STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 16. SEPTEMBER 2011 TID: KL. 10:00 STED: MØTEROM VÆRNES STJØRDAL RÅDHUS NB! MERK TIDSPUNKT Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 023/11 Referatsaker 024/11 Orientering fra administrasjonen 025/11 Orientering fra revisor vedrørende forvaltningsrevisjon 026/11 Oppdragsansvarlig revisor den årlige uavhengighetserklæring 027/11 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2011 028/11 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 029/11 Henvendelse vedrørende Fosslibekken barnehage 030/11 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2012 031/11 Oppfølging av kontrollkomiteens saker 032/11 Evaluering av kontrollkomiteens virksomhet Sak 30/11 vil bli ettersendt. Stjørdal/Steinkjer, 09.09.11 Ole Meier Kjerkol leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 023/11 REFERATSAKER Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 023/11 415-1714-5.3 Referat 1 KRD Veileder Habilitet i kommuner og fylkeskommuner Innholdsliste og forord vedlagt 2 KRD 3 4 5 6 KomRev Trøndelag IKS KomSek Trøndelag IKS KomSek Trøndelag IKS KomRev Trøndelag IKS Rundskriv H-4/11 - Val av formannskap/fylkesutval, kommuneråd/fylkesråd, ordførar/fylkesordførar, faste utval m.m Notat vedr. kommunalt tilskudd til private barnehager 2011 Møteoffentlighet i Stjørdal kontrollkomite Tilbakeføring av mindreforbruk 2010 Oppstart av selskapskontroll Egenerklæring fra eierne i Vegamot AS (samt utdrag fra vedlegget) Referatene tas til orientering. SAK 024/11 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 024/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner
Saksopplysninger Kontrollkomiteen ønsker å holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet og har anmodet om en orientering fra etat oppvekst og kultur om status og utfordringer i etaten. Administrasjonen vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 025/11 ORIENTERING FRA REVISOR VEDRØRENDE FORVALTNINGSREVISJON Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 025/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. 1. Kontrollkomiteens sak 020/11 2. Kontrollkomiteens sak 003/11 3. Kontrollkomiteens sak 018/10 4. Kontrollkomiteens sak 013/10 5. Kontrollkomiteens sak 003/10 6. Kontrollkomiteens sak 016/09 7. Kontrollkomiteens sak 019/08 8. Kommunestyrets sak 053/08 9. Kontrollkomiteens sak 026/07, 003/08 og 016/08 10. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 11. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 12. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Saken ble fremmet for kontrollkomiteen i møte den 10.06.11, sak 20/11. Kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saken fremmes derfor pånytt. Kontrollkomiteen behandlet i prosjektplan vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjektet "følge bygging av Stokkan ungdomsskole" i sak 016/09, og sluttet seg til denne. I forbindelse med slike forvaltningsrevisjonsprosjekter er det viktig at kontrollkomiteen blir holdt løpende orientert. Kontrollkomiteen var på besøk ved skolen den 10.09.11, jf. sak 18/10. Revisor og prosjektlederen for utbygningsprosjektet har også gitt orienteringer underveis. Revisor vil gi en orientering om status for forvaltningsrevisjonsprosjektet i møtet. Iht. kontrollkomiteens vedtak i sak 22/11, jf. sak 23/10, gis orienteringer fra revisor i lukket møte.
SAK 026/11 OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 026/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til revisors vurdering av sin egen uavhengighet. Den oppdragsansvarlige revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollkomiteen jf. revisjonsforskriftens 15. Den oppdragsansvarlige revisor vil gå i gjennom den årlige egenvurderingen i møte. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Da det nå er en del år siden kontrollkomiteen sist fikk seg forelagt vandelsattest, ønsker den oppdragsansvarlige revisor å legge frem også denne. SAK 027/11 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2011 Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 027/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering.
1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2011 i møtet. Iht. kontrollkomiteens vedtak i sak 22/11, jf. sak 23/10, gis orienteringer fra revisor i lukket møte. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollkomiteens oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne vurderinger, samt opplysninger om hvorledes revisjonsoppdraget er tenkt løst, vil kontrollkomiteen ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. SAK 028/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2011 Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 028/11 415-1714-5.3 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011 tas til orientering. Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2011.
Saksopplysninger Rapporten omfatter forvaltningsrevisjon fra avholdte møter 1. halvår 2011 for komité omsorg, formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har ingen kommentarer og finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er bra og at politikerne har tilstrekkelig grunnlag for å fatte sine beslutninger, se vedlagt rapport. Vurdering Rapporten kan tas til orientering. SAK 029/11 HENVENDELSE VEDRØRENDE FOSSLIBEKKEN BARNEHAGE Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 029/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide et notat med en gjennomgang og vurdering av saken. Brev datert 29.06.11 fra naboene til Fosslibekken barnehage 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen har mottatt en henvendelse datert 29.06.11 vedrørende Fosslibekken barnehage, se vedlegg. Henvendelsen er undertegnet av naboene til barnehagen og omhandler den kommunale saksbehandlingen, både før og etter oppføringen av bygget. Naboene ønsker at det blir brakt klarhet i omstendighetene rundt: 1. Administrativ innvilgelse av rammesøknad for barnehage 2. Politisk innvilgelse av dispansasjon fra reguleringsbestemmelsene for tomta 3. Administrativ håndtering av fylkesmannens vedtak av 17.02.2010 4. Administrativ håndtering av fylkesmannens vedtak av 14.03.2010 status og fremdrift
Vurdering Saken er blitt viet til dels omfattende oppmerksomhet i bl.a. media. Det synes derfor hensiktsmessig at kontrollkomiteen anmoder revisor om å foreta en gjennomgang av saken og gi sin vurdering. SAK 031/11 OPPFØLGING AV KONTROLLKOMITEENS SAKER Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 031/11 415-1714-5.3 Kontrollkomiteen tar saken til orientering. Oversikt over kontrollkomiteens saker så langt i 2011. (legges fram i møte) Andre saksdokumenter ikke vedlagt () Saksopplysninger: For å tydeliggjøre kontrollkomiteens ansvar for oppfølging av egne vedtak framlegges det her en oversikt over status og frem til dags dato. Med bakgrunn i framlagte oversikt over saker som er behandlet så langt i 2011, gis kontrollkomiteen mulighet til å sjekke ut hvordan kontrollkomiteens saker er fulgt opp. SAK 032/11 EVALUERING AV KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET Kontrollkomiteen 16.09.11 Paul Stenstuen 032/11 415-1714-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Kontrollkomiteens årsplaner
Saksopplysninger En evaluering av kontrollkomiteens virksomhet kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene: Komiteens primære oppgaver Har komiteen bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollkomiteen vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan virksomheten drives? Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollkomiteen og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet og revisjonen Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollkomiteen ønsker? Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollkomiteen ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollkomiteens forventninger? Vurdering Ved slutten av kontrollkomiteens funksjonsperiode 2007-2011 synes det naturlig at kontrollkomiteen foretar en evaluering av sitt arbeid. Steinkjer 09.09.11 Paul Stenstuen Kontrollsekretær