Kommentarer til vedtektsendringer 2013 for DIS-Hordaland

Transkript

1 Kommentarer til vedtektsendringer 2013 for DIS-Hordaland Hvorfor endringer? DIS-Norge, Slekt og Data (DISN) ønsker i mest mulig grad å standardisere distriktslagenes vedtekter. Kvaliteten hos enkelte lag har vært dårlig. DIS-Hordaland sine vedtekter har vært av de bedre og deler av denne er derfor benyttet i de nye standardvedtektene. Styret har mottatt standardvedtekter fra DISN og vi har tilpasset våre eksisterende så langt det er mulig mot standardvedtektene, og uten å fjerne våre vedtekters egenart. Derav det vedlagte forslaget til Årsmøtet for Generelt om endringene De foreslåtte vedtektsendringene vil medføre vedtekter som inneholder det tilnærmet det samme som de foregående - i en litt annen rekkefølge og med noe endring/tillegg i tekst hvor det er ansett som nødvendig. Generelle endringer er: Lokallag til Distriktslag DIS-Norge til DIS-Norge, Slekt og Data Generalforsamling til årsmøte Styrets innspill til endringer I styret er det vedtatt at gammel «3», ny «9 Nøytralitet» skal ha et tillegg om språknøytralitet. I samme paragraf skal det ytterligere klargjøres med hva man mener med økonomiske interesser. Slik det er angitt i våre vedtekter er det et hinder for at DIS- Hordaland eksempelvis ønsker å lage et tilsvarende program som DIS-Salten og DIS-Sør-Trøndelag har for salg vedrørende «Skifter i Salten» og «Trondheimsbasen.» Slik hindring har aldri vært intensjonen. «11 Opphør» må ha en klausul vedrørende testamentariske gaver. Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 1

2 I tabellen nedenfor er satt opp sammenligning gamle mot nye vedtekter. Tillegg og endringer er vist i rødt. Grå i gamle viser hele/deler av setninger/paragrafer som er erstattet. Gamle vedtekter 1 Lokallagets navn er DIS-Hordaland og er organisert som et lokallag av DIS- Norge. DIS står for Databehandling i Slektsforskning Nye vedtekter 1 Distriktslaget Distriktslagets navn er DIS-Hordaland og er organisert som et distriktslag av DIS-Norge, Slekt og Data. DIS står for Databehandling i Slektsforskning. Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene og være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer. Distriktslaget skal benytte samme kommunikasjonsprofil som DIS-Norge, Slekt og Data. 2 DIS-Hordalands formål er: å skape et lokalt forum for databehandling i slekts- og personalhistorie og spre kunnskap om dette. å stimulere slektsforskning i regionen. å organisere og koordinere medlemmenes arbeider i forbindelse med dataregistrering av genealogisk kildemateriale samt å stimulere slikt arbeid. 2 Formål DIS-Hordalands formål er å: Skape et lokalt forum for slekts- og personalhistorie hvor databehandling og internett benyttes som hjelpemiddel og spre kunnskap om dette. Stimulere slektsforskning i distriktet. Organisere og koordinere medlemmenes arbeider i forbindelse med dataregistrering av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeid. 4 Som medlem i DIS-Hordaland kan opptas privatpersoner. Alle medlemmer av DIS-Hordaland er automatisk medlem av DIS-Norge som også står for medlemsadministrasjonen. Innmelding oppnås enten ved: Skriftlig 3 Medlemskap Medlemskap i DIS-Norge, Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Medlemmet blir automatisk tilknyttet DIS-Hordaland basert på medlemmets bostedsadresse. Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 2

