Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Scandic Oslo City lørdag 16. juni, kl Til stede: Forfall: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Tor Christian Bakken (TCB), Anya Sødal (AS), Nicholas Philip (NP) og Eirik Petri Vaaja (EPV). Fra administrasjonen: Silje Særheim (SS), Espen André Johansen (EAJ), Hanne Funder (HF) og Brent Hackman BH (sak 1 til og med sak 10). Astrid H. Gjerde (AHG), Tennaz Javid (TJ) og Simen Anker-Olsen (SAO). Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Konstituering av styret: a. Fokusområder (vedtak) b. Styrerelasjoner (vedtak) c. Styrehåndbok (vedtak) d. Styrets årshjul (vedtak) e. NBBFs kommunikasjonsstrategi (orientering) f. Reiseregninger etc. - VISMA Attach gjennomgang og opplæring (Orientering) 4. Protokoll fra forrige styremøte (orientering) 5. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) 6. Statusrapporter o.l. (orientering) 7. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan b. Status aksjonsliste 8. Økonomi a. Regnskap pr. mai 2018 b. Evt. vedtakssaker i. Revidert budsjett 9. Utvalg (vedtak) a. Ungdomsutvalg b. Landslagsutvalg c. Markedsutvalg 10. Markedsstrategi (vedtak) 11. Bingoinntekter (vedtak) 12. GDPR (vedtak) 13. Lisenssatser 2018/2019 (vedtak) 14. Arrangementstildeling 2018/2019 (vedtak) 15. Oppfølging regioner a. Region Midt (orientering) b. Region Sør (orientering) 16. #ALLEMED (orientering) 17. Basketbarometeret 2018 (orientering) 18. Eventuelt 19. Avslutning - 1 -

2 1. Innledning ved presidenten JHP innledet med å gratulere de nye og gjenvalgte styremedlemmene med tilliten de har fått og ønsket spesielt de nye styremedlemmene velkommen til styrekollegiet. Videre gjennomgikk JHP styrets ansvar og oppgaver. 2. Godkjennelse av dagsorden Fire saker ble meldt til eventuelt: a) Oppdatert kampreglement Region Vest (vedtak) b) Jubileumsarrangement del 2 (vedtak) c) Dispensasjonssøknad Samarbeidslag / Parallelle spilletillatelser U16NM Øst Ås-Nesodden (vedtak) d) FIBAS kvinneprosjekt etc. (orientering) Dagsorden ble godkjent med de foreslåtte endringene. 3. Konstituering av styret a. Fokusområder (vedtak) Styret vedtok følgende fokusområder med en forutsetning om at de som ikke var til stede gir sin aksept: Fokusområder etter tema: Verdier, idrettspolitikk og anlegg: Organisasjon og klubbutvikling: Lover og regler: Internasjonale forhold: Dommere: Ungdomsutvalg: Inkludering og integrering: 3mot3 Sportslig plan, landslag, spillerutvikling og trenerutvikling: BLNO: Arrangement og produkt: Marked og kommunikasjon: Økonomi: Anya Sødal Eirik Petri Vaaja Tor Christian Bakken Tor Christian Bakken Tor Christian Bakken Tennaz Javid Tennaz Javid Anya Sødal og Simen Anker-Olsen Nicolas A. E. Phillip Astrid Hagland Gjerde og Eirik Petri Vaaja Astrid Hagland Gjerde Astrid Hagland Gjerde og Simen Anker-Olsen Simen Anker-Olsen - 2 -

