.3 Særnamskompetanse...8 4. Arbeidsgiverkontroll...8 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen...8 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller...8 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen...9 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen...9 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører...9 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak...9 Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 8

1. Generelt om skatteoppkrevjarens virksomhet 1.1 Skatteoppkrevjarkontoret 1.1.1 Ressursar 3 Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 2,8 til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret 100 % Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling av årsverk --------- ------- Skatteregnskap 0,1 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 1,3 % Arbeidsgiverkontroll 0,9 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,1 % og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg % Administrasjon 0,4 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % 1.1.2 Organisering Skatteoppkrevjaren er organisert som avdeling under Stab og Økonomikontoret i kommunen. Leiar for Stab har direkte personalansvar for skatteoppkrevjaren sine tilsette. Oppgåva med innkrevjing av kommunale krav er lagt inn under Skatteoppkrevjaren med 0,7 årsverk. 1.1.3 Ressursar og kompetanse Ressurssituasjonen hos skatteoppkrevjaren er krevjande ut i frå saksmengde og dei arbeidsoppgåvene som vi har i dag. Ein del av purringane er det sentral utsending av, men den tyngre innkrevjinga vert gjort manuelt. Vi meiner vi har god kompetanse når det gjeld innkrevjing og skatterekneskap. Vi oppdaterer kompetansen ved å delta på kurs/konferansar arrangert av Skatt Vest og NKK. 1.2 Internkontroll I 2016 har vi jobba med å få dokumentert internkontrollen vår, og har fått på plass mykje av dette. Vi har utarbeidet skjema som tar for seg den månadlege, kvartalsvise og halvårlege internkontrollen. Det er og fordelt kven ved kontoret som har ansvar for dei ulike rapportane som skal kontrollerast. Skatteoppkrevjaren har rutineskildringar som dekker dei fleste områdane, og desse er stadig i endring. Rutinane treng oppdaterast på enkelte punkter, samt at vi må ha inn rutinar som Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 9

dekker fleire oppgåver. Arbeidet med rutineskildringar prøver vi å få gjort inne mellom alt anna. 1.3 Vurdering av skatteinngangen 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret 31.12.2016 31.12.2015 1 319 110 455 1 295 890 482 4 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret 31.12.2016 31.12.2015 335 516 437 323 501 962 Skatteinngangen til kommunen har ei auke på kr. 12 014 475 frå 2015 til 2016. Dette utgjer ei auke på 3,72%. 1.4 Skatteutval Vi har i 2016 ikkje hatt nokon sakar i Skatteutvalet. 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avlegging av skatteregnskapet Skatteoppkrevjaren i Kvinnherad kommune stadfestar at skatteregnskapet for 2016 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldande forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere av 8.april 2014 3-3 nr. 2. Årsregnskapet for 2016 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkrevjaren. 2.2 Margin 2.2.1 Margin for inntektsåret 2015 Inneståande margin for inntektsåret 2015, pr. 31.10.2016 kr 0,- For lite avsett margin for inntektsåret 2015 kr 1 797 698,- Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 10

Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: 01.01.2015 (dato) 5 2.2.2 Margin for inntektsåret 2016 Marginavsetning for inntektsåret 2016, pr. 31.12. 2016 kr 82 266 292,- Gjeldande prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig frå: 01.01.2016 2.2.3 Kommentarar til marginavsetjinga Det er ikkje gjort endringar i marginavsetjinga for 2016, den er framleis 9% og har vært det dei siste åra. I 2016 førte dette til at det har vært satt av for lite margin for inntektsåret 2015. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 11

6 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav Skatteart Restanse 31.12.2016 Herav berostilt restanse 31.12.2016 Restanse 31.12.2015 Herav berostilt restanse 31.12.2015 Endring i restanse Reduksjon (-) Økning (+) Endring i berostilt restanse Reduksjon (-) Økning (+) Sum restanse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift 3 642 662 0 3 046 876 0 +595 786 Artistskatt Forsinkelsesrenter 2 341 805 175 020 2 131 929 175 020 + 209 876 0 Forskuddsskatt 61 273 0 201 410 0-140 137 Forskuddsskatt 2 191 427 123 000 2 312 632 123 000-121 205 0 person Forskuddstrekk 4 163 391 0 4 837 693 0-674 302 0 Gebyr 0 0 Innfordringsinntekter 243 406 17 591 204 383 17 591 +39 023 0 Inntekt av summarisk 0 0 fellesoppgjør Kildeskatt 0 0 Restskatt 4 580 883 0 1 057 311 0 +3 523 572 0 Restskatt person 16 727 192 1 002 779 15 580 319 1 009 325 +1 146 873-6 546 Sum restanse 1591 0 diverse krav Diverse krav 1591 0 Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav 33 952 039 1 318 390 29 374 144 1 324 936 4 579 486 3.1.2 Kommentarar til restansesituasjonen og utviklinga i restansar Vi har i år ei auke i restansane i forhold til 2015. Ein del av dette har samanheng med at vi har hatt redusert bemanning ved kontoret fram til april 2016 på grunn av sjukemelding. Av restansen på restskatt uperson har vi eit selskap som skuldar nesten 3,5 mill av restansen. Selskapet har klaga på avrekninga og saka er ikkje avgjort pr. dags dato. Vi har og nokre konkursar der vi har større uteståande restansar. Det er blant anna 4 konkursar som har uteståande nesten kr. 2,1 million. Så langt vi vet i dag kjem vi ikkje til å få dividende i desse konkursane. Vi har og framleis ein del eldre restansar som vi ikkje har moglegheit til å få inn pr. no. Her er det 4 personar som skuldar tilsaman kr. 8,4 million. Dette dreier seg om restansar knytt til personlege konkursar, skjønnslikningar, avvikla næringsdrift der skuldnar nå bare motteke sosialtrygd etc. Dette er stort sett skattytarar som ligg i kategori 50 eller utan kategori. Desse krava sjekkar vi eit par gonger i året for å sjå om det er endringar som gjer at vi kan setja i verk tiltak for å få dei inn. Alle restansane er panta for med resultat intet til utlegg. Foreldingsfrista er broten så krava er sikra. I tillegg har vi ein del gjeldsordningar der krava er nesten kr. 3 mill. Desse kan vi ikkje gjera noko med anna enn at vi følger opp gjeldsordningane ein gong i året. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 12

