Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Styret i Dyrøyseminarsenteret KF Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: 03.03.2015 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.
Saksliste Utvalgssaksnr ST 1/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling Referatsak RS 1/15 Bolysttilsagn for 2012 - tilsagn 112030 2010/153 RS 2/15 RS 3/15 Melding om vedtak: Prosjekt leiligheter i 2. etasje på Utleiebygg I - status og veien videre Uttalelse fra ledelsen - Dyrøyseminarsenteret KFS regnskap for 2014 2012/119 2015/70 RS 4/15 Svar Notat Sør-Troms Kommunerevisjon 2015/70 RS 5/15 RS 6/15 Søknad om rekruttering og kompetanseheving i landbruket til prosjektet forprosjekt Tromslandbruket 2024 Søknad om regionale utviklingsmidler (RUP) til prosjektet samarbeidsavtale Dyrøyseminarsenteret Saker til behandling 2015/71 2015/71 ST 2/15 Driftsorientering februar 2015 2015/71 ST 3/15 Tjeneste Dyrøy boligstiftelse jmfr vedtak i kommunestyre sak 66/14 2015/71 Randi Lillegård Styreleder
Sakertilbehandling
ST1/15Referatsak
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøy boligstiftelse 9311 BRØSTADBOTN Att. Styreleder Per Jensen Melding om vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2012/119 Kjell Jostein Lillegård, tlf.: 915 93 629 614 09.01.2015 Melding om vedtak: Prosjekt leiligheter i 2. etasje på Utleiebygg I - status og veien videre Det vises til kommunestyrets behandling av sak 66/14 i møte 16.12.2014. Følgende vedtak ble fattet i saken: Vedtak i Kommunestyret - 16.12.2014 1. Dyrøy kommunestyre går inn for bygging av en 2. etasje på Dyrøy Utleiebygg AS sin bygning som prosjektert. 2. Oppdraget som utbygger gis til Dyrøy Boligstiftelse. 3. Støttefunksjon (til boligstiftelsen/rådmannen som daglig leder): Dyrøyseminarsenteret KF engasjeres. Kommunen bevilger kr 100.000 til oppdrag se pkt. 4. 4. Plankomite med repr. fra Dyrøy kommune og Dyrøy Utleiebygg AS i tillegg til boligstiftelsen utreder forslag til: a. Investeringer som knyttes direkte til leilighetene, herunder konsekvenser av trinnvis utbygging. b. Investeringer som knyttes til eksisterende utleiebygg. c. Investeringer knyttet til utearealer/sentrumsområdet. d. Finansieringsløsning (Husbanken/annet) basert på Hamarøymodellen. e. Husleieestimater/driftsmodell. 5. Når oppgavene i pkt. 4 foreligger og før anbudsutlysning, legges sak fram for politisk behandling mht leie av leiligheter «for personer med spesielle behov». 6. Byggherre knytter til seg nødvendig konsulentbistand i planfase/byggfase. I byggeperioden oppnevnes representant for kommunen og Dyrøy Utleiebygg som støtte for Boligstiftelsen. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet 1 77 18 92 00 4796 07 00003 9311 Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no www.dyroy.kommune.no 77 18 92 10 864 994 032
Med hilsen Kjell Jostein Lillegård fagleder IKT og Servicetorg Kopi til: Dyrøy utleiebygg 9311 BRØSTADBOTN Intern kopi til: Øystein Rørslett, Frank Moldvik, Kjell-Sverre Myrvoll, Viktor K. Olsen Side 2 av 2
Sakertilbehandling
Sakertilbehandling
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 031 Saksmappe: 2015/71 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 24.02.2015 Saksframlegg Driftsorientering februar 2015 Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 2/15 03.03.2015 Saksopplysninger Daglig leder vil med dette gi tilbakemeldinger til styret i Dyrøyseminarsenteret KF om drifta i senteret pr februar 2015. Dyrøyseminarsenteret KF avsluttet formelt Stedsuavhengige arbeidsplasser ved årsskiftet, men vi jobber nå med å utarbeide sluttrapport som vil være klar medio mars 2015. Vi avsluttet også prosjekt om en robust landbruksforvaltning ved årskiftet, og rapport er oversendt Midt-Troms regionråd for videre behandling. Det siste året har det vært utarbeidet og jobbet etter en