GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 13. februar 2012 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune. Møterom 3 i underetasjen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale eller innkalling. Ordfører og rådmann inviteres særskilt til å delta i diskusjonen omkring overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 002/12 Referatsaker 003/12 Saker behandlet i kontrollutvalget 2011 004/12 Kontrollutvalgets årsrapport 2011 005/12 Rapport vedrørende gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 006/12 Forvaltningsrevisjonsrapport Legekontor rutiner og forvaltning 007/12 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget Grong 06.02. 2012 Turid Gartland (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong
SAK 001/12 OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 001/12 426-1742-5.3 Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. Vedlegg: Diskusjonsgrunnlag overordnet analyse fra KomRev Trøndelag IKS, mottatt 03.02. 2012. Andre saksdokument (ikke vedlagt) Kontrollutvalgets vedtak sak 025/11 den 28.11. 2011 Saksopplysninger: Kontrollutvalgets ba i møtet den 28.11. 2011, sak 025/11 revisor igangsett arbeidet med overordna analyse. Den overordna analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordna analyse er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Den overordna analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 025/11 heter det bl.a. at forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Ut fra overordnet analyse så langt har revisjonen utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Som ledd i planprosessen inviteres kontrollutvalget til å komme med forslag og innspill om aktuelle forvaltningsrevisjonsområder. Ordfører og rådmann er invitert til møtet for å delta og bidra i diskusjonen rundt overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. SAK 002/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 002/12 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering.
Referater Nr Avsender/mottaker Tittel Datert 1 Grong kommune Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalget 09.12. 2011 2 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning for 2011 16.12. 2011 3 KomRev Trøndelag IKS Engasjementsbrev Grong kommune 16.12. 2011 4 KomSek Trøndelag IKS Postjournal Grong kontrollutvalg 2011 5 Grong kommune Møteplan 2012 SAK 003/12 SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET 2011 Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 003/12 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar saken til orientering og følger de saker som krever det videre i 2012 Vedlegg Oversikt over kontrollutvalgets saker i 2011. Saksopplysninger Kontrollutvalget har ansvar for å følge opp egne vedtak, og det blir lagt fram oversikt over status for utvalgets saker i 2011. Vurdering Med bakgrunn i listen over saker får kontrollutvalget mulighet til å se på hvordan sakene er fulgt opp. Noen saker følges videre i 2012 jf. merknader og oppfølging i oversikten i kontrollutvalgets saker 2011. SAK 004/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 004/12 426-1742-5.3 Kommunestyret 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering.
Vedlegg: Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til Grong kommunestyre Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfr. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmannen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid. SAK 005/12 RAPPORT VEDRØRENDE GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 005/12 426-1742-5.3 Kommunestyret Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2010 til orientering og oversender rapporten til kommunestyret til orientering Vedlegg Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 2. halvår 2011, datert 06.01. 2012 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport.
Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden juli til desember i 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Saksbehandlers vurdering Ved gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011 har revisor ingen kommentarer eller bemerkninger. SAK 006/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT LEGEKONTOR - RUTINER OG FORVALTNING Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 006/12 426-1742-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget avventer å sende endelig rapport til kommunestyret 2. Kontrollutvalget ber revisor vurdere de momenter som kontrollutvalget ønsket fokus på, gitt i møtet den 9. mai 2011. 3. Kontrollutvalget ber revisor legger frem ny rapport der kontrollutvalgets momenter og fokus også er vurdert. Vedlegg 1. Rapport forvaltningsrevisjon Legekontor Rutiner og forvaltning Ikke trykte vedlegg 1. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 013/11 den 09.05. 2011 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Rutiner og forvaltning - legekontoret 2. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 021/10 den 08.11. 2010 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 3. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 27.08. 2010 Forvaltningsrevisjon 1. kvartal 2011. Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet i møtet 8. november 2010, sak 021/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon, der Rutiner og forvaltning - legekontoret ble prioritert. Prosjektplan ble utarbeidet av revisor og ble presentert i kontrollutvalget den 09.05. 2011 som sak 013/11. Prosjektplan ble lagt frem av revisor i møtet med tittel Legetjenesten i Grong.
