Enhet for Intern Revisjon REVISJONSRAPPORT. Revisjon av BDM-roller ved Medisinsk fakultet
|
|
- Helene Carlsson
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Side 1 av 6 Enhet for Intern Revisjon REVISJONSRAPPORT Revisjon av BDM-roller ved Medisinsk fakultet Distribusjon: Dekan Medisinsk fakultet Universitetsdirektøren Kopi: Økonomidirektøren Innkjøpsseksjonen (IS) Regnskapsseksjonen (RS) Gjennomført september - november 2011 Revisorer: Kjerstin Album Arntzen og Morten Opsal Blindern, desember 2011
2 Side 2 av 6 1 Bakgrunn Medisinsk fakultet henvendte seg våren 2011 til Enhet for intern revisjon (EIR) med ønske om å få en gjennomgang av tildelte roller for budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) ved fakultetet. Oppgaven er godkjent av Universitetsdirektør i dialog med Revisjonssjef. 2 Formål Formålet med revisjonen: «å se etter om dagens organisering av BDM-funksjonene ved Det medisinske fakultet: ivaretar behovet for effektive og gode rutiner, bidrar til en trygg og kostnadseffektiv innkjøpsfunksjon for MedFak som helhet, Organiseringen bør også ivareta tilstrekkelig fleksibilitet ved den enkelte enhet.» Gjennomgangen ble utført med intervjuer ved alle enheter med BDM, hvor også innkjøpsroller var del av intervjuet. 3 Omfang Revisjonen var rettet mot alle enheter ved fakultetet, og omfattet også innkjøpsfunksjonen. 4 Rapportstruktur Rapporten har en todelt struktur, en del for UiO-relaterte problemstillinger og en del direkte mot Det medisinske fakultet. 5 Prinsipper rundt BDM-roller Rollen BDM er beskrevet i dokument «Budsjettdisponeringsmyndighet ved Universitet i Oslo:» «Før en person med budsjettdisponeringsmyndighet gjennomfører disposisjoner, skal vedkommende påse at: Det er hjemmel for disposisjonen Det er budsjettmessig dekning for disposisjonen Disposisjonen er økonomisk forsvarlig» 6 Vesentlige faktorer EIR har summert opp følgende faktorer som anses sentrale for å ha en effektivt fungerende organisasjon mht BDM-roller og innkjøpsfunksjon: Tilstrekkelig kompetanse i alle ledd Profesjonalisering via jevnlig bruk og et visst volum Kontroll for høyt opp i organisasjonen skaper for liten innsikt i oppgaven, kontrollen blir summarisk og illusorisk Kontroll for lavt i organisasjonen medfører at kontrollpunktene blir mange og veldig spredt Rett kontostreng i 1.ledd En organisering som ikke skaper flaskehalser i behandlingsflyten.
3 Side 3 av 6 7 Skisse over og beskrivelse av BDM-roller Følgende skisse visualiserer BDM-roller til systemer og funksjoner. BDM blir tildelt gjennom delegasjon fra Dekan og nedover i organisasjonen. Delegert BDM tildeles via et skjema som må signeres og sendes fysisk til RS. Dertil er det etablert løsninger for å få tilgang til systemene HR-portal, Fakturabehandlingssystem og Bestillingssystem. Her er tilgangene styrt via pålogging til det enkelte system, og høyeste rettighet i det enkelte system er BDM (eller Godkjenner). Prinsipielt mener EIR at det må være en logikk i tildeling av BDM slik at det ikke kan tildeles BDM til systemer uten at samme person har blitt gitt Delegert BDM. Dette prinsippet er sammenfallende med RS sitt syn (ØPA/RS/systemgruppa). Delegert BDM betyr at vedkommende kan foreta anvisninger på papirdokumenter, og er i posisjon til å signere kontrakter og avtaler. Anvisning på papirdokumenter er mer og mer sjelden siden alle fakturaer går gjennom fakturasystemet. Det forekommer ved bilagslønn (skal endres via IHR-prosjektet), ved refusjoner og reiseregninger som ikke går via HR-portalen men blir levert inn på papir. I HR-portal trengs BDM for å følge opp personalansvar (søknader om ferie og andre fravær, oppfølging av arbeidede timer og godkjenning av overtid, og godkjenning av refusjoner og reiseregninger.) Innlegging av data her har mye systemstøtte, og kvalitet på kontostreng blir derfor god og stabil. Det er også en attestantrolle som skal bidra til å sikre at kostnadene er relevante og korrekte, og den funksjonen er i virksomhet før godkjenningen. I Fakturasystemet brukes BDM til å godkjenne (anvise) fakturaene som er kommet til belastning. Forutgående for godkjenningen skal den enkelte faktura være gjennom en attestasjon. Attestasjonen er kontrollpunktet for at varen/tjenesten fakturaen gjelder er mottatt og korrekt, samt at rett kontostreng skal påføres. UiO har som målsetting at volumet fakturaer som må godkjennes (og anvises) direkte i fakturasystemet, skal reduseres ved at bestillingssystemet brukes mer og mer. I Bestillingssystemet brukes BDM til å godkjenne en bestilling før den sendes til aktuell leverandør. Forut for godkjenningen skal bestillingen være påført rett kontostreng, en arbeidsprosess som krever en viss kompetanse. Det er særlig art og prosjekt som det kan svikte på. Rollen her kalles Rekvirent. Etter at en bestilling er godkjent i bestillingssystemet vil ikke