tjenestekjøpsavtale mellom foretaket og Dyrøy kommune. Det foreligger et forslag til ny avtale for 2015 til drøfting mellom foretaket og rådmannen i Dyrøy kommune. Denne følger vedlagt. «Sammen om en bedre kommune» og oppfølging av HMS prosjektet innenfor PLO tar 0,5 stilling i 2015, her økte vi staben for å øke intensiteten mot IKT prosjektene innenfor helsesektoren, i august som i første omgang skulle være ut 2014. «Byogregionprogrammet» er inne i avsluttende fase pr 23.2. og vi overleverer i disse dager en rapport på om lag 140 sider til vår oppdragsgiver Lenvik kommune. Vi har nok brukt større ressurser på dette programmet enn det vi i utgangspunktet tenkte når vi leverte inn tilbud, men det har vært en god læringsprosess for foretaket på anbudsrunder og å jobbe med en omfattende samfunnsanalyse, og det har også vært et viktig bidrag til å øke kompetansen. Vi har overlevert en rapport som er et godt utgangspunkt når vi skal regne på oppdraget i runde II dersom Lenvik får støtte fra Kommunal og moderniseringsdepartementet. Som nevnt i tidligere orienteringer har usikkerheten om inntekter og nye prosjekter vært stor inn mot 2015. Dette var også et sentralt tema i budsjettarbeidet for 2015. Vi brukte siste halvdel av 2014 på prosjektutvikling, og finne nye måter å jobbe på i Dyrøyseminarsenteret KF for å sikre at foretaket har en god portefølje av oppdrag. Daglig leder vil under legge frem de vurderinger som har vært gjort siden styremøtet i desember. Ansatte: Daglig leder tok runder med de ansatte før jul på at nedbemanning ble riktig å gjennomføre fra 1.januar hvis vi ikke fikk flere prosjekter/oppdrag som ville være klare før jul. For prosjektleder ansatt på SUA III ble det foretatt drøftinger og oppsigelse ble sendt med forbehold om at denne ville bli trekt tilbake hvis vi fikk midler til gjennomføring av
samarbeidsprosjekt mellom villfisk og oppdrettsnæringa. Det ble klart i slutten av desember at oppdrettsselskapene og kommunene ville gå inn med midler, og oppsigelsen ble trukket. Med bakgrunn i at flere prosjekter lå «rundt hjørnet» og rapporteringsmengden på flere av prosjektene var såpass stor, valgte daglig leder å prolongere avtalene til Karl Johan Olsen og Kurt T Klaussen til ut februar 2015. Satsinger og prosjekter 2015 Helse: Vi fikk i januar tilsagnet på flere oppdrag knyttet til helse, som ble forhåndsvarslet i desember og Karl Johan Olsen har fått ny arbeidskontrakt til og med 15.8.2015 som tilsvarer hans permisjonstid i PLO. «På bedringens vei» Dyrøyseminarsenteret KF har oppfølgings og koordineringsansvaret for HMS prosjektet innenfor PLO i Dyrøy Kommune. «By- og Regionprogrammet» Som nevnt i saksutredningene er vi nå i avslutningen av fase 1, der rapporten blir levert oppdragsgiverne 4.mars 2015. Vi vil da utarbeide søknaden som skal sendes Kommunal- og moderniseringsdepartementet innen 1. mai 2015. «Samarbeidsprosjekt Villfisk Oppdrettsnæringen» Målet med prosjektet er å medvirke til ei bærekraftig utvikling av bestanden av anadrom laksefisk, noe som igjen kan være med på å sikre både ei bærekraftig villfisknæring og ei bærekraftig havbruksnæring. Vi har fått tilsagn fra de fleste oppdrettsselskapene i regionen og fått støtte fra næringsfondene i Dyrøy og Sørreisa til å gjennomføre et forprosjekt der en etablerer kontakt med aktuelle samarbeidspartnere, bestemmer geografisk område for gjennomføring av et hovedprosjekt, og skaffer finansiering. Vi har hatt kontakt med lakseelvene og de største oppdrettsselskapene og er kommet så langt at vi er startet med å utarbeide hovedprosjektsøknadene til selskapene, berørte kommuner, og Troms Fylkeskommune. «Sammen om en bedre kommune» Vi har levert en omfattende årsrapport for 2014, som skal danne grunnlag for opptak i 2015. Dette er det siste året i prosjektet, og egentlig en utvidelse fra de opprinnelige 3 årene. Vi har