1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av oppdrag fra selvstendig næringsdrivende. 2. Målgruppe: Eksamenskonsulenter, forskningskonsulenter, nter, rekvirenter, innkjøpere og BDM-er på alle enheter. 3. Hyppighet: Etter behov. 4. Rutineansvarlig: 5. Risikoforhold: Manglende planlegging Bestillinger foretas uten budsjettdekning Uklar dokumentasjon av den selvstendig næringsdrivende. kan opptre i strid med regelverket for offentlige anskaffelser og utbetaling av honorar til selvstendig næringsdrivende. Feil kontering. Manglende sporbarhet mellom bestilling og faktura. 6. Kommentar: 7. Gjennomføring: Rutinen gjennomføres når enhetene skal foreta bestilling av oppdrag fra selvstendignæringsdrivende. Utførende Steg Oppgave/Aktivitet Referanse Side 1
Eksamens-, Haver Eksamens-, Haver 1. 2. Prosess: Fra behov til betaling Avklare hvorvidt det er snakk om selvstendig næringsdrivende eller ikke Det skal avklares ved bestilling av tjeneste, og før kontrakt inngås, om oppdragstakeren kan regnes som selvstendig næringsdrivende i forhold til det aktuelle oppdraget. Se egen nettside om selvstendig næringsdrivende til hjelp for denne vurderingen. NB: Sensorarbeid og undervisning skal ikke utbetales som honorar til selvstendig næringsdrivende, men som lønn. Innhente nødvendig inngå skriftlig kontrakt Det skal innhentes nødvendig dokumentasjon fra den selvstendig næringsdrivende ved kontraktsinngåelse. Følgende dokumentasjon skal innhentes: 1. Signert kontrakt 2. Utfylt vurderingsskjema (baksiden av kontrakten) Eksamens-, haver 3. Sende kontrakt til enhetens rekvirent Etter at kontrakt er signert, skal alt oversendes enhetens rekvirent. Rekvirent 4. Motta kontrakt Ved mottak av dokumenter, kontrollerer rekvirenten at alle obligatoriske dokument er fylt ut og vedlagt (signert kontrakt og vurderingsskjema) Eventuelle feil og avvik vurderes og korrigeres eller returneres til behovshaver. Rekvirent 5. Henter opp den aktuelle selvstendig næringsdrivende som leverandør eller melder inn den selvstendig næringsdrivende som ny leverandør. Dersom den selvstendig næringsdrivende ikke ligger inne i bestillingssystemet som en leverandør, skal den meldes inn som ny leverandør. Ved innmelding av ny leverandør, følges rutinen for innmelding av ny leverandør. Det er ikke tillatt å opprette selvstendig næringsdrivende som engangsleverandør. Side 2
Rekvirent 6. Valg av leverandør Rekvirent 7. Opprette anmodning Når leverandør er valgt (eventuelt meldt inn og er å finne i bestillingssystemet), oppretter rekvirenten anmodning mot den aktuelle selvstendig næringsdrivende. Anmodningen opprettes skal kontrakten skannes og legges ved anmodningen. Anmodningen sendes til BDM for godkjenning. NB: Det er ikke tillatt å benytte plankjøp ved bestilling av oppdrag fra selvstendig næringsdrivende. BDM 8. Kontrollere og godkjenne rekvisisjon Personer med rettigheter til å godkjenne anmodninger på behovshavers enhet, mottar anmodningen til godkjenning i bestillingssystemet. Anmodningen gjennomgås og blir enten godkjent eller forkastet. Ved kontroll og godkjenning skal BDM påse følgende: Innkjøper 9. Bestilling at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig at kontering er gyldig og korrekt at kontrakt er vedlagt Når anmodningen er godkjent, sendes den til innkjøper for bestilling. Innkjøper kvalitetssikrer anmodningen ved å: Kontrollere at samtlige aktuelle vedlegg er knyttet til anmodningen Kontrollere konteringsinformasjonen og spesielt arten i kontostrengen Sørge for at produktinformasjon, antall og pris er i henhold til avtale Side 3
Innkjøper 10. Sende bestilling Innkjøper sender bestilling til den selvstendig næringsdrivende. Innkjøper eller rekvirent 11. Varemottak i bestillingssystemet - attestasjon Etter endt oppdrag plikter behovshaver å melde til rekvirent/innkjøper at oppdraget er utført og at utbetaling av honorar kan skje. Ved uteblivelse av slik informasjon, plikter rekvirent/innkjøper å etterspørre denne informasjonen. Når nødvendig informasjon om at oppdrag er utført foreligger, utfører rekvirent/innkjøper varemottak i bestillingssystemet. Når beløpet på bestillingen stemmer med fakturabeløpet vil fakturaen automatisk gå til betaling. Avviksbehandler 12. Manuell avviksbehandling av faktura Ved avvik mellom bestilling og faktura, vil enhetens avviksbehandler få fakturaen til manuell avviksbehandling. Manuell avviksbehandling av fakturaen er nødvendig: ved anleggs- eller utsytyrsregistrering prisavvik utenfor gitt avviksgrense hvis bestillingen er lukket uten at alle varer er mottatt ved delmottak hvor ikke alle varer mottas innen 15 dager dersom det er angitt kostnadsplitt mellom organisasjonsenheter Side 4
Bestilling av oppdrag fra selvstendig næringsdrivende Selvst. næringsdrivende Motta bestilling Utføre oppdraget Fakturere oppdraget BDM Rekvirent Behovshaver Avklare hvorvidt selvstendig næringsdrivende Innhente inngå kontrakt Motta kontrakt Sende kontrakt Melde inn ny leverandør Opprette anmodning Kvalitetssikre og godkjenne anmodning Bekrefte at oppdraget er utført Registrere varemottak Registrere varemottak Innkjøper/ avviksbehandler Opprette bestilling Faktura Fakturabehandling /avviksbehandling Systemer og dokumenter Opprette data Opprette data Oppdatert data Opprette data i IP / Oppdat data i Side 5