MØTEINNKALLING Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 4/2011 Møtested: Styrerommet 2.etg Mørkvedgården Dato: 15.09.2011 Tidspunkt: 08:30-10:30 Innkalling går til: Navn Funksjon Representerer Elisabeth Sletten Leder SOB Grete Lysfjord Nestleder Rektoratet Kiron Viswanath Medlem FBA Sveinung Horverak Medlem FSV Erlend Bullvåg Medlem HHB Arne Fjalstad Medlem PHS NN Medlem SoB NN Medlem SoB NN Medlem SoB NN Medlem SoB NN Medlem SoB NN Medlem SoB Bente Larsen Medlem SSIB Hilde Åsheim Observatør SSIB Siv-Anita Eriksen Observatør SoB Erik Gaukerud Observatør IT Arne Martin Svartnes Observatør Drift Heidi Pedersen Observatør UBiN Per-Arne Imøy Observatør HMS Jan Atle Toska Direktør SFA Godkjenning av innkalling og saksliste. Godkjenning av protokoll fra forrige møte. Elisabeth Sletten Utvalgsleder Side 1
Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 29/11 Godkjenning av protokoll 3/11 VS 30/11 VS 31/11 Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland 2011-2012 Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat VS 32/11 Evaluering av studentassistentordninga våren 2011. VS 33/11 Fremdriftsplan høsten 2011 for handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer VS 34/11 LMU-forum ved Universitetet i Nordland 25.oktober 2011 VS 35/11 VS 36/11 Referat fra årlig møte om kvalitetssystem/rammekvalitet for Studiested Rana og Studiested Stokmarknes Referat fra dialogmøte IT VS 37/11 Referat Studenttinget 5/2010-23. mars 2011 VS 38/11 Avviksmeldinger per august 2011 Side 2
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 29/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2010/428/ Vedtakssak: Godkjenning av protokoll 3/11 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 3/11 den 12.05.11. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 3
SAKSUTREDNING Sak: Godkjenning av protokoll 3/11 Saksbehandler: Synne Pettersen Vedlegg Protokoll for møte 3/11 den 12.05.11. Side 4
MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 3/2011 Møtested: Styrerommet, 2. etg. Mørkvedgården Dato: 12.05.2011 Tidspunkt: 08:30 10.30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Berit Skorstad LEDER Rektoratet Frode Kjærland MEDL HHB Grete Lysfjord MEDL FBA Axel Viefers MEDL SoB Linn Scherffenberg MEDL SoB Terje Cruickshank MEDL SoB Erik Gaukerud OBSERV IT Arne Martin Svartnes OBSERV Drift Forfall: Navn Funksjon Representerer Pål Gunnar Willumsen MEDL SoB Ann-Gøril Hugaas MEDL PHS Terje Halvorsen MEDL FSV Bente Larsen MEDL SSIB Anna Cecilie Jentoft MEDL SoB Morten Bergheim MEDL SoB Andre: Navn Funksjon: Representerer Solveig Breivik Vara Ann-Gøril Hugaas/PHS Bente Rød Larsen Vara Terje Halvorsen/FSV Hilde Åsheim Vara Bente Larsen/SoB Jan Atle Toska Direktør SF-avd Monica Brobakk Saksbehandler SF-avd Thorbjørn Aakre Saksbehandler PU-avd Innkallingen ble godkjent Sakslisten ble godkjent Synne Pettersen Sekretær Side 5
Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 18/11 Godkjenning av protokoll 2/11 VS 19/11 Møteplan for Læringsmiljøutvalget høsten 2011 VS 20/11 VS 21/11 VS 22/11 VS 23/11 VS 24/11 VS 25/11 Forslag til etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland Bruk av sosiale medier ved Universitetet i Nordland Status studentassistentordninga ved Universitetet i Nordland Nye internettsider for læringsmiljø ved UiN Rapport fra Internasjonalt kontor vedrørende beredskap Japan mars 2011 Orientering fra Nasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø VS 26/11 Referat Studenttinget 4/2010-2. mars 2011 VS 27/11 Avvikmeldinger 2010 - Status etter purring VS 28/11 Avviksmeldinger per mai 2011 VS 18/11 Godkjenning av protokoll 2/11 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 2/11 den 10.03.11. Vedtak: Læringsmiljøutvalget godkjenner protokollen fra forrige møte 2/11 den 10.03.11. VS 19/11 Møteplan for Læringsmiljøutvalget høsten 2011 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2011: Torsdag 15. september (før styremøte 12. oktober) Torsdag 27. oktober (før styremøte 16. november) Torsdag 24. november (før styremøte 14. desember) Vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar følgende møteplan for høsten 2011: Torsdag 15. september (før styremøte 12. oktober) Torsdag 27. oktober (før styremøte 16. november) Torsdag 24. november (før styremøte 14. desember) Side 6
VS 20/11 Forslag til etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer før saken legges fram for styret Behandling: Saksbehandler og prorektor orienterte. Retningslinjene inngår som del av kommende etiske retningslinjer for UiN. Vi har klare regler for forskning og statsforvaltning, men har manglet for undervisning og veiledning. Retningslinjene er ikke knyttet til sanksjoner, men er ment veiledende og bevisstgjørende. Til punkt 2.1 om respekt Studentrepresentant kommenterte at det kan være nyttig å påpeke forventninger til studenten i undervisningssammenheng: komme presis, ikke bråke, respekt for foreleser og medstudenter. Til punkt 2.3 om doble relasjoner: Diskusjon rundt forhold mellom lærer og student på Facebook. Utvalget mener det er vanskelig å lage regler men greit og nyttig å tydeliggjøre problematikken, slik at hver og en kan ta mer bevisst valg i forhold til hvordan man kommuniserer mellom ansatte og studenter. Til punkt 4.1. om faglig redelighet: Utfordrende med produksjon av datamaterialer, for eksempel i forbindelse med labøvelser hvem eier dataene? Det ble foreslått å bruke begrepene foreleser og veileder gjennomgående i teksten. Det ble også foreslått endringer i enkelte avsnitt, merket med kursiv: 2.1. Respekt:. Angrep på medstudenter som kan oppfattes som trakassering eller angrep på studentens verdighet skal ikke tolereres og bør derfor varsles. Under kommentarer i samme avsnitt:.. Varsling av slik adferd kan gjøres overfor studenttillitsvalgte og/eller nærmeste fagansvarlig, eller videre til rådgivningstjenesten. Når man ikke fram, kan dekan varsles. Vedtak: Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med etiske retningslinjer for undervisning og veiledning ved Universitetet i Nordland, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer før saken legges fram for styret VS 21/11 Bruk av sosiale medier ved Universitetet i Nordland Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med anbefalinger i forhold til bruk av sosiale medier, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer for Universitetet i Nordland før saken legges fram for styret. Behandling: Side 7