7 På dei resterande restansane prøver vi å komma raskt i gang med utleggsforretningar og utleggstrekk. Her ser vi og at det gir resultat ved at skuldnar betaler kravet for å unngå betalingsmerknad. Vi er restriktiv med å gje betalingsutsetjing og betalingsavtale. Dersom skuldnar skal få betalingsordning må han/ho leggja fram dokumentasjon på inntekter og utgifter som synar at det er einaste moglegheita for å få betalt kravet. Dette dokumentasjonskravet fører og til at skuldnar i mange tilfelle vel å betale framfor og senda inn dokumentasjon. 3.1.3 Restansar eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person 2014 1 925 881 1 030 806 2013 1 334 094 914 180 2012 872 271 750 061 2011 1998 17 727 294 ---------------------------------- 3.1.4 Kommentarar til restansar og restanseoppfølginga for eldre år Gi kommentarar til restansar for eldre år: Tall krav som var forelda pr. 31.12.2016: 8 Samla beløp på krav som var forelda pr. 31.12.2016: Kr 476 613,- Gi kommentarar til restanseoppfølginga for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m. 31.12.2016. Vi har i dag 8 aktørar på denne lista. To av aktørane skal vi vurdere å endre dato for når krava er forelda. En av aktørane har vi fått godkjent summarisk avskriving på. Eit av krava er forelda. På dei resterende venter vi svar på adresse førespurnad, og må deretter vurdere om dei er forelda. Mykje av restansane for eldre år er same restansar som er i gjeldsordning eller er oppstått som følgje av personleg konkurs, samt skjønnslikningar. Vi sjekkar og følger med restansane, men har små moglegheiter for å få dei innbetalt med det første. 3.2 Innkrevjinga sin effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 31.12.2016 Kontoret hadde eit godt innkrevjingsresultat pr. 31.12.2016 i forhold til resultatkrava. Vi har oppnådd alle resultatkrava for 2016, bortsett frå litt på trekk og avgift. Dette har samanheng med konkursar. Vi har store restansar på enkelte skattytarar som er vanskeleg å få inn. Dette er skattytarar som er personleg konkurs, er skjønnslikna, og utan inntekt. Nokre av dei motteke bare stønad frå Nav. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 13

3.2.2 Vurdering av samanheng mellom aktivitet og resultat Vi prøver i liten grad å gje betalingsavtalar, eller utsetjing med betaling, men vi ser likevel ei auke i søknader om betalingsordning i 2016 og. I mange av tilfella er det stort forbruk og inkasso frå andre kreditorar som er årsaka til at vi får søknad om betalingsordningar. Slike søknader vert avslegne, og vi rår skuldnar til å prøve og finne andre løysningar for å få betalt skattekrava. Vi prøver og å være tideleg ute med tyngre innkrevjingsstiltak som utleggstrekk og utleggsforretningar. I 2015 hadde vi ikkje telefoninkasso på restskatten for 2014. I ettertid ser vi at det førte til at vi kom seint i gong med innkrevjinga av restskatten. Vi så at det då blei sendt mildt 4-18 varsel til mange skattytarar før vanleg 4-18 varsel. Dette skjedde automatisk frå sentralt hald, og vi såg ikkje krava før dei dukka opp på arbeidslista. Dette gjorde at vi kom seint i gong med utleggstrekk/utleggsforretning der dette var naudsynt. For restskatten 2015 har vi vore bevist på dette og vi har tatt ut restanselister for å fange opp alle krava, og få i gang tiltak. 8 3.2.3 Omtale av spesielle forhold Vi hadde ein sjukemelding ved kontoret til utpå våren 2016. Dette har ført til at vi har måtte omfordela nokre oppgåver, som igjen har ført til at vi har komme litt på etterskot både med kontroll oppgåver og til dels innkrevjinga. Vedkommande kom tilbake i full stilling på vårparten og vi er pr. i dag fullt bemanna ved kontoret. 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å betre effektiviteten i innkrevjinga Vi vil fortsette å jobbe for å bli meir effektive i innkrevjinga. Vi har framleis noko å gå på når det gjelder tyngre innkrevjing, og dette vil vi prøve å bli betre på dette året. Vi har nå starta meir med tvangsdekning av utlegg vi har tatt, og jobbar fortsatt med å bli gode på dette. Vi har jamlege møte der vi går gjennom oppgåvene ved kontoret, og kva vi kan gjere for å bli betre. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkrevjaren nyttar særnamskompetansen fullt ut. Ved bruk av særnamskompetansen ser vi at vi får gjennomført utleggsforretningar mykje tidlegare enn om vi skulle brukt ordinær namsmann. Mange av krava blir og betalt nå vi sender brev med melding om når utleggsforretninga vert halden. Dette gjeld spesielt firma. 4. Arbeidsgjevarkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgjevarkontrollen Vi har 1 stilling ved kontoret som stort sett bare jobbar med arbeidsgjevarkontroll, og informasjon til arbeidsgjevarane. Vedkommande har og ansvar for avvikskontrollen og behandling av førespurnader frå arbeidsgjevarane vedkommande solidaransvar, kontoutskrifter, etc. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 14

