2017 Høgskulen på Vestlandet OU-programmet 2017 MÅLSETNINGER OG ORGANISERING MARIA STENE-JONASSEN
Innhold 1. Bakgrunn... 2 1.1 Fra fusjonsprogram til organisasjonsutviklingsprogram... 4 2. Prinsipper for organisering... 5 2.1 Rammer... 5 2.2 Sammensetning av prosjekt- og arbeidsgrupper... 5 2.3 Beslutningsstruktur... 5 3. Målsetning for OU-programmet... 7 4. Prosjekter og organisering... 7 4.1 Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi... 7 4.2 Prosjekt Samkjøring av utdanninger... 7 4.2 Prosjekt Fagleg og administrativ organisering Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser og Prosjekt Etablering av faglig nivå 3... 8 4.3 Prosjekt Administrative tenester og Forprosjekt Sikker Drift Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser... 9 4.4 Prosjekt Lærerutdanning... 9 4.5 Prosjekt Digitalisering... 10 4.6 Prosjekt Innplassering av ledere... 10 4.7 Endringsbilde 2017... 11... 12... 12... 12 5.0 Utkast til organisering av OU-programmet... 13 Utkast til organisering... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.0 Milepælsplan... 14 5.1 Første fase 2017... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1
1. Bakgrunn 01.01.17 etableres Høgskulen på Vestlandet (HVL), som følge av fusjonen mellom Høgskolen i Bergen, Høgskulen i Sogn og Fjordane og Høgskolen Stord/Haugesund. Til grunn for fusjonen ligger fusjonsavtalen, som skisserer ambisjoner og målsetninger for fusjonen. Fusjonsprosessen er inndelt i fire faser: Fase 1 Utgreiing NIFU-evaluering Avslutta med vedtak om fusjonsforhandlingar Fase 2 Forhandling Ordinær linjeorganisasjon Forhandlingsdelegasjonar Avslutta med fusjonsvedtak og kongeleg resolusjon Fase 3 Planlegging (interimsfase) Prosjektorganisasjon Interimsstyre Avsluttast med ny organisasjon 1.1.17 Fase 4 Implementering/utvikling av ny organisasjon Ny linjeorganisasjon Avsluttast 01.01.18 Organisasjonsutviklingsprogrammet (OU-programmet) er knyttet til fase 4: implementering/utvikling av ny organisasjon. I de foregående fasene er det gjort et stort arbeid knyttet til utredning av muligheter (fase 1), fremforhandling av felles mål, prinsipper og ambisjoner i fusjonsavtalen (fase 2) og planlegging av virksomheten ved den nye høgskolen (fase 3). Fase 3 ble organisert gjennom Fusjonsprogrammet, som skisserte en prosjektorganisasjon på tvers av de tre institusjonene. Prosjektene i Fusjonsprogrammet er: 1. Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi Delprosjekt Universitetsambisjonen 2. Prosjekt Fagleg og administrativ organisering Delprosjekt Leiing og fagleg organisering Delprosjekt Administrativ organisering 3. Prosjekt Administrative tenester Forprosjekt Sikker Drift 4. Prosjekt Lærarutdanning 5. Prosjekt Digitalisering 6. Prosjekt Innplassering av Leiarar Det henvises til Fusjonsprogrammet for en nærmere beskrivelse av de ulike prosjektenes organisering, mandater og leveranser. Dette dokumentet vil omtale overgangen fra fusjonsprogrammets tverrinstitusjonelle prosjektorganisasjon til den første prosjektorganisasjonen i HVL: OU-programmet. Dokumentet vil også skissere målsetninger for OU-programmet og oversikt over programorganisering. De færreste prosjektene i fusjonsprogrammet har sine leveranser klare til 01.01.17. Prosjektenes hovedleveranser kommer på ulike tidspunkt i 2017, som skissert i understående milepælsplan: 2
