HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT 2015

HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT 2015 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status HMS-Ansvar: ROS /årlig Vernerun de Delegerte HMS-oppgave Skriftlig dokumentasjon og synliggjøring av hvem som er delegert ansvar HMS-oppgaver ved MBI. Samlet på vår HMS-nettside Ansatte vet hvor en skal henvende seg. Instituttet tilfredsstiller kravet internkontrollforskriften har om en skriftlig dokumentasjon om hvem som er delegert HMSoppgaver ved enheten. AGr Løpende Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 2014/2015 Må legges ut på nett Møte linjeleder VO, Febr2014 Møte linjeleder VO, Febr2014 ROS /årlig Vernerun de Oppdatere rutiner/oppgaver for laboratorieansvarlige/programlabansvarlige Utarbeide en plan for overføring av erfaring og rutiner fra dem* som slutter i stillinger *) tillagt ulike driftsoppgaver i dag Romansvarlige Oppdatere liste over romansvarlige. Synliggjør romansvarlig på alle rom. Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside. Rutiner/oppgaver som er tilpasset ny organisering av forskningsaktivitetet etter dannelse av forskningsprogram Sikre at viktige driftsrutiner opprettholdes tilfredstillende når ansatte slutter Alle rom har en ansvarlig. Bedre ansvarsdeling og informasjon om dette til ansatte og studenter. Programlabansvarlige/ Programledere 2014/2015 Ikke fullført, gjøres i 2015 AGr/WT 2014/2015 Ikke fullført, må gjøres i 2015 WT Løpende Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 2015 Oppdatert versjon fra Wenche Telle 1

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status ROS /årlig Vernerun de Instrumentansvarlige Oppdatere liste over instrumentansvarlige WT Løpende Sist oppd.: Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside Beredskapsplan: Alle instrumenter som krever det skal ha en ansvarlig. Sikre drift og vedlikehold av instrumentene. Sikre opplæring og informasjon om bruk av instrumentene. Lage et system som sikrer fortløpende oppdatering Høst 2009 Høst 2012 2015 Oppdatert versjon fra Wenche Telle REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Møte Bruk av fellesområde til lagring Sikre at felles data/materiale AGR 2014/2015 NB! linjeleder av fellesdata og filer VO, ikke blir uttilgjegenlig ved avgang/bortfall Febr2014 2

Arbeidsmiljø fysisk: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Gamle sak som viser seg å ikke være løst Lekkasjer i tak (gammel sak fra 2009, som vi trodde var løst i 2014), men problemet oppsto igjen vinteren 2015. HIB/EiA drift får fjernet lekkasjen. Bedrer inneklima og hindrer fuktskader. Triveligere arbeidsmiljø AGr Vinter 2015 2015/2016 Midlertidig løsning på plass: Ny installasjon i taket som samler opp vann fra lekkasjepunktet er montert og vannet ledes til avløp. Må be om å få byttet ut skjemmende bøtter. Få tettet lekkasjene på sikt. ROS/ Møte ved brannver nansvarli g ved UiB Reierstad Brannvern Gode rutiner for beredskapsplan ved brann. Sikre at alle ansatte føler seg trygge på at en slik beredskapsplan finnes og at den følges opp. SJB Løpende OK. Driftsavd. På HIB har redegjort for deres beredskapsplaner. Jarle (brannansvarlig MBI) har utarbeidet plan for MBI og reviderer denne ved behov. Oppfølging: Beredskapsplan for brann inn i velkomstbrosjyren, kopi til ansatte og som oppslag. OK Inkludere mer om lokal beredskapsplan i HMS-kurset for nytilsatte og nye masterstudenter OK Sørge for at alle ansatte deltar på brannvernkurs hvert 5. år. løpende Nødutstyr Nøddusjene og annet nødutstyr på laboratoriene skal sjekkes en gang pr. år. Sikre at nødutstyret fungerer ved akutt behov. SB/SBJ Løpende (årlig) OK Når utstyret sjekkes må en unngå oversvømmelser. Sørg for at utstyret merkes med dato og signatur for sist sjekket. 3

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Inventar - utskifting Ergonomisk tilpasset Agr/SB/VO Løpende inventar for alle. I dag er det utskifting meste gammelt og lite ved slitasje muligheter for ergonomisk og tilpasning for den enkelte særskilte behov Årlige Vernerunder Linjelede r møte med VO feb 2014 Saken må løftes som sak i budsjettskrivet for 2016 Juli 2015 i budsjettskri v for 2016 Vernerunden 2014 avdekket at det er stort behov for nytt inventar (hev/senkpulter og bedre stoler). Renoveringsbehov i 5. etg Melde dette inn som behov i fremtidige budsjettutkast. Alle etasjene i Datablokken, borsett fra 5. etg er nå bygget om eller renovert de siste årene. Ny laboratorieinnredning og oppdatering til dagens standard 2010 2012 Meldt inn i budsjettforslag for 2011, 2012, 2013 og 2014 Få prosjektering av arbeidet inn på UiB sine budsjett Opprettholde behovet og be EiA hente inn pris for arbeidet. 2013 Ny utvikling i saken i 2013. Kalkyle innhentet, skisseprosjekt igangsatt. Håp om å få igangsatt renovering av de mest nedslitte arealene i 2014. 2014/2015 Fase I: Renovering av Lab 4 ferdig. Renovering av lab 3, 6 og lunsjrommet i gang 2017 Jobbe for å få finansiering til resterende (fase II) renovering i 2017 (Evet vurdere å utsette dette noe pga behov for pause?) 4

