CRM for alle Utnytt mulighetene jobb smartere!
Hvorfor CRM? For oss mennesker er det naturlig å være lojale. Det er lettvint å gå til butikker hvor vi er kjent og kjøpe varer vi kjenner. Selvsagt blir vi av og til fristet til å handle andre steder, men hvis du driver en bedre kundebehandling enn konkurrentene dine er det svært sannsynlig at kundene vil komme tilbake og handle hos deg igjen. Å framstå som ryddig, strukturert og oppdatert gir store fordeler i et marked der konkurransen er hard og aktørene mange. Visma CRM har som formål å gi alle ansatte i bedriften tilgang til den samme informasjonen. «CRM» er en forkortelse for «customer relationship management». Dette handler om å ha en strategi for kundehåndtering med mål om økt lønnsomhet og bedre kvalitet. Visma CRM er et verktøy som støtter opp under denne strategien, gjennom å holde orden på all informasjon om bedriftens kunder og andre forbindelser, medarbeidere, prosjekter osv. Den samme oppdaterte informasjonen er alltid lett tilgjengelig for alle bedriftens medarbeidere. customer relationship management? START En av de største fordelene med Visma CRM ligger i den ryddige lagringen av informasjon og enkel tilgang til dokumenter, e-poster, aktiviteter og basisopplysninger som er knyttet til dine kunder og andre forbindelser. Vi har som mål at du skal oppleve disse fordelene raskest mulig. Denne veiledningen bør være tilgjengelig for alle brukerne av Visma CRM i bedriften. Veiledningen har som formål å beskrive de mest brukte funksjonene i Visma CRM, slik at du kan komme raskt i gang med å bruke løsningen. Lykke til med bruken av Visma CRM! Med vennlig hilsen Visma Software 2 - Hvorfor CRM HVORFOR CRM? - 3
Foreta masseutsending av brev 32 Innhold Skrive ut adresseetiketter 33 Skrive ut ringeliste 34 Utføre aktiviteter mot forbindelser 37 Registrere ny aktivitet 37 Finne fram eksisterende aktiviteter 44 Finne fram i Visma CRM 7 Bli kjent med hovedvinduet 7 Få hjelp 8 Velge dine innstillinger 11 Om innstillinger 11 Oppdatere opplysninger om deg selv 11 Legge inn fast e-postsignatur 11 Velge innstilling for påminnelser 12 Sammenkobling mellom Visma CRM og Microsoft Outlook 12 Velge innstillinger for aktiviteter 13 Arbeide med forbindelser og kontaktpersoner 15 Registrere en ny forbindelse 15 Registrere en ny kontaktperson 16 Visma Bizweb et oppslagsverk for bedriftsinformasjon 16 Registrere en ny forbindelse ved hjelp av Visma Bizweb 17 Få oversikt over forbindelser 18 kopiere informasjon til Excel 22 Få oversikt over kontaktpersoner 22 Knytte et notat til en forbindelse eller kontaktperson 22 Se på notater 23 Lese nyheter om en forbindelse 24 Finne offentlig informasjon om en forbindelse 24 Integrere forbindelser, kontakter og prosjekter med økonomisystemet 25 Avslutte et kundeforhold 25 Overføre forbindelser og kontaktpersoner til Microsoft Outlook 26 Arbeide med utvalg av kunder 29 Få rask oversikt over kunder 29 Foreta masseutsending av e-post 31 Bruke tidsplanleggeren 47 Oppsett av tidsplanlegger 47 Legge inn egne utvalg under faner 47 Planlegge et møte 49 Bruke huskelisten 51 Følge opp potensielle salg 53 Registrere et potensielt salg 53 Oppdatere informasjon om et potensielt salg 54 Få oversikt over potensielle salg 55 Få totaloversikt over potensielle salg 56 Avslutte et potensielt salg 57 Bruke økonomiske nøkkeltall 59 Få raskt overblikk over økonomisk situasjon 59 Søke etter kunder på grunnlag av beløp kunden har handlet for 60 Finne en fakturakopi 60 Få oversikt over ubetalte poster du har ansvaret for 61 Søke etter kunder som har kjøpt bestemte produkter 61 Opprette en ordre for en kunde 62 Arbeide med prosjekter 65 Unngå «gule mapper» i utforskeren! 65 Opprette et nytt prosjekt 65 Integrere et prosjekt med økonomisystemet 66 Sjekke økonomiske nøkkeltall for et prosjekt 66 Involvere deltakere i et prosjekt 66 Gi prosjektdeltakere oppgaver 67 Samle e-poster, dokumenter og øvrige aktiviteter til et prosjekt 67 Sende e-post til prosjektdeltakere 67 egne notater 70 4 - INNHOLD INNHOLD - 5
Finne fram i Visma CRM Bli kjent med hovedvinduet Utsikt til god innsikt! START Menylinje: Gir deg tilgang til alle mulighetene du har i Visma CRM. Hvis noen av menyvalgene har grå tekst, betyr det enten at menyvalget ikke er tilgjengelig der du står, eller at menyvalget er en tilleggsmulighet i Visma CRM som din bedrift ikke har kjøpt. Verktøylinje: Inneholder knapper for vanlige handlinger uavhengig av skjermbilde. Hurtigvalg: Hurtigvalg som du kan bruke til å gå direkte inn i de mest brukte skjermbildene. (Kalles også «Hotbar».) Liste over åpne skjermbilder: Viser liste over alle skjermbilder som er åpne for øyeblikket. Du får fram et skjermbilde ved å klikke på listen. Du kan skjule eller hente fram skjermbildelisten ved å klikke på den lille pilen nedenfor listen. Verktøylinje for vanlige handlinger: Inneholder knapper for å utføre vanlige handlinger, som å lage et nytt dokument, skrive en e-post, registrere en kunde osv. FINNE FRAM I VISMA CRM - 7
Få hjelp Du finner detaljerte beskrivelser av de ulike bruksområdene for Visma CRM i brukerveiledningen, som du kan få fram på skjermen ved å trykke på F1-tasten når du er inne i systemet. Hjelp for skjermbilder og felt Du kan når som helst få fram en beskrivelse av skjermbildet du arbeider i på følgende måte: For å få fram beskrivelse av det skjermbildet du er inne i: trykk på F1-tasten. For å få fram beskrivelse av et felt i skjermbildet: høyreklikk på feltet og velg Hva er dette? i menyen som kommer fram. 8 - FINNE FRAM I VISMA CRM FINNE FRAM I VISMA CRM - 9
mapiconn msoi START Velge dine innstillinger Om innstillinger Før bedriften din kan begynne å bruke Visma CRM, må systemet klargjøres av en systemadministrator. Du som bruker bør også velge noen innstillinger før du tar i bruk systemet. Oppdatere opplysninger om deg selv Følg denne framgangsmåten for å legge inn informasjon om deg selv i Visma CRM: 1 Klikk på hurtigvalget Medarbeidere. 2 Finn navnet ditt i listen i øvre halvdel av skjermbildet og dobbeltklikk på det. Resultat: Du får fram skjermbildet Medarbeider. 3 Sjekk opplysningene og endre etter behov. Kommentar: Pass spesielt på at du er tilknyttet riktig avdeling, og at feltet E-post jobb er korrekt. 4 Klikk på Lagre. Resultat: Skjermbildet lukkes, og opplysningene er oppdatert. Legge inn fast e-postsignatur Følg denne framgangsmåten for å legge inn en e-postsignatur, som er en fast tekst som blir lagt til nederst i alle nye e-poster du oppretter: 1 Følg trinn 1 og 2 i framgangmåten ovenfor («Oppdatere opplysninger om deg selv»). 2 Skriv ønsket signatur i tekstfeltet under Min e postsignatur. Tips: Du kan bruke knappene over tekstfeltet til å formatere signaturen. Du kan endre skrifttype og skriftstørrelse, velge halvfet eller kursiv tekst, lage innrykk og endre justeringen av teksten. 3 Klikk på Lagre. Resultat: Skjermbildet lukkes, og opplysningene er oppdatert. 10 - Hvorfor CRM VELGE DINE INNSTILLINGER - 11