Milepælsplan HVL Fusjonsprogram Prosjekt 2016 2017 okt nov des jan feb mar apr mai P1 Prosjekt fagleg plattform, profil og strategi Faglige trekk ved HVL og visjon og faglige profiler til ny strategisk plan 2.gangs behandling Plan for gjennomføring av universitetsambisjonen P2 Prosjekt Fagleg og administrativ organisering 2-3 modeller for lederstruktur og faglig organisering Vedtak modeller Ulike modeller for administrativ organisering Vedtak modeller Funksjonsplaner administrative funksjoner P3 Administrative tjenester (Sikker Drift) Felles løsninger for områder som er virksomhetskritisk Dag 1 Felles prosesser innen administrative funksjonsområder, inkludert felles rutiner, avtaler og regelverk P4 Prosjekt Lærarutdanning Akkreditering GLU Lektorutdanning 8-13 ved HVL Arbeidsplassbasert masterutdanning ved HVL P5 Prosjekt Digitalisering Forprosjekt: Anbefale innretning av hovedprosjekt Oppstart hovedprosjekt P6 Prosjekt Innplassering av ledere Stillingsbeskrivelser faglig organisering Kartleggingssamtaler, vurdering rettskrav, utlysning og intervju Utlysning eksternt (bare på nivå 1 og 2 til sommeren 2017) Stillingsbeskrivelser administrativ organisering Kartleggingssamtaler, rettskrav, fortrinnsrettskonkurranser Utlysning internt Styrebehandling 24.11.2016 22.12.2016 19.01.2017 16.02.2017 15.12.2016 Styret HiB 01.01.2017 (Dag 1) 31.03.2017 Mai/Juni 2017 2016 Deloitte AS 1 3
Dette innebærer at oppfølgingen av arbeidet i de fleste prosjektene (etter ferdigstilte leveranser) vil videreføres enten i linjen i den midlertidige linjeorganiseringen eller innenfor rammene av OUprogrammet. Dette dokumentet vil bare omtale den oppfølgingen og utviklingen som skal skje innenfor rammene av OU-programmet. 1.1 Fra fusjonsprogram til organisasjonsutviklingsprogram Fusjonsprogrammet konsentrerer seg om å få på plass formalia og systemer for den nye organisasjonen, mens OU-programmet i stor grad vil handle om medarbeiderne og byggingen av den nye høgskolen. Det vil handle om oppfølging og implementering av styrets vedtak om profil, struktur og organisering: fylle boksene med innhold, utvikle felles prosesser, avklare hvem som skal være ledere for hvilke medarbeidere, fordele oppgaver og ressurser og starte arbeidet med samkjøring av utdanninger. Det er i den kommende fasen den reelle byggingen av den nye høgskolen gjennomføres, og med dette utvikles også samarbeidserfaringer, læring, deling og den kulturen som vil prege HVL i årene fremover. Dette er et stort og viktig arbeid som må igangsettes og støttes fra toppledelsen, og forankres både i bredden og dybden i organisasjonen. Tidsaspektet fra fusjonsvedtaket 9. juni 2016 til fusjonstidspunktet 1. januar 2017 har krevd en effektiv prosjektorganisering med fokus på resultater og hurtige avgjørelser. Arbeidet i Fusjonsprogrammet har således vært gjennomført av mindre prosjektgrupper (med unntak av Sikker Drift, som har involvert større deler av ansatte i administrasjonen ved de tre høgskolene). Prosjektgruppene har jobbet godt og effektivt med korte tidsfrister, og en har søkt å ivareta medvirkning gjennom bruk av fokusgrupper og åpne innspillsmøter i tillegg til formelle høringsrunder i institusjonene. Det er likevel kommet mange tilbakemeldinger om at det er behov for prosesser med større grad av involvering av medarbeiderne i videre faser av byggingen av HVL. Lederne for de ulike prosjektene i fusjonsprogrammet understreker også behovet for en justering av programorganiseringen i den kommende fasen, av ulike årsaker: Prosjektprosessene i fusjonsprogrammet har blitt opplevd som toppstyrt. Det er forståelse i institusjonene for at dette har vært nødvendig i fusjonsarbeidet så langt, men det er nå behov for å koble på dem som blir mest berørt av endringene i den videre prosessfasen. Det er svært klare tilbakemeldinger om dette, og det er klare forventninger til at det settes av nok tid i det videre arbeidet til at ansatte kan bidra til å bygge den nye institusjonen nedenfra. Arbeidet med oppfølgingen av prosjektleveransene vil kunne kreve en annen prosjektorganisering og prosjektledelse enn det det har vært behov for så langt i prosessen. Beslutningsstrukturen i fusjonsprogrammet har tidvis vært utydelig, slik at uenigheter på lavere nivåer i programorganisasjonen har kunnet forplantet seg oppover uten at det har blitt tatt tydelige avgjørelser i rett tid. Dette har vært en naturlig følge av at det har vært tre