Miniveiledning om innovative offentlige anskaffelser Nasjonalt program for leverandørutvikling
HVORFOR?» NASJONALE UTFORDRINGER KREVER NYE LØSNINGER Norge står overfor betydelige fremtidige utfordringer. Eldrebølgen og lavutslippssamfunnet krever omfattende investeringer samtidig som oljeinntektene reduseres. Dette fordrer utvikling av nye løsninger i et samspill mellom det offentlige og næringslivet. VI MÅ SAMHANDLE SMARTERE Offentlig sektor kjøper varer og tjenester for rundt 400 milliarder kroner i året. Som «krevende kunde» kan stat og kommuner stimulere til utvikling av nye fremtidsrettede løsninger i mye større grad enn i dag. Det handler om god planlegging og åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase i anskaffelsesprosessen. Offentlig sektor skal gå foran som krevende kunde Regjeringen ønsker å fremme innovasjon gjennom offentlige anskaffelser. [ ] Innovasjon bør i økende grad vektlegges på relevante områder i innkjøpsprosessene. Fra Stortingsmelding nr. 7 (2008-2009) Et nyskapende og bærekraftig Norge LEVERANDØRUTVIKLING ER Å UTVIKLE BÅDE KUNDE OG LEVERANDØR Leverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører, hvor det offentlige tilrettelegger anskaffelsesprosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. Samspillet bidrar til å sikre bedre utnyttelse av samfunnets ressurser.
MÅL» NASJONALT PROGRAM FOR LEVERANDØRUTVIKLING Et femårig program i samarbeid med nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, større kommuner og næringsliv. PROGRAMMET SKAL FREMME: Konkurranse, næringsutvikling og innovasjon gjennom mer aktiv bruk av offentlige anskaffelser Forståelse, kompetanse og kunnskap om innovative offentlige anskaffelser Gjennomføring av flere innovative offentlige anskaffelser MÅLGRUPPER Målgrupper for programmet er offentlige innkjøpere, leverandører/bedrifter, innovasjonsaktører som private og offentlige utviklings-/fou-aktører
HVORDAN?» Som følge av manglende kunnskap og kompetanse om regelverk, metodikk og måter å organisere offentlige innkjøp på, blir mulighetene til å vektlegge innovasjon ved offentlige anskaffelser alt for lite utnyttet. I vår miniveiledning gir vi noen gode råd og en kort innføring i hvordan offentlige virksomheter kan gå fram når de ønsker å være krevende kunder. En grundigere veiledning vil etter hvert bli lagt ut på hjemmesiden til Nasjonalt program for leverandørutvikling: www.leverandorutvikling.no STERK INNOVASJONSPÅVIRKNING SVAK Skisse forprosjekt Prosjektering Konkurranse Leveranse IDENTIFISERE LEVERANDØRUTVIKLING MOBILISERE Matrisen viser at mulighetene for å tenke nytt og annerledes er størst i fasen frem til konkurransegrunnlaget ferdigstilles og konkurransen kunngjøres. Dette utgjør et «mulighetsrom» som kan utnyttes mer aktivt.
1 Identifiser behov og sørg for forankring TRADISJONELL OFFENTLIG ANSKAFFELSE INNOVATIV OFFENTLIG ANSKAFFELSE OPPDRAGSGIVER Oppdragsbeskrivelse OPPDRAGSGIVER LEVERANDØR LEVERANDØRER BRUKERE Utfordringer som miljøkrav, nye brukerbehov, stramme budsjett eller nye krav i regelverket kan skape behov for å tenke nye løsninger. Samtaler og dybdeintervjuer med brukere eller andre interessenter kan gi viktig informasjon og inspirasjon i kartleggingen av behovet. En suksessfaktor i denne fasen er å ikke definere behovet for snevert eller for detaljert. Et bredt fokus kan få frem bedre løsninger og kanskje løse flere utfordringer. Samarbeid med brukerne er også viktig for å få et grunnlag for forankring i ledelsen. Tenk systematisk gjennom målet med arbeidet og eventuelle utfordringer som risiko, mulige barrierer og økonomi i prosjektet.
