Filtvet, 8. mai 2014 Årsmøte Dugnad 2014 Kjære alle hytteeiere! Vedlagt finner dere dagsorden for årsmøtet, regnskap for 2013, samt forslag til budsjett for 2014. Årsmøtet 2014 Årsmøtet for 2014 finner sted lørdag 24. mai kl. 10:00-13:00 i klubbhuset til Filtvet/Fremad. (Ta av vis a vis avkjørselen til øvre felt, deretter bratt sving opp til banen). Vi ønsker spesielt nye medlemmer i vellet velkomne! Informasjon om mulig nytt vann- og avløpssystem for Røedstøa vel Årsmøtet 2013 vedtok at det skulle nedsettes en prosjektgruppe som skal vurdere et nytt vannog avløpssystem for Røedstøa vel. Foreløpig dokumentasjon vil sendes ut til medlemmene i forkant av årsmøtet. Samtidig vil vi presentere den foreløpige rapporten under årsmøtet. Her blir det også mulighet for spørsmål og innspill. Dugnad Dugnaden gjennomføres samme dag som årsmøtet, lørdag 24. mai 2014 kl. 15:00-17:00. Vanlige oppmøtesteder på nedre og øvre felt. Husk å registrere dere. Hovedoppgaver: (Styret vil informere nærmere om oppgaver ved oppmøte) Grøfte langs sidene av veiene i vellet. Rydde langs veiene. Ta med grensakser, trillebår, sag og lignende Bedre tilgjengeligheten i passasjene mellom øvre og nedre del av vellet Vedlikeholde postkassestativene og infotavler i Sevjedammen og Støaveien Opprydning på stranden Ulf Stigen Amphibia AS Styreleder Røedstøa vel Tel: 93011366, E-post: ulf.stigen@gmail.com Forretningsfører Tel: 6706 4310, Pb. 58, 1483 Hagan, E-post: firmapost@amphibia.no 1
ÅRSMØTE Lørdag 24. mai 2014 kl. 10:00-13:00 Klubbhuset til Filtvet/Fremad Dagsorden: 1. Åpning og registrering av fremmøtte 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen 4. Årsmelding 2013-2014 5. Regnskap for 2013 (se vedlegg) 6. Fastsettelse av kontingent for 2014 7. Fastsettelse av dugnadsgebyr for 2014 8. Fastsettelse av honorar til styret og komitemedlemmer 9. Innkomne forslag 10.Budsjett for 2014 (se vedlegg) 11.Valg 2
1. Åpning og registrering av fremmøtte Eventuelle fullmakter må overleveres styret før møtets start 2. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll Styret vil ved møtets start foreslå møteleder, referent og undertegnere av protokoll 3. Godkjenning av innkallingen Styrets forslag er at innkallingen godkjennes 4. Årsmelding 2013 2014 Styret og komiteer har i 2013 2014 bestått av følgende medlemmer: Styret: Ulf Stigen, leder (til 2014) Merete L. Tobiasen, styremedlem (til 2014) Eva-Margrethe Alstad, styremedlem (til 2015) Veikomiteen: Thorleif Halden (leder) Steinar Hem Per Svege Even Ungersness, styremedlem (til 2015) Vannkomiteen: Egil Nilsen (leder) Jan Pettersen Claus Fasting Strandkomiteen: Gry Halden (leder) Turi Arnesen Siri Kårhus Jens Borrebæk Joachim Schiøtt Nils Valøen 3
A. Styremøter Det har vært avholdt fem styremøter. (8. juni, 17. oktober, 13. februar, 9. april og 7. mai). Leder for Prosjektet Vann og avløp har vært til stede på de fleste av styremøtene. B. Status på vellets veier Hurum kommune har også i år utført kantklipping langs veiene våre. Ved bommen i Sevjedammen ble omkjøringsmulighet tettet og den gjengrodde stien fra hytta til Haaberg og ned forbi Sabel sin hytte ble utbedret. Her bidro også to hytteeiere økonomisk. C. Viktige stier på vellets område Styret er av den oppfatning at større stier som benyttes av mange av vellets medlemmer bør gjøres bedre tilgjengelig enn det som er tilfellet