Statens vegvesen Anskaffelse av TTP-tjenester Krav til driftsavtalen
DOKUMENTSTATUS Dokumentnummer: Status Versjon Beskrivelse Endelig 1.0 Godkjenning Navn Dato Signatur Forfatter Statens vegvesen Trond Clausen 2
Innhold DOKUMENTSTATUS... 2 1. SPESIELLE KRAV TIL AVTALEN... 4 1.1 GENERELL AVTALETEKST... 4 1.2 EIERSKAP OG DRIFTSMODELL... 4 2. KRAV TIL INNHOLD I BILAGENE TIL DRIFTSAVTALEN... 4 2.1 BILAG 1 - KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON... 5 2.2 BILAG 2 - LEVERANDØRENS LØSNINGSSPESIFIKASJON... 5 2.3 BILAG 3 OVERSIKT OVER UTSTYR, PROGRAMVARE OG ANDRE YTELSER... 5 2.3.1 Utstyr... 5 2.3.2 Programvare... 5 2.3.3 Opplæring... 5 2.3.4 Dokumentasjon... 5 2.3.5 Tjenester for etablering av TTP-funksjon... 6 2.3.6 Driftstjenester og registratortjenester... 6 2.3.7 Avropsbaserte tjenesteleveranser... 6 2.4 BILAG 4 PROSJEKT- OG FREMDRIFTSPLAN... 7 2.4.1 Gjennomføringsplan... 7 2.4.2 Kundens organisering... 7 2.4.3 Hovedaktiviteter og tidsplan... 7 2.5 BILAG 7 - SAMLET PRIS OG PRISBESTEMMELSER... 8 2.5.1 Pris- og mengdetabell... 8 2.5.2 Kontraktspris... 8 2.5.3 Betaling... 8 2.5.4 Avbestillingsvederlag... 9 2.6 BILAG 8 - ENDRINGER I AVTALETEKSTEN... 9 2.7 BILAG 9 - ENDRINGER OG TILFØYELSER ETTER AVTALEINNGÅELSEN... 9 3
1. SPESIELLE KRAV TIL AVTALEN 1.1 GENERELL AVTALETEKST K 1. K 2. K 3. K 4. K 5. Avtalen om anskaffelsen av tjenestene skal baseres på generelle kontraktsbestemmelser angitt i Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Driftsavtalen (Avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare - Difi 2012), kalt SSA-D eller bare «avtalen». Disse bestemmelsene er gitt i et separat dokument. Bilagene til de generelle kontraktsbestemmelsene (bilag 1 9) skal tilpasses de kravene som er angitt i dette dokumentet. Avtalene skal kunne brukes for leveranser til hele Statens vegvesen. Avtalen skal være en rammeavtale. Kunden vil inngå avtale med én leverandør i avtaleperioden. Kvalifikasjonskravet angitt i Konkurransegrunnlaget om uavhengighet skal gjelde i hele kontraktens levetid 1.2 EIERSKAP OG DRIFTSMODELL K 6. K 7. K 8. K 9. Hardware og programvare for KMS (Key Management System) eies og forvaltes administrativt av Kunden, men er plassert i leverandørens lokaler og driftes teknisk av leverandøren. Øvrig teknisk infrastruktur utenom KMS (nettverk, maskiner og systemprogramvare) eies og driftes av leverandøren og er plassert i leverandørens lokaler. Leverandøren skal levere spesifiserte tjenester og datainformasjon til Kunden eller til parter som Kunden bestemmer. Selve datainformasjonen eies og brukes eksklusivt av Kunden eller parter som Kunden har godkjent. K 10. Datainformasjonen skal kunne overføres/konverteres til tredjepart og skal ligge på et dokumentert format og standard lagringsmedium som er lesbart for tredjepart. K 11. Dokumentasjon skal eies av Kunden som har fulle rettigheter til bruk også overfor tredjepart. 2. KRAV TIL INNHOLD I BILAGENE TIL DRIFTSAVTALEN K 12. Tilbudet skal utformes slik at besvarelsen kan settes rett inn som bilag 2 til 9 i avtalen. Med andre ord skal tilbudsbesvarelsen navngis ihht. bilagstrukturen. K 13. Driftsavtalen skal inkludere disse bilagene: Bilag Ja Nei Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3: Oversikt over utstyr, programvare og andre ytelser Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Bilag 6: Administrative bestemmelser 4