institusjoner som har samarbeidet på tvers i en fusjonsprosess, men beslutningsstrukturen må tydeliggjøres i den videre fasen i arbeidet. Prosjekt Administrative tenester og Delprosjekt Administrativ organisering har overlappende oppgaver og mandat, og det er behov for en tydeliggjøring/endring av dette. Prosjekt Digitalisering er ferdigstilt som forprosjekt innen utgangen av året, og det er behov for å etablere et hovedprosjekt som kan videreføre digitaliseringsarbeidet. Med tanke på omfanget av de oppgavene som skal løses innenfor rammene av organisasjonsprogrammet, og på disse oppgavenes karakter, er det derfor tilrådelig å etablere en 4
programorganisering som involverer medarbeiderne i større grad enn i tidligere faser i fusjonsarbeidet, og som imøtekommer tilbakemeldinger og erfaringer fra disse fasene. 2. Prinsipper for organisering 2.1 Rammer I fusjonsprogrammet er organisasjonsprogrammet kort beskrevet som fase 4, og er sagt å gjelde i perioden 01.01.17-01.01.18. Organisasjonsprogrammet vil dermed formelt gjelde fra fusjonstidspunktet 01.01.17, men vil «overta stafettpinnen» og videreføre arbeidet fra de ulike prosjektene i fusjonsprogrammet på ulike tidspunkt. Det vil altså være behov for flere prosjekter med ulik oppstart innenfor rammen av organisasjonsprogrammet. I den nye høgskolen vil det også være behov for kontinuerlig kvalitetsutvikling både på faglig og administrativ side, uten at dette bør gjøres i en prosjektorganisasjon. Det vil være hensiktsmessig at de nye lederne kan bidra til å utvikle den nye organisasjonen, og at mye av utviklingsarbeidet legges i de nye linjene. For å sette rammene for organisasjonsprogrammet må en derfor identifisere hva som bør utvikles og være på plass innen utgangen av 2017, og hva som kan utvikles i etterkant, når den nye linjen er i funksjon i sin helhet. 2.2 Sammensetning av prosjekt- og arbeidsgrupper I den kommende fasen av arbeidet er det svært viktig at de medarbeiderne som sitter tettest på de ulike prosessene og har nødvendig kompetanse, engasjeres i prosjektarbeidet. Karakteren på de oppgavene som skal løses vil i de fleste tilfeller kreve spesialkompetanse på de ulike feltene som skal kartlegges, gjennomgås, endres, utvikles eller implementeres. Det er derfor tilrådelig at fagmiljøene selv, både innenfor undervisning/forskning og innenfor administrasjonen, foreslår ressurser inn i de aktuelle prosjekt- og arbeidsgruppene i programmet. 2.3 Beslutningsstruktur Fra nyttår vil HVL ha en midlertidig linjeorganisering under et felles styre og med felles rektor (se organisasjonskart neste side). Den regionale ledelsen i den midlertidige linjeorganisasjonen fungerer på delegasjon fra rektor, og vil være ansvarlig for driften av HVL i 2017. I denne organiseringen ligger OU-programmet som en egen boks, med linje til rektor. OUprogrammet ledes av programleder, som vil ha det operative ansvaret for gjennomføringen av programmet. Programleder rapporterer til rektor, og møter i den midlertidige ledergruppen for HVL i relevante saker. Det er høgskolestyret som er prosjekteier, og som i henhold til UH-loven har beslutningsmyndighet i OU-programmet. Når programorganisasjonen er fullt beskrevet med roller og ansvar, må beslutningsstrukturen i programmet avklares for å sikre tydelige linjer og effektivitet i programorganisasjonen. For å sikre et godt beslutningsgrunnlag legges det også opp til konsulterende beslutningsprosesser i programorganisasjonen. Dette innebærer blant annet at man identifiserer hvem (rolle) som skal konsulteres i tilknytning til de ulike prosesser som utarbeides i prosjektene, og når disse skal konsulteres. Slik kan man, utover den kompetansen prosjektene har tilgjengelig i prosjekt- eller arbeidsgrupper, få inn viktige og relevante perspektiver fra øvrige medarbeidere, brukergrupper eller samarbeidspartnere på et tidlig tidspunkt i prosessene. For å få dette til må en på et tidlig tidspunkt i prosjektprosessen definere ulike prosesstrinn, samt hvem som skal konsulteres på de ulike trinnene. I tillegg til å bidra til et godt beslutningsgrunnlag, vil slike konsulterende beslutningsprosesser også bidra til økt medvirkning på et tidlig tidspunkt. 5
