Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann.

OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Onsdag 11.05.05 kl 08.30 STED: Kommunestyresalen NB! Merk tid og sted Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/05 Overhalla kommunes årsregnskap 2004 002/05 Overhalla kommunes årsmelding 2004 003/05 Årsrapport skatteoppkreverfunksjonen i Overhalla 2004 004/05 Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 005/05 Kontrollutvalgets møteplan for 2005 006/05 Virksomhetsplan for kontrollutvalget for 2005 007/05 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjonigangsettingsvedtak 008/05 Eventuelt/referater Kontrollsekretær har forberedt en kort presentasjon av selskapet KomSek Trøndelag IKS og organiseringen av sekretariatsfunksjonen, som eventuelt kan tas ved møtets åpning. Rådmann og økonomisjef/kommunekasserer er invitert til å møte under behandlingen av sakene 1-3. Grong, 23.11.2005 Olav Skjetnemark leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: permbj@online.no Side 1 av 1

SAK 001/05 OVERHALLA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP 2004 M/REVISJONSBERETNING KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNESTYRET Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 001/05 O 05 Overhalla formannskap Overhalla kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Vedlagte forslag til uttalelse ang. Overhalla kommunes regnskap for 2004 vedtas. Vedlegg: 1. Revisjonsberetning til Overhalla kommunes årsregnskap datert 2. Årsavslutningen 2004- brev fra KomRev Trøndelag IKS til rådmannen, datert 04.05.05 3. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse ang årsregnskap 2004 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overhalla kommunes årsregnskap for 2004 (utsendt fra kommunen) 2. Årsrapport 2004 for Overhalla kommune (utsendt fra kommunen) 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR 2004-06-15) 4. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR- 2002-12-15). Saksopplysninger: Krav om årsregnskap: Kommuneloven fastslår at alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Følgende siteres fra loven: 48. Årsregnskapet og årsberetningen. 1. Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. 2. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. 4. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Side 2 av 2

Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Årsregnskapets innhold: Krav til kommunale årsregnskap framkommer i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Driftsregnskapet skal omfatte: 1. Alle løpende inntekter og innbetalinger i året. 2. Løpende inntekter og innbetalinger avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret 3. Anvendelsen av midler som nevnt i nr. 1 og 2 i driftsregnskapet, herunder avsetninger av slike midler for anvendelse i senere regnskapsår og til finansiering av investeringer i årets investeringsregnskap. Investeringsregnskapet skal omfatte: 1. Bruk av lånemidler. 2. Inntekter fra salg av anleggsmidler, og inntekter og innbetalinger knyttet til investeringsprosjekter, jf. likevel fjerde og femte ledd. 3. Øvrige inntekter og innbetalinger som ikke er løpende. 4. Inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-3 avsatt i tidligere regnskapsår som er anvendt i regnskapsåret. 5. Inntekter i driftsregnskapet anvendt for investeringer i årets investeringsregnskap. 6. Utlån, forskutteringer og tiltak av investeringsmessig karakter dekket inn ved inntekter og innbetalinger som nevnt under nr. 1-5, herunder avsetninger. 7. Øvrige finansieringstransaksjoner knyttet til utlån og forskutteringer. Krav til revisor: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Overhalla kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Roger Hasselvold (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon: Kontrollutvalgets rolle ved regnskaprevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Herfra siteres: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Side 3 av 3