Saksbehandler og prorektor orienterte. Råd for bruk av sosiale medier skal inn i de generelle etiske retningslinjene for Universitetet i Nordland. Det er tenkt at alle relevante retningsliner for studentene skal samle på en egen side på den nye nettsida vår. Etter innspill fra IT ønsker utvalget å endre i vedtakslyden fra sosiale medier til digitale medier for også å omfavne bruk av e-post. Forslag om å kalle disse tipsene til kommunikasjon i digitale medier for nettvett. I samhandling ansikt-til-ansikt mellom mennesker suppleres innholdet i det vi sier med kroppsspråk, og man korrigerer adferd og tale etter omgivelsenes direkte reaksjon. Dette fungerer ikke på samme måte i digitale medier, så det er viktig å poengtere for folk at de må være kritiske til hva de skriver i digitale medier. Budskap forsterkes i skrift viktig å være bevisst dette. PHS har sett seg nødt til å poengtere nettvett overfor studenter etter saker med spredning av bilder og informasjon fra praksis blant annet på Facebook. Studentene korrigerer imidlertid også hverandre i digitale medier. Utvalget er samstemte i at det er viktig å ha skriftliggjorte regler for praksis ved UiN. Dette må være en kontrakt mellom UiN og den enkelte student. Vi har et lovverk å forholde oss til, og det er viktig at studentene er bevisste dette og på andre sosiale og etiske aspekter av å kommunisere i digitale medier. I følge studentrepresentant tror mange praksissteder at studenten har skrevet under for eksempel taushetserklæring gjennom UiN, noe som ikke alltid stemmer. Innspill fra studentrepresentant om at kulepunktene i saksfremlegget samles og at informasjonen i teksten til læringsmiljøutvalget fjernes ved utarbeidelse av endelige nettvettråd. Vedtak: Læringsmiljøutvalget støtter arbeidet med anbefalinger i forhold til bruk av digitale medier, og ber om at utvalgets innspill som framkom i møtet innarbeides i de samlede etiske retningslinjer for Universitetet i Nordland før saken legges fram for styret. VS 22/11 Status studentassistentordninga ved Universitetet i Nordland Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget ser viktigheten av å beholde studentassistentordninga, og ber studie- og forskningsadministrasjonen om å jobbe videre med saken, jf saksfremlegget og innspill som framkommet i møtet. Behandling: Saksbehandler gjorde rede for saken og det fremlagte forslag til tiltak for å få flere studenter til å ta del i studentassistentordninga. Studentassistentordninga er tatt inn i handlingsplan for LMU og at tilbudet er et lavterskeltilbud for absolutt alle som har behov. Utfordringen er å få studentene til å bruke ordninga. Side 8
Prorektor kommenterte at å lage et prosjekt for en masterstudent kan være nyttig på flere områder: bygge opp kompetanse, kartlegge behov og mulig bruk av pengene, gjennomføre selv utviklingen av ordninga og for masterstudenten å ha et tema for masteroppgaven sin. SF-direktør orienterte om at det i studie- og forskningsavdelingenes budsjett ikke kommer til å settes av midler til å øke stillingen. Dette pga andre pressområder mht personalressurser. Pengene vi har fått tildelt i 2011 er fristilt til SSIB for å bruke på andre tiltak, for eksempel psykologordningen. Det er likevel mye midler fra 2009 og 2010 å bruke opp. Det ble fremmet spørsmål om hvordan ordningen er markedsført. Studentrådgiver svarte på dette: gjennom flyer i velkomstpakken til nye studenter, på plakater på campus og gjennom informasjon på møter. Det ble påpekt at studenter nok ikke ønsker å søke om studentassistent, da dette sees på stigmatiserende og noe de ikke vil identifisere seg. Viktig å ikke gjøre dette til en ordning med fokus på problemer og stigmatiserende, samt å gå ut bredt mht markedsføring og målgruppe. Vedtak: Læringsmiljøutvalget ser viktigheten av å beholde studentassistentordninga, og ber studie- og forskningsadministrasjonen om å jobbe videre med saken, jf saksfremlegget og innspill som framkommet i møtet. VS 23/11 Nye internettsider for læringsmiljø ved UiN Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar å lage nye internettsider for læringsmiljø ved UiN som en del av at det i 2011 skal publiseres nye nettsider for Universitetet i Nordland, og i tråd med tiltak i Handlingsplan for Læringsmiljøutvalget 2009 2013. Studie- og forskningsdirektør bes om å følge opp arbeidet videre etter innspill til innhold som framkommet i møte. Behandling: Saksbehandler orienterte om at tydeliggjøring av nettsidene for LMU og læringsmiljø er vedtatt som et tiltak i Handlingsplan for LMU 2009 2013. Videre ble det gått gjennom forslag til innhold som framkommet i saksfremlegget. Studentrepresentant ønsket tiltaket velkomment og kommenterte viktigheten av å være synlig på nettsidene da den gjengse student ikke vet at utvalget eksisterer. Representant fra HHB kommenterte at det er viktig at sidene blir oversiktelige og lett å lete seg fram til, samt at det ikke blir lagt ut for mye informasjon. Studentrepresentant foreslo å legge ut FAQ (spørsmål og svar), samt å ha med bilder på kontaktpersoner. Vedtak: Læringsmiljøutvalget vedtar å lage nye internettsider for læringsmiljø ved UiN som en del av at det i 2011 skal publiseres nye nettsider for Universitetet i Nordland, og i tråd med tiltak i Handlingsplan for Læringsmiljøutvalget 2009 2013. Studie- og forskningsdirektør bes om å følge opp arbeidet videre etter innspill til innhold som framkommet i møte. Side 9
