Norges Basketballforbund Norwegian Basketball Association Adresse/Address: Sognsveien 73 Ullevaal Stadion NO-0840 Oslo Til Styrets medlemmer og varamedlem Telefon/Phone: +47-21 029 0 00 Telefaks/Telefax: +47-21 02 65 61 E-post/E-Mail: basket@adm.basket.no Internett/Internet: www.basket.no Kopi: NBBFs administrasjon og regioner v/daglig lede Ledere av NBBFs komiteer Ullevaal, 28. oktober 2016 Protokoll styremøte nr. 9/2016 Sted og tid: Ullevål Stadion, 23. oktober 2016 kl. 11.00-17.00 Til stede: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH), Hans Eric Prestårhus (HEP), Dana Meknas (DM) og Anya Sødal (AS). Nicholas Phillip (NP) deltok frem til kl. 1500. Adm.: Hanne Sogn (HS) og Eva M. Salvesen (ES) sak 6 og sak 7. Referent: Hanne Sogn Dagsorden: 1. Innledning ved presidenten 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Referat fra styremøte 8/2016 (vedtak) 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Virksomhetsrapport og driftsrapport fra administrasjon og styret (orientering) 6. Økonomirapport for august (orientering) 7. Utkast handlingsplan 2017 (orientering) 8. Utkast budsjett 2017 (orientering) 9. Samarbeidsforhold/ansvarsfordeling Styret/AU/Administrasjon (orientering/vedtak) 10. NBBFs profilhåndbok (orientering) 11. Basket.no (vedtak) 12. Utvalg oppnevn av styret (vedtak) 13. NBBFs kommunikasjonsstrategi (orientering) 14. Brev til dømmende organer (vedtak) 15. NBBFs Lov- og regelverk (vedtak) 16. Tiltaksplan Basketballtinget 2016 (orientering) 17. Analyse av Idrettsregistreringen 2015 (orientering) 18. Digitale verktøy presentasjon av muligheter (orientering) 19. Protokoll fra EO styremøte 1/2016 (vedtak) 20. Protokoll 8/2016 sak 11 (vedtak) 21. Sponsorutvalg (vedtak) 22. Finalespill BLNO sesongen 2016/2017 (vedtak) 23. Eventuelt 24. Avslutning
Sak nr. 1: Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen. Sak nr. 2: Godkjennelse av dagsorden Sak 12, 20 og 22 flyttes til etter punkt nr. 5 på dagsorden. Styret godkjente dagsorden. Sak nr. 3: Referat fra styremøte 8/2016 (behandling) Referatene var gjort tilgjengelige i styreportalen. Referat fra styremøte 8/2016 ble godkjent. Sak nr. 4: Referater fra AU/Komiteer (orientering) AU protokoll 7/2016: AS stilte spørsmål ved sak 3. Hele styret ønsker å bli orientert før nyansettelser skjer. Det ble også stilt spørsmål ved sak 6, dette er informasjon hele styret ønsker tilgjengeliggjort. AU påpekte at det ikke er AU som har lukket tilgangen til disse dokumentene. All dokumentasjon og alle referater fra AU møtene skal være åpent tilgjengelig for styret. AU mappe i Styreportalen åpnes for samtlige styremedlemmer. Sak nr. 5: Virksomhetsrapport og driftsrapport fra administrasjon og styret (orientering) Rapport fra virksomheten og driftsrapport ble kort gjennomgått. Styret er tilfreds med rapporteringsformatet. Virksomhetsrapport, driftsrapport og styremedlemmenes rapporter ble tatt til etterretning. Sak nr. 6: Økonomirapport for august (orientering) Økonomirapport august og september 2016 målt opp mot budsjett/prognose var gjort tilgjengelig i styreportalen. ES kommenterte kort rapportene og redegjorde også for oppfølgingspunkter etterspurt av HEP forut for møte og i styremøte 8/2016. Styret tok økonomirapport for august og september 2016 til etterretning. Sak nr. 7: Utkast Handlingsplan 2017 (orientering) Utkast til Handlingsplan ble gjennomgått av HS. Til grunn for Handlingsplanen 2017 ligger strategiplan og også revidert Handlingsplan for 2016. Det ble av HS foreslått at det evt. bør nedsettes totalt fem utvalg, inkl. Sponsorutvalg, jmf. sak. 