i dag. Spesielt gjelder dette passasjene mellom nedre og øvre del av vellet. Nederst i Sevjedammen ble veien utbedret da regn hadde gjort veien vanskelig fremkombar. Dette var gjenstående arbeider fra da veiene ble oppgradert og asfaltert. D. Bruk av hovedveiene/fellesveiene Kjøring utover bruk av personbil eller liten lastebil, dvs. kjøring med tunge kjøretøy så som anleggsmaskiner eller større lastebiler, må på forhånd varsles til styret. Det vil kunne bli krevd bankgaranti for å sikre at vellet ikke påføres utgifter ved skader. Styret er i dialog med Vestre Røed Vel og Vestre Røed Båtforening om dette da de også benytter deler av Støaveien. Styret og Vestre Røed Vel har dannet en ubyråkratisk veikomite for den delen av Støaveien som er felles. E. Status på vannsituasjonen Vannet ble satt på rekordtidlig lørdag 5. april. Det var en lekkasje på en 32mm fordelings ledning i Sevjedammen som det tok noe tid å finne. Skaden var årsaket av frost, og komiteen monterte uttappingskran samt skjøtet ledningen. Jan Pettersen meddelte komiteen, at han trekker seg fra vannkomiteen. Dette fordi han har solgt hytta. Komiteen vil gjerne ha en erstatter, gjerne en person fra den «yngre» garde. I løpet av sommeren vil det bli utført div. vedlikeholdsarbeider på vårt rørnett. Dette vil medføre at vannet til tider blir avstengt inntil en halv time. Komiteen vil i år igjen få be alle hytteeiere om å merke sin stoppekran. Gresset gror, og det blir vanskeligere for hvert år å finne disse. F. Stranden Badestranden har dessverre også i år fått en tøff medfart. Bølgene spiser seg lenger og lenger innover stranden. Den nedre del av stien må det derfor gjøres noe med før sesongstart. Slik vi ser det, må et lass med pukk fylles på for å få overgangen fra sti til strand fremkommelig. Det er også behov for å få en gravemaskin til å flytte tilbake noen av steinene som skal ligge rundt røret. 4
G. Søknadsplikt etter plan- og bygningsloven Styret minner om at det må sendes søknad til, og foreligge tillatelse fra kommunen før søknadspliktige tiltak kan igangsettes. Naboer og gjenboere skal varsles. Ved tiltak som innebærer kjøring med tunge kjøretøy på velveiene, må styret eller veikomiteen varsles på forhånd. H. Søppelsortering Styret minner igjen om ordningen med søppelsortering. Søppelsorteringen går ut på at søppel og avfall skal sorteres i containere fordelt på våtorganisk avfall (beige-brune containere), papir (grønn container merket med navn), og husholdningsavfall (grønn container merket med navn). Slike typer containere er utplassert i Sevjedammen og Støaveien og skal benyttes. Møbler, hageredskaper, byggematerialer eller liknende er ikke husholdningsavfall, og skal fraktes til kommunal søppelplass/søppeldeponi på Follestad på riksvei 23 i Røyken. Spesialavfall som f.eks. bilbatterier, maling, olje, lim eller liknende, kan bare kastes/deponeres på Miljøstasjon. Miljøstasjon finnes ved bensinstasjonen på Tofte. Styret er oppmerksom på at containerne ved Støaveien er felles med VRV, men minner likevel om forholdet. I. Trefelling Styret minner om at trefelling utenfor egen eiendom, herunder godkjent hugging på fellesareal, innebærer en samtidig og umiddelbar plikt til å rydde opp. Alt støyende arbeid bør gjøres slik at naboer hensyntas. J. Sikkerhet og innbrudd Vi har dessverre også denne vinteren hatt flere innbrudd. Vi