det siste året kommet langt i arbeidet, og ønsker å bruke 2015 for å implementere de tiltakene som er oppstartet i prosjektet. «Tjenestekjøpsavtale mellom Dyrøy kommune og Dyrøyseminarsenteret KF» Som nevnt i innledningen ligger det et forslag til avtale på bordet for drøfting mellom rådmannen og foretaket. Det er fra foretakets side ønskelig å oppfylle intensjonene i SUA III om å opprettholde et tilbud til de studentene som er startet på en opplæring ved vårt kontorhotell, i alle fall frem til våren 2015. Det vil etter dette være ønskelig at Dyrøy kommune velger løsning for hvordan dette skal organiseres i fremtiden. Det ligger også i avtalen at det utarbeides en helhetlig bookingløsning for alle kommunale bygg, samt de møterommene som allerede ligger i www.stedsuavhengig.no. Denne løsningen er så godt som på plass og vil bli lansert samtidig som de øvrige kontorhotellene knyttes til en ny app på telefon/nettbrett for booking av kontorplass/møterom. Denne appen er utviklet for Dyrøyseminarsenteret KF. Vi har copyrighten og vil kunne selge denne til andre aktører i markedet. Det ligger videre i samarbeidsavtalene oppfølging av lederutviklingsprogrammet, strategisk næringsarbeid og sekretariatsfunksjon for kommuneplanarbeidet i Dyrøy.
«Beitebruk i utmark» Dyrøyseminarsenteret KF er innleid som prosjektledelse på beitebruk i utmark på tredje og siste året fra FM Troms/Troms Landbruksfaglige Senter. Vi har utarbeidet forslag til beitebruksplan som skal kunne benyttes av kommunene. Vi ønsker å utarbeide denne planen for to til tre kommuner i Troms som pilotprosjekter, heriblant Dyrøy kommune. «Landbruk 2024» Vi har inne en søknad på rekrutteringsmidler fra Troms Fylkeskommune som går på økonomisk rådgivning og generasjonsskifter i landbruket. Styret vedtok denne satsinga 11.9.2014, og søknaden ble sendt fylkeskommunen i slutten av januar d.å. «Støttefunksjon Dyrøy boligstiftelse» Det ble i kommunestyret 16.12.2014 vedtatt at Dyrøyseminarsenteret KF skulle engasjeres som støttefunksjon til utbyggingen av utleiebygg 1 i Brøstadbotn. Det ble satt av 100 000 kr til arbeidet, som etter Foretakets timeprisgrunnlag vil utgjøre 166 timer eller omkring 10 % stilling på årsbasis. Det vil bli lagt frem sak for styret i Dyrøyseminarsenteret KF og Dyrøy boligstiftelse om skisse for hvordan arbeidet kan utføres innenfor vedtatte ramme. Ansatte og oppgaver pr 1.mars Kjell Sverre Myrvoll, Daglig leder, 100 % stilling (60 % foreldreperm fra 5.1 til 24.4) - Personell og økonomiansvar - Overordnet prosjektansvar - Ansvar for oppfølging av nye/eksisterende samarbeidspartnere. - Salg av tjenester. - Oppfølging av tjenestekjøpsavtale mellom Dyrøy Kommune og Dyrøyseminarsenteret KF - Foredragsholder og bidragsyter. - Sekretariatsfunksjon for Dyrøy utleiebygg Karl Johan Olsen, Prosjektleder 80 % stilling: - 20 % stilling knyttet til «Dokumentasjon av Helse» ved Undervisningssykehjemmet i Tromsø - 20 % stilling knyttet til «Dokumentasjon av helse» i Midt-Troms» knyttet til LØKTA. - 20 % stilling knyttet til superbrukerfunksjon IKT/Helse i Sørreisa Kommune - 20 % stilling knyttet til helseprosjekter/so1bk i Dyrøyseminarsenteret KF Nina Jørgensen Nikolaisen, Prosjektleder 50 % Stilling - 25 % knyttet til sammen om en bedre kommune - 10 % knyttet til HMS prosjekt i PLO - 15 % knyttet til studenter og kontorhotellet i Dyrøy Kari J Tveit, Prosjektleder 100 % stilling - 20 % Sluttrapportering av SUA III - 80 % Forprosjekt Villfisk Oppdrettsnæring Ragnvald Storvoll, Prosjektleder 40 % stilling (Jmfr avtale fra 2014) - Prosjektledelse på By -og regionprogrammet - Foredrag og ansvarlig for eksterne nettverk Kurt Terje Norkyn Klaussen, prosjektleder 50 % stilling - 20 % knyttet til beitebruk i utmark - 30 % Utvikling av bookingsystem, info skjermer etc