4 Side 4 av 6 personen med BDM-rolle ha mer med prosessen å gjøre. I tillegg har systemet rollen Innkjøper som bør inneha god innkjøpsfaglig kompetanse. Det er ofte andre og færre personer som har BDM-rolle i bestillingssystemet enn i fakturasystemet. 8 Vurderinger 8.1 Overordnet ved UiO Tilgangsstyringen til Delegert BDM, Fakturasystem, Bestillingssystem og HR-portal ser ut til å være tilfredsstillende mht hvordan tilganger kontrolleres før godkjenning og innlegging. Imidlertid er det 2 helt adskilte løsninger. HR-portal er helt selvstendig og utføres i OPA, mens de 3 andre håndteres i systemgruppa i RS. Også disse 3 er delvis adskilte, og det må gjennomføres manuelle kontroller før systemtilganger gis. ØPA og OPA har sett at det kan være gevinster å hente ved å lage en løsning hvor tilganger gis og ajourholdes i ett punkt, SAPUiO er omtalt som aktuelt sted. Funksjonelt kan da en del roller knyttes til stillingen personen er tilsatt i, og automatiseres fra kilden (SAPUiO) og ut til det enkelte system. EIR mener en slik løsning vil være hensiktsmessig å etablere. Det har i revisjonen kommet innspill på om det kan være forskjellige typer BDM-roller, så som strategisk BDM-rolle og operativ BDM-rolle. EIR har ikke drøftet en slik løsning nærmere, men ønsker å nevne innspillet i denne sammenheng. I revisjonen har det kommet fram noen problemstillinger ift oppfølging av regnskap. Det brukes i en viss grad skyggeregnskap for prosjektkonti. Dette fordi rapportene som kommer fra økonomisystemet ikke inneholder oversikt over kostnader for varer som er i bestilling. En faktura må være mottatt ved UiO før kostnaden blir synlig i økonomirapporter. Skyggeregnskap benyttes for å holde en mer oppdatert oversikt. EVF-delprosjektet i IHR-prosjektet har skyggeregnskap som et av sine temaer, og EIR forutsetter at problematikken vil bli vurdert i den sammenheng. Ved bruk av plankjøp i Bestillingssystemet er det også en problemstilling. Dersom fakturabeløp blir annerledes enn beløp satt inn i bestillingen, blir ikke plankjøpsaldo oppdatert ift fakturaen. Dette gir utrygghet mht saldo i tildelt plan. EIR anbefaler at forholdet vurderes. 8.2 Det medisinske fakultet EIR opplever at ledelsen ved Medfak er opptatt av å få en organisering som gir tilstrekkelig kontroll. Men de er også opptatt av å få fram at fakultetet har en del særegenheter som gjør at de har behov for tilpasninger. Størrelsen er en faktor, da det er ca 1500 ansatte ved fakultetet. Videre er særlig ett institutt svært spredt geografisk, noe som gir ekstrautfordringer. Å finne balansen mellom for liten og for stor spredning av rollene er kjernepunktet. Ledelsen uttaler at de ser hensikten av å profesjonalisere roller ved å bygge tilstrekkelig kompetanse hos rolleinnehavere. Det må også være ofte gjentakende utførelse av arbeidsoppgaver for å oppnå en tilstrekkelig trygghet. Nærhet til der behovene er må også vektlegges. I tillegg til kompetanse og nærhet i organisasjonen er det viktig med kvalitet i hele kjøpsprosessen. Dvs at kjøpet gjøres ihht til Lov om offentlig anskaffelser. UiO har bygd opp
5 Side 5 av 6 kontrollrutiner som, slik vi har sett det følges ved fakultetet. Det må imidlertid fortsatt være fokus på at bestillinger skal følge de oppsatte rutiner. Innføringen av Bestillingssystem har aksept i ledelsen. Imidlertid er det en del misnøye med systemet blant brukere, det oppleves som tidkrevende og tungvint og det stjeler tid. Fortsatt forankring av at bestillingssystemet skal brukes (og i økende grad) er viktig. Å få fram hva som er gevinstene med at Bestillingssystemet brukes, kan vektlegges. Både Innkjøpsseksjonen og Innkjøpskoordinator ved fakultetet kan benyttes i et slikt innsalg. UiO har mål om at kjøp gjennom Bestillingssystemet skal utgjøre minst 70 % av totalt antall kjøp. Innkjøpskoordinator følger opp den enkelte enhets resultat i månedsmøter. Et viktig moment er at det ikke oppstår flaskehalser i flyten i Bestillingssystemet, og at saker ikke blir liggende i systemet. En kartlegging av ventetid i systemet bør gjennomføres. Organiseringen ved både fakultetet og ved instituttene har endret seg mye siste år, og det er forskjellig organisering av rollene ved de 3 instituttene, noe som også gjenspeiler hvordan instituttene er organisert. Dessuten er organiseringen i fortsatt utvikling. Hovedinntrykket er imidlertid at organisering er funksjonell. 8.3 Det enkelte institutt ved Medisinsk fakultet Instituttstrukturen har blitt endret de senere år. IMB har bestått som ett institutt, mens både Klinmed og Helsam var flere separate institutter tidligere. IMB og Klinmed er store enheter med hhv 600 og 750 tilsatte IMB IMB har gått fra å være svært sentralisert hvor for mange oppgaver var samlet hos kontorsjef, til at det nå er plassert både personalansvar og BDM-roller hos ledere av forskergruppene. Forskergruppene er organisert i avdelinger uten noen avdelingsledelse. Det er sprik i kompetansen, og mer homogen kompetanse må etterstrebes. Videre er det viktig at det er god og tilstrekkelig støtte til og oppfølging av rolleinnehaverne. EIR mener det er noen svakheter i denne organiseringen, og at den må bedres. Innkjøpsfunksjonen ved instituttet er i fortsatt utvikling. Innkjøpskoordinator er oppnevnt, og har fått BDM-myndighet. Plankjøp er tatt i bruk og gir gode effekter. Det er innkjøpere plassert til den enkelte forskningsgruppe og det er ofte flere forskningsgrupper i en avdeling. Det er i gjennomføring en pilot ved avdeling Biokjemi hvor antall innkjøpere er redusert fra 8 til 1. Status og erfaring med denne pilot er ikke kjent, og EIR mener at dens erfaringer må vektlegges når de framkommer. Forslag til tiltak for IMB: Sikre tilstrekkelig kompetanse hos BDM-rollene (måle kompetansenivå mot kompetansekrav) Yte tilstrekkelig administrativ støtte, undersøke om volum og nivå på administrativ støtte møter behovene (og forventningene).