9 I tillegg kjøpar vi nokre kontroller frå Kemneren i Bergen, Utenbyskontrollen. 4.2 Planlagde og gjennomførte kontroller Tall planlagde kontroller for 2016: 22 Som utgjør: 5 % av totalt tall leverandører av LTO i kommunen. Tall gjennomførte kontroller i 2016: 17 4.3 Resultat frå arbeidsgjevarkontrollen Sjå vedlegg 4.4 Vurdering av arbeidsgjevarkontrollen Vi har i utgangspunktet sett av ei stilling til arbeidsgjevarkontrollen. I deler av 2016 har vedkommande som har denne stillinga vore sjukemeldt 50% eller meir. Dette har ført til at vi ikkje har komme i mål med kontrollarbeidet i 2016. I tillegg har dei kontrollane som er føreteke tatt mykje tid. Vi er nå tilbake til normalen igjen og reknar med at vi skal oppnå målkrava for 2017. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktørar Vi kjøper kontrolltenester frå Kemneren i Bergen, Hordaland kommunale regnskapskontroll. Vi bruker ca kr. 160 000,- til dette årlig, og i 2016 har vi fått 4 kontroller for denne summen. På grunn av lange avstandar forsvinn ein del av timane vi kjøper til reisetid. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 15

10 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Vi sender ut informasjonsskriv til alle nyregistrerte arbeidsgjevarar i kommunen der det er arbeidstakare i selskapet. Vi får melding frå Brønnøysundregistrene når det er nyregistrerte firma i vår kommune. Dei får då tilsendt skriv med orientering om ulike plikter dei har som arbeidsgjevar. Vi har og tatt med informasjon om a-ordninga. Sted/dato: Rosendal, 20.01.2016 Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for 2016 - signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: 20.01.2016 Skatteoppkreveren i Kvinnherad 16

Sakshehandlar Dykkar dato Vår dato Skatteetaten Liv Farestveit 15.02.2017 Telefon Dykkar referanse Vår referanse 55578425 2016/68676 Kommunestyret i Kvinnherad kommune Rosendalsvegenl0 2O17 Kontrolirapport 2016 vedkomande skatteoppkrevj arfunksj onen for Kvinnherad kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av Instruks for skatteopplcevjarar av 8. april 2014. Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt overfor skatteoppkreamne i saker som vedkjem skatteoppkrevjarfianksjonen, og plikter å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarftznksjonen. Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfunksjonen er Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreveme av 1. januar 2014. Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteopplcevjarftanicsjonen er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreveme av 1. februar 2011. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarffinksjonen vert utovd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på folgjande områder: Intern kontroll Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiftsiimkrevjing Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av sbtteoppkrevjarfiinksjonen. Skaneetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarffinksjonen. 2. Om skatteoppkrevjarkontoret 2.1 Bemanning Sum årsverk til skatteoppkrevjarfunksjonen iht. skatteoppbevjaren sine årsrapportar: Tal årsverk 2016 Ta! årsverk 2015 Tal årsverk 2014 2,8 2,8 2,8 17 Postad resse 8 esøksad resse Sen tralbord Njesavegen 2 Sjå www.skatteetaten.no eller 800 80 000 ring gratis 800 80 000 6863 Leikanger Org. nr: : 991733108 Tetefaks skatteetaten.no/sendepost 51 91 73 01

2016/68676 Side 2 av 3 3. Måloppnåing 3.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Kvinnherad kommune viser per 31. desember 2016 ein skatte- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr 1 319 110450 og uteståande restansa? pà kr 33 952 039, av dette krav stilla på vent kr I 318 390. Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 20. januar 2017. 3.2 Innkrevjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2016 for Kvinnherad kommune. Resultata viser folgjande: Totalt Innbetalt Resultat- Innbetalt av Innbetalt av innbetalt av krav sum krav (i %) sum krav (i %) i MNOK sum krav (1%) forre år regionen (i%) Restskatt personlege skattytarar 2014 43,7 97,7 95,3 95,4 96,3 Arbeidsgjevaravgift 2015 210,7 99,1 99,8 99,9 99,9 Forskotskatt personlege skattytarar 2015 57,3 99,5 99,0 99,4 99,4 Forskottrekk 2015 518,4 99,6 99,9 100,0 100,0 Forskotskatt upersonlege skattytarar 2015 62,8 100,0 99,8 100,0 99,9 Restskatt upersonlege skattytarar 2014 20,2 99,6 99,0 99,3 99,2 3.3 Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Kvinnherad kommune kjøper arbeidsgjevarkontrollar av Hordaland Kommunale Rekneskapskontroll. Resultat for kommunen per 31. desember 2016 viser i følgje skatteoppkrevaren sin resultatrapportering: Tal Minstekrav tal Tal utførte Utførte Utførte Utførte Utført kontroll arbeidsgjevarar kontrollar kontrollar i kontrollar kontrollar kontrollar 2016 region (5%) 2016 2016 (1%) 2015 (i %) 2014(1%) (i %) 434 22 17 3,9% 1,3% 5,1% 4,6% 4. Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skattekontoret har i 2016 gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda intern kontroll, skatterelcieskap og innkrevjing. Siste stadlege kontroll vart halden 4. 5. oktober 2016. Skattekontoret har i 2016 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda skatterekneskap og arbeidsgjevarkontroll. Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav 18

