MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 31.01.2017 Tidspunkt: Umiddelbart etter formannskapsmøte som starter kl. 09.00 Vararepresentanter møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall må meldes snarest på skjema http://goo.gl/bihiib, på www.askoy.kommune.no Lokaldemokrati Politisk møtekalender Skjema eller på tlf. 56 15 80 25. Askøy kommune, 23.01.2017 Terje Mathiassen leder 1
SAKSLISTE Utvalgssaksnr PS PS PS Innhold U.off. Arkivsaksnr GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL MELDINGER PS Stortingsvalg og sametingsvalg 2017 - Forhåndsstemmemottak 2016/6137 PS Stortingsvalg og sametingsvalg 2017 - Stemmestyret 2017/449 2
PS 1/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE PS 2/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL 3
Stortingsvalg og sametingsvalg 2017 - Forhåndsstemmemottak Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 3/17 31.01.2017 Saksbehandler: Britt Maren Troland Arkivsaknr.: 2016/6137-4 RÅDMANNENS INNSTILLING: 1 Ved stortingsvalget og sametingsvalget 2017 arrangeres det mottak av forhåndsstemmer på følgende institusjoner: NKS Olaviken alderspsykiatriske Sykehus AS Avd. rusmedisin seksjon Askøy Ask bo- og omsorgssenter Flagget omsorgsboliger Fromreide omsorgsboliger Ravnanger bo- og omsorgssenter/attendo Kleppestø sykehjem Kleppestø omsorgsboliger 2 Ved stortingsvalget og sametingsvalget 2017 skal forhåndsstemmegivningen i Askøy kommune foregå på: Rådhuset Ramsøy barnehage Askøy videregående skole Herdla kyrkjelydshus Fromritoppen senter Florvåg senter Spar Ask AMFI Askøy Hetlevik skole Ravnanger senter 3 Som stemmemottakere ved forhåndsstemming, ambulerende stemmegivning og stemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, oppnevnes ansatte på kundetorget og for øvrig i Rådmannens stab. 4 Åpningstider for forhåndsstemmegivning ved kundetorget i Rådhuset, følger kundetorgets vanlige kontortid i uke 27-35 Lørdag 02.september vil det være lørdagsåpent fra klokken 10:00 14:00. 4
Uke 36 utvidet åpningstid frem til klokken 18:00. 5 Syke eller uføre kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 sjette ledd. Søknaden må være valgstyret i hende innen tirsdag 05.september. Kunngjøres. Sammendrag Avgjøres av: Valgstyret Behandles i følgende utvalg: Valgstyret Saksopplysninger: Det fremgår av valgloven 8-3 (2) at det skal være forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, og videre der valgstyret ellers beslutter at det skal mottas forhåndsstemmer. Valgkretser: I kommunestyresak PS 156/16 ble det fattet følgende endringer i antall valgkretser for Askøy kommune fra og med Stortingsvalget og Sametingsvalget 2017: Dagens valgkretser Ny krets Lokale/sted 1 Hetlevik, Follese, Strusshamn Valgkrets Askøy vest Strusshamn barneskole 2 Hanøy, Tveit, Davanger, Haugland Valgkrets Askøy Ravnanger u-skole midtre 3 Fauskanger, Træet Valgkrets Askøy nord Fauskanger barne og u- skole 4 Kleppestø, Kleppe Valgkrets Askøy sør Kleppestø u-skole 5 Florvåg, Erdal, Hop Valgkrets Askøy øst Erdal barneskole 6 Deler av dagens Kleppestø, Strusshamn og Florvåg valgkrets, se vedlagt kart Valgkrets Kleppestø sentrum Rådhuset Grunnet innføring av færre valgkretser, bør det vurderes om antall forhåndsstemmesteder skal økes. Ad forhåndsstemmer på helse- og sosialinstitusjoner: Etter valgloven 8-3 (2) bokstav a, skal det avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Dette omfatter sykehus, pleiehjem, etterbehandlingshjem mv. Ved kommune og fylkestingsvalget 2015 ble det mottatt forhåndsstemmer ved følgende institusjoner: NKS Olaviken alderspsykiatriske Sykehus AS Avd. rusmedisin seksjon Askøy Ask bo- og omsorgssenter Flagget omsorgsboliger Fromreide omsorgsboliger Ravnanger bo- og omsorgssenter/attendo Kleppestø sykehjem 5
Kleppestø omsorgsboliger Det skal avholdes forhåndsstemmegivning minst en dag ved alle institusjonene. Det er altså ikke adgang til å vedta at det bare skal avholdes forhåndsstemmegivning på enkelte helse- og omsorgsinstitusjoner. Alle velgerne har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. Det fremgår av valgloven 8-1 femte ledd at det skal være to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. At to personer er til stede vil på denne måten øke kvaliteten på gjennomføringen. Det er også nødvendig for å sikre tilliten til valgordningen, og for å beskytte valgfunksjonærer mot mistenkeliggjøring. Forhåndsstemmegivning på institusjoner skal som all annen forhåndsstemmegivning