Velge innstilling for påminnelser Du kan be Visma CRM om å vise påminnelser fra «Tidsplanleggeren» eller «Huskelisten» på skjermen. Meldingene blir vist selv om du arbeider i et annet program (forutsatt at du har startet Visma CRM). Følg denne framgangsmåten for å få påminnelser: 1 Følg trinn 1 og 2 i framgangmåten i avsnittet «Oppdatere opplysninger om deg selv» på side 11. 2 Kryss av for Ønsker meldinger fra tidsplanlegger. 3 Klikk på Lagre. Resultat: Skjermbildet lukkes, og opplysningene er oppdatert. Sammenkobling mellom Visma CRM og Microsoft Outlook Koble Visma CRM med e-post i Microsoft Outlook Når du mottar e-post i Microsoft Outlook, lagres den i din e-postkasse. Men det er bare du selv som får tak i den. Det kan tenkes at du mottar e-post med informasjon som er nyttig for dine kolleger for eksempel når de skal følge opp en kunde. Derfor har du mulighet til å koble Visma CRM sammen med din e-postkasse i Microsoft Outlook. Du kan enkelt flytte e-post fra Microsoft Outlook over i Visma CRM. I Visma CRM kan e-postene lagres under oversikten over aktiviteter mot dine forbindelser, kontaktpersoner eller prosjekter. Følg denne framgangsmåten for å koble Visma CRM sammen med postkassen i Microsoft Outlook: 1 Forsikre deg om at e-postadressen din er korrekt lagt inn i feltet Jobb e-post. (Se «Oppdatere opplysninger om deg selv» på side 11.) 2 Start Microsoft Outlook. 3 Klikk på Oppsett-knappen på Visma CRM-verktøylinjen: Resultat: Du får fram et dialogvindu. 4 Velg din bedrift i nedtrekkslisten i feltet CRM-klient. 5 Klikk på Lagre-knappen. Koble Visma CRM med kalenderen i Microsoft Outlook Visma CRM kan kobles sammen med kalenderen i Microsoft Outlook. Avtaler du oppretter i Visma CRM, blir da vist i kalenderen i Microsoft Outlook. I Microsoft Outlook får avtalene teksten «(CRM)» lagt til i tittelen. Tilsvarende blir avtaler du oppretter i Microsoft Outlook, vist i Visma CRM. Merk: Hvis du trenger å endre på en avtale, må du gjøre det i programmet du opprettet avtalen i. Det finnes to ulike tekniske løsninger for sammenkobling av Visma CRM og Microsoft Outlook: «mapiconn» og «msoi». Merk: Du må henvende deg til systemadministratoren for Visma CRM i din bedrift for å finne ut hvilken løsning din bedrift benytter. Mapiconn Hvis bedriften din benytter «mapiconn», må du få nærmere instruksjoner fra din systemadministrator. Msoi Følg denne framgangsmåten for å koble kalenderen i Visma CRM til kalenderen i Microsoft Outlook hvis bedriften din benytter «msoi»: 1 Finn ut hvilken e-postadresse du bruker for din e-postkonto i Microsoft Outlook. 2 Klikk på hurtigvalget Medarbeider. 3 Finn deg selv i listen over medarbeidere og klikk på raden hvor navnet ditt står. Resultat: Opplysninger om deg vises i nederste del av skjermbildet. 4 Sjekk at e-postadressen i feltet E-post jobb er den samme som du bruker for din e-postkonto i Microsoft Outlook. 5 Klikk på fanen Tidsplanlegger oppsett, og kryss av for feltet Tidsplanlegger. 6 Klikk på Lagre-knappen på verktøylinjen øverst på skjermen: 7 Avslutt Visma CRM og Microsoft Outlook. Resultat: Neste gang du åpner tidsplanleggeren i Visma CRM, blir avtaler som er registrert i Microsoft Outlook, kopiert inn i Visma CRM. Velge innstillinger for aktiviteter I Visma CRM kan du lagre dokumenter som beskriver alle aktiviteter du har utført mot en forbindelse eller kontaktperson. I noen av skjermbildene i Visma CRM kan du se en liste med lagrede aktiviteter. Det er praktisk å stille inn Visma CRM slik at denne listen åpnes automatisk når du kommer inn i skjermbildet. Følg denne framgangsmåten for å angi at aktivitetslisten skal vises automatisk: 1 Åpne Verktøy-menyen og velg Mine innstillinger. 2 Klikk på Generelt-mappen. 3 Kryss av for Vis aktivitet direkte og klikk Ok. 4 Lukk vinduet Mine innstillinger. 12 - VELGE DINE INNSTILLINGER VELGE DINE INNSTILLINGER - 13
START Arbeide med forbindelser og kontaktpersoner Visma CRM gjør det enkelt for din bedrift å samle og ordne opplysninger om kunder og andre som bedriften kommuniserer med. Opplysningene er til enhver tid lett tilgjengelige for alle ansatte. Organisasjoner som bedriften din har kontakt med, kalles i Visma CRM for forbindelser. Dette kan for eksempel være kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Personer som arbeider hos forbindelsene, kalles i Visma CRM for kontaktpersoner. Registrere en ny forbindelse Følg denne framgangsmåten for å registrere en ny forbindelse: 1 Klikk på knappen Ny forbindelse på verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet: Resultat: Du får fram skjermbildet Forbindelse. Forbindelsen har automatisk blitt tildelt et nummer. 2 Skriv navnet til forbindelsen i tekstfeltet til høyre for nummeret til forbindelsen. 3 Fyll ut øvrige opplysninger om forbindelsen etter behov. Få oversikt over forbindelser Merk: Du kan flytte skrivemerket fra felt til felt ved å klikke med musen eller trykke Tab. Noen felt blir gule når du setter skrivemerket i dem. Ved å trykke F12 får du fram en liste som du kan velge fra ved å dobbeltklikke på en av radene. Informasjonen blir da satt inn i feltet du stod i. 4 Hvis ønskelig, knytt forbindelsen til en eller flere forhåndsdefinerte grupperinger ved å velge fra feltene i området Gruppering. 5 Klikk på Lagre-knappen. Resultat: Skjermbildet lukkes, og forbindelsen er lagret. 14 - Hvorfor CRM ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 15
