Notat Til : Bystyrekomite for helse- sosial og omsorg Fra : Rådmannen Vår referanse Arkivkode Sted Dato 08/13167-1 DRAMMEN 01.09.2008 KVALITETSRAPPORT I HELSE- OG OMSORGSTJENESTEN 1. TERTIAL 2008 Helse- og omsorgstjenesten har etablert system for måling og løpende rapportering av kvalitet. Hele prosessen implementeres nå i EQS (Elektronic Quality System).Data og rapporter fra dette systemet brukes i kontinuerlig kvalitetsutvikling innenfor helse- og omsorgstjenesten. Fig.1 Kvalitetsutvikling og rapportering Melder Virksomhetsnivå Enhetsleder og Virksomhetsledelsen Arbeidsutvalg Sentralt Kvalitetsutvalg Omsorgs tjenestens ledergruppe Bystyrekomiteen Helse, sosial og omsorg *Ros og ris Klage på: *enkeltvedtak * tjenestene * Avvik Vurderer Diskuterer Tilbakemelding Rapporterer Utarbeider Rapport Behandler rapport Godkjenner rapporten Rapporten til orientering Diskutereres Kommentarer Rapport fra virksomheten Tilbakemelding Hele prosessen implementeres nå i elektronisk kvalitetssystem-eqs Figuren illustrerer hvordan hele rapporteringsprosessen er bygget opp, for å bidra til læring og kontinuerlig kvalitetsforbedring i hele helse- og omsorgstjenesten. For å oppnå dette er det viktig å bruke nødvendig tid. Rådmannen har tidligere lagt fram kvalitetsrapporten i helse- og omsorgstjenesten etter hvert tertial. Alle nasjonale nøkkeltall om kvalitet legges fram årlig. Rådmannen ber derfor om bystyrekomiteens tilslutning til at kvalitetsrapporten for helse- og omsorgstjenesten i Drammen legges fram for politisk behandling i tilknytning til årsmeldingen. Den løpende kvalitetsrapportering til rådmannen, som er illustrert i fig.1, videreføres uendret. Vedlagt følger kvalitetsrapport for 1. tertial 2008.
Kvalitetsrapport for Helse og Omsorg 1. tertial 2008
Innholdsfortegnelse: 1. Innledning...4 2. Sentralt kvalitetsutvalg for helse og omsorg...4 3. Nasjonale kvalitetsindikatorer (Sosial- og helsedirektoratet)...5 4. Brukerundersøkelsen og pårørendeundersøkelsen...6 5. Oversikt over tjenestemottagere i henhold til ulike funksjonsklasser i Gerica/IPLOS.6 6. Tjenestetildeling...7 7. Observasjon og læring; meldinger om uønskede hendelser i 2008...8 8. Kvalitetsnettverkets oppgaver i 2008...10
1. Innledning Bakgrunn Administrasjonen ønsker å orientere bystyrekomiteen om arbeidet med kvalitets- og fagutvikling i helse og omsorg. Et av målene med internkontroll- og kvalitetssystemer, er at hele organisasjonen skal være i stand til å lære å få til en kontinuerlig forbedring. Det er derfor viktig at informasjon om kvalitetsforbedrende tiltak og meldinger om uønskede hendelser og avvik tilflyter både oppover i det administrative og politiske system og nedover til ledere og medarbeidere. Hensikt Hensikten med notatet er å informere om hvordan helse- og omsorg følger opp statlige og kommunale føringer som ligger til grunn for internkontroll og kvalitetsutvikling. Rapporten tar for seg nasjonale kvalitetsindikatorer og sammenligningstall, samt det lokale arbeidet som utføres i virksomhetene. Plan for rapportering Rapportering om kvalitetsforbedring, fagutvikling og internkontroll er en del av tertialrapporteringen i henhold til kommunens årshjul. Nasjonale kvalitetsindikatorer og sammenligningstall for kommunene kommer en gang i året, og blir tatt med i nærmeste tertialrapport etter dette. Alle tertialrapporter vil også omtale helse og omsorgs egne data på kvalitet. 2. Sentralt kvalitetsutvalg for helse og omsorg. Alle virksomhetene er representert gjennom sin virksomhetsleder. Leder av utvalget er helse og sosialdirektøren. Kommuneoverlegen og kvalitetskoordinator for pleie og omsorg møter fast. Det legges opp til møter hver sjette uke. Følgende saker har blitt behandlet i 2008: Legemiddelforum for omsorgstjenestene, godkjenning av Verdihåndboka, rutiner vedrørende kontantkasser i institusjonstjenestene og fremdrift av EQS håndtering av uønskede hendelser.