2016/68676 Side 3 av 3 5. Resultat av utført kontroll Intern kontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll i det alt vesentleg er i samsvar med gjeldande regelverk. Rek-neskapsforing, rapportering og avkgging av skatterekneskapen Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at reheskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkreijing Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utforinga av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Arbeidsgfevarkonrro!t Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utfohnga av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontrolten vert likevel ikkje utført i eit tilstrekkeleg omfang då det er utført 3,9 % kontroller mot et krav på 5 % 6. Ytterlegare informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar for 2016 verken gjeve pålegg eller tilrådingar,jf. rapport av 17. oktober 2016. Venleg helsing 7 r ftmg. avdelingsdirektør Skatt vest Seniorrådgjevar Kopi til: Kontrollutvalet for Kvinnherad kommune Skatteoppkrevjaren for Kviimherad kommune Riksrevisjonen 19

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 085 Arkivnr: 2014/425-29 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 4/17 27.02.2017 Kurs i regi av Deloitte 2017 Bakgrunn Kvinnherad kommune valde Deloitte som revisor med verknad frå 01.07.2011. I kontrakten som er inngått går dette fram av vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt 4: «REVISOR skal leggje fram forslag om, og halde kurs for kontrollutvalet sine medlemmar eller for medarbeidarar i administrasjonen. Tema skal avtalast ved det einskilde høve. Omfang skal reknast til 1 kursdag pr. år.» Drøfting Deloitte har no levert forslag til kurs som kan vera aktuelle å halde for kontrollutvalet og / eller administrasjonen i Kvinnherad kommune. Oversikten ligg ved. Dersom det er andre tema kontrollutvalet ønskjer å ha kurs innan, kan dette diskuterast med Deloitte. Skal ein spørja om administrasjonen ønskjer å nytta noko av denne kurskvoten, i tillegg til at dei blir invitert med på dei kursa kontrollutvalet arrangerar? Det normale til no har vore at slike kurs har hatt ein varighet på 2 timar og dei har vore halde i samband med eit kontrollutvalsmøte. Ein må og vera merksam på at gjeldande avtale med Deloitte går ut 30.06.2017. Om selskapet vinn neste konkurranse kan ein gje dei slike kursoppdrag for hausthalvåret. Om anna revisjonsselskap vinn, må ein ta det med kurstema opp med det nye selskapet for 2. halvår. Konklusjon Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet diskuterer kva kurs dei vil at Deloitte skal gjennomføre våren 2017. Vidare bør utvalet be sekretariatet ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa - gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 20

Side 2/2 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan...dato:... 2. Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Kursoversikt frå Deloitte 21

Kva kurs kan Deloitte tilby? Lista over kurs er ikkje uttømmande. Nivået på kvart einskild kurs kan tilpassast kursdeltakarane. 22 2017 Deloitte AS

Oversikt over kva kurs Deloitte kan tilby Samfunnsansvar og antikorrupsjon Gi ei innføring i relevante lover, krav og konsekvensar. Gi praktiske døme og underbygge viktigheita av eit tilstrekkeleg antikorrupsjonsprogram. Lov om offentlige anskaffelser Innføring i endringar i regelverket Meirverdiavgift og meirverdiavgiftskompensasjon Innføring i kompensasjonsordninga Praktiske døme Habilitet Kurset vil gi ei innføring i regelverk knytt til habilitet, korleis desse vurderingane kan gjerast og korleis kommunen kan etablere gode rutinar for å sikre at tilsette ikkje handsamar saker der dei er inhabile. Kontrakts- og leverandøroppfølging Kurset gir ei innføring i korleis ein kan etablere gode system og rutinar for å følgje opp at leverandørar leverer tenester i samsvar med avtale. Fokus vil vere på ivaretaking av oppdragsgjevar sitt omdømme, samfunnsansvar, kvalitet i leveransane og oppfølging av kontrakt. 2 23 2017 Deloitte AS

Oversikt over kva kurs Deloitte kan tilby Ny kommunelov (ikkje aktuelt før ny kommunelov føreligg) Kva er dei viktigaste endringane frå tidlegare lov? Utvalde tema knytt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll basert på mellom anna kontrollutvalsboka Kva er forvaltningsrevisjon og/eller selskapskontroll? Korleis føreta ei god bestilling? Korleis følgje opp ein gjennomført revisjon? M.v. Innføring i kommunerekneskap Grunnleggjande innføring i kommunerekneskap Avstemming av rekneskapen Kva bør ei avstemming innehalde? Kor ofte bør avstemmingar utarbeidast? Kva avstemmingar skal utarbeidast? Kva regelverk gjeld på området? 3 24 2017 Deloitte AS

Oversikt over kva kurs Deloitte kan tilby Pensjon Pensjon er eit komplisert område. Kurset omhandlar gjeldande regelverk på området og praktiske døme. Innberetting av lønn Kva ytingar er arbeidsgjevaravgiftspliktige og kva ytingar er oppgåvepliktige? Skiljet mellom driftsrekneskap og investeringsrekneskap Kva skal bokførast i driftsrekneskapen? Kva kriterium skal vere oppfylt for bokføring i investeringsrekneskapen? Andre rekneskapsmessige problemstillingar Tilpassa den einskilde kommune 4 25 2017 Deloitte AS