3 innmelding innlevert/innsendt til DIS-Hordaland eller ved innmelding via web-sidene til DIS-Norge/DIS-Hordaland. Utmelding skjer skriftlig på samme vis. Et etablert medlemskap kan strykes dersom kontingenten ikke er betalt ved forfall. Innmelding oppnås enten ved: Skriftlig innmelding innlevert/innsendt til DIS- Hordaland eller ved innmelding via web-sidene til DIS-Norge, Slekt og Data/DIS-Hordaland. Utmelding skjer skriftlig på samme vis. Et etablert medlemskap kan strykes dersom kontingenten ikke er betalt ved forfall. 5 DIS-Hordaland blir, som et lokallag av DIS-Norge, overført midler fra DIS- Norge i henhold til DIS-Norges vedtekter. DIS-Hordaland kan ved møte, kursvirksomhet og andre aktiviteter i tråd med lokallagets formål skaffe seg ytterligere inntekter. 4 Inntekter Medlemskontingenten i DIS-Norge, Slekt og Data kreves inn sentralt. DIS- Hordaland får overført midler basert på antall medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av landsmøtet i DIS-Norge, Slekt og Data. DIS-Hordaland kan ved møter, kursvirksomhet og andre aktiviteter i tråd med distriktslagets formål, skaffe seg ytterligere inntekter. 6 DIS-Hordaland ledes av et styre på minst 7 medlemmer. Styret konstituerer seg selv. Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder samt 3 andre styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme. Styret holder regelmessige møter. Over styrets forhandlinger skal det føres protokoll. Avskrift av protokollen skal sendes samtlige styremedlemmer og varamedlemmer. Styret forplikter foreningen utad ved underskrift av styrets leder og 1 styremedlem i fellesskap. Styret velger representant til ekstraordinere landsmøter i DIS-Norge. 5 Styret DIS-Hordaland ledes av et styre på minst 7 medlemmer. Leder velges av årsmøtet. Det øvrige styret konstituerer seg selv. Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder samt 3 andre styremedlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme. Styret holder regelmessige møter. Over styrets forhandlinger skal det føres protokoll. Avskrift av protokollen skal sendes samtlige styremedlemmer. Styret forplikter foreningen utad ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. Styret velger representant til ekstraordinære landsmøter i DIS-Norge. 7 6 Årsmøtet Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 3

4 Lokallagets virksomhet følger kalenderåret. Generalforsamlingen avholdes innen 1 mars og kunngjøres for medlemmer tilknyttet lokallaget med minst 6 ukers varsel. Forslag og saker som medlemmer tilknyttet lokallaget ønsker behandlet på generalforsamlingen må være styret i hende 1 januar. Innkalling med dagsorden og bilag gjøres tilgjengelig for medlemmene med minst 14 dagers varsel. Kopi av innkalling med møtedokumenter sendes samtidig til DIS- Norge. DIS-Norge har anledning til å delta med en representant. Representanten har talerett på generalforsamlingen. På generalforsamlingen er styret ansvarlig for at følgende saker fremlegges: Valg av møteleder og referent Styrets beretning om siste års virksomhet Regnskap for siste kalenderår med budsjettforslag for inneværende år Revisors beretning Styrets ansvarsfrihet Forslag fra medlemmer innkommet innen 1. januar Generalforsamlingen velger: 1. Styrets leder for 1 år 2. 3 styremedlemmer for 2 år 3. Revisor 4. En valgkomite på 2 medlemmer for 1 år 5. Representant til landsmøtet i DIS-Norge ( annenhvert år). Det bør også velges varamann. Ved forfall av de valgte Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen 1. mars og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel. Forslag og saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 4 uker før årsmøtet. Innkalling med dagsorden og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 2 uker før berammet årsmøte. Kopi av innkalling og møtedokumenter sendes samtidig til DIS-Norge, Slekt og Data. DIS-Norge, Slekt og Data har anledning til å delta med en representant. Representanten har talerett på årsmøtet. På årsmøtet er styret ansvarlig for at følgende saker fremlegges: Godkjenne fremmøtte representanter og registrere fullmakter Valg av møteleder og referent Styrets beretning om siste års virksomhet Regnskap for siste kalenderår med budsjettforslag for inneværende år Revisors beretning Styrets ansvarsfrihet Forslag fra medlemmer innkommet innen fristen Eventuelle vedtektsendringer Valg Årsmøtet velger: Styrets leder for 1 år 3 styremedlemmer for 2 år Revisor En valgkomite på 2 medlemmer for 1 år Representant til landsmøtet i DIS-Norge, Slekt og Data (i år med landsmøte). Det bør også velges varamann. Ved forfall av de valgte representanter kan styret velge ny representant uten at denne må Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 4

