Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Idrettens Hus Ullevål Stadion søndag 18. februar, kl Til stede: Forfall: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Hans Eric Prestårhus (HEP), Dana Meknas (DM) Nicholas Philip (NP) og Josefine C. Stokke Haugom (JCSH) Fra administrasjonen: Silje Særheim (SS), Espen André Johansen (EAJ) og Hanne Funder (HF) Anya Sødal (AS) Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Protokoll fra forrige styremøte (vedtak) 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan b. Status aksjonsliste 7. Økonomi: a. Regnskapsrapport (orientering) b. Evt. vedtakssaker 8. Budsjett 2018 (vedtak) 9. Turneringsform KL/BLNO sesongen 2018/2019 (vedtak) 10. Revidert håndbok KL/BLNO (vedtak) 11. Retningslinjer for trenerlisens (vedtak) 12. Økonomihåndbok NBBF (vedtak) 13. Håndbok Rullestolbasket-utvalget (vedtak) 14. Evaluering av Den Store Trenerhelgen og Det Store klubbledermøte (orientering) 15. Status for prosesser frem mot tinget (orientering) 16. Justeringer i strategiplan (orientering) a. Øvrige momenter i NBBFs strategi. 17. Rekruttering hva kan gjøres for å bedre situasjonen for klubber og regionene (orientering) 18. Årsrapport kommunikasjon (orientering) a. Nye tiltak herunder mediedekning eksterne medier 19. Markedssituasjon (orientering) 20. Markedsstrategi (orientering) 21. Strategi for ny tekstil/utstyrsavtale (orientering) 22. Status seniorlandslag (orientering) 23. NIF-saker (orientering) 24. Eventuelt 25. Avslutning - 1 -

2 1. Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen. 2. Godkjennelse av dagsorden To saker ble meldt til eventuelt: a) Administrative prosesser (orientering) b) KL-utvalg (orientering) Dagsorden ble godkjent med de eventueltsaker som ble foreslått. 3. Protokoll fra forrige styremøte (vedtak) Protokoll fra styremøte og EO var gjort tilgjengelig i styreportalen før møtet. Protokollene og EO ble godkjent. 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) Sanksjonskomiteens vedtak , , , , og hederskomiteens innstilling var gjort tilgjengelig i styreportalen før møte. Grunnet sykdom i administrasjonen manglet to AU protokoller som ble utsatt til styremøte Prototokollene ble tatt til etterretning. 5. Statusrapporter o.l. (orientering) Spørsmål til statusrapporter ble besvart. Møte med kontrollkomiteen er blitt utsatt på grunn av sykdom, gjennomføres så snart det er anledning. JF og HEJ ga uttrykk for at et av styremedlemmene som har hatt oppfølging av landslag/landslagssponsorer bør delta på møtet for å svare på evt. spørsmål om dette. SS meddelte at administrasjonen nå har god oversikt på landslagene og kan håndtere eventuelle spørsmål angående dette. Rapportene fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) Handlingsplanrapport og aksjonsliste ble gjennomgått av administrasjonen. Virksomhetsrapport ble tatt til etterretning

3 7. Økonomi a. Regnskapsrapport (orientering) HF gjennomgikk regnskapsrapporten og orienterte om avvik og forventet resultat for NBBF forventes å nå målet om overskudd iht. langtidsbudsjett Styret tok regnskapsrapport til etterretning. Administrasjonen gjennomgår og optimaliserer rutinene for bestilling av reiser slik at NBBF til enhver tid sikres så lave priser som mulig og at ansatte, tillitsvalgte og dommere velger så rimelige reiser som mulig. 8. Budsjett 2018 (vedtak) Administrasjonen gjennomgikk forslag til budsjett og redegjorde spesielt for de vesentlige endringene ift. fjorårets budsjett. Det ble gjort justeringer på: [ ] Budsjettet ble vedtatt med de endringer som fremkom i møtet. Administrasjonen skal, i samarbeid med de regionene som har mindre kapasitet til drive utviklingsarbeid, se på muligheter til å tilføre hjelp i form av å løse enkelte driftsoppgaver. 9. Turneringsform KL/BLNO sesongen 2018/2019 (vedtak) På bakgrunn av tilbakemeldinger fra klubber og KL/BLNO møtene gjennomført i januar 2018 har administrasjonen utarbeidet en innstilling som ble gjennomgått i møte. Innstillingen var at KL og BLNO gjennomføres på lik linje som 2017/2018 sesongen, men at åpningshelgen erstattes med lokale åpningskamper/helger. Styret diskuterte viktigheten av å opprettholde trykket rundt serieåpningene som en happening i basketmiljøet. Styret vedtok administrasjonens innstilling til turneringsform sesongen 2018/2019 med forutsetning om at man markerer seriestarten på en god måte, i form av nabooppgjør, lokale tipoff weekender og arrangement som kickstarter sesongen 2018/2019 på en måte som skaper oppmerksomhet rundt basketsporten. Administrasjonen kontakter snarest KL- og BLNO-klubber, samt de 1K- og 1M-klubbene som potensielt kan rykke opp, og ber om tilbakemelding på hvilke som kunne tenke seg å bidra rundt serieåpningen. Administrasjonen skal sikre at KL ivaretas på en god måte med tanke på kampoppsett, herunder også kobling mot BLNO kamper og involvering i planleggingen

