FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 31. januar 2012 Tid: 10:30 14.30 Sted: NVH PROTOKOLL 01/12 Til stede: Styremedlemmer: Finn Bergesen jr. (leder), Agneta Bladh, Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Turid Hegerstrøm, Lasse Hjelle, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Jon Grønli Olafsen og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Siri Løksa (UMB), Birger Kruse (NVH), Per Roar Nordby (Statsbygg) og Jorun Jarp (VI). Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Halvor Hektoen, Terje Holsen, Finn Hugo Markussen, Jan Henrik Martinsen, Paul Stray, Magnhild Aasan og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-01/12 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-02/12 Godkjenning av protokoll fra styremøte 29. november 2011 FS-03/12 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet fra rektorene fra Statsbygg FS-04/12 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-05/12 Faglig organisering av det nye universitetet FS-06/12 Styring og ledelse av det nye universitetet FS-07/12 Fellesstyrets handlingsplan 2012 FS-08/12 Arbeidsgruppe for utarbeiding av forslag til strategisk plan for det nye universitetet mandat og sammensetning FS-09/12 Fellesbygget skisseprosjektet FS-10/12 Eventuelt Sak FS-09/12 Fellesbygget skisseprosjektet ble vedtatt behandlet etter sak FS-03/12 Orienteringssaker. Etter forslag ble vedtak i sak FS-05/12 og FS-06/12 fattet etter at begge sakene var behandlet.
1. FS-01/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-02/12 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det forelå ikke merknader fra høringsrunden. Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll fra fellesstyrets møte 29. november 2011 3. FS-03/12 Orienteringssaker Styreleder viste til møte med statsråden og støtte til fellesstyrets arbeid, med bl.a. gjennomgang av bygg, styring og ledelse og handlingsplan for det videre arbeidet. Utfordringen for prosjektet er mye arbeid og begrensede økonomiske rammer. Sekretariatet viste til endringer i møteplan: møte 13. mars er på UMB og møte 24. april i Sandnes orienterte om prosjektrådsmøte med gjennomgang av styringsdokumenter for nybyggene i samarbeid med VI. Fellesstyret behandler saken i neste styremøte før oversending til Statsbygg. opplyste om UMBs overtakelse av regnskapsføringen. UMB er derfor rette instans i forhold til honorarer, reiseregninger ol. UMB har laget rutiner som er distribuert. Informasjon om elektronisk tilgang sendes ut sammen med utkast til protokoll. Rektor Hans Fredrik Hoen viste til mange arrangementer og konferanser, bl.a. OFA-konferanse og Konferanse UN Habitat/arealforvaltning orienterte om styremøte og arbeid med fusjonen. Statsråden besøker UMB 28.02 med bl.a. orientering om etableringen av DnU og utbyggingen. viste til åpning av nytt biogasslaboratorium samarbeid UMB, Bioforsk og Skog og landskap orienterte om den årlige vårkonferansen 31. mai årets tema er bioøkonomi. Rektor Yngvild Wasteson viste til forprosjektet som det sentrale nå 10-12 brukergrupper som arbeider ut februar stort engasjement, men mange krevende saker i samarbeidet med PG/SB orienterte om endret strategi i forhold til aktiviteten i Trømsø NVH vil ikke delta i byggeprosessen for Framsenteret vil ta initiativ til en eventuell SAK-prosess mellom DnU og UiT om nordområdene viste til at Soria Moria-samarbeidet fortsetter, og campus-instituttene trekkes nå inn orienterte om studentarrangementet til sommeren: stor internasjonal kongress (International Veterinary Student Association) over to uker tema Akvamedisin og dyrevelferd. Direktør Birger Kruse orientering om OPAD-prosjektet fastsetting av milepæler viktig nå for å sikre framdrift mye henger sammen med løsningen av organiseringsspørsmålet.
