HØRINGSUTKAST Strategi- og tiltaksplan for internkommunikasjon (2015-2018)
Innhold 1. Innledning..3 1.1 Formål... 3 1.2 Overordnede dokumenter... 3 1.3 Ansvar... 3 2. Visjon og mål... 4 2.1 Visjon... 4 2.2 Verdier... 4 2.3 Hovedmål... 4 2.4 Delmål... 4 2.5 Resultatmål... 4 2.6 Målgruppe... 4 3. Situasjonsanalyse... 5 3.1 Formelle kanaler... 5 3.2 SWOT- analyse... 6 3.2.1 Styrker...6 3.2.2 Svakheter...6 3.2.3 Muligheter...6 3.2.4 Trusler...6 4. Prinsipp og satsingsområder... 7 4.1 Kommunikasjonskanaler og samhandlingssystemer... 7 4.2 Fellesskap... 7 4.3 Roller og kompetanse... 7 5. Tiltak... 8 5.1 Tiltak kommunikasjons- og samhandlingssystemer... 8 5.1.1 Videreutvikling av ansattportalen...8 5.1.2 Implementere bruken av Lync...8 5.2 Tiltak fellesskap... 8 5.2.1 Produsere film...8 5.2.2 Fast reisedag for fylkesrådmannen...9 5.2.3 Påskjønnelse/oppmerksomhet...9 5.3 Tiltak roller og kompetanse... 9 5.3.1 Ta i bruk kompetansedatabase...9 5.3.2 Tverrfaglig oppgaveløsning...9 5.3.3 Kurs i Lync...9 6. Kostnadsoverslag... 10 7. Revidering og evaluering... 10 2
1. Innledning Kommunikasjon er ikke et mål i seg selv, men et middel for å nå målet. God internkommunikasjon er en forutsetning for at den eksterne kommunikasjonen skal fungere best mulig. De ansattes bidrag er avgjørende for at Oppland fylkeskommune (OFK) når sine mål. I en stor og kompleks organisasjon som OFK er god internkommunikasjon avgjørende for å levere gode resultater. For at vi skal lykkes i vårt oppdrag må vi kunne lære av hverandre og dra nytte av hverandres kunnskap. Kommunikasjon er nøkkelen til det. Gjennom en løpende, målrettet og helhetlig kommunikasjon, både på tvers og langs linjene, vil OFK sikre både engasjement, god kultur og intern læring. God internkommunikasjon er avgjørende for at de ansatte har tilstrekkelig kunnskap om fylkeskommunens virksomhet, og kan utføre sine oppgaver til det beste for befolkningen i Oppland. Det å bruke internkommunikasjon strategisk betyr at vi kommuniserer og samhandler på en måte som understøtter de målene OFK skal nå og bidra til å øke kvaliteten og effektiviteten i tjenenestene. Definisjon: Med internkommunikasjon mener vi all kommunikasjon (informasjonsflyt og utveksling av ideer og synspunkter) mellom ansatte internt i organisasjonen. Det kan dreie seg om kommunikasjon mellom enkeltpersoner og grupper på forskjellige nivåer og i ulike enheter eller deler av organisasjonen. 1.1 Formål Strategi- og tiltaksplanen skal være et verktøy for å sikre god kommunikasjon i hele organisasjonen, både på tvers og langs linjene. 1.2 Overordnede dokumenter Følgende dokumenter ligger til grunn for strategi- og tiltaksplanen for internkommunikasjon: Informasjons- og kommunikasjonsstrategi for Oppland fylkeskommune Oppland fylkeskommunes organisasjonspolitikk 1.3 Ansvar Alle ansatte har et felles ansvar for å sikre god internkommunikasjon. Ledere har et særskilt ansvar for å legge til rette for god internkommunikasjon. 3