2 Hvordan organisere en innovativ anskaffelse? Potensialet for å tenke nytt er størst i fasen før konkurransen starter. Prosjektet bør derfor settes i gang i god tid før konkurransen skal gjennomføres. For å få en grundig kartlegging av behovet, samt tilgang på kunnskap og ressurser, må arbeidet forankres hos ledelsen og mange ulike miljøer må involveres. Husk derfor: å involvere aktuelle fagmiljøer, brukere og andre berørte parter i en tidlig fase av arbeidet at de gode løsningene fås ved å sette av god tid og ressurser i forberedelsen av konkurransen å ikke lage for detaljerte beskrivelser og la leverandørene bli utfordret på løsninger Kun 5% av de kommunale og 10 % av de statlige aktørene har aktivt søkt innovative løsninger siste 2-3 år. 4 av 5 statlige og kommunale innkjøpere svarer at mangel på kunnskap om innovative offentlige innkjøp begrenser innovative innkjøp. Halvparten av alle statlige virksomheter og 2 av 3 kommuner savner ledelsesstøtte, strategisk fokus og virksomhetspolicyer i forbindelse med innovative kjøp. (Fra Basisundersøkelse om innovative offentlige innkjøp. Gjennomført sommeren 2010 av Nasjonalt program for leverandørutvikling, KS og Difi)
3 Markedsundersøkelse og dialog Innovative offentlige anskaffelser krever tettere samhandling mellom leverandører og kunder enn tradisjonelle anskaffelser. Dialog mellom markedet, brukere og andre fagmiljøer gir bedre informasjon om alternative muligheter. En suksessfaktor her er å mobilisere bransjenettverk og fagmiljøer slik at leverandørene blir utfordret til å komme med kreative løsninger på kravene fra den offentlige kunden. Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas. Husk derfor: å ha tydelige spilleregler slik at det er forutsigbart for leverandørene hva som er målet med dialogen, og at de eventuelt senere må konkurrere om fremtidige leveranser å ha åpne møter for alle interesserte leverandører, og annonser møtene bredt på forhånd at informasjonen som gis om fremtidige planer er på et overordnet nivå og at informasjonen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører Markedsundersøkelser kan gjennomføres for å kartlegge hva som finnes i markedet av ulike produkter og tjenester, og til å gi informasjon om hvordan konkurransesituasjonen er. Leverandørkonferanser kan brukes for å presentere en eller flere fremtidige anskaffelser, og til å orientere om spesielle fokusområder virksomheten har. Dialogkonferanser kan brukes for å diskutere konkrete utfordringer virksomhetene har, og for å få innspill om alternative løsninger som finnes i markedet. Plan- og designkonkurranser kan brukes til få gode idéer om hvordan fremtidige anskaffelser kan løses.
4 Forsknings- og utviklingsarbeid Enkelte ganger kan det være behov for å sette i gang et forsknings- og utviklingsarbeid for å utvikle nye produkter, tjenester eller løsninger. Innovasjon Norge og Forskningsrådet er viktige samarbeidspartnere for forsknings- og utviklingsarbeid. Innovasjon Norge har Programmet for Offentlige og industrielle forsknings- og utviklingskontrakter (OFU/IFU). Programmet skal stimulere til samhandling mellom den offentlige kunden og en eller flere leverandører i jakten på nye produkter eller løsninger. Det er også mulig å søke Forskningsrådet om støtte til forskningsbasert innovasjon. Ordningen skal stimulere til forskning og innovasjon i regi av offentlig sektor (Innovasjonsprosjekt offentlig sektor) eller i regi av bedrifter (Innovasjonsprosjekt næringsliv). I begge typer prosjekter inngås det partnerskap mellom søker, forskningsmiljø og andre relevante partnere, blant annet bedrifter. Disse har som formål å skape verdier for henholdsvis offentlig sektor og deres brukere og for bedrifter, gjerne leverandører til offentlig sektor. OFU kontrakt: drofus Utvikling av Bygnings- InformasjonsModell (BIM) Avtale mellom Nosyko, Statsbygg og Innovasjon Norge