Kommunikasjonsstrategi for DIS-Norge
Innledning Det foreliggende dokument er styret i DIS-Norges forslag til DIS Norges kommunikasjonsstrategi for inneværende styreperiode. Dokumentet er av overordnet karakter, og er åpent for lokale justeringer i organisasjonen. Kommunikasjonsstrategien skal være et grunnlagsdokument for etablering av kommunikasjonsplan for DIS-Norge, og kan også være et verktøy for lokale lag som ønsker å etablere egne kommunikasjonsplaner. Styret skal også på sentralt hold følge opp arbeidet med denne strategien ved å etablere en kommunikasjonsplan for DIS-Norge med konkrete mål. Dokumentet skal anses som et strategisk ledelsesverktøy og bør forankres på Lederkonferansen 2010.
Bakgrunn DIS-Norge er Norges største forening for slektsforskere, med nær 9.000 medlemmer. Vi har eksistert i 20 år og har et godt utgangspunkt for å bli bedre kjent. Men i dag er DIS-Norge lite synlige og dårlig kjent i samfunnet. Organisasjonen opplever også en nedgang og stort gjennomtrekk i medlemsmassen, og har i dag ingen bevisst strategi for håndtering av disse utfordringene. DIS-Norge bør generelt bli en mer offensiv, synlig og inkluderende aktør. Styret ønsker at denne kommunikasjonsstrategien forankres hos de tillitsvalgte og de ansatte og bli et godt verktøy for å oppnå DIS-Norges mål.
Mål, visjoner og verdier DIS-Norges visjon er Vi gjør slektsforskning enklere. Foreningens formål er å skape et landsomfattende forum for slekts- og personhistorie hvor data og internett brukes som hjelpemiddel, spre kunnskap om dette og for øvrig stimulere til slektsforskning i Norge. Vi vet at vi har lykkes med vår strategi når DIS-Norge en synlige i mediebildet og at våre tillitsvalgte blir brukt som kilder eller eksperter i samfunnsdebatten. DIS-Norge skal også implementerer mål som i langt større grad er målbare, og benytte analyseverktøy. Det vil også være av verdi å definere ulike målgrupper som bør ha kjennskap til vår organisasjon, som eksempelvis slektsforskere, lokalhistorikere, skoler, biblioteker, arkiver, museer, kulturminneforeninger og offentlige og politiske myndigheter på sentralt og lokalt nivå. God intern kommunikasjon er en forutsetning for god ekstern kommunikasjon. Gruppen finner det derfor viktig å definere mål og verdier internt i organisasjonen. Gruppen anbefaler at DIS-Norge fremstår som en åpen og inkluderende organisasjon med rom for mangfold.
DIS-Norge i dag DIS-Norge har frem til 2010 ikke hatt noen form for kommunikasjonsstrategi og ingen overordnet plan for håndtering av media. Organisasjonen er lite synlig i samfunnet og i nyhetsbildet - og har ingen rutiner for medieskolering av tillitsvalgte. DIS-Norge er til stede på internett med egne nettsider, Facebook og Twitter, samt ymse blogger av personer med DIS-tilknytning, men mangler en overordnet strategi for bruk av disse kanalene. Det foreligger heller ikke tilstrekkelig informasjon på engelsk eller andre relevante språk for å imøtekomme behovet til fremmedspråklige potensielle medlemmer.
Styret ønsker å: Etablere skolering innen mediahåndtering, lesebrev-skriving og sosiale medier med tillitsvalgte som målgruppe. Utarbeide håndbok for kommunikasjonsarbeid i DIS-Norge (på bakgrunn av erfaringer fra en evt. skolering). Etablere fakta-ark/hand-outs med logo om organisasjonen og dens virksomhet for flere målgrupper (institusjoner, myndigheter og eksisterende/nye medlemmer). Etablere kortfattede argument-flak for tillitsvalgte til bruk innen mediahåndtering (som f. eks. gravminner, kirkebok-registrering eller andre relevante og aktuelle temaer). Etablere rutiner for publisering av aktuelle nyheter i forbindelse med aktiviteter. Etablere bildedatabase på et eksisterende system. Samordne retningslinjer for bruk av disnorge.no, Facebook, Twitter, blogger, Slekt & data, e-post og andre relevante kommunikasjonskanaler. Sette i gang et prøveprosjekt med fokus på alternative audiovisuelle mediekanaler, som YouTube og podkast (enkle opplæringsvideoer).
Benytte undersøkelser i større grad ( Slekt og data, preferanser på slekt eller data, medlemstilbud, dialog med medlemmer). Tilrettelegge for flere lokale seminarer og relevante forum. Etablere nettverk for tillitsvalgte som kan være ressurspersoner innen media/pr Etablere et system for rullerende medievakt (tillitsvalgte/ansatte, ukentlig/månedlig). Etablering av nyhetsbrev med fokus på aktiviteter i organisasjonen fra kontoret til lokallagslederne. Etablere en dynamisk kommunikasjonsplan for DIS-Norge for oppfølging av kommunikasjonsstrategien så raskt som mulig. Etablere en kommunikasjonsgruppe (på linje med andre etablerte undergrupper i DIS-Norge - strategisk, bestående av styrerepresentant, lokallagsleder og relevante ressurspersoner). Vurdere ansettelse av informasjonsmedarbeider for DIS-Norge. Forankre strategidokumentet på Lederkonferansen.