3 Foruten arbeidsutvalgets faste medlemmer, som er bestemt av NBBFs lov, ble følgende rolleinndeling og inndeling av varamedlemmer for arbeidsutvalget besluttet: Jan Hendrik Parmann Loddefjord IL Leder Tor Christian Bakken Sandvika BBK 1. nestleder Anya Sødal Nordstrand BBK 2. nestleder Nicholas A. E. Phillip Frøya Basket 1. varamedlem Astrid Hagland Gjerde Haugesund BBK 2. varamedlem Eirik Petri Vaaja Tromsø storm Ungdom 3. varamedlem Tennaz Javid Ytrebygda BBK 4. varamedlem Simen Anker-Olsen Centrum IF 5. varamedlem Det skal, så langt det lar seg gjøre, sikres at arbeidsutvalget alltid består av begge kjønn. Kjønnsprioriteringen skal gå foran rangeringen av varamedlemmene ved bruk av disse. b. Styrerelasjoner (vedtak) Styret vedtok Styrerelasjoner etter organisasjon/organisasjonsledd: Region Øst: Anya Sødal (Primærrelasjon) Tor Christian Bakken (Sekundærrelasjon) Region Vest: Region Midt: Region Nord: Region Sør: Norges Idrettsforbundog Olympiske og Paralympiske Komité: Idrettskretser og idrettsråd: Antidoping Norge FIBA World og FIBA Europe Nicholas A. E. Phillip (Primærrelasjon) Jan Hendrik Parmann (Sekundærrelasjon) Simen Anker-Olsen (Primærrelasjon) Eirik Petri Vajaa (Sekundærrelasjon) Eirik Petri Vajaa (Primærrelasjon) Nicholas A. E. Phillip (Sekundærrelasjon) Astrid Hagland Gjerde (Primærrelasjon) Tennaz Javid (Sekundærrelasjon) Jan Hendrik Parmann Anya Sødal Anya Sødal Tor Christian Bakken og Jan Hendrik Parmann - 3 -

4 c. Styrehåndbok (vedtak) JHP gjennomgikk forslag til styrehåndbok og det ble fortløpende diskutert underveis i gjennomgangen. Styret vedtok NBBFs Styrehåndbok Rev. 2 som er vedlagt denne protokollen. Styret vedtok derav også følgende signaturrett for Norges Basketballforbund: Styrets leder (president) og daglig leder (generalsekretær) hver for seg. Vedtaket omhandlende signaturrett erstatter tidligere vedtak om dette. Justert signaturrett innrapporteres til Brønnøysundregistrene så snart protokollen er signert. d. Styrets årshjul (vedtak) JHP presenterte forslag til årshjul som inneholder de viktigste møtepunktene og representasjon for styret 2018 og Styret vedtok årshjulet med de endringer som kom frem under møtet. Administrasjonen skal se på muligheten for om forbundsstyremøte nr kan gjennomføres i Tromsø i forbindelse med kvalifiseringen til Scania Cup. e. NBBFs kommunikasjonsstrategi (orientering) EAJ gjennomgikk kommunikasjonsstrategien og svarte på spørsmål fra styret. Styret tok orienteringen til etterretning. f. Reiseregninger etc. VISMA Attach gjennomgang (orientering) HF orienterte styret om hvor de finner NBBFs retningslinjer for økonomi og reiseregninger. Styret tok orienteringene til etterretning. 4. Protokoll fra forrige styremøte (orientering) Protokoll fra styremøte var gjort tilgjengelig i styreportalen før møtet. Dette styremøtet ble avholdt av det forrige styret, og protokollen skal således ikke godkjennes av det sittende styret

5 Styreprotokollene ble tatt til etterretning. 5. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) AU protokoll var tilgjengeliggjort i styreportalen før møtet. Prototokollen ble tatt til etterretning. 6. Statusrapporter o.l. (orientering) Spørsmål til statusrapporter ble besvart. Rapportene fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. Styret ber om at det stilles krav til at alle landslagsutøverne tar e-læringen ren utøver, administrasjonen følge opp dette. Styret skal, innen 26.august, ha gjennomført e-kurset ren utøver, administrasjonen følger opp dette inn imot styret. 7. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) Handlingsplanrapport og aksjonsliste ble gjennomgått av administrasjonen. Virksomhetsrapport ble tatt til etterretning. 8. Økonomi a. Regnskap pr. mai 2018 Regnskapsrapporten for mai ble ikke levert fra Idrettens Regnskapskontor i tide til dette styremøtet, derfor ble regnskap for april 2018 gjennomgått og spørsmål fra styret ble besvart av administrasjonen. Styret tok regnskapsrapporten for april 2018 til etterretning. b. Evt. vedtakssaker i. Revidert budsjett Styret besluttet å utsette behandlingen av revidert budsjett til styremøte i august. 9. Utvalg (vedtak) Styret vedtok følgende utvalg skal nedsettes: a. Ungdomsutvalg b. Sportslig utvalg - 5 -