2. Visjon og mål 2.1 Visjon «Mulighetenes Oppland» 2.2 Verdier Internkommunikasjonen er tuftet på de fem verdiene: Raushet Vi involverer og inkluderer hverandre og deler informasjon og kunnskap både gjennom formelle og uformelle kanaler. Vi framsnakker og synliggjør hverandres gode prestasjoner. Ansvarlighet Arbeidsgiver har ansvar for god opplæring og tilrettelegging. Arbeidstaker tar ansvar for å finne informasjon. Vi søker råd og kunnskap når det trengs, samtidig som vi kommuniserer aktivt for å drive godt og effektivt. Kreativitet Vi bruker tilgjengelige kommunikasjonskanaler og er åpne for nye måter å kommunisere på. Fleksibilitet Vi tilpasser måten vi kommuniserer på og velger kommunikasjonskanal slik at den passer budskapet og understøtter målet. Tillit Vi tror godt om hverandre og bygger kommunikasjonen vår på det. Vi har en åpen dialog og søker aktivt tilbakemelding. Vi viser personlig integritet og har mot til å si fra. Våre verdier blir til våre handlinger gjennom bevisst kommunikasjon. 2.3 Hovedmål Eierskap og felles forståelse for Oppland fylkeskommunes virksomhet og mål blant alle ansatte. 2.4 Delmål En lærende organisasjon med aktiv kunnskaps - og erfaringsdeling En åpen organisasjon der vi kan diskutere fritt og tørre å si fra Medarbeidere som tar ansvar for helheten Trygge ledere og medarbeidere som gir tydelige og konstruktive tilbakemeldinger Motiverte ansatte som samarbeider mot et felles mål Økt dialog og samhandling i og på tvers av alle deler av organisasjonen. 2.5 Resultatmål Økt kvalitet og effektivitet i tjenestene Et styrket omdømme både internt i fylkeskommunen og eksternt mot Opplandssamfunnet 2.6 Målgruppe Alle ansatte i Oppland fylkeskommune. 4
3. Situasjonsanalyse Det er nødvendig å kartlegge dagens situasjon for å kunne utarbeide en strategi- og tiltaksplan. Arbeidsmetoden som er valgt, er at gruppa for internkommunikasjon har vurdert nåværende situasjon gjennom en SWOT-analyse. Her har tilbakemeldinger fra ledersamling 22.11.2013 og internkommunikasjonsundersøkelsen fra 2011 vært viktige bidrag. Resultatene gir ikke et komplett bilde, men fungerer som et godt utgangspunkt for arbeidet med strategi og tiltak for internkommunikasjon. 3.1 Formelle kanaler Lederen Ansattportalen Oppland.no Skoleportalen (Fronter) E-post Brev Telefon Lync P360 Visma Møter Nyhetsbrev Sosiale media Videokonferanse Det er mange formelle møter og kanaler i OFK som setter store krav til hvordan vi håndterer, oppbevarer og videreformidler riktig informasjon til riktige mottakere internt og eksternt. I tillegg er det mange uformelle møter, internt i enheten og på tvers i organisasjonen, som er en viktig arena for løpende avklaringer og informasjonsutveksling. 5
3.2 SWOT- analyse SWOT-analyse er et verktøy for å få en rask oversikt over indre og ytre styrker og svakheter i en organisasjon. De fire bokstavene «SWOT» representerer forbokstaven i de engelske ordene Strengths (styrker), Weaknesses (svakheter), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). SWOT-analysen nedenfor er i forhold til internkommunikasjon. 3.2.1 3.2.2 Styrker Gode og enhetlige styringssystemer Ansattportalen (lett å finne informasjon dersom interessert) Godt og uformelt arbeidsmiljø Medarbeiderskapssamlinger Svakheter Stor organisasjon, med stor bredde i tjenesteproduksjon og fysisk avstand Kun innsikt i eget fagområde, manglende helhetstanke Ikke tilfredsstillende informasjon mellom fagenheter og skoler imellom Vet lite om hva andre enheter forventer av oss Mange ulike kanaler uten klare retningslinjer for bruken av disse Ikke flinke nok til å dele informasjon Varierende IKT-kompetanse 3.2.3 Muligheter Minske avstanden mellom sentraladministrasjonen og enheter ellers i fylket Styrke det faglige samarbeidet på tvers av enheter og organisasjoner Samhandlingssystemer (Lync, videkonferanse, osv) Kommunikasjonsavdelingen blir mer synlig og viser hva de kan tilby Bedre informasjonsdeling mellom enhetene 3.2.4 Trusler Manglende felles tilknytning til OFK/ lite vi-følelse Alle deler av organisasjonen ser ikke det samme behovet for å kommunisere eller samhandle Det snakkes negativt om fylkeskommunen og dermed egen arbeidsgiver 6
