1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved NT-fakultetet Referat fra møte i ledergruppen tirsdag 8.4.2014, kl. 08.30 11.00 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Anne Borg Instituttleder Jostein Mårdalen Fakultetet X Prodekanus forskning Tor Grande Ingvild Marie Sørlie Fakultetet X Prodekanus utdanning Øyvind W. Gregersen Vara: Yngve M. Hereide Espen Tjønneland Wefring Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Vara: Nora Kleinknecht Institutt for biologi (IBI) X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Institutt for fysikk (IFY) X Instituttleder Mikael Lindgren Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Erik Wahlström Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Edd Anders Blekkan Vara: Nestleder for utdanning Hallvard Fjøsne Svendsen Vara: Nestleder for forskning Sigurd Skogestad Instituttleder Jostein Mårdalen Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer X Nestleder for forskning Knut Marthinsen X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Professor Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum X Per-Dimitri Sønderland Vara: Ingvild Hoff Ingvild Marie Sørlie Vara: Yngve M. Hereide Espen Tjønneland Wefring Vara: Nora Kleinknecht Andre deltakere på møtet Seksjonssjef Heidi Hugdal Seksjonssjef Gorm Beck Seksjonssjef Lillian Hanssen Seniorrådgiver Kristin Wergland Brekke Seniorrådgiver Åge Søsveen HMS-koordinator Espen Fjærvik Sekretær/referent for ledergruppen: Ludwika Osiak
2 av 6 NTL-sak 41/14 Administrativ samhandling bestillerfunksjon Ledergruppen er enig i at den type gjennomgang er hensiktsmessig. Dekanus Anne Borg oppnevner en arbeidsgruppe som skal jobbe videre med saken. Gruppen vil få forelagt et mandat og en tydelig tidsplan. Mandatet vil bli presentert for ledergruppen på neste møte 22.4. Det er viktig å invitere de berørte ansatte til møte for å presentere/diskutere saken så snart mandatet foreligger. NTL-sak 44/14 Nordic Five Tech (N5T) Viktige momenter/konklusjoner: Mulighetene knyttet til felles ph.d.-kursdatabase: http://www.phdcourses.nordicfivetech.org bør diskuteres internt både i forskningsutvalget og programrådet for ph.d.-emner (opprettelse av komplementære emner, praktisk gjennomføring etc.). Saken følges opp. N5T kan brukes i samarbeid om avansert forskningsinfrastruktur. I den sammenhengen kan det være hensiktsmessig for NT å identifisere utstyr fakultetet ønsker å samarbeide om, og se på mulighetene ved andre institusjonene (lurt også å sjekke http://www.nordicfivetech.org/research). E-læring står på agenda på april-møtet i N5T. Det kan være interessant for IKJ å vurdere modulutveksling (også kostnadsdeling) med andre institusjonene ifm. undervisning av store emner. Saken følges opp. Informasjon om evt. ledige ph.d.-stillinger ved andre N5T-institusjonen bør formildes til våre NTmasterstudenter (info om ledige stillinger også på http://www.nordicfivetech.org/research). Det foretas årlig peer evaluering av NT5-masterprogram. NT vurderer å bruke den type evaluering som en del av egen masterevaluering. NTL-sak 45/14- HMS Enhetene har selv HMS-ansvaret for sikkerhetskritisk infrastruktur som gassanlegg og avtrekksskap, selv om Driftsavdelingen har en rolle i gjennomføringen av service, kontroll og dokumentasjon av dette. Det er viktig at brukerenhetene får all nødvendige informasjon og at denne følges opp slik at dette HMS-ansvaret blir ivaretatt på en god måte. Det viktig at brukerenhetene er «koblet til» på en god måte (f.eks. når en ny avtale inngås eller en eksisterende avtale revideres) for å ivareta service/kontroll og HMS-ansvar for sikkerhetskritisk infrastruktur som gassanlegg og avtrekkskap. Årlige kostnader knyttet til serviceavtaler vil dekkes av fakultetet. Utbedrende tiltak etter kontroll/annen utbedring av feil vil dekkes av det enkelte institutt (større kontinuitet i vedlikehold, bedre kontroll av utført arbeid og «eierskap» til service; sørge for at dette ikke blir «salderingspost»). Dette gjelder imidlertid forskningslabene. NT skal se nærmere på rommene som brukes til undervisning. Det skal foretas en vurdering om kostnader knyttet til utskifting og større oppgraderinger vil dekkes av fakultetet. Ang. avtrekksskap på laboratorier som deles med SINTEF, er ledergruppen er enig i at det er mest naturlig at ansvaret følger hovedbrukere av enkelte rom. Hovedansvaret for labene er da fastlagt i samordningsavtalene. Videre diskusjon tas opp med SINTEF.