6 c. Markedsutvalg SS innstiller til kandidater og mandater for utvalgene på styremøtet Dette arbeidet gjøres i samråd med de styremedlemmene som har de berørte fagområdene som sine fokusområder. Kandidatene skal være forspurt og ha takket ja før de kan innstilles for styret. Styret påpeker at det er viktig at mandatene er konkrete og at styremedlemmene med dette som fokus involveres i prosessen. 10. Markedsstrategi (vedtak) Markedsstrategien ble presentert av EAJ, og er utarbeidet av EAJ i samarbeid med en prosjektgruppe bestående av Johan Dolven, Hanne Funder, Hans Erik Johnsen, Hans Eric Prestårhus og Espen A. Johansen. Styret vedtok NBBFs markedsstrategi Administrasjonen utarbeider vedleggene som skal tilhøre markedsstrategien og publiserer dette på basket.no. Det lages en implementeringsplan på lik linje med den som ble utviklet for kommunikasjonsstrategien. 11. Bingoinntekter (vedtak) NBBF har de siste årene fått inn betydelige summer via bingo. For at NBBF fortsatt skal kunne sikre denne inntekten, er NBBF blitt invitert inn på eiersiden i Sinsen Bingo. For å kunne være på eiersiden er det et krav om at vi går inn med kr ,- på lik linje med de andre særforbundene som har fått samme mulighet. SS orienterte i detalj om dette og saksunderlag var gjort tilgjengelig i styreportalen i forkant av møte. Styret drøftet blant annet risikoen forbundet med å gå inn på eiersiden, samt de verdimessige aspektene rundt bingodrift. Styret konkluderte med at den økonomiske risikoen ikke er større enn den innskutte kapitalen, som relativt sett er liten i forhold til inntjeningspotensialet. Styret konkluderte også med at en involvering i denne typen spillaktiviteter opererer innenfor rammene av idrettens og NBBFs verdier. Styret vedtok at NBBF går inn på eiersiden i Sinsen Bingo for å opprettholde inntektene. Styret har diskutert dette ift. forbundets verdisyn og det ble konkludert med at man er innenfor dette samt at risikoen ikke er for høy økonomisk. 12. GDPR (vedtak) General Data Protection Regulation (GDPR) er en ny bestemmelse fra EU som omhandler personvern. GDPR stiller vesentlig strengere krav til alle som forvalter sensitive opplysninger. I tillegg er det krav om rutiner for overlevering av personlige opplysninger og krav om sletting av - 6 -