Registrere en ny kontaktperson Følg denne framgangsmåten for å registrere en ny kontaktperson hos en forbindelse: 1 Klikk på knappen Ny kontaktperson på verktøylinjen nederst i Visma CRMskjermbildet: Resultat: Du får fram skjermbildet Kontaktperson. 2 Knytt kontaktpersonen til en forbindelse ved å velge fra nedtrekkslisten i feltet Forbindelse. Kommentar: Pass på at kontaktpersonen er knyttet til riktig forbindelse! 3 Fyll ut opplysninger om kontaktpersonen etter behov. Merk følgende: Du kan flytte skrivemerket fra felt til felt ved å klikke med musen, eller trykke Tab. Noen felt blir gule når du setter skrivemerket i dem. Ved å trykke F12 får du fram en liste som du kan velge fra ved å dobbeltklikke på en av radene. Informasjonen blir da satt inn i feltet du stod i. 4 Klikk på Lagre-knappen. Resultat: Skjermbildet lukkes, og opplysningene er lagret. Visma Bizweb et oppslagsverk for bedriftsinformasjon Visma CRM kan integreres med Visma Bizweb, som er Vismas oppslagsverk for bedriftsinformasjon og nyheter. Dersom du benytter denne integrasjonsmodulen, kan du hente oppdaterte opplysninger om kundene dine og markedet direkte inn i Visma CRM. Dette forenkler registreringen av nye grunndata, samt at du får en kundebase av bedre kvalitet. Kontakt din forhandler hvis du ønsker å kjøpe eller teste et abonnement på Visma Bizweb. Tjenesten er ikke tilgjengelig i alle land hvor Visma CRM selges. Hvis du ikke ønsker at knappene som gir tilgang til Visma Bizweb skal være tilgjengelige, kan du bestille en lisens fra din forhandler hvor denne tjenesten er deaktivert. Registrere en ny forbindelse ved hjelp av Visma Bizweb Følg denne framgangsmåten for å registrere en ny forbindelse og eventuelt én eller flere kontaktpersoner: 1 Klikk på knappen Ny forbindelse nederst i Visma CRM-skjermbildet: Resultat: Du får fram skjermbildet Ny forbindelse. Forbindelsen har automatisk blitt tildelt et nummer. 2 Angi hvilke opplysninger du ønsker å bruke for å søke etter forbindelsen i Visma Bizweb: For å søke på forbindelsens navn: Skriv navnet i tekstfeltet til høyre for nummeret til forbindelsen. Du kan bruke * i slutten av navnet for å antyde at firmanavnet begynner på det som er skrevet inn. Dersom du kjenner postnummeret til forbindelsen: skriv postnummeret i det første feltet etter teksten Poststed. Dersom du kjenner poststedet til forbindelsen: skriv poststedet i det andre feltet etter teksten Poststed. For å søke på organisasjonsnummer: skriv organisasjonsnummeret i feltet Org. nr under Andre opplysninger. Klikk på knappen Søk i Bizweb. Resultat: Du får fram skjermbildet Forbindelse Bizweb integrasjon. Skjermbildet inneholder alle firmaer i Visma Bizwebs database som tilfredsstiller de oppgitte søkekriteriene. 3 Klikk på firmaet du ønsker å registrere som en forbindelse i listen med firmaer, og angi hvilke typer opplysninger du vil hente fra Visma Bizweb: For å hente kontaktpersoner: sett kryss i feltet Hent kontakter. For å hente bransjer: sett kryss i feltet Hent bransjer. Klikk på knappen Hent info. Resultat: Hvis du har haket av Hent kontakter, får du fram skjermbildet Kontakt Bizweb integrasjon. I listen under Kontaktpersoner - Visma CRM ser du hvilke kontaktpersoner som allerede er registrert i Visma CRM. I listen under Kontaktpersoner - Bizweb ser du hvilke kontaktpersoner som er registrert i Visma Bizweb. 16 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 17
4 Angi hvilke kontaktpersoner du ønsker å overføre fra Visma Bizweb til Visma CRM: For å overføre alle kontaktpersonene: klikk på knappen Opprett alle i Visma CRM. For å overføre én av de viste kontaktpersonene: Klikk på personen i listen under Kontaktpersoner Bizweb. Hvis du ønsker å bare overføre enkelte av opplysningene om vedkommende: sett kryss i ett eller flere av feltene under knappen Alle >>. Begge skjermbildene viser mange opplysninger om en forbindelse, inkludert hendelser (tilbud, ordrer, prospects, dokumenter, e-post og så videre). Opplysningene er fordelt på forskjellige faner med forklarende titler. Følg denne framgangsmåten for å velge skjermbilde for forbindelser: 1 Klikk på hurtigvalget Forbindelser til høyre i skjermbildet. Klikk på knappen Opprett valgte i Visma CRM. Resultat: De valgte opplysningene blir overført til Visma CRM, og du kommer tilbake til vinduet Forbindelse Bizweb integrasjon. Dersom det allerede er registrert opplysninger om forbindelsen i Visma CRM, ser du disse opplysningene under Forbindelse i Visma CRM. 5 Angi hvilke opplysninger om forbindelsen du vil opprette under Valgt forbindelse - Bizweb: For å overføre alle opplysninger som er lagret i Visma Bizweb om forbindelsen: klikk på knappen Alle >>. For å overføre et utvalg av opplysninger om forbindelsen: sett kryss i ett eller flere av feltene under knappen Alle >>. For å overføre offentlig registrerte nøkkeltall fra økonomisystemet: sett kryss i feltet Oppdater Øk. nøkkeltall. 6 Klikk på OK-knappen. Resultat: De opplysningene du har valgt, blir overført til Visma CRM, og du kommer tilbake til skjermbildet Forbindelse. 7 Fyll ut resten av opplysningene du trenger om forbindelsen. 8 Klikk på knappen Lagre for å lagre forbindelsen. Få oversikt over forbindelser Velge skjermbilde for forbindelser I Visma CRM kan du bruke ulike skjermbilder for å se på informasjon om forbindelser. Vi anbefaler at du gjør deg kjent med disse to skjermbildene: «Forbindelse med kalender» viser opplysninger om én enkelt forbindelse, huskeliste og tidsplanlegger. «Forbindelse med tabell» viser en liste med mange forbindelser og opplysninger om en forbindelse. Resultat: Du får fram skjermbildet Forbindelse. 2 Plasser pekeren i skjermbildet, omtrent på ordet Forbindelse, og trykk på høyre musetast. Resultat: Du får fram en meny. Hvis du ikke får fram menyen, må du flytte pekeren til et annet sted i skjermbildet og trykke på høyre musetast en gang til. Velg hvilket skjermbilde du ønsker å bruke: Hvis du ønsker å bruke skjermbilde med tabell: velg Skjermbildebibliotek Forbindelse - med tabell. Hvis du ønsker å bruke skjermbilde med huskeliste og tidsplanlegger: velg Skjermbildebibliotek Forbindelse - kalender. Søke fram forbindelser fra skjermbildet «Forbindelse kalender» Du kan bruke skjermbildet «Forbindelse kalender» til å hente fram informasjon om forbindelser på en enkel måte. Følg denne framgangsmåten for å hente fram informasjon om forbindelser: 1 Klikk på hurtigvalget Forbindelser. Resultat: Du får fram skjermbildet Forbindelse. 2 Velg skjermbildet «Forbindelse kalender». Kommentar: Se «Velge skjermbilde for forbindelser» på side 18. 18 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 19
