Lync 2013 Denne guiden tar utgangspunkt i at Lync 2013 er installert på pcen. Microsoft Lync 2013 gjør det enklere å kommunisere med kolleger, kontakter, venner og kunder. I Lync 2013 kan det holdes samtaler via direktemeldinger, telefonsamtale eller videosamtale. Så lenge det er internettilgang kan Lync 2013 benyttes på pc-en din, telefon, tablet (ipad, Samsung tab, osv.), det er mange muligheter. Installasjon på tablets og mobiler lastes appen ned og følg guiden på side 3-5 (det vil være litt annerledes i form av hvor instillinger osv er på mobilen eller tableten). Lync 2013 kommer med i Office 2013 Professional pakken og har en integrasjon med Outlook som gjør det mulig å avtale Lync møter, konferanse- og videosamtaler/konferanser. 1
Contents Lync 2013... 1 Hvordan logge seg på?... 3 Kontakter... 6 Status... 7 Endre status... 10 Direktemelding... 11 Ringe en kontakt... 12 Videosamtale... 13 Deling av skjerm... 14 2
Hvordan logge seg på? For å logge på Lync 2013 må du ha fått en «SIP-adresse» (mailadresse) som er satt opp av Doorway. Dette vil normalt være din vanlige mailadresse. Hvis det er usikkert hvilken SIP-adresse du har kan det gjøres følgende: Åpne outlook, gå på «file», da vil mailadressen din vises øverst under «Account Information» eller «Kontoinformasjon» For å logge på gjøres følgende: Påloggingsadressen din skal være adressen som ble funnet i Outlook (se notatene ovenfor). Skriv inn SIP-adressen din i «påloggingsadresse» -feltet og klikk «logg på» 3
Da vil det komme et nytt felt. Fyll inn passordet som benyttes for å logge på Terminal Server, webmail eller SharePoint. IKKE huk av for «Lagre Passord» dette vil forårsake problemer når passordet må endres. Etter «logg på» er trykket, vil det komme en feilmelding som vist over. Klikk «OK» på denne. 4
Etter å ha trykket «OK» på feilmeldingen, vil det ha kommet frem et nytt felt, hvor det står «Brukernavn:». Dette må endres til ditt riktige brukernavn. Klikk på «Logg på» og du er klar til å ta i bruk Lync 2013! 5
Kontakter I Lync kan du legge til kontakter og opprette grupper som gjør det enklere å finne frem til de riktige personene. For eksempel sortere de etter hvilken avdeling. Lage en kontaktliste Det er en god ide å ha et oppsett på hvor kontaktene skal ligge, det er her kontaktlistene kommer inn i bildet. Det enkleste er å opprette en liste per avdeling hvis det er et større firma. Dette gjøres slik: Høyreklikk på en eksisterende gruppe, for eksempel «Favoritter» og deretter «Opprette ny gruppe» som vist på bildet under Finne personer. For å finne personer i Lync skriver du inn personens navn (Dette vil bare fungere hvis det er en kontakt i ditt firma!) eller SIP-adressen i søkefeltet, mens du skriver vil resultater komme frem. Legge til en kontakt Etter kontakten som ønskes å legges til er funnet gjøres følgende: Høyreklikk på kontakten, velg «Legg til i kontaktlisten» og velg en av listene som kontakten skal legges inn i. Det er også mulig å flytte kontaktene rundt til andre lister ved å klikke 1 gang på kontakten, deretter holde musetasten nede og dra de til den reelle listen. Kontaktkort For å finne frem kontaktkortet til en person kan du høyreklikke på kontakten og klikke «Se kontaktkort» Fjerne en kontakt For å fjerne en kontakt fra en gruppe høyreklikker brukeren på kontakten og klikker på «Fjern fra gruppe» For å flytte en kontakt fra en gruppe til en annen kan det gjøres på 2 måter: 1. Dra kontakten til gruppen som kontakten skal i 2. Høyreklikk på kontakten og hold over «Flytt kontakt til», da vil de andre gruppene vises, klikk på gruppen som kontakten skal inn i. 6
Status I Lync har du mulighet til å endre statusen ut ifra hva du holder på med. Det er viktig å følge med på statusen før det ringes eller tas kontakt med kontakten, spesielt hvis det gjelder å ringe. Nedenfor vil du se en kort forklaring hva de forskjellige statusene vil si: Tilgjengelig: Kontakten er pålogget og er tilgjengelige for samtaler/telefoner Opptatt I et møte I en konferanse I telefon Kontakten er pålogget men er opptatt med en annen aktivitet som kan være følgende: I en telefon, i en konferansesamtale eller i et møte. Ikke forstyrr Kontakten er pålogget men ønsker ikke å bli forstyrret av samtaler/telefoner eller kolleger som spør direkte. Brukeren vil ikke motta innkommende samtaler eller telefoner. 7
