SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Linda Velle Sjøen Arkiv: A25 &20 Arkivsaksnr.: 16/4189 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg oppvekst og kultur 26.10.2016 Administrasjonsutvalget 26.10.2016 RISIKOANALYSE - HOLMEN OG TÅRNET 1. Oppvekst- og kultursjefen vil i dialog med de ansatte/hovedtillitsvalgte iverksette tiltak og gjennomføre nødvendige prosesser for å sikre det psykososiale arbeidsmiljøet og redusere potensiell høy helserisiko for de ansatte ved Holmen og Tårnet. Det vil videre bli utarbeidet HMS rutiner for å opprettholde og videreutvikle et godt psykososialt miljø på arbeidsplassen. 2. Ny organisering i tråd med vedtak i Formannskapet sak 48/16 trer i kraft fra 1.august 2017.
SAKSFRAMSTILLING Formannskapet i Karmøy gjorde den 18.04.06 følgende vedtak vedrørende omorganisering ved Vågen læringssenter: 1. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Det opprettes stilling som avdelingsleder underlagt avdelingssjef skole i samsvar med at Vågen læringssenter ikke er en spesialskole men en alternativ opplæringsarena. Det vises for øvrig til avklaringer fra fylkesmannen. 2. Holmen og Tårnet slås sammen til én avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser tilpasset behov. Hovedbasen blir Holmen. Både formell kompetanse og realkompetanse tilpasses de utfordringer elevgruppen til enhver tid har. Bemanningen skal til enhver tid tilpasses elevgruppen. 3. Det gjennomføres en ROS-analyse/konsekvensvurdering for å belyse hvilke eventuelle konsekvenser en endring vil medføre for nåværende ansatte og elever. Denne analysen forutsettes framlagt for administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst og kultur før omorganiseringen iverksettes. Denne saken omhandler punkt 3 i formannskapets vedtak hvor det fremholdes at det skal gjennomføres en ROS-analyse/konsekvensvurdering for å belyse hvilke eventuelle konsekvenser en endring vil medføre for nåværende ansatte og elever. Analysen skulle videre legges fram for administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst- og kultur før iverksetting av omorganiseringen På oppdrag fra oppvekst- og kultursjefen ble det oppnevnt et risikoutvalg som har hatt som oppgave å sørge for at det ble gjennomført en risikoanalyse for ansatte og en risikoanalyse for elever. Risikoutvalget har bestått av rådgiver oppvekst- og kulturetaten, leder PPT, hovedverneombud og 3 hovedtillitsvalgte. Rådgiver oppvekst- og kulturetaten har ledet utvalget. Risikoanalysen av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer for de ansatte ble etter forespørsel fra risikoutvalget gjennomført av bedriftshelsetjenesten i Karmøy kommune. Risikoanalysen for elevene ble foretatt av PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste) og KOST (kontaktutvalg for spesialpedagogiske tiltak). Risikoutvalget har nå avsluttet sitt arbeid og rapporten samt risikoanalyser ligger ved saken. Konsekvenser for elevene Det er totalt ni elever ved Holmen og Tårnet inneværende skoleår. Åtte av disse er elever på 10.trinn. PPT sier i sin vurdering av konsekvenser for elever at nåværende elever har ulik faglig og sosial fungering. PPT fremholder også det faktum at åtte av ni elever er 10.klassinger, og at en omorganisering som innebærer en samlokalisering nå vil være et uheldig tidspunkt for dem når de bare har noen måneder igjen i grunnskolen. Oppvekst- og kultursjefen vurderer det også som lite hensiktsmessig å foreta en samlokalisering av årets elever. Disse elevene er allerede inne i en kjent organisering, og har fått sin tilrådning om elevplass utfra dagens lokalisering. I planleggingen av omorganiseringen har det derfor vært tatt høyde for at for de elevene som i dag
