Versjon 5.09.2
Innhold Hva er nytt i denne versjonen... 2 1 Oppdatere til 9.2 og Altinn Monitor 2.6.3... 2 1.1 Oppdatere versjon via Internett...2 1.2 Oppdatere versjon via CD...2 2 Terminoppgave Svalbard... 3 2.1 Firma med ansatte som har svalbardskatt...3 2.2 Firma med kontorkommune Svalbard, men med ansatte uten Svalbardskatt...4 3 Elektronisk innberetning til Aa-registeret... 4 4 Historiske data og rapporter... 5 4.1 Endring på personer...5 4.2 Rapportere endringer på person...6 4.3 Endring på lønnsarter...6 5 Andre endringer... 6 5.1 Hjelpefunksjon...6 5.2 Standard filområde...6 5.3 Nye offentlige satser...6 5.4 Oppdatere poststedsregister fra postens hjemmesider...7 5.5 SSB egenmeldt Sykefravær...7 5.6 Regnskap, Huldt & Lillevik standard Mva...7 5.7 Lønnsrapporter Fri rapportering...7 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 1
Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer for innsendelse av terminoppgaven for 2009 og for elektronisk innrapportering til Aa-registeret. I tillegg inneholder versjonen ny funksjonalitet for logging og rapportering av historiske data på person og lønnsarter. 1 Oppdatere til 9.2 og Altinn Monitor 2.6.3 Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. Ved oppdatering av Huldt & Lillevik Lønn, vil installasjonsprogrammet kontrollere om Altinn Monitor finnes på arbeidsstasjonen. Hvis Altinn Monitor finnes vil installasjonsprogrammet automatisk oppdatere til siste versjon. Hvis Altinn Monitor skal installeres på et annet område enn klientinstallasjonen, må du kjøre en separat installasjon av Altinn Monitor. Du må da laste ned Altinn Monitor fra våre hjemmesider under Support og nye versjoner Huldt & Lillevik System 4. Her finner du også installasjonsveiledningen. 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside www.huldt-lillevik.no. Velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Lønn fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 2
Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Beskrivelser. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater og oppdatering av programmet starter. Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. 2 Terminoppgave Svalbard Reglene for innsendelse av terminoppgave for arbeidsgivere med ansatte som betaler Svalbardskatt og/eller hvor firmaet er registrert med kontorkommune Svalbard er endret fra og med 2009. 2.1Firma med ansatte som har svalbardskatt Fra og med 2009 skal arbeidsgivere som har ansatte med Svalbardskatt levere terminoppgave to ganger i året. Samtidig er det kommet en ny avgiftsregel JJ Lønnstrekk for Svalbard, hvor alle satser er 0. Denne er implementert i oppgavevalg Kartotek Arbeidsgiveravgift. For personer som er registrert med kommune 2100 Svalbard i oppgaven Kartotek Personer, setter systemet feltet Arb.avg.regel i mappen Andre opplysninger automatisk til JJ: Lønnstrekk for Svalbard, ved oppgradering til denne versjonen. Terminoppgaven for Svalbard er implementert i nytt oppgavevalg Rapporter Terminlister Terminoppgave Svalbard. 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 3
Kun personer med kommune 2100 og arbeidsgiveravgiftsregel JJ kommer på oppgaven. På oppgaven skriver systemet 2100 Svalbard i feltet Til Skatteoppkreveren, uansett hvilken kontorkommune som er registrert under firmaopplysninger. 2.2Firma med kontorkommune Svalbard, men med ansatte uten Svalbardskatt Når firmaet er registrert med kontorkommune 2100 Svalbard, skal du levere ordinær terminoppgave for ansatte som har skattekommune på fastlandet til Rogaland Skattekontor, kommune 2312, (altså ikke kommune 2100). Dette er implementert i systemet slik at ved utskrift av terminoppgaver i oppgavevalg Rapporter Terminlister Terminoppgave skriver systemet 2312 Rogaland Skattekontor i feltet Til Skatteoppkreveren. 3 Elektronisk innberetning til Aa-registeret Som tidligere informert på våre hjemmesider er Huldt & Lillevik Lønn foreløpig ikke godkjent for elektronisk innrapportering til NAV Aa-register. Kunder som ble godkjent for innrapportering til NAV Aa-register før 2009 vil allikevel kunne fortsette med rapporteringen, men nye kunder eller kunder som konverterer fra System 4 må vente til endelig godkjenning er på plass. Målet er at Huldt & Lillevik Lønn skal bli godkjent innen 15. mai 2009. NAV Aa-register har opplevd at kvaliteten på data de mottar fra våre systemer ikke er god nok. Vi har derfor i samarbeid med NAV Aa-register implementert endringer i våre rapporteringsrutiner for å sikre at korrekte data alltid blir levert. Endringene innebærer følgende: Ved endring av yrkeskode, arbeidstid og arbeidssted må du alltid oppgi en dato for når endringer gjelder fra. Datoen må alltid være nyere enn sist registrerte dato. Du kan ikke registrere en dato som ligger lengre frem i tid, enn utgangen av den måneden du