6 Side 6 av Klinmed Klinmed sin organisasjonsmodell er i fortsatt utvikling. Den har gjennomgått vesentlige endringer siste år, hvor BDM-ansvar er flyttet utover i organisasjonen. Det er etablert administrasjonskoordinatorer med BDM i alle klinikker hvor rollen skal avlaste klinikkleder i administrative oppgaver. EIR synes denne organiseringen er gunstig ved at den sikrer hensiktsmessig spredning av BDM (nærhet og balanse i volum), har lokalt plassert kontrollfunksjoner og ivaretar organisatoriske særegenheter. EIR anser det også hensiktsmessig å rendyrke denne modellen til å stoppe på klinikknivået. Instituttet har redusert rollene som innkjøpere til noen få, og det er etablert en rutine med e- postadresse for å styre kjøpsbehov inn i Bestillingssystemet. Instituttet mener å ha fått bedre kvalitet i hele kjøpsprosessen med disse tiltakene. EIR ser det som en gunstig utvikling, men vi påpeker også behovet for å sikre at det ikke blir unødig flaskehalser i bestillingssystemet. En kartlegging av ventetid i systemet bør gjennomføres. Plankjøp er ikke tatt i bruk ved instituttet. Plankjøp bør tas i bruk som et virkemiddel i innkjøpsfunksjonen Helsam Helsam har opprettet administrasjonslederstillinger ved hver av sine to geografiske enheter. Disse har kun administrative roller og kvalitetssikring som et viktig fokus i sitt arbeid. Sammen med kontorsjef skal de i hovedsak dekke BDM-funksjonen ved instituttet, selv om både Klinikkleder og Forskningsleder har BDM. EIR mener at denne organiseringen sikrer tilstrekkelig kontroll og kvalitet. Instituttet har også innkjøpere ved hver geografisk enhet. Bruk av Bestillingssystemet ble igangsatt medio 2011, og er således fortsatt ikke fullt tatt i bruk. EIR mener organiseringen ser tilfredsstillende ut, og forutsetter at bruk av bestillingssystemet øker framover. Vi foreslår også at bruk av plankjøp økes. Øke bruk av plankjøp som et virkemiddel i innkjøpsfunksjonen. 9 Konklusjon EIR mener at organiseringen av BDM-roller ved Medisinsk fakultet i hovedsak ivaretar behovet for effektive og gode rutiner, og bidrar til en trygg og kostnadseffektiv innkjøpsfunksjon for fakultetet som helhet. 10 Videre behandling Rapporten peker på noen områder som det bør arbeides med. Vi ber om en tilbakemelding på rapporten og dens påpekninger, innen Sveinung Svanberg Avdelingsdirektør Morten Opsal Seniorrådgiver Kjerstin Album Arntzen Seniorkonsulent
Enhet for Intern Revisjon REVISJONSRAPPORT. IT-tilgangsstyring
Side 1 av 5 Enhet for Intern Revisjon REVISJONSRAPPORT IT-tilgangsstyring Distribusjon: IT-direktøren OPA Kopi: Universitetsdirektøren Gjennomført februar - september 2013 Revisorer: Morten Opsal Blindern,
DetaljerFUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp
FUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp Fastsatt av: Økonomidirektøren Dato: 28.02.2007 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: UIT.ØA.ANSK.FUNK.01 Sist endret av: Avdeling
DetaljerProsess: Fra behov til betaling
1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av oppdrag fra selvstendig næringsdrivende. 2. Målgruppe: Eksamenskonsulenter, forskningskonsulenter, nter, rekvirenter, innkjøpere og
DetaljerEnhet for Intern Revisjon RAPPORT FULLMAKTER ANSVAR ROLLER MYNDIGHET
Enhet for Intern Revisjon RAPPORT FULLMAKTER ANSVAR ROLLER MYNDIGHET Revisorer: Morten Opsal, Sveinung Svanberg, Blindern, juni 2010 Bakgrunn: En god fullmaktsstruktur, klare ansvarsforhold, klare ansvars-og
DetaljerProsess: Fra behov til betaling
1. Formål: Finne riktig vare og riktig leverandør. Følge regelverket for offentlige anskaffelser. Følge interne regler for anskaffelser og attestasjon (etiske retningslinjer og retningslinjer for anskaffelser
DetaljerRetningslinjer for anskaffelser
Retningslinjer for anskaffelser 1 Definisjon/avgrensning Anskaffelsesområdet omfatter følgende aktiviteter: avdekke og spesifisere behov søke i leverandørmarkedet kostnadsramme og budsjettmessig dekning
DetaljerKompetanseheving / profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen ved UiO. Regional innkjøpskonferanse 4. desember 2013
Kompetanseheving / profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen ved UiO Regional innkjøpskonferanse 4. desember 2013 Universitetet i Oslo i tall Rundt 27 000 studenter Rundt 6 000 ansatte (årsverk) Består
DetaljerRollebeskrivelser e-handel
Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller
DetaljerEnhet for Intern Revisjon RAPPORT. EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER VED UiO
Enhet for Intern Revisjon RAPPORT EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER VED UiO Distribusjon: Økonomidirektøren Universitetsdirektøren (gjp) Gjennomført høsten 2010 Revisorer: Kjerstin A. Arntzen og Sveinung
DetaljerProsess: Fra behov til betaling
1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av transporttjeneste fra DHL 2. Målgruppe: Ansatte, rekvirenter, innkjøpere og BDM-er på alle enheter. 3. Hyppighet: Etter behov. 4. Rutineansvarlig:
DetaljerKurs for personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
Kurs for personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) Formålet Formålet med dette kurset er: A. å gi kjennskap til hvilke oppgaver og ansvar som tilligger BDM innenfor tilsettinger, anskaffelser, utgifter
DetaljerProsess: Fra behov til betaling
1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av varer og/eller tjenester der varen eller tjenesten hentes eller mottas direkte, og sluttsummen kan være ukjent, for eksempel restaurantbesøk.