Marit A Espenes, prosjektleder 20 % stilling - Ansvar for kommunikasjon, layout og deltar i strategisk arbeid sammen med daglig leder. Foretakets vurdering Som saksutredningen viser er det stor aktivitet ved Dyrøyseminarsenteret KF, men daglig leder vil fortsatt påpeke at det er usikkerhet rundt inntektsgrunnlaget i 2015. Vi har gjennom de siste årene hatt store og forutsigbare prosjekter som har gitt stor grad sikkerhet rundt foretaket. Utviklingen i starten av 2015 er at vi har omstilt oss til å selge tjenester, og tar på oss mer fragmenterte oppdrag som trenger en stor grad av oppfølging fra prosjektlederne men ikke minst fra daglig leder. Dette er en krevende men helt nødvendig oppgave for å sikre kontinuitet og videreutvikle Dyrøyseminarsenteret KF. Disse oppgavene gir oss også en økonomi som gir grunnlag for drift, men vil ikke gi oss det overskuddet og handlingsrommet som er ønskelig fra daglig leders side. Det påligger daglig leder et stort ansvar for å tilpasse utgiftene etter inntektene, og vi må hele tiden forsøke å gjøre driftstilpasninger. Dette har ikke vært en situasjon som har vært så tydelig tidligere og det påvirker selvsagt også de ansatte som har større inntjeningskrav enn de har hatt før. Daglig leder vil sammen med de ansatte jobbe for å få en størst mulig portefølje av store prosjekt som gir sikkerhet for de ansatte og økonomien i Dyrøyseminarsenteret KF. Det vil for øvrig jmfr strategiplanen for Dyrøyseminarsenteret KF bli laget en egen sak på fremtidig organisering av Dyrøyseminarsenteret KF, som vil komme til behandling i neste styremøte og til kommunestyret i juni 2015. Daglig leders forslag til vedtak: Styret tar orienteringen fra daglig leder til etterretning. Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder
Tjenestekjøpsavtale mellom Dyrøy Kommune og Dyrøyseminarsenteret KF for 2015 Det er i budsjettet for 2015 satt av 250 000 kr til tjenestekjøp hos Dyrøyseminarsenteret KF. Det inngås herved avtale mellom Dyrøy Kommune og Dyrøyseminarsenteret KF på innkjøp av tjenester hos foretaket. I drøftinger 7.1.2015 er partene kommet frem til følgende prioriteringer Bestillinger fra Dyrøy Kommune Dyrøy Kommune timeverk Kostnad Ansvarlig Strategisk arbeid sammen med ordfører/rådmann Ordf/Rådmann 20 12000 KSM Utarbeidelse/søknadsskriving/oppfølging Fagavdelinger 100 60 000 KSM Oppfølging av styringsgruppa Lederutviklprog Rådmann/Organisjonsutvikling 50 30000 KSM Oppfølging studenter/videreutdanning (SUA) 80 48 000 Nina Drift av kontorhotell/studieplasser 1. halvår 2015 (husleie, etc) 50 000 Nina Felles bookingløsning alle kommunale bygg (implementering) Kultur/fellesf 20 000 Næringslivsarbeid FM/RL/ØH 50 30000 KSM Totale Timer/kostnad ordrinært 416 250000 Ekstra avtaler: Støttefunksjon til Dyrøy boligstiftelse jmfr Kommunestyrevedtak 16.12 167 100 000 Se egen avtale som utabeides mellom boligstiftelsen og DSS Utredning kommunestruktur 167 100 000 omfanget avklares med ny rådmann (inntil 200 000 kr) Sum avtaler 450 000 1. I tillegg til disse avtalene kommer arbeid med kommuneplan som faktureres ihht avtale på kr 21.500 kr pr kafedialog, og for øvrig arbeid på kr 500 pr/time. 2. Gjennom prosjektet Sammen om en bedre kommune bidrar Dyrøyseminarsenteret med 40% stillingsressurs inn mot de kommunale enhetene. Brøstadbotn x.2.2014 Kjell-Sverre Myrvoll Daglig leder Dyrøyseminarsenteret KF Erla Sverdrup Rådmann Dyrøy Kommune
Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøyseminarsenteret KF Arkiv: 031 Saksmappe: 2015/71 Saksbehandler: Kjell-Sverre Myrvoll Dato: 24.02.2015 Tjeneste Dyrøy boligstiftelse jmfr vedtak i kommunestyre sak 66/14 Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Styret i Dyrøyseminarsenteret KF 3/15 03.03.2015 Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i sak 66/14 følgende: Vedtak i kommunestyret 16.12.2014 sak 66/14: 1. Dyrøy kommunestyre går inn for bygging av en 2. etasje på Dyrøy Utleiebygg AS sin bygning som prosjektert. 2. Oppdraget som utbygger gis til Dyrøy Boligstiftelse. 3. Støttefunksjon (til boligstiftelsen/rådmannen som daglig leder): Dyrøyseminarsenteret KF engasjeres. Kommunen bevilger kr 100.000 til oppdrag se pkt. 4. 4. Plankomite med repr. fra Dyrøy kommune og Dyrøy Utleiebygg AS i tillegg til boligstiftelsen utreder forslag til: a. Investeringer som knyttes direkte til leilighetene, herunder konsekvenser av trinnvis utbygging. b. Investeringer som knyttes til eksisterende utleiebygg. c. Investeringer knyttet til utearealer/sentrumsområdet. d. Finansieringsløsning (Husbanken/annet) basert på Hamarøymodellen. e. Husleieestimater/driftsmodell. 5. Når oppgavene i pkt. 4 foreligger og før anbudsutlysing, legges sak fram for politisk behandling mht leie av leiligheter «for personer med spesielle behov». 6. Byggherre knytter til seg nødvendig konsulentbistand i planfase/byggefase. I byggeperioden oppnevnes representant for kommunen og Dyrøy Utleiebygg som støtte for Boligstiftelsen. Som vedtatt i punkt nr. 3 engasjeres Dyrøyseminarsenteret som støttefunksjon til boligstiftelsen og daglig leder. Det ble videre bevilget 100.000 kr til oppdraget som skal innbefatte koordinering og ansvar for følgende: - Plankomite med repr. fra Dyrøy kommune og Dyrøy Utleiebygg AS i tillegg til boligstiftelsen utreder forslag til: i. Investeringer som knyttes direkte til leilighetene, herunder konsekvenser av trinnvis utbygging. ii. Investeringer som knyttes til eksisterende utleiebygg. iii. Investeringer knyttet til utearealer/sentrumsområdet. iv. Finansieringsløsning (Husbanken/annet) basert på Hamarøymodellen. v. Husleieestimater/driftsmodell. Det ble videre i styremøte i Dyrøy boligstiftelse 29.1.2015 gjort følgende vedtak:
1. Dyrøy Boligstiftelse påtar seg oppgaven som utbygger på de premisser som ligger i kommunestyrets vedtak etter mønster av Hamarøymodellen. Styret vil imidlertid presisere følgende: a. Rolleavklaringer drøftes; helt vesentlig i starten av det videre arbeid ikke minst å definere Boligstiftelsens administrasjon v/dyrøyseminarsenteret KF sin rolle i det videre arbeidet. - Daglig leder i Dyrøyseminarsenteret KF bes om å utarbeide et prosessskriv for hvordan arbeidet kan gjennomføres, samt vurdering av rammer for oppdraget, og forslag til løsninger. - Daglig leder i Dyrøyseminarsenteret KF bes også om å legge denne saken til behandling i styret i Dyrøyseminarsenteret KF. b. Dyrøy kommune og Dyrøy Utleiebygg AS oppnevner sine representanter til planog byggekomite - Styret i boligstiftelsen ber om at formannskapet i Dyrøy, vurderer hvordan kommunen skal være representert i byggekomiteen, samt be om at det fremmes en sak til kommunestyret for å rydde i tidligere vedtak om utbyggingen. - Boligstiftelsen ber også kommunestyret om at tidligere vedtak om bevilgning til renovering av taket på utleiebygget følges opp med sikte på beregning av kostnader knyttet til nytt tak på utleiebygg I som Dyrøy utleiebyggs medfinansiering av utbyggingen, jmfr kommunestyrevedtaket fra desember. c. Behovsanalyse ansees som et vesentlig avklaringspunkt: - Dyrøy kommune antall leiligheter til leie med 10 + 10 års leietid jmfr Hamarøymodellen - Salg av leiligheter antall. - Til disposisjon for Boligstiftelsens til utleie. - Muligheter for salg av leiligheter søkes sjekket nærmere. d. Dyrøyseminarsenteret KF lager tilbudsgrunnlag for innhenting av konsulentbistand i utbyggingsfasen. Dette tilbudet skal også inneholde opsjon på byggeledelsesfunksjonen. 1. Det settes av kr 300.000 kr til utarbeidelse av dokumenter og anbudsprosess. 2. Styreleder gis fullmakt til å godkjenne tilbudsgrunnlaget, og anta innkomne tilbud, samt godkjenne utbetalinger til dette formålet e. Styret tar endelig stilling til den videre deltakelse når pkt. 5 i kommunestyrets vedtak er oppfylt.