VS 24/11 Rapport fra Internasjonalt kontor vedrørende beredskap Japan mars 2011 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. Behandling: Saksbehandler orienterte. Første møte i arbeidsgruppa for kriseberedskapsplan holdes i slutten av mai. Behovet for planen ble aktualisert ved tsunamien som traff Japan i april, med konsekvenser for våre utvekslingsstudenter både i og fra Japan. Internasjonalt kontor tok kontakt med alle studentene etter at katastrofen hadde inntruffet. Da UD anmodet nordmenn om å reise hjem, fulgte rektor opp med å be våre norske studenter komme hjem. Etter hjemkomst ble det debriefing med studentene og jobbing for å finne løsninger ift faglige forsinkelser pga avbrutte studier i Japan. For de japanske studentene fulgte ISU/SoB opp disse. UiN/SoB donerte også penger til Røde Kors sin innsats i Japan etter tsunamien. Internasjonalt kontor fant det utfordrende å forholde seg til media, som til dels var veldig aggressive i forhold til å få kontaktinformasjon til studenter og foresatte. Problematisk at studenter i en krisesituasjon skal måtte forholde seg til pågående media. Dette er spilt inn til MIA. Diskusjon rundt temaet anmode kontra kreve at studenter vender hjem. Hvis det blir opp til den enkelte student å bestemme dette kan det bli vanskelig å veie risikoen ved å bli opp mot konsekvensene av avbrutte studier. Det er også uklart hvilket økonomisk ansvar UiN har om vi krever at studentene returnerer. Uansett er studentene i en sårbar situasjon og vi må tydeliggjøre at de skal forholde seg til beredskapsplan og anmodninger fra oss. Det er flere hensyn å ta, også til pårørende. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar rapporten til orientering. VS 25/11 Orientering fra Nasjonal konferanse om inkluderende læringsmiljø Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Behandling: Studentrepresentant Linn Scherffenberg, som deltok på konferansen, orienterte. Veldig lærerikt og godt organisert konferanse. Lagt opp i parallelle sesjoner og de tre representantene fra UiN prøvde å spre seg på flere sesjoner. Varierende grad av praktisk og teoretisk innhold, og et inspirerende avslutningsforedrag. Eller fint hotell, god mat og en fin by å besøke. Anbefalte at LMU fortsetter å sende studenter til konferansen også i framtida. I samtale med IT-ansatte fra andre institusjoner, kom det fram at disse fant konferansen svært nyttig for deres arbeid. De fikk selv et eierskapsforhold til sakene og ble ikke bare fortalt hva de skal gjøre av andre som har vært på konferansen. Også Drift og ansatte for elektronisk innlevering av eksamen kunne finne et slikt seminar nyttig. Side 10
Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 26/11 Referat Studenttinget 4/2010-2. mars 2011 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Behandling: Som det framgår av referatet fra Studenttinget refererer studentrepresentantene fra saker som er behandlet i Læringsmiljøutvalget. Studentrepresentantene ser ikke behovet for å legge fram LMU-protokollen i sin helhet for Studenttinget, men heller å orientere om saker muntlig fra protokollene og hva som er diskutert i møtene i LMU. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 27/11 Avvikmeldinger 2010 - Status etter purring Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: Saksbehandler orienterte. PUA har purret på 6 avviksmeldinger fra 2010 som ikke var fulgt opp. Fikk umiddelbart svar på 4 av dem, mens 2 fremdeles står ubesvart. Prorektor kommenterte overfor representant fra aktuell enhet at disse må besvares, slik at alle avviksmeldinger for 2010 skal være besvarte. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering VS 28/11 Avviksmeldinger per mai 2011 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Behandling: Saksbehehandler orienterte om sakenes status. Drift har etter saksfremlegget ble skrevet besvart 7 meldinger. Det står nå på nettsida at forhold rundt vedlikehold bør meldes til Drift direkte på e-post og ikke gjennom avvikssystemet, for å få raskere behandling av saken. Ellers ble følgende forhold/meldinger kommenterte: IT kom med orientering i forhold til de mange henvendelsene rundt IT: PCer og nettverk som er nede vil skje fra tid til annen viktig å melde tilbake direkte til IT. Orakeltjenesten skal overtas av de ansatte, styrkes med én stilling og det er omorganisering på gang. Side 11
Trådløsnettet skal det jobbes med i sommer, det skal bygges parallellnett med dagens nett, og man bruker mye penger på å øke hastighet og kapasitet. Det jobbes med utvikling av eduroam: en løsning for å kunne bruke sin UiN-konto ved flere andre utdanningsinstitusjoner. Representant fra HHB påpekte erfaringer på fakultetet om at en henvendelse direkte til Drift ikke alltid fører til en effektiv løsning. Drift pekte på ressurskapasitet i egen enhet. Drift får innmeldt store mengder saker, og må daglig gjøre vurderinger og prioritere hva som er viktigst av de innmeldte forholdene. Oppbygging av UiN har hatt veldig fokus på det faglige, ikke teknisk-administrative forhold. IT opplever mye av det samme. Det blir flere studenter og ansatte, og it-systemene blir flere og mer komplekse, uten at ressursene er styrket. Sak 20/11: SF-direktør mener dekan ved PHS løfter en viktig problemstilling utfordringer i kommunikasjonen mellom fellesadministrasjonen og fakultetene. Studentrepresentant påpeker at kommunikasjon også er temaet i sak 23/11, da mellom studenter og ansatte. Sak 34/11: er det et problem at unger skater og leker på uteområdene våre? Utvalget mener at både barn, unge og voksne bør få bruke området rundt universitetet som en del av sitt nærmiljø, men er det selvsagt ikke ok om det utføres hærverk. Campus bør være et område med liv og røre. Drift orienterte om at det er planer om å bygge en skateramp ved Mørkved Handelssenter, samt å lage samarbeidsforum for samhandling i nærmiljøet. Vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering Side 12
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 30/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2008/64/012.08 Vedtakssak: Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland 2011-2012 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget for studieåret 2011-2012 konstituerer seg. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 13