21, dette for å få løst oppgaver gitt av strategiplanen. Deltagerne på ledermøtet informerte styret om regionenes standpunkter ang. utvalgene. Det ble kommentert at eventuelle utvalg må ha et klart definert mandat inkl. mål og at forslag til personer bør forespørres i forkant av fremleggelse og må godkjennes av styret i forbindelse med vedtak av Handlingsplan i styremøte 10/2017. Styret stilte også spørsmål om det er mulig for administrasjonen å løse flere oppgaver enn det som per dags dato gjøres eller øke effektivitet. HS svarte til dette at det per nå er lite - 2 -
å hente av tid til å løse ytterligere oppgaver gitt den administrative ressurssituasjonen, men at dette følges opp, jmf. sak 3 i AU møte 7/2016. HS jobber videre med forslag til Handlingsplan ut ifra de signaler som er gitt av styret. Sak nr. 8: Utkast budsjett 2017 (orientering) Styret tok utkast til budsjett for 2017 til etterretning. Endelig budsjett for 2017 sees i lys av eventuelle endringer i Handlingsplanen gjennomgått under sak. 7. Sak nr. 9: Samarbeidsforhold/ansvarsfordeling Styret/AU/Administrasjon (orientering) HS la frem sin presentasjon som tok utgangspunkt i brev sendt AU per 5. oktober. Brevet var på forhånd forelagt styret via AU per e-post. HEJ la på vegne av AU frem AUs synspunkter på brevet, samt et forslag til tiltakspakke. Styret diskuterte mulige måter å følge opp de forhold som er tatt opp i brevet til AU. Saken vil bli fulgt opp i styremøte 10/2016. Sak nr. 10: NBBFs profilhåndbok (orientering) Saken ble utsatt. Sak nr. 11: Basket.no (vedtak) Saken ble utsatt. Sak nr. 12: Utvalg oppnevnt av styret (vedtak) HS gjennomgikk status vedr. utvalg nedsatt av styret. Administrasjonen ble gitt fullmakt til å hente inn et medlem til Jenteutvalget fra Region Midt. Utvalget konstituerer seg selv. Administrasjonen ble gitt fullmakt til å hente inn et medlem til KL utvalget fra Asker og Region Midt, det siste dersom det konkretiserer seg planer i Region Midt om et KL lag. Utvalget konstituerer seg selv. Administrasjonen ble gitt fullmakt til å invitere samtlige BLNO klubber inn i BLNO utvalget. Administrasjonen sender ut en invitasjon til dette med frist om svar innen 15. november. Sak nr. 13: NBBFs kommunikasjonsstrategi (orientering) Saken ble utsatt Sak nr. 14: Brev til dømmende organer (vedtak) JHP viste til møte med NBBFs komiteer i september og brev sendt dømmende organer januar 2016. Brevet var ønsket annullert. På bakgrunn av møtet mellom komiteene den 12. september 2016, er styret av den oppfatning at det som kommer til uttrykk i brev til Appellkomitéen, Sanksjonskomitéen og Dommerkomitéen av 14. januar 2016 skal trekkes tilbake. Styret understreket viktigheten av en god dialog mellom organisasjonsleddene og viktigheten av at den selvstendighet komiteene har ift. styret opprettholdes. - 3 -
Sak nr. 15: NBBFs Lov- og regelverk (vedtak) HS redegjorde kort for saken. NBBFs lov er nå tilpasset lovnorm for særforbund og er til endelig behandling i NIF. Styret vedtok oppdatert lov basert på lovnorm for særforbund. Loven publiseres straks endelig godkjennelse fra NIF foreligger. Sak nr. 16: Tiltaksplan Basketballtinget 2016 (orientering) Saken ble utsatt Sak nr. 17: Analyse av Idrettsregistreringen 2015 (orientering) Tall fra Idrettsregistreringen 2015 viser en nedgang i antall medlemmer. HS gjennomgikk en kort analyse av hva nedgangen impliserer. Styret tok tall fra idrettsregistreringen til etterretning og uttrykte sin bekymring. Tiltak for å oppfølging synliggjøres i og med Handlingsplan for 2017. Sak nr. 18: Digitale verktøy presentasjon