Foretakets vurdering Som både vedtaket i kommunestyret og Dyrøy boligstiftelse viser vil dette medføre en ganske stor jobb for Dyrøyseminarsenteret v/daglig leder i 2015 som pr i dag har dette ansvarsområdet. Den vedtatte rammen fra kommunestyret på kr 100.000 tilsvarer 166 arbeidstimer for Dyrøyseminarsenteret KF og vil nok ikke holde for utarbeidelse av behovsanalyse, kostnadsberegninger, anbudsinnhenting etc. Derfor ønsker daglig leder at denne saken drøftes i styret for Dyrøyseminarsenteret KF og i Dyrøy boligstiftelse. Etter daglig leders mening har vi to alternativer i denne saken: 1. Ren sekretariatsfunksjon: Det inngås en avtale mellom DSS og Dyrøy boligstiftelse som lyder som følgende: 1. Støttefunksjoner til Dyrøy boligstiftelse, og sekretær for plankomite for utbyggingen av 2. etasje på Dyrøy utleiebygg. Etter kommunestyrets vedtak av 16.12.2014 med en bevilgning på 100 000 kr vil oppdraget utgjøre 167 timer, eller ca 10 % stillingsressurs på årsbasis (gjennomsnittlig 3,5 t pr uke.) Dette vil innbefatte innkalling av møter, referatføring, og tilrettelegging for styret/plankomiteen i boligstiftelsen. 2. Øvrige støttefunksjoner /annet arbeid for boligstiftelsen vil faktureres med 600 kr/t eksl MVA etter avtale(r) mellom boligstiftelsen og Dyrøyseminarsenteret KF. 2. Fullverdig støttefunksjon og daglig ledelse av Dyrøy boligstiftelse gjennom byggeprosessen Dette alternativet vil være en større og omfattende avtale enn det som ligger i bevilgningen fra kommunestyret. Det vil være ønskelig at man legger frem følgende forslag til avtale mellom partene: 1. Dyrøyseminarsenteret KF ivaretar støttefunksjoner/daglig drift av Dyrøy boligstiftelse i byggeperioden. Dette vil innbefatte alt fra innkalling til møter, referatføring, vedtaksoppfølging og tilrettelegging for styret/plankomiteen i boligstiftelsen, samt oppfølging av konsulent, finansieringskilder, byggeleder etc. i planlegging og byggeperioden. 2. Dette oppdraget vil bli fakturert for 47.250 kr pr mnd, eskl innkjøp av byggeleder/konsulentbidrag Vekting av de to alternativene Alternativ 1:
Ved å forholde seg til bevilgningen fra kommunestyret, vil det være snakk om en ren møtesekretariatsfunksjon, som utgjør ca. 10 % stilling. Alternativ 2: Hvis man tolker vedtaket i Dyrøy boligstiftelse er det satt av 300.000 kr til utarbeidelse av anbudsdokumenter og til anbudsprosessen, på konsulentbistand og byggeledelse. Dyrøyseminarsenteret KF innehar ikke denne type innkjøperkompetanse pr i dag, og vi vil derfor måtte kjøpe denne typen tjeneste fra f.eks. innkjøpsalliansen som Dyrøy kommune har avtale med. Det vil også påløpe flere arbeidstimer med behovsanalyse innhenting av grunnlagsmaterialer, møter med husbanken etc. For å kunne gjøre en fullgod jobb i denne rollen vil daglig leder mene at det i perioder vil være behov for 50 prosent stilling som bør dedikeres til boligstiftelsen i planleggingsfasen av utbyggingen. Dette vil ved 50 prosent stilling og inntjeningskravene til Dyrøyseminarsenteret være kostnadsberegnet til ca. 570.000 kr på helårsbasis. Disse kostnadene kan selvsagt budsjetteres inn i kostnadene for oppføring av 2 etasje på utleiebygget. Det er fra daglig leders side ønskelig at vi utarbeider en plan