7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Regnskap og revisjonsberetning: Overhalla kommunes årsregnskap er avlagt overfor revisjonen den 04.04.05 av kommunes fagsjef for regnskap og rådmannen. Driftsregnskapet viser kr. 86.932.142,- til fordeling drift, og et resultat i balanse. Revisjonen har en del kommentarer/presiseringer til regnskapet: a) Grunnet manglende avstemminger av kommunens faktureringssystem mot regnskap samt manglende avstemming av formidlingslån mot rapport fra ekstern låneforvalter, kan ikke revisjonen uttale seg om verdien på balansepostene og fullstendigheten av inntektsføringene på disse postene. b) På grunn av feilposteringer i regnskapet er inntekter tilsvarende ca kr 850 000 ikke ført i regnskapet for 2004 c) Mottatte ekstraordinære avdrag i 2003 og 2004 på formidlingslån på til sammen kr. 9 457 823 er ikke brukt til nedbetaling av kommunens innlån slik regelverket tilsier Revisjonen mener at: Årsregnskapet,med unntak for virkningene av forholdene som er omtalt i forrige avsnitt, er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2004 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Årsavslutningen 2004- Revisors brev til rådmannen av: Tidligere har kontrollutvalget fått forelagt et internt notat- revisors arbeidspapir- ifbm behandlingen av årsregnskap og revisjonsberetning. Fra i år vil dette notatet i stedet bli utformet som et brev til rådmannen der revisjonen tar opp ulike forhold knyttet til årsregnskapet. Side 4 av 4

I dette brevet kommenterer revisor enkelte forhold i årsregnskapet som revisjonen ikke er fornøyd med /enige i, uten at forholdene har en slik karakter at regnskapet ikke kan godkjennes. Forhold som omtales er: Saksbehandlers vurdering: Tidsfrister og arbeidsforhold: Frist for kommunene til å avlegge endelig regnskap er jfr. Kommunelovens 10 2. ledd) 15. februar, mens årsberetning skal avgis uten ugrunnet opphold og seinest 31. mars. Revisjonen skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og seinest 15. april. Revisjonsberetning skal avgis 15. april også der årsregnskap ikke foreligger eller er ufullstendig (negativ beretning). Krav til kommunal behandling er at regnskapet skal være fastsatt av kommunestyret innen utgangen av juni Jamfør revisjonsberetningen er begge avlagt etter fristen. Saksbehandler mottok regnskapet 04.05.05, samme dato som møteinnkalling burde vært sendt ut. Årsmelding/årsrapport er mottatt tidligere, men denne er seinere noe endra slik at endelig versjon også ble mottatt 04.05.05. Dette gir for kort tid til å gi regnskap og revisjonsberetning en grundig behandling fra saksbehandlers side. Saksframlegget og vurderingene blir dermed noe tynnere enn det saksbehandler kunne ønske. For seinere år vil det være ønskelig med behandling av årsregnskapet i kontrollutvalgene i perioden siste uke av april til ut mai måned. Behandling i formannskap og kommunestyre kan da skje i løpet av juni måned, fortsatt innenfor fristen. Om regnskapet og årsavslutningen: Jamfør revisjonsberetningen er regnskapet og årsavslutningen i tråd med lover, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk med unntak av noen spesifikke forhold omtalt tidligere. Disse forhold er tatt inn i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet. Når det gjelder kommentarer fra revisjonen gitt i revisjonsnotat til rådmannen datert 04.05.05, gjelder dette i hovedsak forhold av en slik karakter at de ikke tas med i revisjonsberetningen. Notatet er, som det også framgår, ment som en orientering/veiledning til administrasjonen, et slags forslag til forbedringer. Fra notatet er det særlig to forhold jeg vil peke på: a) Selvkostberegninger og avsetninger til selvkostfond. Det kan synes som om avsetninger til selvkostfond er noe store, og det bør vel i forbindelse med budsjett 05 vurderes om avgiftene innen vann og avløp er for store. b) Lønnsavstemminger: Her har revisjonen funnet et avvik på kr. 50.000 mellom innrapportert beløp og regnskapet. Rutiner som sikrer riktig innrapportering og løpende avstemming gjennom året bør innføres. Kontrollutvalget anbefales å vedta vedlagte uttalelse til Overhalla kommunes årsregnskap for 2004. Side 5 av 5

OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget Til Overhalla kommunestyre KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL OVERHALLA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2004 Kontrollutvalget har behandlet Overhalla kommunes årsregnskap for 2004. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsmelding for 2004 og revisjonsberetning avgitt av KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen omfatter. Kontrollutvalget har følgende merknader til Overhalla kommunes årsregnskap for 2004: 1. Kontrollutvalget mener avstemming av kommunens faktureringssystem mot regnskapet må gjennomføres løpende gjennom året. 2. Rutiner for avstemming av formidlingslån mot rapport fra ekstern forvalter bør etableres. 3. Kontrollutvalget mener mottatte ekstraordinære avdrag på formidlingslån må nyttes til nedbetaling av kommunens innlån, iht regelverket. 4. I forbindelse med budsjettbehandlingen 2006 bør det vurderes om nivået for vann- og avløpsavgifter er riktig eller for høyt, jfr store avsetninger til selvkostfond i 2004. Med disse merknadene anbefaler kontrollutvalget at kommunestyret fastsetter Overhalla kommunes årsregnskap for 2004. Overhalla, 11. mai 2005 Olav Sjetnemark Siv Åse Strømhylden Tom Rune Brøndbo -leder- -nestleder- -medlem- Side 6 av 6

SAK 002/05 OVERHALLA KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 002/05 O 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Overhalla kommunes årsmelding for 2004 oversiktlig og informativ. Årsmeldingen gir et godt bilde på kommunens virksomhet i 2004, og er dermed godt egnet som styringsverktøy for kommunestyret. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overhalla kommunes årsberetning 2004 (utsendt direkte til KU s medlemmer) Saksopplysninger: Om behandlingen av kommunens årsberetning heter det i Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner): 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskap og årsberetning Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Som det framgår legges årsberetningen fram for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet for å uttale seg om kommunens årsberetning. KU kan eksempelvis kommentere hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Side 7 av 7

Saksbehandlers vurdering: Overhalla kommunes årsrapport er på 43 sider, og inneholder en grundig enhetsvis gjennomgang av kommunens virksomhet i 2004. Gjennom aktiv bruk av statistikk og historiske tall synliggjøres kommunens situasjon i nåtid og i forhold til foregående år. Den enhetsvise gjennomgangen av virksomheten er skrevet av de respektive enhetsledere, og det er oppgitt hvem som er forfatter av de ulike avsnitt. Med så mange forskjellige forfattere vil de ulike avsnittene (enhetenes rapportering) nødvendigvis få noe ulik stil og innhold, uten at det forringer årsrapportens kvalitet vesentlig. Saksbehandler mener Overhalla kommunes årsrapport for 2004 er informativ og har en relativt lett tilgjengelig presentasjonsform. Den enhetsvise rapporteringsformen er etter saksbehandlers mening godt egnet til å fungere som kontrollredskap for politikerne i kommunen. Side 8 av 8

SAK 003/05 KONTROLLRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN I OVERHALLA KOMMUNE- 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Joar Stiklestad/ Per Morten Bjørgum 003/05 Overhalla 05 Overhalla kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport 2004 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Overhalla kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at skattefogdens merknader blir fulgt opp. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret Vedlegg: 1. Kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i Overhalla kommune fra Skattefogden i Nord- Trøndelag datert 15.02.05 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet til kommunene- Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten Saksopplysninger: I følge brev av 21.02.2005 fra Skattedirektoratet er nå staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har fra 01.07.2004 overtatt den formelle revisjon av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. For vår region (region Midt: Nord- og Sør-Trøndelag, samt Møre og Romsdal) er den interne kontrollen tillagt Sør-Trøndelag skattefogdkontor. Tidligere behandling av skatteregnskapet har ikke vært formelt regulert i forskrift eller instruks. Men i merknadene til skatteoppkreverinstruksen ( 3-2) er det gitt anbefalinger som har dannet grunnlaget for en fast praksis med behandling av halvårsregnskapene for skatt i kontrollutvalget og i kommunestyret. Denne praksisen skal nå opphøre. I Skattedirektoratets brev av 21.02.2005 er det gitt en redegjørelse for den nye statlige behandlingen av skatteregnskapene, og det anses ikke lenger naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon av den enkelte kommunes skatteregnskap. Men etter Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.02. året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollkomitè. Side 9 av 9

Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det videre likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Selv om skatteregnskapet ikke lenger skal desideres av kommunestyret, synes det naturlig å legge fram rapporten for skatteoppkreverfunksjonen som kommunestyret/kontrollutvalget fortsatt skal motta kopi av. Det samme gjelder kontrollrapporten som kommunestyret har fått tilsendt fra skattefogden. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da den også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve regnskapet representerer. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Hovedtall for skatteregnskapet- Overhalla kommune: 2004 2003 Skatte- og avgiftsinngang 182.406.032,- 170.546.064,- Utestående restanser 2.817.655,- 2.661.796,- Skattefogdens kontrollrapport: Skattefogdens kontrollrapport viser for Overhalla kommunes del at: Det er etablert tilstrekkelige rutiner som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentligste er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført og rapportert Skatteoppkrevers behandling av restansene er tifredsstillende Tilstrekkelige rutiner er utarbeidet for innkrevingsarbeidet, og gjøremål i den forbindelse er utført på en forsvarlig måte Tilstrekkelige rutiner for arbeidsgiverkontroll er etablert Videre avdekker kontrollene noen forbedringspunkter: Marginavsetningen er for lav, og skattefogden anbefaler at kommunen vurderer sin marginavsetning Skattefogden minner om at nasjonalt krav om kontroll av 5 % av leverandører av LTO (Lønns- og trekkoppgaver) på sikt vil bli gjort gjeldende også for Nord- Trøndelag. Det vil si at arbeidsgiverkontrollen må intensiveres. Saksbehandlers vurdering: Det er gjennom skattefogdens kontrollrapport ikke avdekket vesentlige feil/mangler ved Overhalla kommunes skatteregnskap for 2004. Enkelte forbedringspunkter er påpekt, og det forutsettes at disse følges opp. Saksbehandler anbefaler at kontrollutvalget tar kontrollrapportene til orientering, og innstiller overfor kommunestyret å gjøre det samme. Side 10 av 10

SAK 004/05 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 004/05 O 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Kontrollsekretær har på bakgrunn av møteprotokoller og i samråd med oppdragsansvarlig revisor utarbeidet forslag til årsmelding for 2004. Vurdering: Side 11 av 11

OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2004 Oppnevning/medlemmer: Etter kommunestyrevalget høsten 2003 ble det valgt følgende utvalg: Olav Skjetnemark leder, Siv Åse Strømhylden n.leder, Tom Rune Brøndbo. Varamedlemmer: Karen Hatland Hasselvold Skolering. Kontrollutvalget startet en opplæringsrunde ang. nye forskrifter for kontrollutvalg i siste møte. Av hensyn til et visst faglig ajourhold er det abonnert på bladet «Kommunerevisoren» som er et fagtidsskrift for kommunal revisjon og kontrollutvalg. Sekretariat. I henhold til forskriftenes 3 nr. 7 har kommunerevisjonen stått for saksutredning og sekretærhjelp. Per 01.01.05 er sekretariat for kontrollutvalget overført selskapet KomSek Trøndelag IKS, dette i tråd med forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20 3. ledd. Møtevirksomhet. Det er i året avviklet 4 møter og behandlet i alt 14 vedtakssaker. I tillegg til er framlagt og drøftet/tatt til orientering i alt 8 referatsaker. Ordfører og rådmann har fått tilsendt innkalling og saksdokumenter. Ordfører har ikke møtt i kontrollutvalgets møter i 2004. Rådmannen har etter invitasjon gitt følgende orienteringer: 25.02: Orientering om kommunens organisering og økonomi 15.12: Orientering om samarbeidsprosjektene i Midtre Namdal Skatteoppkrever var tilstede under behandlingen av skatteregnskapet (sak 02/04). Økonomisjef var tilstede under behandlingen av årsregnskap (07/04) og årsrapport (08/04) Kommunekasserer var tilstede under behandlingen av årsregnskap (07/04) og årsrapport (08/04) Olav Skjetnemark deltok på informasjonsmøte 21.01.04 ang. forslag til nye forskrifter for revisjon og kontrollutvalg. Møtet fant sted i Trondheim. Saker som er behandlet: Saksnr Tittel Vedtak 1/2004 Godkjenning av møtebok 01.12.03 Godkjent 2/2004 Skatteregnskapet 2003 Innstilling til KS: Godkjennes 3/2004 Kontrollutvalgets årsmelding for 2003 Årsmelding vedtatt 4/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Forslag utarbeides til neste møte 05/2004 Høringsuttalelse ny forskrift om kontrollutv Innstilling til KS 06/2004 Godkjenning av møtebok 05.03.04 Godkjent Side 12 av 12