DetaljerOrientering om arbeidet med underliggende nivåer på de tre instituttene
Til: Fakultetsstyret Saksbehandler: Tove Blix Dato: 8. juli 2010 Orientering om arbeidet med underliggende nivåer på de tre instituttene Vi viser til orientering om innføring av ny HR portal og ovennevte
DetaljerFullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole
Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole 1. INNLEDNING Dette dokumentet omhandler fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole (NMH) og gir en beskrivelse av roller, definisjoner, utøvelse og ansvarsforhold
DetaljerRekruttering av dekan ved Det medisinske fakultet for perioden valgt eller ansatt dekan
Rekruttering av dekan ved Det medisinske fakultet for perioden 2019-2022 - valgt eller ansatt dekan (V-SAK 4 i møte i universitetsstyret 5. desember 2017) Frode Vartdal, dekan Det medisinske fakultet Det
DetaljerFullmaktsdokument - Sykehusapotekene HF
Fullmaktsdokument - Sykehusapotekene HF 1. Fullmaktsstrukturen i Sykehusapotekene HF 1.1 Det rettslige grunnlaget Det rettslige grunnlaget for fullmaktsfordelingen mellom de ledende organene er styrende
DetaljerFakultetsstyret slutter seg til forslaget til fordeling for 2019 slik det fremkommer i vedlagte regneark.
Det medisinske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: MED HELSAM Institutt for helse og samfunn Dato: 04.10.2018 Saksnr..: 2018/7344 HALVORFA Disponeringsskriv 2019 Det medisinske fakultetsstyret behandlet
DetaljerBtB nettverksmøte. 20. oktober 2009
1 BtB nettverksmøte 20. oktober 2009 2 Agenda 20.10.2009 DEL 1: Utvidet mva-registrering DEL 2: Systemer Forpliktelsesrapport Statistikk Kjøp > 100.000 Leverandøraktivering Kontrollrutiner, status SIT
DetaljerFra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen
Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Difi prioriterte oppgaver Medvirke til gode omstillingsprosesser i staten. Følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken. Være med på
DetaljerRefusjon av utlegg ikke-ansatt
Prosessdokument - NTNU 03-03-02 - Refusjon av utlegg ikke-ansatt Formål: Sikre at ikke-ansatte får refusjon for de utlegg de har krav på fra NTNU, i henhold til gjeldende retningslinjer og regelverk. Spesielle
DetaljerArbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi
Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi Bakgrunn Interimsstyret har i sak IH 02-09 godkjent plan for arbeidet mot etablering av det nye helsevitenskaplige fakultet. I arbeidet med
DetaljerBestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering
Bestillingssystem - organisatoriske tilpasninger før implementering Wenche Ludviksen Sæther Seniorrådgiver Difi Agenda Hva må man konkret ta stilling til ved implementering av bestillingssystem Måling
DetaljerVEDTAK: Styret vedtar fullmaktsstrukturen for 2014 i henhold til saksframstillingen.
Sykehuset Innlandet HF Styremøte 19.12.13 SAK NR 101 2013 ØKONOMISKE FULLMAKTER FOR REGNSKAPSÅRET 2014 Forslag til VEDTAK: Styret vedtar fullmaktsstrukturen for 2014 i henhold til saksframstillingen. Brumunddal,
DetaljerFakultetet er svært bekymret for instituttets reelle underskudd på 16,2 mill kroner i 2013, og vil innkalle til et eget møte om saken.
MED IMB Institutt for medisinske basalfag Tilbakemelding på ledelseskommentar 3.tertial 2013 Det vises til instituttets ledelseskommentar for 3. tertial 2013. Fakultetsledelsen har store forventninger
DetaljerFakultetsstyret fattet følgende vedtak om fordeling på møtet 30. oktober 2012:
Det medisinske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: MED HELSAM Institutt for helse og samfunn Dato: 06.11.2012 Saksnr..: 2012/3359 METTEGR DISPOSISJONSSKRIV 2013 - INSTITUTT FOR HELSE OG SAMFUNN Det
DetaljerBESTEMMELSER FOR ATTESTASJON OG ANVISNING INN-/UTBETALINGER
Vedlegg B til Økonomireglementet: BESTEMMELSER FOR ATTESTASJON OG ANVISNING INN-/UTBETALINGER 1 Innhold: 1. Alminnelige bestemmelser... 3 2. Attestasjonsmyndighet... 3 2.1 Attestasjon... 3 2.3 Lønnsbilag...
