Referat Skatemøte 22. juni 2016 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i E-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Inger Østensjø, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Ingunn Midtun Godal pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Cato Rindal pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Grete Orderud, Difi Lise Karlsen, BR Cathrine Holten, BR Hans Erik Gravdahl Sørensen pva Karl Olav Wroldsen, SKD Olav Petter Aarrestad, Kartverket Rune Sandland pva Line Richardsen, KS Torbjørn Larsen, NAV Jan Arild Lyngstad, Helse Norunn Saure, ehelse Jørn Leonhardsen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Tor Anton Gaarder, Arkivverket Sekretariat Birgitte Egset, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte Christine Hafskjold, KMD David Norheim, Breg Marit Mellingen, Difi Ellen Strålberg, Difi 1
Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 10/16 Utarbeidelse av målbilder og felles offentlig digitaliseringsstrategi - Oppfølging etter faglig samling for Skate, diskusjon om veien videre 11/16 Finansieringsmodeller for økt digitalisering i offentlig sektor Finansiering av Felles datakatalog og BR/Lars Peder Brekk 12/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan - Ordinære veikartsaker - Status på behov og utviklingsplaner (halvårsleveransen) Difi/Skatesekretariatet/Birgitte Egset Særskilt drøfting: - ST 5.1 Mandat for Skates arbeidsutvalg og oppgavebeskrivelse for Skatesekretariatet Korte orienteringssaker 13/16 Modernisering av KOSTRA SSB/Jørn Leonhardsen 14/16 Skytjenester Difis rolle i oppfølgingen av Nasjonal strategi for bruk av skytjenester 15/16 Brukerundersøkelse Myndighetenes organisering av, og arbeid med, IKT-sikkerhet KMD/Christine Hafskjold Eventuelt 2
Faste saker Godkjenning av agenda 22.06.2016 Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat 20.04.2016 Referatet ble godkjent. Saker til behandling 10/16 Utarbeidelse av målbilder og felles offentlig digitaliseringsstrategi - Oppfølging etter faglig samling for Skate, diskusjon om veien videre På Skates faglige samling i mai var det enighet om at Difi må ta en tydeligere rolle i koordineringen og samordningen av digitaliseringen i offentlig sektor. Videre var det enighet om at Skate bør ha et mer strategisk fokus og det ble tatt til orde for utarbeidelse av målbilder, en felles offentlig digitaliseringsstrategi og en handlingsplan som angir hvordan og når felles utfordringer kan løses. Det foreslås oppstart av arbeid med utvikling av et felles offentlig målbilde, digitaliseringsstrategi og handlingsplan. Difi vil i samråd med virksomhetene innhente et målbilde over digitaliseringen i hver virksomhet/sektor. Difi vil oppsummere virksomhetenes/sektorenes digitale målbilder som et felles digitalt målbilde på tvers av sektorene. Det offentlige digitale målbildet skal kunne kommuniseres i et brukerperspektiv. Dagens situasjon og summen av virksomhetens/sektorenes målbilder vil synliggjøres som et gap. Difi vil ta ansvar for å synliggjøre virksomhetenes/sektorenes utfordringer og felles utfordringer og hindringer for digitalisering. På bakgrunn av dette vil Difi komme med anbefalinger om hva som bør løses i felleskap. Dette kan gjelde forhold som gjenbruk av informasjon, gjenbruk av tjenester eller behov for regelverksendringer, med videre. Difi vil med utgangspunkt i et offentlig digitalt målbilde utarbeide en offentlig digitaliseringsstrategi med handlingsplan over hvordan og når de ulike utfordringene kan løses. Den offentlige digitaliseringsstrategien følges opp i Skate. Innspill til videre arbeid Kommunesektoren er ikke én juridisk virksomhet og for kommunesektoren er det en svært krevende prosess å utarbeide målbilder. KS har satt i gang en gjennomgang og revisjon av sin digitaliseringsstrategi og vil ta sikte på å endre/tilpasse strategien utfra hva som kan trekkes ut fra Digital agenda. KS foreslår at det avholdes egne arbeidsmøter mellom KS og Difi. Politiske mål og strategier ligger i Digital agenda. Hver virksomhet har ansvar for å følge opp i egen sektor. Difi vil sammen med virksomhetene identifisere hva som er hindre og hva som er muligheter for å nå regjeringens ambisjoner i Digital agenda og hvilke felles tiltak som bør igangsettes. 3