av muligheter (orientering) Saken ble utsatt Sak nr. 19: Protokoll fra EO styremøte 1/2016 (vedtak) HS la frem bakgrunn for saken. Styret tok DKs redegjørelse for DKs standpunkt i saken til etterretning. Sak nr. 20: Protokoll 8/2016 sak 11 (vedtak) HS la frem bakgrunn for saken. JCSH kommenterte at deltagelse for underårige også har vært et tema til diskusjon i NBBF Region Midt. Her er det ønsket tydelige og klart kommuniserte retningslinjer fra NBBF. JF kommenterte saken; viktig at det presiseres at det er kun en årgang under som det åpnes for. Styret vedtok følgende presisering vedrørende bruk av underårige spillere og deres mulighet for deltagelse i landslagsaktivitet: Styret åpnet opp for at man på jentesiden kan ta med yngre jenter enn gjeldende årgang fordi det er liten bredde i enkelte årsklasser. Det presiseres at vedtaket gjelder underårige jenter (U16) og kun jenter som er i en årgang som er ett år yngre. Innstramninger som ble gjort av styret høsten 2015 står ved lag hva gjelder U16 menn. Det har ikke vært diskutert å endre praksis angående underårige i U18. Sak nr. 21 Sponsorutvalg (vedtak) Styret ønsker å følge opp tingets føringer om å søke og øke markedsinntektene, men ser administrasjonens kapasitetsbegrensninger som behandlet i sak 9. Hvorvidt det er mulig samle et sponsorutvalg er ikke undersøkt, men det anses som en mulighet som bør undersøkes nærmere. Et slikt utvalg kan også være til støtte for BLNO og KL komiteene og bør samarbeide med disse i nødvendig grad. AU ser for seg at HEJ tar hovedansvar. - 4 -
AU gis mandat til å undersøke nærmere om det er mulig å sette sammen et kompetent sponsorutvalg og gis mandat til å utpeke et slikt. Et utvalg kan ha følgende mandat: Legge til rette for, forenkle og effektivisere administrasjonens arbeid med å følge opp fotnote til langtidsbudsjettet angående økte markedsinntekter, herunder f.eks: Analysere og gi innspill på hvordan NBBF kan definere sin profil. Samle og analysere fakta om våre produkter som er relevant for innsalg til sponsorer. Innspill til «salgspitch» ovenfor sponsorer. Innspill til hvilke sponsorer som kan passe til NBBFs profil og produkter. Innspill til events og produkter, herunder potensielle samarbeidsevents/produkter. Utvalget skal gis tilgang til all relevant informasjon om det arbeidet som allerede er gjennomført av NBBF relatert til markedsaktiviteter, men skal i minst mulig grad belaste administrasjonen med sitt arbeid. Sak nr. 22 Finalespill BLNO sesongen 2016/2017 (vedtak) Del A. Administrasjonens innstilling ble vedtatt. Del B. Administrasjonens innstilling ble vedtatt. Del C. NP meldte seg inhabil i diskusjonen knyttet til finalespill. BLNO finalen skal arrangeres sammen med KL-sluttspillet i Bergen. Gimle som arrangør av KL sluttspillet skal kontaktes vedr. arrangement av selve finalen. Det blir arrangert et ekstraordinært styremøte når styret har mer informasjon fra Gimle. Styret ga uttrykk for at det er beklagelig at så få klubber har respondert på høringen som er sendt klubbene fra administrasjonen. Arrangør må ha de rette hallflatene, også for KL finalespill. Tribunekapasitet bør legges inn som et krav til arrangør i forbindelse med større arrangementer så som finalespill KL/BLNO. Minimum 1000 bør innføres som et krav, i tillegg til spilleflater. Sak nr. 23 Eventuelt Sak nr. 24 Avslutning Møtet ble avsluttet kl. 1700. Ullevål, 28. oktober 2016 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident - 5 -
Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Hanne E. Sogn Styremedlem Varamedlem Generalsekretær - 6 -