DetaljerØkonomirapport fakultetsstyremøte MED den 6. november Regnskap oppdatert pr. 30. september 2018 med kommentarer helt opp til styremøte
Økonomirapport fakultetsstyremøte MED den 6. november 2018 Regnskap oppdatert pr. 30. september 2018 med kommentarer helt opp til styremøte Økonomisk status oppdatert med september tall Totale inntekter
DetaljerOrganisering og standardisering innenfor bilagslønn
Organisering og standardisering innenfor bilagslønn og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den 23.10.12 skal effektene av de
DetaljerOslo universitetssykehus HF
Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 20. juni 2012 Saksbehandler: Vedlegg: Viseadministrerende direktør økonomi og finans Brev 2/2012 fra revisor datert 23. april 2011 SAK 44/2012 REVISORS NUMMERERTE
DetaljerØkonomirapport fakultetsstyremøte MED den 25. september Regnskap oppdatert pr. 31. august 2018 og oppdatert årsprognose
Økonomirapport fakultetsstyremøte MED den 25. september 2018 Regnskap oppdatert pr. 31. august 2018 og oppdatert årsprognose Økonomisk status oppdatert med august tall og ny års prognose Totale inntekter
Detaljer1. Etterlevelse av kvalitetssystem for medisinsk og helsefaglig forskning
Universitetet i Oslo FRA ENHET FOR INTERN REVISJON FREMLEGGSNOTAT Møtesaksnr.: O-sak 2 Møtedato: 3. mai 2016 Notatdato: 21. april 2016 Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Morten Opsal TIL UNIVERSITETSSTYRET Årsrapport
DetaljerFullmaktsstrukturen ved Helgelandssykehuset HF
Fullmaktsstrukturen ved Helgelandssykehuset HF Internrevisjonsrapport nr 10/08 02.06.08 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn, formål...3 1.2 Avgrensing og tilnærming...3 2 FUNN OG VURDERINGER...
DetaljerMedlemsmøte i NIRF statlig sektor, Enhet for intern revisjon (EIR) ved Universitetet i Oslo. Morten Opsal, fungerende revisjonssjef
Medlemsmøte i NIRF statlig sektor, 27.10.2015 Enhet for intern revisjon (EIR) ved Universitetet i Oslo Morten Opsal, fungerende revisjonssjef Forankring i styret Instruks vedtatt av UiOs styre EIR er styrets
DetaljerOpplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper
Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper Innhold i kurset Innkjøperrollen og regelverk Prosessen fra behov til betaling Kontering og fakturering Brukerstøtte Om innkjøperrollen i bestillingssystemet
DetaljerOrganisering og standardisering innenfor bilagslønn - mars 2013
Organisering og standardisering innenfor bilagslønn - mars 2013 og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den 23.10.12 skal effektene
DetaljerDisposisjonsskriv for TIK 2016
N O T A T Til: Senter for teknologi, innovasjon og kultur (TIK) Fakultetsadministrasjonen Postboks 1084 Blindern Telefon: 22 85 48 45 Saksbehandler: Terje Hegge Telefaks: 22 85 48 25 Dato:20.10.2015 Saksnr.:
DetaljerProsjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Presentasjon for PK-nettverket v/irene Sandlie
Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Presentasjon for PK-nettverket 01.11.13 v/irene Sandlie UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet,
DetaljerInformasjon til styret ved Medisinsk fakultet tirsdag 19. mai 2015.
Enhet for intern revisjon (EIR) ved UiO, - hvem, - hva, - hvordan Informasjon til styret ved Medisinsk fakultet tirsdag 19. mai 2015. Morten Opsal, fungerende revisjonssjef Forankring i styret Instruksen
DetaljerDato: Organisasjons/funksjonsbeskrivelse INTERNADMINISTRASJONEN. Internadministrasjon. Målsetting med omorganiseringen:
Dato: 1.10.2013 Organisasjons/funksjonsbeskrivelse INTERNADMINISTRASJONEN Vedtatt organisering: Internadministrasjon Økonomidrift Arkivdrift Personaldrift Kontordrift Målsetting med omorganiseringen: Økt
DetaljerRevisjonsrapport. Revisjon: Oppfølging styrevedtak
Universitetet i Oslo Sentraladministrasjonen/Enhet for Internrevisjon/Lin Anett Haugsland Revisjonsrapport Revisjon: Oppfølging styrevedtak Distribuert til: Universitetsdirektøren Gjennomført av: Revisjonssjef
DetaljerDeres ref Vår ref Dato
Direktoratet for økonomistyring Postboks 7154, St. Olavs plass 0130 OSLO Deres ref Vår ref Dato 15/4005-11.07.2016 Søknad om unntak fra regelverket for økonomistyring i staten - Statens vegvesens kjøp
DetaljerDa universitetsstyret behandlet årsplan i juni 2011 ble følgende målsettinger foreslått på institusjonsnivå:
Fakultetsnotat Orienteringssak Til: Det medisinske fakultetsstyre Med.fak.sak: Saksbehandler: Mette Groseth Langballe Oslo, 1.april 2014 Resultatmål 2014 Resultater 2008-2013 Da universitetsstyret behandlet
DetaljerINTERIMSREVISJON 2012 - HALDEN KOMMUNE
Deloitte AS Dronninggata 15 Postboks 2013 Strømsø N-3003 Drammen Halden kommune v/rådmann Eivind Hansen Storgata 8 1771 Halden Tel: +47 32 26 41 00 Fax: +47 32 26 41 01 www.deloitte.no Revisjonsrapport
DetaljerFra Behov for arbeid til lønnsutbetaling. Kurs for BDM i arbeidsgiver rollen
Fra Behov for arbeid til lønnsutbetaling Kurs for BDM i arbeidsgiver rollen Agenda 1. Prosess og roller ved tilsetting 2. 4-års regel 3. Timelønn/honorar 4. Fratredelse inkl pensjonering 5. Fravær 6. Reiser-
DetaljerRAPPORT. Revisjon: Implementering av kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning
RAPPORT Revisjon: Implementering av kvalitetssystemet for medisinsk og helsefaglig forskning Distribuert til: Forskningsdirektør Kopi: Universitetsdirektør Gjennomført av: Seniorkonsulent Hilde Tanggaard
DetaljerStyret Helse Sør-Øst RHF 21. april 2016
Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 21. april 2016 SAK NR 036-2016 PASIENTREISER UTEN REKVISISJON FREMTIDIG ORGANISERING ETTER INNFØRING AV NY LØSNING MINE PASIENTREISER Forslag
DetaljerOpplæring i bestillingssystemet for rollen Rekvirent
Opplæring i bestillingssystemet for rollen Rekvirent Innhold i kurset Rekvirentrollen og regelverk Prosessen fra behov til betaling Kontering og fakturering Brukerstøtte Om rekvirentrollen i bestillingssystemet
DetaljerSamlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring:
Samlet oversikt over forslag til fellestjenester innenfor innkjøp og anskaffelser, regnskap og økonomistyring: Område Tjeneste/Oppg Nivå Endringer Verktøy/digital Gevinster Org/lokalisering Innkjøp og
DetaljerBestillingssystemet og planer
SEKSJON FOR INNKJØP, UIO Bestillingssystemet og planer Bruk av planer i bestillingssystemet torinl 16/09/2015 Dokumentet inneholder en beskrivelse av planer, hvordan de opprettes og brukes. Innhold 1.