3. Nasjonale kvalitetsindikatorer (Sosial- og helsedirektoratet). Sammenligningstall fra KOSTRA (KOmmune-STat-Rapportering). KOSTRA er et nasjonalt informasjonssystem som gir informasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Formålet med kvalitetsindikatorer er å gi en indikasjon på tjenestens kvalitet. Det arbeides kontinuerlig med å kvalitetssikre tallene og forbedre registreringsskjemaene slik at de blir mer entydige for kommunene som skal fylle de ut. Det arbeides nasjonalt med å utvikle flere kvalitetsindikatorer for pleie og omsorg i kommunene. Listen vil derfor bli utvidet i tråd med dette arbeidet. Kvalitetsindikatorer 2007 Landssnitt Drammen Gj.snitt Buskerud Andel plasser i enerom* 91,8 91,4 95,4 Andel plasser i tilrettelagt enerom med bad/wc 62,5 89,0 68,7 Andel personell med fagutdanning 72 71 68 Andel beboere på tidsbegrenset opphold i institusjon** 19,0 15,5 24,1 Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,31 0,44 0,35 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,31 0,41 0,45 System for brukerundersøkelser, institusjon System for brukerundersøkelser, hjemmetjenester Tjenester til hjemmeboende - andel av netto driftsutgifter til plo Ja Ja 48% 44% 49% Institusjoner - andel av netto driftsutgifter til plo 46% 52% 46% Lønnsutgifter pr hjemmetjenestemottaker i kr. 151 382 126 493 145 917 Lønnsutgifter pr institusjonsplass i kommunale institusjoner i kr. Netto driftsutg. til kjernetjenester til hjemmeboende per innbygger i kr. Netto driftsutgifter til pleie- og omsorg i institusjoner per innbygger i kr. 588 042 572 763 604 090 5 478 5111 5 640 4 707 5 445 4 727 * Som hovedregel brukes dobbeltrom til korttidsopphold.
**En andelsprosent på 15,5% synes lavt og administrasjonen vil se på rapporteringsgrunnlaget før neste rapportering til KOSTRA. 4. Brukerundersøkelsen og pårørendeundersøkelsen Bedrekommune.no er portalen for kommuner som ønsker å kartlegge kvalitet og gjennomføre nettbaserte brukerundersøkelser i skole, pleie og omsorg, barnehage, barnevern, sosialtjeneste og byggesak. Dette er basert på KS-nasjonale system for brukerundersøkelser. Kommunene kan her følge utviklingen i egen kommune og på sikt foreta sammenligninger med andre kommuner. Det ble ikke gjennomført brukerundersøkelse i omsorgstjenesten i 2007. Ny brukerundersøkelse er planlagt gjennomført i september/oktober 2008. Resultater for pleie og omsorg. Resultat 2006 Resultat 2005 Resultat 2004 Brukertilfredshet med tjenestetilbudet 5,0 i 4,8 4,9 Brukertilfredshet med medvirkning 5,0 4,7 4,3 5. Oversikt over tjenestemottagere i henhold til ulike funksjonsklasser i Gerica/IPLOS IPLOS (Individbasert Pleie- og OmsorgsSystem) er betegnelsen på et sentralt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie og omsorg. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og for statlige myndigheter. Fra 2006 vil alle kommuner levere individbasert pleie og omsorgsstatistikk gjennom IPLOS-systemet Opplysningene som kommunen ber brukerne om, blir registrert etter en egen standard og sendt til et sentralt register kalt IPLOS. Her blir opplysninger om søkere og mottakere av omsorgstjenester oppbevart. Registeret skal brukes til statistikk og forskning. 1. tertial 2008 Prosent av antall brukere Mye selvhjulpen Noe selvhjulpen Nokså selvhjulpen Mye hjelpetrengende Svært hjelpetrengende Langtidsplasser ii 1 % 5 % 28 % 34 % 33 % Servicebolig/Filten iii 0 % 20 % 40 % 29 % 11 % i Skalaen i undersøkelsen går fra 1 til 6. Hvor 6 gir best resultat. ii IPLOS fanger ikke godt nok opp hjelpebehovet til demente. Disse pasientene er fysisk nokså selvhjulpne med god tilrettelegging.
