2. Opprette anmodning DFØ Versjon: 1.0 2.2 Anmodning fra eksterne kataloger (punch-out) 08.12.11 Innhold 0 Innledning 1 Søke etter produkter fra ekstern katalog 2 Produktsammenligning 3 Opprette og endre handlekurv 4 Opprette anmodning Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere skal være i stand til å lagre anmodninger basert på eksterne kataloger/ punch-out i Basware PM. Ansvar Tidspunkt Handling 0 - Innledning Virksomhet Ved behov For å starte et innkjøp vil man ha flere ulike måter å handle på. I denne rutinen vil kjøp via eksterne kataloger behandles. Detter er ofte også kalt punch-out løsning. 1 Søke etter produkter fra ekstern katalog Virksomhet Ved behov For å starte søk i katalogprodukter, enten enkelt eller avansert, klikker man på Ny anmodning og deretter Eksterne kataloger i Basware PM. Man vil da få opp listen over alle tilgjengelige leverandører som har levert ekstern katalog til systemet. I vårt eksempel her vil dette dreie seg om Corporate Express som leverer ulike typer kontorrekvisita.
Steg 1a: For å komme inn på den eksterne katalogen klikker man på linken med Navn på eksterne katalog. Et eksternt nettleservindu vil da åpne seg og man logges automatisk inn som ekstern katalog kunde hos leverandøren. Her vil man få tilgang til sine produkter, og en kan søke frem og plukke de produkter man ønsker å kjøpe. Steg 1b: Etter å ha plukket de ønskede varene klikker man på Flytt varer til innkjøpssystem Til kassen eller lignende knapp. Navn på denne knappen og hvor den er plassert varierer. Varene ligger nå i handlekurven i Basware PM.
2 Produktsammenligning Virksomhet Ved behov Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris, ledetid. Steg 2a: 1. Etter at produktene er valgt klikker man på ikonet for å hente de valgte produkter til sammenligningen. 2. Man kan også benytte menyen på venstre side som indikerer hvor mange elementer som ligger i sammenligningen. Klikk direkte på linken for å komme videre til produktsammenligning. Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har man mulighet til å slette produkter fra sammenligningen. 3 Opprette og endre handlekurv
Virksomhet Ved behov For å gå videre til handlekurven klikker man på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM. Man forholder seg da til dialogen som vist i skjermbildet nedenfor. Når man så har klikket seg inn på handlekurven, vil dette fremstå som skjermbildet nedenfor. Man vil her ha mulighet for å gjøre følgende oppgaver: Oppdatere mengde Forkaste linje Hente inn flere produkter Lage mal basert på hva man har plukket 4 Opprette anmodning Virksomhet Ved behov Steg 4a: Starte ny anmodning fra handlekurven i Steg 3 ved å trykke ikonet. Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har 2 felter som må utfylles og disse er merket med *, beskrivelse av produkt/tjeneste som betyr navn på handlekurv/anmodning. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter anmodningen på et senere tidspunkt. Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må settes, og dersom man som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil man også kunne velge eller velge og editere andre tilgjengelige adresser. Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges. Se skjermbildet nedenfor.
På anmodningens opprettelsestidspunkt kan man som eier av anmodningen også definere mottaker (Les: gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men kan som sagt overstyres. Man får da opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre varemottak for den organisasjonsenhet du gjør innkjøp for være tilgjengelige. Når alle definisjoner er gjort i dette skjermbildet, klikk på knappen [LAGRE] Steg 4b: Når man så er ferdig med å påføre hoderelaterte data, vil man videre få opp de produkter man har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner Produktinformasjon, Kontering og kostnadsfordeling: Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn. Mengde og mengdeenhet må utfylles og disse er merket med * Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Konto må utfylles og er merket med *
Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: Bruk på alle bestillingslinjer. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering, Kostnadsfordeling: I Basware PM har man mulighet til å splitte kostnadene %- vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor. Steg 4c: Når man så er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man på [NESTE]. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør. Se skjermbilder nedenfor.
Steg 4d: Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på. 1. Automatisk sirkulasjon Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til. 2. Manuell flyt Trykk deretter på knappen [Velg handling] Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på. Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.