opplever at reglene for låsing av bom ikke følges. I våres ble låsen i Støaveien ødelagt/stjålet. Vi har ikke flere låser/sylindere igjen og samme type blir ikke lenger produsert. Styret ser behov for en ny bomløsning og har diskutert dette med Vestre Røed vel og Vestre Røed Båtforening som også bruker Støaveien. Styret legger frem et forslag for årsmøtet. K. Internettside og Facebook Vi minner om internettsiden www.roedstoa.no. Hytteeiere kan få passordet ved henvendelse til Leif Buene (leif@buene.net). Vi har også en egen Facebookside: www.facebook.com/roedstoa. Merk at alle hytteeiere fremdeles vil få all viktig informasjon per post eller e-post. Internett er kun ment som et supplement for de som er interesserte. Kom gjerne med innspill, bilder, historier fra gamle dager etc. 5
5. Regnskap for 2013 Styret anbefaler at regnskapet godkjennes. (Se vedlegg) 6. Kontingent 2014 Styret anbefaler at kontingenten på kr. 1.800,- opprettholdes. 7. Dugnadsgebyr 2014 Styret anbefaler at dugnadsgebyret forblir kr 500,-. 8. Honorar styret og komiteer Styret anbefaler at honorar til styret og komitemedlemmer opprettholdes. 9. Innkomne forslag Forslag 1 fra Per Kjeve: Referat fra styremøtene legges ut på Internett. Forslag: Alle referat fra styremøter legges ut på passordbeskyttet side på hjemmesiden slik at alle medlemmer av vellet har tilgang til disse. I henhold til vedtektene er forslaget kommet inn for sent. Styret velger imidlertid å se bort fra dette og legger forslaget frem for årsmøtet. Styret har ingen motforestillinger mot at medlemmene har tilgang til referatene. Forslag 2 fra styret: Fremdrift i forbindelse med prosjekt Vann og avløp : Forslag: Styret får fullmakt til å gå videre med prosjektet og vil holde vellets medlemmer oppdatert om utviklingen i prosjektet. En eventuell avgjørelse om gjennomføring av prosjektet vil måtte bli tatt av medlemmene på et senere årsmøte. Rapport i forbindelse med forprosjektet ettersendes medlemmene i forkant av årsmøtet. Begrunnelse: Nye krav fra myndighetene, samt økt behov for komfort. 6
Forslag 3 fra styret: Ny bomløsning i Støaveien, og evt. Sevjedammen: Forslag: Styret får fullmakt til å innføre en automatisk bom i Støaveien og eventuelt Sevjedammen, dersom denne låsen ikke lar seg reparere. Mer dokumentasjon ettersendes medlemmene i forkant av årsmøtet. Begrunnelse: Begge låsene ser ut til å være ødelagt. Nye sylindre lar seg ikke skaffe lengre. Det er to alternativer til denne løsningen: 1. Kutte ut alle bommer. 2. Kjøpe nye låser/nøkler og fortsette dagens løsning. Vi budsjetterte dette for tre år siden og endte opp med en sum på ca. 85.000 + administrasjon og utsendelse. Totalt min. 110.000,-. 10. Budsjett for 2014 Styret anbefaler at budsjettet godkjennes. (Se vedlegg) 11. Valg Leder Ulf Stigen, Merete Lippert Tobiassen (styremedlem), samt revisor Steinar Hem er på valg i 2014. Nye tillitsvalgte skal velges for to år. Lippert Tobiassen og Hem har takket ja til gjenvalg. Stigen vil tilbringe deler av 2014-2015 utenlands og har derfor takket nei til gjenvalg. Valgkomiteen har bestått av Leif Buene og Bjørn Grøtlien og foreslår følgende: Leder (til 2016): Merete L. Tobiassen Styremedlem (til 2016): Tom Arild Deraas Revisor (til 2016): Steinar Hem Valgkomite: Ulf Stigen og en person til. Styret håper at en hytteeier til ønsker dette ærefulle oppdraget. 7