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 2.1 BILAG 1 - KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON K 14. Alle dokumentene som inngår i Kundens konkurransegrunnlag skal utgjøre Kundens kravspesifikasjon. 2.2 BILAG 2 - LEVERANDØRENS LØSNINGSSPESIFIKASJON K 15. Leverandørens tilbud skal beskrive leverandørens løsningsspesifikasjon og forutsetninger for leveransen. K 16. Tilbudet skal inkludere en beskrivelse av bemanning, opplegg og infrastruktur for utførelse av tjenestene, inkl. kommunikasjon og grensesnitt. K 17. Tilbudet skal inkludere utfylte kravtabeller som viser graden av overensstemmelse med krav i spesifikasjonsdokumentene. Der det ikke er overensstemmelse mellom krav og tilbud, skal konsekvenser eller tiltak for å omgå kravet være beskrevet. Alle avvik skal eksplisitt framgå av denne kravtabellen. Disse kravtabeller har forrang foran andre deler av bilag 2, samt øvrige bilag til SSA-D. 2.3 BILAG 3 OVERSIKT OVER UTSTYR, PROGRAMVARE OG ANDRE YTELSER 2.3.1 Utstyr K 18. Tilbudet skal inneholde en oversikt og beskrivelse av de utstyrsmodulene som inngår i leveransen. Kunden vil stille nødvendig hardware for KMS (Key Management System) til disposisjon for leverandøren som forutsettes benyttet til utførelse av tjenestene. 2.3.2 Programvare K 19. Tilbudet skal inneholde en oversikt og beskrivelse av de programmene og applikasjonene som inngår i leveransen. Kunden vil stille KMS (Key Management System) til disposisjon for leverandøren som forutsettes benyttet til utførelse av tjenestene. 2.3.3 Opplæring K 20. Tilbudet skal inkludere en beskrivelse av den opplæringen som er nødvendig for å ta systemet i bruk for leverandørens og kundens personell. 2.3.4 Dokumentasjon K 21. I konkurransegrunnlaget medfølger dokumentasjon som beskriver KMS-systemet, i første rekke designdokument og brukermanual. Tilbudet skal beskrive leverandørens øvrige tekniske infrastruktur og leverandørens egne prosedyrer for installasjon, drift og vedlikehold. K 22. Tilbudets løsningsspesifikasjon (Bilag 2) skal beskrive leverandørens løsning for utførelse av tjenestene. Med utgangspunkt i tilbudets løsningsspesifikasjon skal valgt leverandør i etableringsfasen av prosjektet utarbeide en driftsspesifikasjon ihht. avtalens kap. 2.1.2.5. K 23. Dokumentasjonen skal kunne gjøres tilgjengelig for en utenforstående tredjepart av drifts- eller vedlikeholdsmessige grunner. 5
K 24. Godkjenning av dokumentasjon skal inngå i Kundens godkjenning av leveransen. K 25. Leveransen skal inkludere en revisjon av dokumentasjonen etter at kunden har hatt en tids erfaring med bruken av systemet. K 26. Dokumentasjonen kan være på norsk eller engelsk etter nærmere avtale med Kunden. K 27. Dokumentasjonen skal utformes slik at den er lett tilgjengelig og lesbar, med bilder og illustrasjoner der det er hensiktsmessig. K 28. Dokumentasjonen skal leveres på digitalt format i tillegg til trykte eksemplarer. 2.3.5 Tjenester for etablering av TTP-funksjon K 29. Leverandøren skal utføre tjenester knyttet til å etablere TTP-tjenesten som spesifisert i dokument «TTP - Spesifikasjon av tjenester» 2.3.6 Driftstjenester og registratortjenester K 30. Leverandøren skal utføre tjenester knyttet til løpende drift av systemet og registratortjenester som spesifisert i dokument «TTP - Spesifikasjon av tjenester» K 31. TTP har ansvar for at KMS fungerer når leveransene krever det, og det er dermed opp til TTP å ha interne testrutiner for å avdekke feil i KMS. Som følge av dette kan TTP normalt ikke påberope seg feil i KMS som årsak til at leveranser forsinkes. Hvis det oppstår feil i KMS skal TTP påbegynne og utføre feilretting uten ugrunnet opphold K 32. Hvis leveringstiden overskrides og en tidskritisk aktivitet (f.eks. knyttet til oppstart ny bomstasjon) blir forsinket pga. manglende/forsinket tjenesteleveranse fra TTP vil avtalens pkt. 11.5 om sanksjoner ved mislighold kunne tre i kraft. 