Referat Skatemøte 26. oktober 2016 Strategisk samarbeidsråd for styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning (Skate) Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 5001, 5.etg Møtetid: 09:00 11:30 Deltakelse Medlemmer av Skate Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Geir Jacobsen pva Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD) Olav Petter Aarrestad pva Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket) Line Richardsen pva Inger Østensjø, Kommunenes sentralforbund (KS) Arild Sundberg, Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KS KommIT) Torbjørn Larsen pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) Norunn Saure pva Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (ehelse) Bjørn Guldvog, Helsedirektoratet (Helse) Christine Meyer, Statistisk sentralbyrå (SSB) Marianne Andreassen, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) Inga Bolstad, Arkivverket Wilfred Østgulen pva Odd Reidar Humlegård, Politidirektoratet (POD) Bisittere Grete Orderud, Difi Lise Karlsen, BR Cathrine Holten, BR Karl Olav Wroldsen, SKD Jan Stensby pva Olav Petter Aarrestad, Kartverket Tron Kallum pva Line Richardsen, KS Håkon Røstad, NAV Jan Arild Lyngstad, Helse Ingunn Cowan, Lånekassen Øyvind Akerhaugen, Arkivverket Sekretariat Birgitte Egset, Difi Gry Johanne Østby, Difi I tillegg møtte Tor Anton Gaarder, Arkivverket Marit Mellingen, Difi Elin Skauge, Difi 1
Saksliste Faste saker Godkjenning agenda Godkjenning referat forrige møte Steffen Sutorius Saker til behandling 16/16 Målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektor - Gjennomgang av prosjektplan og foreløpig status Difi/Steffen Sutorius 17/16 Altinn for en ny tid Fra ord til handling? - Status for realisering av ny strategi. Presentasjon og diskusjon. BR/Lars Peder Brekk 18/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Til godkjenning: - ST 5.1 Styringsstruktur og mandater Leveranse 3 notat Konkretisering av samordning og styring av felleskomponentene - ST 6.1 Rutinebeskrivelse og utkast til mandat for Skatenettverket Difi/Skatesekretariatet/Birgitte Egset Orienteringssaker 19/16 Arkiv som bærebjelke for god informasjonsforvaltning? Arkivverket/Inga Bolstad 20/16 Skatemøter i 2017 Difi/Steffen Sutorius Eventuelt 2
Faste saker Godkjenning av agenda 26.10.2016 Agendaen ble godkjent. Godkjenning av referat 22.06.2016 Referatet ble godkjent. Saker til behandling 16/16 Målbilde, strategiske prioriteringer og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektor - Gjennomgang av prosjektplan og foreløpig status Difi/Grete Orderud Saken gjelder På Skates faglige samling i mai var det enighet om at Difi må ta en tydeligere rolle i koordineringen og samordningen av digitaliseringen i offentlig sektor. I Skatemøtet 22.juni ble det besluttet at Difi i samråd med virksomhetene skal innhente dokumentasjon om målbilder, strategier og planer for digitalisering, og at Difi sammen med virksomhetene skal identifisere hindre og muligheter for å nå ambisjonene i Digital agenda og hvilke felles tiltak som bør iverksettes. Difi har etablert et prosjekt for å planlegge og gjennomføre arbeidet, og det ble gitt en presentasjon av plan for arbeidet og status så langt. Formålet med prosjektet er å konkretisere marsjordren i Digital agenda og utarbeide en felles digitaliseringsstrategi for offentlig sektor. Strategien vil bestå av målbildet, strategiske prioriteringer og handlingsplan. Handlingsplanen skal angi tiltak for å løse de viktigste på-tvers utfordringene og mulighetene samt angi ansvarlige for hvert tiltak. Refleksjoner og innspill til videre arbeid Flere påpekte at arbeidet ikke må bli for overordnet, det er ikke behov for et generelt målbilde for digitalisering. Arbeidet må hjelpe virksomhetene i å komme videre med å tilby tjenester på nye måter. Prosjektet vil bygge kunnskap og det er bra. Men forstår vi endringene i forretningstankegang, krav til tempo og mulighetene ved digitalisering godt nok? Prosjektet må finne felles utfordringer og felles muligheter. Mye må virksomhetene gjøre hver for seg hva kan og bør løses i fellesskap? To forvaltningsnivåer er krevende. For å oppnå «brukeren i sentrum» er kommunene helt sentrale. Lar det seg gjøre å få staten til å ta mer ansvar for tjenester fra kommunene? Viktig å jobbe sammen med de store kommunene og bruke KommIT og KS til å spre kunnskap. På bakgrunn av innspillene i møtet har Difi lagt til ett punkt innledningsvis i beslutningen: 3