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.no for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2017 Deloitte AS 26 2017 Deloitte AS

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/51-5 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 5/17 27.02.2017 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Kvinnherad kommune Bakgrunn I samsvar med forskrift om revisjon (revisjonsforskrifta) 12 skal oppdragsansvarleg revisor for kommunar og fylkeskommunar ha ført ein heiderleg vandel. Oppfølging av dette kravet ligg til kontrollutvalet, jamfør merknader til nemnte paragraf. Jf. revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gje ei skriftleg eigenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalet. Oppdragansvarleg revisor for Kvinnherad kommune hjå Deloitte, Else Holst-Larsen, har sendt over ei slik eigenvurdering. Eigenvurderinga ligg ved saka. Drøfting I kontrollutvalsforskrifta 4 heiter det: 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Som det går fram av denne forskrifta har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet si handsaming av ansvarlege revisorar si eigenvurdering, vil vera ein lekk i å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Dei spesifikke lovheimlar om uavhengighet, jf. kommunelova 79, samt forskrift om revisjon, 13-14, er medtekne i eigenerklæringa. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 27

Side 2/2 Sekretariatet kan ikkje sjå at det framkjem opplysningar i eigenerklæringane som svekkar Deloitte sin oppdragsansvarlege revisor Else Holst-Larsen sin uavhengighet i høve Kvinnherad kommune. Som ein annan lekk i vurderinga av om Deloitte er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, er å få fram opplysningar om Deloitte har hatt andre oppdrag for Kvinnherad kommune enn det som er tinga av kontrollutvalet. Else Holst-Larsen har i e-post 09.02.17 stadfesta at dei ikkje har hatt andre oppdrag for kommunen utover det som er bestilt frå kontrollutvalet, med unnatak av rådgjevingstenester frå Deloitte Advokater AS på avgiftsområdet. Sekretariatet har bede om nærare informasjon om storleiken på oppdraget. Dersom det er moderat storleik, vert det tilrådd å ta eigenerklæringa til etterretning. Dersom det er særs stort omfang, må det vurderast særskilt. Sekretariatet ventar svar på førespurnad med det første, og seinast at det vert lagt fram i møtet Konklusjon Ut frå innhaldet i eigenerklæringa og det som kjem fram i møtet, vert det tilrådd å ta den til etterretning. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen, vedr. om Deloitte er uavhengig i høve Kvinnherad kommune, til etterretning. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Vurdering av uavhengighet frå Deloitte, datert 20.01.2017. 28

Deloitte. Sundgaten Til kontrollutvalget Kvinnherad kommune 20. januar 2017 119 Postboks 528 ND-5527 Haugesund Norway Tif: +47 52 70 25 40 Faks: +4752702541 delcitteno HORDAlAND FYLKESKOMMUNE Sekretariat for kontrolluwalet 15FEB2017 Vurdering av uavhengighet Innledning Ifølge forskdft om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Ved Deloittes planlegging av oppdraget vil vurdering av uavhengigheten til hver enkelt revisor i kommunens revisjonsteam inngå som et eget punkt i planleggingen. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til denne vurderingen. Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet I fig. Kommuneloven 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke: I. være ansatt i andre stillinger i kommunen eller i virksomhet som kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg stiller loven 79 og forskriften 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven Oetoitte refers to ane Dr more af Qeloitte Touche Tohmatsu Limited, a uk private company limited by guarantee, and its network at members firm,. each of which is a legatty separate and independent Registrert i Faretaksregtsteret entity. Ptease 5ev detoitte.com/no/omoss for a detaited descriptian af the legal structure of Medtemmer av Den norske Revisarlorening Deinitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms Organisasjonsnumner. 980211 282 29

Deloitte. 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene _Revisors egenvurdering av punktene ovenfor Pkt. 1: Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Ansettelsesforhold revisjonsselskapet. Pkt. 2: Medlem i Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet styrende organer som kommunen deltar i. Pkt. 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Pkt. 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede deltar ikke i eller inneharfunksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Kvinnherad kommune som har betydningfor min uavhengighet og objekrivitet. Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes rådgivnings- eller andre tjenester overfor Kvinnherad kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Før slike tjenester utføres av Deloitte ASforetas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utovelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen iforskqflen 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Pkt. 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Undertegnede bekrefter at detfor tiden ikke ytes tjenester overfor Kvinnherad kommune som hører inn under kommunens egne ledelses og kontrolloppgaver. 30

Deloitte. Pkt. 7: Opptre som frillmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold Undertegnede bekrefter at verken revisor eller Deloitte ASfor tiden opptrer som fullmektigfor Kvinnherad kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tillitten til min uavhengighet og objektiwtet. Med vennlig hilsen Deloitte 2. 6 -tc- Else Holst-Larsen Statsautorisert revisor 31