DetaljerAdministrasjon og data
Administrasjon og data Felles satsinger i regi av BOTT hvilke og hvorfor Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning v/ universitetsdirektør Kjell Bernstrøm 4. juni 2019 Digitalisering
Detaljer1/9. ØKONOMIRAPPORT (Basis) Månedsrapport for april MED og underliggende enheter
1/9 ØKONOMIRAPPORT (Basis) Månedsrapport for 211 5 MED og underliggende enheter 2/9 5 MED per 211 29 29 (TOT) 21 21 (TOT) 211 211 212 213 214 215 8, -7, -4, -3, -2, -1, 1, -3363-9122 668 7, 6, 5, 4, 3,
DetaljerErfaringer fra UiO. Tori Norheim Sandlie
Erfaringer fra UiO Tori Norheim Sandlie Kort om UiO UiO kjøper for 2,6 milliarder kroner årlig Seksjon for innkjøp har 19 ansatte 11 anskaffelsesrådgivere (rammeavtaleinngåelse, innkjøp over 100.000) 1
DetaljerFramtidens fakultet modell for ledelse ved fakultet og institutt og struktur ved instituttene.
Universitetet i Bergen Det medisinsk-odontologiske fakultet Styresak: 115/12 Sak nr.: 2010/13430 Møte: 12.12.2012 Framtidens fakultet modell for ledelse ved fakultet og institutt og struktur ved instituttene.
DetaljerInngå og registrere arbeidsavtale timelønte
Prosessdokument - NTNU 03-01-01 Inngå og registrere timelønte Formål: Sikre at r for ansatte blir inngått i henhold til gjeldende retningslinjer, og registrert korrekt i både lønnssystemet og timeføringssystemet.
DetaljerDet matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo
Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: MN- fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 16/14 Møtedato: 13.10.14 Notatdato: 3.10.14 Saksbehandler: Jarle Nygard Sakstittel:
DetaljerFRIPRO Toppforsk forslag til finansiering av fakultetets egenandel
FRAMLEGGSNOTAT TIL FAKULTETSSTYRET SAK 18 Til: Det medisinske fakultets styre Fra: Dekan Sakstype (O/D/V): V Arkivsaksnr: Vedlegg: Plan for finansiering Møtedato: 9. mai 2017 Sakstittel: FRIPRO Toppforsk
DetaljerKvalitetssystem for medisinsk og helsefaglig forskning. Delegering av oppgaver i kvalitetssystemets rutiner Bakgrunn
1 FRAMLEGGSNOTAT TIL FAKULTETSSTYRET Til: Det medisinske fakultets styre Fra: Forskningsadministrasjonen, seniorrådgiver Katrine Ore Sakstype: O Arkivsaksnr: Vedlegg: Rutine for håndtering av avvik som
DetaljerTeknisk drift: offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Verdal kommune Unni Romstad
Teknisk drift: offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjon Verdal kommune 29.10.2018 Unni Romstad Ansvar Oppdragsansvar: Unni Romstad Prosjektmedarbeider: Eirik Gran Seim Referansegruppe/intern kvalitetssikring:
DetaljerOrganisering og standardisering innenfor bilagslønn
Organisering og standardisering innenfor bilagslønn og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den 23.10.12 skal effektene av de
DetaljerØKONOMIREGLEMENT FOR ASKER KIRKELIGE FELLESRÅD OG MENIGHETENE I ASKER
ØKONOMIREGLEMENT FOR ASKER KIRKELIGE FELLESRÅD OG MENIGHETENE I ASKER et er fastsatt av Asker kirkelige fellesråd i møte... sak...i henhold til forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og
DetaljerKurs i bestillingssystemet Basware PM
U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kurs i bestillingssystemet Basware PM Basware PM? Basware PM (Purchase Management) er UiB og Uni Researchs verktøy for å registrere og forhåndsgodkjenne alle bestillinger
DetaljerUniversitetet i Oslo Institutt for klinisk medisin. Protokoll fra Forskningslederforum (FLF) Dato: Godkjenning av referat fra forrige møte
Universitetet i Oslo Institutt for klinisk medisin Protokoll fra Forskningslederforum (FLF) Dato: 19.4.2012 Til stede: Forskningsledere: Lars Lien, Dag Kvale, Karin Lødrup Carlsen, Lars Engebretsen, Stein
DetaljerOrganisering og standardisering innenfor bilagslønn
Organisering og standardisering innenfor bilagslønn og opplegg for gjennomføring og oppfølging Vedtak Jmf. notat for gjennomføringsplan for Universitetsstyrets vedtak den 23.10.12 skal effektene av de
DetaljerUNIVERSITETET I BERGEN
UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Universitetsstyret 37/18 12.04.2018 Dato: 03.04.2018 Arkivsaksnr: 2017/11804 Internrevisjonsrapport - midlertidige ansettelser Henvisning til bakgrunnsdokumenter
DetaljerOpplæring i bestillingssystemet for rollen Rekvirent
Opplæring i bestillingssystemet for rollen Rekvirent Agenda Rekvirentrollen og regelverk Prosessen fra behov til betaling Kontering og fakturering Øvelser i testsystemet Brukerstøtte Kursevaluering Om
DetaljerUniversitetet i Oslo Institutt for klinisk medisin
Universitetet i Oslo Institutt for klinisk medisin Det medisinske fakultet Dato: 18. juni 2013 Høringsuttalelse: Etablering av en Master of Public Health Institutt for klinisk medisin ser behovet for og
DetaljerFORDELING AV STATLIG TILDELING FOR 2009 SV FAKULTETET
UNIVERSITETET I STAVANGER DET SAMFUNNSVITENSKAPELIGE FAKULTET Effektuering av dekanvedtak ved SV-fakultetet Ephorte Journalnr. 2009/301.1 FORDELING AV STATLIG TILDELING FOR 2009 SV FAKULTETET Dekanvedtaket
DetaljerBundne midler Pr Pr Endring