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Konstituering av læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland 2011-2012 Synne Pettersen Mandat Læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Nordland er et organ som er utnevnt av universitetets Styre for å bidra til at studentenes fysiske og psykiske læringsmiljø ved institusjonen er forsvarlig ivaretatt ut fra hensyn til helse, sikkerhet og velferd, jf Universitets- og høgskoleloven 4 3. Læringsmiljøutvalgets rolle og funksjon er av Styret nærmere bestemt i Mandat for Læringsmiljøutvalget, som presenteres i egen sak. Universitetets læringsmiljøutvalg består av representant for rektoratet, representanter for de 4 fakultetene, 6 representanter for studentene og i tillegg 1 representant for Studentsamskipnaden. I tillegg er det observatører fra Studentsamskipnaden, Studentorganisasjonen, Universitetsbiblioteket, HMS, IT og Drift. Studie- og forskningsdirektør har sekretariatsansvaret for Læringsmiljøutvalget. Studentene velger nye representanter til Læringsmiljøutvalget hvert studieår. Studieåret 2011 2012 I følge mandatet skal leder for Læringsmiljøutvalget velges hvert år vekselvis fra institusjonens og studentenes representanter. For studieåret 2010 2011 hadde institusjonen dette ledervervet. For studieåret 2011 2012 skal dermed studentene overta dette vervet. Tidligere praksis har vært at studentleder innehar lederrollen på institusjonens vegne, og slik foreslås også for 2011 2012. Studentene velger sine 6 representanter til LMU i Studenttingsmøte onsdag 14. september. Navnene på representantene offentliggjøres dermed i møtet. For studieåret 2011-2012 består universitetets Læringsmiljøutvalg av følgende: Elisabeth Sletten (studentleder), utvalgsleder Grete Lysfjord (prorektor undervisning), nestleder Kiron Viswanath (prodekan FBA) Sveinung Horverak (prodekan FSV) Erlend Bullvåg (prodekan HHB) (representant PHS presenteres i møtet) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) NN (representant for Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) Bente Larsen (direktør Studentsamskipnaden i Bodø, SSiB) Side 14
Følgende er faste observatører for utvalget: Hilde Åsheim (sosialrådgiver i Studentsamskipnaden i Bodø) Siv- Anita Eriksen (organisasjonskonsulent, Studentorganisasjonen i Bodø, SoB) Heidi Pedersen (UBiN) Erik Gaukerud (IT) Arne Martin Svartnes (Drift) Per Arne Imøy (HMS) Følgende er vararepresentanter for utvalget: Ellen Sirnes (FBA) Hanne Thommesen (FSV) Tom Andre Steffensen (HHB) (vara PHS presenteres i møtet) Kjell Pedersen (SSIB) NN (1. vara SoB) NN (2. vara SoB) NN (3. vara SoB) NN (4. vara SoB) NN (5. vara SoB) NN (6. vara SoB) Side 15
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 31/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2008/64/012.08 Orienteringssak: Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat Innstilling til vedtak: Læringsmiljøet tar saken til orientering. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 16
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Læringsmiljøutvalget - lovforankring og mandat Synne Pettersen Bakgrunn Ved første møte i LMU ved nytt studieår, orienterer studie- og forskningsdirektøren om utvalgets lovforankring og mandat. Dette danner retningslinjene for utvalgets rolle og hvilket fokus utvalget skal ha i sitt arbeide. Ved dette studieårets start har vi ikke bare nye studentrepresentanter, men også nye dekaner/prodekaner i utvalget. Til medlemmene og observatørenes informasjon presenteres her LMU sin forankring i lovverk og mandat gitt av Styret. Lovforankring Universitets- og høgskoleloven sier følgende om læringsmiljøutvalg: 4-3. Læringsmiljø (1) Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. (2) Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd. I utformingen av det fysiske arbeidsmiljøet skal det, så langt det er mulig og rimelig, sørges for a) at lokaler, adkomstveier, trapper mv. er dimensjonert og innredet for den virksomhet som drives. b) at lokalene har gode lys- og lydforhold og forsvarlig inneklima og luftkvalitet. c) at lokalene blir vedlikeholdt og er rene og ryddige. d) at lokalene er innredet slik at uheldige fysiske belastninger for studentene unngås. e) at virksomheten er planlagt slik at skader og ulykker forebygges. f) at tekniske innretninger og utstyr er forsynt med verneinnretninger og blir vedlikeholdt slik at studentene er vernet mot skader på liv og helse. g) at lokaler, adkomstveier, sanitæranlegg og tekniske innretninger er utformet på en slik måte at funksjonshemmede kan studere ved institusjonen. h) at læringsmiljøet er innrettet for studenter av begge kjønn. i) at læringsmiljøet er utformet etter prinsippet om universell utforming. Departementet kan i forskrift gi utfyllende bestemmelser om krav til læringsmiljøet. (3) Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at bestemmelsene i første og annet ledd blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd. Styret kan tillegge utvalget også andre oppgaver. Læringsmiljøutvalget Side 17
skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet. Læringsmiljøutvalget kan gi uttalelser om disse forholdene. Læringsmiljøutvalget skal gjøres kjent med pålegg og andre enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø. Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. (4) Institusjonens arbeid med læringsmiljøet skal dokumenteres og inngå som en del av institusjonens interne system for kvalitetssikring etter 1-6. (5) Institusjonen skal, så langt det er mulig og rimelig, legge studiesituasjonen til rette for studenter med særskilte behov. Tilretteleggingen må ikke føre til en reduksjon av de faglige krav som stilles ved det enkelte studium. (6) Arbeidstilsynet fører tilsyn med at kravene i annet ledd overholdes. Arbeidsmiljøloven kapittel 18 om tilsyn og tvangsmidler mv. gjelder tilsvarende så langt det passer. Departementet kan gi forskrift med utfyllende bestemmelser om tilsyn og tvangsmidler for å fremme overholdelse av denne paragraf. Mandat Styret ved daværende Høgskolen i Bodø vedtok 08.11.07 følgende mandat for Læringsmiljøutvalget: Mandat for Læringsmiljøutvalget (LMU), vedtatt av Høgskolestyret 08.11.2007 1. Læringsmiljøutvalget er et rådgivende organ for høgskolens ledelse i alle saker som angår studentenes læringsmiljø i vid forstand, og skal bidra til at bestemmelsene i Universitets- og høgskolelovens 4-3 blir etterfulgt. 