6
3. Målsetning for OU-programmet Den overordnede målsetningen med OU-programmet er å utvikle HVL som en felles institusjon. Dette innebærer en endring fra de tre linjeorganisasjonene som er flyttet inn «på rot» under felles ledelse, til en høgskole med gjennomgående og enhetlig linje i hele organisasjonsstrukturen. Videre innebærer det implementering og oppfølging av prosjektleveranser i Fusjonsprogrammet, utvikling av felles rutiner, regelverk og prosesser, samordning av studier og innplassering av ledere og medarbeidere i ny organisasjonsstruktur. 4. Prosjekter og organisering I dette avsnittet omtales overgangen mellom de ulike prosjektene i fusjonsprogrammet over i et OUprogram: hvordan dette kan gjøres og hvordan arbeidet i kommende fase kan organiseres. De ulike prosjektene har ulike behov, og bør håndteres på ulik måte. 4.1 Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi Fusjonsprogrammets prosjekt Faglig plattform, profil og strategi har en leveranse på faglig profil til styrebehandling i januar 2017. Prosjektet har også et delprosjekt som arbeider med universitetsambisjonen, og plan for gjennomføring av dette skal være klar i mai 2017. I tillegg har prosjektet som ledd i sin leveranse å utarbeide prinsipper for samkjøring av utdanningene. Prosjektet bør bestå i sin nåværende form til det har fullført alle sine leveranser. Det er behov for oppfølging av leveransene fra prosjektet i form av påfølgende strategiarbeid ved HVL. I en slik oppfølgingsfase vil det vil være viktig å sikre en kompetanseoverføring fra dagens prosjekt, samtidig som en sikrer en bredere forankring av strategiarbeidet i den nye høgskolen. 4.2 Prosjekt Samkjøring av utdanninger I forlengelsen av utarbeidingen av prinsipper for samkjøring av utdanninger i Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi, må det settes i gang en prosess med planlegging av hvordan denne samkjøringen skal gjennomføres. Kompetanseoverføring mellom Prosjekt Faglig plattform, profil og strategi må sikres inn i Prosjekt Samkjøring av utdanninger. Tidlig i prosessen må en ta stilling til hvilke utdanninger som bør samkjøres først og som kan fungere som piloter for det resterende arbeidet. Det kan f.eks. være nasjonale føringer som tilsier at noen studier bør prioriteres samkjørt foran andre, og ny ledelse bør være på plass før en går i gang med et større arbeid på dette området. Det kan være hensiktsmessig å etablere en arbeidsgruppe som kan utarbeide en slik plan for gjennomføring av dette arbeidet. Gruppen må settes sammen av medlemmer med god faglig og administrativ kompetanse, og bør etableres så raskt som mulig over nyttår. Siktemålet er å ha planen for gjennomføring klar til styrebehandling mars 2017, slik at arbeidet i pilotene kan startes umiddelbart etter vedtak. Dette arbeidet avhenger av leveranser i arbeidsgruppen som jobber frem et felles kvalitetssystem, og at det derfor er en forutsetning at det er tett kopling mellom de ulike arbeidsgruppene. Planen for samkjøring av de øvrige utdanningene kan justeres og videreutvikles i tråd med erfaringene fra pilotene. I selve gjennomføringsfasen kan en tenke seg en prosjektorganisering etter modell av Sikker Drift, hvor arbeidsgrupper med høy kompetanse på feltet opprettes, utfører arbeidet og legges ned etter hvert som oppgavene ferdigstilles. 7