07/2004 Årsregnskap 2003 m/revisjonsberetning Innstilling til KS: Fastsettes 08/2004 Kommunens årsberetning 2003 Uttalelse vedtatt 09/2004 Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2004/05 Virksomhetsplan vedtatt 10/2004 Deltakelse i KomRev og KomSek Innstilling til KS 11/2004 Godkjenning av møtebok 05.05.04 Godkjent 12/2004 Skatteregnskapet 1. halvår 2004 Innstilling KS: Godkjennes 13/2004 Godkjenning av møtebok 15.09.04 Godkjent 14/2004 Forv.rev.rapport: Gjennomgang av vedtak Til KS som orienteringssak Referatsaker: Saksnr Tittel R1/2004 Vedr. kommunal lønn under sykdom R2/2004 Lønnsrutiner i Overhalla kommune R3/2004 Informasjon vedr. KomSek Trøndelag IKS R4/2004 Overgangen til KomRev Trøndelag IKS R05/2004 Notat vedr. forvaltningsrevisjonsprosjekt funksjon 120 R06/2004 Budsjettforslag for kontrollutvalget 2005 R07/2004 Informasjon om oppdragsansvarlig revisor og kontaktperson R08/2004 Kommunens andel av driftsutgiftene til KomRev Trøndelag IKS Avslutning: Arbeidsformen i 2004 har vært som i tidligere år. Det er kontrollutvalgets oppfatning at de saker som har blitt reist overfor administrasjonen i 2004 har blitt besvart innen rimelig tid. Overhalla den 11. mai 2005 Olav Skjetnemark (s) Siv Åse Strømhylden (s) Tom Rune Brøndbo (s) Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Side 13 av 13

SAK 005/05 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 005/05 O 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Forslag til møteplan vedtas. Møtetidspunkt settes til kl 09.00 Vedlegg: 1. Forslag til møteplan for kontrollutvalgene tilhørende avdeling Grong Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Siden sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalgene nå skal løses av en person, anses det nødvendig å legge en møteplan for kontrollutvalgene. Dette gir en større forutsigbarhet for KomSek Trøndelag IKS, for utvalgsmedlemmene og kommunene. Forslag til møteplan er utarbeidet med bakgrunn i tidligere praksis mht. møtedag og tidspunkt. I tillegg er det forsøkt tatt hensyn til møteplan for øvrige politiske møter i kommunen. Utvalgsmøtene er forsøkt spredt litt mer enn det som har vært tilfelle hittil. Fra KomSek Trøndelag IKS sin side er det ønskelig med flest mulig kontrollutvalgsmøter på dagtid, mellom anna ut fra et ressurssynspunkt. Det henstilles derfor til de kontrollutvalg som har hatt møter på kveldstid å vurdere om dagmøter kan være aktuelt. Vurdering: Side 14 av 14