Rammene for arbeidet bør defineres tydelig. Difi vil basere seg på utarbeidede målbilder i den enkelte virksomhet/sektor. Der det ikke er utarbeidet digitale målbilder vil Difi om ønskelig bistå så langt som mulig. Difi vil utarbeide et mandat og prosjektplan for dette arbeidet 11/16 Finansieringsmodeller for økt digitalisering i offentlig sektor Finansiering av Felles datakatalog Finansiering er en forutsetning for gjennomføring av handlingsplanen som ble vedtatt i Skate i desember 2015, og gjennom tiltaksområde 7 ønsket Skate å se nærmere på finansieringsmodeller for fellesløsninger. Det ble gitt en presentasjon av arbeidet som er gjort med tiltakene i tiltaksområde 7; ST 7.1 Innhente status og avklare videre arbeid rundt finansiering av felleskomponenter- og løsninger og ST 7.2 Finansieringsmodeller for høyt prioriterte tiltak. Sutorius informerte i møtet om at «Felles datakatalog» i den nye runden med tildelinger under Medfinansieringsordningen har fått foreløpig tilsagn om nær 50% finansiering. Tiltak 7.1 Mulige finansieringsmodeller er kartlagt og status er beskrevet. Det er ikke realistisk å velge kun en finansieringsmodell. Dette må vurderes av tiltakseier fra gang til gang. Tiltak 7.1 kan avsluttes. Tiltak 7.2 Felles datakatalog har fått foreløpig tilsagn om cirka 50% finansiering gjennom Medfinansieringsordningen. BR vil på bakgrunn av dette iverksette prosjektet. BR vil ta direkte kontakt med øvrige virksomheter for å diskutere eventuell deltakelse i prosjektet. 12/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan - Status på behov og utviklingsplaner (halvårsleveransen) - Status veikartsaker Difi/Skatesekretariatet/Birgitte Egset Halvårsleveransen Skates arbeidsutvalg har gjennomgått behov, arbeidet med forslag til prioritering av tiltak og vurdert om nye tiltak bør iverksettes. AU mener det er viktig å fullføre det som er påbegynt, og foreslår derfor kun 3 nye tiltak. Skate tar orienteringen om status for behov og orienteringen om arbeidet med prioriteringskriterier til etterretning. Følgende nye tiltak besluttes: Foranalyse for dokumentasjonsforvaltning og arkiv igangsettes i henhold til fremlagt styringsdokument. 4
ST 6.2 «Videreutvikle systemet for oppfølging av behov og tiltak for å sikre en felles og enhetlig prioritering av tiltak på et hensiktsmessig nivå» planlegges med sikte på å igangsettes i løpet av høsten 2016. ST 7.1 «Innhente status og avklare videre arbeid rundt finansiering av felleskomponenter og løsninger», igangsettes og gjennomføres sammen med ST 7.2 «Finansieringsmodeller for prioriterte tiltak». Ordinære veikartsaker Statusoversikt for pågående tiltak fra handlingsplanen, ble sendt til virksomhetene og arbeidsutvalget for intern forankring før Skatemøtet. Innspill som er mottatt er tilgjengelig på Skates samhandlingsområde. Tiltak med status grønn videreføres/gjennomføres o Kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter BR følger opp innspill til styringsdokumentet og prosjektet igangsettes basert på oppdatert styringsdokument. o ST 5.1 Leveranse 1 Mandat for Skates arbeidsutvalg og Leveranse 2 Oppgavebeskrivelse for Skatesekretariatet fastsettes i tråd med fremlagt utkast. Tiltak med status gul behandles videre i arbeidsutvalget (AU) For de to tiltakene med status rødt besluttes: o ST 1.1 Utrede enhetlig tverrsektoriell tilnærming. Fase 1 gjennomføres i henhold til fremlagt styringsdokument. Finansiering av påfølgende faser ikke er på plass. Må avklares i fase 1. ST 4.2 Felles datakatalog. Finansiering er avklart og gjennomføring igangsettes, se sak 11/16. Korte orienteringssaker 13/16 Modernisering av KOSTRA SSB/Jørn Leonhardsen KOSTRA er en vital tjeneste for utvikling av kommunal tjenesteytelse i Norge og det tegner seg et risikobilde rundt driften av tjenesten som SSB ønsker at Skate skal være oppmerksom på. Det er i tillegg en del operasjonelle og strategiske styringsutfordringer rundt KOSTRA som tjeneste som kan være relevant å diskutere i Skate. Finansiering for 2017 er nå kommet på plass. 5
14/16 Skytjenester Difis rolle i oppfølgingen av Nasjonal strategi for bruk av skytjenester Difi har i supplerende tildelingsbrev fått i oppdrag om å følge opp Nasjonal strategi for bruk av skytjenester. Det er behov for informasjon og veiledning, både knyttet til skytjenester generelt, til anskaffelse av skytjenester, og til gjennomføring av sikkerhets- og risikovurderinger. For å etablere god veiledning av høy kvalitet er det naturlig å se anskaffelser, IKT-arkitektur og informasjonssikkerhet i sammenheng. Difi vil starte opp arbeidet over sommeren og videreføre det i 2017. 15/16 Brukerundersøkelse Myndighetenes organisering av, og arbeid med, IKT-sikkerhet KMD/Christine Hafskjold I forbindelse med en ny stortingsmelding om samfunnssikkerhet vil Justisdepartementet se nærmere på organiseringen av arbeidet med forebyggende informasjonssikkerhet. I den forbindelse vil det bli gjennomført en brukerundersøkelse, og KMD ønsker Skates tilbakemelding på hvordan andre virksomheter i offentlig og privat sektor kan inkluderes i en slik undersøkelse, samt innspill til hva man skal spørre om. Frist for innspill er 15.8.16. Virksomhetene oppfordres også til å svare på undersøkelsen når den blir utsendt. Eventuelt Direktoratet for ehelse tok opp at de mener at kvalitetssikringsordningen for prosjekter over 750 MNOK («KS-ordningen») er ikke egnet for digitaliseringsprosjekter. ehelse vil komme tilbake til saken. Difi orienterte om at det er nedsatt et utvalg som skal revidere forvaltningsloven («Backerutvalget»). Utvalget har nylig sendt ut en forespørsel om erfaringer med gjeldende forvaltningslov og om behov som er relevante for en ny lov. Frist for å gi innspill er 15. september 2016. Møtet ble avsluttet kl. 11:30 6