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Ergonomisk veiledning for dem med lange arbeidsøkter på laboratoriet og på kontoret Forebygge belastningsskader Vernerun de UiBs HMShandlings plan : Helse og bygg Vernerunde Mange mindre tiltak (i eget referat fra vernerunden) Universell utforming av bygningsmassen (UU) Avdekke forhold ved kontorarbeidsplasser og på laboratorier som krever tiltak SB Løpende Ved forespørsel kan man få hjelp fra bedriftsfysioterapeut ved UiB. SB/AGr/LKK/ RAa Årlig (løpende) Slike vernerunder har vært gjennomført årlig siden 2002 (kanskje også lengre enn dette) SB Løpende Mindre tiltak tar HMS-koordinator tak i fortløpende. Større tiltak er satt inn som egne punkt i tiltaksplanen. AGr 2011-2015 Pågår: nødvendige fysiske tiltak og prioritering av disse i arbeidet med å oppnå universell utforming (UU) blir tatt hensyn til i arbeidet med renovering av laboratoriene. UiB er i gang med en gjennomgang av alle undervisningsareal også våre. Vernerunde 2010 Informasjon om at lab. plasser og kontorplasser skal ryddes etter bruk. Unngå at det står mye rot igjen. Dette tar plass og bidrar til mye rot Lab.ansvarlige og AGr Løpende Bør ha en kritisk vurdering av hva vi kan legge til rette for. 5

Arbeidsmiljø psykososialt: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Handling splan for UiB og for MBI HMS-møte (* årlig, men har vært gjennomført ved MBI med ca 1,5 års mellomrom) RAa/AGr/SB Årlig* Løpende Følge opp kartlegging fra 2013. Oppdatert rapport. Bruke medarbeiderkartleggingen i planlegging av årets HMS-møte Med spesielt fokus på psykososiale forhold ved MBI (ta opp problemstillinger som er synliggjort gjennom trivselsundersøkelser og eller andre kartlegginger av arbeidsmiljøet i forkant av HMS-møtet) 2014 / 2015 HMS-møte 2005 ROS. OK 2006 Instituttseminar med Tone Bergan: MBI i 2010. Hvordan er vi og hva har vi gjort! OK 2007: Jubileumsseminar (erstattet vanlig HMS møte) OK 2009 mars: OK HMS-møte med følgende foredrag: Mennesket i et utviklingsperspektiv relatert til arbeidsmiljø v/ Nils Sortland, Det psykologiske fakultet. 2011 mars: OK Kommunikasjon -Bli bevist betydningen av god kommunikasjon for samarbeid ved vår arbeidsplass Høst 2012, nov OK innhentet ekstern konsulent for å sette fokus på psykososiale effekter av programdannelsesprosessen 2013 des. OK Kartlegging av arbeidsmiljøet og kort presentasjon av resultat og diskusjon om mulige tiltak i HMS-møte i desember 10. juni 2015 ER SATT AV TIL HMS- MØTE, 6

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status "Styrking av bachelorstudentenes tilhørighetfra bachelor til master i molekylærbiologi". GB (Gunhild Brubakken) 2014 Et lokalt prosjekt ved MBI. Basert på kartleggingen er det fremmet forslag til tiltak: 1) Fagdag for bachelorstudenter 2) Mer lab.undervisning tidlig i studiet 3) Arbeide for bedret læringsmiljø på marineholmen for alle bachelorstudenter som faglig hører til her nede. Økt følelse av tilhørighet og økt grad av trivsel gjennom studiene, forventer vi kan bidra til at flere velger våre studier (våre studenter blir gode ambassadører for vårt studie) og at flere går videre til master ved MBI etter endt bachelor. 2015 På gang. Prosjektmedarbeider (januar, februar og mars 2014) Molekylærbiologisk fagdag for bachelorstudenter gjennomføres for andre gang nå i 2015 og nytt innhold utarbeides av studenter ansatt for dette. Labkurs laveregrad økt fra 1 til 2 emner. Behov for bedret læringsmiljø er fremmet i brev til fakultetet i samarbeid med BIO og II. Samtidig belyses behovet gjennom budsjettforslag og i HMS-årsrapportering. Handling splan for HMS Medarbeidersamtaler for alle ansatte ved MBI Mer systematisk oppfølging av forhold ved den enkelte ansattes arbeidsmiljø/forhold RAa/AGr Årlig 2014/2015 Ikke bra nok slik det er i dag. Medarbeidersamtale for alle grupper!!!! 7