Økonomisk ramme: 6,8 millioner kroner, fordelt på 1/3 for hver av partene. Varighet: tre år 2008-2010. Produkt: Utvikling av KravBIM. Dette produktet har gitt Statsbygg større kontroll i byggeprosjekter. Det har satt internasjonale standarder som gir et marked for produktet både nasjonalt og internasjonalt. Produktet har også gitt Statsbygg fordeler i form av: visualisering av BIM i dokumenthåndteringssystemet bedre kontraktsoppfølging kulturminneregistrering gjenbruk av informasjon i forvaltning, drift og vedlikehold gjennom tilstandsrapportering Erfaring med bruk av OFU som innovasjonsverktøy: Tett kobling mellom utvikling og implementering i prosjekter bidrar til innovasjon og gode resultater. OFU kontrakter innbærer delt risiko, som gir større vilje til satsning. Arbeidsformen fører til synergieffekter og overraskende gevinster på tilknyttede områder. Les mer om BIM på: www.statsbygg.no/fouprosjekter/
5 Beskriv oppdraget Når dialogen med markedet og fagmiljøene har gitt verdifulle innspill kan arbeidet med å planlegge anskaffelsen starte. For å få frem innovative løsninger i konkurransen er det viktig å unngå detaljerte tekniske spesifikasjoner. Utfordringen er å bruke informasjonen fra dialogen på en måte som ikke utelukker konkurranse senere og som ivaretar kravet til likebehandling i regelverket om offentlige anskaffelser. Husk derfor å: beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav stille alt materiale som er av betydning til leverandørenes disposisjon ikke «skreddersy» konkurransegrunnlaget til en bestemt leverandørs løsning utjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud Langsiktige løsninger: E39 Lyngdal - Flekkefjord Her ble det valgt å legge et lysere tilslag i asfalten. Målet var å redusere energiutgiftene i driftsfasen og finne mer miljøvennlige løsninger. En lys asfalt reflekterer lyset slik at funksjonskravet på belysning og refleksjon ble ivaretatt, og løsningen var energisparende. Det lyse tilslaget var dyrere enn ordinære tilslag, men løsningen viste seg likevel lønnsom fordi man kunne se investeringen i et helhetlig perspektiv i livssyklusperspektivet.
6 Velg konkurranseform som fremmer innovasjon Også i gjennomføringen av konkurransen er det mye som kan gjøres for å fremme innovasjon: Gi mulighet for å levere inn alternative tilbud. Vurder bruk av konkurransepreget dialog, eventuelt konkurranse med forhandlinger ved mindre kjøp, som konkurranseform ved teknisk kompliserte anskaffelser. Bruk tildelingskriterier som vektlegger andre forhold enn bare pris, for eksempel kvalitet, funksjonalitet og driftsomkostninger.
7 Evaluering Etter å ha gjennomført en innovativ innkjøpsprosess er det viktig å sikre læring fra arbeidet som er gjennomført. Evalueringen kan bidra til å systematisere erfaringen fra prosjektet og tydeliggjøre eventuelle hindringer for innovasjon. En rekke forhold kan inngå i evalueringen: hvordan brukernes behov ble ivaretatt økonomi/lønnsomhet (prosess og resultat) eventuelle hindringer for innovasjon styrker/svakheter ved gjennomføringen av prosjektet tilbakemeldinger fra markedet eller fag- og forskningsmiljøer Mer informasjon» OM FORSKNINGS- OG UTVIKLINGSARBEID: Forskningsrådet: www.forskningsradet.no Innovasjon Norge: www.innovasjonnorge.no LEVERANDØRUTVIKLING: Nasjonalt program for leverandørutvikling: www.leverandorutvikling.no OM REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER: I Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets veiledning på: www.regjeringen.no/nb/dep/fad GENERELT OM ANSKAFFELSER: Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har laget en portal med informasjon om offentlige anskaffelser og nyttige verktøy: www.anskaffelser.no
HER ER VI» Oslo kommune Besøksadresse: Essendrops gate 3, 6. etg. www.leverandorutvikling.no Postboksadresse: Næringslivets Hovedorganisasjon Postboks 5250 Majorstuen 0303 Oslo