2.3.7 Avropsbaserte tjenesteleveranser K 33. Leverandøren skal utføre spesifikke enkelttjenester med enhetspriser knyttet til håndtering og administrasjon av EFC-nøkler som spesifisert i dokument «TTP - Spesifikasjon av tjenester». K 34. Leverandøren skal utføre spesifikke timebaserte enkelttjenester med enhetspriser knyttet til bl.a. analyse og rådgiving som spesifisert i dokument «TTP - Spesifikasjon av tjenester». K 35. Bestillinger av spesifiserte enkelttjenester og rådgivingstjenester vil skje som avrop fra rammeavtalen. K 36. Kunden skal kunne bestille tjenester på et hvilket som helst tidspunkt i avtaleperiodens leveransefase. K 37. Antall og type tjenester, leveringstid og leveringssted vil bli spesifisert ved hver bestilling. K 38. Maksimal leveringstid fra bestillingsdato skal være en (1) måned for tjenester med mindre arbeidsomfang (< 40 timer). Ved bestilling av mer ressurskrevende enkelttjenester (arbeidsomfang >= 40 timer) skal leverandør stille ressurser til rådighet for oppstart av arbeidet innen en (1) måned etter bestilling, og arbeidet skal utføres uten unødig opphold. K 39. Kontraktspris i leveransefasen skal være i samsvar med priser angitt i tilbudet. K 40. Avropsprosedyren for levering av spesifikke enkelttjenester og for rådgivningstjenester er slik: Kunden fyller ut og oversender skjema med beskrivelse av tjenestene som ønskes levert (skjema for avrop). Hvis timebasert tjeneste: Leverandøren gir tilbud på tjenestene som inkluderer estimert antall timer, personellkategori(er) og øvre ramme for tjenesten. 6
Hvis timebasert tjeneste: Kunden foretar endelig bestilling av tjenestene 2.4 BILAG 4 PROSJEKT- OG FREMDRIFTSPLAN 2.4.1 Gjennomføringsplan K 41. Tilbudet skal inneholde en overordnet plan med beskrivelse av hvordan leveransen skal gjennomføres. Planen skal inkludere en beskrivelse av ledelse, organisering og ressurser i etableringsfasen og driftsfasen. Krav til etableringsfasen er i hht. avtalens kap. 2.1. Ordinær drift etter godkjenning er i hht. avtalens kap. 2.2. K 42. Forholdet til eventuelle underleverandører skal være klart beskrevet i planen og den skal angi hvordan arbeidet med leveransen er fordelt mellom aktuelle parter. K 43. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan kvalitetssikringen skal foregå for denne spesifikke leveransen. Dette skal gjøres i en kvalitetsplan, som inneholder beskrivelse av prosedyrer og tiltak for å oppnå spesifisert kvalitet, inklusive prosedyrer for avvikshåndtering, dokumentstyring og kvalitetsrevisjoner. K 44. Kunden forbeholder seg rett til å foreta kvalitetsrevisjoner av Leverandørens arbeid innunder avtalen. Dette er relatert både til Leverandørens kvalitetssystem og til avtalekravene. K 45. Det skal avholdes prosjektmøter i etableringsfasen og samarbeidsmøter i driftsfasen. Møtene vil generelt bli avholdt i Kundens lokaler på Bryn, Oslo dersom ikke annet bestemmes. 2.4.2 Kundens organisering K 46. Leverandørens prosjektorganisasjon i etableringsfasen skal være tilpasset at det vil være et felles prosjektteam for Kunden og Leverandøren, organisert under Kundens prosjektleder. K 47. Leverandørens organisasjon i driftsfasen skal være tilpasset at Kunden er organisert i samsvar med vanlig linjeorganisasjon, men med en dedikert kontaktperson/administrator for TTP samt annet involvert personell. 2.4.3 Hovedaktiviteter og tidsplan K 48. Tilbudet skal beskrive en tidsplan for mer detaljerte aktiviteter basert på følgende faser/hovedaktiviteter med milepæler: Aktivitet Milepæl Dato Anskaffelsesprosess Signert kontrakt Ca. 15.04.2013 Fase 1: Etablering Fase 2: Godkjenning/akseptanse Fase 3: Overføring av TTP rolle Oppstartsperiode Fase 4: Godkjenningsperiode Godkjenning av planer/aktiviteter i hht SSA-D kap. 2.1.2 og 2.1.3. I løpet av denne fasen skal detaljert framdriftsplan godkjennes, samt testplan/- beskrivelser og struktur/innhold i driftsspesifikasjon og prosedyrer, ref. «TTP-Krav til tjenester» Godkjenning (FAT) Akseptansedag i hht SSA-D kap. 2.1.4 Godkjenning (SAT) Oppstartsdag i hht SSA-D kap. 2.1.5 Leveransegodkjenning Leveringsdag i hht SSA-D kap. 2.1.6 Ca. 01.06.2013 01.07.2013 03.09.2013 03.11.2013 7