3 Sett skrivemerket i det første feltet til høyre for teksten «Forbindelse». Kommentar: Feltet får gul bakgrunn. 4 Du har nå to muligheter: Du kan enten gjøre et søk direkte fra det gule feltet, eller du kan velge å få fram en liste over alle forbindelser i et eget vindu, og så søke videre derfra. For å søke fra det gule feltet: Hvis du ønsker å søke på en del av navnet til forbindelsen (fra begynnelsen av navnet): skriv én eller flere bokstaver og trykk Enter. Hvis du ønsker å søke på en hvilken som helst del av navnet: skriv «+» (plusstegn), noen bokstaver (fra en hvilken som helst del av navnet) og trykk Enter. Resultat: Du får fram et vindu med en liste over forbindelsene som tilfredsstiller søkekriteriet. For å få fram en liste over alle forbindelser: trykk på F12-tasten. Resultat: Du får fram et vindu med en liste over alle forbindelser. 5 Hvis listen med forbindelser er lang, kan du hoppe til forbindelser med navn som begynner med bestemte bokstaver: skriv én eller flere bokstaver i feltet Søk etter. Resultat: Forbindelser med navn som starter på bokstavene du skrev, står øverst på listen. 6 Du kan avgrense listen til å bare vise forbindelser med navn som inneholder bestemte bokstaver, på samme måte som ved søk fra det gule feltet i trinn 4 ovenfor. 7 For å se alle opplysninger om én forbindelse: marker en rad i tabellen og trykk Enter. Resultat: Tabellen lukkes, og skjermbildet Forbindelse viser opplysninger om forbindelsen. 8 Hvis du ønsker å fjerne opplysningene om forbindelsen og finne fram en annen forbindelse: trykk Esc. Resultat: Skjermbildet blir blanket ut. Søke fram forbindelser fra skjermbildet «Forbindelse med tabell» Følg denne framgangsmåten for å bruke skjermbildet «Forbindelse med tabell» til å hente fram informasjon om forbindelser: 1 Klikk på hurtigvalget Forbindelser. Resultat: Du får fram skjermbildet Forbindelse. 2 Velg skjermbildet «Forbindelse med tabell». Kommentar: Se «Velge skjermbilde for forbindelser» på side 18. 3 Du har to søkemuligheter i dette skjermbildet. I den nedre halvdelen kan du søke på tilsvarende måte som i «Forbindelse kalender». I den øvre halvdelen finnes en blå linje. Dette er en søkelinje hvor du kan skrive et eller flere søkekriterier. Skriv søkekriterier i ett eller flere av feltene på den blå linjen. Kommentar: Du kan søke på en del av innholdet i et felt ved å skrive tegnet «*» (stjerne) foran og bak søkekriteriet. Eksempel: Skjermbildet viser et søk på forbindelser i Oslo som har «installasjon» som en del av navnet. Trykk Enter. Resultat: Listen inneholder forbindelser som oppfyller søkekriteriene. 4 Du har mulighet til å legge til flere kolonner i tabellen ved å endre tabelloppsettet, slik at du kan bruke flere søkekriterier. Hvis du ønsker å legge til flere kolonner, så gjør følgende: Plasser pekeren i listen og trykk på høyre musetast. Velg Tabelloppsett. Resultat: Du får fram et skjermbilde for å velge kolonner. Velg de kolonnene du ønsker å vise i skjermbildet, ved å dra kolonnenavn fra Tilgjengelige kolonner over til Aktive kolonner. Velg ønsket rekkefølge på kolonnene i Aktive kolonner ved å markere et kolonnenavn og klikke på Flytt opp eller Flytt ned. Klikk på Aktiviser. Resultat: Du kommer tilbake til Forbindelse-vinduet. Skjermbildet i tabellen har nå de kolonnene du valgte. Følg denne framgangsmåten for å kopiere innholdet i en tabell over i Excel: 1 Hvis du ønsker å kopiere bare deler av tabellen: marker et utvalg av rader på følgende 20 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 21
Kopiere informasjon til Excel Når du står i et skjermbilde som har en tabell, kan du kopiere innholdet i tabellen og lime det inn i et regneark i Excel. Følg denne framgangsmåten for å kopiere innholdet i en tabell over i Excel: 1 Hvis du ønsker å kopiere bare deler av tabellen: marker et utvalg av rader på følgende måte: Plasser pekeren over nummeret til raden du ønsker å markere (pekeren skal nå se ut som en tjukk pil), og trykk én gang på venstre musetast. For å markere flere rader: plasser pekeren over nummeret til ønsket rad, hold på Shifttasten eller Ctrl-tasten, og trykk på venstre musetast. 2 Høyreklikk i tabellen, og velg hva du ønsker å kopiere fra menyen som kommer fram: For å kopiere hele tabellen: velg Kopier tabellinnhold til Excel. For å kopiere bare de radene du har markert: velg Kopier merkede linjer til Excel. 3 Start Excel, åpne Rediger-menyen og velg Lim inn. Få oversikt over kontaktpersoner Når du har en forbindelse framme i Forbindelse-vinduet, finner du en liste over kontaktpersonene hos forbindelsen på fanen med tittelen Kontaktpersoner. Du kan også sette kontaktpersonen i fokus ved å klikke på hurtigvalget Kontaktpersoner. Du får da fram et skjermbilde med alle hendelsene som er registrert for kontaktpersonen. Du kan velge ulike skjermbildetyper på tilsvarende måte som for forbindelser. Du kan også søke på tilsvarende måte som for forbindelser. Knytte et notat til en forbindelse eller kontaktperson I Visma CRM kan du knytte notater til forbindelser og kontaktpersoner. Notater er nyttige for å gi bedriften et felles bilde av forbindelsen eller kontakten. Notater kan for eksempel beskrive spesielle ting en må være oppmerksom på når en har kontakt med en kunde. Du kan legge inn mange notater om hver forbindelse eller kontaktperson. Det er to måter å legge inn notater på, avhengig av hvilket skjermbilde du benytter. Følg denne framgangsmåten for å legge inn et notat når du står i skjermbildet for én enkelt forbindelse eller kontaktperson: 1 Finn fram en eksisterende forbindelse eller kontaktperson. Følg denne framgangsmåten for å legge inn et notat om en forbindelse eller kontaktperson når du står i skjermbilde med tabell: 1 I listen over forekomster: dobbeltklikk i kolonnen under binderssymbolet. 2 Skriv innholdet i notatet i tekstfeltet. 3 Klikk på Lagre-knappen øverst i notatvinduet: Resultat: Notatvinduet lukkes. Se på notater I skjermbildene som viser én enkelt forbindelse eller kontaktperson, er det første registrerte notatet synlig. Følg denne framgangsmåten for å se på alle notatene som er knyttet til en forbindelse eller kontaktperson: 1 Søk fram ønsket forbindelse, kontaktperson eller prosjekt. 2 Klikk på symbolet for notater. Kommentar: Det vil være ett av disse symbolene, avhengig av hvilket skjermbilde du benytter: Resultat: Du får fram vinduet for å arbeide med notater. 3 Klikk på feltet Eksisterende notat/bilde. Kommentar: Hvis flere notater er registrert, kan du se innholdet i notatene ved å velge fra listen. 2 Klikk på knappen Notat markering: Resultat: Du får fram et vindu for å arbeide med notater. 22 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 23