4.2 Prosjekt Fagleg og administrativ organisering Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser og Prosjekt Etablering av faglig nivå 3 Prosjektet har i fase 3 to delprosjekter: Delprosjekt Leiing og fagleg organisering og Delprosjekt Administrasjon. Delprosjekt Leiing og fagleg organisering avslutter sin leveranse i januar 2017 (lederstruktur og faglig organisering), mens Delprosjekt Administrasjon har en leveranse i februar (administrativ organisering) og en planlagt leveranse i mai (funksjonsplaner for administrasjonen). I oppfølgingen av prosjektleveransene er det flere områder som må adresseres: 1. Utviklingen og etableringen av nivå 3. Det er forventninger i fagmiljøene til at det settes av nok tid til gode og involverende prosesser i dette arbeidet, og det er sendt ut en bestilling til ledergruppene i de tre institusjonene om å komme med forslag til hvordan en kan sikre god involvering og gode prosesser i denne fasen. Prosessen med utarbeiding av nivå 3 bør være klar til oppstart i løpet av januar 2017. Påtroppende dekaner bør være involvert i arbeidet med etablering av nivå 3. 2. Utarbeiding av funksjonsplaner for administrasjonen. Funksjonsplanene skal danne grunnlag for bemanningsplaner i administrasjonen, og utarbeidingen av funksjonsplanene må derfor skje på et svært grundig grunnlag. Noe av arbeidet kan bygge på arbeid som er gjort i arbeidsgruppene i Sikker Drift, men det vil være behov for en grundigere og mer nøyaktig kartlegging av oppgaver og prosesser for å kunne innplassere medarbeidere og etablere en velfungerende administrasjon. En slik kartlegging vil være et omfattende arbeid, som kan utgjøre første fase i et prosjekt, som bør startes så raskt som mulig etter nyttår. KA-Personal bør være involvert i arbeidet med å skissere opp en slik første kartleggingsfase. Selve funksjonsplanarbeidet kan ikke påbegynnes før modell for administrativ organisering er besluttet. Arbeidet med funksjonsplaner vil på mange områder overlappe med oppgaver som pr. i dag ligger i Prosjekt Administrative tenester, som også ville vært avhengig av å gjennomføre en kartlegging av arbeidsprosesser i forkant av utvikling av felles prosesser i den nye høgskolen. Det vil derfor være naturlig å se disse oppgavene i sammenheng, og legge dem inn i et felles prosjekt. En kan tenke seg at det etableres et Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser som videreføring av oppgaver som pr. i dag ligger i Delprosjekt Administrativ organisering og Prosjekt Administrative tenester. I tråd med de arbeidsoppgavene som ligger i oppfølgingen av leveransene fra begge delprosjektene, vil det være naturlig å endre prosjektorganisering og sammensetning av prosjektog arbeidsgrupper. Mye av arbeidet med kartlegging og utvikling av arbeidsprosesser krever detaljkunnskap innenfor ulike administrative områder. Kompetanse, heller enn representasjon, må derfor være en føring for prosjektdeltakelse samtidig som en sikrer øvrige viktige perspektiv gjennom konsulterende beslutningsprosesser i prosjektorganisasjonen. I arbeidet med kartlegging av administrative funksjoner og utarbeiding av funksjonsplaner og felles prosesser, kan en tenke seg en prosjektorganisasjon etter modell av Sikker Drift, hvor arbeidsgrupper med høy kompetanse på de aktuelle områdene feltet opprettes, utfører arbeidet og legges ned etter hvert som oppgavene ferdigstilles. Etter at Delprosjekt Administrativ organisering har levert modeller for administrativ organisering i februar 2017, vil det være hensiktsmessig å legge ned Prosjekt Fagleg og administrativ organisering i sin nåværende form og heller opprette to selvstendige prosjekter, Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser og Prosjekt Etablering av faglig nivå 3. Slik ivaretar en både: 8