prosjektlederstilling utlyst innstillingsutvalget møtes i morgen kostnader og budsjett: vil bli diskutert med sekretariatet for fellesstyet. Begge institusjonene forutsettes å bidra. samkjøring med handlingsplanen blir viktig utpekt person i sekretariatet som kontaktperson for prosjektleder er ønskelig det vil bli orientert om OPAD på hvert styremøte framover. Statsbygg v/per Roar Nordby gjennomgang av samlokaliseringsprosjektet v/pg: utfordringer med konseptendringer uten å fjerne funksjoner ved areal- og kostnadsreduksjon. Det tenkes i forhold til en helhetsplan som må gå 100 år fram ur-akse, park, nybygg/utvidelsesmuligheter, adkomst, Urbygningen oa. føringer for forprosjektet i KDs oppdragsbrev 6.12.11 - balanserer på en knivsegg i forhold til å holde leveringsfristen til KD til høsten prosjektrådsmøte 16.01.12 investeringsramme SHF/stoffskiftelaboratoriet tett oppfølging av prosjektet på kostnader økonomiske rammer for samlokaliseringen og SHF holdes adskilt separate usikkerhetsanalyser brukerprosess 13 arbeidsgrupper 3-4 møter hver prosessen avsluttes i mars prosjektmål defineres 13.03 status og framdrift SHF framdriftsplanen vurderes som realistisk: brukerprosess (rev. av rom- og funksjonsprogram) for å komme i samsvar med kostnadsrammen - avsluttes i februar forprosjekt skal foreligge innen 31.08., med påfølgende bruker- og SBevaluering usikkerhetsanalyser i september SHF-styret rapporterer til UMB fellesstyret fatter endelig beslutning. Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-04/12 Referat fra IDF-møte Skriftlig utkast til referat fra IDF-møtet 25. januar ble delt ut, og Birger Kruse gjennomgikk behandlingen av de enkelte sakene. Sakene FS-05/12 Faglig organisering og FS-06/12 Styring og ledelse av det nye universitetet ble forhandlet uten at det ble oppnådd full enighet. Endelig forhandlingsprotokoll ble delt ut i styremøtet. Fellesstyret tar referat og protokoll fra IDF-møte til orientering. 5. FS-05/12 Faglig organisering av det nye universitetet Det var utarbeidet notat i saken med forslag om trefakultetsmodell for faglig organisering. Notatet oppsummerer saksgang og fellesstyrets tidligere drøftinger av alternative organisasjonsmodeller samt vurderinger fra utvidet arbeidsutvalg i saken. Videre forelå ettersendt tilleggsdokument fra styreleder med presisering og nærmere forståelse av funksjonsfordelingen ved den foreslåtte trefakultetsmodellen, bl.a. i forhold til budsjettmodell. Tilleggsdokumentet ble i sin helhet forutsatt å inngå som en integrert del av
vedtaket med følgende tilføyelse i femte avsnitt: Budsjettforslagene fremmes gjennom fakultetene, samt følge som vedlegg til styreprotokollen (jf. protokollens side 6). Forslag om å utsette behandlingen av saken ble nedstemt mot to stemmer. Justert forslag til vedtak knyttet til omtale av styringsnivåer og navn på fakulteter og med tilleggsdokumentet som del av vedtaket, ble vedtatt med syv mot fire stemmer. Det nye universitetets faglige innsats skal være basert på universitetets særskilte samfunnsoppdrag og konsentrert om bioproduksjon, miljø og samfunnsutvikling. Den faglige organiseringen skal være et viktig virkemiddel for å nå de ambisiøse målene som samfunnsoppdraget har formulert. Det nye universitetet skal organiseres i tre fakulteter der det åpnes for tre styringsnivåer. Arbeidstitlene for de tre fakultetene er: - Fakultet for biovitenskap - Fakultet for miljøvitenskap - Fakultet for samfunnsvitenskap Tilleggsdokumentet med tilføyelse inngår som integrert del av vedtaket om faglig organisering av det nye universitetet, og vedlegges protokollen. 6. FS-06/12 Styring og ledelse av det nye universitetet Det forelå notat i saken. I tråd med ønske fra tjenestemannsorganisasjonene ble styrerepresentasjon fra gruppen vitenskapelige ansatte vedtatt økt med ett medlem som velges i felles valgforsamling, og gruppen eksterne medlemmer redusert tilsvarende. Det ble fremmet forslag om at de to studentrepresentantene fra NVH og UMB skal velges av en felles valgforsamling. 1. DnUs styre får fra 2018 en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av universitets- og høyskoleloven 9-1. 2. I overgangsperioden med todelt campus 2014-2018, har styret denne sammensetning: - Tre medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Ett medlem velges av valgforsamling ved NVH og ett fra valgforsamling ved UMB. Det tredje medlemmet velges i felles valgforsamling. - To studenter som velges av en felles valgforsamling, en fra UMB og en fra NVH. - Ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Ett medlem valgt blant midlertidige vitenskapelige ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Fire eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. 3. Det utarbeides et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk-
administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. 4. For perioden 2014-2018 foreslår sekretariatet følgende overgangsordning: - Rektor og prorektor velges. Til dette valget er det en felles valgforsamling. - Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektorkandidat fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. - Valgt rektor og prorektor tilsettes av fellesstyret. - Fellesstyret foreslår eksterne styremedlemmer i overgangsperioden. Ett av disse blir styreleder. 5. DnUs fakulteter får egne styrer. Dekan ansettes av fellesstyret. Fellesstyret godkjenner valgreglementet for fakultetsstyrene. 7. FS-07/12 Fellesstyrets handlingsplan Forslag til endelig handlingsplan er konkretisert i vedlegg i saken og angir de vesentlige aspekter ved styring, ledelse, organisering, finansiering og drift ved det nye universitetet som må være avklart i 2012 og så langt det er mulig i 2013. Handlingsplanen forutsettes som rullerende og åpner for nødvendige justeringer underveis. Fellesstyret tar vedlagt forslag til handlingsplan for 2012 til etterretning. 8. FS-08/12 Arbeidsgruppe for utarbeiding av forslag til strategisk plan for det nye universitetet mandat og sammensetning Det forelå notat i saken. Styret sluttet seg til utvidelse av arbeidsgruppen med ett medlem fra tjenestemannsorganisasjonene. Viktigheten av en utstrakt bruk av referansegrupper ble understreket. Fellesstyret godkjenner utkast i vedlagt notat til mandat, sammensetning og plan for prosess og framdrift for arbeidsgruppe som skal gi innspill til fellesstyret som et første utkast til strategisk plan for det nye universitetet. Arbeidsgruppen utarbeider forslag til visjon for det nye universitetet som utgangspunkt for arbeidet. Strategier og tiltak skal avspeile visjonen, ha et langsiktig tidsperspektiv ut over første styreperiode og være forankret i føringer for etableringen av og vedtatt samfunnsoppdrag for den nye institusjonen. I tråd med foreslått framdrift, vil fellesstyret gjennomgå utkast til visjon på styremøtet 13. mars, til strategisk plan 4. september og beslutte endelig på styrets møte 17. oktober 2012. 9. FS-09/12 Fellesbygget - skisseprosjektet Statsbygg presenterte skisseprosjekt for fellesbygget. FS s vedtak nå vil ikke binde opp i forhold til framtid, og brukergruppen for fellesbygget arbeider videre. Fellesstyret tar presentasjonen fra Statsbygg til etterretning og ber om at planene legges til grunn for en videreføring av skisseprosjektet i et forprosjekt.
10. FS-10/12 Eventuelt Det ble ikke fremmet saker under eventuelt. Vedlegg til protokoll ------------------------------------------- FS-05/12 V2 Funksjonsfordeling ved den foreslåtte trefakultetsmodellen - tilleggsdokument. Overordnet økonomistyring, HR funksjon, HMS rådgivning og informasjonsvirksomhet legges til universitetsadministrasjonen. Denne listen er ikke uttømmende. Funksjonene konkretiseres gjennom prosjektet OPAD 2014 som ledes av Siri Løksa og Birger Kruse. Stabspersoner kan plasseres ved fakultet eller institutt etter behov, men de er underlagt den overordnede ledelse. Overordnet økonomistyring legges til universitetsstyret (fellesadministrasjonen) som også foretar allokering av midler mellom fakultetene og instituttene. Fakultetene har nødvendig administrasjon tilpasset oppgavene, og funksjonene konsentreres om koordinering, utvikling og fellessatsing mellom instituttene. Det vil si at fakultetets budsjett er til egenadministrasjon, og et beløp til koordinering, utvikling og fellessatsing. Fellesstyret innplasserer instituttene i fakulteter. Dagens institutter ved NVH og UMB innenfor hvert fakultet samarbeider om en hensiktsmessig instituttstruktur for DnU. Det er ønskelig å redusere antall institutter. Instituttene fremmer forslag til fellesstyret innen 1. april 2012 om instituttstruktur. Det oppfordres til et aktivt engasjement. Yngvild Wasteson, Hans Fredrik Hoen og Finn Bergesen jr. utgjør en konsultasjonsgruppe som trekkes inn etter behov. Det legges opp til institutter med stor grad av indre selvstyre. Instituttene har rett, men ikke plikt til å etablere instituttstyrer. Instituttene fremmer budsjettforslag til rektor. Budsjettforslagene fremmes gjennom fakultetene. Dekanene og universitetsdirektør inngår i rektors ledergruppe, sammen med prorektor. Nærmere konkretisering av denne modellen vedtas av fellesstyret etter innspill fra instituttene og etter at prosjekt OPAD 2014 har avgitt sin innstilling.