Lese nyheter om en forbindelse Integrasjonen mellom Visma CRM og Visma Bizweb gjør det mulig å hente fram nyhetsartikler fra nettaviser som omhandler forbindelser registrert i Visma CRM. Følg denne framgangsmåten for å se artikler som omhandler en forbindelse: 1 Søk fram ønsket forbindelse. 2 Åpne forbindelsen i det detaljerte skjermbildet for forbindelser. 2 Klikk på knappen BizNews. Resultat: Visma Bizweb søker etter nyhetsartikler, og viser resultatet i nettleseren din. Du kan klikke på linkene for å lese artiklene. Finne offentlig informasjon om en forbindelse Integrasjonen mellom Visma CRM og Visma Bizweb gjør det mulig å hente fram informasjon som offentlige myndigheter har registrert om forbindelsen, og som er allment tilgjengelig. Merk: Søket etter offentlig informasjon er basert på organisasjonsnummer. Korrekt organisasjonsnummer må derfor være registrert for forbindelsen i Visma CRM. For å kunne bruke denne funksjonen, må du oppgi brukernavn og passord for Visma Bizweb. Dette mottok du da du åpnet en avtale om bruk av Visma Bizweb. Følg denne framgangsmåten for å finne offentlig informasjon om en forbindelse: 1 Søk fram ønsket forbindelse. 2 Åpne forbindelsen i det detaljerte skjermbildet for forbindelser. 2 Klikk på knappen BizSearch. Resultat: Visma Bizweb søker etter offentlig registrert informasjon, og viser resultatet i nettleseren din. Integrere forbindelser, kontakter og prosjekter med økonomisystemet Merk: Dette avsnittet er kun relevant for bedrifter som har integrert Visma CRM med et økonomisystem fra Visma (Visma Business, Visma Global, Visma Rubicon eller Visma Scenario). Når du registrerer nye forbindelser, kontaktpersoner og prosjekter (her kalt «forekomster») i Visma CRM, blir de i utgangspunktet bare lagret der. Hvis bedriften bruker et økonomisystem fra Visma, er det praktisk å bruke samme identifikasjonsnummer for forekomster i økonomisystemet. Derfor er det mulig å overføre opplysninger om forekomster til økonomisystemet. Forekomster som blir overført, får et identifikasjonsnummer i økonomisystemet, og dette nummeret blir også brukt i Visma CRM. Hvis forekomstene er registrert i økonomisystemet, vil de automatisk bli overført til Visma CRM. Følg denne framgangsmåten for å overføre en forbindelse, kontaktperson eller et prosjekt* til økonomisystemet: (*gjelder ikke Visma Scenario) 1 Åpne en eksisterende forekomst. 2 For å behandle en forbindelse eller kontaktperson: klikk på knappen Detaljer. For å behandle et prosjekt: dobbeltklikk på prosjektet i tabellen. Resultat: Du får fram skjermbildet med grunnleggende opplysninger om forekomsten. 3 Fjern avkryssingen i feltet Kun Visma CRM. 4 Klikk på Lagre-knappen Resultat: Du får spørsmål om du ønsker å lagre som «kunde» eller «leverandør». 5 Hvis du ønsker å lagre som kunde: velg Kunde og klikk Ok. Hvis du ønsker å lagre som leverandør: velg Leverandør og klikk Ok. Resultat: Forbindelsen, kontaktpersonen eller prosjektet overføres til økonomisystemet og får tildelt nytt nummer, det vil si det samme nummeret som blir brukt i økonomisystemet. Avslutte et kundeforhold Følg denne framgangsmåten for å avslutte et kundeforhold: 1 Åpne Forbindelse-skjermbildet og hent fram kunden. 2 Kryss av i feltet Inaktiv. 3 Klikk på «Lagre»-knappen på verktøylinjen. Merk: For at inaktive forbindelser ikke skal bli vist, må systemadministrator endre innstillingene for systemet. Ta eventuelt kontakt med systemadministrator. 24 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 25
Overføre forbindelser og kontaktpersoner til Microsoft Outlook I Visma CRM kan du overføre forbindelser og kontaktpersoner med tilhørende opplysninger til Microsoft Outlook. Dette kan for eksempel være nyttig hvis du har behov for å overføre opplysningene til en mobiltelefon eller håndholdt pc. Følg denne framgangsmåten for å overføre forbindelser og kontaktpersoner til kontaktregisteret i Microsoft Outlook: 1 Start Microsoft Outlook. 2 Klikk på knappen Importer forbindelser og kontaktpersoner: Resultat: Du får fram et dialogvindu for å velge hvilken mappe i Microsoft Outlook du vil importere til. 3 Velg «kontakter»-mappen. Det kan være fornuftig å opprette en egen undermappe å overføre forbindelsene og kontaktpersonene til. For å opprette en ny mappe: Klikk på Ny-knappen. Gi mappen et navn. Velg mappetype «kontakter». Spesifiser hvor i Microsoft Outlook-strukturen den nye mappen skal plasseres. Klikk Ok. Resultat: Du får fram et dialogvindu hvor du kan gjøre en del valg som styrer hva som blir importert. 4 Spesifiser dine valg i dialogvinduet. 5 Start import ved å klikke på Importér-knappen. Resultat: Importen starter, og du får en melding når den er ferdig. 26 - ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER ARBEIDE MED FORBINDELSER OG KONTAKTPERSONER - 27
START Arbeide med utvalg av kunder Få rask oversikt over kunder En av de store fordelene ved å bruke Visma CRM er at du i større grad kan skille kundegrupper fra hverandre, og følge dem opp på ulik måte. Kunder er ikke like, og det er viktig å vise at du kjenner dine kunder og deres preferanser. Med Visma CRM kan du enkelt trekke ut utvalgte kunder for videre oppfølging. Beskrivelsen nedenfor er et eksempel på hvordan du kan definere et utvalg som enkelt gir deg oversikt over dine kunder i et bestemt geografisk område. Framgangsmåten forutsetter at bedriften din har registrert hvilken medarbeider som er ansvarlig for hver kunde. Følg denne framgangsmåten for å få oversikt over kunder som tilhører et bestemt poststed: 1 Åpne skjermbildet Forbindelse med tabell. (Se «Velge skjermbilde for forbindelser» på side 18.) 2 Klikk på fanen Utvalg 1. Kjenn dine kunder! 3 Klikk på trakt-symbolet øverst til venstre i tabellen. Resultat: Du får fram et dialogvindu for å definere utvalg. 4 Høyreklikk inni tabellen under Nytt utvalg, og velg Tabelloppsett fra menyen. Resultat: Du får fram et dialogvindu for å velge kolonner. ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER - 29