4. Prinsipp og satsingsområder Følgende hovedprinsipp ligger til grunn for internkommunikasjonen: OFK skal løfte fram menneskene i organisasjonen, bidra til økt samhandling og minske avstanden mellom de ulike delene av organisasjonen. Ut i fra situasjonsanalysen er det naturlig å dele internkommunikasjonen i OFK inn i tre områder. Dette er kommunikasjonskanaler/samhandlingssystemer, fellesskap og roller/ kompetanse. 4.1 Kommunikasjonskanaler og samhandlingssystemer I dette punktet ligger de kanaler og systemer som blir brukt til både enveis- og toveiskommunikasjon. Dette innebærer: ansattportalen skal være hovedkanal for internkommunikasjon bidra til god informasjonsflyt i og på tvers av enhetene sikre gode kommunikasjonskanaler og systemer som forenkler dialog og samhandling sikre god tilgjengelighet til regelverk og styringsdokumenter sikre hensiktsmessig og fornuftig bruk av de ulike kommunikasjonskanalene 4.2 Fellesskap I dette punktet ligger eierskap til OFK som arbeidsgiver. Dette innebærer: ha åpne og inkluderende prosesser skape felles forståelse for nåsituasjon, mål og strategier skape begeistring og vi-følelse ha innsikt og forståelse for andre enheters ansvar og oppgaver ha synlige ledere som er gode på kommunikasjon og motivering av ansatte 4.3 Roller og kompetanse I dette punktet ligger kommunikasjon rundt oppgaveløsning. Dette innebærer: ha tydelige rolleavklaringer synliggjøre og nyttiggjøre kompetanse (intern kompetanse skal sjekkes ut før innleie av eksterne konsulenter) sørge for tverrfaglig oppgaveløsning der det er naturlig gi ansatte god og tilstrekkelig opplæring i IKT Medarbeidere og ledere gis kompetanse i hvordan man kommuniserer målrettet og effektivt i ulike situasjoner (som f. eks. ved endringer og kriser) 7
5. Tiltak 5.1 Tiltak kommunikasjons- og samhandlingssystemer 5.1.1 Videreutvikling av ansattportalen Beskrivelse: OFK skal ha ny nettløsning våren 2015. I den forbindelse skal også ansattportalen gjennomgås og fornyes. Noen stikkord: Sørge for tilbakemelding fra de ansatte på hva de ønsker av stoff og innhold Enkel tilgang til interne dokumenter som reglement, rutiner og dokumentasjon Sørge for enkel tilgang til de verktøy de ansatte trenger i sitt daglige arbeid Legge ut relevante nyheter og artikler fra hele virksomheten Sørge for gode og utvidede søkemuligheter Vurdere muligheten for individuell tilpasning Synliggjøring av nettverksjobbing som angår hele virksomheten. Legge ut agenda for neste møte og referat etter møtet Synliggjøring av bakgrunn og arbeidserfaring av ansatte Få flere til å engasjere seg og bidra med stoff til ansattportalen Ansvar: Kommunikasjonsavdelingen i samarbeid med HR og IKT Tidspunkt: Klart til lansering av ny nettløsning juni 2015 5.1.2 Implementere bruken av Lync Beskrivelse: Lync er et telefoni- og samhandlingsverktøy som er integrert med Outlook. Systemet kan brukes til telefon, chat og videomøte. Formålet med Lync er å forenkle samhandlingen