Hovedproblemstillingen er definert slik: 1. Er legekontoret i Grong kommune organisert i tråd med kommunehelseloven? 2. Bidrar organiseringen til stabil legedekning? 3. Har Grong kommune høyere kostnader ved legekontoret enn sammenlignbare kommuner? I møtet den 9. mai diskuterte kontrollutvalget problemstillingen og hva de ønsket fokus på. Kontrollutvalget ønsket fokus på servicebehandling på legekontoret og rutiner omkring organiseringa. Kontrollutvalget hadde forventninger om et prosjekt med fokus på Servicebehandling Organisering Ventetid (lang?) Fastlegefunksjon Vikarleger Turn-over Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 013/11: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Rutiner og forvaltning legekontor Oppstartsbrev, forvaltningsrevisjon med tittel Legetjenesten i Grong ble sendt rådmann 1. juni 2011. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter gjennomgang av relevante dokumenter og intervju. KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten 30.01. 2012. Rådmannen i Grong har hatt rapporten til høring og rådmannens tilsvar ligger vedlagt rapporten, samt revisor har merket seg rådmannens svar og endret rapportens kapitel 3.2. første avsnitt og kapittel 3.3 første avsnitt. Kontrollutvalget fikk oversendt rapporten Legekontor rutiner og forvaltning den 30.januar 2012. Rapporten er utarbeidet etter problemstilling gitt i prosjektplan, delt ut i kontrollutvalgets møte den 9. mai 2011. Kontrollutvalgets bestilling hadde navnet Rutiner og forvaltning legekontoret. I prosjektplan, som ble lagt frem i møte den 9. mai 2011 het prosjektet Legetjenesten i Grong. Samme tittel hadde den i oppstartsbrev til kommunen som ble sendt den 1. juni 2011. Revisor konkluderer med at Grong kommune har allmennlegetjeneste og at denne omfatter både kurativ virksomhet, forebyggende helsearbeid og tilsynsansvar for pasienter på sykeheimen. En konkluderer videre med at det er etablert tilfredsstillende fastlegeordning i kommunen og at kommunens innbyggere har tilbud om døgnkontinuerlig legevakt. Kommunen har god dekningsgrad når det gjelder legeårsverk. KOSTRA-analysen viser at kommunen har lavest produktivitet innenfor kommunehelsetjenesten. Vurdering Kontrollutvalget fikk lagt frem prosjektplan i møtet 9. mai 2011. Dette synes uheldig da sekretariat ikke har hatt mulighet til å saksbehandle prosjektplanen. Kontrollutvalget har heller ikke hatt mulighet til å tenke igjennom problemstillingene i forkant og om de står til forventningene, - og om de dekker det kontrollutvalget ønsker å undersøke.
Kontrollutvalgets signaler og fokus gitt i diskusjonen synes kanskje ikke imøtekommet i rapporten. Rapporten gir svar på problemstillingen i prosjektplan og er nyttig kunnskap, men det synes som kontrollutvalget ønsket mer svar på servicenivå, organisering og rutiner, fastlegefunksjon, bruk av vikarleger og hvordan dette oppleves for brukere av legekontoret. Det synes også uheldig at prosjektet har ulike navn i prosessen fra bestilling, - prosjektplan, - oversendelsesbrev, - endelig rapport. Titler kan forstås, - og oppfattes ulikt og skape ulike forventninger til innholdet i en endelig rapport. Kontrollutvalget avventer å sende endelig rapport til kommunestyret, og ber revisor vurdere de momenter kontrollutvalget har ønsket fokus på. Revisor deltar i kontrollutvalgets møte den 13. februar og kontrollutvalget ønsker en diskusjon rundt rapporten, - og om forventningene og problemstillinger til forvaltningsrevisjonsprosjektet er i tråd med bestillingen og den rapporten som foreligger. SAK 007/12 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 13.02. 2012 Gunnhild Berg 007/12 426-1742-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i 2012. 2. Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Saksopplysninger Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr 8 i Kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Flere og flere kontrollutvalg tilsluttet KomSek Trøndelag IKS har valgt å ha åpne møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter.
Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes; - Personalsaker (jfr. 31 nr 3 i Kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr 8 i Kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i Kommunelovens 78 nr 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (f.eks en orientering) av en sak. Vurdering I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. Grong 06.02. 2012 Gunnhild Berg Kontrollsekretær