2.5 BILAG 7 - SAMLET PRIS OG PRISBESTEMMELSER 2.5.1 Pris- og mengdetabell K 49. Tilbudet skal inkludere en utfylt pris- og mengdetabell hvor alle poster er utfylt, inklusive eventuelle opsjoner. K 50. Priser skal være oppgitt i norske kroner (NOK), eksklusive merverdiavgift. 2.5.2 Kontraktspris K 51. I etableringsfasen inkluderer kontraktsprisen alle aktiviteter som er beskrevet for å etablere infrastruktur og driftsprosedyrer, inkludert blant annet opplæring og dokumentasjon. K 52. I driftsfasen er kontraktsprisen prisen for de faste tjenestene samt de avropsbaserte tjenestene som leveres i hvert enkelt tilfelle, inkludert dokumentasjon og tilleggsutstyr. K 53. Kontraktsprisen skal inkludere revisjon av all dokumentasjon minst en gang i året i avtaleperioden. K 54. Kontraktsprisen skal inkludere alle administrative kostnader som prosjektledelse, møter med Kunden, rapporter, kvalitetssikringsaktiviteter, testing, godkjenning og opplæring. K 55. Kontraktsprisen skal inkludere finanskostnader knyttet til betalingsplanen og kostnader til forsikringer og bankgarantier. K 56. Følgende kostnader skal være inkludert i hver leveranse: frakt, lager, forsikring, toll, porto, faktureringskostnader og alle offentlige avgifter. K 57. Kontraktsprisen skal inkludere kostnader for å etablere og drive en depotordning for kildemateriale (programvare og teknisk dokumentasjon). Kostnaden skal inkludere arbeid med avtaler, administrasjon av depotet og uttak av materiale fra depotet. Uttak vil skje ved insolvens eller konkurs hos Leverandøren. K 58. Kontraktsprisen skal inkludere kostnader for å etablere og drive en depotordning for sikkerhetskopier av data. Sikkerhetskopier skal til enhver tid holdes oppdatert. K 59. I driftsfasen vil prisen bli regulert i samsvar med Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks. Indeksberegningen vil skje årlig etter 1/1 og skal starte min. ett år etter Oppstartsdag, dvs. 1/1-2015. K 60. Timebasert oppdrag skal skje etter de timesatser som er oppgitt i Pris- og mengdeskjema for relevant personellkategori. K 61. Timebasert oppdrag skal i utgangspunktet utføres etter en øvre kostnadsramme. Leverandør plikter å gi Kunde skriftlig beskjed i god tid før øvre ramme overskrides slik at tiltak kan vurderes. I utgangspunktet honoreres ikke timer utover øvre ramme med mindre annet er avtalt. 2.5.3 Betaling K 62. Første betaling skal skje ved Oppstartsdag K 63. Betaling for årlig driftskostnad skal skje etterskuddsvis pr. kvartal. K 64. Betalingen for hver levert tjeneste vil skje ved faktisk levering i leveransefasen. K 65. Kunden har rett til reduksjon i kontraktspris (dagbøter) ved manglende framdrift mot tidsplanens godkjenningsmilepæler slik det er beskrevet i avtalens pkt. 11.5.3. K 66. Kunden har rett til reduksjon i kontraktspris ved mangelfull kvalitet på driftstjenester eller annet mislighold slik det er beskrevet i avtalens pkt. 11.5.1. 8
2.5.4 Avbestillingsvederlag K 67. Avbestillingsvederlag i etableringsfasen, kfr. avtalens pkt. 4.2. K 68. Avbestillingsvederlag i ordinær drift, kfr. avtalens pkt. 4.3. 2.6 BILAG 8 - ENDRINGER I AVTALETEKSTEN K 69. Det skal gjøres følgende endringer til den generelle avtaleteksten. Kap. 4.1 Varighet, teksten: «Fra oppstartsdag for ordinær drift varer avtalen i 3 (tre) år, og fornyes deretter automatisk for en periode på 1 (ett) år om gangen, med gjensidig rett for partene til å si opp avtalen med 6 (seks) måneders skriftlig varsel før utløpet av hver avtaleperiode.» skal endres til «Fra oppstartsdag for ordinær drift varer avtalen i 2 (to) år, med opsjon på fornyelse for en periode på 1 (ett) år om gangen. Kontraktens varighet er maksimalt 4 (fire) år fra oppstartsdag.» 2.7 BILAG 9 - ENDRINGER OG TILFØYELSER ETTER AVTALEINNGÅELSEN K 70. Kunden og leverandøren skal holde en oppdatert oversikt over endringer til avtalen i en katalog som løpende skal føres inn i dette bilaget til avtalen. 9