KONKURRANSEGRUNNLAG For anskaffelse av utelekeplassutstyr 1
1. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 3 2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 2.2 FRISTER... 3 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN FOR DE TRE BARNEHAGENE... 3 2.4 INNLEVERING AV TILBUD... 3 2.5 TILBUDSÅPNING... 4 2.6 OMKOSTNINGER... 4 2.7 AVTALEFORUTSETNINGER... 4 3. KRAVSPESIFIKASJON... 4 3.1 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN... 4 3.2 FORSKRIFT OM SIKKERHET VED LEKEPLASSUTSTYR... 5 3.3 SERVICEKRAV... 5 3.4 OPPLÆRING OG RÅDGIVNING... 5 4. KVALIFISERING AV LEVERANDØR... 5 4.1 ATTEST FOR BETALT SKATT OG TRYGDEAVGIFT... 5 4.2 ATTEST FOR BETALT MERVERDIAVGIFT... 6 4.3 ØKONOMISK GJENNOMFØRINGSEVNE... 6 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 6 5. LEVERANDØRENS TILBUD... 6 5.1 KVALIFIKASJONSOPPLYSNINGER - KVALIFIKASJON... 6 5.2 TILBUDSOPPLYSNINGER - TILDELING... 6 5.3 PRISTILBUD TILDELING PRIS... 7 6. VALG AV LEVERANDØR... 7 7. TILDELING AV KONTRAKT... 8 8. TILBYDERS DOKUMENTASJONSLISTE... 8
1. Beskrivelse av anskaffelsen Konkurransen gjelder anskaffelse av Utelekeplassutstyr til to arealer ved Kragerø skole: 1) Lillesiden og 2) skoleplassen for øvrig, i Kragerø kommune. 2. Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, sist ved lov 14. 06.2013 nr. 32 (i kraft fra 01.01.2014). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 07.04.2006 nr. 402 med hjemmel i lov av 16.07.1999 nr. 69 om offentlig anskaffelse l første ledd. Endret sist ved forskrift 10.06.2014 nr. 719 (i kraft fra 15.06.2014). Fremmet av Nærings- og fiskeridepartementet. Informasjon om regelverket er å finne på departementets internettsider http://www.regjeringen.no/nfd. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: mandag 25.08.2014 Tilbudsfrist (tilbudet skal være oppdragsgiver i hende): mandag 01.09.2014 kl. 12:00 Vedståelsesfrist: mandag 01.12.2014 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes skriftlig til: Kontaktperson: Aukje Hof E-post: aukje.hof@kragero. kommune.no, Telefon: 35 98 62 49 Mobil: 992 05 792 Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/anbydere. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Utelekeplassutstyr Kragerø skole. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett - 1 - sett i papirformat Ett - 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. 3
Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Mottaker: Kragerø kommune ved Enhet for Eiendom og teknisk drift Kontaktperson: Aukje Hof Postadresse: Postboks 128, 3791 Kragerø Besøksadresse: Gamle Kragerøvei 12, 3770 Kragerø Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.7 Avtaleforutsetninger Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med forskjellige leverandører for de ulike arealene, avhengig av hva som er den økonomisk mest fordelaktige løsning. 2.8 Anbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt anbudsbefaring. 3. Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Lillesida er uteareal for 1. til 4. klasse, og særlig 1. klasse har primært sitt lekeareal her. Arealet er dels skrånende og ikke så stor. Underlaget består av jord, løs småstein og noe gress. Arealet er ikke tilgjengelig for gravemaskiner m.m. Det finnes ikke lekeplassutstyr på området fra før, annet enn sandkasse. Oppdragsgiver ønsker å bruke området som det er utformet i dag, men samtidig fylle det med meningsfull moro og bort fra destruktiv lek. Oppdragsgiver vil supplere arealet med 9 lekeapparater med mer og henviser til vedlegg til konkurransegrunnlaget hvor disse er spesifisert. Størrelsen på hver enkelt artikkel beskriver yttergrensene inklusive sikkerhetssonene. Oppdragsgiver ønsker befaring før arbeid og montering settes i gang. Oppdragsgiver ber om spesifisert levetid og leverandørens garanti for det enkelte apparat. Leverandør kan gi tilbud på en eller flere av artiklene. 4