1 Fakultetsnotat Til: Det medisinske fakultets styre Sakstittel: pr august 2016 Sakstype: Orienteringssak Saksbehandler: Reidar Rognlien Møtedato: 27. august 2016 REGNSKAP pr august 2016 Vedlagt følger
DetaljerØKONOMIREGLEMENT FOR KIRKELIG FELLESRÅD
DEN NORSKE KIRKE Sandefjord kirkelige fellesråd ØKONOMIREGLEMENT FOR KIRKELIG FELLESRÅD 1 Hensikt og overordnet ansvar Fastsatt 26.10.2016 av Kirkelig fellesnemnd i Stokke, Andebu og Sandefjord i henhold
DetaljerSkjema for årsrapport innen HMS
Skjema for årsrapport innen HMS Årsrapporten for foregående år sendes HMS-koordinator ved Det medisinske fakultet innen utgangen av januar hvert år. En sammenfatning av enhetenes årsrapporter legges fram
DetaljerProsjektmandat for SAK-innkjøp
Prosjektmandat for SAK-innkjøp Skrevet av: Kjetil Skog og Olav Holden Filnavn: Prosjektbeskrivelse SAK innkjøp Versjon: 1 Opprettet: 12.01.2011 Sist endret: 11.04.2011 18:46:35 Sider: 8 Filnavn: 11843_1_P_O
DetaljerSpørsmål knyttet til leverandørgjeld og årsregnskapets oppstilling av artskontorapportering
Saksbehandler Deres dato Vår dato Erik Heen 19.04.2016 22.06.2016 Telefon Deres referanse Vår referanse 932 42 704 16/257-3 Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Spørsmål knyttet til leverandørgjeld
DetaljerÅrsrapport Universitetet i Oslo Enhet for intern revisjon. Distribueres til: Universitetsstyret. Kopi: Universitetsdirektør.
Side 1 av 8 Universitetet i Oslo Enhet for intern revisjon Årsrapport 2016 Distribueres til: Universitetsstyret Kopi: Universitetsdirektør Enhet for intern revisjon (EIR): Jørgen Bock Blindern, 17.2. 2017
DetaljerKonkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess
Konkurransen som premissgiver for en elektronisk støttet prosess «Premiss kommer fra det latinske ordet praemisus (pre- - mittere), som betyr å plassere foran» Jacob M Landsvik En grunnleggende premiss
DetaljerProsjekt: Organisering av Forvaltning, Drift, Vedlikehold og utvikling (FDVu) området hos Akershus universitetssykehus HF i et 2011 perspektiv.
Prosjekt: Organisering av Forvaltning, Drift, Vedlikehold og utvikling (FDVu) området hos Akershus universitetssykehus HF i et 2011 perspektiv. Nasjonalt topplederprogram Alf Christian Jørgensen Nordbyhagen
DetaljerVestlandsnettverk for innovasjon gjennom anskaffelser. «What s in it for us?» Uwe Matthäus, Bergen kommune, innkjøpsseksjonen
Vestlandsnettverk for innovasjon gjennom anskaffelser «What s in it for us?» Uwe Matthäus, Bergen kommune, innkjøpsseksjonen Forskjellige utgangspunkt Gjesdal kommune Lindås kommune Voss kommune Askøy
DetaljerS 3/10 Faglig organisering av Det nye universitetet
Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 3/10 Faglig organisering av Det nye universitetet Interimsstyret hadde første drøfting av faglig organisering på seminaret 21. oktober
DetaljerTRANSAKSJONSKODE: PPOSE
1 BRUKERVEILEDNING I VIS ORGANISASJON OG BEMAING TRANSAKSJONSKODE: PPOSE Legg inn transaksjonskoden i transaksjonskode feltet Trykk grønn hake eller enter Du vil her kunne se blant annet hele UiO sin organisasjon
DetaljerFORSLAG OM INNFØRING AV OBLIGATORISK ELEKTRONISK FAKTURA I STATEN HØRINGSUTTALELSE
TOLL- O G A V G I F T S D I R E K T O R A T E T Innk r e v i n g - o g r e g n s k a p s a v d e li n g e n V å r d a t o V å r r e f e r a n s e A r k i v n u m m e r 30.09. 0 8 2008/01717 1 7 4 S a k
DetaljerRoller og skjemaflyt i PagaWeb
Roller og skjemaflyt i PagaWeb Generelt om transaksjonskontroller Budsjettdisponeringsmyndighet, lederrollen Attestasjonskontroll, fast- og variabellønnsattestanter Kontroll ved bokføring Etterkontroll
DetaljerLangtidsbudsjett VetBio
S16 / Langtidsbudsjett VetBio Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Økonomi og eiendomsdirektør og dekan Torgeir Pedersen Forslag til vedtak: Langtidsbudsjettet
DetaljerInnledning DFØ-seminar 29. august 2013
Innledning DFØ-seminar 29. august 2013 «Om etablering og implementering av ehandel» Tori N Sandlie og Jacob M Landsvik Tema Noen grunnleggende forhold Hvordan UiO har implementert Forankring Organisering
DetaljerOrienteringssak. Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT AVDELING FOR ØKONOMI
AVDELING FOR ØKONOMI Orienteringssak Til: Universitetsstyret Møtedato: 06.05.13 Arkivref.:2013/739 Strategidokument for innkjøpsvirksomheten ved UiT 2013 2015 Bakgrunn Kunnskapsdepartementet gjennomførte
DetaljerAllmøte USIT. Saksliste. 18. oktober Internt handlingsrom (IHR) USIT 3.0
Allmøte USIT 18. oktober 2012 Saksliste Internt handlingsrom (IHR) USIT 3.0 IHR Roller og ansvar Organisering og standardisering av UiOs ITvirksomhet Bilagslønn Studieadministrasjon Roller og ansvar Tre
DetaljerStyrings - og administrasjonsreglement for Psykologisk institutt
Styrings - og administrasjonsreglement for Psykologisk institutt Vedtatt av Instituttstyret ved Psykologisk institutt 15. januar 2019 og Det samfunnsvitenskapelige fakultet 22.03.2019 og Universitetsstyret
DetaljerFullmaktsstrukturen ved Helse Nord IKT
Fullmaktsstrukturen ved Helse Nord IKT Internrevisjonsrapport nr 12/08 03.06.08 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn, formål...3 1.2 Avgrensing og tilnærming...3 2 FUNN OG VURDERINGER...