får sin opplæring ved Holmen og Tårnet, vil det mest sannsynlig være best å gi et fortsatt delt opplæringstilbud, også etter omorganiseringen. Omorganiseringen ved Vågen er imidlertid mer enn samlokalisering. Omorganiseringen handler også om at det gjøres endringer i antall elevplasser, at tilbudet i større grad rettes mot elever med psykiske vansker, krav til formell kompetanse, en samordning av personalets kompetanse til beste for alle elevene i Vågen og en dreining av ressursbruk. Selve organiseringen av elevene vil også i fortsettelsen være basert på anbefalinger fra PPT. Konsekvenser for de ansatte Oppvekst- og kultursjefen ser at de ansatte har vurdert mange ulike hendelser som de mener kan skape vanskelige situasjoner for dem hvis det ikke blir iverksatt nødvendige tiltak. Elevgruppa ved Holmen og Tårnet har et særlig behov for stabilitet, struktur og forutsigbarhet, noe som stiller ekstra krav til de voksne som jobber der. Risikovurderingen viser at det er bekymring på flere områder i personalgruppa. Dette gjør det ekstra krevende i deres jobbsituasjon. Involvering og god dialog med personalet må derfor vektlegges i en omstillingsprosess. Det vil i fortsettelsen også bli viktig å legge til rette for at personalet er rustet til å møte endringer og krav til omstillinger som i stadig økende grad er nødvendig både for å være i takt med samfunnsutviklingen og for å møte endrede behov i elevgruppa. Konklusjon På bakgrunn av gjennomførte risikoanalyser ser oppvekst- og kultursjefen behov for å iverksette tiltak for å sikre det psykososiale arbeidsmiljøet og redusere potensiell høy helserisiko for de ansatte ved Holmen og Tårnet. Det anbefales at nødvendig prosesser gjennomføres for å se til at de ansatte innarbeider gode rutiner og opparbeider nødvendig trygghet for de endringer som skal gjennomføres. Oppvekst- og kultursjefen påpeker videre viktigheten av at det blir utarbeidet HMS rutiner for å opprettholde og videreutvikle et godt psykososialt arbeidsmiljø for personalet. Ut fra vurderingen om at det er lite hensiktsmessig å foreta en samlokalisering av årets elever, anbefaler oppvekst- og kultursjefen at ny organisering trer i kraft fra 1.august 2017. Oppvekst- og kultursjefen vil tilrå at det inneværende skoleår gjøres et planleggingsarbeid hvor etaten planlegger iverksettelsen av den nye organiseringen, og hvordan tilbudet skal organiseres for å ivareta gjeldene lovkrav og retningslinjer, slik at nye elever som tas inn fra skoleåret 17/18 får et godt og faglig forsvarlig opplæringstilbud. På denne måten vil omorganiseringen først og fremst få betydning for framtidige elever.
Risikoanalyse for ansatte og elever ved Vågen læringssenter, avdelingene Holmen og Tårnet Innhold 1. Bakgrunn... 1 2. Mandat... 2 3. Sammensetning av risikoutvalget... 3 4. Risikoanalyse for ansatte... 3 4.1. Metode for risikoanalyse... 4 4.2. Resultat av risikoanalyse... 5 4.3. Risikoutvalgets vurdering av risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten... 5 5. Risikoanalyse for elever... 5 5.1. Risikoanalyse PPT... 5 5.2. Risikoanalyse KOST... 5 6. Risikoutvalgets konklusjon/ anbefaling... 6 1. Bakgrunn Høsten 2015 tok administrasjonen i Karmøy kommune initiativ til en omorganisering av Vågen læringssenter som er kommunens alternative opplæringsarena. Vågen læringssenter består av tre avdelinger; Holmen, Tårnet og Bøtoppen. Det er Holmen og Tårnet som blir berørt av en eventuell omorganisering og som er gjenstand for denne risikoanalysen. For nærmere beskrivelse av Vågen læringssenter og informasjon om bruk av alternative opplæringsarenaer vises det til den politiske saken. Saken har hatt følgende politiske behandling: Sak 7/16 i administrasjonsutvalget 6. april 2016 der det ble gjort følgende vedtak: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. o Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Stillingen som rektor utgår og endres til avdelingsleder. o Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. o Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. o Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i 2017. 1