er i, pluss to måneder. Når du importerer personer i oppgaven Kartotek Personer merker systemet automatisk av i feltet AA-register (forutsetter at Maskinell innrapportering til arbeidstakerregisteret er merket i oppgaven (Kartotek Firmaoppsett). Når en person blir satt fra Aktiv til status Permisjon, Permittert, Sluttet eller Syk uten lønn i oppgaven Kartotek Personer, får du mulighet til automatisk å melde personen ut av NAV Aa-register. Når systemet automatisk foretar utmelding pga at arbeidstid er under 4 timer pr uke, oppdaterer systemet samtidig feltet utmeldt dato automatisk. Hvis du ved lønnskjøring i oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning har med personer som er registrert som utmeldt i NAV Aa-register får du følgende melding: Person NN har lønn, men står som utmeldt i AA. Sjekk om personen skal meldes inn igjen. Denne meldingen er ment som en hjelp for å sikre at personer som tidligere er blitt utmeldt, meldes inn igjen når de får lønn. 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 4
4 Historiske data og rapporter Visning av historiske data og rapporter er endret i denne versjonen. 4.1 Endring på personer I oppgaven Kartotek Personer logges endringer i årslønn, fastlønn og timesatser i mappen Person i en egen tabell nederst i skjermbildet. I mappen Statistikk i samme oppgavevalg logges endringer som gjøres på arbeidssted i en egen tabell nederst i skjermbildet. I mappen Historie i samme oppgavevalg logges endringer som gjøres på persondata (adresse), skattekort og kostnadsbærere i ulike grupper. Når du gjør endringer i felter som logges får du opp en dialogboks hvor du angir når endringen gjelder fra. Systemet logger hvilken endring som er gjort, datoen endringer er gjort, hvem (hvilken operatør) som har gjort endringen og når endringen gjelder fra. Ved å klikke i oppgaven Kartotek Personer kan du eksportere lønnshistorie til Excel. Her kan du angi utvalg og dato intervall for endringene du vil eksportere. I feltet Historie kan du velge å eksportere alle endringer eller kun endringer i valgt gruppe, for eksempel skattekort. 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 5
4.2 Rapportere endringer på person I oppgaven Rapporter Frie rapporter Frie historiske rapporter kan du bygge dine egne rapporter og velge hvilke felt du ønsker å ta med i rapporten. 4.3 Endring på lønnsarter 5 Andre endringer I oppgaven Kartotek Lønnsarter og mappen Historie logges endringer som gjøres på lønnsarter. Systemet logger hvilken endring som er gjort, datoen endringer er gjort og hvem (hvilken operatør) som har gjort endringen. Ved å klikke kan du eksportere endringen til Excel. Her kan du angi utvalg og dato intervall for endringene du vil eksportere. 5.1 Hjelpefunksjon Ny hjelpefunksjon som også kan benyttes under Windows Vista er nå implementert i lønnssystemet. Du får tilgang til hjelpesystemet under menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregistre eller ved å trykke [F1] hvor som helst i systemet. Ved å trykke [Shift + F1] når du står i et skjermbildet får du hjelp om det aktuelle skjermbildet. Dette er foreløpig implementert i de viktigste oppgavene under kartotek, i lønnsberegning og godkjenning. Funksjonen vil bli utvidet til å dekke alle skjermbilder i neste versjon. 5.2 Standard filområde Du kan nå angi standard filområde pr klient. Dette gjør du i oppgaven Kartotek Firmaoppsett i mappen Oppsett integrasjon. Systemet bruker standard filområde for lagring av følgende filer: Lagring av poststedsregister fra postens hjemmesider Kopi av terminoppgave fil Kopi av lønns- og trekkoppgave fil (GAXDFLT) Statuskontroll og løpende rapportering til NAV Aa-register 5.3 Nye offentlige satser Satsen for arbeidsgiveravgift Utledning 2 er økt til kr 322,- pr mnd fra 1. januar 2009. Normrentesatsen for rimelige lån i arbeidsforhold er endret til 5,25 fra 1. mars 2009. Du må oppdatere de nye satsene i oppgaven Kartotek Offentlige satser. Ved opprettelse av nye klienter blir de nye satsene automatisk lagt inn. 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 6
5.4 Oppdatere poststedsregister fra postens hjemmesider Du kan nå oppdatere poststedsregisteret i systemet fra postens hjemmesider. Velg oppgaven Kartotek Poststeder og klikk og deretter. 5.5 SSB egenmeldt Sykefravær Rapporten SSB egenmeldt sykefravær er endret i henhold til nytt papirskjema. 5.6 Regnskap, Huldt & Lillevik standard Mva Integrasjonen er endret slik at du nå kan angi valgfri separator i filen. Oppdatert recordbeskrivelse finner du i oppgaven System Recordbeskrivelser Huldt & Lillevik standarder Regnskap, Huldt & Lillevik standard Mva. 5.7 Lønnsrapporter Fri rapportering Oppgaven Rapporter Lønnsrapporter Fri rapportering er flyttet til Rapporter Fri rapportering Frie lønnsrapporter. 5.09.2 Lønn.doc Copyright 2009 Aditro Side 7