2. Læringsmiljøutvalget vedtar forslag til strategier knyttet til læringsmiljø innenfor høgskolens prioriterte satsingsområder og rammer gitt av styret/rektor gjennom budsjett. 3. Læringsmiljøutvalget har forslags- og uttalerett i saker som gjelder studentenes læringsmiljø. Utvalget skal delta i planlegging av tiltak vedrørende læringsmiljøet og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes studiemiljø og velferd. 4. Læringsmiljøutvalget skal utarbeide årlig handlingsplan og gi årsrapport til høgskolens styre. 5. Læringsmiljøutvalget består av 6 studentrepresentanter valgt av studentorganisasjonen, hvorav 3 utgjøres av studentrepresentantene i Studiekvalitetsutvalget, prorektor, prodekanene og direktør for Studentsamskipnaden i Bodø. Studentrepresentantene velges for ett år av gangen. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. Studenttingsleder gis observatørstatus i Læringsmiljøutvalget dersom vedkommende ikke er medlem. Studieadministrasjonen er sekretariat for utvalget. Side 18
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 32/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2010/429/ Vedtakssak: Evaluering av studentassistentordninga våren 2011. Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget støtter tiltak for å fremme studentassistentordninga som fremkommet i rapport fra evaluering av arbeidsgruppa. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren: følge opp praktisk gjennomføring avklare med SSIB og HelseNord om planlagt bruk av pengene rapportere som anmodet til HelseNord om tiltak for å øke aktiviteten i ordninga Elisabeth Sletten Leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 19
SAKSUTREDNING Sak: Evaluering av studentassistentordninga våren 2011. Saksbehandler: Synne Pettersen Vedlegg Rapport evaluering av studentassistentordninga V11. Bakgrunn Studentassistentordninga ved universitetet i Nordland ble etter fremlagt prosjektbeskrivelse vedtatt innført av Læringsmiljøutvalget i sak 5/10 i møte 11.03.10. I etterkant av dette er utvalget orientert om ordningen i sak 8/11 i møte 10.02.11 Foreløpig evaluering av innføringen av studentassistentordningen ved UiN, og sak 22/11 i møte 12.05.11 med vedtak om fortsatt støtte til ordningen og med anmodning til studie- og forskningsdirektøren om å jobbe videre med ordninga. Vedlagt finnes rapport fra en evaluering for våren 2011, som ble gjennomført i august 2011 av arbeidsgruppa som har jobbet med ordninga. Rapporten viser til samme tendenser som redegjort for i sak 8/11: at ordninga er lite kjent og brukt blant studentene. Videre påpekes det at det er vanskelig å utvikle og drive ordninga med dagens personalressurser. Endelig foreslås det en del tiltak som kan settes i verk for å få flere studenter til å benytte seg av tilbudet om studentassistent. Forslagene til nye tiltak er kort oppsummert: kurs i studiestukturteknikk temadag studenter med skjult funksjonshemming/særskilte behov utvide informasjonsarbeidet: studentens infodag, nyhetssaker, klasseromsbesøk, fadderperioden, pausebildet Tiltakene er nærmere beskrevet i rapporten vedlagt. Det presiseres også at disse tiltakene er tenkt iverksatt i tillegg til andre tiltak vi allerede gjør, som beskrevet i prosjektbeskrivelsen for ordninga. HelseNord har i brev av 14.03.11 til SSIB bedt om en redegjørelse fra oss på hvilke tiltak vi setter i verk for å få mer aktivitet i ordninga. Rapport fra arbeidsgruppa vil oversendes HelseNord innen 01.10.11 som et tilsvar på denne henvendelsen. Side 20
Evaluering av studentassistentordningen ved UiN studieåret 2010/2011 Studentassistentordningen ved UiN ble evaluert for høsten 2011 den 07.01.11. Kort oppsummert var følgende status i desember 2010: Det hadde gått greit å skaffe studentassistenter til ordningen Det hadde vært noe vanskeligere å få studenter i målgruppen inn i ordningen. Personalressursene så ut til å være for små i forhold til å utvikle ordningen og gjøre den bedre kjent i organisasjonen Etter andre semester med ordningen har kontakt for studenter med funksjonsnedsettelser og koordinator for ordningen Siv-Anita Eriksen, sosialrådgiver Hilde Åsheim og rådgiver Synne Pettersen sammenfattet videre erfaringer fra ordningen, og disse presenteres i dette notatet. Status studenter/studentassistenter og rekrutteringsarbeid Våren 2011 har to studenter hatt studentassistent ved UiN. Den ene møtte sin studentassistent to ganger. Hu gav uttrykk for at det gikk greit i studiesituasjonen og at hun ikke hadde behov lengre. Den andre studenten hadde assistent for en noe lengre periode. Det har vært engasjert to studentassistenter våren 2011. Koordinator anser at antall studentassistenter vi har tilgjengelig for oppdrag er tilstrekkelig, og at det dermed ikke er behov for å rekruttere noen nye nå. Når det gjelder informasjon til studentene, har det vært brukt en rekke kanaler: individuell veiledning, brosjyrer, plakater, informasjon på e-læringssystemet Fronter. Hvordan øke deltakelsen i studentassistentordningen? Sammenlignet med høstsemesteret, er antall studenter i ordningen fortsatt lave og langt under det vi har kapasitet til å tilby. Det er altså fremdeles en utfordring å få rekruttert studenter i målgruppen til ordningen. I forrige evaluering ble det pekt på at personalressursene til å utvikle og følge opp ordningen godt, er for små. Dette har vist seg gjeldene også vårsemesteret 2011. Koordinator melder at det ikke er tid til annet enn den praktiske oppfølgingen av studenter og assistenter, samt noe informasjonsarbeid. Som beskrevet i forrige evaluering ville det vært nyttig for ordningen om personalressursene ble styrket, for å kunne drive utviklingsarbeid og ikke bare daglig drift. Det er blitt signalisert fra ledelse at stillingen ikke vil bli utvidet på dette tidspunktet. Vi har dermed begrensede ressurser til å bekjentgjøre ordningen blant søkere, studenter og ansatte. Med tilskudd av penger til ordningen, har studentassistentordningen per august 2011 ca 250 000 kr i ubenyttede midler. Dette er tilskudd fra 2009 og 2010, minus utgifter vi har hatt så langt i ordningen. Fordi det har vært så få studenter i ordningen, er det mye penger til overs. Tilskuddet for 2011 er overført til psykologtjenesten til SSIB. Læringsmiljøutvalget har foreslått å bruke en del av disse pengene på et stipend/en prosjektstilling for en av våre masterstudenter. Oppgaven for denne studenten kunne være å kartlegge og analysere behovet og situasjonen, og utvikle ordningen videre. Det bør vurderes nøye hvorvidt det er hensiktsmessig å bruke penger på et stipend til å videreutvikle ordningen, da vi ikke ser ut til å ha Side 21