5 Legg til «Og/eller»-kolonnen på følgende måte: Klikk på Og/eller under Tilgjengelige kolonner. Klikk på Legg til-knappen: Klikk på Aktiviser-knappen. Resultat: Dialogvinduet for å velge kolonner blir lukket, og kolonnen «Og/eller» er lagt til under Nytt utvalg. 6 Sett skrivemerket i Felt-kolonnen på rad 1, klikk på nedtrekkspilen til høyre i feltet og velg Ansv.medarb. 12 Klikk Lagre og gi utvalget ditt et navn. Kommentar: Utvalget ditt ligger nå lagret til seinere bruk. Utvalget er dynamisk, det vil si at det automatisk blir oppdatert dersom noen legger til nye forbindelser som oppfyller utvalgskriteriene. 13 Klikk Ok for å lukke dialogvinduet for å definere utvalg. Resultat: Listen i utvalgsfane 1 er nå fylt ut. 14 Gi utvalget ditt et navn: Dobbeltklikk på fane-navnet Utvalg 1. Trykk på Delete-tasten for å fjerne teksten «Utvalg 1». Skriv ønsket navn og trykk Enter. Foreta masseutsending av e-post Følg denne framgangsmåten for å foreta masseutsendelse av en e-post: Kommentar: «EMPLOYEE» blir automatisk satt inn i kolonnen Verdi. Det betyr «pålogget bruker». Du kan velge hvilken som helst medarbeider ved å trykke F12. 7 Sett skrivemerket i Og/eller-kolonnen, klikk på nedtrekkspilen til høyre i feltet og velg Og. 8 Sett skrivemerket i Felt-kolonnen på rad 2, klikk på nedtrekkspilen til høyre i feltet og velg Poststed. 9 Sett skrivemerket i Verdi-kolonnen på rad 2 og skriv navnet på et poststed (for eksempel «Oslo»). 10 Klikk på Se resultat, og sjekk at listen ser riktig ut. Kommentar: Du får fram et dialogvindu som viser kunder som oppfyller utvalgskriteriene. Du kan eventuelt fjerne de kundene du ikke ønsker å ha med i utvalget ved å ta bort krysset i Inkluder-feltet. 11 Klikk Ok for å lukke dialogvinduet med kunder. 1 Velg om e-posten skal sendes til et utvalg forbindelser eller kontaktpersoner: For å sende til forbindelser eller hovedkontakt: velg menyvalget Rutiner Masseutsendelse e-post Forbindelser. For å sende til kontaktpersoner: velg menyvalget Rutiner Masseutsendelse e-post Kontaktpersoner. 2 Angi hvem utsendelsen skal sendes til. Du kan gjenbruke utvalg som har blitt laget tidligere, eller du kan lage et engangsutvalg. For å gjenbruke et eksisterende utvalg: Klikk på trakt-symbolet. Klikk på et navngitt utvalg i listen over lagrede utvalg. Klikk Ok. For å lage et engangsutvalg: Høyreklikk inni tabellen under Mottakere og velg Tabelloppsett fra menyen. Resultat: Du får fram et dialogvindu for å velge kolonner. Klikk på fanen Alle felt og dra de feltene du ønsker å søke på, fra fanen Alle felt over til fanen Aktive kolonner. Klikk på knappen Aktiviser. Bruk den blå søkelinjen til å spesifisere kriterier for utvalget. Eksempel: Skriv «Oslo» i den blå søkelinjen i kolonnen Poststed hvis du ønsker å 30 - ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER - 31
finne alle forbindelser i Oslo. Velg Flettemal fra eksisterende mal i nedtrekkslisten i feltet Mal. Hvis du ikke ønsker å sende til alle på listen: marker radene i tabellen for de forbindelsene du ønsker å sende til. 3 Skriv en tittel for e-posten i det første feltet under E-post. 4 Skriv innholdet i e-posten i det andre feltet under E-post. 5 Hvis du ønsker å bruke hovedkontaktens e-postadresse, lar du feltet Bruk hovedkontaktens e-postadresse være krysset av. Hvis du ønsker å bruke forbindelsens e-postadresse tar du bort krysset i feltet Bruk hovedkontaktens e-postadresse. 6 Kryss av i feltet Rediger i MS Outlook. 7 Klikk på knappen Start fletting. Resultat: Microsoft Outlook åpnes. Mottakere er fylt ut i blindkopifeltet. Merk: Endringer du nå eventuelt gjør i Microsoft Outlook, blir ikke lagret i Visma CRM. 8 Hvis du ønsker å endre format på innholdet i e-posten, må dette gjøres i Microsoft Outlook på følgende måte: Velg menyvalget Format HTML. Endre format på teksten etter ønske. 9 Send meldingen. Foreta masseutsending av brev Følg denne framgangsmåten for å foreta masseutsending av brev til forbindelser og kontaktpersoner: 1 Velg om brevet skal sendes til et utvalg forbindelser eller kontaktpersoner: For å sende til forbindelser: velg menyvalget Rutiner Masseutsendelse brev Forbindelser. For å sende til kontaktpersoner: velg menyvalget Rutiner Masseutsendelse brev Kontaktpersoner. 2 Gjør et utvalg av forbindelser eller kontaktpersoner. 3 Velg mal for brevet. Du kan velge en forhåndsdefinert mal eller et blankt dokument. Hvis du ønsker å bruke en forhåndsdefinert mal: Naviger til der malene er lagret og åpne ønsket mal. Hvis du ønsker å bruke et blankt dokument: Velg Flettemal fra blank mal i nedtrekkslisten i feltet Mal. Naviger til der malene er lagret og åpne ønsket mal. Kommentar: Forhåndsdefinerte maler er som regel lagret på følgende sted på Visma CRM-serveren: «Programfiler Visma SalesOffice Templates». Resultat: Malen åpnes i Word. 4 Gjør endringer i flettemalen etter ønske. Kommentar: Endringene vil bare gjelde flettemalen for denne utsendelsen, og påvirker ikke den forhåndsdefinerte malen. 5 Lagre og lukk flettemalen, og gå tilbake til Visma CRM. 6 Velg om brevet skal sendes til utskrift eller faks. Kommentar: Systemet velger den skriveren eller faksmaskinen som er standard på din pc. 7 Klikk på Start fletting. Skrive ut adresseetiketter I Visma CRM kan du enkelt bruke opplysninger om kunder og andre forbindelser til å skrive ut etiketter, for eksempel for å sende ut gaver. Visma CRM har ferdige etikettoppsett av ulike typer. Oppsettene definerer: etikettstørrelse (i mm) antall etiketter pr ark mottakere Følg denne framgangsmåten for å skrive ut etiketter: 1 Velg hurtigvalget Utskrifter. Resultat: Du får fram skjermbildet Start av utskrifter. 2 Velg om du vil ha fokus på forbindelse eller kontaktperson: Hvis du vil ha fokus på forbindelse: klikk på plusstegnet til venstre for mappen Etiketter forbindelse, under Rapporter til venstre i skjermbildet. 32 - ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER - 33