DetaljerSammenstilling av HMS-årsrapporter fra enhetene for 2013
Sammenstilling av HMS-årsrapporter fra enhetene for 2013 1. HANDLINGSPLANER 1.1 «Ledelsens gjennomgang» skal gjennomføres årlig på MED-FAK i løpet av hvert vårsemester. Ble dette gjennomført sist vår?
DetaljerUniversitetet i Oslo EIR
Universitetet i Oslo EIR Til Fra Universitetsstyret Enhet for intern revisjon Sakstype: Orienteringssak Møtesaksnr.: O-sak 2 Møtenr.: 2/2017 Møtedato: 14. mars 2017 Notatdato: 01. mars 2017 Arkivsaksnr.:
DetaljerVedlegg 2 Oppfølging Handlingsplan for å hindre misligheter i foretaket, jf styresak 067/2014
Analyse av rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter: Rammeverk For å sikre deling av intern og ekstern kommunikasjon dersom misligheter skulle oppstå i organisasjonen er det behov for
DetaljerSaksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF
Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Fullmakter for Sykehuset Telemark Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato 84-2015 Økonomidirektør Tom Helge Vedtak 16.12.15 Rønning Trykte
DetaljerMål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020
Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020 Forbedring gjennom klare ansvarsforhold og samarbeid Ledelse Klare ansvarsforhold Universell utforming God infrastruktur Risiko
DetaljerHovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO
KVALITETSHÅNDBOK Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 10 Økonomi Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO Hovedreglene er fastsatt av styret ved Arkitekthøgskolen i Oslo i medhold av pkt. 2.2. i Hovedinstruks
DetaljerE-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp
E-handel Enklere, bedre og sikrere innkjøp Temaer Presentasjon av status for anskaffelser i kommunene. Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? Hvordan innføre e-handel i kommunene? Difi s rolle Status anskaffelser
DetaljerFra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: 8.5.2014/C. Heimdal (10.3.2015/B. Wentzel)
Fra bestilling til betaling Rutineansvarlig Bestiller Sist revidert: 8.5.2014/C. Heimdal (10.3.2015/B. Wentzel) Rutine navn Bestilling i Basware PM Formål Bestiller en vare/tjeneste fra leverandør Finner
DetaljerDet samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo
Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Instituttstyret Fra: Instituttleder Sakstype: Vedtakssak Saksnummer: 47/2015 ephorte: Møtedato: 02. desember 2015 Notatdato: 20. november 2015
DetaljerARBEIDSBESKRIVELSE. Avtalevilkår for levering av regnskapstjenester. Bilag 1. Kontraktsnr. OVS-0012
ARBEIDSBESKRIVELSE Avtalevilkår for levering av regnskapstjenester Bilag 1 Kontrakts OVS-0012 1. GENERELT Dette dokumentet gir en beskrivelse av de som stilles til Leverandøren av lønns- og regnskapstjenester
DetaljerAdministrasjonsreglement for Det utdanningsvitenskapelige fakultet
Administrasjonsreglement for Det utdanningsvitenskapelige fakultet Godkjent av rektor på fullmakt 30. januar 2004, med senere endringer godkjent av rektor på fullmakt 30. september 2005 og 18. mars 2011.
DetaljerSammenstilling av HMS-årsrapporter fra enhetene for 2014
Sammenstilling av HMS-årsrapporter fra enhetene for 2014 1. HANDLINGSPLANER 1.1 «Ledelsens gjennomgang» skal gjennomføres årlig i løpet av hvert vårsemester. Ble dette gjennomført sist vår? 1.2.a 1.2.b
DetaljerPlaner og plankjøp i bestillingssystemet. Seksjon for innkjøp
Planer og plankjøp i bestillingssystemet Seksjon for innkjøp torinl 15/01/2018 Innhold Planer - delegering av godkjenningsrett i form av et budsjett... 3 Opprette plan... 3 Godkjenne plan... 5 Bruke plan...
DetaljerProsjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Personallederkonferansen 2013
Prosjekt Internt handlingsrom Universitetet i Oslo 2010-2013 Universitetsdirektør Gunn-Elin Aa. Bjørneboe Personallederkonferansen 2013 UiOs strategi 2020 UiO skal styrke sin internasjonale posisjon som
Detaljer