videreføringen av arbeidet i Delprosjekt Leiing og fagleg organisering, som har sin siste leveranse (modeller for lederstruktur og faglig organisering) i januar 2017 leveranse 3 (utarbeiding av funksjonsplaner) i Delprosjekt Administrativ organisering leveransen i Prosjekt Administrative tenester (kartlegging av administrative prosesser og utvikling av nye, felles prosesser) Disse to prosjektene må ha tett dialog for å sikre en god og helhetlig organisering på nivå 3 (både faglig og administrativt). 4.3 Prosjekt Administrative tenester og Forprosjekt Sikker Drift Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser Som nevnt over vil det være naturlig å legge utvikling av felles prosesser i samme prosjekt som håndterer utvikling av funksjonsplaner, og disse oppgavene overføres dermed fra Prosjekt Administrative tenester til Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Prosjektorganisasjonen fra Sikker Drift med KA-grupper og arbeidsgrupper har høy kompetanse innenfor sine arbeidsområder, og det vil også være naturlig å bruke disse ressursene videre inn i arbeidet med å utvikle den nye høgskolen. Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser kan tilføres ytterligere ressurser og kompetanse ved behov. Det vil også være behov for å fullføre de leveransene som gjenstår i Sikker Drift, og Sikker Drift vil derfor bestå som prosjekt frem til disse leveransene er ferdigstilte. I tillegg vi det bli viktig å sikre god koordinering mellom de ulike administrative funksjonene i de tre linjeorganisasjonene som er flyttet inn «på rot» i HVL i 2017. Dette behovet vil være gjeldende frem til nye ledere er på plass i ny og enhetlig struktur. Den midlertidige linjeledelsen i 2017 vil være ansvarlig for koordineringen av implementering og drift i de tre linjeorganisasjonene «på rot» i tett dialog med rektor. Dette er et arbeid som ligger i linjen i den midlertidige organiseringen, og som dermed ikke handler om organisasjonsutvikling. Denne midlertidige linjeledelsen består blant annet av representanter for dagens Arbeidsutvalg for Sikker Drift (AU-SD), og vil være et viktig forankringsog koordineringspunkt mellom programorganisasjonen i OU-programmet og de tre linjeorganisasjonene «på rot» i HVL. Ressursene som inngår i dagens KA-grupper og arbeidsgrupper er tilsatte i de tre linjeorganisasjonene, og vil være viktige ressurser både i driften i 2017 og i utviklingen av nye prosesser i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. 4.4 Prosjekt Lærerutdanning Arbeidet i Delprosjekt Akkreditering av GLU er ferdigstilt, og det videre utviklingsarbeidet legges i linjen. Det er viktig at det tilføres administrative ressurser til arbeidet i linjen, da dette ikke ligger i den midlertidige linjen pr. i dag. Prosjekt Lærerutdanning videreføres til Delprosjekt Lærarutdanning 8-13 og delprosjekt Arbeidsplassbasertmasterutdanning har avsluttet sine leveranser. 9
4.5 Prosjekt Digitalisering Prosjekt Digitalisering har så langt vært et forprosjekt, som leverer sin rapport i desember 2016. Det er et ønske fra forprosjektet å gå over til hovedprosjekt så fort som mulig. Forprosjektet leverer forslag til hvordan hovedprosjektet bør organiseres, inkludert roller og prosjekt, i sin sak til styret 22.12.17. I forslag til hovedprosjekt er det tegnet inn forslag til tre prosjekt; 1. digital kultur og samhandling, 2. konsolidering og videreføring av IKT porteføljen og 3) Digitalisering i undervisning, læring og forskning. Det er også tegnet inn en prosjektgruppe og det er naturlig at denne gruppen jobber inn mot OU-programmet. Det er viktig at prosjektene får satt av tilstrekkelig tid til prosjektarbeidet. 4.6 Prosjekt Innplassering av ledere Prosjekt Innplassering av ledere omfatter i dag ivaretakelse av ledere på nivå 1 og 2, og drives av en ekstern leverandør, Agenda Kaupang. Det er behov for et prosjekt som også ivaretar ledere på nivå 3, og Prosjekt Innplassering av ledere må utvides til å omfatte dette. Regel- og rammeverk vil være det samme som man bruker i tilknytning til nivå 1 og 2, men det må vurderes om dette skal ivaretas av ekstern leverandør, eller om det skal etableres som et internt driftet prosjekt. 10