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Handling splan Kartlegging av arbeidsmiljøet (enkel versjon av skjema: Få innblikk/kjennskap til i eventuelle problemer som SB/LKK/AGr Løpende Skjemaet som har vært brukt har variert litt fra år til år, men enkelte viktige punkt har for UiB og for MBI «Kartlegge trivsel på arbeidsplass» instituttet må se nærmere på har vært sendt ut i forkant av vernerunden. gått igjen. I 2013 egen kartleggingsundersøkelse uavhengig av vernerunden 2015 nytt system tatt i bruk ved UiB 2013 2016 Gjennomført en mer omfattende kartlegging kun av det psykososiale arbeidsmiljøet og uavhengig av vernerunden. Ny kartlegging med UiB s system HMSmøte 2011 Uformelle lunsjer/allmøter for alle Et egnet sted for å gi felles informasjon og et møtested på tvers av grupper/laber Raa/AGr 2012 Er gjennomført en gang av Rein i oktober 2012 HMSmøte 2011 Hvem er Hvem Hvem kan Hva (Who is who) Få denne typen informasjon frem på oppslag og på web. Lab.ansvarlige / AGr 2013 Løpende 2012 2014/2015 OK Formalisert som Monday Lunsh Gathering avholdes ukentlig i forkant av mandagsseminar! På gang. Noen av laboratoriene har gjennomført dette Nå når grupper er samlet i program og samlokalisert - gjør et nytt forsøk som dekker alle. 8

Ytremiljø og miljøledelse REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Miljøledelse på dagsorden HMS-utvalget Start feb- 2008 Instituttle der Alternative møtevaner ved møter med kollegaer utenbys/utenlands Bruk av: Skype Videokonferanser Mindre flyreiser Informasjon fra leder via infoblad, webside og felles møter 2014 Løpende Gjennomførte en kartlegging i 2008 blant ansatte om hvordan de syntes instituttets aktivitet var med hensyn til miljø. Se under! Linjelede rmøte med VO feb 2014 Inst.råd. mai 2015 Kjemikalierommet (felles for hele MBI) Økt fokus på å slå av lys når en forlater rom/laboratorier Tørkeskap for våte klær Bedre rutiner knyttet til avhending av kjemikalier Mindre mengder kjemikalier lagret på instituttet og med det mindre gamle kjemikalier Strømsparing Fremme sykling til jobb uansett vær. ABM`/LKK/ AKF (Anne Beth Madsen/Lill K. Knudsen/Ann Kristin Frøyset) Alle (tema på internmøter Raa) 2013/2014 2015 OK, men mangler noen brannsikre skap til brannsikkert rom bør prioriteres!!! 2015 Vil fortsatt være aktuelt pga mest sannsynlig ikke bevegelsessensorer på laboratorier. Agr 2015/2016 Trenger finansiering av tiltaket. Må også få bestemt hvor et slik skap kan plasseres. 9

Risikofylte arbeidsoppgaver: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Sjekkliste for opplæring av nye Labansvarlige 2012 ansatte og mastestudneter HMSmøte 2011 Kjemikal ieregistre ring / Brev fra U-dir. datert 10.06.10 Kjemikalieregister Bruk av UiB sitt kjemikalieregister Gi kunnskap om felles rutiner og gjeldende praksis ved MBI. Sikre felles forståelse av viktigheten av at ansatte og studenter følger rutiner. Elektronisk oversikt over kjemikalier og tilknyttede datablad ECO-line ansvarlig Alle lab.ansvarlige Ny kjemikalieansvarlig/ecoonline Løpende 2013 En skisse utarbeidet som legges frem for HMS-utvalget nov 2012 OK I bruk OK! Ved etablering av nytt kjemikalierom er Anne Elisabeth Madsen romansvarlig 2014 Lill Knudsen er instituttets nye kjemikalieansvarlig, med romansvar for kjemikalierommet og ansvarlig for ecoonline. I arbeid med ECOonline 2011-2012 Kjemikalierom (felles for hele MBI) Behov for å utarbeide rutiner for bruk og drift av kjemikalierommet og informasjon om dette ut til brukerne. Bedre oppbevaring og håndtering av kjemikalier enn vi har i dag. Helt ferdigstilt vinteren 2014. Anne Beth/Ann Kristin (følger opp dette) Des 2013 2014 Arbeidet er i gang til tross for manglende finansiering. Søknad om HMS-midler ble ikke støttet, men instituttets ser tiltaket som så nødvending at finansiering er forskuddtert fra MBI. 10

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Kjemikaliegruppen opprette av Sikre gode og like tiltak ved AG/SB/HMSutvalget Vår 2012 en komité ved MBI som skal laboratoriene der det er vurdere resultatene av risikovurderingen av kjemikaliene i ECOonline nødvendig med tiltak for å redusere sannsynligheten for risiko. 2013 Komite oppnevnt og ledelsesforankret, men progresjon i arbeidet mangler!!! Vernerund 2010 Avfallshåndtering Rutiner over hvordan avfall håndteres ved MBI tilpasset nytt avfallssystem ved Marineholmen Vurdere substitusjon av kjemikalier (i et helse- og miljøperspektiv) Riktigere håndtering av avfall. Bedre tilgang til avfallsrom og transport av avfall SB 2012 Feb. 2014 2013 2015 Komiteen har startet rabeidet Avventer ferdigstillelse av konteinerboder ved HiB, som vil lette tilgang. Rutiner for MBI vil bli ferdigstilt etter dette er på plass. Etterlyst i budsjettforslag for 2014 og i innspill til arealplanen for UIB Fortsatt fokus, vil ta dette opp med EiA HMSutvalgsm øte mars 2015 Eco-Exposure skal innføres som system for alle UiB ansatte som jobber med kreftfremkallende stoffer Ha oversikt innføre rutiner som bidrar til at dem som jobber med slike stoffer ikke eksponeres for dem LKK (ecoexsposure ansvarlig) 2015 Har kompetanse til å få dett på plass i løpet av 2015 11