Sak 17/16 i hovedutvalg oppvekst og kultur 6. april 2016 der det ble gjort følgende vedtak: Det er viktig for Karmøy kommune at driften ved alternative opplæringsarenaer oppfyller lovens krav og sikrer at elevenes rettigheter og behov ivaretas. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår og endres til en avdelingslederstilling som blir underlagt avdelingssjef skole. Nåværende rektor bekler stillingen med samme lønn som i dag. Holmen og Tårnet slås sammen til en avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser knyttet til behov. Hovedbasen blir Holmen. Ved nyrekruttering vektlegges formell kompetanse knyttet til de nye utfordringene som denne elevgruppen har. Organiseringen trer i kraft fra oppstart av skoleåret 2017/18. Ettersom endringene utsettes 1 år gir en de ansatte muligheten til videreutdanning for å øke sin kompetanse. Det skal umiddelbart startes arbeid med en risikoanalyse der man ser på hvordan samlokaliseringen skal gjennomføres og hvilke alternative arenaer som skal tas i bruk, og hvilke behov skolen vil ha for de ulike lokasjonene. De ansatte skal involveres i dette arbeidet. Videre skal utredningen beskrive hvordan arbeidet med å vareta de utsatte elevene på «hjemskolen» er tenkt gjennomført, herunder hvordan ressursen på 3,5 årsverk skal organiseres og fordeles. Hovedutvalg oppvekst og kultur ønsker risikoanalysen presentert i første utvalgsmøte i 2017. Sak 48/16 i formannskapet 18. april 2016, vedtaket som ble gjort her er gjengitt nedenfor. Saken ble anket til formannskapet i både administrasjonsutvalget og i hovedutvalg oppvekst og kultur 2. Mandat Formannskapet i Karmøy kommune gjorde følgende vedtak: Det vises til vedlagte saksutredning samt vedtak i administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst og kultur med anke fra begge utvalgene. Karmøy formannskap vedtar: 1. Ordningen med egen rektor ved Vågen læringssenter utgår. Det opprettes stilling som avdelingsleder underlagt avdelingssjef skole i samsvar med at Vågen læringssenter ikke er en spesialskole men en alternativ opplæringsarena. Det vises for øvrig til avklaringer fra fylkesmannen. 2. Holmen og Tårnet slås sammen til én avdeling og får en kapasitet på ca 10 elevplasser tilpasset behov. Hovedbasen blir Holmen. Både formell kompetanse og realkompetanse tilpasses de utfordringer elevgruppen til enhver tid har. Bemanningen skal til enhver tid tilpasses elevgruppen. 2
3. Det gjennomføres en ROS-analyse/konsekvensvurdering for å belyse hvilke eventuelle konsekvenser en endring vil medføre for nåværende ansatte og elever. Denne analysen forutsettes framlagt for administrasjonsutvalget og hovedutvalg oppvekst og kultur før omorganiseringen iverksettes. Risikoutvalget ble satt sammen på bakgrunn av punkt tre i vedtaket med mandat om å gjøre en konsekvensutredning i forhold til hva endringer kan medføre for to grupper: 1. Nåværende elever 2. De ansatte 3. Sammensetning av risikoutvalget Medlemmene i risikoutvalget har vært: Wendy Kværnøy Nilsen, hovedtillitsvalgt Delta Jorunn Engedal, hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Geir Allan Stava, hovedtillitsvalgt Skolenes landsforbund Trond Olav Lønning, hovedverneombud Kjetil Andreas Hansen, leder PPT Bjørn Nøttum, rådgiver oppvekst og kultur, leder av risikoutvalget I tillegg har Signy Wiksnes, rådgiver oppvekst og kultur, fungert som møtereferent 4. Risikoanalyse for ansatte Risikoanalyse av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer for de ansatte ble gjennomført av bedriftshelsetjenesten i Karmøy kommune på oppdrag fra risikoutvalget. Rapporten forelå 10.6.2016. Det ble foretatt risikovurdering av to alternativer: 1. Samle personal og elver fra Holmen og Tårnet under ett tak 2. Fortsatt fysisk adskillelse