kunngjøres. Dette vil skje både ved oppslag på institusjonen og i avisene. Videre vil de ansatte ved institusjonen si fra til sengeliggende og andre som ikke kan lese oppslagene. Tidspunkt for stemmemottak fastsettes i samarbeid med den enkelte institusjon, litt nærmere valgdagen. Rådmannen vurderer det slik at alle stemmeberettigede på institusjoner blir ivaretatt, slik det fremkommer i rådmannens innstilling. Ad sted for mottak av forhåndsstemmer: Det følger av valgloven 8-3 annet ledd bokstav b at forhåndsstemmegivningen foregår der valgstyret bestemmer at det skal mottas forhåndsstemmer. Valgstyret må derfor vurdere konkret hvor mange steder det er behov for å ha forhåndsstemmemottak i kommunen. Det samme gjelder for lokalenes åpningstider. Loven bygger imidlertid på en forutsetning om at det i hele perioden skal være mulig å forhåndsstemme minst ett sted. Dette gjelder likevel bare på vanlige arbeidsdager (mandager fredager). Departementet nevner naturlige steder for forhåndsstemmemottak (utenom de lovbestemte helse- og sosialinstitusjoner og ambulerende): Kommunehus, servicekontor, bibliotek, Navkontor, bank, kjøpesenter, skole osv. Det fremgår av valgloven at forhåndsstemmegivningen skal ved stortingsvalget og sametingsvalget foregå i perioden fra 10. august til og med siste fredag før valget, dvs. 8. september. Det skal også kunne avgis tidligstemme fra og med 01.juli. Slik tidligstemmegivning vil være en del av forhåndsstemmegivningen, jf. valgforskriften 24a. Ved kommunevalget og fylkestingsvalget i 2015 ble det mottatt forhåndsstemmer ved følgende steder: Kundetorget, Kleppestø senter Askøy videregående skole Ramsøy barnehage Herdla Kyrkjelydshus Vi har tidligere tatt i mot forhåndsstemmer på Kundetorget, Kleppestø senter. Ettersom kundetorget nå er flyttet til rådhuset vil det være naturlig at rådhuset holdes åpen som et forhåndsstemmemottak. Det er i dag god infrastruktur i tilknytning til rådhuset, videre ligger det i nær tilknytning til Kleppestø senter. Rådmannen er således av den oppfatning at kundetorget er det best egnede stedet for mottak av forhåndsstemmer i vår kommune. 6
For å nå flere av våre førstegangsvelgere er det ved de siste valgene avholdt forhåndsstemmemottak en halv dag, ved Askøy videregående skole. Dette ble positivt mottatt og skolens administrasjon ønsker at dette gjentas ved årets valg. Ettersom det var dårlig oppslutning ved Skråmestø bedehus (2 personer). Har vi valgt å gå bort fra dette stedet som forhåndsstemmemottak. Med bakgrunn i tidligere erfaringer vil vi opprettholde forhåndsstemmemottak i Ramsøy barnehage og ved Herdla Kyrkjelydshus. Ny kretsinndeling: Det er viktig å legge til rette for god oppslutning om valget. Med nåværende endring av kretsinndeling vil det være gunstig å øke antall forhåndsstemmesteder. Sekretariatet har vært i kontakt med følgende steder: Fromritoppen senter, 31. august, klokken 11-14 Florvåg senter. 30 august, klokken 14:00 17:00 Spar Ask 14. august, klokken 14:00 17:00 AMFI Askøy 15. august, klokken 14:00 17:00 Hetlevik skole 16. august, klokken 16.00-19.00 Ravnanger senter 17. august, klokken 14:00 17:00 Samtlige er positive til at det gjennomføres forhåndsstemmemottak på oppgitte tidspunkter. Rådmannen vurderer det slik at ved nevnte økning av forhåndsstemmemottak og ved gjennomføring av allerede etablerte forhåndsstemmemottak vil forhåndsstemmegivningen være godt ivaretatt. Ad ambulerende stemmegivning: Syke eller uføre kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 sjette ledd. Valgstyret fastsetter selv fristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget (tirdag 05.sep. fredag 08.sep.) Valgstyret må kunngjøre ordningen med ambulerende stemmegivning i god tid før fristen. Ved ambulerende stemmegivning er det et krav om at det alltid må være to stemmemottakere til stede. Formålet er å beskytte velgergruppen mot utidig press i forbindelse med stemmegivningen. For å sikre en trygg avvikling av denne typen forhåndsstemmegivning, anbefales det at søknadsfristen settes til tirsdag 05.september. Denne tidsfristen har vi brukt ved tidligere valg. Fristen kunngjøres. Ad oppnevning av stemmemottakere: Iht. valgloven er det kommune sitt ansvar å avvikle forhåndsstemmingen og å oppnevne stemmemottakere. Som stemmemottakere fungerer personer oppnevnt av valgstyret. Valgstyret skal også oppnevne stemmemottakere på helse- og sosialinstitusjoner samt til ambulerende stemmemottak. 7