4 10. Revidert håndbok KL/BLNO (vedtak) Administrasjonen er i en prosess med å se på endringer i arrangementskrav, både for KL og BLNO, knyttet til streaming og live stats. Dette arbeidet er påstartet etter innspill fra klubbene og var ikke klart til styremøte. Administrasjonen presenterte forslag til endringer for deler av håndbøkene, men ba styret utsette vedtaket av arrangementskravene. Styret vedtok at saken utsettes til styremøte , slik at man kan fatte et vedtak på håndbøkene som helhet. 11. Retningslinjer for trenerlisens (vedtak) På grunnlag av de signaler som ble gitt av styret i styremøte har fagansvarlig i administrasjonen og ansvarlige i styret, JF og NP, utarbeidet nytt forslag til retningslinjer iht. Autorisasjonsreglementets kapittel 2 E. Styret diskuterte forslaget og ble enige om noen endringer i dette. Styret vedtok retningslinjer for trenerlisens med de endringer som ble gjort i møte. Administrasjonen renskriver dokumentet og sender dette til styret som orientering. Dokumentet publiseres på basket.no. 12. Økonomihåndbok NBBF (vedtak) Administrasjonen har utarbeidet forslag til økonomihåndbok for: - å forenkle arbeidet med økonomisk/administrative rutiner for alle ansatte i NBBF - å dokumentere rutiner/prosedyrer i egen organisasjon - å dokumentere NBBFs retningslinjer hva gjelder økonomiske anliggender - å være et verktøy for kontinuerlig evaluering og forbedring av rutiner - å være et oppslagsverk for nye medarbeidere Styret tok økonomihåndboken som ble fremlagt til orientering og ga ros for grundig arbeid. Styret pekte på at det var en forutsetning at dette er et internt dokument for administrasjonen og ikke et styrevedtatt dokument, samt at påpekte forhold i styremøtet blir justert til å samsvare med NBBFs lov. Generalsekretæren kan godkjenne justeringene. Administrasjonen justerer økonomihåndboken iht. NBBFs lov og sender denne til styret som orientering. 13. Håndbok Rullestolbasket-utvalget (vedtak) Iht. handlingsplan 2018 skal det nedsettes et Rullestolbasket-utvalg. NBBFs administrasjon har fått føringer fra forbundsstyret om å starte en prosess med å etablere håndbøker for alle komiteer og utvalg