Hjemmesykepleie 32 % 42 % 23 % 3 % 0 % * Tallene for hjemmesykepleie inkluderer også psykiatriske tilbud i hjemmet. 6. Tjenestetildeling All brukerrettet saksbehandling foregår i Gerica. Registrering av innkommende søknader, saksutredninger, vedtak og dokumentasjon av når tjenesten blir iverksatt. Følgende statistikk er tatt ut fra Gerica og er Drammen kommunes egne registrerte aktiviteter. Tabellen gir et bilde av antall søkere, tiden fra en søknad registreres til vedtak er fattet ( saksbehandlingstid) og tiden som går fra vedtak er fattet til tjenesten iverksettes ute hos utfører (effektueringstiden). Oversikt over søknader og saksbehandling for de fire områdene som utgjør hoveddelen av søknader. Rapport. 1. tertial 2008 Antall søkere Innvilgelsesprosent Saksbehandlingstid Effektueringstid Hjemmehjelp 148 93 24 dager 18 dager Hjemmesykepleie 313 99 7 dager -7 dager iv Korttidsopphold 481 93 13 dager 11 dager Langtidsopphold 98 94 29 dager 9 dager Rapport. 1. tertial 2007 Antall søkere Innvilgelsesprosent Saksbehandlingstid Effektueringstid Hjemmehjelp 141 89% 18 dager 39 dager Hjemmesykepleie 316 100% 12 dager Korttidsopphold 456 95% 8 dager Langtidsopphold 107 91% 20 dager 33 dager iii Nattevakt er fysisk tilstede i bygningen. Boligene i omsorgstiltakene er ikke med i tabellen. iv Hjemmesykepleie iverksettes umiddelbart etter søkerens behov, når et behov er meldt og /eller søknad er mottatt. Derfor negativt antall dager.
Klagesaker Kontor for tjenestetildeling har sendt tre klagesaker til behandling i kommunens klagenemd. I to saker fikk klager ikke medhold av klagenemda. En tredje sak blir oversendt Helsetilsynet for behandling. En klagesak er oversendt Statens helsetilsyn, men ble avvist av Fylkesmannen da klagefristen var gått ut. 7. Observasjon og læring; meldinger om uønskede hendelser i 2008 Arbeidet med å etablere en trygg og åpen meldekultur i organisasjonen er en del av virksomhetenes egenkontroll. I Lov om statlige tilsyn med helsetjenesten 3, første ledd heter det: Enhver som yter helsetjeneste skal etablere et internkontrollsystem for virksomheten og sørge for at virksomheten og tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lover og forskrifter. Virksomhetene behandler sine meldinger om uønskede hendelser en gang i måneden. Virksomheten rapporterer hvert tertial til kvalitetskoordinator og dette danner en del av grunnlaget for den tertialvise rapporten om kvalitet i helse og omsorg, til sentralt kvalitetsutvalg og bystyrekomiteen. I sentralt kvalitetsutvalg kan erfaringer deles mellom virksomheter, slik at iverksatte tiltak som har gitt effekt i en virksomhet også kan prøves ut av andre virksomheter. Målet er å forbygge at uønskede hendelser oppstår. For å få til den ønskede kvalitetsforbedring og læring er det viktig med trygghet og åpenhet rundt temaet uønskede hendelser ute i den enkelte avdeling/base/bolig og i ledergruppen. Meldinger om uønskede hendelser skal følges opp på systemnivå og individnivå, og skal lukkes. Økt fagkompetanse hos medarbeiderne medvirker til at de blir mer bevisst på når uønskede hendelser skjer. Det vil alltid være noen uønskede hendelser som skjer av mer eller mindre alvorlighetsgrad, da det er mennesker vi har med å gjøre i en kompleks virksomhet. Omsorgstjenestene er nå inne i overgangen fra å registrere uønskede hendelser på papir til at hendelsene skal registreres i det nye elektroniske systemet Extended Quality System(EQS). I løpet av 2008 skal alle medarbeidere ha fått opplæring i bruken av EQS. Vi er forberedt på at antall registrerte meldinger om uønskede hendelser kanskje vil gå noe ned i denne perioden for siden å øke til et reelt nivå. Hva som er omsorgstjenestens nivå på antall registrerte uønskede hendelser i løpet av et år har så langt ikke blitt definert. Oppmerksomheten rundt registreringen av uønskede hendelser medfører diskusjoner og refleksjoner rundt kvalitetsforbedrende tiltak ute i avdelingene. I løpet av mai og juni vil alle ledere i omsorgstjenesten ha vært med på samlinger hvor temaet som diskuteres er; Hva er en uønsket hendelse i hjemmetjenesten, i institusjonstjenesten og i omsorgstiltakene? Hvilke standarder har vi å forholde oss til? Dette er temadager som avholdes hvert år. (Første gang i 2006). Kvalitetsutvikling er en kontinuerlig prosess hvor Kvalitetsnettverket tar et medansvar for fremdriften.