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Risiko- og sårbarhetsanalyse Avdekke eventuelle SB/Agr 2004-2007 Løpende. ved MBI risikofylte arbeidsoppgaver. Følges opp av Prioriterte tiltak settes inn i Få fokus på HMS-utvalget kontinuerlig instituttets handlingsplan. Nytt verktøy: KunnskapsCIM sikkerhetsaspekt ved egen prosess Løpende implementering av arbeidsoppgaver. gjennom nødvendige og ønskede tiltak instituttets Iverksatte tiltak blir registrert i årlig Bidra til systematisk HMSårshjul handlingsplan internkontroll av instituttet. Se punkt om kjemikaliegruppen over. *Vernerunde *Medarbeide rsamtaler *HMSutvalget *Avviksrap Nytt system for dette ved UiB i 2015 I 2014 er det utarbeidet nye arbeidsrutiner for de vanligste farlige kjemikaliene ved MBI. Sigrid Bruvik meldt inn som MBI sin kontaktperson for KunnskapsCIM Vernerunde/ ROS Avvik- og nestenulykkerapportering Økt bruk rapportering av avvik og nestenulykker. Økt fokus på å følge etablerte rutiner og på å unngå nestenulykker. Få oversikt over hvor det er behov for ytterligere tiltak SB Løpende Nytt system (elektronisk) kom på plass i 2014. Forventer økt rapportering. Ledelse på alle nivå i org. Vil fokusere på dette. 12

Interninformasjon: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Velkomstbrosjyren Bedre informasjonen ut til de ansatte om etablerte og Agr/SB Okt 2009 Legge viktige deler av velkomstbrosjyren ut på instituttets HMS-side. nye arbeidsrutiner instituttet forventer at de skal forholde seg til. 2014 Sikre nødvendig oppdatering. Vår 2015 OK Velkomstbrosjyren er lagt ut på eksternweben, oppdateres løpende (nå bare på engelsk). OK Ny revidert versjon utarbeidet av gruppe C OK Ny revidert versjon på nett Løpende oppdatering Påsikt Bør også utarbeides på norsk MBI nytt Uke-info samling av informasjon/e-post mottatt til felles utsendelse legges ut på felles webside ca en gang i uken. Monday Luch Gathering Intern informasjon, sendt ut månedlig Reduserer med dette mengden e-poster som sendes rundt i systemet for felles informasjon Felles lunsj på mandager for informasjonsutveksling mellom kollegaer og fra ledelsen KNDA løpende OK. MBI nytt- og nyttig etablert 2004. KNDA løpende Bør kommer ut jevnlig OK et supplement til MBI-nytt og nyttig, etablert 2007 Rein løpende Startet høsten 2013 13

HMS-kurs for ansatte og studenter Økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. SB Endret til 1 gang årlig OK HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan 2006. Positiv evaluering. Nytt fra 2010 er at kursene nå gjennomføres både på norsk og engelsk. Pågår årlig. REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Brannvernkurs for alle ansatte Bedre brannvernsikring. AGr/MARSKA Vi registrer hvem som deltar på våre lokale Fakultetet krever at alle ansatte deltar på brannvernkurs en gang hvert femte år. løpende HMS-kurs inkl brannkurs og hvem som deltar på fakultetets brannkurs. Vil følge opp med å purre dem som ikke har deltatt. Det er et krav at alle ansatte tar brannvernskurs hvert 5. år. Førstehjelpkurs Informasjon på engelsk Økt fokus på å utarbeide viktig info. materiell på engelsk Større sjanse for å kunne hjelpe kollegaer etc. når uhellet først er ute. UiB arrangerer førstehjelpskurs for ansatte. Unngå missforståelser og i verste fall ulykker grunnet manglende norskkunnskaper blant utenlandske tilsatte, AGr/MARSKA løpende Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl førstehjelpskurs og hvem som deltar på UiB sine førstehjelpskurs. Det er et krav at alle ansatte tar førstehjelpskurs hvert 5. år. SB/AGr 2007 Jobbe med dette ovenfor sentrale avdelinger, men også lokalt Har foreløpig velkomstbrosjyren og brann instrukser og nå også arbeid med spesielt farlige stoffer og rutiner for arbeid på løpende cellelaboratoriet på engelsk. OK 14

REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Ny eksternweb GB/KD/AG/RA Første del av Ha fokus på hva interninformasjon vi vil ha A 2014 ut og hvor det bør ligge Personsider på web Formidler hvem er hvem og hvem arbeider med hva! GB/KNDA 2015 Ny offensiv ut på instituttet for å få dem til å bruke personsidene. REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status ROS Punskt 2 Holdningskampanje for økt fokus: Mindre søl, mindre rot, riktig bruk av utstyr, SB/WT/AGr/RA løpende En lab.ansvarlig per lab ble formalisert høst 2008. Rutinebeskrivelse av rollen er a) og b), på arbeidsrutiner utarbeidet. OK 3, 10, 15 tilbakemeldinger/avviksrapportering Vi har skjerpet inn på opplæringsrutiner. Vernerun ansvar de 2007 Gjennom: Ved forskningsprogramdannelsen vil det / 2010 synliggjøring av rutiner bli færre labansvarlige og dette kan bidra til opplæring ved den/de fast mer ens opplæring og oppfølging av teknisk ansatte som er instituttets rutiner. delegert daglig labansvar Medarbeidersamtaler Tilbakemelding ved avvik 15