av elever ved Holmen og Tårnet, sammenslåing til en avdeling og rotasjon av lærerressurser Videre i denne rapporten vil disse alternativene bli omtalt som henholdsvis alternativ 1 og alternativ 2. Risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten ligger vedlagt denne rapporten. Risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten har følgende konklusjon: Risikoanalysen viser at det er flere situasjoner som vil innebære potensiell høy helserisiko for ansatte ved Holmen/Tårnet. BHT anbefaler at man før en eventuell omorganisering iverksetter tiltak som får risikoen ned på et akseptabelt nivå (gult/grønt). Ved implementering av tiltak vil det være nødvendig å gjennomføre en ny risikoanalyse for å vurdere effekten tiltakene har hatt på arbeidsmiljøet. Når tiltakene blir risikovurdert og man får risikoen ned på et akseptabelt nivå, vil neste steg være å utarbeide HMS rutiner som beskriver hvordan man skal sikre et akseptabelt psykososialt arbeidsmiljø. Beskrivelse av når avvik skal registreres vil være nødvendig for å sikre at man får informasjon om hva som kan jobbes videre med for å forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette vil sikre internkontroll og kvalitetssikring av egne rutiner. 3
4.1. Metode for risikoanalyse I risikoanalysen som er gjennomført har personalet ved Holmen og Tårnet identifisert i alt 19 uønskede hendelser. Hendelsenes sannsynlighet (hvor ofte de oppstår) og konsekvens (personskade) er vurdert enkeltvis etter tabellen nedenfor. De uønskede hendelsene har blitt vurdert med hensyn til iboende risikoer, som om tiltak ikke er etablert. Vurderingene baseres på kunnskap, ansattes erfaring og skjønn. Sannsynlighet Skader på mennesker 1 Svært lite sannsynlig En gang pr. år 2 Lite sannsynlig En gang i året 3 Sannsynlig En gang i måneden 4 Svært sannsynlig En gang om dagen 5 Svært stor sannsynlighet Flere ganger om dagen Konsekvens Helseutfall 1 Svært liten Ingen personskader 2 Liten Psykisk/ fysisk personskade, uten fravær 3 Moderat Psykisk/ fysisk personskade, med fravær 4 Alvorlig Psykisk/ fysisk personskade, med fravær over 2 uker 5 Svært alvorlig Dødsfall Forholdene multipliseres med hverandre og angir risikoverdien. Verdien ses opp mot en tabell som angir akseptkriterier for risiko. Akseptkriterier for risiko ble avklart før gjennomføring av risikoanalysen. Skalaen er delt inn i følgende kategorier: Grønt = risikoverdi 0-3. Lav risiko, men risikotiltak kan vurderes Gult = risikoverdi 4-9. Tiltak må vurderes Rødt = risikoverdi 10-25. I utgangspunktet ikke akseptabel risiko Sannsynlighet 5 Svært stor sannsynlighet 4 Svært sannsynlig 3 Sannsynlig Konsekvens 1 Svært liten 2 Liten 3 Moderat 4 Kritisk 5 Katastrofalt 5 10 15 20 25 4 8 12 16 20 3 6 9 12 15 2 Lite sannsynlig 2 4 6 8 10 1 Svært lite 1 2 3 4 5 sannsynlig Denne risikoanalysen er basert på iboende risiko, det vil si at ingen tiltak er vurdert iverksatt. Akseptkriterier for risiko kan endres ved implementering av tiltak. 4
4.2. Resultat av risikoanalyse For å vurdere risiko for de enkelte hendelsene blir, som tidligere nevnt, verdien for sannsynlighet multiplisert med verdien for konsekvens. Resultatet av dette plasseres i tabellen ovenfor og viser da om risiko knyttet til den enkelte hendelsen er i grønn, gul eller rød sone. Knyttet til alternativ 1 ble det identifisert 12 uønskede hendelser. Av disse ble ni vurdert til å være i rød sone, mens 3 hendelser ble vurdert til å være i gul sone. Til alternativ 2 ble det identifisert 7 uønskede hendelser. Alle disse ble vurdert til å ligge i rød sone. 4.3. Risikoutvalgets vurdering av risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten Risikoutvalget har gjennomgått alle hendelser som er beskrevet og ser at det som et minimum er behov for å få fagkyndige til å vurdere forslag til tiltak på alle hendelser med en risikoverdi over 9. 