mellom ansatte og å redusere reisekostnader. Ansvar: IKT Tidspunkt: Våren/høsten 2015 5.2 Tiltak fellesskap 5.2.1 Produsere film Beskrivelse: Filmen skal vise OFKs virksomhet og ansatte og distribueres via sosiale media og nettside. Den skal lages på en måte som gjør at den blir interessant å se og dele av flest mulig. Formålet med filmen er å skape økt eierskap og fellesskapsfølelse blant de ansatte i OFK. Filmen skal også kunne brukes til eksterne formål og kunne vises under konferanser, seminar og møter. Ansvar: Kommunikasjon Tidspunkt: Høsten 2015 8
5.2.2 Fast reisedag for fylkesrådmannen Beskrivelse: Fylkesrådmannen innfører jevnlige besøk hos enheter utenfor sentraladministrasjonen skoler, tannklinikker og andre deler av OFK gjennom en fast reisedag en gang i måneden. Hensikten er tettere bånd mellom sentraladministrasjonen og enhetene utenfor gjennom gjensidig dialog. Ansvarlig: Fylkesrådmann Tidspunkt: Fra høsten 2015 5.2.3 Påskjønnelse/oppmerksomhet Beskrivelse: Alle ledere bør bli flinkere til å gi sine ansatte en påskjønnelse/ oppmerksomhet ved passende anledninger. Oppmerksomhet skaper en følelse av å bli sett og satt pris på. Eksempel på dette kan være blomster, sjokolade eller en fruktkurv. Enhetene/skolene bør bli flinkere til å markere positive hendelser/resultat internt. «Ringe i bjella» kan være et slikt tiltak. Ansvarlig: Alle ledere Tidspunkt: Umiddelbart 5.3 Tiltak roller og kompetanse 5.3.1 Ta i bruk kompetansedatabase Beskrivelse: Kompetansedatabase over alle ansatte i OFK oppdateres og tas i bruk. Den er søkbar på funksjon. Intern kompetanse skal sjekkes ut før innleie av eksterne konsulenter. Ansvarlig: Kommunikasjon i samarbeid med HR Tidspunkt: Høsten 2015/våren 2016 5.3.2 Tverrfaglig oppgaveløsning Beskrivelse: Ledelsen legger til rette for bruk av tverrfaglig sammensatte arbeidsgrupper i oppgaveløsningen der det er hensiktsmessig. Alle ansatte har et ansvar for å oppsøke kompetanse i kollegiet, og på tvers av enheter, når dette bidrar til bedre kvalitet. Dette bør sees opp mot etablert praksis og metodikk for team-, prosjekt- og nettverksarbeid. Ansvarlig: Leder og alle ansatte Tidspunkt: Våren/høsten 2015 5.3.3 Kurs i Lync Beskrivelse: Lync skal innføres som kommunikasjonskanal i hele OFK og de ansatte trenger opplæring i systemet. Det foreligger egen plan for dette arbeidet. Ansvarlig: IKT Tidspunkt: Våren/høsten 2015 9
6. Kostnadsoverslag Tiltak Kostnadsoverslag Ansvar Videreutvikling av ansattportalen 0-50 000 Kommunikasjon Implementere Lync Inngår i eksisterende budsjett IKT Produsere film 100 000 150 000 Kommunikasjon/HR Fast reisedag for fylkesrådmann Inngår i eksisterende budsjett Fylkesrådmann Påskjønnelse/oppmerksomhet Inngår i eksisterende budsjett Hver enhet Ta i bruk kompetansedatabase 0 HR Tverrfaglig oppgaveløsning 0 Hver enhet Kurs i Lync Inngår i eksisterende budsjett IKT 7. Revidering og evaluering Strategien for intern kommunikasjon skal revideres hvert 4. år (om ikke spesielle forhold tilsier annet). Infonettverket er ansvarlig. Revideringen bør være tema på Ledersamlingen. Tiltaksplanen lages for to år av gangen, og i forbindelse med evaluering/revidering kan det være aktuelt med involvering av hele eller større deler av organisasjonen gjennom en spørreundersøkelse for en avsjekk på hvordan tiltakene har virket og hvor man er i forhold til målene i strategien. 10