Gjennomførte HMS-tiltak ved MBI f.o.m. 2004 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status UiB og Fakultete tsberedska Molekylærbiologisk institutt må følge opp nylig vedtatt beredskapsplan ved fakultetet Ledelsen skal ha tiltakskort for håndtering av hendelser som er spesielle for AGr/SGB/RAa Vår 2014 April 2015 OK- gjennomført OK - engelsk versjon på nett psplan (vedtatt des. 2013) Gjøre denne tilgjengelig og kjent! instituttet. Ansatte er kjent med beredskasplanen Møtested ved evakuering av Slik at alle som er ved MBI AGr/SGB/Raa Vår 2014 Ok Møte linjeleder VO, Febr2014 bygg gjøres kjent for alle Informasjon om evakuering ved brann ol til gjester/pc-vakt m.fl. på seminarrommet Utskifting av lysarmatur til mindre strømkrevende type Økt bruk av bevegelsessensor for lysstyring møtes på samme sted Vite at gjester/pc-vakt m.fl som bruker MBIs seminarrom har nødvendig informasjon ved brann ol. Strømsparing Strømsparing SGB 2014/ April 2015 EiA/Marineholm en drift 2013/2014 OK EiA/Marineholm 2014 Ok en ekstra oppslag der det presiseres at foreleser har ansvar for å tømme seminarrommet ved evakuering er hengt opp 16

REF Tiltak Forbedring Ansvarlig Gjennomført Status Vernerun de 2009, 2010, 2011 Lekkasjer i tak Informere HIB-drift om lekkasje fra tak på rom 541 A5 og i tak på laboratoriet over gangen for rom 541 A5 HIB drift får fjernet lekkasjen. Bedrer innklima og hindrer fuktskader. AGr 2009 2010 HIB drift har gjennomført tetting av tak. Forventer at arbeidet er ferdig innen utgangen av 2010. ikke vellykket, lekkasjen vedvarer. Få fjerne skjemmende bøtter og malingsslitasjer i taket når lekkasjen er tettet.. 2012 2013 Jan 2014 Må be om en ny installasjon i taket som samler opp vann fra lekkasjepunktet. Målet må nå være å få vekk bøtte fra gulvet.ikke gjennomført pga se under. Etter at hele takdekket ble byttet, har det ikke dryppet og vi håpet problemet var løst,, men maler avdekket igjen fuktproblemer. Maler kan ikke utbedre skade pga fukt og det drypper nå på ny. DERFOR igjen aktuelt å be om en ny installasjon i taket som samler opp vann fra lekkasjepunktet. Målet må nå være å få vekk bøtte fra gulvet. GJENNOMFØRT!!! Avviksskjema 2010 Utvide rom for autoklavering I dag for trangt. Lett for å utsettes for ulykker (brannskader eller søl etc) pga rommet er for trangt. AGr Vår 2011 OK høst 2011- finansiert av HMS-midler 17

HMSmøte 2011 Formidling av forskning og kompetanse på tvers av gruppene kan bli bedre Alle burde vite noe om hva de andre gruppene ved laben og ved instituttet jobber med Internseminar med innlegg fra ansatte i gruppe A og B ved MBI. Annonseres kun internt, men åpent for alle. Kultur for at alle ved MBI deltar. Rein Mai 2011 mandager OK Rein med godkjenning fra Johan og mange positive tilbakemeldinger fra ansatte ved MBI, har satt i gang en slik internseminarserie. Handlings plan for UiB og for MBI Vernerund en 2007 Insituttråd smøtet, mai 2007 Vernerund e 2009 og 2010 Få definert et klart mål for HMS-arbeid ved MBI Sopp-problemet Få kontroll over sopp-problemet inne på kjølelageret og på kontor 522 A1. Ta kontakt med Finn Langvad på mikrobiologisk. Han er ekspert på muggsopp. Tiltak settes opp etter tilbakemelding fra fagpersoner Nytt kjøkken på lunsjrommet Hyggeligere på lunsjrommet. Fjerne gammelt hybelkjøkken med kokeplater som kan være en risiko når folk glemmer å slå dem av. HMS-utvalget 2009 2010 Bli kvitt problemet SB/AGr Starter mai/juni 2007 Synliggjort på web. OK høst 2009 OK Handlingsplan for 2011-2013 godkjent av instituttrådet nov 2010 Befaring i juni med Finn Langvad, Rapport sendt BTH og fakultetet. Alvorlig muggsopp infeksjon på kjølerom. Muggsoppen på kontor av en spesielt giftig type. Tilbakemelding fra BTH: MBI bør bruke fagekspertise i renovering av rommene. Kontor steng: renovering startet i sept. 2007 Kjølerom: Ryddet, vasket og innhold sanert. Venter på avklaring fra EIA for mulig finansiering av en avfukter. Kontor: lekasje funnet og tettet, rommet er ferdig renovert. Ansvarlig HIB-drift 2007 2009 Kjølerom: Prosessen pågår fremdeles. EIA har lovet å ta ansvar og håper på å få gjort nødvendig renovering høsten 2009. OK Avfukter er nå innstalert. Fuktighet under kontroll. Vil følge opp over noe tid 2010 før vi avskriver sopp-problemet helt. GAa/MES 2010 OK Fikk tildelt HMS-midler til dette i 2010. 18