5. Risikoanalyse for elever Risikoutvalget ba PPT (Pedagogisk psykologisk tjeneste) og KOST (Kontaktutvalg for spesialpedagogiske tiltak) om å foreta en risikoanalyse av en sammenslåing for nåværende elever ved Tårnet/ Holmen. 5.1. Risikoanalyse PPT PPT har gjort en helhetlig vurdering av alternativ 1: Samle alle nåværende elever på Holmen og Tårnet under ett tak og gi undervisning samlet. Vurderingen er gjort med utgangspunkt i PPT sin kjennskap til hva som må ligge til grunn for at den enkelte elev skal få et tilfredsstillende utbytte av undervisningen de mottar. Et viktig element i denne analysen har vært innholdet og anbefalingene som foreligger i de sakkyndige vurderingene av behov for spesialundervisning som er utarbeidet individuelt for hver elev. Elevene som får sin undervisning på Holmen og Tårnet inneværende skoleår har en ulik faglig og sosial fungering. Dette medfører at en sammenslåing på nåværende tidspunkt kan få uheldige konsekvenser for elevenes psykososiale miljø. Den nåværende elevgruppen på Holmen og Tårnet består per. oktober 2016 av 8 elever på 10. trinn og en elev på 9. trinn. Dersom det skulle bli iverksatt en omorganisering inneværende skoleår, vil dette komme på et uheldig tidspunkt for elevene som går i 10. klasse og dette kan derfor ikke anbefales. 5.2. Risikoanalyse KOST Risikoanalysen ble gjennomført 7.9.16. Deltakere i analysen var rektor ved Vågen læringssenter, en lærer fra hver av de to avdelingene Tårnet/ Holmen, nestleder i PPT samt rådgiver ved oppvekst og kultur. De enkelte områdene som ble avdekket ble ikke vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens. 5
Hendelsene som ble avdekket ble delt inn to hovedområder. Det første området gjaldt risiko knyttet til elevenes psykososiale miljø/ relasjoner. Dette gjelder i hovedsak rettigheter elevene har etter opplæringsloven 9a. Det andre området dreide seg om risiko knyttet til kvalitet på undervisningen og elevenes læringsutbytte. En rapport fra denne risikoanalysen ligger vedlagt. 6. Risikoutvalgets konklusjon/ anbefaling Bemanningssituasjonen ved Holmen/ Tårnet har endret seg siden utvalget fikk sitt oppdrag. Tre lærere ved Holmen har sluttet. Per i dag tar to lærere ved Tårnet og en lærer ved Holmen videreutdanning gjennom «Kompetanse for kvalitet». Dette medfører at de har permisjon i 37,5 % av stillingen. Det er lyst ut to heltidsstillinger ved Vågen, men ingen er i skrivende stund ansatt. Samlokalisering av elever fra Holmen og Tårnet bør ikke gjennomføres slik elevgruppen ved Holmen/ Tårnet er sammensatt inneværende skoleår. Dette går frem av risikoanalysen som er utført for elevene av henholdsvis PPT og KOST. Alternativ 1 blir dermed ikke anbefalt gjennomført på det nåværende tidspunkt av risikoutvalget. Alternativ 2 er i risikoanalysen fra bedriftshelsetjenesten beskrevet som fortsatt fysisk adskillelse av elever ved Holmen og Tårnet, sammenslåing til en avdeling og rotasjon på lærerressurser. Risikoutvalget anbefaler at Vågen læringssenter tar utgangspunkt i hendelsen utfordringer med ulike kulturer mellom læringsinstitusjonene. Dette mener utvalget peker seg ut som en sentral utfordring for senteret. Arbeidet med dette vil etter medlemmene i risikoutvalgets mening ha effekt på flere av hendelsene som er beskrevet under alternativ 2. Risikoutvalget konstaterer at det er risikoer også ved alternativ 2. Fordelene ved en sammenslåing til en avdeling og rotasjon på lærerressurser må veies opp mot risikoen. Sammenslåing til en avdeling bør ikke by på store problemer, men rotasjon av lærerressurser kan medføre utfordringer. Hvis en velger å gå videre med rotasjon på lærerressurser vil risikoutvalget anbefale at skoleeier i samarbeid med Vågen læringssenter setter i gang en prosess for å iverksette nødvendige tiltak for å redusere risiko. Risikoutvalget foreslår følgende arbeidsgang, forutsatt at man velger å gå videre med rotasjon av lærerressurser: 1. Når bemanningen er mer stabil, settes det umiddelbart i gang arbeidet med å få risiko ned på et akseptabelt nivå. Det anbefales at arbeidet gjøres i samarbeid med Karmøy kommunes bedriftshelsetjeneste eller andre eksterne parter med kompetanse innenfor HMS-arbeid. 2. Etter at tiltakene for å få ned risikoen ved de uønskede hendelsene har fått virke tilstrekkelig lenge foretas det en ny risikoanalyse av bedriftshelsetjenesten. Resultatet legges frem for administrasjonsutvalget. Kopervik, 12.10.2016 6