3 av 6 NTL-sak 46/14- Institusjonelle avtaler med Sintef Konklusjon: Aktuelle institusjonelle avtaler dekker ikke instituttene sine behov (hemmelighold ifm. publisering). Avtalene er mest rettet mot samarbeidet med SINTEF Materialer og kjemi. Det er imidlertid også hensiktsmessig å ha et møte med SINTEF Fiskeri og havbruk. Saken følges opp.
4 av 6 Godkjenning av referatet Referat fra ledermøte 1.4.2014 ble godkjent med en del endringer. SAKSKART: NTL-sak 41/14 Administrativ samhandling bestillerfunksjon Orientering ved dekan Anne Borg Evt. saksvedlegg ettersendes Presentasjon i møte - vedlagt NT ønsker å se på administrative roller som har potensiale for effektivisering og bedre samhandling. Aktuelle roller er bestiller, lokalprosjektstøtte og variabel lønn (jf. presentasjonen for viktige momenter). Ledergruppen er enig i at den type gjennomgang er hensiktsmessig. Dekanus Anne Borg oppnevner en arbeidsgruppe som skal jobbe videre med saken. Gruppen vil få forelagt et mandat og en tydelig tidsplan. Mandatet vil bli presentert for ledergruppen på neste møte 22.4. Det er viktig å invitere de berørte ansatte til møte for å presentere/diskutere saken så snart mandatet foreligger. NTL-sak 42/14 Langtids bemanningsplan løypemelding Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Ingen saksvedlegg Viktige momenter: Ingen spørsmål til selve bestillingen. Den er imidlertid veldig omfattende og krever en tilsvarende omfattende prosess som kan være vanskelig (om ikke umulig) å gjennomføre. Det er viktig å bruke den type bestillingen for å foreta en langsiktig prioritering. NTL-sak 43/14 Utlysningsrutiner ift. land med skjerpet trusselbilde: status på prosess Orientering ved seksjonssjef Heidi Hugdal Ingen saksvedlegg NT, IME og IVT ønsker å utarbeide egne utlysningsrutiner inntil det kommer en klarere beskjed fra KD. Seksjonssjef Heidi Hugdal følger opp saken. NTL-sak 44/14 Nordic Five Tech (N5T) Orientering ved seniorrådgiver Kristin Wergeland Brekke/seniorrådgiver Åge Søsveen Saksvedlegg Presentasjon i møtet - vedlagt Nordic Five Tech (N5T) kan brukes som et strategisk internasjonalt partnerskap for å fremme kvalitet og internasjonalt faglig samarbeid. Jf. presentasjonen for flere detaljer. N5T er veldig top-down initiativ. Initiativet kan imidlertid være et viktig middel for å identifisere potensielle strategiske partnere.