7 deler eller alt en bedrift eller en organisasjon har av informasjon om en person i sine systemer eller via tredjeparts bedrifter. GDPR følges i Norge opp av Datatilsynet og NBBF har vært på flere møter med disse og NIF for å sikre at vi har på plass det som kreves og/eller at de riktige prosessene blir iverksatt for å i møte komme dette. NBBF har gjennomført en online evaluering for å avdekke GDPR statusen til forbundet som tydelig viser at det er en del grep som må gjøres. Styret vedtok at NBBF gjennomfører en prosess for å imøtekomme GDPR kravene som nå er innført fra EU. Administrasjonen starter prosessen snarest og orienterer styret om utviklingen på styremøte Lisenssatser 2018/2019 (vedtak) Styret gjennomgikk NBBFs lisenssatser som har vært uforandret siden sesongen 2016/2017. Oversikt over nåværende lisenssatser var gjort tilgjengelig i styreportalen i forkant av møtet. Administrasjonens forslag til nye lisenssatser var tilgjengeliggjort i styreportalen. I NBBF har man annethvert år justert lisensene. Her har poltikk, budsjetter og konsumprisindeksen vært påvirkende faktorer i fastsetting av nye lisesnssatser. Styret vedtok følgende lisenssatser for sesongen 2018/2019: Lisens Økning Ny lisenssats Mosjon og veteran Rullestol BLNO menn BLNO menn/kvinner utvidet BLNO Kvinner Senior øvrig Senior øvrig utvidet U13 (fyller 13 det året) U14-19 år U14-19 år utvidet U /2 års lisens Senior øvrig 1/2 år

8 Lisenssatsene er oppgitt i norske kroner. 14. Arrangementstildeling 2018/2019 (vedtak) Administrasjonen gjennomgikk innstillingen til fordeling av de resterende forbundssarrangementene for 2018/2019 sesongen. BLNO-kvalifisering Menn 2019 tildeles Sverresborg Hoops. U16NM-kvalifisering Øst desember 2018 tildeles Bærum. Scania Cup -kvalifisering U19 Kvinner tildeles Ullern. Administrasjonen gis fullmakt til å tildele arrangementet Scania Cup-kvalifisering U15 Jenter. For Scania Cup-kvalifisering U15 Jenter oktober 2018 er det to aktuelle lag i Bergen (Ulriken og Hop) som har uttrykt interesse for å arrangere, men de har bekreftet dette formelt enda. NBBF administrasjon får mandat til å velge arrangør til dette arrangementet innen 25. juni BLNO-kvalifisering for kvinner tildeles og organiseres med en kvalitetsturnering i mai 2019 hvis dette arrangementet blir aktuelt. 15. Oppfølging regioner (vedtak) a. Region Midt (orientering) b. Region Sør (orientering) SS og EAJ orienterte om de prosessene som er planlagt og igangsatt i Midt og Sør og målene for oppfølging. Styret tok orienteringen til etterretning. 16. #ALLEMED (orientering) NBBF har tatt imot utfordringen og stafettpinnen i NIFs inkluderingsaksjon «#ALLEMED» og det var planlagt workshop på oppfordring fra NIF på styremøtet. Saken ble utsatt til styremøte , når styret er fulltallig. 17. Basketbarometeret 2018 (orientering) EAJ presenterte resultatene fra Basketbarometeret 2018 og tiltaksplan

9 Styret tok orienteringen til etterretning og merket seg den positive trenden i besvarelsene de siste to årene. 18. Eventuelt a) Oppdatert kampreglement Region Vest (vedtak) Lovkomiteen har kommet med innstilling til Region Vests kampreglement etter vedtak på regionstinget den 26. april Vurdering: Styret konkluderte med at søknaden fra Region Vest om endring av regionens kampreglement 2 (påmelding av felleslag i regionsseriene) strider mot både intensjonen bak og de faktiske bestemmelsene i NBBFs kampreglement, kapittel 9 Overgang, pkt. B (Generelle bestemmelser) og pkt. D (Parallell spilletillatelse (samarbeidsavtale)). Endringen i Region Vests kampreglement 2 om påmelding av lag i regionseriene godkjennes ikke. Vedtaket med protestmuligheter bekjentgjøres for NBBF Region Vest med mottaksbekreftelse. b) Jubileumsarrangement del 2 (vedtak) Jubileumskomiteen gjennomførte sitt syvende møte 11.juni og satte opp en plan for del 2 av jubileumsåret. Et av arrangementene bes styrebehandlet da det går på fordeling av kostander. Ved aksept fra Island etter 2.juli kan det bli oppvisningskamper på norsk jord med seniorlandslagene. Det foreslås at det legges opp til en todeling av kostandene knyttet til oppvisningskamper første helgen i septe mber 2018, der kostandene dekkes over både seniorlandslagsbudsjettet og Jubileumskomiteens budsjett. Styret vedtok at kostnadene forbundet med en eventuell oppvisningskamp i 2018 kan kostnads fordeles mellom jubileumskomiteens- og seniorlandslagenes budsjetter. Vedtaket forutsetter at kostandene ikke overskrider det som allerede er tilgjengelige midler totalt for inneværende år eller går på bekostning av annen planlagt aktivitet. Administrasjonen setter opp et budsjett for arrangementet. c) Dispensasjonssøknad Samarbeidslag / Parallelle spilletillatelser U16M Øst Ås Nesodden (vedtak) Nesodden IF og Ås IL har søkt om å få innvilget samarbeid om et lag for Gutter født 2003 for sesongen 2018/