Møteplan for kontrollutvalgene 2005 (oppdatert per 3.mai 2005) Kommune Tid Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Grong 18.00 1. 10./24. 8. 4. 29. Høylandet 19.00 28. 15. 6. 1. Lierne 10.00 23. 6. 31. 19. 7. Namsskogan 09.00 25. 30. 19. 10. 5. Overhalla 09.00 2. 11. 10. 12. 14. Røyrvik 10.00 24. 27. 25. 27. 15. Snåsa 18.00 21. 2. 22. 25. 12. Behandling av årsregnskap 2004 er understreket Ved eventuell behandling av negativ revisjonsberetning årsregnskap i april/maimøtene må det påregnes nytt møte for behandling av årsregnskapet i løpet av juni. Side 15 av 15

SAK 006/05 VIRKSOMHETSPLAN 2005 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 006/05 O 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Virksomhetsplan for 2005 fastsettes. Vedlegg: Forslag til virksomhetsplan for 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: På bakgrunn av tidligere års virksomhetsplaner er slik plan utarbeidet for 2005. Vurdering: Som det framgår av forslaget til virksomhetsplan planlegges det ikke nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2005. Dette skyldes at arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil ta mye tid. Side 16 av 16

Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2005 Generelt: Kontrollutvalgets virksomhet baserer seg på Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 77, Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15.06.2004. Årsplan 2005: Feb/mar: Kontrollutvalgets årsmelding for 2004 Rapport skatteoppkreverfunksjonen April/mai: Årsregnskapet for 2004 Kommunens årsberetning for 2004 Overordnet analyse- igangsettingsvedtak August: Kontrollutvalgets budsjettforslag 2005 Oktober: Nov/des: Forvaltningsrevisjonsrapporter Overordnet analyse- Prioriteringer Plan for forvaltningsrevisjon- arbeid Plan for forvaltningsrevisjon- vedtak Side 17 av 17

SAK 007/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON- IGANGSETTINGSVEDTAK Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 11.05.05 Per Morten Bjørgum 007/05 L 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon iverksettes iht prosjektplan. Analysen utføres ved hjelp av kommunens planverk, og skal gjøres på avdeling-/sektor- eller virksomhetsnivå. Oppgaven utføres av KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS i fellesskap. Arbeidsfordelingen avtales nærmere mellom selskapene. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Eksempelskjema overordnet analyse (deles ut og presenteres nærmere i møtet) 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Avtale mellom KomRev Trøndelag og KomSek Trøndelag IKS om arbeidsfordelingen (ikke klar ennå) Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og ny forskrift om kontrollutvalg, er kontrollutvalgenes rolle endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. I forhold til forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget jfr forskriftens 10 planleggings- og bestilleransvar. Fra forskrift om kontrollutvalg gjengis 10: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Side 18 av 18

Kontrollutvalget (KU) har iht. ovenstående ansvaret for at det blir utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Som det framgår av første ledd er minstekravet at en slik plan utarbeides en gang i løpet av valgperioden, og da i løpet av det første året etter kommunestyrets konstituering. Kommunestyret/fylkestinget står fritt til å bestemme om plan eventuelt skal utarbeides oftere, og eventuelt delegere rullering i valgperioden til kontrollutvalget. Bestemmelsene om overordnet analyse (OA) i andre ledd pålegger KU ansvaret for at en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet legges til grunn for plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten med analysen er å framskaffe relevant informasjon om kommunens/fylkeskommunens virksomhet som gjør kontrollutvalget i stand til å prioritere mellom ulike områder ved gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Målet med analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, sett i forhold til lovverk, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. Risiko- og vesentlighetsvurderinger: I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik, slik at disse områdene kan prioriteres i forhold til forvaltningsrevisjon. Hvem kan/skal utføre analysen: Kontrollutvalget står fritt i forhold til hvem som skal utføre analysen. Det kan være kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisor eller andre. Selskapene KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS har gjennom avtale skissert en arbeidsfordeling mellom selskapene. Offentlighet: Både overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vil være offentlige dokumenter, jfr. KRD sine kommentarer til forskriftens 10. Offentlighet inntrer i det kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret er gjort. Da blir både den overordna analysen og plan for forvaltningsrevisjon i utgangspunktet et offentlig dokument. Det må foreligge særlig unntakshjemmel for å unnta dokumentene fra offentlighet når de er ferdig utarbeidet. Aktuell unntakshjemmel er Offlov 6 (dokumentets innhold). Vurdering av offentlighet må gjøres i hvert enkelt tilfelle dersom analyse eller plan inneholder taushetsbelagte opplysninger. Om overordna analyse Norsk kommunerevisorforbund (NKRF) har utviklet en modell for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Ansatte i KomSek Trøndelag og KomRev Trøndelag har vært på kurs i denne modellen, og elementer av den vil kunne benyttes i vårt arbeid. Den overordna analysen skal bygge på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det vil si at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Videre tas de risikoreduserende tiltak som er iverksatt med i analysen, dette kan eksempelvis være rutinebeskrivelser osv. Tilslutt gjør kontrollutvalget på bakgrunn av analysen en prioritering i forhold til hvilke områder som er aktuelle for forvaltningsrevisjonsprosjekter. Side 19 av 19