Møte med Heliks Støy på lesesal Flytte 2-3 pc-plasser fra lesesal og ut i nytt rom i vrimlearealet Redusere støy fra studenter som sitter sammen og samarbeider ved en PC på lesesalen. OH/GRAA 2009 Korrigert frist jan 2011 Jobber med saken. Ok 2011 Vernerund e 2010 Brannverntepper må henges synlig på laboratoriene Bedre beredskap ved brann SJB Des 2010 OK 2011 Teppene er kjøpt inn, og hengt opp. ROS SAMBA, Vernerunde Vernerunde 04/05 Opprette en HMS-koordinator Opprette HMS-utvalg Instituttseminar med ROS i fokus Bistå instituttledelsen i å drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet. Leder for kommende HMS-utvalget. Bistå instituttledelsen i drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet presentere ROS som metode og gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse ved MBI på et dagsseminar for instituttet, der alle medarbeidere inkluderes i bruk av metoden. AGr/JRL Jan 05 OK Sigrid Bruvik er oppnevnt til HMSkoordinator ved MBI SB/AGr/JRL Mars 05 OK SB, AMS, GAa Feb-05 OK. Instituttseminaret ble gjennomført med presentasjon av ROS (v/sb) etterfulgt av gruppearbeid. Innspillene vil bli fulgt opp videre av HMS-utvalget. Ann Margoth Wyatt holdt i tillegg et innlegg om avfallshåndtering som var informativt og resulterte i mange spørsmål. AGr/GB Høst 2004 OK. MBI nytt- og nyttig etablert nov 04. Løpende Fått positive tilbakemelinger Månedlig informasjonsskriv Bedre informasjonsflyten. Hva skjer ved MBI! Nedvasking av instituttet Fjerne gammelt støv AGr/WT Feb 05 OK HMS-kurs for ansatte og studenter Grethe får ansvar for å følge opp alle lab-kursenes HMSrutiner. Økt fokus og økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Sikre at studenter ikke for sprikende informasjon om etablerte HMS-rutiner SB 2005 OK HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan 2006. Positiv evaluering. JRL/RM/GAa Høst-05 OK gjennom nytt HMS-kurs 19

Vernerunden 04 ROS Punkt 11 Instituttseminar 2006 Vernerund en 06/07 Instituttrå dsmøte mai 2007 ROS punkt 9) Avviksrap portering Vernerund e 2007 Tilbakeme lding fra ansatt (Aasland) Nødnummer og romnummer ved alle lab.-telefoner Workshop for teknisk personale m/ass. fra BHT Astrid Johannesen: fokus: Ergonomi Ensformig lab.arbeid/pipetering Felles opphold/lunsjrom Reservere biblioteket til kun sosiale forhold. Gjøre rommet hyggelig og mer anvendelig som pauserom Kaffemaskin etc Melding til alle ansatte og merking av alle avtrekk om at kapasiteten i instituttets avtrekk reduseres til 75% av normal kapasitet fra kl. 17-07 og i helgene. Arbeidsinstrukser for bruk av UV-lys, gjøres synlig ved aktuell arbeidsbenk Installere avtrekk over utstyr som benytter Acetonitril En felles utsendelse av e-post med adresse: til alle ansatte. Opprette en web-side der felles e-post legges, påminnelse om denne en gang i uken. Sikre at hjelp lett skal kunne tilkalles ved ulykker. Mindre belastningsskader og større fokus på riktig arbeidsstilling og riktig bruk av pauser i krevende arbeid. Økt sosialt samvær på en felles arena øremerket dette. Hindre at ansatte jobber med arbeidsoppgaver etter normal arbeidstid, som krever full kapasitet i avtrekk. Unngå forbrenning av hud og skader på øyne Unngå innånding av Acetonitril redusere antall mail, pluss samle informasjon slik at en lett finner den igjen. SB Vår-05 OK. Nødnummer er hengt opp ved hver lab.-telefon. ES/SB Mars 07 Workshop under planlegging m/bht skal gjennomføres i mars 2007 OK Tilbakemeldingen var varierende. Mange mente det var lite relevante råd å få knyttet til laboratoriearbeid. Agr/MES Høst Rommet kan ikke lengre reserveres til møter 2006/mars etc. OK 2007 Rommet er pusset opp og ommøblert (gjenbruk) OK Kaffemaskin vil være på plass til påske.ok Rommet bør annonseres som pauserom også for studenter på mater og bachelor.ok Utsmykking OK SB/AGr Så raskt som mulig. SB Mars 07 OK Avis (avventes) Gjennomført i september 2007. OK SB Vår og høst OK fikk HMS-midler tildelt fra fakultetet 2007 (totalt 5 avtrekk installert) AGr Høst 2007 OK, et supplement til MBI-nytt og nyttig 20