Arbeidet med mottak av forhåndsstemmer er ganske omfattende og det kreves stor nøyaktighet i utførelsen. Arbeidet er ganske tidkrevende, og kommer på toppen av avdelingenes vanlige arbeidsoppgaver, noe som tilsier at arbeidet må fordeles på flere. Dette samtidig med at tendensen de siste årene har vist at flere velgere avgir forhåndsstemmer. Ansatte i rådmannens stab, spesielt kundetorget har etter hvert lang erfaring med mottak av forhåndsstemmer. Når det gjelder mottak av ambulerende stemmegivning og stemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner, skal minst to stemmemottakere være tilstede. Dette kan ivaretas fra Rådmannens stab. Ad åpningstid, forhåndsstemmemottak ved kundetorget Erfaringsmessig ser rådmannen at det er ønskelig å holde åpent noen lørdager, samt langåpent hele siste uken før valget. Åpningstider følger kundetorgets vanlige kontortid i uke 27 35, fra 08:00 15:30. Lørdag 02.september vil det være lørdagsåpent fra klokken 10:00 14:00. Uke 36 utvidet åpningstid frem til klokken 18:00. Ad åpningstider ved de øvrige forhåndsstemmemottakene: Ved de øvrige forhåndsstemmemottakene vil det holdes åpent ca. 3 timer på hvert sted. Skyss: Grunnet ny kretsinndeling vil det bli etablert transport til valglokalene på valgdagen. Dette tilbudet kunngjøres gjennom Askøyværingen, og/eller facebook, twitter mm. Kleppestø, 19.01.17 Eystein Venneslan Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef 8
Stortingsvalg og sametingsvalg 2017 - Stemmestyret Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 4/17 31.01.2017 Saksbehandler: Britt Maren Troland Arkivsaknr.: 2017/449-1 RÅDMANNENS INNSTILLING: Saken forelegges Valgstyret for valg For hver valgkrets velges: 1 Leder 2 Nestleder 3 Medlem 4 Medlem 5 Medlem 6 Medlem Vara Vara Ordfører får fullmakt til å foreta eventuelle suppleringsvalg utover dette. SAMMENDRAG I hvert valglokale i kommunen skal det være et eget stemmestyre som skal lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Kommunestyret har delegert til valgstyret å foreta valg av medlemmene til stemmestyrene. Avgjøres av: Valgstyret Behandles i følgende utvalg: Valgstyret 9
Videre saksgang: Saksopplysninger: Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommuneloven 10. Stemmestyrenes medlemmer vil være folkevalgte, og kommunelovens regler om folkevalgtes rettigheter og plikter vil gjelde for disse. Stemmestyret skal bestå av minst tre medlemmer, jf. kommuneloven 10. For øvrig kan valgstyret fastsette et høyrere antall medlemmer i stemmestyrene samt velge ledere/nestledere. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets. Det er imidlertid ikke noe til hinder for at et slikt prinsipp følges når stemmestyrene velges. Det er imidlertid krav om at eventuelle medlemmer er folkeregistret som bosatt i kommunen, jf. kommuneloven 14. Bestemmelsene om kjønnskvotering gjelder som for øvrige kommunale utvalg. Det følger av loven at stemmestyrets oppgaver er å administrere valggjennomføringen på stemmestedet. I dette ligger at stemmestyret har ansvar for at valgavviklingen foregår i samsvar med reglene i valgloven og valgforskriften. Loven pålegger imidlertid ikke stemmestyrene å utføre alle oppgavene selv. Kommunen kan for eksempel engasjere kommunalt ansatte som valgmedarbeidere. Deres gjøremål kan være å gi praktisk veiledning til velgerne, de kan krysse av i manntallet (elektronisk) mm. Det vil imidlertid være stemmestyrets ansvar å føre møtebok, der det protokolleres hva som skjer på stemmestedet. Askøy kommune har 6 valgkretser og det må velges stemmestyrer til disse. Sammensetningen skal følge hele valgperioden. Dette innebærer at medlemmene av stemmestyrene også velges for kommunevalget 2019. Ved Askøy kommune sine seks valgkretser anbefales det at hvert stemmestyre har seks medlemmer inkludert leder og nestleder, samt seks valgmedarbeidere. Erfaringsmessig er det alltid en del valgte som melder forfall, eller ber seg fritatt før valget. Dette bør det tas hensyn til slik at det velges minimum 2 vara til hver krets. Ordfører har ved tidligere valg fått fullmakt til å foreta suppleringsvalg når dette har vært nødvendig. Økonomi: Det fremgår av retningslinjene for godtgjørelse til folkevalgte at stemmestyrene skal ha følgende godtgjørelse: Leder av stemmestyret: kr. 2500,- per dag. Medlemmene i stemmestyrene: kr. 2000,- per dag. For halv dag halv godtgjørelse. 10
Kleppestø, 19.01.17 Eystein Venneslan Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef Stab 11