5 Styret vedtok håndboken med følgende kommentarer: - Tilføying i punkt 4: Høringsinstans i regelspørsmål som omhandler rullestolbasket. - Endre punkt 5 til: Generalsekretæren er ansvarlig for ajourhold av håndboken hvert andre år i forbindelse med valg på nytt Basketballting. Generalsekretæren skal fremlegge dette for godkjenning av styret etter Basketballtinget. - Tillegg under punkt 2: Utvalget skal til enhver tid forsikre seg om at flybilletter og hotellovernattinger kjøpets til billigst mulig pris planleggingen og organiseringen skal ta høyde for dette med å ha møteplaner og være ute i god tid. Administrasjonen oppdaterer håndboken og gjør den tilgjengelig på basket.no 14. Evaluering av Den Store Trenerhelgen og Det Store Klubbledermøte (orientering) Online-evalueringene har vært tilgjengeliggjort for styret. Styret kom med sine tilbakemeldinger til årets DST og DSK som skal brukes i tiltaksplan og oppdatering av arrangementshåndbøkene. Styret tok for øvrig orienteringen til etterretning. Administrasjonen tar med seg styrets tilbakemeldinger i videre arbeid med utviklingen av arrangementene. 15. Status prosesser frem imot tinget (orientering) Administrasjonen orienterte om prosessene frem imot Basketballtinget Planlegging av basketballtinget - Forslag til endringer/justeringer i NBBFs lov og regelverk Styret tok orienteringen til etterretning. Administrasjonen utarbeider utkast til regelendringer og sender dette til et samlet styre. 16. Justeringer i strategiplanen (orientering) Administrasjonen orienterte om den påstartede prosessen: - Innledende diskusjoner på ledermøte oktober 2017 (utført) - Innspillsrunde fra regionstyrene og ansatte ( ) - Forbundsstyret kommer med sine innspill til justeringer ( ) - Innspillene behandles av forbundsstyret i mars ( ) - Forslag til revidert strategiplan sendes på høring til regionstyrene, ansatte og åpent på basket.no (mars) - Innspillene fra høringen behandles av forbundsstyret i april ( ) - Administrasjonen justerer iht. styrets innstilling - Endelig forslag behandles på Basketballtinget 5. 6.mai - 5 -

6 Styremedlemmers forslag til endringer/justeringer i strategiplanen sendes administrasjonen (EAJ) innen 28.februar. På styremøte den 11.mars vil styremedlemmenes forslag, administrasjonens forslag og regionenes forslag behandles av forbundsstyret. 17. Rekrutting hva kan gjøres for å bedre situasjonen for klubber og regionene (orientering) Saken ble utsatt til styremøte Årsrapport kommunikasjon (orientering) Styret har underveis i 2017 blitt orientert om utviklingen i kommunikasjonsarbeidet og implementeringen av kommunikasjonsstrategien med rapportering kvartalsvis. EAJ gjennomgikk årsrapporten og svarte på spørsmål fra styret. Styret minnet om at kjønnsnøytralitetsprinsippet i kommunikasjonsstrategien må følges grundig opp. Styret tok for øvrig orienteringen til etterretning. 19. Markedssituasjonen (orientering) HEP og EAJ orienterte om markedssituasjonen i NBBF og utsiktene videre. HEJ orienterte styret om pågående seniorlandslagsprosesser og dialog med eksisterende samarbeidspartnere. Styret tok orienteringen til etterretning. 20. Markedsstrategi (orientering) Saken ble utsatt til styremøte Strategi for ny tekstil/utstyrsavtale(orientering) Styret diskuterer hvordan man skal legge opp prosessen i arbeidet med ny tekstil/utstyrsavtale da nåværende avtale gjelder ut kalenderåret Administrasjonen sender epost til alle NBBFs medlemsklubber og ber om tilbakemelding på hvem som kunne tenke seg å delta i en felles avtale. Dette for å skape så mye tyngde som mulig inn i kontakten med eksisterende og potensielt nye samarbeidspartnere. 22. Status seniorlandslag (orientering) JF og NP orienterte styret om seniorlandslagene. Det er kontroll på økonomien iht. budsjett og det arbeides nå med et årshjul. Jubileumskomiteen jobber med å få til både dame og herrelandskamper mot Danmark i løpet av 2018 for å gjenskape den først landskampen på norsk jord som var mot nettopp Danmark

7 Styret tok orienteringen til etterretning. 23. NIF-saker (orientering) Saken ble utsatt til styremøte Eventuelt 24 a) Administrative prosesser (orientering) HF og EAJ forlot møtet under denne saken. SS orienterte om administrative prosesser. Styret tok orienteringen til etterretning. DM og JCSH forlot møtet etter denne saken. 24 b) KL-utvalg (orientering) Referat fra KL-møte 12.januar viste at KL-klubbene savnet ledelse av KL-utvalget da de forstod det slik at dette skulle ledes av representanten fra styret. Jeanine informerte om at det ikke eksisterer et operativt KL-utvalg denne sesongen. Det forrige KL-utvalget ble gitt et tidsbegrenset mandat av styret til å arbeide sesongen Det samme tidsbegrensede mandatet var også gjeldende for BLNO-utvalget og Jenteutvalget. Styret tok orienteringen til etterretning. Administrasjonen sender ut en oppklarende mail om dette til KL-klubbene. 25. Avslutning Møtet ble hevet klokka

8 Oslo, 25. februar 2018 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Styremedlem Silje Særheim Generalsekretær - 8 -