Borte Ikke på jobb Straks tilbake Kontakten er pålogget men er ikke tilstede på plassen sin, grunnen til dette kan være: Kontakten har vært borte fra pc-en sin i mer enn 15 minutter eller mer. Outlook-en er satt opp med en «Out of Office Assistance» og er ikke på kontoret i perioden. Kontakten er midlertidig ikke tilgjengelig. Kontakten er ikke på jobb, men er pålogget Lync. Avlogget Kontakten er ikke pålogget på grunn av følgende grunner: Kontakten har ikke logget på Lync. Kontakten har blokkert brukeren fra å se statusen. 8
Ukjent status Lync serveren kan ikke finne statusen til kontakten. Det er ikke mulig å sende meldinger til kontakten eller ringe. Hvis denne kommer opp på en kontakt, må kontakten legges til på nytt med SIP-adressen. Brukere som ikke har Lync aktivert enda vil vises med ukjent status. Blokkert Brukeren har blokkert kontakten. For kontakten vil brukeren vises som av logget. 9
Endre status Å endre statusen aktivt hjelper kolleger å vite om kontakten er tilgjengelig eller ikke. Statusene påvirker profilbildet som blir benyttet, det vil vises en bar til venstre for kontakten som indikerer hvilken status de har. For å endre statusen i Lync klikkes det på pilen til høyre for «tilgjengelig» som vist på bildet under 10
Direktemelding I Lync kan du sende direktemeldinger til kontaktene dine veldig enkelt ved å dobbelt-klikke på en kontakt, dette åpner et nytt vindu som chatten vil vises i. Før det sendes en melding til kontakten er det lurt å sjekke kontaktens status. For å starte en chat med en kontakt «dobbelt-klikkes» det på kontakten, deretter popper det opp et nytt vindu. I det nye vinduet skrives meldingen, deretter trykker «Enter» for å sende meldingen. Meldingen vil poppe opp nede i hjørne til kontakten som ble sendt melding til, for å svare «dobbelt-klikkes» det på meldingen, da vil chat vinduet komme opp og kontakten kan svare på meldingen. For å sende en melding til flere kontakter på en gang gjøres følgende: Hold nede «CTRL» tasten, venstreklikker på kontaktene fulgt av et høyreklikk og «send en direktemelding», skriv inn meldingen og klikk «Enter». Dette kan også gjøres ved å ha en åpen samtale med en kontakt deretter dra en ny kontakt inn i samtalevinduet. For å lukke spesielt samtaler med flere personer benytter «X» oppe i hjørne på vinduet, da vil du forlate samtalen mens de andre kontaktene vil fortsatt være igjen i samtalen. 11
Ringe en kontakt Lync har en del forskjellige funksjoner blant annet å ringe/videosamtale som gjør det enklere å ha møter uten å være tilstede. Å ringe en kontakt kan være enklere enn å sende en direktemelding, men det er ikke alltid det trengs eller passer. Det kan også ringes ut til eksterne personer, for eksempel en gammel kollega som har byttet jobb og som har Lync. For å ringe ut kan det gjøres på flere måter: Dersom personen allerede har Lync kan det søkes etter SIP-adressen (mailadressen) de har. Hvis kontakten ligger i kontaktlisten din, høyreklikkes det på kontakten som skal ringes, deretter «Call» Dersom kontakten har Lync vil det poppe opp en boks nede i hjørne av skjermen med et innkommende anrop, da klikkes det i det blå feltet som vist under: 12
Videosamtale Lync har mulighet for videosamtaler som gjør det enklere å ha et møte uten å fysisk være tilstede på lokalet. Videosamtale er avhengig av å ha et kamera plugget inn i pc-en. Dersom det ikke er et webkamera koblet inn i pc-en på enten brukeren eller kontakten vil ikke dette fungere. De fleste webkameraer har et program som må kjøres for de begynner å filme, dette må da startes før videosamtalen begynner. For å starte en videosamtale gjøres følgende: Høyreklikk på kontakten Klikk «Start en videosamtale» For kontakten vil det komme opp en boks nede i hjørnet som ser slik ut: For å godta holdes musen over boksen og klikke i det blå feltet. 13
Deling av skjerm I Lync har du en mulighet til å dele skjermen med en kontakt. Dette er en enveis deling som gjør det enklere å holde en videokonferanse. For å dele skjermen gjøres følgende: Start en samtale med kontakten. På bunnen av samtalevinduet vil du ha noen funksjoner som vist nedenfor. Den første er direktemelding nummer 2 er samtale, nummer 3 er videosamtale nummer 4 er å dele skjermen og den siste er å invitere flere personer til samtalen eller telefonkonferansen. For å dele skjermen holder du musen over, da vil det vises mulighetene nedenfor. For å velge for eksempel hovedskjermen velges «Primærskjerm». Kontakten vil få opp melding om at brukeren prøver å dele skjermen. For spørsmål eller teknisk hjelp til dette, kontakt Doorway Support Mail: Support@doorway.no Telefon: 92844466 14