Bjørn Nøttum rådgiver 7
Bedriftshelsetjenesten Risikoanalyse av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer for ansatte ved Tårnet og Holmen skole i forbindelse med omorganisering. Vågen læringssenter er en alternativ opplæringsarena for elever med behov for spesialundervisning. Vågen læringssenter har tre avdelinger (Tårnet, Holmen og Bøtoppen). Tårnet og Holmen gir et heltidstilbud til elever i ungdomsskolen. De to avdelingene har to ulike elevgrupper. Tårnet har i hovedsak elever med psykososiale- og lære vansker, i motsetning til dette har Holmen hovedsakelig elever med sammensatte/komplekse utfordringer (deriblant lærevansker, atferdsvansker, utagering, vold etc.,). I forbindelse med at det er foreslått en omorganisering av Tårnet og Holmen, har bedriftshelsetjenesten (BHT) fått i oppdrag av Bjørn Nøttum, (leder av ROS utvalget for omorganiseringen) å risikovurdere potensielle arbeidsmiljøbelastninger /HMS for de ansatte ved en eventuell omorganisering. To alternativer er risikovurdert: Alternativ 1: Samle Tårnet og Holmen personal og elever under ett tak (Holmen skole) Alternativ 2: Fortsatt fysisk adskillelse av elever ved Holmen og Tårnet, felles administrasjon og rotasjon på lærerressurser. Alternativene er ikke beskrevet i detalj med tanke på antall elever eller lærerressurser. Det har derfor vært noe krevende å se for seg uønskede hendelser som kan skje. De ansatte har medvirket i risikoanalyseprosessen som i hovedsak har hatt fokus på psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø for ansatte. Om psykososiale og organisatoriske arbeidsforhold. Sosiale (mellommenneskelige), personlige (psykologiske/subjektive) og organisatoriske forhold som påvirker arbeidsevne, helse og velferd utgjør det psykososiale arbeidsmiljøet (eks: opplevelse av trivsel, samhold, lederskap, kommunikasjon, stress, isolasjon, konflikter, mobbing, trakassering, vold og trusler om vold). Organisatoriske forhold omhandler hvordan arbeidsoppgavene er organisert. Dette kan være rutiner, ansvar og krav til den enkelte og avdelingen. Individuell oppfatning Vi har individuelle oppfatninger og vurderinger, noe som har konsekvenser for helse, trivsel og yteevne. Personlige karakteristika, der i blant kognitive (tankemessige) og emosjonelle (følelsesmessige) prosesser, samt kjennetegn ved den enkelte arbeidstaker vil i stor grad påvirke våre opplevelser. Noe som oppfattes som svært ubehagelig av en person, kan være helt uvesentlig for en annen. Det er viktig å være klar over dette, og at det er de ansattes oppfatning av arbeidsmiljøene som har blitt risikovurdert Påregnelig belastning ved en alternativ opplæringsarena. Påregnelighet dreier seg om hvorvidt det som forekommer, er en belastning som enhver arbeidstaker må regne med å oppleve som en del av jobben. Ifølge de ansatte er en påregnelig belastning på begge skolene at man i større grad enn ved vanlige skoler må jobbe med å trygge elever. For å få til dette oppleves det som svært viktig med relasjonsbygging (trygge, stabile voksne over lang tid) både mellom lærer-lærer, lærer- elev og elev-elev. Elevgruppen beskrives som mer vare (snevert toleransevindu) og legger større vekt på små tegn fra voksne og medelever, tegn andre elever gjerne ville sett på som bagateller eller oversett.