tilstrekkelig personalressurser til å følge opp i praksis i etterkant. Ansettelsen av en student for å lage en prosjektplan løser ikke utfordringen med å få ordningen kjent i organisasjonen og å fjerne stigma fra å delta i ordningen. På den andre siden vil en gjennomgang fra et faglig ståsted kunne få belyst utfordringer og påpeke mulige retninger for framtidig utvikling av ordningen. Dette er en diskusjon som bør løftes i Læringsmiljøutvalget For situasjonen høsten 2011 foreslår denne gruppa at det brukes penger på konkrete tiltak rettet mot studentene og på et bredere informasjonsarbeid i organisasjonen. Vi mener at det bør brukes midler på følgende tiltak i den nåværende situasjonen: Kurs studiestruktur (arbeidstittel) Fra tidligere har vi god erfaring med de ulike typene kurs vi tilbyr vår studenter (studieteknikk, eksamensmestring, og lignende). Kursene er stort sett alltid fulltegnet. Et nytt kurstilbud kan være et kurs som har fokus på å strukturere og mestre studietilværelsen/studiehverdagen. Innholdet i et slikt kurs kan være tidsplanlegging og det å holde fokus på studiene når andre faktorer tar stor plass i livet. Dette vil antagelig appellere til flere studenter og kanskje også noen innenfor målgruppa til studentassistentordninga. Gjennom å arrangere med tema kurs der studiehverdagen og ulike utfordringer man møter i denne får vi fokus på problemstillingen, og vi får orientert om studentassistentordninga og forhåpentligvis ufarliggjort/avstigmatisert denne noe. Samskipnaden har i dag kontakt med Psykologsenteret i Bodø. Disse har også tidligere vært konsultert av universitetsledelsen i ett tilfelle med arbeidsmiljøutfordringer i et studentkull. I et tett samarbeid med Psykologtjenesten kan vi sørge for at kurset som holdes er av faglig god standard, samtidig som vi får satt fokus på temaet og orientert om vårt tilbud. Våre tidligere erfaringer med eksterne kursholdere tilsier at det koster mellom 10.000 og 20.000 kr for et dagskurs. I denne sammenhengen kan det være fordelaktig å kjøre 2 dager av 2-3 timer, med én uke eller to mellom hver gang. Da får studentene muligheten til å praktisere det de har lært mellom første og andre kurs. Blir kurset veldig populært, kan vi vurdere å kjøre to runder høsten 2011. Temadag studenter med skjult funksjonshemming/særskilte behov (arbeidstittel) I tillegg til å kjøre et praktisk kurs hvor studentene lærer seg å takle studiehverdagen, er det nyttig å arrangere et mer teoretisk kurs om temaet å studere med skjult funksjonshemming/særskilte behov. Målgruppen her kan være studenter med faglig interesse for feltet, og selvfølgelig studenter som selv har utfordringer i studiehverdagen. Dette kurset kan kjøres i forlengelse av studiestruktur-kurset høsten 2011. Også her kan vi inngå et samarbeid med Psykologsenteret og benytte oss av deres fagekspertise. Om vi engasjerer de samme folkene til både kurs og temadag, vil vi kunne knytte en rød tråd gjennom begge arrangementene opp mot studentassistentordningen vår. Både kurs og temadag kan i tillegg fungere som opplæring/faglig og praktisk påfyll til våre allerede engasjerte studieassistenter. Side 22
Informasjonskanaler for å nå ut med budskapet vårt De overnevnte tiltakene innebærer bruk av pengene vi allerede har i ordningen. Et tiltak som er veldig viktig, men ikke krever store økonomiske rammer, er å markedsføre tilbudet internt gjennom flere kanaler enn vi gjør i dag. Det er viktig at vi er på banen i alle slags sammenhenger der informasjon når studentene. Studentenes info-dag Koordinator skal høsten 2011 delta på Studentens Info-dag i regi av MIA. På denne dagen skal universitetets fakulteter og andre relevante enheter, som Internasjonalt kontor, Trykkeriet, Biblioteket og LMU, stå på stand i vrimleområdet Gråsona. Koordinator vil være til stedet med brosjyrer på stand. Dette er en fin mulighet til å spre informasjon ansikt-til-ansikt med studentene. Dato for dette arrangementet er satt til 7. september. Nyhetssaker Vi har til nå ikke benyttet studentavisa Nettopp og våre egne journalister for å spre informasjon om studentassistentordningen. Dette skal vi gjøre fra høsten 2011, både ved semesterstart og i forbindelse med eventuelle kurs og temadag. Klasseromsbesøk Rådgivningstjenesten ved SSIB besøker alle nye klasser rundt semesterstart på høsten. Her får studentene informasjon om deres tilbud om samtaler med sosialrådgiver og prest, helsestasjon og psykologtilbudet. Fra høsten 2011 vil SSIB også orientere studentene spesielt om studentassistentordningen. På denne måten når vi ut til alle de nye studentene etter at de har ankommet campus og helt i starten av studiene sine. Fadderperioden Ved semesterstart er mange studenter engasjerte som faddere til nye studenter. Disse fadderne kommer gjennom fadderperioden godt innpå de nye studentene på en personlig måte. De vil også kunne fange opp om noen studenter ikke ser ut til å skli inn i det sosiale miljøet. Det er derfor viktig at fadderne har kunnskap om studentassistentordningen slik at de kan informere bare generelt og spesielt til studentene om denne. Rådgivningstjenesten vil informere om ordningen på fadderskoleringen ved semesterstart. Pausebildet Det er effektivt å informere studenter i forelesningssammenheng. Våre faglærere kan engasjeres i informasjonsarbeidet. Koordinator lager en ensiders-power point som distribueres til de fagansatte. Denne kan faglærerne ta opp på lerretet foran tavla i forelesningslokalet i pauser mellom forelesningene, enten gjennom pcen eller som overhead. De ansatte oppfordres til å ta opp dette pausebildet i en nærmere definert uke i semesteret, gjerne like i forkant av kurs/temadag. På denne måten får vi både ut informasjon til studentene i undervisningssammenheng, og orientert/bevisstgjort våre fagansatte. Side 23