Beslutning Prosjektet skal utarbeide en digitaliseringsstrategi knyttet til tverrgående utfordringer og muligheter som skal støtte etatene i deres digitaliseringsarbeid. Skate-virksomhetene slutter seg til fremdriftsplan for prosjektet og foreslått arbeidsform Skate-virksomhetene utnevner en kontaktperson per virksomhet innen 2.november og oversender siste versjon av virksomhetenes målbilde og/eller strategi for digitalisering innen 9.november. 17/16 Altinn for en ny tid Fra ord til handling? - Status for realisering av ny strategi. Presentasjon og diskusjon. BR/Geir Jacobsen og Cat. Holten Saken gjelder Altinn strategien sluttbehandles politisk nå og vedtas i løpet av høsten 2016. Felleskomponentforvalterne må ha ambisjoner som matcher Digital agenda, det har Altinn. BR har påbegynt arbeidet med å operasjonalisere strategien og presenterte de 5 viktigste tiltakene for 2016-2017 markedsplan, produktstrategi, ny organisering av innovasjonsarbeidet, samarbeid med finansnæringen og samarbeid med kommunesektoren. Beslutning Saken tas til orientering. 18/16 Status veikartsaker strategi, behov og handlingsplan Til godkjenning: - ST 5.1 Styringsstruktur og mandater Leveranse 3 notat Konkretisering av samordning og styring av felleskomponentene - ST 6.1 Rutinebeskrivelser og utkast til mandat for Skatenettverket Difi/Skatesekretariatet/Birgitte Egset Saken gjelder Statusoversikt for pågående tiltak fra handlingsplanen ble sendt til virksomhetene for intern forankring før Skatemøtet. Innspillene er tilgjengelig på Skates samhandlingsområde. Det er en utfordring at rapporteringen fra tiltakene ikke er tilstrekkelig til å gi god oversikt over status. Det informeres lite om eventuelle utfordringer/avvik, konsekvenser av disse og korrigerende tiltak. Sekretariatet jobber med å tilrettelegge samhandlingsområdet, og målet er at tiltakseierne skal rapporterer på samhandlingsområdet. Sekretariatet vil legge frem en mal for rapportering i AUmøtet i november, slik at AU kan bli enig om form, innhold og ønsket nivå på rapporteringen. Beslutning Skate beslutter at AU i november må ta en ny gjennomgang av pågående veikartsaker og eventuelt oppdatere status og innstilling/merknad i forhold til oversiktstabellen for oktober. 4
Status gul: Tiltak som angitt i tabellen iverksettes. Status grønn: Prosjektene videreføres i tråd med sine planer. I tillegg besluttes: o ST 5.1 Leveranse 3 Konkretisering av samordning og styring av felleskomponentene (notat av 30.09.2016) godkjennes. Tiltaket avsluttes. Utfordringer, hindringer og muligheter må identifiseres og følges opp i Difis prosjekt «Målbilder, strategi og handlingsplan for digitalisering i offentlig sektor.» o ST 6.1 og 6.2 Konsolidere systemet for oppfølging av behov og tiltak. Følgende dokumenter godkjennes: Rutinebeskrivelse Håndtering av behov, med endring foreslått av Skatt Mal for behovsbeskrivelse Rutinebeskrivelse Felles prioritering av nye tiltak, med endringer foreslått av KS og BR Rutinebeskrivelse Gjennomføring av tiltak Mandat for Skatenettverket Tiltak 6.1/6.2 avsluttes etter at AU har blitt enig om mal for rapportering, samt form, innhold og ønsket detaljering for statusrapportering fra pågående tiltak. Orienteringssaker 19/16 Arkiv som bærebjelke for god informasjonsforvaltning? Arkivverket/Tor Anton Gaarder Arkivverkets rolle er å sikre samlet samfunnsdokumentasjon. Arkiv lages kontinuerlig. Arkivskaper skaper dokumentet, bruker og forvalter det. Depotinstitusjonene skal motta, vedlikeholde og tilgjengeliggjøre dokumentasjon i et tusenårsperspektiv. Arkivverket ønsker at arkivering ikke skal oppleves som en unødvendig byrde, men gi nytte for arkivskaperene. Dette kan oppnås ved å stille færre krav og fokusere på virksomhetenes behov, herunder gjenfinning og deling av informasjon. Arkiv bør være en del av informasjonsforvaltningen og ikke stå i veien for daglig bruk og oppgaveløsning. 20/16 Skatemøter i 2017 Difi/Steffen Sutorius Difi foreslår i utgangspunktet 4 Skatemøter i 2017. Møtene avholdes hos Difi på onsdager kl 09:00 11:30. Sekretariatet vil sende møteinnkallinger i Outlook. Forslag til datoer: 15.02.2017 31.05.217 27.09.2017 06.12.2017 5
Eventuelt Dagens sammensetning av Skate gjelder frem til 2017. Difi ønsker ikke å endre sammensetningen nå og vil foreslå for KMD at oppnevningen av dagens medlemmer forlenges ut 2017. Møtet ble avsluttet kl. 11:30 6