Hvis du vil ha fokus på kontaktperson: klikk på plusstegnet til venstre for mappen Etiketter kontaktperson. 3 Trekk et etikettoppsett fra listen under mappen over i tabellen under Valgte rapporter. 4 Klikk på trakt-symbolet, under Utskriftspesifikasjon. 4 Klikk på trakt-symbolet, under Utskriftspesifikasjon. Resultat: Du får fram skjermbildet Utvalg. 5 Gjør et utvalg av de forbindelsene du ønsker å ha med, og klikk Ok. Kommentar: Du kan bruke et tidligere lagret utvalg, eller du kan gjøre et nytt utvalg. 6 Klikk på knappen Forhåndsvisning, og sjekk at ringelisten er slik du ønsker den. 7 Klikk på Skriv ut. Resultat: Du får fram skjermbildet Utvalg. 5 Gjør et utvalg av de forekomstene du ønsker å skrive ut etiketter for, og klikk Ok. Kommentar: Du kan bruke et tidligere lagret utvalg, eller du kan gjøre et nytt utvalg. 6 Klikk på knappen Forhåndsvisning, og sjekk at etikettene er slik du ønsker dem. 7 Klikk på Skriv ut. Skrive ut ringeliste En ringeliste er en enkel liste over kontaktpersoner og telefonnumre. Kontaktpersonene er gruppert etter forbindelse. Merk: Framgangsmåten nedenfor beskriver hvordan du skriver ut en enkel ringeliste. En annen metode som kan benyttes, er å kopiere opplysninger til Excel (se «Kopiere informasjon til Excel» på side 21). Følg denne framgangsmåten for å skrive ut en ringeliste: 1 Velg hurtigvalget Utskrifter. Resultat: Du får fram skjermbildet Start av utskrifter. 2 Klikk på plusstegnet til venstre for mappen Forbindelse, under Rapporter til venstre i skjermbildet 3 Velg hvilke kontaktpersoner du ønsker å ha med i listen: Hvis du kun ønsker å ha med hovedkontaktene: trekk Ringeliste fra listen under mappen Forbindelse over i tabellen under Valgte rapporter. Hvis du ønsker å ha med alle kontaktpersonene: trekk Ringeliste med kontaktpersoner fra listen under mappen Forbindelse over i tabellen under Valgte rapporter. 34 - ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER ARBEIDE MED UTVALG AV KUNDER - 35
Utføre aktiviteter mot forbindelser Registrere ny aktivitet I Visma CRM kan all kontakt du har med forbindelser lagres som aktiviteter. Aktiviteter kan for eksempel være å sende brev eller e-post til forbindelsen, ringe til forbindelsen eller ha et møte med forbindelsen. Fordelen med å utføre aktiviteter fra Visma CRM, er at de blir lagret i en oversiktlig struktur i bedriftens felles CRM-system. Når du registrerer en aktivitet, kan du også endre hva aktiviteten skal knyttes mot. Aktiviteter opprettes ved hjelp av verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet: Når du skal søke etter registrerte aktiviteter, kan du søke på blant annet tittel. Det er derfor lurt å være litt nøye på hva du skriver i tittelfeltet, slik at tittelen blir logisk å søke på senere. Informasjon kan deles! Skrive brev til enkeltforbindelser Merk: Framgangsmåten nedenfor forutsetter at systemadministrator har lagt inn maler i systemet. START Følg denne framgangsmåten for å skrive et brev til en forbindelse: 1 Klikk på Nytt dokument-symbolet på verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet: Resultat: Du får fram dialogvinduet Nytt dokument. Dersom du har opplysninger om en forbindelse, kontaktperson eller et prosjekt åpent i et skjermbilde, vil aktiviteten automatisk knyttes mot den åpne forekomsten. 2 Velg ønsket type mal fra nedtrekkslisten i feltet Mal kategori. UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER - 37
3 Velg ønsket mal fra nedtrekkslisten i feltet Mal. 4 Skriv en kort overskrift for brevet i feltet Tittel. 5 Hvis du ønsker at Visma CRM skal minne deg på å følge opp brevet: angi når du ønsker å motta påminnelse ved å fylle ut feltene Oppfølgingsdato og Oppflg.tid. Tips: Du kan velge en dato ved å klikke på kalendersymbolet til høyre i feltet Oppfølgingsdato. 6 Knytt brevet til riktig forbindelse ved å velge fra nedtrekkslisten i feltet Forbindelse. Kommentar: Dette er et søkefelt, så du kan trykke F12 for å utføre et avansert søk. 7 Klikk Ok. Resultat: Word startes. 8 Skriv innholdet i brevet. Kommentar: Når du lukker dokumentet i Word, blir dokumentet lagret i listen over aktiviteter i Visma CRM. Lage telefonnotat Et telefonnotat er nyttig for å dokumentere innholdet i en telefonsamtale, og for å sikre oppfølging av eventuelle oppfølgingspunkter. Tenk på dette som erstatning for gule lapper! Følg denne framgangsmåten for å lage et nytt telefonnotat: 1 Klikk på Nytt telefonnotat-symbolet på verktøylinjen: Resultat: Du får fram dialogvinduet Telefonnotat. 2 Knytt telefonnotatet til ønsket forbindelse, kontaktperson og/eller prosjekt ved hjelp av nedtrekkslistene under Knytning. 3 Skriv en tittel på notatet i feltet Tittel, og skriv inn dine notater i feltet Merknader. 4 Hvis ønskelig, velg en dato når du ønsker å følge opp telefonsamtalen, ved å klikke på kalendersymbolet til høyre i feltet Oppfølgingsdato. Kommentar: Det kan være lurt å velge en oppfølgingsdato og et oppfølgingstidspunkt, fordi dette automatisk legges inn i din huskeliste, som gir deg påminnelse om oppfølging. 5 Hvis du ønsker å delegere oppfølgingen til en annen medarbeider: velg navnet til medarbeideren fra nedtrekkslisten i feltet Delegert til. Resultat: Oppfølgingen blir lagt til som en oppgave i den valgte medarbeiderens huskeliste. 6 Klikk på Lagre-knappen. Sende e-post Vanlig e-post som du sender fra et e-postprogram, blir liggende i innboksene og utboksene til de enkelte medarbeiderne. Det vil si at bedriften ikke har noe eierskap til denne informasjonen. E-post som er av interesse for virksomheten, bør lagres i Visma CRM, slik at den er tilgjengelig for alle medarbeidere. Hvis du trenger å legge inn et vedlegg til e-posten, finnes det to muligheter. Du kan legge inn et dokument som er lagret i Visma CRM, eller du kan hente inn et dokument som er lagret utenfor Visma CRM. Følg denne framgangsmåten for å sende en e-post og lagre den i Visma CRM: 1 Hvis du ønsker å legge inn et dokument som er lagret i Visma CRM som vedlegg til e-posten: Finn dokumentet i aktivitetsoversikten for en forbindelse, kontaktperson eller et prosjekt. Høyreklikk på dokumentet i aktivitetslisten og velg Send som vedlegg til e-post. Kommentar: For å velge flere dokumenter, hold CTRL-tasten nede og høyreklikk. 2 Hvis du ikke trenger å bruke et dokument lagret i Visma CRM som vedlegg: klikk på Ny e-post-knappen på verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet: Resultat: Du får fram dialogvinduet E-post. Hvis du hadde en kontaktperson markert da du trykte på Ny e-post-knappen, blir denne kontaktpersonen foreslått som mottaker av e-posten. Hvis ikke er mottakerfeltet tomt. 3 Hvis du ønsker å bruke en e-postmal, kan du velge en mal fra listen i feltet E-postmal. Merk: Dette forutsetter at bedriften din har lagt inn e-postmaler i Visma CRM. 4 Skriv innholdet i meldingen i det store tekstfeltet. Tips: Ved å bruke knappene på verktøylinjen over tekstfeltet, kan du formatere teksten slik du ønsker. Du kan velge skrifttype og skriftstørrelse, og halvfet eller kursiv tekst. Du kan også velge ulike typer justering, og du kan rykke inn teksten. 5 Hvis du ønsker å endre mottaker eller legge til flere mottakere: Klikk på Til-knappen. 38 - UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER - 39