Oppdragsgiver ber om spesifisert pris på montering på det enkelte apparat. Apparatene som tilbys må være godkjent etter gjeldende regelverk og forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr Øvrig område ved skolen skal supplere utearealene med 9-10 lekeapparater med mer. Apparatene skal plasseres på ulike steder innenfor lekeplassområde. Underlaget er for det meste asfalt. Størrelsen på hver enkelt artikkel beskriver yttergrensene inklusive sikkerhetssonene. Oppdragsgiver ønsker befaring før arbeid og montering settes i gang. Oppdragsgiver ber om spesifisert levetid og leverandørens garanti for det enkelte apparat. Leverandør kan gi tilbud på en eller flere av artiklene. Oppdragsgiver ber om spesifisert pris på montering på det enkelte apparat. Apparatene som tilbys må være godkjent etter gjeldende regelverk og forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr Kravspesifikasjon - se vedlegg for: Kragerø skole Lillesida Kragerø skole øvrig område Situasjonskart over skoleområdet 3.2 Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr Krav som må etterleves for denne leveransen. http://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/1996-07-19-703 3.3 Servicekrav For Lillesida gjelder levering og montering i skolens høstferie 6.10-10.10.2014. For øvrig område gjelder levering og montering innen 1.12.2014. 3.4 Opplæring og rådgivning Dette punktet går ut 4. Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne konkurransen er listet opp nedenfor og hvilken dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 4.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift 5
Dokumentasjon: Kragerø kommune Skatteattest RF 1244 utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 4.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedt av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 4.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne kontrakten. Kompetanse Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne kontrakten. 5. Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 5.1 Kvalifikasjonsopplysninger - Kvalifikasjon Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 4 Kvalifisering av leverandør. 5.2 Tilbudsopplysninger - Tildeling 6
Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon og beskrivelser som etterspørres under pkt. 3 Kravspesifikasjon. 5.3 Pristilbud Tildeling pris Som utgangspunkt for prisangivelsen skal tilbyder anvende vedlagt prisskjema. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, reisekostnader, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. 6. Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Pris 25 % Produktkvalitet og miljøaspekt 20 % Design/formgivning 20 % Vedlikehold 15 % Service 20 % Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Lillesida og øvrig område vil bli vektet hver for seg. Pris 25 % vekt Herunder vurderes den totale ferdigstillelsespris, inkl. montering. Produktkvalitet 20 % vekt Herunder vurderes om materialer er miljøvennlige, spesifisert levealder for tilbudt produkt og om montering er i henhold til forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr, Design/formgivning 20 % vekt Herunder vurderes materialer og design/formgivning av tilbudt produkt, inkl. produktets funksjonalitet. Vedlikehold 15 % vekt Herunder vurderes tilbudte lekeapparatenes oppgitte behov for vedlikehold. Service og kundebehandling 20 % 7
Herunder vurderes oppgitt garantitid for tilbudt produkt og responstid for kundehenvendelser. 8
7. Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og karenstid for inngåelse av kontrakt. Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene. Kontrakten utarbeides av oppdragsgiver og undertegnes av begge parter. 8. Tilbyders dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Følgende dokumentasjon er vedlagt (manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Kvalifikasjonsopplysninger: Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 4.1). Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 4.2). Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 4.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 4.4). Vedlegg nr. Tilbudsdelen som blir vektet Tilbudsopplysninger som skal leveres i tilbudet: Dokumentasjon Datateknisk og visuell beskrivelse av produktkvalitet Datateknisk og visuell beskrivelse av design/formgivning og funksjonalitet Datateknisk og visuell beskrivelse av konkret vedlikeholdsbehov. Vedlegg nr. 9
Datateknisk og visuell beskrivelse av spesifisert levetid for det enkelte produkt. Datateknisk og visuell beskrivelse av garantibetingelser for det enkelte produkt. Datateknisk og visuell beskrivelse av leverandørens respons for kundehenvendelser. Fortrinnsvis dokumentert gjennom kundeundersøkelser el.l. om mulig. Tilbyders prisskjemaer iht. til vedlagte kravspesifikasjonsskjemaer. 10