Oppsummering Etter første år i drift tilbyr vi langt færre studentassistenter enn vi har kapasitet til. For å øke rekrutteringen av studenter til ordningen, foreslås: Etablering av kurs og temadager med psykologer som foredragsholdere. Økt satsning på å spre informasjon til søkere, studenter og ansatte gjennom mange og varierte informasjonskanaler. Inntil vi gjennom ordningen har lykkes med å rekruttere flere studenter (og altså får økte lønnsutgifter til studentassistentene) samt å bruke penger på andre tiltak som fremmer ordningen tilsvarende det overskuddet vi har, foreslår denne gruppa at fremtidige støtte tildelt fra Helse Nord fordeles til SSIBs psykologtilbud i sin helhet. Synne Pettersen 19.08.11 Side 24
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 33/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2008/1346/533 Orienteringssak: Fremdriftsplan høsten 2011 for handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 25
SAKSUTREDNING Sak: Saksbehandler: Fremdriftsplan høsten 2011 for handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer Synne Pettersen Bakgrunn I vedtakssak 22/10 og 23/10 gjorde læringsmiljøutvalget følgende vedtak: 22/10 Ekstern evaluering av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer. Vedtak: 1. Læringsmiljøutvalget ber Universell om bistand til å gjøre en ekstern evaluering av handlingsplanen, og gi innspill til utforming av ny handlingsplan. 2. Læringsmiljøutvalget inviterer Universell til campus Bodø for å gi oss tilbakemeldingen i form av et seminar. 3. Læringsmiljøutvalget ber studie- og forskningsdirektøren om å følge opp saken overfor Universell. 23/10 Forlengelse av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer 2008 2010. Vedtak: Læringsmiljøutvalget forlenger handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer til ny plan utarbeides i 2011. Status på arbeidet Saksbehandler har vært i kontakt med Universell ved Kjetil Knarlag og Anne Nylund. De har stilt seg positive til å hjelpe oss i arbeidet med ny handlingsplan, og sagt seg villige til å komme til campus i Bodø. Det planlegges et halvdagsmøte til denne gjennomgangen. Det vil være naturlig å se på handlingsplanen for 2008 2010 som et utgangspunkt for ny plan. Universell vil kommentere denne, og også gi oss tips for fokus for videre arbeid. Studie- og forskningsdirektøren oppnevnte 30.08.10 ei arbeidsgruppe for arbeid med evaluering av den gamle handlingsplanen. Arbeidsgruppa bestod av prorektor og daværende leder av LMU, Berit Skorstad, nestleder Elisabeth Sletten, prodekan Frode Kjærland, driftsleder, Arne-Martin Svartnes, kontaktperson for studenter med nedsatt funksjonsevne, Siv-Anita Eriksen, studentrepresentant i LMU, Anna Cecilie Jentoft, og LMU-sekretær Synne Pettersen. Rapporten ble lagt fram som orientering i OS-sak 6/10 i møte den 02.12.10. I det kommende arbeidet med ny handlingsplan blir Berit Skorstad erstattet av Grete Lysfjord. Arbeidet kan også suppleres med ny studentrepresentant og prodekan ved behov. Arbeidsgruppa vil mandag 19. september 2011 gjennomføre et halvdagsmøte på campus med Universell. Etter innspill fra Universell, avgrenser arbeidsgruppa innholdet og starter jobben med utformingen av ny plan. Forslag til ny handlingsplan kan tidligst legges fram til diskusjon i LMU på møte 24. november. Dette til utvalgets orientering. Side 26
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 34/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2011/674/012 Orienteringssak: LMU-forum ved Universitetet i Nordland 25.oktober 2011 Innstilling til vedtak: Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Elisabeth Sletten leder læringsmiljøutvalget / studentleder Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 27
SAKSUTREDNING Sak: LMU-forum ved Universitetet i Nordland 25.oktober 2011 Saksbehandler: Synne Pettersen Bakgrunn Universell er den nasjonale pådriverenheten i høyere utdanning. Enheten ble opprettet av Kunnskapsdepartementet i 2003 og er lokalisert til NTNU i Trondheim. Oppgavene til Universell er å medvirke til å fremme et inkluderende læringsmiljø for studenter med funksjonsnedsettelser, og å være en pådriver for læringsmiljøutvalgene på norske læresteder. LMU-forum er et dagsseminar i regi av Universell. Det er gratis å delta. Målgruppen for seminaret er medlemmer av læringsmiljøutvalgene i universitets- og høgskolesektoren, og arrangeres én gang pr semester. LMU-forum arrangeres i samarbeid med et lærested, og høsten 2011 skal LMU-forumet arrangeres ved Universitetet i Nordland på campus i Bodø. Dette gir en fin mulighet til de nye medlemmene i utvalget for kompetanseheving i feltet, og for erfaringsutveksling med andre læresteder. Temaet for høstens konferanse er inkludering for internasjonale studenter. Som vertsinstitusjon er vi bedt om å bidra med foredrag. Rådgiver og leder av internasjonalt kontor, Monica Brobakk, vil presentere vårt arbeid med beredskapsplan for internasjonale studenter i Bodø, og våre norske utvekslingsstudenter i utlandet. Øvrig program er ikke gjort kjent. Universell har formidlet at det endelige programmet vil være ferdig i løpet av få uker. Selv om ikke programmet er endelig fastlagt, er datoen det. LMU-forumet høsten 2011 skal holdes som et dagsseminar tirsdag 25.oktober. Medlemmene og observatørene i utvalget oppfordres på det sterkeste til å delta, og å sette av datoen allerede nå. Sekretær vil komme tilbake med program så snart dette er offentliggjort fra Universell sin side. Side 28