5 av 6 Viktige momenter/konklusjoner: Mulighetene knyttet til felles ph.d.-kursdatabase: http://www.phdcourses.nordicfivetech.org bør diskuteres internt både i forskningsutvalget og programrådet for ph.d.-emner (opprettelse av komplementære emner, praktisk gjennomføring etc.). Saken følges opp. N5T kan brukes i samarbeid om avansert forskningsinfrastruktur. I den sammenhengen kan det være hensiktsmessig for NT å identifisere utstyr fakultetet ønsker å samarbeide om, og se på mulighetene ved andre institusjonene (lurt å sjekke også http://www.nordicfivetech.org/research). E-læring står på agenda på april-møtet i N5T. Det kan være interessant for IKJ å vurdere modulutveksling (også kostnadsdeling) med andre institusjonene ifm. undervisning av store emner. Saken følges opp. Informasjon om evt. ledige ph.d.-stillinger ved andre N5T-institusjonen bør formildes til våre NTmasterstudenter (info om ledige stillinger også på http://www.nordicfivetech.org/research). Det foretas årlig peer evaluering av NT5-masterprogram. NT vurderer å bruke den type evaluering som en del av egen masterevaluering. NTL-sak 45/14- HMS Orientering ved HMS-koordinator Espen Fjærvik Saksvedlegg HMS-saker diskutert i møtet: Serviceavtaler og utbedrende tiltak: avtrekksskap og gassanlegg Fordeling av ansvar, oppgaver og kostnader knyttet til avtrekksskap på laboratorier som deles med andre (SINTEF). Viktige momenter gjengitt i vedlegget til referatet. Enhetene har selv HMS-ansvaret for sikkerhetskritisk infrastruktur som gassanlegg og avtrekksskap, selv om Driftsavdelingen har en rolle i gjennomføringen av service, kontroll og dokumentasjon av dette. Det er viktig at brukerenhetene får all nødvendige informasjon og at denne følges opp slik at dette HMS-ansvaret blir ivaretatt på en god måte. Det viktig at brukerenhetene er «koblet til» på en god måte (f.eks. når en ny avtale inngås eller en eksisterende avtale revideres) for å ivareta service/kontroll og HMS-ansvar for sikkerhetskritisk infrastruktur som gassanlegg og avtrekkskap. Årlige kostnader knyttet til serviceavtaler vil dekkes av fakultetet. Utbedrende tiltak etter kontroll/annen utbedring av feil vil dekkes av det enkelte institutt (større kontinuitet i vedlikehold, bedre kontroll av utført arbeid og «eierskap» til service; sørge for at dette ikke blir «salderingspost»). Dette gjelder imidlertid forskningslabene. NT skal se nærmere på rommene som brukes til undervisning. Det skal foretas en vurdering om kostnader knyttet til utskifting og større oppgraderinger vil dekkes av fakultetet. Ang. avtrekksskap på laboratorier som deles med SINTEF, er ledergruppen er enig i at det er mest naturlig at ansvaret følger hovedbrukere av enkelte rom. Hovedansvaret for labene er da fastlagt i samordningsavtalene. Videre diskusjon tas opp med SINTEF.
6 av 6 NTL-sak 46/14- Institusjonelle avtaler med Sintef Instituttlederne skisserer problemstillinger Ingen saksvedlegg Konklusjon: Aktuelle institusjonelle avtaler dekker ikke instituttene sine behov (hemmelighold ifm. publisering). Avtalene er mest rettet mot samarbeidet med SINTEF Materialer og kjemi. Det er imidlertid også hensiktsmessig å ha et møte med SINTEF Fiskeri og havbruk. Saken følges opp. Eventuelt IMT jobber med å få flere bemanningsressurser til SEM-laben. Instituttlederne bes om å finne en person ved egne enheter som kan hjelpe/ha opplæring av brukere i overgangsfasen. IMT ønsker å utlyse teknisk stilling ved Røntgenlaben snarest mulig. Instituttlederne bes om å oppfordre aktuelle personer til å melde seg på NTNUs lederutviklingsprogram for vitenskapelig ansatte. Rapporten om NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning er blitt godkjent av NOKUT. Det er foresatt klargjøring av erstatningsarealet ifm. oppussing av KIII (flytting før november/desember 2014). Avklaring av leieprising skal foretas med SINTEF ila. uken. Diskusjon om rekruttering av internasjonale postdoktorer settes på agenda for ledermøtet 22. april. Dekan Anne Borg ønsker å sette av litt tid på hvert ledermøte til saker/problemstillinger ledergruppen har behov for å ta opp.