Vernerund en 06/07 Samlokalisering av alle forskningsgruppene ved MBI i 5. etg. God ventilasjon ved HIB utenom normal arbeidstid. I dag blir ventilasjonen slått av på kontor og halvert på laboratoriene etter arbeidstid (17-07) og om helgene. Ikke holdbart. Bedret ventilering i enkelte rom også på dagtid. Sosialiserende og stimulerer til økt samarbeid Bør forvente at vi ved et universitet der forsøk kjøres til alle døgnets tider og der fleksibilitet i arbeidstid er en nødvendighet for det vitenskapelige personell, kan ha levelige forhold når det gjelder inneklima også utenom normal arbeidstid. JRL, WT, AGr Agr Vår og høst 2007 Så raskt som mulig Igangsatt i 2006 Iverksatt feb. 2008 OK Nye driftstider for laboratorier: 07-19 hverdager og 09-14 lørdager. Ellers redusert til 50%. OK HMSutvalg ROS Punkt 2 og 10 Vernerund e 2009 Forbedre og synliggjøre felles arbeidsinstrukser for bruk av Acryklamid/Bisacrylamid, EtBr og Mercaptoetanol Oppussig av korridoren utenfor C-terminalen Sikrere arbeid med farlige stoffer FÅ fjernet kjøkkenkork. Rydde rom til f.eks -80 C frys HMS-utvalget SB 2010 Distribueres pr mail, oppslag på laboratoriene. OK (Mercaptoetanol mars 2008) Utkast fra HMS-utvalg ble godkjent av instituttleder i 2006 Oppslag feb. 2007 Mercaptoet-anol mars 2008 OK Trenger finansiering søke HMS-midler i 2010 Vernerund e 2009 Samle løse ledninger ved hjelp av strips Samordnes med instrumentutvalget Mindre støvfeller på gulvene. Mindre fare for at noen snubler i løse ledninger. Tar seg bedre ut. Des 2009 OK arbeid gjennomført SB 2009 OK. 21

Vernerund e 2009 Vernerund e 2009 Innspill til HMSutvalget via idekassen Vedlikehold av laboratoriuminnredning Ny linoleum på gulvet utenfor Johan, Kari sine kontor og utenfor lab 6 HMS-web side Veierom/sted for spesielt farlige stoffer. Få vekk dører som henger og slenger etc. Tar seg bedre ut, triveligere arbeidsmiljø. Mindre fare for at noen snubler i løse dører eller dunker hode i dem etc. Gulvbelegget er gått i oppløsning pga flytende nitrogen. Nødvendig vedlikehold, beder renhold og tar seg bedre ut. Opprette en egen HMS-side på intranett der instituttets HMSarbeid synliggjøres. Inkludere linker til annen nyttig HMSinformasjon. Øke sikkerheten ved arbeid med spesielt farlige stoffer. Begrense området der det arbeides med spesielt farlige stoffer. SB 2009 Sigrid tok kontakt med Transportavdelingen ved UiB, men de kunne ikke hjelpe oss fordi det var umulig å skifte hengsler på skapdørene. De skrudde av de dørene som hang mest. Torsvik trevare har vært på befaring. De kan reparere dette og kan gi en et prisoversalg. Grethe har i mellom tiden sett at hun kan avse hele 12 skuffeseksjoner på U-laben som kan erstatte ødelagte skap i 5. etg. Dette arbeidet vil settes i gang innen des. 2009- OK SB 2010 Trenger finansiering søke HMS-midler i 2010 AGr/SB 2005 AGr/ Mat.nat.fak. Des. 2009 Okt 2009 2005 Ny frist 2006 Ny frist 2007 Ny frist 2009 Hente inn prisoverslag Arbeid utført OK OK HMS-side opprettet på intranett. Men oppdatering mangler. handlingsplan lagt ut jevnlig siden 2005. OK Websiden er etablert! Saken er oversendt fakultetet i 2005 som har lovet å følge denne opp ved å se på behovet andre miljøer ved HIB har for et slikt veierom/sted. MBI savner en tilbakemelding i denne saken og vil purre på denne. MBI har purret. Arbeid med spesialt farlige stoffer er flyttet til BIO sammen med A. Goksøyr. 22