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/207-17 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 6/17 27.02.2017 Bestilling av forvaltningsrevisjon Bakgrunn Kommunestyret i Kvinnherad kommune handsama forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 i møte 24.11.2016 og gjorde slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2015 2019, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2020. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportera resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Utvalet bør vurdere om ein no skal bestilla forvaltningsrevisjon i tråd med første prosjekt i den godkjende planen. Det er sjølvsagt også mogeleg å vurdere om ein skal velja andre av dei prioriterte prosjekta dersom t.d. aktualitet skulle tilseie det. Når utvalet har avgjort kva prosjekt dei vil bestilla, bør dei formulera eit føremål med prosjektet. Vidare bør utvalet definera og avgrensa prosjektet nærare, t.d. ved å formulere problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på. I dette arbeidet kan utvalet dra veksel på omtale slik det kjem fram i vedteken plan for forvaltningsrevisjon punkt 2.1 Gruppe 1 prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt, jmf. Overordna analyse for forvaltningsrevisjon. Det er i alt 6 prioriterte og 12 uprioriterte prosjekt. Her er teke med dei fire første, blant prioriterte prosjekt. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 32

Side 2/3 Nr Prosjekt Risiko 1. Forvaltningsrevisjon av psykososialt miljø i grunnskulen 2. Forvaltningsrevisjon av tverrfagleg samarbeid omkring barn med særskilte behov og arbeid med spesialundervisning 3. Forvaltningsrevisjon av utgreiing og oppfølging av politiske saker 4. Forvaltningsrevisjon av forvaltning av kraftfondet Risiko for manglande system og rutinar Risoko for lovbrot Risiko for manglande rutinar for handtering av mobbesaker. Risiko for manglande tilmelding av mobbesaker Risiko for manglande system og rutinar Risiko for lovbrot Risiko for sakshandsamingsfeil Risiko for brot på tidsfristar / lange ventelister Risoko for manglande koordinering og oppfølging av barn med særskilte behov Risiko for høg del tiltak om ekstern opplæringsarena Risiko for vedtak som ikkje oppfyller lovkrav Risiko for manglande oppfølging av vedtak. Risiko for mangelfull oversikt og system Risiko for uklare prioriteringar Risiko for mangelfulle saksutgreiingsrutinar Risiko for uklar mynde, system og rutinar. Risiko for mangelfull kompetanse Nemnte risikoar er henta frå overordna analyse for forvaltningsrevisjon 2016 2020. Vedr. det prosjektet som kommunestyret sette øvst, etter tilråding frå kontrollutvalet, er det og merka følgjande: Det går fram av undersøkinga at det kan vere risiko knytt til skulane sitt arbeid med psykososialt miljø. Det går fram at arbeidet med dette temaet varierer mykje frå skule til skule, og at nokre skular manglar erfaring og kapasitet til å handtere slike saker på riktig måte. For det andre prosjektet er dette omtalt i overordna analyse: I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved om sakshandsaminga ved eining for tiltak og tenester for barn og unge fungerer tilfredstillande, og om skillet mellom dei ulike tenestene er tydelege nok. TTBU har også vore pressa på kapasitet, noko som har medført lange ventelister til tider. Det har vore lite fokus på tverrfagleg samarbeid omkring barn med utfordringar i kommunen, og det blir peika på at det hadde vore nyttig med ein forvaltningrevisjon og gjennom dette innspel på korleis kommunen på best mogleg måte kan gripa fatt i og utvikle seg på dett eområdet. I undersøkinga blir det stilt spørsmål ved bruken av eksterne opplæringsarenaer som tiltak for barn med vedtak om spesialundervisning, samt kvaliteten på dette tilbodet. Det blir også peika på at kvaliteten på vedtak om spesialundervisning kan variere frå skule til skule, avhengig av rektors erfaring med og kapasitet til å arbeide med vedtaksskriving. Drøfting Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den vedtekne planen vurdera kva prosjekt som no skal setjast i bestilling. Forvaltningsrevisjon av psykososialt miljø i grunnskulen, er sett opp som første prosjekt. Ut frå at planen nyleg er vedteken, finn sekretariatet det mest naturleg å gå for det første prosjektet i prioriteringa. Når utvalet har avgjort kva prosjekt dei vil bestilla, bør dei formulera eit føremål med prosjektet. Vidare bør utvalet definera og avgrensa prosjektet nærare, t.d. ved å formulera problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på, alternativt moment som ein ønskjer skal inngå i forvaltningsrevisjonen. 33

Side 3/3 Konklusjon Det vert invitert til val av prosjekt i møtet, samt drøfting knytt til formulering av føremål og problemstillingar, samt definering og avgrensing av prosjekt elles. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan... 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, evnt. avgrensingar og ressursbruk. 3. Forslag til prosjektplan vert å levera til sekretariatet seinast innan 15.03.2017 og skal godkjennast i neste møte i kontrollutvalet. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 34

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2016/26-13 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 7/17 27.02.2017 Møteplan for kontrollutvalet for 2017 Bakgrunn Møtedatoar for kontrollutvalet bør vera tilpassa møtetidspunkt for formannskap og kommunestyret, slik at det let seg gjera å senda over saker som evt. skal handsamast vidare. Det vert gjort framlegg om at kontrollutvalet set opp møteplan for heile året 2017, slik dei andre politiske utvala har gjort. Det er særleg møtet der uttale til kommunen sin rekneskap for 2016 skal opp til handsaming, som er viktig å tilpassa til formannskap og kommunestyre. Kvinnherad kommune legg opp til å handsame rekneskap og årsmelding i formannskapet 08.06.17, og vidare til kommunestyret 22.06.17. For mellom anna å tilpasse seg denne saka, vert det sett opp slikt utkast til møteplan for kontrollutvalet for 2017: Utkast til Aktuelle saker å ta opp: møteplan for KUV 27.02.2017 Første møte 2017 planlegging av arbeid i 2017 27.03.2017 - Rapport etter gjennomgang av sak «Husleigesatsar kommunale bustader» - Godkjenne prosjektplan forv.revisjon - Tilråding til KST i sak «Val av revisor» Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret 23.03.2017 27.04.2017 29.05.2017 - Uttale til kommunerekneskapen 08.06.2017 22.06.2017 18.09.2017 - Forslag til budsjett 2018 for 28.09.2017 kontrollutvalet - Rapport etter forvaltningsrevisjon 23.10..2017 26.10.2017 27.11.2017 21.12.2017 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 35

Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2017: Dato: Merknad: 27.02.2017 Under avvikling 27.03.2017 29.05.2017 18.09.2017 23.10.2017 27.11.2017 Møtedatoane vert å senda over til kommunen for å bli lagt inn i møteplan / møteoversyn på heimesida til Kvinnherad kommune. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 36

PS 8/17 Referatsaker 37

Utdrag frå møteprotokoll få kommunestyremøte 15.12.16.: PS 2016/82 Vurdering av middagsproduksjon til institusjonsplassane ved Halsnøytunet Behandling i Kommunestyret den 15.12.2016 Hans Inge Myrvold(Sp) sette fram spørsmål om sin habilitet. Han driv et firma som sel tenester til Dill. Saka vart drøfta og eit samrøystes kommunestyre fann at Myrvold var habil til å delta i saka. Aksel Kloster(Ap): Ber om at saka vert sendt kontrollutvalget. Framsett forslag frå Sf, H, V, Sp, Frp, Ap, Mdg: Kommunestyret ber om ei utgreiing av konsekvensane ved matproduksjon på kvar enkelt institusjon m.t.p bemanning, matkvalitet og økonomi der ulike metodar og løysingar er belyst. Røysting: Framsett forslag vart samrøystes. Innspel frå Arne Presthus(H): Mat og trivsel for pleietrengende i institusjon og privat bustad. Det har i den seinare tid versert ein til dels heftig debatt om matproduksjon til institusjonane i Kvinnherad kommune, men også på et meir generelt grunnlag i heile Norge. Kommunen har vedteke å produsera maten ved kjøkkenet på Husnestunet for alle institusjonsplassane unntatt Ølve, og har basert produksjonen på kok kjøl prinsippet. Då diskusjonen i heile landet i den seinare tid har dreidd seg om nylaga mat til dei eldre, kunne det vore interessant å kjøra i gang et prøveprosjekt ved Halsnøytunet og Varaldsøy aldersheim for ein prøveperiode på 12 månader på følgande måte: Forslag til vedtak: All mat, kald og varm skal lages ved eige kjøken, og serverast nylaga. Vi overlèt til leiinga av Halsnøytunet/Varaldsøy og driftene av kjøkkenet å finne fram til eit fagleg og godt opplegg etter ovannemnde retningsliner og intensjon. Det utføres i dag ein stor frivillig innsats, og denne må fortsetja og utvidast. Ved prøveperiodens utløp må resultatet evaluerast med vekt og trivsel, velferd og økonomi, for å sjå om det er noko å gå vidare med i forhold til kok og kjøl frå ett kjøkken. Vedtak frå Kommunestyret den 15.12.2016 Kommunestyret ber om ei utgreiing av konsekvensane ved matproduksjon på kvar enkelt institusjon m.t.p bemanning, matkvalitet og økonomi der ulike metodar og løysingar er belyst. 38

Deloitte AS Damsgårdsveien 135 Postboks 6013 Postterminalen NO-5892 Bergen Norway Tel: +47 55 21 81 00 Fax: +47 55 21 81 33 www.deloitte.no Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune v/ kontrollutvalssekretariatet 04.01.2017 PROSJEKTPLAN/ENGAGEMENT LETTER Vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustadar I samsvar med vedtak i kontrollutvalet 7. desember 2016, sender Deloitte med dette over prosjektplan for vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustadar i Kvinnherad kommune. Vurderinga vil ha form som eit notat. Føremål og problemstillingar for oppdraget Føremålet med oppdraget er å vurdere Kvinnherad kommune si handtering av endring i husleigesatsar for kommunale utleigebustadar i sak 2016/68. Følgjande problemstillingar vil bli vurdert i notatet: a) Er regulering av husleigesatsar som er vedtatt i sak 2016/68 i kommunestyret i samsvar med husleieloven? b) Er regelverket for habilitet følgt i samband med kommunestyret si behandling av sak om regulering av husleigesatsar for kommunale utleigebustadar? a. Blei kommunen sine rutinar knytt til vurdering av habilitet i politiske møte følgt i samband med sak 2016/68? b. Kva blei gjort for å sikre at kommunestyrerepresentantane var habile til å behandle saka? c. Var det enkeltpersonar involvert i handteringa av saka som ikkje var habile til å handtere saka? Metode Revisjonen vil gjennomgå aktuell dokumentasjon knytt til kommunen si handtering av saka og vurdere denne opp mot relevant regelverk. Revisjonen vil eventuelt gjennomføre telefonintervju med 2-3 personar som har vore involvert i handteringa av saka dersom nødvendig. Oppsummering av intervju vil i så fall bli sendt til verifisering, og det er informasjon frå dei verifiserte intervjureferata som vil bli nytta i notatet som vil bli utarbeidd. Personell Prosjektleiar for prosjektet vil vere senior manager Line Margrete Johansen. Ho vil saman med konsulent/jurist Eirin Helen Hauvik, gjennomføre operativt arbeid i form av dokumentinnsamling, gjennomføring av intervju, analysearbeid og utarbeiding av rapport/notat. I tillegg vil advokat Eirik Bjørhusdal vere ein ekspertressurs i prosjektet. Stein Ove Songstad vil vere ansvarleg partner på oppdraget. Pris Med utgangspunkt i prosjektet sin art og planen som er lagt for korleis det skal bli gjennomført, er det stipulert at det vil ta inntil 75 timar å gjennomføre undersøkinga og utarbeide notatet. Dersom det kjem fram problemstillingar som krev ytterlegare undersøkingar utover denne ramma, vil Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ("DTTL"), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") does not provide services to clients. Please see www.deloitte.no for a more detailed description of DTTL and its member firms. 39