4.7 Endringsbilde 2017 Prosjekt Faglig plattform, profil og strategi Etter ferdigstilte leveranser i Prosjekt Faglig plattform, profil og strategi arbeides det videre med strategiutvikling i linjen. Arbeidet med universitetsambisjonen tas videre og integreres i alle deler av virksomheten. Nye ledere involveres i arbeidet, som må ha bred forankring for øvrig i HVL. Prosjektet har utarbeiding av prinsipper for samkjøring av utdanninger som ledd i sin leveranse. Arbeidet med slik samkjøring organiseres i prosjekt Samkjøring av utdanninger. Oppfølging av leveransene fra Fusjonsprogrammet til OU-programmet eller linjen kan illustreres slik 1 : Prosjekt Fagleg plattform, profil og strategi Videre arbeid med strategiutvikling. Universitetsambisjonen integreres. Prosjekt Samkjøring av utdanninger Prosjekt Fagleg og administrativ organisering og Prosjekt Administrative tenester Leveranser i Delprosjekt Leiing og fagleg organisering følges opp i Prosjekt Etablering av faglig nivå 3. Bred involvering av medarbeiderne er nødvendig i utviklingen av nivå 3. Videre leveranser i Delprosjekt Administrativ organisering (utarbeiding av funksjonsplaner) slås sammen med leveranser i Prosjekt Administrativ organisering (kartlegging og utvikling av felles administrative prosesser) i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Sikker Drift ferdigstiller sine planlagte leveranser. Driftsoppgaver følges opp og koordineres i den midlertidige linjeorganisasjonen. Utviklingsoppgaver legges inn i Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser. Mange av de samme ressursene fra SD vil være ressurser inn i Prosjekt Administrative funksjoner og Prosjekt Fagleg og administrativ organisering Delprosjekt Leiing og fagleg organisering Delprosjekt Administrativ organisering Prosjekt Administrative tenester Forprosjekt Sikker Drift Prosjekt Etablering av faglig nivå 3 Prosjekt Administrative funksjoner og prosesser Koordinering og drift i linjen 1 Blå farge på boksen = prosjekt i fusjonsprogrammet Oransje farge på boksen = prosjekt i OU-programmet Grå farge på boksen = oppfølging i linjen 11
Prosjekt Lærerutdanning har allerede ferdigstilt det første av sine delprosjekter, Akkreditering av GLU, som tas videre i en midlertidig organisering. De to øvrige delprosjektene ferdigstiller sine leveranser, og oppfølging av disse skjer i linjen. Prosjekt Lærarutdanning Oppfølging i linjen Prosjekt Digitalisering etableres som et hoveprosjekt innenfor rammene av OU-programmet på bakgrunn av forprosjektets arbeid. Forprosjekt Digitalisering Hovedprosjekt Digitalisering Prosjekt Innplassering av ledere Prosjektet ferdigstiller sin planlagte leveranse med innplassering og ivaretakelse av ledere på nivå 1 og 2. Prosjektet må utvides til å omfatte innplassering og ivaretakelse av ledere på nivå 3. Det må vurderes hvorvidt dette skal skje gjennom bruk av ekstern leverandør som pt. gjennomfører prosessen for ledere på nivå 1 og 2, eller om det skal etableres et internt prosjekt som gjennomfører denne prosessen for ledere på nivå 3. Prosjekt Innplassering av ledere 12
5.0 Utkast til organisering av OU-programmet 13
6.0 Milepælsplan Det må lages milepælsplan for 2017 basert på eksisterende planer og nye prosjekt med tilhørende leveranser. Nedenfor er et eksempel. 14
15
6.1 Første fase 2017 Det er flere prosjekter i OU-programmet som vil være avhengig av en tidlig start på arbeidet i 2017. Det betyr at første fase av arbeidet bør startes så raskt som mulig over nyttår, før prosjektene formelt er etablert. Dette gjelder: Planlegging av prosessen med etablering av faglig nivå 3 Igangsetting av arbeid med kartlegging av administrative prosesser som grunnlag for funksjons- og bemanningsplaner Planlegging av prosessen for samkjøring av utdanninger Det bør derfor så raskt som mulig gå ut en bestilling til faglige og administrative miljøer om å spille inn forslag til navn på personer som bør sitte i arbeidsgrupper for å planlegge dette arbeidet. 16