Universitetet i Nordland Saksnummer: Møtedato: Læringsmiljøutvalget 35/11 15.09.2011 Arkivreferanse: 2011/1523/ Orienteringssak: Referat fra årlig møte om kvalitetssystem/rammekvalitet for Studiested Rana og Studiested Stokmarknes Innstilling til vedtak: Studiekvalitetsutvalget tar framlagte referater fra møte 14.06.2011 (Studiested Rana) og møte 16.06.2011 (Studiested Stokmarknes) til orientering. Berit Skorstad leder studiekvalitetsutvalget / prorektor Jan Atle Toska studie- og forskningsdirektør Side 29
Referat fra møte vedrørende kvalitetssystemet /rammekvalitet ved Universitetet i Nordland Helgeland Tilstede: Anita Eriksen, Økonomidirektør Arne-Martin Svartnes, Driftsleder Anne-Line Davidsen, Studiestedsleder Agenda: Informasjon generelt om organisasjon/ aktivitet/ bemanning/ spesielle forhold ved studiestedet Driftsmessige forhold indre og ytre forhold rundt bygningene og infrastruktur Pågående prosjekter mht infrastruktur status og fremdrift Informasjon generelt om organisasjon/ aktivitet/ bemanning/ spesielle forhold ved studiestedet Organisasjon Prøveordning vedrørende studiestedleders personalansvar for ansatte tilhørende fakultetene er under evaluering. Slik det kan se ut nå, vil ordningen ikke bli videreført, da det ikke har fungert slik man hadde håpet. Andre organisasjonsmessige forhold som ble nevnt er at informasjons- og kommunikasjonsflyt på tvers av avdelingene/fakultetene må bedres. Myndighets og ansvarsnivå må synliggjøres mye bedre i dag. Det må være enkelt for en ansatt å vite hvem som er nærmeste leder og hvor man skal henvende seg i /med ulike saker. Aktivitet Det er i løpet av de to siste årene tilsatt tre stipendiater i regi av HHB. Studenttallene holder seg noenlunde stabile, og det gjelder også søkertallene. Det er ingen endringer i hvordan studiene avgis til studentene; ingen flere samlingsbaserte studier enn det som har vært, og det er på samme nivå når det gjelder heltidsstudier. Spesielle forhold På grunn av at det arbeides med nye lokaliteter for studiestedet, er vi i en midlertidig situasjon hvor større endringer vedrørende bygg el ikke vil bli løst, såfremt det ikke går utover liv og helse. Husleiekontrakten i nåværende lokaler vil bli forlenget fram til 15/1-2013. Side 30
Driftsmessige forhold Bygget er ikke i en tidsmessig standard. Det er ikke universell utforming, og tilpasset ulike funksjonshemminger. Dersom det kommer studenter med funksjonshemming vil det måtte iverksettes strakstiltak for å imøtekomme situasjonen. Mindre forhold som krever en løsning tas opp fortløpende med driftsleder. Eksempelvis som vi har snakket om her er utforming av datarommet for undervisningsformål. Ytre forhold Det er ingen spesielle merknader til det ytre. Pågående prosjekt Det er undertegnet leiekontrakt i nye lokaler for UiN Helgeland. Følgende milepæler er aktuelle: 31/8-2011 Anbud lyses ut 1/11-2011 Planlagt byggestart 1/12-2012 Planlagt overtakelse/innflytting 1/1-2013 Planlagt studiestart i nye lokaler Ref. Anne-Line Davidsen Studiestedsleder UiN Helgeland 14.06.2011 Side 31
Referat fra telefonmøte vedrørende kvalitetssystemet /rammekvalitet ved UiN Vesterålen 16.06.2011 Tilstede: Anita Eriksen, Økonomidirektør Arne-Martin Svartnes, Driftsleder Barbro Fjellheim Holm, Studiestedsleder UiN Vesterålen Thor Arne Angelsen, Rådgiver. (Med på deler av møtet) Angenda: Informasjon generelt om organisasjon/ aktivitet/ bemanning/ spesielle forhold ved studiestedet Driftsmessige forhold indre og ytre forhold rundt bygningene og infrastruktur Pågående prosjekter mht infrastruktur status og fremdrift Eventuelt Informasjon generelt om organisasjon/ aktivitet/ bemanning/ spesielle forhold ved studiestedet Studiested Helgeland har i en periode forsøkt ut en ordning der studiestedsleder skal ha personalansvar for alle ansatte ved studiestedet. Dette skulle være en prøveordning, der man skulle se på om det skulle organiseres slik i Vesterålen også. Dette vil nå bli tatt opp til vurdering, men det ser ut til at man går bort fra en slik ordning. UiN Vesterålen har ikke hatt denne ordningen, og ser det heller ikke som naturlig at man skal organiseres slik, all den tid studiestedet ikke er en egen org. enhet, men en lokalitet. Da bør vi være underlagt våre respektive fakultet og avd. Førskolelærerutdanningen ved Uin Vesterålen er trukket fra studieporteføljen ved PHS. Studenter som har søkt FU Vesterålen vil få tilbud om studieplass i Bodø og praksisregion i Vesterålen. Ellers er det bra søkning på høstens studietilbud og vi regner med å komme i gang med de øvrige studier som er utlyst. Ansatte: I forbindelse med at en fagansatt ved UiN Vesterålen skal over i en prosjektstilling, holder nå PHS å ansette en person i denne stillingen. Den ansatte tiltrer fra nytt studieår. Driftsmessige forhold indre og ytre forhold rundt bygningene og infrastruktur Man har full fokus på ny leiekontrakt og flytting. I forhold til nåværende lokaler har man derfor ikke noen spesielle merknader, da vi anser dagens leieforhold som høyst midlertidig. Vernerunde er utsatt til vi er flyttet inn i nye lokaler. Dersom ansatte har akutte behov for tilrettelegging, tas dette fortløpende etter innmeldinger. Side 32
Pågående prosjekter mht infrastruktur status og fremdrift Status på prosjekt ny leieavtale med VHS nye lokaler Siste runde på avtalen med VHS er nå i gang. Thor Arne ferdigstiller siste rest med Øistein Wik (Styreleder VHS). Vedleggene må klargjøres og endelig signering vil bli onsdag 22.juni. Byggemøte er planlagt tirsdag 21.06. Her skal Arne-Martin, Barbro og Stig Helge delta sammen med Bård Wedding. UiN har utfordringer med overtakelsesdato i forhold til IT. Det er ferietid og opprinnelig flyttedato 1.aug, er ikke lenger realistisk. Mulig 29. aug kan være aktuelt. Erik G må svare på dette. Uansett må vi få inn i avtalen med VHS at vi får benytte nåværende lokaler frem til vi flytter i HH, mot at vi betaler en leie. Det forslås fra UiN sin side at vi betaler leie på HH. Thor Arne tar dette videre med Øystein Wiik. Barbro kontakter PHS for å avklare om det er noen viktige avklaringer i forhold til praksissal som må på plass tidlig i ombyggingsfasen. I så fall bør en repr. fra PHS være med på byggemøtet. Hvis ikke henter vi inn de inn i prosessen etter hvert. Referent 16.06.2011 Barbro Fjellheim Holm Side 33