for oppdraget sammen med boligstiftelsen, slik at oppgavene blir løst på en best mulig måte. Vekting av alternativene: Etter det daglig leder tolker av kommunestyrets vedtak, ønsker man en sekretariatsfunksjon for å ivareta byggekomiteens behov, og det ble bevilget 100 000 kr fra Dyrøy kommune til dette arbeidet. I dette ligger da etter daglig leders syn kun en møtesekretariatfunksjon. Dette er en enkel og grei modell som kan gjennomføres uten de store omstillingene. Alternativ 2 der Dyrøyseminarsenteret KF går inn og ivaretar oppfølging og daglig drift er en mer omfattende sak, som selvsagt er mulig, men vil koste flere ressurser fra senteret og daglig leder som sitter med dette ansvaret pr i dag. Derfor har daglig leder i Dyrøyseminarsenteret KF, prissatt denne til en verdi av 500 000 kr pr år, ekslusive kostnader til byggeleder og konsulentbistand. Daglig leder legger denne saken frem uten innstilling for en prinsipiell avgjørelse og ber styret være spesielt oppmerksom på at alternativ 2 vil være utenfor vår vedtatte formålsparagraf som lyder som følgende: 3. Formål Foretaket har til formål å: 1. fremme, tilrettelegge og drive erfaringsformidling mellom distriktskommuner 2. gjennom samarbeid med interesserte forskningsmiljøer i landsdelen, arbeide for å styrke forskning som dokumenterer distriktskommuners situasjon og muligheter
3. på oppdragsbasis utføre erfaringsformidling, utviklingsarbeid, undersøkende og rådgivende arbeid for distriktsbasert næringsliv, offentlig myndighet, organisasjoner og andre. Daglig leder legger med dette frem saken til behandling med 2 alternative forslag til vedtak: Daglig leders forslag til vedtak: Alternativ 1: Det utarbeides avtale med Dyrøy boligstiftelse jmfr kommunestyrets vedtak i sak 66/14 om ivaretakelse av sekretariatsfunksjon for styret/byggekomiteen: Avtalen vil gjelde: 1. Støttefunksjoner til Dyrøy boligstiftelse, og sekretær for plankomite for utbyggingen av 2. etasje på Dyrøy utleiebygg. Alternativ 2: Etter kommunestyrets vedtak av 16.12.2014 med en bevilgning på 100 000 kr vil oppdraget utgjøre 167 timer, eller ca 10 % stillingsressurs på årsbasis (gjennomsnittlig 3,5 t pr uke.) Dette vil innbefatte innkalling av møter, referatføring, og tilrettelegging for styret/plankomiteen i boligstiftelsen. 2. Øvrige støttefunksjoner /annet arbeid for boligstiftelsen vil faktureres med 600 kr/t eksl MVA etter avtale(r) mellom boligstiftelsen og Dyrøyseminarsenteret KF. Det innledes forhandlinger mellom Dyrøyseminarsenteret KF og Dyrøy boligstiftelse om støttefunksjoner og daglig drift av Dyrøy boligstiftelse: Styrets forslag til avtale er: 1. Dyrøyseminarsenteret KF ivaretar støttefunksjoner/daglig drift av Dyrøy boligstiftelse i byggeperioden. Dette vil innbefatte alt fra innkalling til møter, referatføring, vedtaksoppfølging og tilrettelegging for styret/plankomiteen i boligstiftelsen, samt oppfølging av konsulent, finansieringskilder, byggeleder etc. i planlegging og byggeperioden. 2. Dette oppdraget vil bli fakturert for 47.250 kr pr mnd, fra 1.mars og så lenge avtalen gjelder. Dette beløpet er eksl innkjøp av byggeleder/konsulentbidrag etc. Styreleders innstilling: Randi Lillegård styreleder Kjell-Sverre Myrvoll daglig leder