5 representanter kan styret velge ny representant uten at denne må velges av generalforsamlingen. Gjenvalg kan finne sted. Kommentar: Avsnittet er delt opp i flere setninger. Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinær generalforsamling. Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for inntil 1 annet medlem, for øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Skriftlig fullmakt skal være registrert hos møteleder i forkant av møtet. Medlemmer med utestående kontingent kan ikke stemme. Styret fungerer som fullmaktskomité. Referat sendes medlemmer tilknyttet lokallaget samt DIS-Norge senest 3 måneder etter generalforsamlingen. velges av årsmøtet. Gjenvalg av leder, styremedlemmer og andre tillitsvalgte kan finne sted. Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for inntil 1 annet medlem, for øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Skriftlig fullmakt skal være registrert hos møteleder i forkant av møtet. Styret fungerer som fullmaktskomité. Medlemmer med utestående kontingent kan ikke stemme. Referat kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget senest 3 måneder etter årsmøtet, samt sendes DIS-Norge, Slekt og Data. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet DIS-Hordaland skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte. Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan DIS-Norge, Slekt og Data innkalle til årsmøte. 10 Det kan dannes lokale grupper som er undergrupper av lokallaget. Navnet på gruppen blir DIS-Hordaland og lokalgruppens navn under. Standard retningslinjer for disse blir utarbeidet av styret. 7 Lokallag/grupper DIS-Hordaland kan opprette og oppta som medlemmer etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi. DIS-Hordaland kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett, og er ikke en egen juridisk enhet. Lokallagets og lokalgruppens navn skal som hovedregel være DIS- og geografisk område for lag/gruppe. De skal benytte samme kommunikasjonsprofil som DIS-Norge, Slekt og Data. Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til DIS-Norge, Slekt og Data skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet DIS-Norge, Slekt og Data. Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 5

6 DIS-Hordaland vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av DIS-Norge, Slekt og Data sitt styre. Styret i DIS-Norge, Slekt og Data skal godkjenne vedtatte retningslinjer. Styret i DIS-Hordaland har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag/grupper. 11 DIS-Hordaland som frivillig organisasjon bidrar ikke med støtte til generell registrerings og annet frivillig arbeid. 8 Økonomisk støtte DIS-Hordaland som frivillig organisasjon bidrar ikke med økonomisk støtte til generelt registrerings- og annet frivillig arbeid. 3 DIS-Hordaland er et nøytralt lokallag når det gjelder valg av software(slektsprogram) og hardware (maskintype) og har ingen økonomiske interesser i software og hardware m.v. DIS-Hordaland er religiøst og politisk nøytralt. 9 Nøytralitet DIS-Hordaland er et nøytralt distriktslag når det gjelder valg av programvare (slektsprogram) og maskinvare og har ingen økonomiske interesser hos program- og maskinvareleverandører. DIS-Hordaland er religiøst og politisk nøytralt. DIS-Hordaland er norsk språknøytral. 8 Endring av disse vedtekter kan kun besluttes av en generalforsamling med 2/3 flertall. Forslagene skal stå i innkallingen til generalforsamlingen. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av DIS-Norge. 10 Vedtektsendringer Endring av disse vedtekter kan kun besluttes av et årsmøte med 2/3 flertall. Forslagene skal stå i innkallingen til årsmøtet. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. 9 DIS-Hordaland kan oppløses ved forslag fremlagt og vedtatt på en generalforsamling, og uforandret fremlagt og vedtatt på en etterfølgende ekstraordinær generalforsamling når minst ¾ av de fremmøtte medlemmer på den ordinære og den ekstraordinære generalforsamling stemmer for 11 Opphør DIS-Hordaland kan oppløses ved forslag fremlagt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst ¾ av de fremmøtte medlemmer på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 6

7 oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom generalforsamlingene. I slike avsteminger godtas ikke fullmakter. Ved oppløsning av lokallaget forvalter DIS-Norge eiendelene i samråd med den siste generalforsamlingen. Ved oppstart av nytt lokallag innen 5 år skal eiendelene tilbakeføres til dette. måneder mellom årsmøtene. I slike avstemninger godtas ikke fullmakter. Ved oppløsning av distriktslaget forvalter DIS-Norge, Slekt og Data eiendelene i samråd med det siste årsmøtet. Testamentariske gaver/donasjoner skal følge testators intensjon. Ved oppstart av nytt distriktslag innen 5 år skal eiendelene tilbakeføres til dette. Kommentarer til vedtektsendringer DIS-Hordaland Side 7