Resultat: Du får fram et dialogvindu for å velge mottakere for e-posten. På den første fanen foreslås kontaktpersonene hos den valgte forbindelsen. Du kan velge medarbeidere, forbindelser og kontaktpersoner som er lagret i Visma CRM. Trekk ønskede mottakere fra listen til venstre over i Til-feltet, Kopi-feltet eller Blindkopi-feltet. Klikk Ok. 6 Hvis du ønsker at Visma CRM skal minne deg på å følge opp e-posten: angi når du ønsker å motta påminnelsen ved å fylle ut feltene Oppfølgingsdato og Oppflg.tid. Kommentar: Du kan velge en dato ved å klikke på kalendersymbolet til høyre i feltet Oppfølgingsdato. 7 Hvis du ønsker å se hvordan e-posten vil se ut for mottakeren, så klikk på Send test e-post. Resultat: Visma CRM sender e-posten til din egen e-postadresse, og du kan se på meldingen i e-postprogrammet ditt. Dette kan være nyttig når du skal sende en e-post til mange mottakere, for eksempel i forbindelse med en kampanje. 8 For å hente inn et dokument som er lagret utenfor Visma CRM som vedlegg: klikk på Nytt vedlegg-knappen, bla deg fram til der dokumentet er lagret, og åpne dokumentet. 9 Klikk på Send for å sende meldingen. Svare på e-post Følg denne framgangsmåten for å svare på en e-post som er lagret i Visma CRM: 1 Finn den lagrede e-posten i aktivitetsoversikten for en forbindelse, kontaktperson eller et prosjekt. 2 Dobbeltklikk på e-posten i aktivitetslisten. 3 Velg ett av disse alternativene: For å sende svaret bare til avsenderen av den opprinnelige e-posten: klikk på Svar-knappen. For å sende svaret til både avsenderen og alle mottakerne av den opprinnelige e-posten: klikk på Svar alle-knappen. Resultat: En ny e-post blir åpnet. Innholdet i den opprinnelige meldingen blir kopiert inn i den nye meldingen. 4 Fullfør e-posten og send den på vanlig måte. (Se «Sende e-post» på side 39.) Videresende e-post Følg denne framgangsmåten for å videresende en e-post som er lagret i Visma CRM: 1 Finn den lagrede e-posten i aktivitetsoversikten for en forbindelse, kontaktperson eller et prosjekt. 2 Dobbeltklikk på e-posten i aktivitetslisten. 3 Klikk på Videresend-knappen. 4 Jobb med e-posten på vanlig måte. (Se «Sende e-post» på side 39.) Eksportere e-post fra Microsoft Outlook til Visma CRM Merk: Dette forutsetter at man har fulgt beskrivelsen i avsnittet «Sammenkobling mellom Visma CRM og Microsoft Outlook» på side 12. Følg denne framgangsmåten for å eksportere e-poster fra Microsoft Outlook til Visma CRM: 1 Start Microsoft Outlook. 2 Marker én eller flere e-poster. Kommentar: De markerte e-postene vil bli knyttet til forekomster i Visma CRM hvor e-postadressene gjenkjennes. 3 Klikk på knappen Eksporter til Visma CRM på CRM-verktøylinjen Resultat: Du får fram dialogvinduet Visma CRM Tilknytninger. 4 Hvis du ønsker å gjøre ytterligere knytninger: angi hvem eller hva e-posten skal knyttes til: Sett markøren i den første kolonnen under Tilleggsknytninger på raden for ønsket knytningstype. Skriv navnet på den eller det du ønsker å knytte e-posten mot. Kommentar: Hvis du bare vet en del av navnet, kan du skrive plusstegn og en del av navnet. Når du trykker Enter, får du fram et dialogvindu med alternativer. Dobbeltklikk på et alternativ for å velge det. Når identifikasjonsnummer og navn er utfylt: flytt forekomsten over i boksen til høyre ved å klikke på pil-knappen: 5 Klikk på knappen Start eksport. Kommentar: E-posten eksporteres til Visma CRM. Hvis avsenderen i en melding som eksporteres ikke er registrert med e-postadresse i Visma CRM, vil du få en melding om dette. Du må da manuelt velge riktig knytning under Tilleggsknytninger. 40 - UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER - 41
Sende e-post fra Microsoft Outlook Du kan sende en e-post fra Microsoft Outlook og samtidig sørge for at den blir lagret i Visma CRM. Følg denne framgangsmåten: 1 I Outlook, klikk på knappen Ny - Visma CRM. Resultat: Du får fram en ny e-post i Outlook på vanlig måte. 2 Gjør ferdig e-posten i Outlook og klikk på Send. Resultat: Meldingen blir sendt. Deretter får du fram dialogen Visma CRM tilknytninger. 3 Knytt e-posten til informasjon registrert i Visma CRM. Se trinn 3 i «Eksportere e-post fra Microsoft Outlook til Visma CRM» ovenfor. Importere dokumenter Du har mulighet til å importere dokumenter til Visma CRM og knytte dem til opplysninger som er registrert i Visma CRM. Du kan importere alle typer filer som kan vises i Windows Utforsker. Import av dokumenter til Visma CRM kan gjøres på tre måter, avhengig av hvor du står når du starter importen. Metode 1: Når du står i Windows Utforsker Følg denne framgangsmåten for å importere dokumenter når du står i Windows Utforsker: 1 Marker én eller flere filer i Windows Utforsker. 4 Skriv ønsket tittel på dokumentet i feltet Tittel. 5 Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse og Prosjekt. 6 Velg om dokumentet skal kopieres eller flyttes: For å importere dokumentet uten å slette det fra det opprinnelige lagringsstedet: klikk på Kopier-knappen. For å importere dokumentet og samtidig slette det fra det opprinnelige lagringsstedet: klikk på Flytt-knappen. Metode 3: Når du står i et Office-dokument Følg denne framgangsmåten for å importere dokumenter når du står i et åpent Officedokument (Word, Powerpoint eller Excel): 1 Lagre dokumentet. 2 Klikk på Send-knappen på verktøylinjen. Resultat: Du får fram dialogvinduet Send til Visma CRM. 3 Velg hva dokumentet skal knyttes til fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt. 4 Klikk på Send-knappen. 2 Høyreklikk og velg Send til Visma CRM. Resultat: Du får fram et dialogvindu. 3 Velg hva dokumentet skal knyttes til i Visma CRM fra nedtrekkslistene i feltene Forbindelse, Kontaktperson og Prosjekt. 4 Klikk på Send-knappen. Metode 2: Når du står i Visma CRM Følg denne framgangsmåten for å importere dokumenter når du står i Visma CRM: 1 Klikk på knappen Knytt inn fil på verktøylinjen nederst i Visma CRM-skjermbildet: Resultat: Du får fram en vanlig Åpne-dialog. 2 Finn fram til der hvor dokumentet ligger lagret. 3 Dobbeltklikk på dokumentet. Resultat: Du får fram dialogen Filinformasjon. 42 - UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER UTFØRE AKTIVITETER MOT FORBINDELSER - 43