Organisering av kvalitets arbeid 1.1.2008 Sentralt kvalitetsutvalg Helse og omsorg Arbeidsutvalg Helse og omsorg Kvalitetskoordinator med Kvalitetsnettverket Lokale kvalitetsråd i virksomheten Registrerte meldinger uønskede hendelser 1. tertial 2008 Demensproblematikken er fortsatt aktuell og medfører uro for pasientene i de somatiske langtidsavdelingene. Somatiske langtidsavdelinger er ikke tilrettelagt for pasienter av denne kategori, verken fysisk eller bemanningsmessig. Det er ulike tiltak som iverksettes ut i fra den enkelte beboers situasjon. Det være seg bruk av fastvakt (en til en bemanning), flytting av beboer til en avdeling for demente og/eller urolige pasienter. Det gis opplæring av medarbeidere i hvordan forebygge at uro oppstår, ledelse og bruk av kompetansen på hver enkelt vakt. Opplæring og fagutvikling er viktige tiltak for å unngå uønskede hendelser. Registrerte meldinger viser at tjenestemottakere til tider får en redusert livskvalitet, i henhold til Kvalitetsforskriften / Verdihåndboka / Tiltaksplaner. Dette er meldinger om blant annet uønskede sengeopphold, ikke tilstrekkelig fysisk aktivitet, og om forutsigbarhet og trygghet til tjenestetilbudet. Nattjenesten er sårbar i perioder med beboere som er urolige og beboere som er i behov av mye tilsyn og pleie. Høyt sykefravær på enkelte vakter medfører at tjenestemottakere ikke får tjenester som avtalt i tiltaksplaner/samarbeidsdokumenter. Det registreres meldinger om uønskede hendelser som ikke er i tråd med kommunens retningslinjer for medikamenthåndtering. Medikamentkurs for hjelpepleiere/ omsorgsarbeider og nå også kurs for assistenter, er viktige tiltak, som nå er satt i system Det vil til enhver tid være assistenter i jobb uten medikamentkurs, men omfanget av assistenter som bistår tjenestemottakere med hjelp til medisiner reduseres.
Ros og ris Bruken av skjemaene Ros og ris gir nyttige tilbakemeldinger til avdelingene. Det er å ønske at brukere og pårørende vil benytte dem i mye større grad. Ros blir gitt for god atmosfære, opplevelse av omsorg og trygghet, samt dyktige og humørfylte pleiere. Ris retter seg mot dårlige interne rutiner for posthåndtering og kommunikasjon. De fleste ros og ris skjemaer mottas i institusjonstjenesten. Pleie og omsorgs har mottatt to skjemaer sendt via internett/kommunens hjemmeside i 2008. Det er startet et arbeid med å forbedre dette skjemaet. 8. Kvalitetsnettverkets oppgaver i 2008 o Utarbeide en mal og en målsetting for interne kvalitetsrevisjoner i pleie og omsorg. o Utarbeide et årshjul for kontinuerlig kvalitetsarbeid. o Bidra til å utvikle en kvalitetsstrategi for pleie og omsorg. o Utvikle EQS til et helhetlig kvalitetssystem. o Fortsette arbeidet med å skape en felles forståelse for det å registrere uønskede hendelser og avvik. o Skape rom for og kunnskaper om å drive kontinuerlig forbedringsarbeid og å kunne dokumentere dette. Verdihåndboka Verdihåndboka for pleie og omsorg tar utgangspunkt i Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene. Denne er nå revidert og utvidet slik at ansatte i institusjoner, hjemmetjenesten og omsorgstiltakene skal kunne bruke den til refleksjon over eget arbeid. Alle som yter helsetjenester innenfor pleie og omsorg får et eksemplar av Verdihåndboka. Pleie og omsorg fikk kr. 10.000,- i stipend fra Norsk forum for kvalitet helsetjenesten (NFKH) til trykking av Verdihåndboka. Verdihåndboka ble presentert på et seminar i regi av NFKH i Oslo i mars 2008. Extended Quality System(EQS). Elektronisk administrasjonssystem for styring av prosedyrer/dokumenter og meldinger om uønskede hendelser. Drammen kommune har sammen med Sande og Svelvik kommune gått til anskaffelse av et elektronisk administrasjonssystem for styring av prosedyrer og håndtering av uønskede hendelser (høsten 2007). Systemet gir ansatte i pleie og omsorg ett sted å søke opp aktuelle prosedyrer enten det gjelder overordnede retningslinjer for pleie og omsorg, lokale bestemmelser eller aktuelt lovverk. Praktiske prosedyrer i sykepleie (PPS) er også blitt linket til dette nye systemet. Meldinger om uønskede hendelser skal rapporteres i EQS. EQS skal utvikles til å bli et styringsverktøy for ledere som ivaretar kravene i Lov om internkontroll og til et helhetlig kvalitetssystem.