Bedriftshelsetjenesten Å sikre gode relasjoner blir beskrevet som den viktigste faglige faktoren for både psykososialt arbeidsmiljø og elevenes læringsmiljø/utbytte. Lærerne beskriver at man i større grad enn ved vanlig skoler må tenke impulsivt, være kreativ og finne alternative undervisningsopplegg for å skape en god læringssituasjon. At det gis rom for dette oppleves som en fordel (essensielt), både for det psykososiale arbeidsmiljøet og for elevenes læringsutbytte. Ulike elevgrupper ved de to avdelingene medfører ulike påregnelige psykososiale- og organisatoriske belastninger for de ansatte. De ansatte har ulik kompetanse og erfaring i håndtering av hva de to gruppene krever. Holmen skole - Mannlige ansatte. - Kun gutter som elever, ofte bråkete og mer utadvendte enn gruppen på Tårnet. - Avklarte aktiviteter med elevene (praktisk arbeid) - krever mindre organisering sammenlignet med Tårnet. - Må i større grad enn ved Tårnet «være på vakt og passe på elevene». - Blir i større grad enn ved Tårnet etablert hierarki i elevgruppen. - Elevene spiller i stor grad på å gjøre de ansatte usikre ved å lete etter personlige svakheter/sårbarhet. - Fysisk tøffere adferd. - Ungdommene kan påvirke selvfølelsen til de voksne. Tårnet skole - Både jenter og gutter som elever, ofte stille og innadvendte. - Må bruke mer ressurser på å motivere elevene enn ved vanlig skole. - Tester lærernes grenser i større grad enn «vanlige» elever. Setter lærere opp mot hverandre. - Viktig med god kommunikasjon mellom lærere for å avklare hva som skjer i situasjoner. - Ansatte kjenner på utilstrekkelighet når elever ikke motiveres og ikke møter på skolen. Beskrivelse av gjennomføring av risikoanalysen: Alle ansatte bortsett fra en deltok i prosessen. Prosessen startet med en gjennomgang av arbeidsmiljøloven bestemmelser ( 4-3) i forhold til krav til det psykososiale arbeidsmiljøet. Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av dette. Det ble benyttet medvirkningsbasert metode (IGP) for å identifisere tenkte uønskede hendelser.. Alle tenkte uønskede hendelser ble vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens (se vurderingsmodell for sannsynlighet og konsekvens). Risikovurderingen er basert på egne tidligere erfaringer og andre kjente situasjoner fra andre alternative opplæringsinstitusjoner.
Bedriftshelsetjenesten Tilbakemelding fra de ansatte Ansatte ser for seg at begge forslagene til endring vil kunne medføre ustabile/dårligere relasjoner og øke risikoen for at det oppstår voldelige situasjoner. De ansatte har gitt uttrykk for at de opplever prosessen med å risikovurdere de aktuelle alternativene som svært krevende, da saken har vært oppe i politiske utvalg og blitt nedstemt to ganger. Det oppleves som krevende å gjennomføre prosessen. Motivasjonen for å gjennomføre dette arbeidet var større i juni 2015, da det var begynt en prosess med å se på alternativer. Ansatte opplever at de ikke har vært med i prosessen siden juni 2015. Ansatte gir uttrykk for at de ikke er negative til fornying, men opplevelsen av å ikke være involvert i prosessen gjør at det oppleves som krevende. Bedriftshelsetjenestens (BHT) konklusjon Risikoanalysen viser at det er flere situasjoner som vil innebære potensiell høy helserisiko for ansatte ved Holmen/Tårnet. BHT anbefaler at man før en eventuell omorganisering iverksetter tiltak som får risikoen ned på et akseptabelt nivå (gult/grønt). Ved implementering av tiltak vil det være nødvendig å gjennomføre en ny risikoanalyse for å vurdere effekten tiltakene har hatt på arbeidsmiljøet. Når tiltakene blir risikovurdert og man får risikoen ned på et akseptabelt nivå, vil neste steg være å utarbeide HMS rutiner som beskriver hvordan man skal sikre et akseptabelt psykososialt arbeidsmiljø. Beskrivelse av når avvik skal registreres vil være nødvendig for å sikre at man får informasjon om hva som kan jobbes videre med for å forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette vil sikre internkontroll og kvalitetssikring av egne rutiner. Kopervik, 10.06.2016 Bedriftshelsetjenesten ved Leder Janne Robertsen Bedriftsfysioterapeut Morten Ekornsæter