revisjonen ta dette opp med kontrollutvalet. Dersom det ikkje er nødvendig å nytte heile ramma for å svare på problemstillingane, vil revisjonen heller ikkje fakturere for meir enn faktisk medgått tid. Tidsestimatet inkluderer ikkje førebuing og presentasjon av resultatet av våre undersøkingar og vurderingar i kommunestyret. Ein slik presentasjon vil bli fakturert per forbruk, opptil 4 timar. Levering Prosjektet kan startast opp i løpet av siste halvdel av januar 2017 og kan sendast til kontrollutvalet ved sekretariatet innan utgangen av februar 2017, eller etter nærmare avtale. For å kunne gjennomføre oppdraget innan denne fristen og med stipulert timebruk, er det ein føresetnad at kommunen innan dei fristar som blir sett stiller nødvendig dokumentasjon tilgjengeleg og at utvalde personar eventuelt stiller til og verifiserer intervju. Fakturering av kostnadene ved prosjektet vil skje i samsvar med avtale mellom Deloitte og Kvinnherad kommune. Med venleg helsing Deloitte AS Stein Ove Songstad Partner 40

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet NOTAT TIL kontrollutvalet FRÅ sekretariat for kontrollutvalet Bergen 20.02.2017. Notatet gjeld: Orientering vedr. rutine for bruk av pasientrekneskap. På møte 07.12.16 hadde kontrollutvalet «Orienteringssak om kva som ligg innafor revisor sitt mandat når det gjeld å kontrollera pasientrekneskapar» til handsaming. Etter møtet vart følgjande ført i møteprotokollen: «Handsaming i møtet: Møtet blei lukka med heimel i Koml. 31.4. Else Holst-Larsen orienterte i saka og kommenterte ei konkret henvending som er kome til kontrollutvalet. Revisor opplyste om at det ikkje er rutiner for å føra pasientrekneskapar i Kvinnherad kommune. Men kontrollutvalet drøfta og konkluderte med at i den aktuelle saka, og i liknande saker, burde kommunen syta for å ha rutiner som ivaretek umyndiggjorte brukarar sine midlar på ein meir sikker måte. Kontrollutvalet vedtok samrøystes at det skulle sendast ei henvending til kommunen om å utarbeida slike rutiner. Vedtak: Kontrollutvalet vil be om at det vert innført retningslinjer /rutinar for å føre tilstrekkeleg rekneskap for umyndiggjorte brukarar sine midlar. Kontrollutvalet vil be om ei tilbakemelding om at arbeid med å få dette på plass er gjennomført. Slik tilbakemelding skal gjevast innan eit halvt år.» Revisor Else Holst Larsen vil i møte 27.02.17 orientera om kva som er gjort i saka så langt. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 Mobil 916 64 183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 41

1 KVINNHERAD KOMMUNE (2017)- Ar/Periode 2016 i - 13 Rekneskap 2016 17.02.2017 Regnskap Buds(end) Avvik(per.) %- 2016 2017 0 forbr Ansvar: 3112 KONTROLLUWALET 10803 GODTGJERSLE UTVALSLEIAR 33.932 26.086 7.846 130 10804 MØTEGODTOJERSLE 39.117 40.920-1.803 96 1OS0STAPTARBEIDSFORTENESTE 0 15.345-15.345 0 10991 ARBEIDSGJEVARAVGIFT 7.769 11.764-3.995 66 11002 AVISER, TIDSSKRIFT, FAGLIT. 3.140 2.575 565 122 11151 BEVERTNING KOMMUNAL REGI 253 0 253 0 11206 REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE 411 0 411 0 11404 SERVERING 2.884 3.090-206 93 11500 REISEUTG.IKKJE OPPG.PLIKTIGE 0 10.300-10.300 0 11501 KURSUTGIFTER 0 41.200-41.200 0 11503 OPPHALDSUTG.IKKJE OPPG.PL. 14.562 0 14.562 0 11601 KØYREGODTGJERSLE 3.536 2.575 961 137 11602 DIETrGODTGJERSLE 284 0 284 0 11953 KONTINGENTER 4.200 4.326-126 97 12701 KONSULENUENESTER 325.229 442.899-117.670 73 12709 ANDRE KONSULENUENESTER 161.132 168.920-7.788 95 13003 ANDRE OVERFØRINGAR TIL STATEN 7.136 0 7.136 0 13303 ANDRE OVERFØRINGAR TIL FYLKET 77.813 150.000-72.188 52 13709 ANDRE OVERFØRINGER 4.792 0 4.792 0 14291 MVA UTENFOR MVA LOVEN 141.367 180.000-38.633 79 16900 INT.OVERF. FRA SENTRALADM. -9.062 0-9.062 0 Sum ansvar: 3112 KONTROLLUWALET 818.493 1.100.000-281.507 74 TOTALT BIB.493 1.100.000-281.507 74 42