Ulykke sept 09 kuttskade Vernerunde 2005/ 2006/ 2007/ 2008/ 2009 Vernerund en 2007/ 2009 Vernerund e 2008 /medarbei dersamtal er Ny papirkutter Hindre flere skader AG/SBJ øyeblikkelig OK kjøpt inn ny med beskyttelse som hindrer tilsvarende kuttskader Utskifting av gamle møbler og stoler Renholdet må bedres Ta dette opp med Metode Renhold og EiA Etablere et avlukket rom for studentene i vrimlearealet i 4. etg Søke HMS-midler til dette. Forbedre arbeidsplasser AGr/VO Løpende utskifting ved slitasje Renere AGr/SB Nytt fokus i 2007 Nytt fokus i 2008 Nytt fokus i 2009 Redusere støy fra sosialt samvær, til kontrorarbeidsplasser som ligger ved vrimelarealet. Opprettholde et tilbud til studentene som innbyr til sosialt samvær dem imellom. Graa (VO) og kontor i 4. etg Kjøpt inn 6 nye stoler og 3 nye pulter m/skuffeseksjon på hjul på instituttets budsjett og 7 nye stoler og 7 nye pulter via HMS-midler tildelt fra fakultetet Kjøpt inn 12 nye stoler og 2 nye pulter i 2006. 2 kontorstoler og 4 laboratoriestoler innkjøpt pr mai 2007. 3 pulter og 4 nye stoler innkjøpt høst 2007. I 2010 er en del kontorer puset opp i forbindelse med ny tilsettinger. Færre ansatte i løpet av 2010 har gitt rom for å ta ut av bruk utslitte stoler etc. Nytt punkt i tiltaksplanen Ble tatt opp med metode Renhold Ble tatt opp med metode Renhold Sendt brev til Metode Renhold og senere klage til EIA. Dette er blitt bedre i 2010 2009 OK! Vi fikk innvilget midler til dette tiltaket i april 2009. Grethe Aarbakke tok ansvar for samarbeid med EIA og i september 2009 var rommet etablert og tatt i bruk. Tiltaket er fullført når ogs PC-benk er på plass. OK 23

Vernerund e 06 ROS punkt 6) Vernerund e 2009 Fokus på arbeid med ISOTOP på ISOTOPlab Brannvern Flere brannslukningsapparat Sikre at alle følger etablerte rutiner for sikkerhet ved laben Bedre brann beredskap JRL/AGr/ Wenche Telle har tatt tilbake romansvaret her. Løpende Des 2009 Februar 2005 Etter tilbakemedling om at ikke alle brukere skriver seg inn og ut av ISOTOPrommet, er alle medlemmer i gruppe A orientert om alvoret i denne saken og alle skal nå ha orientert sine brukere om at rutinene skal følges. Alle brukere får opplæring og vet dermed hvordan rutinene er. Avvik skal rapporteres Og bedres ikke forholdene innen 1. mars vil ytterligere tiltak bli vurdert. 20. februar 2006 ble nytt tiltak iverksatt, mail til alle ansatte og studenter om at ingen får bruke ISOTOPlaben alene. Ved bruk skal to personer signere inn og ut av rommet f.o.m. 20. februar 2006. Romansvarlig er informert om at alle meldinger om avvik på rutiner skal meldes inn via avviksskjema. 25.februar 2008 Tilbakemeldingen fra siste kontroll er at vi muligens må oppgradere klassifiseringen av rommet. Dette er vi allerede i gang med å utrede nærmere. Hvordan er statusen her i dag. Kontakte HMS-seksjonen Så å si ingen aktivitet ved Isotop laben i dag. 2010 SJB Des 2010 OK Sjekke ut hva som er forskriftsmessig antall CO2 apparat. Bør vi ha et slikt apparat per lab. Hvem finansierer dette? Er nå bestilt, dekkes av EIA. 24

Vernerunde 2011 og 2012 Vernerud ne 2009 og 2010, tilbakemelding fra ansatte 2011 Inventar Nye møteromsstoler C-terminal, nye pulter i Incubatoren, flere nye kontorstoler Persienner Sekvenslaben, proteomic lab, og en del kontor mangler persienner Støyproblem Melde inn til EIA og hovedverneombud om vedvarende støyproblem (kontinuerlig anleggsarbeid utenfor HIB og ombygging inne de siste 5 årene) og Fokusere på informasjon om støy i forkant av støyende arbeid. Forbedre arbeidsplasser AGr/VO Høst 2012 og høst 2013 Få utredet mulige tiltak for å bedre skjerme ansatte i fremtiden mot denne typen støy. Medarbeidere skal vite at vi kjenner til problemene og hva vi som arbeidsgivere kan gjøre for å skjerme dem for dette. AGr 2009 2010 2011 og 2012 HMS-midler tildelt i 2012 og 2013 til inventar C-terminal og skjerming. Instituttet har brukt egne midler til innkjøp av nye stoler Problemet er meldt inn. Ved oppstart av nye anleggsprosjekt har vi argumentert mot at støyende arbeid blir lagt til ettermiddag og helg. Dette har vi ikke vunnet frem med. De som er utsatt for støy har fått tilbud om å bruke andre kontor i perioder med mye støy. Ellers har vi ikke kunnet gjøre annet enn å gi informasjon i forkant av støyende arbeid. I 2011 har vi ved støyende arbeid aktivt meldt tilbake til ansvarlige hvis arbeidet ikke er meldt oss i forkant. OK Mottar vi melding om støyende arbeid har vi sørget for at denne informasjonen kommer videre ut til ansatte i god tid før oppstart. GMO i forskningsprosjektene skal være godkjent i henholdt til gjeldende lover og regler Alle forskningsgrupper og prosjekter har nødvendig godkjenning av GMOarbeid Instituttleder tar initiativ. En av de vitenskapelige utpekes til å delta i arbeidet Startes V2012 2013 Instituttleder har annonsert prosessen i gr.a-møte og de nyest vitenskapelige tilsatte er orientert og gitt informasjon (dels basert på dokumentasjon fra Institutt for Biomedisin). I forbindelse med GMS-tilsyn fra Helsedirektoratet, fikk instituttet gjennomgått egne rutiner og satt dette i system. 25