Risikoanalyse av psykososiale læringsmiljøfaktorer ved Tårnet og Holmen i forbindelse med omorganisering I forbindelse med en foreslått omorganisering av Tårnet og Holmen har risikoutvalget for omorganiseringen bedt KOST (Kontaktutvalg for spesialpedagogiske tiltak) om at risikoanalyse med et elevperspektiv gjennomføres. Når det gjelder beskrivelse av de ulike avdelingene vises det til sakspapirer og risikoanalyse gjennomført av bedriftshelsetjenesten i kommunen. Gjennomføring av risikoanalysen Fra Vågen læringssenter deltok rektor og en lærer fra hver av de to avdelingene Tårnet og Holmen. Fra KOST deltok rådgiver fra oppvekst og kultur samt nestleder i PPT. Innspillene til risikoanalysen kom hovedsakelig fra rektor og de ansatte og ble kategorisert etter risiko knyttet til relasjoner og risiko knyttet til det faglige. Risiko knyttet til slevenes psykososiale miljø/ relasjoner Skifte mellom lærere kan gjøre at elever ikke møter fordi man ikke oppnår kontinuitet. Det vil bli vanskeligere å komme i posisjon til elevene dersom en lærer ikke er til stede hver dag. Vanskelig å gjennomføre undervisning dersom man ikke har bygget sterke relasjoner gjennom andre tiltak først. Det er en styrke at elevene har hatt få voksne å forholde seg til. Overganger mellom ulike lærere fører til uro. Relasjoner er viktige for å komme i posisjon til faglig læring. Det er behov for å ha flest mulig positive erfaringer med elevene før det oppstår vanskelige situasjoner. Dette tar tid. Det er viktig å finne frem til elevenes sterke og positive sider. Ofte kommer disse frem utenfor selve undervisningssituasjonen. Mange elever opplever tilhørighet til lærere som de har mye og jevnlig kontakt med. Risiko knyttet til kvalitet på undervisningen/ læringsutbytte Behov for voksne som er mer enn rene faglærere. Elever kan sette lærere opp mot hverandre. Kvaliteten på undervisningen kan bli dårligere. Ved innføring av faglærere kan man risikere at elever fra Tårnet ikke møter opp mens elever fra Holmen utagerer. Mulighetene for å bearbeide vanskelige situasjoner som oppstår i løpet av dagen blir mindre, dette gjør det vanskelig å få elevene i læringsmodus. Faglærere kan oppleve mer motstand fra elevene og dermed blir det mindre læring. Faglærere kan bli avhengige av at kontaktlærer blir den som må korrigere uønsket elevatferd, dette kan undergrave faglærers autoritet og føre til mindre læring. Mindre forutsigbarhet og struktur kan føre til at fokus på læring forsvinner. Kopervik, 22.9.16 Bjørn Nøttum rådgiver
SAKSPROTOKOLL - RISIKOANALYSE - HOLMEN OG TÅRNET Hovedutvalg oppvekst og kultur behandlet saken den 26.10.2016, saksnr. 39/16 Behandling: Yngve Folven fremmet nytt forslag fra Venstre, Krf, FrP og Arbeiderpartiet 1. Hovedutvalg oppvekst og kultur slutter seg til hovedkonklusjonene i risikoanalysen for ansatte og elever ved Vågen Læringssenter, avdelingene Holmen og Tårnet. Hovedutvalget ber om at oppvekst- og kultursjefen iverksetter tiltak for å redusere identifiserte risikoer for elevene på Vågen Læringssenter til et akseptabelt nivå. 2. Hovedutvalget ber om å bli informert om status på risikoreduserende tiltak, samt hvilken virkning disse eventuelt har gitt, før omorganiseringen iverksettes, og senest på siste hovedutvalgsmøte før sommeren 2017. 3. Ny organisering i tråd med vedtak i Formannskapet sak 48/16 trer i kraft fra 1.august 2017. Forslag fra Venstre, Krf, FrP og Arbeiderpartiet enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: 1. Hovedutvalg oppvekst og kultur slutter seg til hovedkonklusjonene i risikoanalysen for ansatte og elever ved Vågen Læringssenter, avdelingene Holmen og Tårnet. Hovedutvalget ber om at oppvekst- og kultursjefen iverksetter tiltak for å redusere identifiserte risikoer for elevene på Vågen Læringssenter til et akseptabelt nivå. 2. Hovedutvalget ber om å bli informert om status på risikoreduserende tiltak, samt hvilken virkning disse eventuelt har gitt, før omorganiseringen iverksettes, og senest på siste hovedutvalgsmøte før sommeren 2017. 3. Ny organisering i tråd med vedtak i Formannskapet sak 48/16 trer i kraft fra 1.august 2017.