Ressursbruk: Det er i forskriften sagt lite om ressursbruk for overordna analyse og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. NKRF melder at ned mot 40 timer er et minimum for en overordna analyse for en kommune. Kortfatta prosjektplan: Dato Tiltak Ansvarlig 06.04.05 Igangsettingsvedtak Kontrollutvalget Apr-okt Overordnet analyse gjennomføres KomSek og KomRev 19.10.05 Overordnet analyse- prioritering av aktuelle områder Kontrollutvalget for forvaltningsrevisjon Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Nov-des Gjøre ferdig plan for forvaltningsrevisjon KomSek og KomRev 07.12.05 Innstille plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget Des/jan Vedta plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret Vurdering: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon er nye oppgaver for kontrollutvalgene, sekretariatet og revisjonsselskapet. Det er utfordrende å gå i gang med en så vidt stor oppgave når både sekretariatet og revisjonsselskapet er nystartede selskaper. Ingen av selskapene er innkjørt ennå, med hensyn på ressursbruk, arbeidsoppgaver, bemanning osv. Samtidig er oppgaven også ny for kontrollutvalgenes medlemmer, kommunestyrene og kommuneadministrasjonen. Saksbehandler mener derfor at vi for 2005 bør legge opp til en minimumsversjon av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon, og komme sterkere tilbake ved rullering av overordna analyse og plan for 2006. Overordna analyse- minimumsversjon: a) Kommunens mål på overordna nivå og sektornivå identifiseres gjennom kommunens planverk b) Skjema for overordna analyse benyttes til å identifisere risikofaktorer og gjøre en risikovurdering innenfor det enkelte mål c) Kontrollutvalget prioriterer mellom de ulike mål/sektorer d) Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides på bakgrunn av pkt c) og behandles av kontrollutvalget og kommunestyret Når det gjelder ressursbruken er det vanskelig å anslå denne. Kommunene varierer i størrelse, kompleksitet, og det er også forskjell på hvor lett identifiserbare målene deres er. NKRF anslår at ca. 40 timer per kommune på den overordna analysen er et minimum. Siden det nå er første gang at overordnet analyse skal gjennomføres og oppgaven er ny både for kontrollutvalgene, KomRev og KomSek, vil en anta at det minst vil gå 40 timer per kommune, sannsynligvis mer. KomSek sin tidsbruk ifbm overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon må løses innenfor de rammer som er lagt gjennom budsjett og vil ikke medføre økte kostnader for kommunene, ut over de andeler de allerede betaler til selskapet. Side 20 av 20

SAK 008/05 EVENTUELT/REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Overhalla kontrollutvalg 06.04.05 Per Morten Bjørgum 008/05 O 05 Side 21 av 21