10 Vurdering: Dispensasjon fra NBBFs kampreglement Kap. 9 D pkt. ii, omhandlende parallelle spilletillatelser, kan gis til aktuelle spillere hvis særlige forhold for å hensynta spillere og sårbare klubbmiljøer tilsier dette, jfr. nytt siste ledd i denne regelen som ble vedtatt på forbundstinget 2018 (forslag nr. 16). Styret vektla forhold som det sårbare klubb- og utviklingsmiljøet i Ås IL, de aktuelle spillernes spilletilbud, samt at det ikke er vektige mothensyn som tilsier at dispensasjon bør nektes. Styret ser at det er en reell fare for at disse spillerne ikke kan få et tilfredsstillende tilbud i Ås IL alene i en kritisk periode der frafallet fra idretten erfaringsmessig er stort. Samtidig er det viktig å imøtekomme Region Østs eget kampreglement og rammer så langt dette lar seg gjøre. Følgende spillere fra Ås IL gis dispensert parallell spilletillatelse til Nesodden IF sitt lag for U16M for sesongen 2018/2019: Nikolai Andresen f Jurek Brysik f Emmanuel Adaramola f Fredrik Kristiansen f Lavrans Linnestad f Det aktuelle samarbeidslaget må formelt sortere under Nesodden IF i sin formelle tilknytning til NBBF og Region Øst, men kan betegnes med et annet navn i seriesammenheng. Styret vedtok videre følgende begrensninger for det aktuelle U15M-laget i Nesodden IF for å imøtekomme intensjonene i NBBF Region Østs kampreglement: 1. Laget registreres med «dispensasjons» (D) bak lagnavnet, og kan ikke kåres til vinnere av serien eller kvalifisere seg til regionsmesterskapet. 2. Laget kan kun knyttes opp som tvillinglag med ett (1) annet lag i seriespill. 3. Samarbeidslaget kan ikke delta i Norgesmesterskapet (NM). Det avklares snarest mellom Nesodden og Region Øst hvor man ønsker å spille hjemmekamper. Vedtaket med protestmuligheter bekjentgjøres skriftlig for partene med mottaksbekreftelse. d) FIBAs kvinneprosjekt etc. (orientering) Det ble orientert om FIBAs kvinneprosjekt og støtteordninger. Administrasjonen sørger for å søke om midler kytte til NBBFs arbeid for rekruttering av flere aktive kvinnelige trenere i norsk basketball. Styret gis en grundigere gjennomgang om tilskuddsordninger som er relevant for NBBF i styremøte Avslutning JHP takket for oppmøtet og ønsket alle vel hjem

11 Møtet ble hevet klokka Oslo, 21. juni 2018 Jan Hendrik Parmann Tor Christian Bakken Anya Sødal President 1. Visepresident 2. Visepresident Astrid Hagland Gjerde Tennaz Javid Nicholas A.E. Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Erik Petri Vaaja Simen Anker-Olsen Silje Særheim Styremedlem Vara styremedlem Generalsekretær