Økonomistyring i virksomheten Web-basert dokumentasjon Deloitte AS Juni 2008
Før huset bygges må det foreligge en arkitekt tegning fokus på helhet og ikke enkeltfaktorer for å bygge styringsmodell Strategiske mål for virksomheten Målsetninger for økonomifunksjonen Forankrede målsetninger setter prioriteringen mellom rollene Prestasjons måling Strategi og gjennomføring Risiko, Kontroll Kapital Transaksjons behandling Periodeavslutt Konsolidering Rapportering Lover Regler Styring Verdiprosessene danner reiseverket for leveranser Mennesker og kompetanse Rutiner og prosesser Organisering Systemer og teknologi Resurssene og strukturen danner grunnmur -2-
Hva er det vi søker? All den veiledning og de hjelpemidler det administrative personalet har behov for i sitt arbeid finnes på intranett, ekstranett eller internett (evt. flere kanaler) Dokumentasjonen er godt strukturert og kan søkes på flere måter Systemet har en gjennomtenkt løsning for administrasjon og ajourhold som sikrer en levende og entydig dokumentasjon Dokumentasjonen er en del av selskapets virksomhetsportal (kan evt. bygges ut til å bli en slik) -3-
Menneskekapital må struktureres, dvs det som befinner seg i medarbeidernes hoder må dokumenteres og gjøres tilgjengelig for andre Dette er viktig når medarbeidere slutter, nye begynner når medarbeidere flyttes til ny avdeling, nye arbeidsoppgaver ved fravær, ferie, permisjoner, kurs, overlapp når en medarbeider skal løse oppgaver som løses sporadisk (det er lenge siden sist) fordi dokumentasjon tydeliggjør ansvar, dobbeltarbeid, gråsoner m.v. fordi dokumentasjon gjør kritisk vurdering, og derved forbedring, av prosesser og rutiner mulig fordi det kan forenkle grensesnitt og kommunikasjon med operative avdelinger -4-
Medarbeideren har alt han/hun trenger tilgjengelig i sin brukergrenseflate på intranettet kun ett tastetrykk unna Kun ett tastetrykk unna! Prosesser, rutiner, lover, regler Kontoplan m/veiledning All intern dokumentasjon Eksterne kilder som brukes hyppig Skjemaer og blanketter Rapporter Relevante nyheter Mulighet for å gi tilbakemelding Tilgang til benyttede IT-systemer -5-
Dokumentasjonen må være så lett å bruke at den blir det foretrukne hjelpemiddel! Brukervennlighet oppnås med En logisk struktur, dvs. meny/innholdsfortegnelse Interne lenker i tekst der det er henvisninger Interne lenker til beslektede tema (gjerne i eget felt) Eksterne lenker til ekstern dokumentasjon som benyttes hyppig Klikkbare grafiske elementer som bringer frem dokumentasjon, f.eks. prosesskart Fritekst-søk med god søkemotor Skjemaer og blanketter finnes både samlet ett sted, og i relevante kapitler -6-
Et godt administrasjons- og ajourholdsregime er essensielt for å lykkes skap et levende dokument Ett godt regime innebærer Versjonshåndtering Revisjonsflythåndtering En og kun en gyldig versjon Originaldokument finnes ett og kun ett sted Klart skille mellom informasjon som eies og vedlikeholdes av oss og informasjon som eies og vedlikeholdes av andre (eksterne lenker) Rapportering av ugyldige lenker Klart definerte roller som web-redaktør, fagansvarlige etc. Rutiner for ajourhold, f.eks. når blir nyheter til revisjon av innhold og hvem utfører ajourholdet -7-
Dokumentasjon av arbeidsprosesser er et omfattende arbeid som krever bevist fokus i de innledende fasene Etablere rammeverk for utarbeidelse av dokumentasjon Utarbeide dokumentasjon basert på etablert rammeverk Mål og ambisjoner Etablere rammeverk Utarbeide dokumentasjon Opplæring Definere mål og ambisjoner med dokumentasjon Korrigere Tilrettelegge Implementere dokumentasjon i organisasjon Evaluere faktisk arbeidsutførelse Revidere Iverksette -8-
En vellykket dokumentasjon av arbeidsprosesser krever et bevist fokus på de spørsmål som dukker opp underveis (1/2) Mål og ambisjoner Hva er mål og hensikt med dokumentasjonen? Hvilke prosesser skal inkluderes i dokumentasjon Hvem vil være fremtidige brukere av dokumentasjonen? Hvor omfattende dokumentasjon skal det lages? Hvem skal ha ansvar for utarbeidelse, implementering og evaluering? Hvordan skal dokumentasjonen gjøres tilgjengelig? Etablere rammeverk Hvordan skal rutiner dokumenteres? Hvordan skal faglige spørsmål dokumenteres? Skal dokumentasjonen inkludere flytskjema? Skal det fastsettes kvalitetsmål på utførelse? Hvordan skal bruk av system dokumenteres? Hvordan skal dokumentasjonen fange opp avvik mellom lokasjoner? Utarbeide dokumentasjon I hvilken grad skal ansatte involveres i utarbeidelse? I hvilken grad skal de operative enheten involveres? Skal utkast til dokumentasjon sendes ut på høring? Hvem skal godkjenne endelig dokumentasjon? -9-
En vellykket dokumentasjon av arbeidsprosesser krever et bevist fokus på de spørsmål som dukker opp underveis (2/2) Implementere Evaluere Hvem skal være ansvarlig for opplæring på de ulike lokasjonene? Hvilken dialog skal være med de operative enheten omkring grensesnitt? Hvilken dialog skal være med revisor omkring endringer? Hvordan skal større avvik fra faktisk arbeidsutførelse håndteres? Hvem beslutter hvilke endringer som skal gjennomføres? Hvilken tidsplan skal gjelde for implementering? Hvem skal ha ansvar for evaluering av faktisk arbeidsutførelse? Hvor ofte skal det gjennomføres evaluering? Hvem skal beslutte hvordan eventuelle avvik håndteres? Hvem er ansvarlig for oppdatering av dokumentasjon med endringer? -10-
To forskjellige eksempler -11-
-12-
-13-
-14-
-15-
-16-
-17-
-18-